Tài liệu Quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần icsn việt nam

i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp: “Quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần ICSN Việt Nam”, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, em đã nhận được nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ thầy cô, bạn bè. Vì vậy em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại nói chung, các thầy cô trong khoa Tài Chính Ngân Hàng nói riêng đã truyền dạy cho em những kiến thức bổ ích và quý giá trong suốt quá trình học tập. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Nguyễn Việt Bình- thầy giáo hướng dẫn trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện bài khóa luận, đã dốc hết tâm huyết, tận tình hướng dẫn chỉ bảo em thực hiện và hoàn thành bài khóa luận này. Nếu không có sự giúp đỡ của thầy thì bài khóa luận khó có thể được hoàn thiện như hôm nay. Một lần nữa em xin cảm ơn thầy. Em cũng xin phép được gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ quản lý, nhân viên của công ty Cổ phần ICSN Việt Nam, những người đã giúp em có điều kiện trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, đầy thử thách từ đó có được những kinh nghiệm thực tế quý báu và những số liệu quan trọng phục vụ cho quá trình thực hiện khóa luận. Sau cùng, em xin kính chúc các quý Thầy cô trong trường Đại học Thương Mại và thầy Nguyễn Việt Bình thật nhiều sức khỏe, niềm tin và nhiệt huyết để tiếp tục thực hiện sứ mạng cao đẹp của mình truyền dạy nối tiếp kiến thức cho thế hệ mai sau. Chúc các cán bộ công nhân viên trong công ty sức khỏe dồi dào, công tác tốt và tiếp tục thực hiện và đạt được ước mơ của mình. Trân trọng! Hà Nội,ngày 4 tháng 12 năm 2018 Sinh viên Đỗ Thị Hồng Hoa ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................i DANH MỤC BẢNG BIỂU....................................................................................iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ............................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................vi LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1 1. Lí do chọn đề tài....................................................................................................1 2. Mục đích nghiên cứu.............................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................2 5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp...........................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP................................................................................4 1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp........................................................................................................................ 4 1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho...................................................................................4 1.1.2. Khái niệm quản trị hàng tồn kho.....................................................................7 1.2. Nội dung lý thuyết liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp....9 1.2.1. Sự cần thiết của hoạt động quản trị hàng tồn kho.......................................9 1.2.2. Các hệ thống quản trị hàng tồn kho.............................................................9 1.2.3. Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng quản trị hàng tồn kho................................10 1.2.4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho...............................................................11 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho.............................................15 1.3.1. Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp..........................................15 1.3.2. Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp..........................................18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ICSN VIỆT NAM...............................................................................20 2.1.Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần ICSN Việt Nam..................................20 2.1.1. Khái quát về công ty cổ phần ICSN Việt Nam...............................................20 2.1.2.Qúa trình hình thành và phát triển.................................................................20 iii 2.1.3.Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ..........................................................21 2.1.4.Tổng quát hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần ICSN Việt Nam giai đoạn 2015-2017.......................................................................................................24 2.2.Các phương pháp nghiên cứu............................................................................26 2.2.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.............................................................26 2.2.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp...........................................................27 2.2.3. Các phương pháp được sử dụng trong phân tích dữ liệu...............................27 2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty cổ phần ICSN Việt Nam.......................................................................................................28 2.3.1. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho dựa trên cơ sở dữ liệu sơ cấp.................................................................................................28 2.3.2.Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho dựa trên cơ sở dữ liệu thứ cấp....................................................................................................31 2.4. Kết luận về các phát hiện qua nghiên cứu.........................................................35 2.4.1.Các kết quả đạt được......................................................................................35 2.4.2.Những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế..................................................36 CHƯƠNG 3. CÁC PHÁT HIỆN NGHIÊN CỨU VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT ĐẾN HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ICSN VIỆT NAM..................................................................................................39 3.1.Định hướng phát triển của đơn vị thực tập liên quan đến vấn đề nghiên cứu.. . .39 3.1.1.Định hướng phát triển của đơn vị liên quan đến vấn đề nghiên cứu..............39 3.1.2.Dự báo triển vọng của đơn vị liên quan đến vấn đề nghiên cứu.....................42 3.2.Các giải pháp/ đề xuất nhằm giải quyết các vấn đề đã phát hiện qua nghiên cứu. ................................................................................................................................. 42 3.2.1.Đề xuất những giải pháp đối với đơn vị thực tập về vấn đề nghiên cứu.........42 3.2.2.Các kiến nghị về vấn đề nghiên cứu...............................................................47 KẾT LUẬN............................................................................................................50 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh rút gọn của công ty Cổ Phần ICSN Việt Nam giai đoạn 2015– 2017......................................................................................24 Bảng 2.2: Tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại công ty cổ phần ICSN Việt Nam giai đoạn 2015-2017.......................................................................................................31 Bảng 2.3 : Các chỉ số tài chính cơ bản của công ty cổ phần ICSN Việt Nam giai đoạn 2015-2017.......................................................................................................33 v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình vẽ 1.1: Mô hình EOQ.....................................................................................13 Hình vẽ 1.2: Mô hình POQ......................................................................................14 Sơ đồ 1.1: Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp....................................15 Sơ đồ 1.2: Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp...................................18 Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức Công ty cổ phần ICSN Việt Nam.................................21 vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Từ viết tắt HTK TSCĐ TSLĐ STT VNĐ CTCP LNST DN LN CTCP Nghĩa của từ Hàng tồn kho Tài sản cố định Tài sản lưu động Số thứ tự Việt nam đồng Công ty cổ phần Lợi nhuận sau thuế Doanh nghiệp Lợi nhuận Công ty cổ phần 1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài. Trong nền kinh tế thị trường, nhất là trong xu thế hiện nay khi Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), để có thể tồn tại và phát triển thì mỗi doanh nghiệp phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và phải có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội đồng thời nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại… thì công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt. Công tác quản trị hàng tồn kho được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều đối với hàng tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để cất trữ nguyên vật liệu… Đồng thời đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường. Quản trị hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, số lượng khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần luôn quan tâm đến hoạt động quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Công tác quản trị hàng tồn kho tuy rất quan trọng có tác động mạnh mẽ tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhưng chưa thực sự được quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệp về công nghệ,trang thiết bị,máy móc tại Việt Nam nói riêng. Do đó việc quản trị hàng tồn kho làm thế nào cho hợp lý, để đáp ứng được nhu cầu thị trường đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro khi dự trữ tồn kho đồng thời tối thiếu hóa được các chi phí liên quan đến hàng tồn kho là một vấn đề không hề dễ dàng. 2 Chính vì vậy, em chọn đề tài “Quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam” để viết khóa luận. Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro tồn kho và tối thiểu chi phí liên quan tới quản trị hàng tồn kho. Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của khóa luận có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. Đồng thời đây cũng là tài liệu góp phần nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho của các công ty. 2. Mục đích nghiên cứu. - Tổng hợp khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. - Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. - Đưa ra các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu: Quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài thực hiện thu thập các số liệu nghiên cứu có liên quan tới quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam giai đoạn 2015- 2017. 4. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: được sử dụng các tài liệu liên quan đến đề tài trong các giáo trình, thông tư, tạp chí… ở trên thư viện, các báo cáo tài chính của công ty, trang web nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận của công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Các phương pháp xử lý thông tin: sử dụng các chỉ tiêu, chỉ số, phân tích thống kê, tổng hợp, so sánh nhằm phân tích tình hình tồn kho của công ty. 3 Các phương pháp được sử dụng trong quá trình hoàn thành khóa luận: phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. 5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, khóa luận được kết cấu thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. Chương 3: Các phát hiện nghiên cứu và hướng giải quyết đến hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần ICSN Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP. 1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho. 1.1.1.1. Định nghĩa hàng tồn kho. “Hàng tồn kho [1] là các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào hay sản xuất ra để chờ tiếp tục xuất dùng vào sản xuất hoặc chờ để bán.” (Theo Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 168) “Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ.” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 77) “Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội) 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ 5 chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng khá lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý… 1.1.1.3. Vai trò của hàng tồn kho - Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch. 6 - Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. - Đảm bảo có đủ hàng hóa, thành phẩm để cung ứng ra thị trường… 1.1.1.4. Các hàng tồn kho. Thông thường, HTK ở mỗi doanh nghiệp được phân ra làm 4 loại, đó là: - Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu tồn kho là những loại nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu lớn có lợi khi được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cũng cấp, chi phí ổn định và quá trình sản xuất linh hoạt khi giá cả nguyên vật liệu tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm. Tồn kho nguyên vật liệu ban đầu rất quan trọng đối với sản xuất sau này. Việc tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả sẽ dẫn đến sản xuất sau này cũng sẽ hiệu quả. Ngoài việc tồn kho, ta còn phải chú ý đến chất lượng, nếu sản phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ tốn công kiểm tra chất lượng khi tiến hành sản xuất. - Sản phẩm dở dang: Là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong nhưng chưa bao bì, đóng gói thì vẫn bị coi là sản phẩm dở dang, chưa xuất xưởng được. Khối lượng sản phẩm dở dang ở mỗi doanh nghiệp kinh doanh khác nhau, cùng với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang chiếm phần lớn giá trị tồn kho trong mỗi doanh nghiệp. 7 - Thành phẩm: Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Sản xuất bây giờ chỉ chờ người tiêu thụ đến lấy hoặc doanh nghiệp giao cho người tiêu dùng theo đơn đặt hàng có sẵn trước đó. Thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doang nghiệp. - Các sản phẩm khác: Tất cả các loại mặt hàng doanh nghiệp mua về mà không phải là thành phẩm của sản xuất nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất. Ví dụ các sản phẩm văn phòng phẩm, dầu máy bôi trơn, công suất của máy phát điện dự phòng khi doanh nghiệp bị mất điện…. 1.1.1.5. Chức năng của hàng tồn kho. Việc tồn kho có một số chức năng nhằm tăng thêm tính linh hoạt cho các hoạt động của Công ty. Sau đây là 4 chức năng của tồn kho: (1) “Tách riêng” các phần khác nhau trong quá trình sản xuất. Chẳng hạn nếu nguồn cung cấp của các nhà cung cấp cho công ty biến động, có lẽ cần dự trữ tồn kho bổ sung để tách biệt hoạt động sản xuất với các nhà cung cấp. (2) Tách Công ty ra khỏi các biến động về lượng cầu, và cung cấp hàng hóa dự trữ cho sự lựa chọn của khách hàng. Tồn kho như vậy thường phổ biến ở các cửa hàng bán lẻ. (3) Tận dụng được lợi thế chiết khấu số lượng nhiều, bởi vì mua với số lượng nhiều có thể giảm giá vốn hàng bán hoặc chi phí phân phối. (4) Phòng ngừa rủi ro đối với lạm phát và giá cả tăng. 1.1.2. Khái niệm quản trị hàng tồn kho. 1.1.2.1. Định nghĩa quản trị hàng tồn kho. “Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.” 8 (Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội) “Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối.” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội) 1.1.2.2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những vai trò quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như: + Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. + Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. + Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất. 1.1.2.3. Chức năng của quản trị hàng tồn kho + Đáp ứng đầy đủ, chính xác các yêu cầu sản xuất về nguyên vật liệu. + Bảo đảm nguồn tồn kho để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả thông qua việc tạo nguồn tồn kho tối ưu. + Ngăn ngừa khả năng cạn kiệt nguồn lực sản xuất vì các lý do bất khả kháng. + Ngăn ngừa những biến động bất thường lên giá thành sản phẩm (tích trữ đề phòng trượt giá). + Giảm tối đa chi phí sản xuất thông qua việc tối ưu hóa chi phí tồn kho. 9 1.2. Nội dung lý thuyết liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.2.1. Sự cần thiết của hoạt động quản trị hàng tồn kho. Tầm quan trọng của quản trị tồn kho, nhu cầu về sự phối hợp của các quyết định tồn kho và các chính sách vận tải là hiển nhiên. Tất nhiên, quản trị tồn kho trong chuỗi cung ứng phức hợp là rất khó khăn và có những tác động đáng kể đến mức độ dịch vụ khách hàng và chi phí chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn hệ thống. Một chuỗi cung ứng điển hình gồm có nhà cung ứng và nhà sản xuất, những người có nhiệm vụ dịch chuyển nguyên vật liệu vào thành phẩm, và các trung tâm phân phối và nhà kho mà qua đó sản phẩm hoàn thành sẽ được phân phối đến cho khách hàng. Điều này ngụ ý rằng tồn kho xuất hiện trong chuỗi cung ứng dưới một vài hình thức: Tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho trong sản xuất (WIP). Tồn kho thành phẩm. Mỗi một loại tồn kho này cần cơ chế quản lý tồn kho riêng. Đáng tiếc rằng việc xác định cơ chế này thực sự khó khăn bởi vì các chiến lược sản xuất, phân phối hiệu quả và kiểm soát tồn kho để giảm thiểu chi phí toàn hệ thống và gia tăng mức độ phục vụ phải xem xét đến sự tương tác giữa các cấp độ khác nhau trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, lợi ích của việc xác định các cơ chế kiểm soát tồn kho này có thể là rất lớn. Chính vì vậy việc quản trị hàng tồn kho là hết sức quan trọng đối với một doanh nghiệp. 1.2.2. Các hệ thống quản trị hàng tồn kho. Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung, mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả. Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào: 10 Phương pháp kiểm soát tồn kho. Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng. Số lượng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt hàng. Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho. Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để công ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất. Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có thể điều chỉnh khả năng sản xuất của minh rất, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với các nhà cung cấp để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mô nhỏ. Các nhà sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao. Mặc dù, cùng mục tiêu giảm thấp các phi tổn liên quan đến tồn kho song cách nhìn nhận vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện. Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi. Do đó khi tồn kho càng cao càng gây ra lãng phí. 1.2.3. Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng quản trị hàng tồn kho. 1.2.3.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tỷ lệ các đơn hàng khả thi = 100%  Số đơn hàng không hoàn thành × 100% Tổng số các đơn hàng Tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng càng tốt, lượng hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng khi cần thiết, 11 không để tình trạng thiếu hàng làm trở ngại cho hoạt động cung ứng, hạn chế khả năng kinh doanh và đánh mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, giảm uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường. 1.2.3.2. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho. Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho = Giá trị hàng tồn kho × 100% Tổng giá trị tài sản Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định tỉ trọng của giá trị hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó biết được mức độ doanh nghiệp đầu tư vào hàng tồn kho. Doanh nghiệp cũng cần so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ kinh doanh để theo dõi, đánh giá sự biến động của mức độ đầu tư vào hàng tồn kho. Từ chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho (hàng lưu trong kho, hàng gửi đi bán, hàng hóa đã mua nhưng chưa về nhập kho) giữa các kỳ để tìm hiểu sự biến động của từng khoản mục chi tiết này sau khi đã loại trừ ảnh hưởng từ giá cả. 1.2.3.3. Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho. Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho = 100  Số báo cáo không chính xác × 100% Tổng số các báo cáo trong năm Chỉ tiêu này được sử dụng trong các doanh nghiệp có lập báo cáo liên quan đến tồn kho nhằm đánh giá khả năng của người chịu trách nhiệm lập, đồng thời đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để lập cáo cáo. Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ hoặc độ chính xác thấp, chất lượng các báo cáo được lập ra sẽ kèm. Hệ quả là nhà quản trị khó có thể đưa ra quyết định phù hợp nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. 1.2.4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho. 1.2.4.1 Mô hình lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ). Là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Mô hình EOQ được áp dụng dựa trên các giả thiết: - Nhu cầu cả năm phải biết trước và không đổi. 12 - Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi. - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện trong một thời điểm đã định. - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng. - Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến chi phí khác). Với giả thiết trên, để xác định EOQ chúng ta phải tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản. Tổng chi phí tồn kho Tổng chi phí = + Tổng chi phí đặt hàng bảo quản = (D/EOQ)*P + (EOQ/2)*C Như vậy theo lí thuyết về mô hình số lượng hàng đặt có hiệu quả thì: EOQ = √ Trong đó: EOQ: Số lượng hàng đặt có hiệu quả. D: Tổng nhu cầu số lượng 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời gian nhất định P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng. C:Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho. 13 Hình vẽ 1.1: Mô hình EOQ (Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội) Mô hình này còn có những đại lượng sau: - Số đơn hàng trong năm (ĐH): Là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*) - Chu kỳ đặt hàng (T): Là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chi cho số đơn hàng (ĐH). - Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): Là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với số ngày làm việc bình quân trong năm (N). 1.2.4.2 Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model). Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một kỳ sau khi đơn hàng được ký kết, khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng. Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất. Trong mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau: - Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi. - Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi. - Lượng hàng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng ở những thời điểm đã định trước. - Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. 14 - Không tiến hàng khấu trừ theo sản lượng. - Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ. Theo mô hình POQ ta có công thức sau: Trong đó: Q*: sản lượng tối ưu của đơn hàng H: chi phí tồn trữ cho một đơn vị tồn kho mỗi năm P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày) D: nhu cầu sử dụng hàng ngày S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng t: độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng Ý nghĩa: công thức này giúp xác định mức sản lượng đặt tối ưu cho mỗi đơn hàng. Hình vẽ 1.2: Mô hình POQ (Nguồn:Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội) Theo đồ thị này, để xác định được mức Q* thì chúng ta giả định rằng đã biết trước chu kì đặt hàng T. 1.2.4.3. Hệ thống hàng tồn kho phân loại ABC. Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto. Kỹ  thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3