Tài liệu Quản trị học chuong 8

CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA Học xong chương này, người học có thể : 1. Hiểu khái niệm công tác kiểm tra 2. Tầm quan trọng của công tác Kiểm tra 3. Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra 4. Nắm được tiến trình kiểm tra 5. Hiểu và vận dụng các loại hình kiểm tra 6. Biết được các công cụ kiểm tra 7. Xây dựng hệ thống kiểm tra hiệu quả PHẠM VĂN NAM - UEH 8.1 Khái niệm Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực hiện, nhận diện sai sót và nguyên nhân sai lệch, tiến hành điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra đã và đang được hoàn thành. 3 vấn đề :  Kết quả  Nguyên nhân  Giải pháp 1/15/2013 2 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.1 Khái niệm  Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị từ nhà quản trị cao nhất đến nhà quản trị thấp nhất trong tổ chức.  Phương pháp, cách thức và nội dung của công việc kiểm tra ở các cấp có sự khác biệt  TẠI SAO ? NHƯ THẾ NÀO? 1/15/2013 3 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.1 Khái niệm Tính chất của kiểm tra  Liên tục (quá trình)  Toàn diện (hệ thống)  Chủ động (ngăn chặn)  Hành động (biện pháp) 1/15/2013 4 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.2 Tầm quan trọng của kiểm tra  Bảo đảm kết quả phù hợp với mục tiêu.  Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng hữu hiệu.  Đề ra những công việc theo thứ tự quan trọng.  Phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh và chủ động đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp.  Làm đơn giản hoá các hoạt động quản trị. 1/15/2013 5 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra NT 1 : Hoạt động kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. NT 2 : Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm và yêu cầu của các nhà quản trị 1/15/2013 6 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra NT 3 : Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm kiểm tra trọng yếu NT 4 : Việc kiểm tra phải trung thực và khách quan NT 5 : Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với văn hóa (bầu không khí) của tổ chức 1/15/2013 7 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra NT 6 : Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó. NT 7 : Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. 1/15/2013 8 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.4 Tiến trình kiểm tra XAÂY DÖÏNG TIEÂU CHUAÅN KIEÅM TRA ÑO LÖÔØNG KEÁT QUAÛ THÖÏC TEÁ ÑIEÀU CHÆNH KHAÙC BIEÄT 1/15/2013 9 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.4 Tiến trình kiểm tra Bước 1 : Xác định nội dung và xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra  Yêu cầu của mục tiêu ? Bước 2 : Đo lường kết quả thực hiện  Những ràng buộc về đo lường ? Bước 3 : Điều chỉnh các sai lệch  Những sai lầm có thể có ? 1/15/2013 10 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra KT HOẠT ĐỘNG KT DỰ PHÒNG VÀO BIẾN ĐỔI KT KẾT QUẢ RA TIÊU CHUẨN 1/15/2013 11 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra 1. Kiểm tra dự phòng  Là sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra, có biện pháp chủ động để điều chỉnh ngay trong hiện tại.  Là kiểm tra đầu vào, mang tính ngăn ngừa.  Mang tính chủ động & gắn liền với phân tích môi trường và dự báo 1/15/2013 12 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra 2. Kiểm tra hiện hành  Là quá trình kiểm tra các đối tượng trong sự vận hành của chúng  Loại này giúp phát hiện và sửa chữa kịp thời khó khăn mới phát sinh.  Gắn liền với kiểm soát nội bộ 1/15/2013 13 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra 3. Kiểm tra phản hồi  Là quá trình kiểm tra kết quả hoạt động để tìm kiến những sai sót hệ thống.  Đây là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau hoạt động. Nhưng mang tính thụ động.  Xu hướng kiểm tra hiện đại là gì? 1/15/2013 14 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra 4. Kiểm tra điểm trọng yếu  Là những điểm kiểm tra quan trọng, có khả năng phát hiện được những sai sót với chi phí kiểm tra thấp nhất.  Điểm kiểm tra trọng yếu cho phép nhà quản trị giảm bớt độ phức tạp trong kiểm tra. 1/15/2013 15 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.5 Các loại hình kiểm tra Xác định điểm kiểm tra trọng yếu : 1. Điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu? 2. Điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu ? 3. Điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch? 4. Điểm nào cho biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại? 5. Điểm nào có thể thu thập thông tin cần thiết với chi phí thấp nhất? 1/15/2013 16 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.6 Các công cụ kiểm tra cơ bản Công cụ định lượng : là các công cụ sử dụng kỹ thuật phân tích số liệu với sự trợ giúp của mô hình toán và máy tính để tìm ra các sai lệch  Kiểm tra ngân quỹ,  Kiểm tra số liệu thống kê,  Dùng tiêu chuẩn lượng hóa. 1/15/2013 17 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.6 Các công cụ kiểm tra cơ bản Công cụ bán định lượng : là dùng các chuyên gia có trình độ phân tích vấn đề trên cơ sở kết hợp kinh nghiệm và số liệu đo lường thực tế.  Báo cáo,  Thanh tra,  Phân tích xu hướng. 1/15/2013 18 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.6 Các công cụ kiểm tra cơ bản Công cụ định tính : dùng các quan sát mang tính chủ quan và nhận diện theo kinh nghiệm của nhà quản trị.  Quan sát  Phản hồi hành vi 1/15/2013 19 PHẠM VĂN NAM - UEH 8.7 Câu hỏi thảo luận 1. Tầm quan trọng của kiểm tra trong quản trị. Chứng minh luận đề : “không có quản trị nếu không có kiểm tra”. 2. Thảo luận quan điểm : “hệ thống kiểm tra quản trị thực chất là hệ thống thông tin phản hồi” 3. Tại sao cần có nguyên tắc “kiểm tra phải phù hợp với văn hóa của tổ chức” ? 4. Nhận định tầm quan trọng của kiểm tra dự phòng (kiểm tra lường trước) 5. Sự khác biệt của công tác kiểm tra giữa các cấp bậc quản trị 1/15/2013 20 PHẠM VĂN NAM - UEH