Tài liệu Quản trị mua hàng - ton kho

LuËn v¨n tèt nghiÖp Më ®Çu Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ n-íc ta ®· vµ ®ang chuyÓn ho¸ m¹nh mÏ sang c¬ chÕ thÞ tr-êng, theo ®Þnh h-íng x· héi chñ nghÜa cã sù qu¶n lý cña nhµ n-íc. Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng, ®Ó thùc hiÖn chiÕn l-îc ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, v-íng m¾c cßn tån t¹i cña cña chÕ cò. Tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp bíc sang c¬ chÕ qu¶n trÞ kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr-êng. Sau h¬n m-êi n¨m ®æi míi nÒn kinh tÕ, n-íc ta ®· cã nh÷ng thµnh tùu lín t¹o nªn mét b-íc ngoÆt lÞch sö trong sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt n-íc. Do vËy c¸c doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr-êng th× ph¶i n¾m v÷ng ®-îc thÞ hiÕu cña ng-êi tiªu dïng, gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt l-îng s¶n phÈm ®Ó ®¸p øng nhu cÇu, thÞ hiÕu ®ã. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ cã ®-îc sù ph¸t triÓn nh- vËy, nã ®ßi hái ph¶i cã sù t- duy, lÒ lèi vµ phong c¸ch lµm viÖc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng. §èi víi mçi doanh nghiÖp vai trß cña ng-êi lao ®éng lµ rÊt quan träng, ®©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mét ng-êi l·nh ®¹o tµi n¨ng, quyÕt ®o¸n cã thÓ dÉn tíi doanh nghiÖp v-ît qua mäi khã kh¨n ®ång thêi cã thÓ doanh nghiÖp ph¸t triÓn, toµn diÖn. ChÝnh v× vËy mµ viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ lµ v« cïng quan träng. Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé em nhËn thÊy c«ng ty nµy lµ c«ng ty nhµ n-íc vèn còng chuyÓn m×nh tõ c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng, ®Ó theo kÞp víi nhÞp ®é ph¸t triÓn cña thêi ®¹i c«ng ty còng ®· cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi vÒ ph-¬ng thøc kinh doanh cña m×nh, thay ®æi vÒ ph-¬ng thøc b¸n hµng, ph-¬ng thøc tiªu thô... tuy nhiªn ho¹t ®éng mua hµng vÉn ch-a ®ù¬c quan t©m thùc sù. §©y lµ vÊn ®Ò mµ kh«ng chØ cña c«ng ty nµy mµ gÇn nh- nã tån t¹i trong hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp quèc doanh. Ho¹t ®éng mua hµng rÊt Ýt ®-îc quan t©m ®Õn nhKhoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 1 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp quan t©m ®Õn viÖc mang l¹i lîi nhuËn cho doanh nghiÖp h¬n lµ quan t©m ®Õn tiÕt kiÖm chi phÝ mua hµng. ViÖc mua hµng ch-a ®-îc ®¸nh gi¸ t-¬ng xøng víi vÞ trÝ cña nã. Trong khi mua hµng l¹i lµ kh©u tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng, ho¹t ®«ng b¸n hµng cã ®-îc tèt hay kh«ng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo ho¹t ®éng mua hµng. H¬n n÷a mua hµng tèt t¹o ®iÒu kiÖn t¨ng lîi nhuËn. ChÝnh v× vËy m¯ em ®± chän ®Ò t¯i “N©ng cao chÊt l-îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng” l¯m ®Ò t¯i cho luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. §©y lµ mét dÞp tèt ®Ó em cã thÓ hiÓu râ ¬n vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp kh«ng chØ trªn lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua thùc tÕ. Ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn ®Ò tµi gåm ba ch-¬ng lín: Ch-¬ng 1: c¬ së lý luËn chung vÒ qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp thng m¹i. Ch-¬ng 2: Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Ch-¬ng3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 2 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp Ch-¬ng 1: C¬ së lý luËn cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i 1.1 Ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i 1.1.1 TÇm quan träng cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i Mua hµng lµ ho¹t ®éng ®Çu tiªn nh»m t¹o ra yÕu tè ®Çu vµo (®èi víi doanh nghiÖp th-¬ng m¹i yÕu tè ®Çu vµo lµ nguån hµng) mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®ång bé, ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i, chÊt l-îng, phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp. D-íi gãc ®é cña nhµ qu¶n trÞ th× mua hµng hoµn toµn tr¸i ngù¬c víi b¸n hµng. NÕu b¸n hµng cã nghÜa lµ t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ vµ dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch lµm t¨ng ý thøc vÒ nhu cÇu ®ã th× mua hµng lµ phñ nhËn hoÆc ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã cho tíi khi t×m ra ®-îc ®iÒu kiÖn mua hµng tèt. Thùc chÊt, mua hµng biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ng-êi víi ng-êi Mua hµng lµ c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c doanh nghiÖp sau khi xem xÐt, t×m hiÓu vÒ chñ hµng vµ cïng víi chñ hµng bµn b¹c, tho¶ thuËn ®iÒu kiÖn mua b¸n, thùc hiÖn c¸c thñ tôc mua b¸n, thanh to¸n vµ c¸c nghiÖp vô giao nhËn, vËn chuyÓn nh»m t¹o nªn lùc l-îng hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp víi sè l-îng, chÊt l-îng, cu cÊu ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña dù tr÷, b¸n hµng phôc vô cho kh¸ch hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt. + VÞ trÝ cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i Mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp, ®©y lµ kh©u më ®Çu cho l-u chuyÓn hµng ho¸, mua ®óng chñng lo¹i, Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 3 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp mÉu m·, sè l-îng, vµ chÊt l-îng th× dÉn ®Õn mua vµ b¸n tèt h¬n. Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng th× b¸n hµng lµ kh©u quan träng nh-ng mua hµng lµ tiÒn ®Ò t¹o ra l-îng hµng ban ®Çu ®Ó triÓn khai toµn bé hÖ thèng kinh doanh cña doanh nghiÖp. VËy nªn mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu quy tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp, mua lµ tiÒn ®Ò ®Ó b¸n vµ ®¹t ®-îc lîi nhuËn. Trªn thùc tÕ kh©u b¸n hµng khã h¬n mua hµng nh-ng hµng vi hay bÞ m¾c sai lÇm nhÊt l¹i lµ hµnh vi mua hµng vµ nghiÖp vô mua hµng cã vÞ trÝ rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp vµ c¸c nhµ kinh doanh. + Mua hµng cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ë chç: - Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp muèn b¸n hµng ra thÞ tr-êng th× ph¶i cã tiÒn ®Ò vËt chÊt tøc lµ ph¶i cã yÕu tè ®Çu vµo. C¸c yÕu tè ®Çu vµo chÝnh lµ hµng ho¸, nguyªn nhiªn vËt liÖu cña doanh nghiÖp. Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ trong tay tõ ®ã b¸n ra thÞ tr-êng. Víi chøc n¨ng mua ®i b¸n l¹i doanh nghiÖp lu«n mong muèn phÊn ®Êu ®Ó mua ®-îc hµng ho¸ víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thÓ tho¶ m·n tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Môc ®Ých kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ t×m kiÕm lîi nhuËn tèi ®a do ®ã ph¶i tÝnh ®Õn mua hµng víi sè l-îng vµ gi¸ c¶ hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng hµng thõa hay thiÕu ®Òu kh«ng tèt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng gãp phÇn n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh cho doanh nghiÖp trªn thÞ tr-êng. §iÒu nµy thÓ hiÖn chi phÝ mua hµng cña doanh nghiÖp (bao gåm c¶ gi¸ mua hµng cña doanh nghiÖp vµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cu¶ doanh nghiÖp nh chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn... ) sÏ lµm cho gi¸ ®Çu vµo trªn mét ®¬n vÞ cao vµ tõ ®ã lµm cho gi¸ b¸n cao. - Mua hµng ®¶m b¶o cã ®ñ l-îng hµng b¸n ra cho kh¸ch hµng theo ®óng yªu cÇu cña hä. §èi víi doanh nghiÖp th-¬ng m¹i khi mua hµng nÕu mua ph¶i hµng kÐm chÊt l-îng, kÐm phÈm chÊt, mÉu m·, chñng lo¹i, kÝch cì kh«ng phï hîp, lçi mèt th× kh¸ch hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã. Mµ Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 4 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp kh¸ch hµng ®· kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã th× ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng ®¹t hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña doanh nghiÖp lµ ph¶i lµm sao ®Ó kh¸ch hµng c¶m thÊy hµi lßng vÒ s¶n phÈm cña m×nh ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng lµ ng-¬× cuèi cïng bá tiÒn tói ra ®Ó mua s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, lµ ng-¬× quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp hay kh«ng. Cho nªn cã kh¸ch hµng th× doanh nghiÖp míi cã ®-îc doanh thu vµ thu ®-îc lîi nhuËn. Mua hµng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng, phï hîp víi yªu cÇu kinh doanh gióp cho ho¹t ®éng kinh doanh th-¬ng m¹i tiÕn hµnh thuËn lîi, kÞp thêi, ®Èy nhanh ®-îc tèc ®é l-u chuyÓn hµng ho¸, t¹o ®iÒu kiÖn gi÷ chø tÝn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Mua hµng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l-u th«ng hµng ho¸, t¹o ra lîi nhuËn trong kinh doanh, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp thu khoa häc kü thuËt cña thÕ giíi. 1.1.2 C¸c ph-¬ng ph¸p vµ quy t¾c mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i 1.1.2.1 C¸c ph-¬ng ph¸p mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i. a) C¨n cø vµo quy m« mua hµng Mua hµng theo nhu cÇu: Lµ h×nh thøc mua hµng trong cña doanh nghiÖp th-¬ng m¹i trong ®ã khi doanh nghiÖp cÇn mua hµng víi sè l-îng bao nhiªu th× sÏ tiÕn hµnh mua bÊy nhiªu tøc lµ mçi lÇn mua hµng chØ mua võa ®ñ nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §Ó cã ®uîc quyÕt ®Þnh l-îng hµng sÏ mua trong tõng lÉn, doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo diÔn biÕn thÞ tr-êng, tèc ®é tiªu thô s¶n phÈm vµ xem xÐt l-îng hµng thùc tÕ cña doanh nghiÖp. L-îng b¸n hµng dù kiÕn + tån ®Çu kú + tån cuèi k× L-îng hµng thÝch hîp = mét lÇn mua sè vßng chu chuyÓn hµng ho¸ dù kiÕn Ph-¬ng ph¸p nµy cã -u ®iÓm sau: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 5 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp + C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng ®¬n gi¶n. Nhu cÇu mua hµng ®-îc x¸c ®Þnh xuÊt ph¸t tõ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp hay cña c¸c bé phËn, l-îng hµng ho¸ dù tr÷ thùc tÕ ®Çu k× vµ kÕ ho¹ch dù tr÷ cho k× b¸n tiÕp theo. + Lù¬ng tiÒn bá ra cho tõng lÇn mua hµng lµ kh«ng lín l¾m nªn gióp cho doanh nghiÖp thu håi vèn nhanh vµ do mua bao nhiªu b¸n hÕt bÊy nhiªu nªn lù¬ng hµng ho¸ dù tr÷ Ýt. Do vËy sÏ tr¸nh ®-îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tiÕt kiÖm ®ù¬c chi phÝ b¶o qu¶n, gi÷ g×n hµng ho¸ vµ c¸c chi phÝ kh¸c. §iÒu ®ã lµm t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn cña vèn + Qu¸ tr×nh mua hµng diÔn ra nhanh chãng, thuËn lîi nªn gióp cho doanh nghiÖp tr¸nh ®ù¬c nh÷ng rñi ro do biÕn ®éng vÒ gi¸ hay do nhu cÇu vÒ hµng ho¸ thay ®æi, gi¶m thiÓu nh÷ng thiÖt h¹i do thiªn tai (ho¶ ho¹n, lò lôt... ) hay chiÕn tranh g©y ra. Bªn c¹nh ®ã mua hµng theo nhu cÇu cßn cã nhù¬c ®iÓm cÇn l-u ý: + V× lù¬ng hµng mua vÒ Ýt chØ ®ñ b¸n ra ë møc ®é b×nh th-êng nªn nÕu viÖc nhËp hµng bÞ trÔ hay hµng b¸n ch¹y h¬n møc b×nh thõ¬ng th× doanh nghiÖp cã nguy c¬ thiÕu hµng. + Chi phÝ mua hµng thõ¬ng cao, doanh nghiÖp kh«ng ®ù¬c h-ëng c¸c -u ®·i mµ ng-êi b¸n hµng dµnh cho. Doanh nghiÖp bÞ mÊt c¬ héi kinh doanh trªn thÞ tr-êng khi trªn thÞ tr-êng cã c¬n sèt vÒ hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang kinh doanh, lóc ®ã môc tiªu lîi nhuËn cña doanh nghiÖp sÏ kh«ng ®¹t ®ù¬c, doanh nghiÖp sÏ kh«ng thÓ thu ®­îc lîi nhuËn “siªu ng³ch ”. Mua hµng theo l« lín: Mua hµng theo l« lín lµ lù¬ng hµng mua mét lÇn nhiÒu h¬n nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. Trªn c¬ së dù ®o¸n nhu cÇu trong mét kho¶n thêi gian nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Dùa vµo mét sè luËn cø ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®-îc sè l-îng hµng tèi -u cÇn nhËp bëi vËy ta biÕt r»ng tæng chi phÝ cho viÖc nh©p hµng sÏ nhá nhÊt khi chi phÝ l-u tr÷ hµng ho¸ b»ng víi chi phÝ mua hµng. NÕu ta gäi: C-Tæng chi phÝ C1 - Chi phÝ mét lÇn mua hµng C 2 - Chi phÝ b¶o qu¶n ®¬n vÞ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ thêi gian Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 6 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp C - Sè l-îng ®¬n vÞ hµng ho¸ cÇn thiÕt trong mét ®¬n vÞ thêi gian Q - Sè l-îng hµng ho¸ thu mua mét lÇn Gi¶ thiÕt Q kh«ng ®æi vµ sè l-îng hµng ho¸ dù tr÷ trong kho b»ng Q/2 th× ta cã: Q= 2*C1 * D C2 C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D) C«ng thøc nµy cho ta thÊy l-îng hµng nhËp tèi -u víi tæng chi phÝ thu mua, b¶o qu¶n lµ thÊp nhÊt. Tõ ®ã cã thÓ thÊy mua theo l« cã nh÷ng -u ®iÓm sau: + Chi phÝ mua hµng cã thÓ gi¶m ®-îc vµ doanh nghiÖp cã thÓ nhËn ®-îc nh÷ng -u ®·i cña c¸c nhµ cung cÊp. + Chñ ®éng chän ®-îc c¸c nhµ cung cÊp uy tÝn nªn Ýt gÆp rñi ro khi nhËp hµng + Cã thÓ chíp ®­îc thêi c¬ nÕu cã nh÷ng “ c¬n sèt ” thÞ tr­êng, do ®ã cã thÓ thu ®­îc lîi nhuËn “ siªu ng³ch ”. Song nã còng kh«ng tr¸nh ®-îc nh÷ng nh-îc ®iÓm ph¸t sinh nhÊt ®Þnh ®ã lµ: + Ph¶i sö dông mét l-îng vèn hµng ho¸ lín ®iÒu nµy g©y ra nh÷ng khã kh¨n tµi chÝnh cho doanh nghiÖp, lµm gi¶m hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp + Chi phÝ b¶o qu¶n, b¶o hiÓm hµng ho¸ lín. + Rñi ro (thiªn tai, mÊt c¾p, l¹c mèt, h¹ gi¸ ) cao. b) C¨n cø vµo h×nh thøc mua TËp trung thu mua: Nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín th-êng cã nh÷ng bé phËn chuyªn tr¸ch thu mua theo nhãm hµng, mÆt hµng. Ph-¬ng ph¸p thu mua nµy cã -u ®iÓm lµ tiÕt kiÖm ®-îc chi phÝ nh-ng nã cã nh-îc ®iÓm lµ mua b¸n t¸ch rêi nhau, nhiÒu khi mua hµng vÒ kh«ng b¸n ®-îc v× kh«ng phï hîp víi nhu cÇu cña ng-êi tiªu dïng. Ph©n t¸n thu mua: Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp kho¸n cho tõng quÇy hµng, hä ph¶i tù lo vèn vµ nguån hµng kinh doanh. ¦u ®iÓm cña ph-¬ng ph¸p Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 7 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp nµy lµ n¾m ch¾c ®-îc nhu cÇu, thÞ tr-êng mua vµ b¸n g¾n liÒn nhau. Nh-îc ®iÓm lµ sè l-îng mua b¸n Ýt, gi¸ c¶ cao, chi phÝ kÝ kÕt t¨ng. Liªn kÕt thu mua ph©n t¸n tiªu thô: §©y lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh nghiÖp nhá th-êng ¸p dông do ®iÒu kiÖn vèn Ýt, mét sè cöa hµng liªn kÕt víi nhau cïng thu mua hµng ho¸, sau ®ã ph©n phèi l¹i cho c¸c cöa hµng tiªu thô. ¦u ®iÓm cña h×nh thøc mua hµng nµy lµ do mua nhiÒu nªn mua ®-îc gi¸ thÊp, tiÕt kiÖm ®-îc chi phÝ vËn chuyÓn trªn mét ®¬n vÞ hµng ho¸, chi phÝ ®i l¹i cña c¸n bé thu mua vµ mét sè chi phÝ kh¸c liªn quan. Nh-ng còng cã nh-îc ®iÓm lµ do mua nhiÒu nªn ph¶i chi phÝ b¶o qu¶n, hao hôt t¨ng, tèc ®é chu chuyÓn vèn chËm. c) C¨n cø vµo thêi h¹n tÝn dông Mua ®Õn ®©u thanh to¸n ®Õn ®ã (mua thanh to¸n ngay) theo ph-¬ng thøc nµy th× khi nhËn ®-îc hµng ho¸ do bªn b¸n giao th× doanh nghiÖp ph¶i lµm thñ tôc cho bªn b¸n Mua giao hµng tr-íc: sau khi bªn b¸n giao hµng cho doanh nghiÖp, doanh nghiÖp ®· nhËn ®-îc hµng ho¸ sau mét thêi gian doanh nghiÖp míi ph¶i thanh to¸n l« hµng ®ã. Mua ®Æt tiÒn tr-íc nhËn hµng sau: sau khi kÝ hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ víi nhµ cung cÊp doanh nghiÖp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn (cã thÓ lµ mét phÇn l« hµng hay toµn bé gi¸ trÞ cña l« hµng) ®Õn thêi h¹n giao hµng bªn b¸n sÏ tiÕn hµnh giao hµng cho bªn mua. d) C¨n cø theo nguån hµng: Mua trong n-íc: §©y lµ h×nh thøc mua mµ mäi ho¹t ®éng mua cña doanh nghiÖp ®-îc tiÕn hµnh trong ph¹m vi mét quèc gia. Nguån hµng ®ã ®-îc s¶n xuÊt trong n-íc. Mua tõ n-íc ngoµi(nhËp khÈu): §©y lµ h×nh thøc doanh nghiÖp mua hµng tõ n-íc ngoµi vÒ ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh ë trong n-íc. Trog ®ã cã hai h×nh thøc nhËp khÈu: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 8 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp + NhËp khÈu uû th¸c lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty ®ãng vai trß lµm trung gian ®Ó tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ vµ thiÕt bÞ m¸y mãc n-íc ngoµi vµo ViÖt Nam theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng ntrong n-íc. Trong ho¹t ®éng dÞch vô nµy c«ng ty kh«ng ph¶i sö dông vèn cña m×nh vµ ®-îc h-ëng mét kho¶n gäi lµ phÝ uû th¸c. + NhËp khÈu trùc tiÕp lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty thùc hiÖn tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi tõ khi t×m hiÓu nhu cÇu cña thÞ tr-êng ®Ó mua ®Õn khi b¸n hµng vµ thu tiÒn vÒ b»ng vèn cña m×nh. Cïng víi c¸ch thøc ph©n lo¹i nh- trªn cßn cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i kh¸c nh-: ph©n lo¹i theo ph-¬ng thøc mua theo hîp ®ång, ph-¬ng thøc mua trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp, ph-¬ng thøc mua theo hîp ®ång hay mua theo ®¬n hµng, mua bu«n hay mua lÎ...Mçi ph-¬ng ph¸p trªn ®Òu cã nh÷ng -u vµ nh-îc ®iÓm riªng nªn c¸c doanh nghiÖp tuú vµo thùc tr¹ng cña m×nh trong tõng thêi ®iÓm, tõng giai ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó quyÕt ®Þnh xem m×nh nªn theo ph-¬ng thøc nµo lµ thuËn tiÖn nhÊt vµ tèt nhÊt. 1.1. 2. 2 C¸c quy t¾c ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶. + Quy t¾c mua hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp: doanh nghiÖp nªn lùa chän cho m×nh mét sè l-îng nhµ cung cÊp nhÊt ®Þnh. §iÒu ®ã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ph©n t¸n ®-îc rñi ro bëi ho¹t ®éng mua hµng cã thÓ gÆp nhiÒu rñi ro tõ phÝa nhµ cung cÊp. NÕu nh- doanh nghiÖp chØ mua hµng cña mét nhµ cung cÊp duy nhÊt hoÆc mét sè Ýt th× khi rñi ro x¶y ra doanh nghiÖp ph¶i g¸nh chÞu tÊt c¶ vµ rÊt khã kh¾c phôc. Nh÷ng rñi ro x¶y ra trong mua hµng lµ rÊt ®a d¹ng: nã cã thÓ x¶y ra do thÊt b¹i trong kinh doanh hay rñi ro kh¸c mµ b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp gÆp ph¶i nh- thiÕu nguyªn vËt liÖu, c«ng nh©n ®×nh c«ng, chiÕn tranh, do nh÷ng trôc trÆc trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hay do sù bÊt tÝn cña c¸c nhµ cung cÊp. Víi ý nghÜ ph©n t¸n rñi ro, nhiÒu ng-êi gäi nguyªn t¾c thø nhÊt l¯ nguyªn t¾c “kh«ng bà tiÒn v¯o mét tói ”. Ngo¯i ra nguyªn t¾c n¯y cßn t³o sù c¹nh tranh gi÷a c¸c nhµ cung cÊp. NÕu hµng ho¸ ®Çu vµo cña doanh nghiÖp chØ ®-îc mua tõ mét hay mét sè rÊt Ýt nhµ cung cÊp th× nh÷ng nhµ cung cÊp Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 9 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp nµy cã thÓ Ðp gi¸ vµ ¸p ®Æt c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n hµng cho doanh nghiÖp. Khi doanh nghiÖp tá ý ®Þnh mua hµng cña nhiÒu ng-êi th× b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp sÏ ®-a ra nh÷ng ®iÒu kiÖn hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, giao nhËn, thanh to¸n ®Ó thu hót ng-êi mua vÒ phÝa m×nh. Tuy nhiªn khi thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy c¸c doanh nghiÖp cÇn l-u ý lµ trong sè c¸c nhµ cung cÊp cña m×nh nªn chän ra mét nhµ cung cÊp chÝnh ®Ó x©y dùng mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, bÒn v÷ng dùa trªn c¬ së tin t-ëng vµ gióp ®ì lÉn nhau. Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng cña hä nhiÒu h¬n vµ th-êng xuyªn. V× vËy doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng nhËn ®-îc nhiÒu -u ®·i tõ phÝa nhµ cung cÊp nµy h¬n so víi nh÷ng kh¸ch hµng kh¸c, thËm chÝ cßn ®-îc hä gióp ®ì khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n (®-îc h-ëng tÝn dông m¹i khi thiÕu vèn, ®-îc -u tiªn mua hµng khi hµng ho¸ khan hiÕm,...) vµ doanh nghiÖp th-êng trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng cña c¸c nhµ cung cÊp. Ng-îc l¹i doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i gióp ®ì nhµ cung cÊp khi hä gÆp khã kh¨n. + Quy t¾c lu«n gi÷ thÕ chñ ®éng tr-íc c¸c nhµ cung cÊp: nÕu ng-êi b¸n hµng cÇn ph¶i t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hay dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch ph¸t triÓn nhu cÇu ®ã ë c¸c kh¸ch hµng cña m×nh, th× ng-êi mua hµng l¹i ph¶i lµm ®iÒu ng-îc l¹i, tøc lµ ph¶i t×m c¸ch phñ nhËn hay ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã mét c¸ch cã ý thøc cho ®Õn khi t×m ®-îc nh÷ng ®iÒu kiÖn mua hµng tèt h¬n. §i mua hµng lµ gi¶i mét sè bµi to¸n víi v« sè rµng buéc kh¸c nhau. Cã nh÷ng “ r¯ng buéc chÆt ” (®iÒu kiÖn kh«ng thÓ nh©n nhîng ®-îc) vµ cã nh÷ng “ r¯ng buéc làng ” (®iÒu kiÖn cã thÓ nh©n nh-îng ®-îc). Trong khi ®ã c¸c nhµ cung cÊp lu«n lu«n ®a ra nh÷ng th«ng tin phong phó vµ hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, chÊt l-îng, ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, c¸c dÞch vô sau b¸n... nÕu kh«ng tØnh t¸o, quyÒn chñ ®éng cña doanh nghiÖp víi t- c¸ch lµ ng-êi mua sÏ mÊt dÇn vµ sÏ tù nguyÖn trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊp mµ quªn ®i nh÷ng “r¯ng buéc chÆt ” ®Ó råi ph°i lo ®èi phã víi c²c rñi ro. V× vËy ®Ó kh«ng trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊpv× vËy c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt lµ ghi ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lêi høa cña ng-êi b¸n hµng, sau ®ã tæng hîp chóng vµo trong mét hîp Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 10 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp ®ång vµ b¾t ng-êi b¸n kÝ vµo ®Êy. Lóc nµy ta sÏ buéc ng-êi b¸n hµng th-¬ng l-îng víi m×nh mét c¸ch chñ ®éng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cã lîi + Quy t¾c ®°m b°o “sù hîp lý ” trong t­¬ng quan quyÒn lîi gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp: nÕu doanh nghiÖp khi mua hµng chÊp nhËn nh÷ng ®iÒu kiÖn bÊt lîi cho m×nh th× sÏ ¶nh h-ëng xÊu ®Õn hiÖu qu¶ mua hµng vµ cã nguy c¬ bÞ gi¶m ®¸ng kÓ vÒ lîi nhuËn kinh doanh. Ng-îc l¹i, nÕu doanh nghiÖp cè t×nh “Ðp ” nh¯ cung cÊp ®Ó ®³t ®-îc lîi Ých cña m×nh mµ kh«ng quan t©m ®Õn lîi Ých cña nhµ cung cÊp th× dÔ gÆp trôc trÆc trong viÖc tho¶ thuËn (kh«ng ®¹t ®-îc sù tho¶ thuËn) vµ thùc hiÖn hîp ®ång (hîp ®ång cã nguy c¬ kh«ng thùc hiÖn ®-îc). §°m b°o sù “ hîp lý ” vÒ lîi Ých kh«ng chØ l¯ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh nghiÖp vµ nhµ cung cÊp gÆp ®-îc nhau vµ cïng nhau thùc hiÖn hîp ®ång, t¹o ch÷ tÝn trong quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, mµ cßn gióp cho doanh nghiÖp gi÷ ®-îc sù tØnh t¸o, s¸ng suèt trong ®µm ph¸n, tr¸nh nh÷ng ®iÒu ®¸ng tiÕc cã thÓ x¶y ra. 1.2 Vai trß vµ néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i. 1.2.1 Môc tiªu vµ vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i. +) Kh¸i niÖmvÒ qu¶n trÞ mua hµng: Theo c¸ch tiÕp cËn qu¸ tr×nh: qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng cña doanh nghiÖp th-¬ng m¹i nh»m thùc hiÖn môc tiªu b¸n hµng. Theo c¸ch tiÕp cËn t¸c nghiÖp: Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¶n trÞ b»ng c¸c b-íc c«ng viÖc nh- x¸c ®Þnh nhu cÇu, t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, theo dâi vµ kiÓm tra viÖc giao nhËn, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng nh»m ®¹t ®-îc c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh. Qu¸ tr×nh mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng g×? cña ai, víi sè l-îng vµ gÝ c¶ nh- thÕ nµo. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 11 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp t¹p ®-îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ, cung øng. + Môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i: Do mua hµng lµ kh©u ®Çu tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®Ó c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã hiÖu qu¶ th× môc tiªu c¬ b¶n cña ho¹t ®éng mua hµng lµ ®¶m b¶o an toµn cho b¸n ra, ®¶m b¶o chÊt l-îng mua hµng, vµ mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt. - §¶m b¶o an toµn cho b¸n ra thÓ hiÖn tr-íc hÕt lµ hµng mua ph¶i ®ñ vÒ sè l-îng vµ c¬ cÊu tr¸nh t×nh tr¹ng thõa hay thiÕu dÉn ®Õn ø ®äng hµng ho¸ hay gi¸n ®o¹n kinh doanh lµm ¶nh h-ëng ®Õn l-u th«ng hµng ho¸. MÆt kh¸c hµng mua ph¶i phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng v× kh¸ch hµng lµ ng-êi tiªu dïng s¶n phÈm do c«ng ty b¸n ra. C«ng ty cã tån t¹i hay kh«ng phô thuéc vµo kh¸ch hµng. Cuèi cïng lµ ®¶m b¶o sao cho viÖc mua hµng, vËn chuyÓn Ýt gÆp rñi ro (do giao hµng chËm, ¸ch t¾c trong kh©u vËn chuyÓn... ). Ch¼ng h¹n nh®óng v¯o thêi ®iÓm n¯o ®ã, mét mÆt h¯ng ®ang lªn” c¬n sèt ” m¯ theo ®óng tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp hµng sÏ vÒ ®óng vµo thêi ®iÓm ®ã nh-ng do viÖc giao hµng chËm doanh nghiÖp sÏ mÊt ®i c¬ héi thu ®-îc lîi nhuËn “siªu ng³ch ” v¯ cã thÓ sÏ dÉn ®Õn t×nh huèng doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng do uy tÝn cña hä bÞ gi¶m sót. - §¶m b¶o chÊt l-îng hµng mua vµo thÓ hiÖn ë chç hµng ph¶i cã chÊt l-îng mµ kh¸ch hµng cã thÓ chÊp nhËn ®-îc. Quan ®iÓm phæ biÕn hiÖn nay trong c¶ s¶n xuÊt, l-u th«ng vµ tiªu dïng lµ cÇn cã nh÷ng hµng ho¸ cã chÊt l-îng tèi -u chø kh«ng ph¶i cã chÊt l-îng tèi ®a. ChÊt l-îng tèi ®a lµ møc chÊt l-îng mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng tèt nhÊt mét nhu cÇu nµo ®ã cña ng-êi mua vµ nh- vËy ng-êi b¸n hay ng-êi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®-îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt l-îng tèi ®a lµ møc chÊt l-îng ®¹t ®-îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt l-îng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n chÊt l-îng tèi -u nh-ng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp ch-a tèi -u Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 12 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp - §¶m b¶o mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt nh»m t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n hµng. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ gi¸ b¸n thÊp h¬n c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó kÐo kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Chi phÝ mua hµng kh«ng chØ thÓ hiÖn ë gi¸ b¸n mµ cßn thÓ hiÖn ë chç mua hµng ë ®©u, cña ai, sè l-îng lµ bao nhiªu... ®Ó chi phÝ giao dÞch, ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn lµ thÊp nhÊt. C¸c môc tiªu trªn kh«ng ph¶i lóc nµo còng thèng nhÊt nhau ®-îc v× th«ng th-êng ®Ó ®¹t ®-îc c¸i nµy con ng-êi sÏ ph¶i hy sinh c¸i kh¸c hay mÊt ®i mét thø kh¸c. Ch¼ng h¹n th-êng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chÊt l-îng vµ gi¸ c¶, chÊt l-îng tèt th× gi¸ cao vµ ng-îc l¹i. Ngoµi ra môc tiªu mua hµng cßn m©u thuÉn víi c¸c môc tiªu cña c¸c chøc n¨ng kh¸c. V× vËy khi x¸c ®Þnh môc tiªu mua hµng cÇn ®Æt chóng trong tæng thÓ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ x¾p xÕp thø tù -u tiªn gi÷a c¸c môc tiªu mua hµng ®¶m b¶o sao cho ho¹t ®éng mua hµng ®ãng gãp tÝch cùc nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. +) TÇm quan träng cña qu¶n trÞ mua hµng : Qu¶n trÞ mua hµng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp thÓ hiÖn ë chç ph¶i tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng sao cho mua ®-îc hµng th-êng xuyªn, ®Òu ®Æn vµ kÞp thêi, cung cÊp hµng ho¸ phï hîp víi nhu cÇu vÒ sè l-îng, c¬ cÊu, chñng lo¹i víi chÊt l-îng tèt, gi¸ c¶ hîp lÝ. Qu¶n trÞ mua hµng ®-îc ph¶n ¸nh th«ng qua viÖc ph©n tÝch c¸c b-íc cña qu¸ tr×nh mua hµng ®ã lµ viÖc ph©n tÝch, lùa chän ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng. §©y lµ qu¸ tr×nh phøc t¹p ®-îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×. Nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh-: ®¸nh gi¸ m«i tr-êng chung hiÖn t¹i vµ t-¬ng lai; thùc tr¹ng vÒ cung cÇu hµng ho¸ ®ã trªn thÞ tr-êng; cu cÊu thÞ tr-êng cña s¶n phÈm; gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o; thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n; t×nh h×nh tµi chÝnh; l·i suÊt trong n-íc vµ ngoµi; chi phÝ l-u kho vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Tæ chøc tèt viÖc mua hµng lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng vµ nãi réng ra lµ cña doanh nghiÖp. 1.2.2 Néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-¬ng m¹i Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 13 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp §Ó triÓn khai cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng mua hµng, khai th¸c tèt nhÊt nguån hµng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh, c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch, lùa chän vµ ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua, mua c¸i g× ?, mua bao nhiªu ?, mua cña ai ?, gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n nh- thÕ nµo ?... §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p ®-îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch, c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh- ®¸nh gi¸ m«i tr-êng chung, hiÖn t¹i vµ triÓn väng, thùc tr¹ng vÒ cung - cÇu hµng ho¸ trªn thÞ tr-êng c¬ cÊu thÞ tr-êng cña s¶n phÈm víi thùc tr¹ng vµ thùc tiÔn th-¬ng m¹i, gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o, thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n, t×nh h×nh vËn t¶i vµ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ ®Æt hµng l¹i, t×nh h×nh tµi chÝnh, l·i suÊt trong níc vµ ngoµi -íc, chi phÝ l-u kho... vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. §Ó qu¸ tr×nh mua hµng ®-îc tèt c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh mua hµng. S¬ ®å qu¸ tr×nh mua hµng trong doanh nghiÖp X¸c ®Þnh nhu cÇu T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp Tho¶ m·n Th-¬ng l-îng vµ ®Æt hµng Theo dâi vµ thùc hiÖn giao hµng Kh«ng tho¶ m·n §¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 14 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp a ) X¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng: Mua hµng lµ ho¹t ®éng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu do vËy tr-íc khi mua hµng nhµ qu¶n trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc nhu cÇu mua hµng cña doanh nghiÖp trong mçi thêi k×. Thùc chÊt cña giai ®o¹n nµy lµ tr¶ lêi cho c©u tr¶ lêi lµ mua c¸i g×, mua bao nhiªu, chÊt l-îng nh- thÕ nµo. - Mua c¸i g×? phô thuéc vÇo nhu vÇu b¸n ra ®Ó x¸c ®Þnh. Mua c¸i g× doanh nghiÖp cÇn tøc lµ thÞ tr-êng cÇn. §Ó x¸c ®Þnh xem m×nh cÇn mua c¸i g× th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn cøu t×m hiÓu xem kh¸ch hµng cÇn g×, n¾m ch¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó tho¶ m·n. Nghiªn cøu thÞ tr-êng gióp cho c¸c doanh nghiÖp x¸c ®Þnh ®-îc nhu cÇu, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®-îc tæng cung hµng ho¸, ®©y lµ kÕ ho¹ch t¹o nguån vµ mua hµng. §ång thêi x¸c ®Þnh cô thÓ l-îng cung cña tõng khu vùc, tõng chñng lo¹i ®Ó lùa chän chñ hµng, ph-¬ng thøc mua hµng phï hîp, ®¶m b¶o sè l-îng, lo¹i hµng mua, thêi gian mua phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp, t¹o ra lîi nhuËn hîp ph¸p, hiÖu qu¶. Mua víi sè l-îng bao nhiªu? ®Ó x¸c ®Þnh ®-îc sè l-îng hµng ho¸ mua vµo lµ bao nhiªu trªn thùc tÕ ng-êi ta th-êng dùa vµo c«ng thøc c©n ®èi l-u chuyÓn. M + D dk = B + D ck + Dhh Trong ®ã: M - L-îng hµng ho¸ cÇn mua vµo trong toµn bé k× kinh doanh. B – L-îng hµng b¸n ra (theo kÕ ho¹ch) cña doanh nghiÖp trong k× D dk- L-îng hµng ho¸ tån kho cña doanh nghiÖp ®Çu k× kinh doanh D ck –L-îng hµng ho¸ dù tr÷ cuèi k× (kÕ ho¹ch) ®Ó chuÈn bÞ cho k× kinh doanh tiÕp theo. Dhh- §Þnh møc hao hôt (nÕu cã) Tõ c«ng thøc c©n ®èi cã thÓ x¸c ®Þnh ®-îc nhu cÇu mua vµo trong k× nh- sau: M = B + D ck – D dk +Dhh Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 15 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp C«ng thøc trªn ®-îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua vµo cña tõng mÆt hµng. Tæng l-îng hµng mua vµo cña doanh nghiÖp b»ng tæng c¸c l-îng hµng mua vµo cña tõng mÆt hµng. ChÊt l-îng mua vµo nh- thÕ nµo? x¸c ®Þnh theo nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp. Mua vµo phô thuéc vµo møc b¸n ra cña doanh nghiÖp c¶ vÒ sè l-îng, chÊt l-îng, c¬ cÊu. Yªu cÇu vÒ chÊt l-îng: + Doanh nghiÖp ph¶i ®-a ra môc tiªu chÊt l-îng ®èi víi hµng ho¸ mua vµo. + CÇn chó ý theo ®uæi môc tiªu chÊt l-îng tèi -u chø kh«ng ph¶i môc tiªu chÊt l-îng tèi ®a. ChÊt l-îng tèi -u lµ mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt mét chu cÇu nµo ®o cña ng-êi mua vµ nh- vËy ng-êi b¸n hay ng-êi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®-îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt l-îng tèi ®a lµ møc chÊt l-îng ®¹t ®-îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt l-îng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n møc chÊt l-îng tèi -u nh-ng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp ch-a tèi -u. + Ngoµi ra doanh nghiÖp cÇn chó ý ®Õn yªu cÇu vÒ c¬ cÊu, chñng lo¹i, mÉu m·, thêi gian ®Ó ®¶m b¶o ®-îc môc tiªu chi phÝ vµ môc tiªu an toµn. ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng sÏ gióp doanh nghiÖp cã ®-îc l-îng hµng tèi -u mµ doanh nghiÖp sÏ mua tõ ®ã míi cã thÓ t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp cho phï hîp. b) T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. Thùc chÊt lµ ®Ó tr¶ lêi c©u hái mua cña ai. §Ó thùc hiÖn ®-îc môc tiªu trªn doanh nghiÖp ph¶i ®i t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. C©u hái ®Æt ra lµ doanh nghiÖp sÏ t×m ë ®©u vµ nh- thÕ nµo. T×m nhµ cung cÊp: Cã rÊt nhiÒu c¸ch mµ doanh nghiÖp th-¬ng m¹i cã thÓ t×m kiÕm nh÷ng nhµ cung cÊp tiÒm tµng. Doanh nghiÖp cã thÓ t×m th«ng qua c¸c h×nh thøc: + Th«ng qua ch-¬ng tr×nh qu¶ng c¸o, giíi thiÖu cña nhµ cung cÊp. + Th«ng qua héi chî, triÓn l·m. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 16 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp + Th«ng qua ®¬n th- chµo hµng. + Th«ng qua héi nghÞ kh¸ch hµng. C¸c danh s¸ch trªn cµng ®Çy ®ñ cµng tèt. Lùa chän nhµ cung cÊp: Khi lùa chän c¸c nhµ cung cÊp cÇn vËn dông mét c²ch s²ng t³o nguyªn t¾c “ kh«ng nªn chØ cã mét nh¯ cung cÊp ”. Muèn vËy ph¶i nghiªn cøu toµn diÖn vµ kÜ c¸c nhµ cung cÊp tr-íc khi ®-a ra quyÕt ®Þnh chän lùa, ph¶i ®¸nh gi¸ ®-îc kh¶ n¨ng hiÖn t¹i vµ tiÒm Èn cña hä trong viÖc cung øng hµng ho¸ cho doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän nhµ cung cÊp víi gi¸ rÎ nhÊt còng nh- víi chi phÝ vËn t¶i nhá nhÊt ¶nh h-ëng kh«ng nhá tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm, lµm t¨ng lîi nhuËn. V× vËy viÖc lùa chän nhµ cung cÊp cã ý nghÜa rÊt quan träng ®èi víi nhµ qu¶n trÞ. Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ lùa chän nhµ cung cÊp. Quan ®iÓm truyÒn thèng cho r»ng ph¶i th-êng xuyªn chän nhµ cung cÊp v× cã nh- thÕ míi cã thÓ lùa chän ®-îc nhµ cung cÊp víi gi¸ c¶ ®em l¹i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Hä th-êng thay ®æi nhµ cung cÊp b»ng c¸c biÖn ph¸p: th-êng xuyªn tÝnh to¸n lùa chän ng-êi cÊp hµng, tæ chøc ®Êu thÇu cho mçi lÇn cÊp hµng... Cã quan ®iÓm hoµn toµn ng-îc l¹i: th«ng qua marketing lùa chän ng-êi cÊp hµng th-êng xuyªn cÊp hµng víi ®é tin cËy cao, chÊt l-îng ®¶m b¶o vµ gi¸ c¶ hîp lý... Cã hai lo¹i nhµ cung cÊp chñ yÕu: ng-êi cung cÊp ®· s½n cã trªn thÞ tr-êng vµ ng-êi cung cÊp míi xuÊt hiÖn. Nh÷ng ng-êi cung cÊp míi xuÊt hiÖn th-êng tù t×m ®Õn giíi thiÖu xin ®-îc cung cÊp hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang cã nhu cÇu. Con ®-êng t×m ®Õn cña nhµ cung cÊp cã thÓ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Doanh nghiÖp còng cã thÓ tù t×m ®Õn nhµ cung cÊp th«ng qua héi chî triÓn l·m, qua giíi thiÖu, qua t¹p chÝ, qua niªm qi¸m, qua gäi thÇu... Qua ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn cung øng so s¸nh vµ c©n nh¾c nh÷ng ng-êi cÊp hµng, doanh nghiÖp cã thÓ chän ng-êi cÊp hµng cho m×nh. C¸c nguyªn t¾c lùa chän ®-îc ®Æt ra c©n nh¾c lµ: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 17 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp + NÕu lùa chän qu¸ Ýt nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng víi sè l-îng mua nhiÒu doanh nghiÖp cã lîi thÕ mua hµng víi gi¸ -u ®·i, vÒ l©u dµi cã thÓ trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng... nh-ng l¹i cã h¹n chÕ lµ rñi ro cao khi nhµ cung cÊp gÆp r¾c rèi kh«ng cã ®ñ hµng hoÆc kh«ng cã hµng cung cÊp cho doanh nghiÖp trong tr-êng hîp ®ã doanh nghiÖp sÏ kh«ng kÞp chuÈn bÞ ®ñ hµng ®Ó b¸n, ®«i khi bÞ Ðp gi¸... + Ng-îc l¹i nÕu lùa chän nhiÒu nhµ cung cÊp cho m×nh cã -u ®iÓm lµ gi¶m ®-îc ®é rñi ro, tr¸nh ®-îc sù Ðp gi¸... nh-ng l¹i cã h¹n chÕ lµ kh«ng ®-îc gi¶m gi¸ do mua Ýt, doanh nghiÖp khã trë thµnh b¹n hµng truyÒn thèng, tÝnh æn ®Þnh vÒ gi¸ c¶ vµ chÊt l-îng kh«ng cao... c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù lùa chän hîp lý. Ngoµi ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau: + §èi víi nh÷ng mÆt hµng mµ doanh nghiÖp ®ang s½n cã nhµ cung øng (tøc lµ nh÷ng mÆt hµng doanh nghiÖp ®ang kinh doanh) th× viÖc cã cÇn ph¶i t×m kiÕm c²c nh¯ cung cÊp míi hay kh«ng cÇn ph°i dùa trªn nguyªn t¾c “ nÕu c²c nh¯ cung cÊp cßn l¯m cho chóng ta h¯i lßng th× cßn tiÕp tôc mua h¯ng cña hä ” + §èi víi nh÷ng hµng ho¸ míi ®-îc ®-a vµo danh môc mÆt hµng kinh doanh cña doanh nghiÖp hoÆc trong tr-êng hîp ph¶i t×m kiÕm nhµ cung cÊp míi th× cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu kÜ c¸c nhµ cung cÊp. Ph-¬ng ph¸p ®ª lùa chän: + X©y dùng hµng lo¹t c¸c tiªu vµ cho ®iÓm c¸c nhµ cung cÊp kh¸c nhau ®Ó cã quyÕt ®Þnh lùa chän. Trªn c¬ së danh s¸ch ®· lËp ë trªn tiÕn hµnh lùa chän c¸c nhµ cung cÊp dùa trªn c¸c tiªu thøc kh¸c nhau g¾n víi môc tiªu cña viÖc mua hµng ®· x¸c ®Þnh. C¸c tiªu thøc ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp: + VÞ thÕ vµ uy tÝn cña nhµ cung cÊp trªn th-¬ng tr-êng( so víi c¸c nhµ cung cÊp kh¸c) + VÞ trÝ cña nhµ cung cÊp trong c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn. + Kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c¸c nhµ cung cÊp: hä ®ang ë giai ®o¹n æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn víi t×nh h×nh tµi ch×nh lµnh m¹nh hay ®ang trong thêi k× thua lç vµ cã khã kh¨n vÒ tµi chÝnh. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 18 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp + Uy tÝn cña nhµ cung cÊp: uy tÝn vÒ chÊt l-îng s¶n phÈm, uy tÝn trong viÖc giao nhËn hµng ho¸( ®óng thêi h¹n, ®¶m b¶o chÊt l-îng s¶n phÈm) + C¸c dÞch vô sau b¸n hµng cña nhµ cung cÊp. + VÞ trÝ ®Þa lÝ cña nhµ cung cÊp: ®iÒu nµy ¶nh h-ëng ®Õn kh¼ n¨ng giao hµng. + Kh¶ n¨ng thÝch øng cña nhµ cung cÊp víi thÞ tr-êng nãi chung vµ nh÷ng ®ßi hái cña doanh nghiÖp nãi riªng. ®Æc biÖt khi xem xÐt c¸c nhµ cung cÊp ph¶i xem xÐt ®Õn kh¶ n¨ng thay ®æi, tèc ®é ph¶n øng tr-íc yªu cÇu thay ®æi.. Sau ®ã doanh nghiÖp tiÕn hµnh cho ®iÓm tõng tiªu thøc cã g¾n víi hÖ sè quan träng, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®-îc tæng sè ®iÓm cña mçi nhµ cung cÊp. Dùa vµo tæng sè ®iÓm ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp cho doanh nghiÖp. c) Th-¬ng l-îng vµ ®Æt hµng. Sau khi ®· cã trong tay danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp ®· lùa chän doanh nghiÖp tiÕn hµnh th-¬ng l-îng vµ ®Æt hµng ®Ó ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n víi hä. Th-¬ng l-îng gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp thùc chÊt lµ viÖc gi¶i bµi to¸n mua hµng víi hµm môc tiªu lµ c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh vµ c¸c rµng buéc b»ng c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Nh÷ng rµng nµy liªn quan ®Õn sè l-îng hµng ho¸, chñng lo¹i hµng ho¸, chÊt l-îng hµng ho¸,gi¸ c¶, c¸c ®iÒu kiÖn liªn quan ®Õn viÖc mua hµng, c¸c biÖn ph¸p xö lÝ nÕu nh- vi ph¹m hîp ®ång vµ ®Ó cã thÓ ®i ®-îc ®Õn tho¶ thuËn chung th× hai bªn cÇn ph¶i ph©n chia c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Trong qu¸ tr×nh th-¬ng l-îng vµ ®Æt hµng th× th-¬ng luîng gi÷ mét vÞ trÝ quan träng ¶nh h-ëng tíi quyÕt ®Þnh mua hµng. C¸c vÊn ®Ò cÇnth-¬ng l-îng bao gåm: - C¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt cña hµng ho¸ cÇn mua vÒ mÉu m·, chÊt l-îng, ph-¬ng tiÖn vµ ph-¬ng ph¸p kiÓm tra. - Gi¸ c¶ vµ sù giao ®éng vÒ gÝa c¶ khi gi¸ c¶ trªn thÞ tr-êng lóc giao hµng cã biÕn ®éng Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 19 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4 LuËn v¨n tèt nghiÖp - Ph-¬ng thøc thanh to¸n ngay, chuyÓn kho¶n, tÝn dông chøng tõ… vµ x¸c ®Þnh thêi h¹n thanh to¸n. - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm giao hµng : ®Þa ®iÓm giao hµng liªn quan ®Õn chi phÝ vËn chuyÓn, ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i nªn ghi cô thÓ khi nµo th× giao hµng, ghi râ giao hµng mét lÇn hay nhiÒu lÇn, ai giao cho ai… Khi ®· tham gia ®µm ph¸n th-¬ng l-îng víi c¸c ®èi t¸c, doanh nghiÖp ph¶i lùa chän nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt. Cã nh- vËy, doanh nghiÖp míi ®¹t ®-îc c¸c môc ®Ých cña m×nh trong ®µm ph¸n. Sau khi ®· tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kiÖn trong b-íc th-¬ng l-îng nÕu chÊp nhËn, doanh nghiÖp cÇn tiÕn hµnh kÝ kÕt hîp ®ång hay ®¬n hµng b»ng v¨n b¶n. §©y lµ c¬ së ®Ó c¸c bªn cïng thùc hiÖn theo vµ khi x¶y ra tranh chÊp th× nã lµ b»ng chøng ®Ó ®-a ra träng tµi kinh tÕ. Hîp ®ång ®¬n hµng ph¶i ®-îc lËp thµnh nhiÒu b¶n (Ýt nhÊt lµ hai b¶n). Doang nghiÖp tiÕn hµnh ®Æt hµng víi c¸c nha cung cÊp b»ng mét trong nh÷ng h×nh thøc sau: + KÝ kÕt hîp ®ång mua – b¸n. ®©y lµ h×nh th-c mang t×nh ph¸p lÝ cao nhÊt. Néi dung cña hîp ®ång mua – b¸n bao gåm: . Tªn, ®Þa chØ cña c¸c bªn mua- b¸n hoÆc ng-êi ®¹i diÖn cho c¸c bªn. . Tªn, sè l-îng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña hµng ho¸. . §¬n gi¸ vµ ph-¬ng ®Þnh gi¸. Ph-¬ng ph¸p vµ ®iÒu kiÖn giao nhËn. . §iÒu kiÖn vËn chuyÓn. . Ph-¬ng thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n(thêi h¹n thanh to¸n, h×nh thøc vµ ph-¬ng thøc thanh to¸n, c¸c ®iÒu kiÖn -u ®·i trong thanh to¸n nÕu cã) + §¬n ®Æt hµng ( ®øng tªn ng-êi mua) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ thÊp h¬n h×nh thøc trªn. + Ho¸ ®¬n b¸n hµng. ( ®øng tªn ng-êi b¸n) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ thÊp nhÊt. Sau khi doanh nghiÖp ®ång ý ®Æt hµng nÕu ph¸ vì hîp ®ång doanh nghiÖp sÏ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc ph¸p luËt. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 20 NguyÔn ThÞ H-¬ng Líp K36A4