Tài liệu Quản lý nhà nước về chứng thực – qua thực tiễn tại thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT NGUYÊN THÙY DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC - QUA THỰC TIÊN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Ly luâ ̣n và lịch sư nchà nượ và pchap luâ ̣t Mã số: 60 38 01 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS. TS. VŨ ĐỨC ĐÁN HÀ NỘI - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực. Tôi đã hoàn thành tất cả các môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội. Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Luật xem xét để tôi có thể bảo vệ Luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI CAM ĐOAN Nguyễn Tchùy Dung MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục từ viết tắt MỞ ĐẦU..................................................................................................................1 Cchương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC............................................................................................6 1.1 Nchững vấn đề ̣ơ bản ̣chung về ̣chứng tchự̣................................................6 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của chứng thực..........................................................6 1.1.2 Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực...................................................11 1.1.3 Phân loại chứng thực....................................................................................12 1.1.4 Yêu cầu của hoạt động chứng thực...............................................................13 1.1.5 Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng...........................14 1.2 Quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣...............................................................15 1.2.1 Khái quát về hoạt động quản lý nhà nước.....................................................15 1.2.2 Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực.............................18 1.2.3 Vai trò quản lý nhà nước về chứng thực.......................................................22 1.2.4 Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực...................................................24 1.2.5 Nguyên tắc quản lý nhà nước về chứng thực................................................27 1.2.6 Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực......................................................28 1.2.7 Yêu cầu quản lý nhà nước về chứng thực.....................................................30 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................31 Cchương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC – QUA THỰC TIÊN THÀNH PHỐ HÀ NỘI..........................................33 2.1 Tchự̣ trạng ̣ạ quy đinch pchap luật về ̣chứng tchự̣ ở Việt Nam..............33 2.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của các quy định pháp luật về chứng thực....................................................................................................33 2.1.2 Những ưu điểm của các quy định pháp luật về chứng thực..........................36 2.1.3. Những hạn chế của các quy định pháp luật về chứng thực...........................42 2.2 Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội.....................................................................45 2.2.1 Những yếu tố ảnh hướng đến hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại Hà Nội.............................................................................................45 2.2.2 Hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội hiện nay 48 2.3. Nchững tồn tại, chạn ̣chế trong quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣..............62 2.3.1 Tồn tại, hạn chế chung..................................................................................62 2.3.2 Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội...................................................................................64 2.4 Nguyên nchân ̣ủa nchững tồn tại, chạn ̣chế là m giảm chiệu lự̣, chiệu quả quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣........................................................70 2.4.1 Nguyên nhân chung......................................................................................70 2.4.2 Nguyên nhân riêng tại thành phố Hà Nội.....................................................73 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................75 Cchương 3: YÊU CẦU, MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC..........................................77 3.1 Yêu ̣ầu tăng ̣ường quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣.............................77 3.1.1 Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng....................................................................77 3.1.2 Đảm bảo pháp chế........................................................................................78 3.1.3 Phát huy vai trò của các công cụ quản lý nhà nước khác..............................79 3.1.4 Hiện thực hóa quan điểm của Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính nhà nước và Chương trình cải cách tư pháp........................................80 3.2 Mụ̣ tiêu ̣ủa tăng ̣ường quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣.....................81 3.2.1 Đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ chính trị hiện nay của hoạt động chứng thực...................................................................................................81 3.2.2 Đáp ứng yêu cầu phục vụ nền kinh tế thị trường định hướng XHCN...........82 3.2.3 Đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN............................82 5 3.2.4 Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và cải cách tư pháp...........................83 3.2.5 Đáp ứng yêu cầu của hội nhập nền kinh tế quốc tế.......................................86 3.3. Giải pchap tăng ̣ường quản ly nchà nượ về ̣chứng tchự̣ tại Việt Nam chiện nay..............................................................................................87 3.3.1 Giải pháp chung............................................................................................87 3.3.2 Giải pháp riêng đối với Hà Nội.....................................................................91 KẾT LUẬN..........................................................................................................100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................103 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHXHCN: Hà Nội: UBND huyện: UBND tỉnh: UBND xã: UBND: WTO XHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Thành phố Hà Nội UBND quận (huyện, thị xã) UBND tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương UBND xã (phường, thị trấn) Ủy ban nhân dân Tổ chức thương mại thế giới Xã hội chủ nghĩa MỞ ĐẦU 1. Tínch ̣ấp tchiết ̣ủa đề tà i ngchiên ̣ứu Đảng ta đã xác định xây dựng nhà nước Việt Nam là “Nhà nước pháp quyền XHCN của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân”. Tính ưu việt của mô hình nhà nước không chỉ xác định ở bản chất giai cấp tiên phong, cách mạng và khoa học của giai cấp công nhân Việt Nam mà còn phụ thuộc vào phương thức quản lý khoa học và hiện đại, được coi là biện pháp đảm bảo vững chắc lâu dài cho Nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Hiến pháp năm 1992 qui định: “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa..”[46, Điều 12]. Như vậy trong bất kỳ lĩnh vực xã hội cụ thể nào Nhà nước đều phải dùng pháp luật là công cụ phổ biến và hữu hiệu nhất để thực hiện chức năng quản lý của mình và hoạt động chứng thực cũng không năm ngoài qui luật đó. Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về chứng thực của cá nhân tổ chức ngày càng cao. Trước đây, hoạt động công chứng, chứng thực phần lớn được thực hiện tại các phòng công chứng công lập và cơ quan tư pháp các địa phương, dẫn đến tình trạng các cơ quan này thường xuyên quá tải. Hiện nay, việc công chứng, chứng thực được mở rộng phạm vi hoạt động. Theo đó, các Văn phòng công chứng, Phòng công chứng và UBND cấp huyện, UBND cấp xã cùng tham gia hoạt động trong lĩnh vực này. Các quy định pháp luật cũng đã phân định thẩm quyền cho các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện các thủ tục về công chứng hợp đồng, giao dịch; còn hoạt động chứng thực do UBND cấp huyện, UBND cấp xã thực hiện. Như vậy với quy định trên cá nhân, tổ chức có thể tùy ý lựa chọn cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện các thủ tục chứng thực mà không bị phụ thuộc vào sự phân chia địa giới hành chính như trước đây và giảm bớt được thời gian đi lại. Mốc quan trọng đánh dấu sự phân chia thẩm quyền và tách bạch về cơ sở pháp lý cũng như nhận thức pháp luật của hoạt động công chứng và chứng thực là sự ra đời 1 của Nghị định 75/2000/CP về công chứng, chứng thực. Tiếp sau đó là sự ra đời của Luật công chứng năm 2006 được coi là văn bản bước ngoặt trong quá trình hoàn thiện hệ thống công chứng ở Việt Nam và Nghị định 79/2007/NĐ – CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, về việc sửa đổi, bổ sung điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính. Theo đó hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 79/2007/NĐ – CP và một phần của Nghị định 75/2000/NĐ – CP. Như vậy chúng ta thấy Đảng, Nhà nước ta luôn quan tâm đến hoạt động công chứng, chứng thực đặc biệt trong quá trình thực hiện Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 và Chương trình cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của Việt Nam hiện nay. Hà Nội là Thủ đô của nước CHXNCN Việt Nam, là một trong những trung tâm văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội lớn nhất của cả nước. rong nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế với định hướng xây dựng Nhà nước pháp quyền thì quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực luôn được quan tâm.Việc nghiên cứu quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội là một nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng cả về mặt khoa học và thực tiễn. Với nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của hoạt động chứng thực trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đáp ứng được yêu cầu của Đảng, Nhà nước trong công cuộc cải cách hành chính và xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN. Vậy nên tôi chọn đề tài “Quản lý nhà nước về chứng thực - Qua thực tiễn Thành phố Hà Nội làm đề tài luận văn của mình. 2. Tìnch chìnch ngchiên ̣ứu Trong những năm gần đây nhận thức được vai trò của hoạt động Chứng thực, hoạt động nghiên cứu về chứng thực nói chung và quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng rất được quan tâm. Cụ thể đã có những công trình, luận văn, bài viết được công bố sau: Trần Ngọc Nga (1996),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta”, Luận văn Thạc sỹ; 2 Đặng Văn Khanh (2000), “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay”, Luận văn Tiến sỹ; Chu Thị Tuyết Lan,“Quản lý nhà nước về chứng thực, thực trạng và phương hướng đổi mới”, Luận văn Thạc sỹ; Nguyễn Văn Hợi (2006),“Xây dựng nội dung cơ quản quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn tỉnh Bình Phước”, Luận văn Thạc sỹ. Ths. Đặng Văn Trường (2010),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Quản lý Nhà nước, 2010, Số 168; Ngô Sỹ Trung (2010),“Nghị định 79/2007/NĐ-CP - Một bước tiến trong cải cách hoạt động chứng thực nước ta”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2010, Số 3; Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu được đăng trên Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Tạp chí tổ chức Nhà nước, Tạp chí Thanh tra.. Các công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết trên đã đưa ra một cách đầy đủ nhất về cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng như hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực. Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết nào đã công bố về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn thành phố Hà Nội trong bối cảnh nước ta đang thực hiện Chương trình cải cách tổng thể nên hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, Chương trình cải cách tư pháp, Chương trình 08/Ctr của Thành ủy Hà Nội ngày 18/10/2011 về “Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giai đoạn 2011 – 2015.” Với đề tài “ Quản lý nhà nước về chứng thực – Qua thực tiễn thành phố Hà Nội” được coi là công trình đầu tiên nghiên cứu về thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội trong bối cảnh mới. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, đề tài đưa ra những giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực phù hợp với yêu cẩu của thực tiễn Hà Nội hiện nay. 3 3. Mụ̣ tiêu và nchiệm vụ ngchiên ̣ứu Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm sáng tỏ một cách có hệ thống những vấn đề lý luận và thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội. Luận văn nghiên cứu các hệ thống văn bản qui phạm pháp luật nói chung và của UBND thành phố Hà Nội nói riêng điều chỉnh hoạt động chứng thực trên quan điểm đổi mới, phù hợp với tình hình của thực tiễn.Thông qua đó luận văn đưa ra những thành tựu, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực của Việt Nam nói chung và của thành phố Hà Nội nói riêng và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó. 4. Đối tượng và pchạm vi ngchiên ̣ứu Nghiên cứu tổng quát hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực tại Việt Nam nói chung và tại địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng trên các mặt xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật, thực hiện pháp luật và bảo vệ pháp luật từ năm 2007 đến nay. 5. Nội dung và pchương pchap ngchiên ̣ứu Nội dung ngchiên ̣ứu Luận văn được nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, bám sát chủ trương đường lối của Đảng về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN. Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa ra giải pháp phù hợp Pchương pchap ngchiên ̣ứu Luận văn được nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, bám sát chủ trương đường lối của Đảng về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN. Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như 4 phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa ra giải pháp phù hợp 6. Nchững đóng góp mơi ̣ủa đề tà i Luận văn có ý nghĩa về lý luận và thực tiễn. Trước hết, đây là một công trình chuyên khảo trong khoa học pháp lý nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện và có hệ thống về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội. Xây dựng khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ở Việt Nam hiện nay. Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống tình hình chứng thực và đánh giá một cách tương đối toàn diện tình hình quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực ở Việt Nam nói chung và ở địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng từ năm 2007 đến nay. Đồng thời đề xuất những giải pháp cơ bản, toàn diện nhàm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực. 7. Bố ̣ụ̣ Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về chứng thực. Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực - qua thực tiễn tại Hà Nội. Chương 3: Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực. 5 Cchương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 1.1 Nchững vấn đề ̣ơ bản ̣chung về ̣chứng tchự̣ 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của chứng thực Thuật ngữ “công chứng”, “chứng thực” xuất phát từ thuật ngữ Notariat (tiếng Pháp, Đức,...) hay Notary (tiếng Anh), đều có gốc Latinh là Notarius có nghĩa là ghi chép. Trong thời cổ đại người ta chỉ sử dụng thuật ngữ “công chứng” mà chưa có sự tách bạch. Phải đến thời hiện đại thuật ngữ “chứng thực” mới được hình thành và tách bạch với thuật ngữ “công chứng. Tại Việt Nam đến năm 2000 với việc ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ – CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000 NĐ - CP) thì mới có sự phân biệt giữa 2 thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”. Theo đó “chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định.”[22, Điều 2]. Như vậy theo quy định của Nghị định số 75/2000/ NĐ – CP, hoạt động chứng thực gồm: - Xác nhận sao y giấy tờ - Xác nhận hợp đồng, giao dịch - Xác nhận chữ ký Tuy nhiên, đến thời thời điểm năm 2006 với sự ra đời của Luật công chứng 2006 điều chỉnh hoạt động công chứng và Nghị định số 79/ NĐ – CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thức bản sao từ bản chính (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/NĐ - CP) điều chỉnh hoạt động chứng thực sao y bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực chữ ký. Như vây hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 79/NĐ – CP. Tại Nghị định số 79/2007/NĐ – CP không đưa ra khái niệm “chứng thực” mà giải thích cụ thể các 6 hoạt động chứng thực. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện. Nếu chỉ căn cứ vào Nghị định số 79/2007/NĐ – CP thì khái niệm chứng thực được thu hẹp không gồm hoạt động xác nhận hợp đồng, giao dịch bởi theo phạm vi điều chỉnh của Nghị định 75/200/NĐ – CP mà chỉ điều chỉnh hoạt động chứng thực gồm 3 vấn đề: - Cấp bản sao từ sổ gốc; - Chứng thực bản sao từ bản chính; - Chứng thực chữ ký cá nhân (bao gồm chứng thực chữ ký của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch dân sự). Nghị định 79/2007/NĐ – CP không điều chỉnh hoạt động chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Hoạt động chứng thực hợp đồng giao dịch được quy định theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản hướng dẫn; Luật Nhà ở năm 2005 và các văn bản hướng dẫn; Nghị định số 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi tắt là Nghị định số 88/2009/NĐ - CP) quy định cụ thể các loại hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp xã, phường, thị trấn được chứng thực. Như vậy nếu quy định thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp bao gồm cả hoạt động chứng thực giao dịch, hợp đồng thì vô hình chung đã chồng chéo với hoạt động công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bởi bản chất của hoạt động công chứng là xác thực tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, thẩm quyền này được trao cho các phòng công chứng. Nhận thức được sự chồng chéo đó nên Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định UBND 7 cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng... Ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của UBND cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì UBND huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Tại Thông tư số 03/2008/ TT – BTP ngày 25/8/2008 về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Thông tư số 03/2008/TT - BTP) quy định. Luật công chứng và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của 8 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của UBND cấp xã theo quy định của pháp luật. Hiện nay, chủ trương chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang phòng công chứng được thực hiện tại 64/64 tỉnh thành của cả nước với hệ thống các Văn phòng công chứng và Phòng công chứng trải rộng đặc biệt là tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng yêu cầu công chứng của nhân dân. Qua những phân tích trên ta có thể hiểu chung nhất về khái niệm thuật ngữ “chứng thực” dưới hai góc độ nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau: Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch,hợp đồng và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực. Trong phạm vi đề tài này chỉ xem xét thuật ngữ chứng thực ở phạm vi hẹp. Bởi hiện nay tại địa bàn Hà Nội với số lượng Phòng công chứng và Văn phòng công chứng nhiều nhất cả nước đã phân bổ ở rộng khắp các đơn vị hành chính. Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã tại thành phố Hà Nội rất hiếm khi được thực hiện. Đặc điểm của hoạt động chứng thực là: Một là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện Hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là UBND cấp huyện, UBND cấp xã các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện mà không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác. Không giống như hoạt động công chứng có thể ủy quyền cho một cơ quan khác không mang tính quyền lực nhà nước thực hiện là các Văn phòng công chứng hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. 9 Hai là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Trước đây, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giấy tờ thường đặt ra các quy định tuỳ tiện, rất phiền hà cho người nộp hồ sơ. Mặc dù, đã yêu cầu giấy tờ phải có công chứng, chứng thực nhưng vẫn bắt người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra. Khắc phục tình trạng này, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Ba là cơ quan nhà nước có thầm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản Văn bản đã được chứng thực của UBND các cấp có giá trị pháp lý mà người tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ có sự giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực văn bảo theo đúng quy định của nhà nước, trong trường hợp có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ - CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. 10 1.1.2 Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực Về nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Về bản chất cơ quan chịu trách nhiệm chứng thực chỉ chứng thực đúng bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký của công dân theo quy định của pháp luật mà không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản. Chủ thể thực hiện: Phòng Tư pháp cấp huyện, cấp xã và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài là chủ thể thực hiện chứng thực theo quy định của pháp luật. Trong phạm vi, quyền hạn của mình chủ thể thực hiện chứng thực bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho Trưởng phòng Tư pháp, Phó phòng tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài trong công tác chứng thực. Khi chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau: - Thực hiện việc chứng thực theo đúng thẩm quyền. - Từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật.Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực. Nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền. - Yêu cầu người chứng thực xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết cho việc thực hiện chứng thực. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực xuất trình. - Cung cấp phiếu hẹn khi hồ sơ đầy đủ (đối với trường hợp không giải quyết hồ sơ trong ngày). Hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về thủ tục, thành phần hồ sơ và ghi phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ. - Giải thích rõ ràng, khách quan, chính xác cho người có yêu cầu chứng thực các quyền và nghĩa vụ của họ liên quan đến văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực. - Phải thật sự trung thực, khách quan, chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực. 11 - Giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản. - Đề nghị cơ quan Nhà nước, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện chứng thực; yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi thấy cần thiết. - Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; Ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử phạt theo quy định tại Nghị định 76/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 08 năm 2006 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp. 1.1.3. Phân loại chứng thực Về phân loại có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực: Cách thứ nhất: Nếu căn cứ theo thẩm quyền thực hiện thì hoạt động chứng thực bao gồm: - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã:có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. - Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài: có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung có thể phân chia hoạt động chứng thực gồm: - Chứng thực sao y bản chính: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. 12 - Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. - Cấp bản sao từ sổ gốc (hoặc được gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc. 1.1.4. Yêu cầu của hoạt động chứng thực Một là yêu cầu về tính kịp thời Mọi yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức phải được cán bộ Tư pháp thực hiện kịp thời nhằm đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quy trình, thời gian, thẩm quyền giải quyết. Bởi tính kịp thời của hoạt động chứng thực ảnh hưởng rất lớn đến các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính… của cá nhân, tổ chức. Không đảm bảo về tình kịp thời có thể gây ảnh hưởng lớn về kinh tế, gây mất ổn định xã hội và tâm lý của người dân.Tuy nhiên, tính kịp thời của công tác quản lý chứng thực chỉ có thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực đồng thời cán bộ Tư pháp phải có ý thức trách nhiệm trong việc chủ động theo dõi, nắm vững các quy định của pháp luật về chứng thực để đảm bảo hoạt động chứng thực được diễn ra thuận lợi và đúng quy định. Hai là yêu cầu về tính chính xác, khách quan Hoạt động chứng thực phải thực hiện đúng thẩm quyền, thủ tục, trình tự theo quy định tại các văn bản pháp luật về chứng thực và thủ tục hành chính hiện hành. Cán bộ Tư pháp phải nắm vững và vận dụng chính xác các quy định pháp luật đối với hoạt động chứng thực. Nghiêm cấm hành vi làm sai các quy định của pháp luật. Trước đây, do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc đảm bảo tính chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nên có tình trạng người dân vì muốn cho con đi học sớm nên tìm mọi cách để cấp bản sao Giấy khai sinh có thông tin về năm sinh sai lệch so với bản chính, hoặc sử dụng bằng cấp giả để thực hiện chứng thực sao y bản chứng... Hoặc có hiện tượng Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã tự ý ký và cấp bản sao giấy khai sinh mà không thông qua việc tra cứu sổ 13