Tài liệu Quản trị khoản phải thu của công ty tnhh thương mại và dịch vụ hùng nguyên

LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Quản trị khoản phải thu của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên” em xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo của trường Đại học Thương mại, đặc biệt là các Thầy, Cô giáo trong bộ môn Quản trị Tài chính đã tận tình dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong thời gian vừa qua. Em xin đặc biệt cảm ơn Thầy giáo ThS. Phạm Tuấn Anh đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc cùng các anh chị phòng Tài chính – Kế toán Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên đã tạo điều kiên thuận lợi cho em trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận. Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô cùng các anh chị tại Công ty luôn dồi dào sức khỏe và đạt được nhiều thanh công trong sự nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do lựa chọn đề tài ..............................................................................................1 2. Mục đích nghiên cứu ...............................................................................................1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài .................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài ...............................................................................2 5. Kết cấu khóa luận ....................................................................................................3 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP ..................................................................................4 1.1 Một số khái niệm liên quan ..................................................................................4 1.1.1 Khái niệm Khoản phải thu .................................................................................4 1.1.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu .....................................................................4 1.1.3 Một số thuật ngữ có liên quan............................................................................5 1.2 Nội dung quản trị khoản phải thu .........................................................................6 1.2.1 Hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp ...........................................6 1.2.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu.........................................8 1.2.3 Kiểm soát khoản phải thu .................................................................................11 1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị khoản phải thu ......................................13 1.3.1 Sự tác động của các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp .................14 1.3.2 Sự tác động của các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp ..................16 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HÙNG NGUYÊN ......................................................18 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên ....................18 2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên.........................................18 2.1.2 Tình hình tài sản – nguồn vốn của Công ty .....................................................20 2.2. Phương pháp thu thập dữ liệu ............................................................................25 2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên ..............................................................................27 2.3.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp ...................................................................................27 2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp .................................................................................29 CHƢƠNG III: CÁC PHÁT HIỆN NGHIÊN CỨU VÀ HƢỚNG GIẢI QUYẾT TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV HÙNG NGUYÊN .......................................................................39 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu ..........................................................39 3.1.1 Những kết quả đã đạt được ..............................................................................39 3.1.2 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản trị khoản phải thu của Công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên ..................................................................42 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH TM & DV Hùng Nguyên .....................................................................................................43 3.2.1 Quan điểm giải quyết những hạn chế trong quản trị khoản phải thu của công ty ...........................................................................................................43 KẾT LUẬN ..............................................................................................................48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................49 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 : Bảng tình hình tài sản – nguồn vốn của Công ty năm 2011, 2012, 2013. Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2011, 2012, 2013 Bảng 2.3 : Khoản phải thu của công ty năm 2012/2011 Bảng 2.4 : Khoản phải thu của công ty năm 2013/2012 Bảng 2.5 : Tình hình khoản phải thu từ hoạt động xuất khẩu Bảng 2.6 : Nợ khó đòi trong hoạt động xuất khẩu của công ty DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa DN Doanh nghiệp LN Lợi nhuận LNST Lợi nhuận sau thuế SXKD Sản xuất kinh doanh TNHH Trách nhiệm hữu hạn TS Tài sản TSCĐ Tài sản cố định TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu VKD Vốn kinh doanh 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên tôi nhận thấy rằng trong những năm gần đây tình hình các khoản phải thu của Công ty có rất nhiều những biến động, các khoản phải thu tăng dần qua các năm và không có sự ổn định, các khoản phải thu này chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong nguồn vốn lưu động của Công ty. Đặc biệt là những chính sách tín dụng mà Công ty hiện đang áp dụng còn gặp khá nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác hoạch định và quản trị các khoản phải thu. Trong khi đó sự cạnh tranh giữa các Công ty trên thị trường hiện nay ngày càng gay gắt, vì thế nếu Công ty không có những biện pháp tốt để quản trị khoản phải thu của mình thì khó rằng có thể sẽ đứng vững và tồn tại trên thị trường được. Để đứng vững được trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay thì Công ty phải chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả quản trị các khoản phải thu. Sau quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên em có nhận thấy vấn đề hiện tại mà công ty còn chưa giải quyết triệt để đó là khả năng tự chủ quản trị về các khoản phải thu còn thấp, lượng vốn bị chiếm dụng và bị tồn đọng còn cao, việc tân dụng nguồn vốn kinh doanh chưa triệt để thể hiện ở chi phí bỏ ra nhiều trong khi các khoản phải thu còn bị tồn đọng và lợi nhuận mang lại không cao. Kết hợp với những kiến thức được học tại nhà trường, đây là một đề tài phù hợp với những kiên thức và chuyên ngành em được đào tạo tại nhà trường, phù hợp với những yêu cầu về khóa luận tốt nghiệp. Vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Quản trị khoản phải thu của Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Hùng Nguyên”. 2. Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. - Phân tích các nhân tố môi trường kinh doanh tác động tới quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. 2 - Nhận dạng các thành công, các vấn đề tồn tại và nguyên nhân của các tồn tại trong quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. - Trên cơ sở các phân tích thực trạng, kết hợp với phân tích các yếu tố môi trường kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên, đề xuất hướng giải quyết các vấn đề tồn tại trong việc nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: + Thực trạng quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên + Các yếu tố môi trường kinh doanh tác động tới quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên - Phạm vi nghiên cứu về không gian: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. - Phạm vi nghiên cứu về thời gian: số liệu và tình hình về quản trị khoản phải thu của Công ty được thu thập từ năm 2011 đến năm2013 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Để nghiên cứu đề tài này em đã sử dụng phương pháp suy diễn từ các mô hình và kết hợp với các lý thuyết có sẵn nhằm luận giải các vấn đề được đặt ra trong thực tiễn quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH TM&DV Hùng Nguyên. Để thực hiện được phương pháp này em đã sử dụng các công cụ sau: 1. Công tác thu thập số liệu đề tài đã thực hiện việc thu thập theo các hướng: - Phỏng vấn chuyên gia: thực hiện theo các bước: xác định đối tượng phỏng vấn, xác định câu hỏi phỏng vấn, tiến hành phỏng vấn, tổng hợp kết quả phỏng vấn. - Quan sát thực tế: trong quá trình thực tập quan sát thực tế hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay để hiểu rõ hơn tình hình hoạt động của công ty. 2. Phân tích đánh giá xử lý số liệu: tại đây đề tài đã sử dụng các công cụ để phân tích: 3 - Phương pháp so sánh: mục đích của phương pháp so sánh là đánh giá được hiệu quả quản trị khoản phải thu qua các năm, sự khác nhau và giống nhau, sự tăng giảm doanh thu, chi phí… - Phương pháp tổng hợp và phân loại: mục đích của phương pháp này là tổng hợp các số liệu, chọn lọc các số liệu có liên quan đến các chỉ tiêu phản ánh tới hiệu quả quản trị khoản phải thu của công ty. - Phương pháp biểu mẫu: dùng biểu mẫu để phân tích số liệu thu thập được. 5. Kết cấu khóa luận Ngoài lời cảm ơn, Phần mở đầu, Mục lục, các Danh mục bảng biểu, sơ đồ, từ viết tắt, Kết luận, các Tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của Khóa luận bao gồm 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Hùng Nguyên. Chƣơng 3: Các phát hiện nghiên cứu và hƣớng giải quyết. 4 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm Khoản phải thu Khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu là những chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ kinh doanh. Nói cách khác, Khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lý tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất. ( Trích: Quản trị tài chính – Đặng Văn Ngữ, Học viện Tài chính, xuất bản 2003 ) Khoản phải thu là một vấn đề phức tạp có liên quan đến tất cả các yếu tố của quá trình SXKD (ĐTLĐ, TLLĐ) cho nên doanh nghiệp chỉ có thể nâng cao hiệu quả trên cơ sở sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề như: thu hồi khoản phải thu đúng hạn, kịp thời, huy động thêm để mở rộng hoạt động SXKD của mình và DN phải đạt được các mục tiêu đề ra trong quá trình quản trị các khoản phải thu. 1.1.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu gồm: - Xác định các tiêu chuẩn tín dụng - Thời hạn tín dụng - Thủ thuật đánh giá tín dụng - Chính sách thu nợ 5 Các quyết định này quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng như độ lớn của khoản phải thu trong công ty. Như vậy, nhà quản trị tài chính cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu. Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải. Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được. 1.1.3 Một số thuật ngữ có liên quan Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: - Khoản phải thu từ khách hàng - Khoản ứng trước cho người bán - Khoản phải thu nội bộ - Khoản tạm ứng cho công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ - Các khoản phải thu khác. - Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. 6 - Khoản ứng trước cho người bán: là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao. - Khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. - Khoản tạm ứng cho công nhân viên: là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tác… - Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: + Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn. + Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. + Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu,… 1.2 Nội dung quản trị khoản phải thu 1.2.1 Hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp Có thể thấy rằng trong mối quan hệ tài chính tín dụng giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán. Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát nổi. 7 Kiểm soát khoản phải thu và hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hoạch định chính sách tín dụng một cách chính xác để vẫn có thể đảm bảo được nguồn vốn kinh doanh ổn định. Cụ thể trong những trường hợp này hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp có nhiệm vụ như: đánh giá thẩm định giá trị tài sản của những doanh nghiệp đi vay, những khách hàng nợ đọng vốn… thẩm định tình hình tài sản – nguồn vốn của họ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô, đối tác, thị trường, mục tiêu dài hạn, ngắn hạn của doanh nghiệp đó… Trên cơ sở những dữ liệu quan trọng đã thu thập và điều tra được đó doanh nghiệp có phương án để tiếp tục cho đối tác nợ đọng, hoặc lên những phương án thu hồi những khoản phải thu hoặc xa hơn là đưa ra những phương án giải quyết trong từng trường hợp cụ thể. Xuất phát từ những thực tế trên doanh nghiệp phần nào hạn chế được những rủi ro không đáng có và nâng cao hơn được công tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp phải xét đến các điều kiện tín dụng như: Điều kiện tín dụng: - Điều kiện doanh nghiệp: Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ bị hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản. Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ cần sản phẩm có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. - Điều kiện khách hàng: Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau: 8 (1) Vốn hay sức mạnh tài chính: là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh. (2) Khả năng thanh toán: được đánh giá qua hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay …của khách hàng. (3) Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán. (4) Vật thế chấp: là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình. (5) Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ. 1.2.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu trong doanh nghiệp là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ, năng lực tổ chưca và quản trị các khoản phải thu hồi vốn, tài sản của doanh nghiệp vào hoạt đống sản xuất, kinh doanh nhằm mục đích tối đa hóa lợi ích và tối thiểu hóa chi phí. Thực tế cho thấy tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu liên quan đến ba vấn đề lớn mà doanh nghiệp cần giải quyết đó là: Nhân sự, kỹ thuật và tài chính.  Nhân sự Vai trò của nguồn nhân lực rất quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác quản trị khoản phải thu thì nguồn nhân sự phải khéo léo và tinh tế trong mỗi tình huống để đưa ra được những phương án giải quyết hiệu quả có lợi cho cả đôi bên. Cụ thể có thể sử dụng một số phương pháp như: - Chiết khấu thanh toán cho khách hàng Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. 9 Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên.Gọi điện nhắc nhở khách hàng: khi đã đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán cho mình thì công ty nên cho người gọi điện đàm phán để nhắc nhở và đốc thúc trả nợ đúng thời hạn, trong trường hợp như này cần phải khéo léo để tránh trường hợp gây mất lòng với đối tác. Công ty cũng nên thường xuyên có những buổi tập huấn để đào tạo nhân viên về nghiệp vụ đàm phán, gọi điện cho khách hàng để làm sao khách hàng không bị mất lòng mà doanh nghiệp vẫn có thể thu hồi các khoản nợ kịp thời. - Cử cán bộ đến đàm phán, thương lượng: đây có thể nói là phương pháp khá hiệu quả. Cụ thể là doanh nghiệp nên cử những cán bộ uy tín và có khả năng đàm phán đến đối tác để thương lượng và đưa ra những hướng giải quyết có lợi cho cả đôi bên, như thế thì đối tác cũng sẽ nhanh chóng trả nợ cho doanh nghiệp.  Kỹ thuật Để công tác quản trị khoản phải thu dễ dàng và thuận tiện cho việc theo dõi đồng thời đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên phân loại, phân tích và đánh giá các khoản này một cách chi tiết, cụ thể. Một số phương pháp kỹ thuật phân tích các khoản phải thu gồm: (1) Xếp hạng nhóm nợ của doanh nghiệp Đây là việc đánh giá và xếp hạng mức độ thu hồi các khoản phải thu của doanh nghiệp. Bằng phương pháp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi đồng thời thuận tiện cho việc đôn đốc khách hàng thanh toán mà không sợ mất lòng khách hàng. Chúng ta có thể phân loại theo các tiêu thức sau: - Nhóm 1 (nợ loại A): là các khoản nợ có độ tin cậy cao hay đủ tiêu chuẩn thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức và có uy tín cao. 10 - Nhóm 2 (nợ loại B): là những khoản nợ có mức độ rủi ro thấp hay nợ cần chú ý. Nhóm này thường bao gồm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. Các khách nợ thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, là khách nợ truyền thống, có độ tin cậy. Việc xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản phải thu đó tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền hợp lý.  Tài chính Khoản phải thu của doanh nghiệp là liên quan đến các khoản bán chịu. Bán chịu hàng hoá là một hình thức doanh nghiệp cấp tín dụng tài chính cho khách hàng của mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. Về mặt tài chính việc tổ chức thực hiện quản trị khoản phải thu được thông qua việc kiểm soát các biến số sau: - Tiêu chuẩn tín dụng: Nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định được tiêu chuẩn tín dụng tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế tín dụng có thể chấp nhận được của các khách hàng mua chịu. Chính vì vậy, trước khi quyết định có bán chịu hàng hoá cho khách hàng của mình hay không, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ khách hàng. Với những khách hàng có những tiêu chuẩn quá thấp thì doanh nghiệp nên từ chối cấp tín dụng theo hình thức bán chịu hàng hoá để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình. - Chiết khấu thanh toán Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên. - Thời hạn bán chịu (thời hạn tín dụng) Là việc quy định độ dài thời gian của các khoản tín dụng đồng thời chỉ rõ hình thức của khoản tín dụng. 11 Ví dụ trong hợp đồng mua bán hàng hoá có quy định thời hạn tín dụng là 3/10 net 60, điều này có nghĩa là doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ chiết khấu 3% nếu hoá đơn bán hàng được thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày kí hợp đồng, hoặc khách hàng sẽ phải thanh toán 100% tiền hàng trong vòng 60 ngày. 1.2.3 Kiểm soát khoản phải thu Khi doanh nghiệp nới lỏng chính sách tín dụng thường góp phần làm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu nhưng cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn. Vì vậy, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro đối với khoản phải thu là nhu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp để ổn định tình hình tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng. Thông thường rủi ro đối với khoản phải thu thường bao gồm: - Rủi ro do không thu hồi được nợ (rủi ro tín dụng) - Rủi ro do tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất,… (1) Kiểm soát phòng ngừa rủi ro tín dụng Để phòng ngừa và kiểm soát rủi ro tín dụng, trước hết doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ khách hàng về tình hình tài chính, khả năng thanh toán,…của khách hàng để xác định giới hạn tín dụng phù hợp với từng khách hàng. Bên cạnh đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu doanh nghiệp cần phải lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng có thể xác định theo những tỷ lệ % nhất định trên từng loại khoản phải thu, hoặc theo khách nợ đáng ngờ. Cách thức này giúp doanh nghiệp có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra. (2) Kiểm soát phòng ngừa rủi ro hối đoái Đối với các công ty có hoạt động kinh doanh quốc tế có thể thường xuyên xuất hiện các khoản thu bằng ngoại tệ. Do sự thay đổi tỷ giá giữa các đồng tiền có thể gây ra những tác động tiêu cực làm thay đổi giá trị của các khoản phải thu. Để tránh được các rủi ro này doanh nghiệp nên áp dụng một số biện pháp phòng ngừa đối với khoản phải thu.  Kiểm soát phòng ngừa bằng hợp đồng kỳ hạn Phòng ngừa khoản phải thu bằng hợp đồng kỳ hạn là việc công ty bán có kỳ hạn khoản phải thu ghi bằng đồng tiền đó. 12 Chi phí thực của việc phòng ngừa khoản phải thu (RCHr) có thể ước tính như sau: RCHr = NRr – NRHr Trong đó: NRr: thu nhập hình thức bằng đồng tiền trong nước nhận được khi không phòng ngừa NRHr: thu nhập hình thức bằng đồng tiền trong nước nhận được khi phòng ngừa. Nếu RCHr là âm, việc phòng ngừa nên lựa chọn. Nếu RCHr là dương, công ty cần đánh giá liệu lợi ích tiềm tang từ việc duy trì tình trạng không phòng ngừa có đáng giá hơn mức rủi ro hay không. Các công ty nên hài lòng khi phòng ngừa nếu RCHr trở nên rất thấp và đặc biệt hài lòng khi nó âm. Tuy vậy, các công ty bảo thủ có thể cảm thấy phòng ngừa là đáng giá ngay cả khi RCHr là cao.  Kiểm soát phòng ngừa bằng quyển chọn bán tiền tệ Quyền chọn bán tiền tệ là một công cụ phòng ngừa có giá trị. Quyền chọn bán tiền tệ cung cấp cho người nắm giữ nó quyền được bán một lượng nhất định một đồng tiền nào đó với một giá trị xác định trong tương lai. Quyền chọn bán tiền tệ có thể được các công ty sử dụng để phòng ngừa các khoản phải thu trong tương lai bằng ngoại tệ bởi vì nó cho phép xác định được mức giá tại đó khoản phải thu trong tương lai có thể được bán. Quyền chọn bán tiền tệ không phải là nghĩa vụ đối với người sở hữu nó về việc phải bán một lượng tiền với một giá xác định. Nếu tại thời điểm công ty nhận ngoại tệ, tỷ giá giao ngay hiện hành của ngoại tệ cao hơn giá thực thi, công ty có thể để quyền chọn bán tự động hết hạn và bán số ngoại tệ nhận được theo tỷ giá giao ngay hiện hành.  Kiểm soát phòng ngừa khoản phải thu thông qua thị trường tiền tệ Một phòng ngừa qua thị trường tiền tệ là việc sử dụng một tình trạng trên thị trường tiền tệ để bù đắp một tình trạng khoản phải thu trong tương lai. Khi xác định được giá trị của khoản phải thu trong tương lai công ty đã vay trước một lượng tiền đó để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và đến khi trả khoản vay trên thì giá trị của nó chính bằng giá trị khoản phải thu mà công ty nhận được. 13 Công ty phải tiến hàng hai tình huống trên thị trường tiền tệ là: Vay ngoại tệ thể hiện khoản phải thu trong tương lai và đầu tư vào đồng tiền trong nước. Tuy nhiên công ty sẽ không biết liệu việc phòng ngừa được lựa chọn đối với khoản phải thu có tốt hơn không phòng ngừa hay không cho đến khi kỳ hạn của khoản phải thu trôi qua.  Kiểm soát phòng ngừa bằng hợp đồng tương lai Một phòng ngừa bằng hợp đồng tương lai rất giống với hợp đồng kỳ hạn, ngoại trừ một điều là hợp đồng kỳ hạn thường dùng cho các nghiệp vụ lớn trong khi hợp đồng tương lai có thể phù hợp hơn đối với những công ty muốn phòng ngừa cho một lượng tiền nhỏ. Một công ty tham gia với tư cách bên bán trong một hợp đồng tương lai về tiền tệ sẽ được phép bán xác định một đồng tiền nhất định với giá đã công bố vào một ngày nào đó trong tương lai. Để phòng ngừa theo giá trị đồng tiền trong nước đối với khoản phải thu trong tương lai bằng ngoại tệ, công ty có thể bán một hợp đồng tương lai về tiền tệ thể hiện bằng đồng tiền mà nó sẽ nhận được trong tương lai. Bằng cách này, công ty biết được chính xác khoản phải thu bằng ngoại tệ trong tương lai tương ứng với bao nhiêu đơn vị tiền tệ trong nước. Bằng cách cố định tỷ giá tại đó công ty chấp nhận chuyển ngoại tệ thành đồng tiền trong nước, nó đã bảo vệ được khoản phải thu trong tương lai của mình khỏi sự biến động của tỷ giá giao ngay của ngoại tệ theo thời gian. Tuy nhiên, trong trường hợp giá đã được cố định trên hợp đồng có thể thấp hơn tỷ giá giao ngay của đồng tiền đó tại thời điểm nhận được khoản phải thu, thì công ty sẽ phải gánh chịu một số tổn thất nhất định. Nhưng vì sự không chắc chắn của giá trị tiền tệ trong tương lai, công ty có thể hài lòng với việc phòng ngừa hơn là chịu rủi ro do sự biến động tỷ giá gây ra. 1.3 Những nhân tố ảnh hƣởng đến quản trị khoản phải thu Khoản phải thu của doanh nghiệp chịu tác động từ các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp và các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp. 14 1.3.1 Sự tác động của các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp  Nhân tố môi trường vĩ mô: Trạng thái nền kinh tế Yếu tố Pháp luật Thị trƣờng Tiềm lực tài chính Quy Mô Trình độ KHOẢN PHẢI THU Mục tiêu, chiến lƣợc phát triển Cơ chế chính sách kinh tế Sứ mệnh Nguồn nhân lực Nhà cung cấp, khách hàng, đối tác, nhà đầu tƣ - Sự tác động của thị trường: tùy theo loại thị trường mà doanh nghiệp tham gia sẽ có những tác động riêng đến hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp. Nếu thị trường mà doanh nghiệp tham gia là thị trường tự do cạnh tranh, sản phẩm của doanh nghiệp đã có uy tín với người tiêu dùng thì đó sẽ là tác nhân tích cực thúc đẩy doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Còn đối với thị trường không ổn định thì hiệu quả quản trị khoản phải thu cũng không ổn dịnh do kết quả kinh doanh thất thường nên khoản phải thu không được thu hổi kịp thời. Hiện nay ở nước ta thị trường tài chính chưa phát triển hoàn chỉnh, các chính sách công cụ nợ trung và dài hạn còn hạn chế, giá trị thực của 15 sản phẩm chưa thực sự biến động theo giá thị trường mà chủ yếu là giá áp đặt. Đây là điều hết sức khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc thu hồi các khoản phải thu để huy động vốn cho sản xuất kinh doanh cũng như thực hiện chính sách đầu tư trong dài hạn. Điều này cho thấy, để đạt được mục đích hiệu quả trong công tác quản trị khoản phải thu là hoàn toàn không dễ dàng. Đây là yếu tố mà các doanh nghiệp không có khả năng tự khắc phục song lại có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động kinh doanh, làm ảnh hưởng đến công tác quản trị của doanh nghiệp. - Ảnh hưởng của cơ chế quản lý và các chính sách của Nhà nước: từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường mọi doanh nghiệp được tự do lựa chọn ngành nghề kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật và khả năng của mình. Nhà nước tạo hành lang pháp lý và môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh theo những ngành nghề mà doanh nghiệp đã lựa chọn và hướng các hoạt động đó theo chính sách quản lý kinh tế vĩ mô. Vì vậy chỉ một thay đổi nhỏ trong cơ chế chính sách quản lý và chính sách của Nhà nước cũng ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp như: việc quy định trích khấu hao, tỷ lệ trích lập các quỹ, các văn bản chính sách về thuế xuất nhập khẩu…Nói chung, sự thay đổi cơ chế và chính sách của Nhà nước sẽ gây rất nhiều khó khăn cho việc quản trị khoản phải thu trong doanh nghiệp. Song nếu doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được những thay đổi và thích nghi thì sẽ đứng vững trên thị trường và có điều kiện để phát triển và mở rộng kinh doanh, phát huy khả năng sáng tạo trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. - Sự ảnh hưởng của trạng thái nền kinh tế: Sự ổn định của nền kinh tế, của thị trường có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của DN, từ đó ảnh hưởng tới các khoản phải thu trong doanh nghiệp đặc biệt là nhu cầu về vốn kinh doanh. Khi mà các khoản phải thu được thu hồi đầy đủ thì nó tạo điều kiện thận lợi cho DN sử dụng vốn hiệu quả khi nền kinh tế ổn định và phát triển với một mức lạm phát vừa phải, giá cả ổn định, DN có điều kiện sử dụng phương tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh. Ngược lại những biến động của nền kinh tế có thể gây nên những rủi ro trong kinh doanh mà các nhà quản trị tài chính phải lường