Tài liệu Quản lý công tác lưu trữ ở các cục thuộc bộ văn hóa, thể thao và du lịch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ HOÀI QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ HOÀI QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hoá)” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn tôi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong tài liệu nhƣng đã đƣợc chú thích. Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày tháng 6 năm 2017 TÁC GIẢ Lê Thị Hoài MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 ́ Chƣơng 1. KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ CÔNG TAC LƢU TRƢ̃ CỦA CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ , THỂ THAO VÀ DU LỊCH ........................................................................................................ 10 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của các Cục ...................... 10 1.1.1. Khái quát về Bộ VH-TT-DL ......................................................... 10 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Cục .......................... 12 1.1.3. Đặc điểm hoạt động của các Cục ................................................... 14 1.2. Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các Cục ......................................................................................................... 15 1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu ........................................................ 15 1.2.2. Giá trị tài liệu lƣu trữ của các Cục ................................................ 25 1.3. Nhiê ̣m vu ̣ quản lý công tác lƣu trữ tại các Cục th Bộ VH-TT-DL .... 30 uộc 1.3.1. Một số vấn đề về công tác lƣu trữ và quản lý công tác lƣu trữ ..... 30 1.3.2.Quản lý hoạt động lƣu trữ .............................................................. 31 1.3.3 Quản lý tài liệu lƣu trữ ................................................................... 37 1.4. Sự cần thiết phải quản lý công tác lƣu trữ của các Cục .......................... 40 Tiểu kết chƣơng 1. ......................................................................................... 43 ̉ ́ Chƣơng 2. THƢ̣C TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ơ CAC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ , THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ). ............................. 45 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Di sản văn hoá ............................................................................................................... 45 2.2. Tổ chức và nhân sự làm lƣu trữ .................................................................. 47 2.2.1.Tổ chức bộ phận lƣu trữ ................................................................. 47 2.2.2. Vấn đề nhân sự làm lƣu trữ ........................................................... 49 2.3. Vấn đề thực hiện văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ .......... 50 2.4. Ban hành văn bản quản lý công tác lƣu trữ cơ quan trong phạm vi thẩm quyền ......................................................................................................... 51 2.5. Tình hình tổ chức tài liệu lƣu trữ ................................................................ 53 2.5.1. Tổ chức thu thập tài liệu.................................................................. 53 2.5.2. Phân loại tài liệu lƣu trữ ................................................................ 57 2.5.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lƣu trữ ............................. 63 2.5.4. Thống kê tài liệu lƣu trữ ............................................................... 65 2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ ............................................ 66 2.7. Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Cục Di sản văn hoá ................................................................................................................ 70 Tiểu kết Chƣơng 2. ........................................................................................ 80 Chƣơng 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH. ................................................................................... 82 3.1. Giải pháp quản lý hoạt động lƣu trữ ......................................................... 82 3.1.1. Nâng cao nhận thức về công tác lƣu trữ ......................................... 82 3.1.2. Hoàn thiện các văn bản quản lý công tác lƣu trữ cơ quan ............ 87 3.1.3. Tăng cƣờng kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ .......................... 93 3.1.4. Đầu tƣ cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ ..................................... 98 3.1.5. Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ........................................ 99 3.2. Giải pháp quản lý tài liệu lƣu trữ............................................................. 103 3.2.1. Nâng cao hiệu quả tổ chức thu thập tài liệu vào lƣu trữ ............. 103 3.2.2. Nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành......................................................................................... 105 3.2.3. Tổ chức giao nộp tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử. ................ 107 Tiểu kết Chƣơng 3. ...................................................................................... 109 KẾT LUẬN .................................................................................................. 110 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 112 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin CSDL: Cơ sở dữ liệu QPPL Quy phạm pháp luật QLVH Quản lý Văn hoá UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên hiệp quốc) VTLT Văn thƣ, Lƣu trữ VH-TT-DL Văn hoá, Thể thao và Du lịch DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Nhân sự làm công tác lƣu trữ tại các Cục thuộc Bộ VHTTDL ...... 32 Bảng 1.2. Các đơ ̣t tập huấn công tác lƣu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ VH - TT-DL ......................................................................................................................... 34 Bảng 1.3. Số lƣợng tài liệu thu thập vào lƣu trữ của các Cục thuộc Bộ VHTT-DL ......................................................................................................................... 37 Bảng 1.4. Số lƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại các Cục thuộc Bộ VHTT-DL .......................................................................................................................... 39 Bảng 2.1. Số lƣợng tài liệu đã thu thập vào Phòng Thông tin - Tƣ liệu ........... 57 Bảng 2.2. Số lƣợng khai thác tài liệu lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá ........... 66 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1. Mộc bản triều Nguyễn .................................................................... 22 Hình.2.1. Tài liệu để hành lang của Cục Di sản văn hoá ................................ 56 Hình.2.2. Kho tài liệu lƣu trữ Cục Di sản văn hoá ......................................... 61 Hình 2.3. Mục lục hồ sơ tài liệu của Cục Di sản văn hoá ............................... 62 Hình.2.4. Phần mềm Hệ thống thông tin quản Di sản văn hoá phi vật thể ..... 64 Hình 3.1. Mô hình chức năng phần mềm ..................................................... 101 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lƣu trữ là di sản vô cùng quý giá mỗi quốc gia dân tộc. Từ lâu con ngƣời đã biết lƣu trữ và khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ để phục vụ nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của xã hội, nhu cầu khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ ngày càng tăng, Nhà nƣớc ta đã có nhiều chính sách quản lý nhằm lƣu giữ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, phục vụ xây dựng, phát triển và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ đất nƣớc. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc quản lý công tác lƣu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức ở nƣớc ta còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Bô ̣ VH -TT-DL) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nƣớc. Cơ cấu tổ chức của Bộ có các Cục, giúp Bộ trƣởng quản lý các lĩnh vực theo sự phân cấp, ủy quyền của Bộ trƣởng. Tài liệu lƣu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của các Cục chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử cũng nhƣ thực tiễn, là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy nhất để quản lý các lĩnh vực đƣợc giao và là nguồn nghiên cứu vô cùng phong phú cho các nhà nghiên cứu chính trị, văn hoá, khoa học và lịch sử đất nƣớc. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và giá trị tài liệu lƣu trữ nên lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL đã có nhiều giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ nhƣ xây dựng các văn bản về công tác lƣu trữ; tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn, các đợt kiểm tra về công tác lƣu trữ. Công tác lƣu trữ tại các Cục đã đạt đƣợc những thành tựu nhất định, một số Cục đã ban hành Quy chế văn thƣ, lƣu trữ phù hợp với thực tế của cơ quan, đơn vị. Công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu 1 lƣu trữ đã đƣợc triển khai thực hiện và có công cụ tra tìm hiệu quả. Các Cục Di sản văn hoá, Cục Điện ảnh, Cục Bản quyền tác giả đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý và khai thác tài liệu chuyên ngành của các Cục. Cập nhật dữ liệu chuyên ngành vào các phần mềm quản lý, tích hợp phần mềm lên các trang website để thuận lợi cho việc khai thác tài liệu của độc giả mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh những thành tựu đạt đƣợc, công tác lƣu trữ các Cục còn nhiều vấn đề bất cập; thực hiện các nghiệp vụ còn khó khăn, chƣa thống nhất với các quy định; tài liệu lƣu trữ trong tình trạng tồn kho, tích đống, chƣa lập hồ sơ còn nhiều; kho tàng, trang thiết bị lƣu trữ còn thiếu thốn,… Đảng và Nhà nƣớc ta đã khẳng định: “Văn hoá và nền tảng tinh thần của xã hội”, mà nền tảng của văn hoá dân tộc chính là các di sản văn hoá. Các di sản văn hoá không chỉ đƣợc quan niệm là những biểu tƣợng hoài niệm quá khứ mà nó còn là yếu tố nuôi dƣỡng tinh thần con ngƣời Việt nam, khơi gợi lòng tự hào dân tộc, là nguồn nội lực quan trọng để phát triển kinh tế đất nƣớc. Bảo tồn và phát huy di sản văn hoá của dân tộc là hƣớng tới phát triển bền vững. Tài liệu lƣu trữ Cục Di sản văn hoá không những phản ánh hoạt động của cơ quan mà còn phản ảnh những giá trị của các di sản văn hoá của đất nƣớc cũng nhƣ đã đƣợc thế giới công nhận, để từ đó có chính sách bảo tồn, tôn tạo và phục hồi các di sản văn hoá đó. Chính vì ý thức đƣợc giá trị, tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ của các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL nói chung và Cục Di sản văn hoá nói riêng, tôi mong muốn đóng góp sức mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động lƣu trữ cũng nhƣ tài liệu lƣu trữ của các Cục thuộc Bộ. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hoá)” làm đề tài Luận văn Thạc sĩ, nhằm đƣa ra các giải pháp quản lý công tác lƣu trữ và phát huy tối đa giá trị tài liệu lƣu trữ, đặc biệt là các 2 hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Cục thuộc Bộ. Đồng thời, góp phần nâng cao vai trò, trách nhiệm của Lƣu trữ Bộ VH-TT-DL trong việc thực hiện chức năng quản lý công tác lƣu trữ của các đơn vị thuộc Bộ. 2. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài 2.1. Đối tượng nghiên cứu - Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của các Cục thuộc Bộ VHTT-DL. - Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lƣu trữ của các Cục về tổ chức, nhân sự; ban hành các văn bản quản lý công tác lƣu trữ; kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ. - Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: công tác phân loại; xác định giá trị; thống kê; ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ… 2.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi của đề tài đƣợc xác định nhƣ sau: Đề tài nghiên cứu giải pháp quản lý công tác lƣu trữ tại các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL bao gồm Cục Di sản văn hoá, Cục Văn hoá cơ sở, Cục Điện ảnh, Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Cục Bản quyền tác giả. Tác giả khảo sát cụ thể trƣờng hơ ̣p Cục Di sản văn hoá (chủ yếu là tài liệu quản lý di sản văn hoá) để đƣa ra các giải pháp quản lý công tác lƣu trữ tại các Cục khác. Về thời gian, đề tài khảo sát , đánh giá thực trạng công tác lƣu trữ tại cơ quan ở thời điểm thƣ̣c hiê ̣n đề tài. 3. Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài hƣớng tới những mục tiêu cơ bản sau: - Đánh giá thƣ̣c tra ̣ng quản lý công tác lƣu trữ của của các Cục thuộc Bộ, qua trƣờng hợp nghiên cứu công tác lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá. Chỉ ra hạn chế và nguyên nhân trong quản lý công tác lƣu trữ của các Cục - Đề xuấ t biện pháp quản lý cụ thể, có tính khả thi đố i với công tác lƣu trữ ở các Cục thuộc Bộ. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ của đề tài là phải đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của các Cục thuộc Bộ từ khi thành lập đến thời điểm nghiên cứu đề tài. - Khảo sát, thống kê thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lƣu trữ các Cục thuộc Bộ. - Khảo sát công tác lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá (tổ chức, nhân sự làm công tác lƣu trữ; thực hiện các văn bản quản lý, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ; ban hành văn bản quản lý công tác lƣu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ; kiểm tra đánh giá về công tác lƣu trữ). - Nghiên cứu các văn bản của nhà nƣớc, Bộ VH-TT-DL quy định về công tác lƣu trữ. - Từ những khó khăn, hạn chế trong việc quản lý công tác lƣu trữ ở Cục Di sản văn hoá để nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ đối với các Cục thuộc Bộ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý công tác lƣu trữ là vấn đề nghiên cứu khá phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên và học viên cao học. Các kết quả nghiên cứu đã đƣợc thể hiện ở trong sách, giáo trình giảng dạy, bài viết trên tạp chí và các luận văn, khoá luận nhƣ: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990. Nội dung giáo trình đã trình bày những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ bao gồm các vấn đề về phƣơng pháp luận, lý luận và phƣơng pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác. Giáo trình đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận cơ bản 4 về công tác lƣu trữ. Nhƣng giáo trình chƣa đi sâu nghiên cứu về thực tiễn quản lý công tác lƣu trữ của một cơ quan, tổ chức. Các kết quả nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn còn thể hiện trong các công trình luận văn nhƣ: - Luận văn thạc si ̃ “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ” của Lâm Thu Hằng, năm 2011 (Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học &QTVP, Trƣờng ĐH KHXH& NV Hà Nội). - Luận văn thạc sĩ “ Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh, năm 2013. (Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học &QTVP, Trƣờng ĐH KHXH& NV Hà Nội). - Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của Tổng cục II Bộ Quốc phòng” của Trần Thị Thu Hiền, năm 2014. - Luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của Lê Thị Hằng, năm 2014. Các bài viết liên quan đƣợc đăng trên các Tạp chí nhƣ: “Khai thác sử dụng giá trị thông tin của tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý tại Cục Tổ chức cán bộ - Bộ Công An” của tác giả Đàm Thị Lan Anh, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 10/2010; “Công tác văn thƣ, lƣu trữ trong ngành tài chính một số tồn tại và kiến nghị” của tác giả Nguyễn Thị Hoà, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 6/2011; “Một vài nét về quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam” của tác giả Lê Thị Hải Nam, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 01/2008. Các luận văn thạc sĩ, bài viết đã đi sâu nghiên cứu về vấn đề tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ của cơ quan; đƣa ra giải pháp để nâng cao năng lực và chất lƣợng quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ và đã có đề cập đến quản lý hồ sơ chuyên môn. Tuy 5 nhiên, chƣa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về quản lý công tác lƣu trữ của các Cục thuộc các Bộ nên tôi đã chọn đề tài “Quản lý công tác lƣu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trƣờng hợp tại Cục Di sản văn hoá) làm luận văn tốt nghiệp. Trong quá trình viết đề tài chúng tôi có tham khảo lý luận chung về công tác này nhƣng đều có chú thích và không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trƣớc nào trƣớc đây. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Đề nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau: - Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, quy định, quy chế, hƣớng dẫn của nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ: Luật Lƣu trữ năm 2011; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc tăng cƣờng và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ… - Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế hoạt động của Bộ VH-TT-DL; Văn phòng Bộ, các Cục thuộc Bộ; Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Lƣu trữ Bộ; Quy định, quy chế của Bộ VH-TT-DL, các Cục về công tác lƣu trữ. - Các cuốn sách, giáo trình liên quan đến lĩnh vực lƣu trữ và lĩnh vực di sản văn hoá. - Những công trình nghiên cứu đã công bố (luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp…) liên quan đến vấn đề nghiên cứu. - Các số liệu thu thập đƣợc thông qua khảo sát thực tế tại Bộ VH-TTDL và các Cục thuộc Bộ. 6 - Các báo, tạp chí chuyên ngành, website có liên quan đến nội dung nghiên cứu. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thƣ̣c hiê ̣n đề tài, chúng tôi đã vận dụng nhiều phƣơng pháp nghiên cứu, trên cơ sở các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: - Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu thực tế, điều tra khảo sát, phân tích tổng hợp, so sánh đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn công tác lƣu trữ tài liệu ở các Cục. Trong đó tập trung vào vấn đề quản lý, thực hiện chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá. - Phƣơng pháp so sánh: so sánh giữa thực tế công tác công tác lƣu trữ của các Cục so với các quy định, hƣớng dẫn của nhà nƣớc về lƣu trữ; so sánh công tác lƣu trữ của các Cục với nhau… - Phƣơng pháp thống kê: Qua khảo sát, chúng tôi tiến hành thống kê về tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ nhƣ: thu thập, chỉnh lý, lƣu giữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; xây dựng các bảng thống kê về nhân sự làm công tác lƣu trữ, thống kê số lƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Để đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại các Cục thuộc Bộ. - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: trên cở sở những nội dung khảo sát đƣợc, chúng tôi tiến hành phân tích từ đó đƣa ra những ƣu điểm để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân những hạn chế trong quản lý công tác lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi còn áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu hệ thống, phƣơng pháp phỏng vấn, phƣơng pháp xử lý thông tin… các phƣơng pháp trên đƣợc chúng tôi vận dụng đan xen, kết hợp một cách linh hoạt. 7 8. Đóng góp của đề tài Kết quả của công trình nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ ở Cục Di sản văn hoá và các Cục thuộc Bộ, có thể là cơ sở tham khảo để xây dƣ̣ng các biê ̣n pháp quản lý dụng cho các đơn vị thuộc Bộ VH-TT-DL. áp Kết quả của đề tài nhằm nâng cao vai trò, trách nhiệm của Lƣu trữ Bộ VH-TT-DL trong việc tham mƣu lãnh đạo các cấp quản lý tốt công tác lƣu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Quá trình nghiên cứu là cơ hội nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bản thân tác giả, kết quả nghiên cứu của luận văn trở thành tài liệu tham khảo giá trị cho học viên, sinh viên khi nghiên cứu về vấn đề này trong tƣơng lai. 9. Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc kế t cấ u thành 3 chƣơng: ́ Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ CÔNG TAC LƢU TRƢ̃ CỦA CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ , THỂ THAO VÀ DU LỊCH ̉ ́ Chương 2: THƢ̣C TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU T RỮ Ơ CAC CỤC THUỘC BỘ VHTTDL (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ) Chương 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Mặc dù đã cố gắng hết sức, song đây là một đề tài tƣơng đối mới liên quan đến tài liệu chuyên ngành đặc thù, vì vậy, dù đã cố gắng nhƣng thời gian và khả năng còn hạn chế, đề tài luận văn không khỏi tránh đƣợc thiếu sót. Chúng tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô và các bạn học viên để hoàn thiện luận văn hơn. 8 Qua đây, cho phép tác giả đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành đến quý các thầy, cô Khoa Lƣu trữ học và QTVP, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đa ̣i ho ̣c Quố c gia Hà Nô ̣i ), cơ quan Cục Di sản văn hoá và các cơ quan, đơn vị liên quan và đặc biệt là sự hƣớng dẫn tận tình, chu đáo của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng đã giúp tôi hoàn thành bản Luận văn này. Trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 6 năm 2017 Tác giả Lê Thị Hoài 9 Chƣơng 1. ́ KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ CÔNG TAC LƢU TRƢ̃ CỦA CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của các Cục 1.1.1. Khái quát về Bộ VH-TT-DL Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc lĩnh vực văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch theo quy định của pháp luật. Trải qua 60 năm xây dựng và phát triển Bộ VH-TT-DL đã đóng góp một phần quan trọng trong sự nghiệp phát triển của đất nƣớc. Ra đời trên cơ sở là Bộ Thông tin, Tuyên truyền vào ngày 28/8/1945, khi Chính phủ ra Tuyên cáo thành phần Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hoà gồm 13 Bộ và 15 Bộ trƣởng do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu. Trong cơ cấu tổ chức của Chính phủ có Bộ Thông tin, Tuyên truyền do Ông Trần Huy Liệu làm Bộ trƣởng. Trụ sở đóng tại Nhà số 4, Phố Đinh Lễ, Hà Nội. Nghị quyết số 01/2007/QH12 về cơ cấu tổ chức của Chính phủ và số Phó Thủ tƣớng Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII đã đƣợc Quốc hội thông qua ngày 31/7/2007, trong đó nêu rõ Bộ VH-TT-DL là một trong 18 Bộ thuộc cơ cấu tổ chức của Chính phủ. Ngày 08/8/2007, Tổng cục Du lịch đƣợc chuyển vào Bộ VH-TT-DL theo Nghị định số 09/NĐ-CP của Chính phủ, theo đó Bộ VH-TT-DL thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về du lịch và quản lý đối với Tổng cục Du lịch. Cùng ngày 08/8/2007, Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quyết định số 1000/QĐ-TTg về việc chuyển chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về báo chí, xuất bản và chuyển tổ chức biên chế làm công tác báo chí, xuất bản từ Bộ 10 VH-TT-DL sang Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể là Cục Báo chí và Cục Xuất bản và Quyết định số 1001/QĐ-TTg về việc chuyển chức năng quản lý nhà nƣớc về gia đình và chuyển nguyên trạng tổ chức, biên chế Vụ Gia đình thuộc Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em (sau khi giải thể Ủy ban) sang Bộ VH-TT-DL. Sau nhiều thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ VH-TT-DL, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 76/2013/NĐ-CP ngày 16/7/2013 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ VH-TT-DL. Theo đó, Bộ VH-TT-DL là cơ quan của Chính phủ quản lý nhà nƣớc về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch theo quy định của pháp luật. Nghị định quy định 38 nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ VH-TT-DL, cụ thể gồm Bộ VH-TT-DL trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, dự thảo nghị định của Chính phủ theo chƣơng trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã đƣợc phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ; chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của Bộ. Bộ có nhiệm vụ trình Thủ tƣớng Chính phủ chƣơng trình mục tiêu quốc gia, chƣơng trình hỗ trợ phát triển các lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch; dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của Bộ hoặc theo phân công. Đồng thời, Bộ có nhiệm vụ, quyền hạn trình Thủ tƣớng Chính phủ Giải thƣởng Hồ Chí Minh, Giải thƣởng Nhà nƣớc về văn học, nghệ thuật và các danh hiệu vinh dự Nhà nƣớc thuộc các Hội động quốc gia về lĩnh vực thuộc 11 phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ; công nhận các ngày kỷ niệm, ngày truyền thống và ngày hƣởng ứng của Việt Nam theo quy định của pháp luật… Nghị định còn quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ VH-TT-DL về di sản văn hóa; nghệ thuật biểu diễn; điện ảnh; mỹ thuật, nhiếp ảnh, triển lãm; về quyền tác giả, quyền liên quan; về thƣ viện; quảng cáo; văn hóa quần chúng, văn hóa dân tộc và tuyên truyền cổ động… Nghị định quy định cơ cấu tổ chức của Bộ gồm 22 tổ chức giúp Bộ trƣởng thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc và 5 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý Nhà nƣớc của Bộ. Bộ trƣởng Bộ VH-TT-DL quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, trừ 3 đơn vị gồm Tổng cục Du lịch; Ban Quản lý Làng Văn hóa, Du lịch các dân tộc Việt Nam; Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam. Cơ cấu tổ chức của Bộ VH-TT-DL bao gồm 22 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc và 05 tổ chức sự nghiệp trực thuộc. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Cục Theo Nghị định 76/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ VH-TT-DL, Bộ có 08 Cục. Mỗi Cục quản lý các lĩnh vực chuyên ngành riêng theo quyết định của Bộ trƣởng Bộ VH-TT-DL. Cục Di sản văn hoá quản lý nhà nƣớc về di sản văn hoá, bao gồm các hoạt động bảo tàng, di tích, di sản văn hoá phi vật thể trong phạm vi cả nƣớc. Cục Nghệ thuật biểu diễn quản lý nhà nƣớc các vấn đề liên quan đến hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi ngƣời đẹp và ngƣời mẫu; lƣu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và văn học. Cục Bản quyền tác giả có chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng thực hiện quản lý nhà nƣớc về bảo hộ quyền tác giả, quyền liên quan và công nghiệp văn hóa trong cả nƣớc. 12 Cục Hợp tác quốc tế quản lý nhà nƣớc về quan hệ, hợp tác và hội nhập quốc tế thuộc các lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch. Cục Văn hóa cơ sở thực hiện quản lý nhà nƣớc về văn hóa quần chúng, tuyên truyền cổ động và quảng cáo. Cục Điện ảnh là có chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng thực hiệ n quản lý nhà nƣớc về điện ảnh. Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm có chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng thực hiện quản lý nhà nƣớc về mỹ thuật, nhiếp ảnh và triển lãm. Các Cục đƣợc Bộ trƣởng giao trách nhiệm chỉ đạo và hƣớng dẫn hoạt động phát triển các lĩnh vực đƣợc giao trong phạm vi cả nƣớc theo đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc. Bộ VH-TT-DL ban hành các quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của mỗi Cục. Trong đó, chức năng, nhiệm vụ chính của mỗi Cục gắn liền với lĩnh vực chuyên ngành đƣợc giao gồm: Trình Bộ trƣởng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm; Xây dựng và triển khai thực hiện các dự án, đề án; hƣớng dẫn kiểm tra việc thực hiện các văn bản quản lý nhà nƣớc các lĩnh vực đƣợc giao. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về quản lý, hoạt động phát triển sự nghiệp các lĩnh vực đó. Đề xuất, kiến nghị với Bộ trƣởng về các chủ trƣơng, giải pháp quản lý và phát triển sự nghiệp văn hóa theo lĩnh vực đƣợc phân công. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trình Bộ trƣởng việc đàm phán, ký kết, tham gia các tổ chức quốc tế về văn hóa. Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin trong các lĩnh vực Cục quản lý; Thẩm định, tham gia thẩm định, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình quốc gia, dự án đầu tƣ thuộc các lĩnh vực đƣợc giao. 13