Tài liệu Quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trường đại học kinh tế, đại học quốc gia hà nội

LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho phép em bày tỏ lòng biết ơn tới các quý Thầy cô giáo, Ban Giám hiệu trƣờng Đại học Giáo dục, Đại học Quốc gia Hà Nội cùng với quý Thầy cô trực tiếp giảng dạy lớp Cao học Quản lý giáo dục khóa 15 đợt 2 của Trƣờng Đại học Giáo dục, Đại học Quốc gia Hà Nội. Các thầy cô đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu. Đặc biệt, em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Ngô Quang Sơn - ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà nội, Phòng Chính trị và Công tác sinh viên, Trung tâm Đảm bảo Chất lƣợng Giáo dục, Phòng Đào tạo cùng các cán bộ, giảng viên, sinh viên trƣờng Đại học Kinh Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà nội đã nhiệt tình cộng tác, cung cấp số liệu, cho ý kiến và tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình khảo nghiệm thực tế. Xin đƣợc gửi lời đến ngƣời thân trong gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập và nghiên cứu trong thời gian qua. Trong quá trình thực hiện đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận đƣợc sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các chuyên gia, các nhà khoa học, các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Tác giả luận văn Trần Kim Anh i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả số liệu nghiên cứu trong luận văn là hoàn toàn trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác. Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã đƣợc cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã đƣợc chỉ rõ nguồn gốc. Tác giả luận văn Trần Kim Anh ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nguyên nghĩa 1 BCH Ban chấp hành 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 CSDL Cơ sở dữ liệu 4 CSV Cựu sinh viên 5 CT&CTSV Chính trị và Công tác sinh viên 6 ĐHKT Đại học Kinh tế 7 ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội 8 GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo 9 MIS Xây dựng hệ thống thông tin quản lý 10 QLGD Quản lý giáo dục 11 TMQ Mô hình quản lý chất lƣợng tổng thể iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... i LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT ...................................................... iii MỤC LỤC ........................................................................................................ iv DANH MỤC CÁC BẢNG.............................................................................. vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ ..................................................... viii MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ CỰU SINH VIÊN TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC .................................. 7 1.1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề ................................................................. 7 1.1.1. Trên thế giới ...................................................................................... 7 1.1.2. Ở trong nước ..................................................................................... 8 1.2. Các khái niệm có liên quan ................................................................... 12 1.2.1. Thông tin ......................................................................................... 12 1.2.2. Hệ thống thông tin .......................................................................... 13 1.2.3. Quản lý ............................................................................................ 15 1.2.4. Quản lý giáo dục ............................................................................. 17 1.2.5. Cựu sinh viên .................................................................................. 18 1.3. Vai trò của cựu sinh viên và sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trƣờng đại học .................................................. 20 1.3.1. Vai trò của cựu sinh viên ................................................................ 20 1.3.2. Hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trường Đại học.......... 24 1.3.3. Sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trường đại học ........................................................................................... 27 1.4. Nội dung quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trƣờng đại học .......................................................................................................... 29 iv 1.4.1. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, sau đây gọi tắt là MIS) trên cơ sở tin học hóa và tiếp cận quản lý chất lượng tổng thể TQM trong trường đại học ....................................... 29 1.4.2. Các nội dung quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trường đại học ........................................................................................... 32 1.5. Các yếu tố tác động đến hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng đại học .......................................................................................................... 35 Kết luận chƣơng 1 ........................................................................................... 37 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ CỰU SINH VIÊN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ................................................................................................... 38 2.1. Khái quát về trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội ......... 38 2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 38 2.1.2. Cơ cấu tổ chức, sứ mệnh, giá trị cốt lõi ......................................... 39 2.1.3. Thành tựu đạt được ......................................................................... 40 2.2. Giới thiệu chung về cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN 43 2.2.1. Đặc điểm về ngành nghề, địa vị xã hội........................................... 43 2.2.2. Số lượng cựu sinh viên và những hoạt động nổi bật của cựu sinh viên44 2.2.3. Vai trò, nhiệm vụ của Hội cựu sinh viên của trường Đại học Kinh tế, ĐHQGHN............................................................................................. 47 2.3. Thực trạng hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội ........................................................................ 51 2.4. Thực trạng quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng ĐH Kinh tế, ĐHQGHN ...................................................................................... 52 2.4.1. Công tác cập nhật thông tin về cựu sinh viên................................. 52 2.4.2. Công tác quản lý cơ sở dữ liệu ....................................................... 54 2.3.3. Công tác tổ chức các hoạt động gắn kết mạng lưới cựu sinh viên. 57 2.5. Đánh giá chung ..................................................................................... 59 2.5.1. Những kết quả đạt được .................................................................. 59 v 2.5.2. Những hạn chế và nguyên nhân...................................................... 60 Kết luận chƣơng 2 ........................................................................................... 63 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ CỰU SINH VIÊN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ........................................ 64 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ..................................................................... 64 3.1. Một số nguyên tắc đề xuất các giải pháp .............................................. 64 3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo tính mục tiêu ................................................. 64 3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống ................................................. 64 3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn ................................................. 65 3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi .................................................... 65 3.2. Giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN................................................................................ 66 3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hóa công tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên ............................................................................................. 66 3.2.2. Giải pháp 2: Tăng cường kết nối với cựu sinh viên ....................... 72 3.2.3. Giải pháp 3: Đảm bảo nguồn tài chính phục vụ quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên ......................................................................... 79 3.2.4. Giải pháp 4: Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân lực làm công tác quản lý hệ thống thông tin. ........................................... 82 3.4. Khảo nghiệm về tính cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp nêu trên .. 85 3.4.1 Mục đích, nội dung, cách thức khảo nghiệm ................................... 85 3.4.2 Kết quả khảo nghiệm ....................................................................... 86 Kết luận chƣơng 3 ........................................................................................... 90 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ................................................................. 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 93 PHỤ LỤC vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Kết quả điều tra công tác lƣu trữ thông tin cựu sinh viên .............. 55 Bảng 2.2: Kết quả khảo sát Công tác quản lý các hoạt động cựu sinh viên ... 58 Bảng 3.1: Kết quả thăm dò ý kiến về tính cấp thiết các giải pháp quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN ........... 86 Bảng 3.2 Kết quả thăm dò ý kiến về tính khả thi của các giải quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN.................... 88 vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ Hình vẽ Hình 1.1: Sơ đồ cấu trúc cơ bản của hệ thống thông tin ................................. 14 Hình 1.2: Mô hình quản lý .............................................................................. 17 Hình 1.3. Mô hình TQM của hệ thống thông tin cựu sinh viên...................... 31 Biểu đồ Biểu đồ 2.1: Vai trò của Cựu sinh viên trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN...... 53 Biểu đồ 2.2: Sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên ....... 54 Biểu đồ 2.3: Nguyên nhân việc quản lý cựu sinh viên gặp khó khăn ............. 56 Biểu đồ 3.1: Kết quả thăm dò ý kiến về tính cấp thiết của các giải pháp quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN .. 87 Biểu đồ 3.2. Kết quả thăm dò ý kiến về tính khả thi của các giải pháp quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN..... 88 viii MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Mạng lƣới cựu sinh viên là một nguồn tài sản vô giá của nhà trƣờng, đồng thời, nó phản ánh thƣơng hiệu và uy tín của một đơn vị giáo dục. Có thể nói sự nổi tiếng của một cơ sở giáo dục đại học luôn đồng hành cùng với các cựu sinh viên thành đạt, họ đã đóng góp quan trọng cho sự phát triển kinh tế và xã hội. Trên thế giới và ở Việt Nam hiện nay, các trƣờng đại học, cao đẳng thƣờng lập ra một hội cựu sinh viên cùng một trƣờng nhằm tập hợp các cựu sinh viên đã ra trƣờng các khóa, hoạt động với mục tiêu, tôn chỉ chung. Đó là một hình thức tồ chức rất phố biến và ngày càng đóng một vai trò vô cùng quan trọng việc quảng bá thƣơng hiệu đào tạo của nhà trƣờng. Hiện nay, ở Việt Nam có 412 trƣờng Đại học, Cao đẳng lớn nhỏ trải khắp các tỉnh, thành phố trên cả nƣớc. Với số lƣợng lớn các trƣờng nhƣ vậy, lƣợng sinh viên tốt nghiệp mỗi khóa hàng năm lên tới hơn 400 ngàn sinh viên. Điều đó tạo nên một lực lƣợng cựu sinh viên đông đảo và đƣợc bổ sung qua các năm, ngày càng có tác động lớn tới các trƣờng đại học và cao đẳng trong cả nƣớc. Trƣờng Đại học Kinh tế trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đƣợc thành lập theo Quyết định số 290/QĐ-TTg ngày 6/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ. Trƣờng đã trải qua nhiều giai đoạn chuyển đổi lịch sử và có khởi nguyên từ Khoa Kinh tế Chính trị thuộc Trƣờng Đại học Tổng hợp Hà Nội từ năm 1974. Trong suốt chặng đƣờng hình thành và phát triển, Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) không ngừng nâng cao chất lƣợng về đào tạo, nghiên cứu khoa học và các dịch vụ khác nhằm hƣớng tới mục tiêu trở thành một trƣờng đại học định hƣớng nghiên cứu, đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao trong các lĩnh vực kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh. Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN đã đƣợc xã hội biết đến nhƣ là một trƣờng đại học trẻ, năng động, có tầm nhìn và quyết tâm phát triển theo 1 hƣớng chất lƣợng và đẳng cấp quốc tế. Vị thế và uy tín của Nhà trƣờng đang dần đƣợc củng cố và nâng cao. Hàng năm, nhà trƣờng đã đào tạo đƣợc hàng trăm ngàn Cử nhân, Thạc sĩ và Tiến sĩ, đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nhiều ngƣời trong số đó đã trở thành các nhà lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà nƣớc, các nhà khoa học đầu ngành, lãnh đạo các trƣờng đại học và viện nghiên cứu, lãnh đạo và nắm giữ những vị trí chủ chốt trong các tập đoàn, tổng công ty, doanh nghiệp Nhà nƣớc và tƣ nhân. Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN vẫn luôn tự hào bởi chính sự thành công của các thế hệ sinh viên đã làm nên uy tín cho nhà trƣờng. Nhận thức đƣợc vị trí, vai trò của cựu sinh viên đối với sự lớn mạnh, phát triển của nhà trƣờng, Ban Giám hiệu nhà trƣờng đã quyết định thành lập Hội cựu sinh viên trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm tăng cƣờng mối liên kết giữa nhà trƣờng và cựu sinh viên các khóa sau khi tốt nghiệp vào năm 2009. Từ đó cho đến nay, Hội cựu sinh viên đã thu hút sự tham gia của hàng nghìn cựu sinh viên ĐH Kinh tế - ĐHQGHN qua các thế hệ, đồng thời, trở thành một bộ phận không thể thiếu của nhà trƣờng, phát huy vai trò là một tổ chức xã hội nhằm tạo môi trƣờng hợp tác, liên kết, hỗ trợ lẫn nhau, phát triển kinh tế, mang lại lợi ích thiết thực cho mỗi cá nhân, cho cộng đồng, cho xã hội và đất nƣớc. Tuy nhiên, vấn đề quản lý hệ thống thông tin của các cựu sinh viên chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, mới chỉ dừng lại ở mức độ thu thập thông tin sơ lƣợc về các thành viên, chƣa quan tâm tới vấn đề gắn kết thành viên, các hoạt động cũng chƣa đƣợc triển khai thƣờng xuyên, liên tục, khả năng kết nối giữa mạng lƣới các cựu sinh viên các khóa sau nhiều năm ra trƣờng vẫn còn hạn chế, có những vấn đề khó khăn về nguồn lực tài chính và con ngƣời để duy trì hoạt động,… Do đó, việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin mạng lƣới cựu sinh viên, học viên cần thiết phải đƣợc chú trọng và đẩy mạnh trong thời gian tới 2 nhằm tăng khả năng tìm kiếm, tƣơng tác, kết nối giữa cựu sinh viên các khóa và nhà trƣờng, góp phần phát huy tối đa vai trò của các thế hệ cựu sinh viên sau khi ra trƣờng trong việc quảng bá hình ảnh, thƣơng hiệu của nhà trƣờng cũng nhƣ ngày càng nâng cao chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng. Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn quản lý, tác giả chọn đề tài “Quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội ” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của nhà trƣờng trong thời gian tới. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội, luận văn lý giải và đề xuất một số biện pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên, qua đó có những đề xuất, kiến nghị có tính khả thi đối với Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội trong công tác quản lý thông tin cựu sinh viên của trƣờng trong thời gian tới. 3. Khách thể, đối tƣợng nghiên cứu 3.1 Khách thể nghiên cứu Hệ thống thông tin về cựu sinh viên trong trƣờng đại học. 3.2 Đối tượng nghiên cứu Hoạt động quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên trong trƣờng đại học. - Phân tích, đánh giá về thực trạng cựu sinh viên và quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN. 3 - Đề xuất giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng ĐH Kinh tế, ĐHQGHN. 5. Câu hỏi nghiên cứu - Hệ thống thông tin về cựu sinh viên là gì? - Thực trạng quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN? - Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN trong thời gian tới? 6. Giả thuyết nghiên cứu Hệ thống thông tin về cựu sinh viên trong trƣờng đại học phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó một trong những yếu tố quan trọng đó là công tác quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên. Trong những năm gần đây, việc quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên đã đƣợc các trƣờng Đại học quan tâm hơn, tuy nhiên, hệ thống thông tin này chƣa đƣợc quản lý một cách hiệu quả do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do đó, cần có sự chung tay của Ban giám hiệu, cán bộ, giáo viên, sinh viên và cựu sinh viên của trƣờng để hệ thống thông tin về cựu sinh viên đƣợc hoàn thiện đầy đủ, góp phần không nhỏ vào việc xây dựng và phát triển thƣơng hiệu của nhà trƣờng. 7. Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: luận văn nghiên cứu hoạt động quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Đại học Kinh tế, Đại học QGHN +Phạm vi thời gian:luận văn nghiên cứu hoạt động quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Đại học Kinh tế, Đại học QGHN giai đoạn 2011 – 2015. 8. Phƣơng pháp nghiên cứu 8.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận - Nghiên cứu các văn bản của trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội liên quan đến vấn đề về quản lý sinh viên, quản lý thông tin về cựu sinh viên, các hoạt động phong trào của nhà trƣờng,…. 4 - Nghiên cứu giáo trình, đề tài khoa học, sách, báo, các tài liệu có liên quan đến cựu sinh viên, vấn đề quản lý hệ thống thông tin. 8.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phƣơng pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Thông qua các phiếu trƣng cầu ý kiến, tìm hiểu nhận thức, nguyện vọng của cán bộ, giáo viên và sinh viên để thu thập thông tin về thực trạng quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN. Đồng thời tiến hành phỏng vấn sâu đối với cán bộ quản lý, giáo viên thuộc Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội về vấn đề quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên. - Phƣơng pháp chuyên gia: Lấy ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực CNTT để có giải pháp quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên trong trƣờng Đại học. 8.3. Những phương pháp hỗ trợ khác Sử dụng phƣơng pháp thống kê toán học để xử lý số liệu khảo sát thu thập đƣợc. 9. Đóng góp mới của đề tài - Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận về vấn đề quản lý hệ thống thông tin giáo dục và quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên. - Về mặt thực tiễn: Làm rõ những ƣu, nhƣợc điểm của thực trạng quản lý hệ thống thông tin của trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội giai đoạn 2011 – 2015. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên của trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội. 10. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại các trƣờng đại học 5 Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN Chƣơng 3: Giải pháp quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại Trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHQGHN 6 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ CỰU SINH VIÊN TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC 1.1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề 1.1.1. Trên thế giới Hiện nay, ngoài tài nguyên thiên nhiên, vốn, con ngƣời,… thông tin trở thành nguồn tài nguyên, nguồn lực quý giá trong quá trình phát triển, quản lý kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Hoạt động quản lý hệ thống thông tin trở thành chìa khoá giúp các cá nhân, tổ chức quản lý, vận hành có hiệu quả hơn. Trên thế giới, những nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý trƣớc đây thƣờng tập trung vào xây dựng lí thuyết hoặc phƣơng pháp. Hiện nay các nhà quản lý, các nhà hoạch định chính sách, chiến lƣợc quan tâm nhiều đến các yếu tố kỹ thuật, kỹ năng và văn hoá trong một tổ chức. Các vấn đề về hệ thống thông tin quản lý đƣợc nghiên cứu qua các giai đoạn phát triển, cụ thể: vào những năm đầu của thập niên 70, ngƣời ta quan tâm nghiên cứu về xây dựng hệ thống quản lý. Giữa những năm 70, hệ thống trợ giúp việc ra quyết định, việc triển khai thực hiện và những thay đổi về cơ cấu tổ chức quản lý. Đầu những năm 80, lại là các công cụ nâng cao năng suất, cơ sở dữ liệu quản lý, những ảnh hƣởng của công nghệ tới cơ cấu tổ chức, tin học văn phòng. Trong hai thập kỷ trở lại đây, các công trình nghiên cứu đã bớt dần những nghiên cứu chuyên sâu về kỹ thuật mà tập trung nhiều vào hoạt động thông tin và hiệu quả của các hoạt động này trong tổ chức. Các nhà nghiên cứu coi đây là một hƣớng công nghệ mới chuyển từ phòng thí nghiệm sang các tổ chức thực tiễn. Có thể kế đến các công trình nghiên cứu tiêu biểu nhƣ: Năm 1984 tổ chức UNESCO khu vực Châu Á – Thái Bình Dƣơng (UNESCO/ PROAP) đã đƣa ra một chƣơng trình hành động với tên gọi “Tăng cường lập kế hoạch và quản lý giáo dục dựa trên cơ sở thông tin”, thông qua đó phát triển hệ thống thông tin quản lý giáo dục khu vực. Năm 7 2002 tổ chức trên xuất bản cuốn tài liệu “Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (Education Management Information System - EMIS)”, là một tài liệu có giá trị định hƣớng cho các nghiên cứu, xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả. Các biện pháp đƣợc khuyến nghị tập trung vào việc chuẩn hoá các cơ sở dữ liệu cho công tác quản lý giáo dục theo hƣớng xây dựng một hệ thống chỉ số giáo dục phù hợp với thực tiễn, áp dụng công nghệ thông tin vào những nơi có đủ điều kiện và tăng cƣờng sự hợp tác trong chia sẻ thông tin giữa các tổ chức giáo dục. 1.1.2. Ở trong nước Vấn đề quản lý hệ thống thông tin cũng đã đƣợc nhiều nhà nghiên cứu quan tâm ở Việt Nam. Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu của Bộ Giáo dục và Đào tạo nhƣ “Cải tiến công tác thông tin quản lý giáo dục” (Nguyễn Hữu Dân - 1990), “Một số giải pháp về thông tin quản lý giáo dục (EMIS) đối với trường trung học Việt Nam đầu thế kỷ XXI theo hướng tích hợp và phương pháp dạy học chủ động” (Đặng Quốc Bảo - 1997), “Một số giải pháp hoàn thiện thông tin quản lý giáo dục và đào tạo Việt Nam” (Vƣơng Thanh Hƣơng, Viện nghiên cứu Phát triển Giáo dục - 2003)… Những công trình này tập trung nghiên cứu về lý thuyết quản lý giáo dục và thông tin quản lý giáo dục; thực trạng quản lý thông tin giáo dục ở Việt Nam hiện nay từ đó đƣa ra các giải pháp quản lý thông tin giáo dục và đào tạo. Ngoài ra, có các nghiên cứu về quản lý hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp hay tổ chức nhƣ “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thông tin thư viện”; “Phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự”; “Hệ thống thông tin quản lý mô hình quản lý lương trong doanh nghiệp”; “Quản trị hệ thống thông tin trong doanh nghiệp”; “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện trường Đại học Đà Nẵng”; “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần xây lắp máy và xây dựng điện”; “Hệ thống quản lý thông tin nội bộ của trung tâm xúc tiến thương mại và đầu tư tỉnh Bình Thuận”; “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý lữ hành”;… Các nghiên cứu 8 này tập trung chủ yếu vào việc đánh giá hiện trạng về quản lý hệ thống thông tin nội bộ trong các doanh nghiệp nhƣ hệ thống thông tin thƣ viện, hệ thống thông tin về nhân sự; hệ thống thông tin về quản lý lƣơng, hệ thống thông tin quản lý khách hàng,…Từ đó các tác giả đề xuất giải pháp quản lý hệ thống thông tin bằng các giải pháp công nghệ và giải pháp vận hành. Có thể thấy, vấn đề quản lý hệ thống thông tin đƣợc các doanh nghiệp, tổ chức hết sức quan tâm và đầu tƣ. Các đề tài nghiên cứu này đƣa ra cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin và quản lý hệ thống thông tin, đồng thời, đƣa ra một số mô hình quản lý hệ thống thông tin hiện có nhƣ EMIS, MIS,…Đánh giá thực trạng quản lý thông tin tại tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó tìm ra những kết quả đạt đƣợc, hạn chế và nguyên nhân. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống thông tin. Tuy nhiên, vấn đề quản lý hệ thống thông tin đối với cựu sinh viên tại các trƣờng đại học còn khá mới mẻ, chƣa đƣợc quan tâm nghiên cứu cụ thể. Mới chỉ dừng lại nghiên cứu ở một vài khía cạnh nhƣ: Đề án “Nghiên cứu vai trò hội cựu sinh viên trong các trường đại học và đề xuất mô hình cụ thể của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân”. Đề án của Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện với những nội dung nhƣ: Đánh giá mức độ phổ biến của hội cựu sinh viên trên thế giới (lấy số liệu thống kê cho khu vực Âu - Mỹ và khu vực châu Á - Thái Bình Dƣơng) và tại Việt Nam; Phân tích khái niệm, quan điểm, vai trò của cựu sinh viên, hội cựu sinh viên; Đánh giá sự cần thiết của việc thành lập hội cựu sinh viên truờng đại học Kinh tế Quốc dân. Tiềm năng của cựu sinh viên đối với trƣờng đại học Kinh tế Quốc dân. Những khó khăn trong việc thành lập hội cựu sinh viên tại trƣờng đại học Kinh tế Quốc dân. Trình bày phƣơng hƣớng giải quyết những khó khăn trong việc thành lập hội cựu sinh viên trƣờng đại học Kinh tế Quốc dân. Đề xuất khung hoạt động chính cho hội. Tại Khoa Luật - ĐHQGHN cũng có xây dựng một đề án tƣơng tự với Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân. Trong đề án này tập trung nghiên cứu về 9 việc tập hợp các thế hệ cựu sinh viên đã học tập và trƣởng thành tại Khoa từ những ngày đầu mới thành lập. Góp phần phát huy truyền thống tốt đẹp và tự hào là sinh viên Khoa. Tạo sự đoàn kết, gắn bó, tƣơng trợ lẫn nhau và làm cầu nối giữa các thế hệ sinh viên. Làm cầu nối cho sinh viên sau khi tốt nghiệp đóng góp vào việc xây dựng và phát triển nhà trƣờng. Tổ chức và tham gia các hoạt động hỗ trợ sinh viên đang theo học tại trƣờng. - Đề tài “Biện pháp quản lý công tác sinh viên tại trường Đại học Kiến trúc Đà Nẵng, Trƣờng Đại học Kiến trúc Đà Nẵng. Mặc dù, là công tác quản lý sinh viên đang còn ngồi trên ghế nhà trƣờng nhƣng có những nét tƣơng đồng trong công tác quản lý nói chung. Đặc biệt là vấn đề nhận thức của đội ngũ cán bộ giảng viên trong công tác quản lý sinh viên và cựu sinh viên; Khó khăn trong cơ sở vật chất, tài chính phục vụ cho công tác quản lý hệ thống thông tin,…Đề tài tập trung vào đánh giá thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Trƣờng Đại học Kiến trúc Đà Nẵng từ đó đƣa ra đƣợc những giải pháp để khắc phục những hạn chế đồng thời phát huy tối đa công tác quản lý này tại đơn vị. Các giải pháp đƣợc tác giả đƣa ra, bao gồm: Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý sinh viên cho cán bộ giảng viên; Nâng cao năng lực đội ngũ trực tiếp tham gia công tác quản lý; Tăng cƣờng công tác giáo dục chính trị, tƣ tƣởng; Hoàn thiện bộ máy tổ chức và hệ thống văn bản pháp quy phục vụ cho công tác quản lý; Tăng cƣờng phối hợp giữa cá phòng ban có liên quan đến công tác quản lý sinh viên. Đề tài tập trung vào đánh giá thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Trƣờng Đại học Kiến trúc Đà Nẵng từ đó đƣa ra đƣợc những giải pháp để khắc phục những hạn chế đồng thời phát huy tối đa công tác quản lý này tại đơn vị. Các giải pháp đƣợc tác giả đƣa ra, bao gồm: Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý sinh viên cho cán bộ giảng viên; Nâng cao năng lực đội ngũ trực tiếp tham gia công tác quản lý; Tăng cƣờng công tác giáo dục chính trị, tƣ tƣởng; Hoàn thiện bộ máy tổ chức và hệ thống văn 10 bản pháp quy phục vụ cho công tác quản lý; Tăng cƣờng phối hợp giữa cá phòng ban có liên quan đến công tác quản lý sinh viên. Đề tài: “Quản lý sinh viên ở Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội phù hợp với yêu cầu đào tạo theo tín chỉ”, đề tài nghiên cứu lý luận về quản lý sinh viên ở Trƣờng Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội phù hợp với phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ ; Nghiên cứu thực trạng quản lý sinh viên ở Trƣờng Đại học Ngoại ngữ, ĐHQGHN hiện nay khi thực hiện phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ ; Đề xuất một số biện pháp quản lý sinh viên ở Trƣờng Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội trong phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ. Đề tài “Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý giáo dục đối với các trường trung học phổ thông tỉnh Vĩnh Phúc”, đề tài hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về xây dựng và phát triển hệ thống TT QLGD trung học phổ thông. Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý hệ thống TT QLGD trung học phổ thông hiện nay của sở GD&ĐT tỉnh Vĩnh Phúc. Đề xuất những biện pháp phù hợp xây dựng và phát triển hệ thống TT QLGD đối với các trƣờng THPT của tỉnh Vĩnh Phúc. Có thể nói, các đề tài nghiên cứu trƣớc đây mà tác giả đƣợc tiếp cận mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn và quản lý giáo dục nói chung và quản lý sinh viên nói riêng. Việc nghiên cứu vấn đề quản lý hệ thống thông tin cựu sinh viên sau khi ra trƣờng vẫn còn hạn chế, chƣa phù hợp với thực tiễn, chƣa tiếp cận với mô hình của các nƣớc trên thế giới trong việc thiết lập các kênh thông tin, quản lý dữ liệu, quản lý các hoạt động của cựu sinh viên,... Vấn đề quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên chƣa đƣợc hệ thống hóa cả về lý luận và thực tiễn. Đặc biệt, vấn đề quản lý hệ thống thông tin về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội chƣa đƣợc nghiên cứu. Trên cơ sở đó, việc nghiên cứu đề tài “Quản lý hệ thống thông tin 11 về cựu sinh viên tại trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội” là mới mẻ và có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc. 1.2. Các khái niệm có liên quan 1.2.1. Thông tin Hiện nay, quan niệm về thông tin tƣơng đối đồng nhất giữa các nhà khoa học, họ cho rằng: Thông tin (Information) là sự phản ánh các dấu hiệu, thuộc tính, đặc điểm…của sự vật, hiện tượng và quá trình trong thế giới hiện thực. Thông tin tạo nên sự hiểu biết và đƣợc tiếp nhân lực trực tiếp hoặc gián tiếp, thông qua các giác quan của con ngƣời với việc quan sát các hiện tƣợng, hình thành các biểu tƣợng, hình ảnh, tiếp nhận âm thanh qua thính giác, các dấu hiệu của sự vật và hiện tƣợng thông qua cảm giác. Các thông tin đƣợc thể hiện trên chính bản thân các sự vật, hiện tƣợng và các vật mang tin (sách báo, tài liệu, băng hình, máy phát…) đƣợc truyền tải thông qua hệ thống truyền tin với các ký hiệu nhƣ hệ thống chữ viết, con số, ký tự âm nhạc, tín hiệu số hoá. Thông tin đƣợc biểu hiện qua các mặt sau đây: i) Dung lượng thông tin: Phản ánh lƣợng thông tin (đơn vị thông tin) đƣợc lƣu giữ trong một vật mang tin hoặc truyền tải, thu nhận trong một đơn vị thời gian nhất định. Trong kỹ thuật số, dung lƣợng thông đo bằng đơn vị thông tin Bít. Dung lƣợng thông tin tin đƣợc càng lớn thì các đặc điểm, tính chất của các sự vật, hiện tƣợng, càng đƣợc thể hiện rõ và đầy đủ.ii) Cơ cấu thông tin: Các dấu hiệu, thuộc tính của sự vật và hiện tƣợng thƣờng đƣợc phản ánh ở nhiều góc độ, mức độ khác nhau và theo nhiều loại hình thông tin khác nhau. Sự hiểu biết, nhận thức về các sự vật, sự kiện, hiện tƣợng càng tốt và đầy đủ hơn nếu thông tin về chúng đa dạng, nhiều loại hình đa kênh (mô tả, âm thanh, hình ảnh…). Cấu trúc thông tin phản ánh sự sắp xếp các loại hình thông tin, các mức độ thông tin về một sự vật, hiện tƣợng, quá trình mà chúng ta cần nghiên cứu.iii) Chất lượng thông tin: Thông tin là sự phản ảnh hiện thực, phản ảnh các dấu hiệu, thuộc tính, bản chất của các sự vật, hiện tƣợng, quá trình. Để có nhận thức, hiểu biết đúng và chính xác về chúng, các thông tin cần bảo đảm tính khách quan, 12