Tài liệu Quản lý bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà hải an

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ***** Đề tài: QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HẢI AN Giảng viên: Th.S Nguyễn Văn Năm Thành viên: Võ Phước Quý Trần Hữu Quy Nguyễn Thị Khánh Quỳnh Nguyễn Trần Sang Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thanh Sơn Nguyễn Thành Tài Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010 Lời mở đầu Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ. Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn là điều tất yếu và là xu thế của thời đại. Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện nay dù lớn hay nhỏ đều đã áp dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý của mình. Tuỳ chức năng của mình mà mỗi doanh nghiệp có hệ thống quản lý thông tin khác nhau tuy nhiên những hệ thống này đều có những vai trò nhất định, đó là giúp doanh nghiệp (nhà quản lý) lập kế hoạch để đạt mục tiêu, thực hiện kế hoạch đã đề ra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Vì khả năng có hạn nên trong bài tiểu luận này, chúng tôi chỉ khảo sát hệ thống quản lý thông tin trong việc bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà (CPSXTMDV&PTN) Hải An để làm rõ vấn đề trên. Chương I: Sơ lược lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống gồm các thiết bị (phần cứng, phần mềm, …), con người (người có chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý, …), dữ liệu, thông tin và các quy trình, tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin giúp nhà quản lý ra quyết định. Để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực vì nhà quản lý là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin đạt được mục tiêu mà nhà quản lý đề ra. 2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý một cách hiệu quả. Trong giai đoạn lập kế hoạch: đây là quá trình xác lập mục tiêu, xác định các nguồn lực và cách thức đạt được các mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được. Hệ thống thông tin quản lý có thể giúp lập kế hoạch tối ưu để đạt được các mục tiêu. Trong quá trình tổ chức: đây là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu đề ra. Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm người và thiết lập một tiến độ chung nhằm đạt kết quả tốt nhất. Trong quá trình kiểm soát: đây là quá trình quan sát quá trình thực hiện và so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, có thể sửa chữa nếu cần thiết. Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin từ thực tế với mục tiêu đã đề ra từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bản than kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa chữa, uốn nắn kịp thời. 3. Các loại Hệ thống thông tin. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Trans actions proces sing system): giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi các hoạt động hàng ngày. Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management information system): tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc của các đối tượng giao dịch với doanh nghiệp. Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS – Decision support system): hỗ trợ, cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề tốt nhất. Hệ thống thông tin tự động văn phòng (OAS – Office automation system): giúp tạo, lưu trữ, trình bày các hoạt động giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp và truyền thông. Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS – Excutive support system): cung cấp thông tin cho nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích cuối cùng là hoạch định và kiểm soát chiến lược. Hệ chuyên gia (ES – Expert system): là một hệ thống thông tin máy tính thực hiện vai trò của một chuyên gia. 4. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Để có thể phân tích hệ thống thông tin cần phải thu thập thông tin cho quá trình phân tích sau đó mô hình hoá hệ thống thông tin dưới dạng các sơ đồ như sơ đồ chức năng, sơ đồ dòng dữ liệu … Chúng tôi không đề cập đến lý thuyết ở phần này mà sẽ đi sâu vào phân tích các sơ đồ khi áp dụng trực tiếp vào công ty CPSXTMDV&PTN Hải An ở chương III. Sau khi đã phân tích hệ thống thông tin một cách đầy đủ sẽ thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Chương II: Tổng quan về công ty phát triển nhà đất Hải An 1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty Hải An: Trong những năm gần đây thu nhập của người dân tăng, số lượng người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngày càng nhiều, đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh – trung tâm kinh tế, văn hóa của cả nước. Do đó nhu cầu về nhà ở, văn phòng cho thuê tăng cao làm cho thị trường địa ốc ở thành phố Hồ Chí Minh ngày càng sôi động và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực địa ốc hứa hẹn sẽ đem lại nhiều thành công cho các công ty. Nhận thấy tình hình thực tế và xu hướng phát triển này, năm 2001 ông Nguyễn Hải An cùng với những người bạn đã thành lập công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Dịch vụ Phát triển nhà Hải An. Công ty CPSXTMDV&PTN Hải An có tên viết tắt là Hải An Corp Trụ sở giao dịch: 170 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh Hình thức sở hữu vốn: vốn góp cổ phần Vốn điều lệ: 90.000.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh: May công nghiệp, xây dựng, kinh doanh nhà ở, cho thuê nhà, dịch vụ mua bán nhà đất, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, kinh doanh khách sạn, nhà hàng, trang trí nội thất … Người đại diện: ông Nguyễn Hải An – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty. 2. Tổ chức quản lý của CPSXTMDV&PTN Hải An. 2.1. Tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, hai Phó tổng giám đốc, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Hành chính - Nhân sự, phòng Kỹ thuật – Dự án. Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty CPSXTMDV&PTN Hải An Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc 1 Phòng Hành chính – Nhân sự Phó Tổng giám đốc 2 Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật – Dự án Phòng Kế tóan 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận. Hội đồng quản trị: - Định kỳ hoặc có vấn đề quan trọng sẽ tiến hành các cuộc họp để thống nhất ý kiến. - Là những người có quyết định sau cùng cho việc lựa chọn các phương án hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất. - Bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc.. - Đặt ra các chỉ tiêu mà công ty phải đạt được trong từng thời điểm. - Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua khi có trên 50% số phiếu biểu quyết của các thành viên trong Hội đồng quản trị. - Xét duyệt chính sách, nội quy, quy định của công ty. - Thành viên Hội dồng quản trị bao gồm:  Nguyễn Hải An : Chủ tịch Hội đồng quản trị.  Nguyễn Viết Tuấn : Thành viên  Đỗ Đình Quế : Thành viên  Nguyễn Trọng Chuẩn : Thành viên  Nguyễn Thành Thắng : Thành viên Tổng giám đốc - Là người đại diện theo pháp luật của công ty, đại diện cho quyền lợi, nghĩa vụ của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp lý đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân, đại diện công ty ký kết các văn bản, hợp đồng. - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của công ty. - Quản lý toàn bộ công ty và các phòng ban. - Trong phạm vi quyền hạn được quy định Tổng giám đốc có thể quyết định một số vấn đề mà không cần tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị. Phó Tổng giám đốc 1 - Giúp Tổng giám đốc quản lý mảng kinh doanh. - Tìm kiếm các đối tác hợp tác kinh doanh, thay mặt Tổng giám đốc tiếp các khách hàng. - Lo các thủ tục cho các công trình, tiến hành các thủ tục vay vốn. Phó Tổng giám đốc 2 - Giúp Tổng giám đốc quản lý công ty về việc thực hiện, quản lý các công trình, dự án, thời gian, tiến độ thực hiện các công trình, dự án. - Bàn bạc với các đối tác về phương hướng thực hiện công trình, những thay đổi của công trình… theo sự đồng ý của Hội đồng quản trị. - Xét duyệt và quản lý một số nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn, đàm phán với các đối tác trước khi Tổng giám đốc ký hợp đồng. Phòng Hành chính – Nhân sự - Quản lý việc soạn thảo các văn bản, thủ tục hành chính cho công ty, lưu trữ hồ sơ tài liệu đúng chế độ quy định. - Tổ chức việc tuyển chọn nhân viên, soạn thảo nội quy lao động. - Có chức năng giúp giám đốc tổ chức cán bộ - tiền lương, thực hiện mọi chính sách của nhà nước và nghĩa vụ đối với cán bộ công nhân viên. - Đề xuất, bổ sung, hòan thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, đảm bảo thực hiện đường lối chủ trương chính sách và các quyết định về mọi mặt của công ty theo đúng luật định. - Theo dõi từng nhân viên để có những đề xuất, chính sách hợp lý. - Xây dựng hệ thống bảng lương, đăng ký lao động cho các cán bộ công nhân viên công ty. - Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cán bộ nhân viên công ty. Phòng Kinh doanh - Thực hiện công tác tiếp thị nắm bắt tình hình thị trường về cung cấp hàng hóa, giá cả, đối thủ cạnh tranh… - Đề ra những chiến lược kinh doanh, tìm kiếm, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký… Phòng Kỹ thuật – Dự án: - Quản lý về việc thiết kế, lập kế hoạch xây dựng công trình. - Giám sát về thời gian, tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời gian, chất lượng… - Lập dự án, liên hệ với các bên có liên quan và cơ quan nhà nước để có được những thông tin cần thiết cho dự án cũng như hòan thành các thủ tục cần thiết khác cho dự án. Phòng Kế toán: - Thu thập, xử lý các chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hữu ích cho các nhà quản lý. - Thiết lập hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo. - Theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, nợ phải trả, phải thu… - Khai báo, nộp báo cáo thuế cho nhà nước đúng thời hạn và đầy đủ. - Cung cấp các bảng báo cáo kế toán, các số liệu cho nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu. 3. Chức năng và lĩnh vực hoạt động: Sau thời gian dài chuẩn bị về văn phòng, thuê mướn cán bộ nhân viên, mua sắm thiết bị, máy móc… đến ngày 17/09/2001 công ty đã chính thức đi vào hoạt động. Lĩnh vực hoạt động của công ty đa dạng, bao gồm may công nghiệp, địa ốc, du lịch khách sạn. Tuy nhiên hiện nay công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực địa ốc, cụ thể là xây, cho thuê và bán căn hộ. 4. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty không có đủ các máy móc thiết bị để tiến hành xây dựng nên Công ty chỉ là chủ đầu tư, trực tiếp ký hợp đồng với một số công ty khác như công ty Sơn Hải, công ty Phan Vũ… để thực hiện các công trình. Do đặc thù của ngành địa ốc là thời gian tạo ra sản phẩm kéo dài nên ngay khi dự án được chấp thuận và tiến hành xây dựng, Công ty sẽ bán quyền được mua căn hộ hay nhận tiền đặt cọc trước của người mua hay các nhà đầu tư để thu hồi một phần vốn ban đầu cũng như có đủ vốn để tiến hành dự án. Khi việc xây dựng hoàn thành, Công ty sẽ giao nhà và xuất hoá đơn, các chứng từ chứng nhận quyền sở hữu. Hiện tại khi nhận tiền của người mua công ty chỉ lập phiếu thu và theo dõi công nợ. Công ty chủ trương thực hiện đúng các chính sách, pháp luật của nhà nước. Các khoản thanh toán với số tiền lớn sẽ được Công ty thanh toán thông qua ngân hàng. Chương III: Hệ thống thông tin trong quản lý bán hàng và thu nợ tại công ty phát triển nhà đất Hải An 1. Số liệu cụ thể. Chúng tôi xin đưa ra các số liệu của công ty dưới dạng màn hình, từ đó phân tích, mô hình hoá dưới dạng sơ đồ để thấy rõ hệ thống thông tin trong quản lý bán hàng và thu nợ tại công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. (Những màn hình số liệu này được đặt ở cuối bài tiểu luận). 2. Mô hình hoá các thông tin, số liệu dưới dạng sơ đồ. 2.1. Sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. Sơ đồ này được sử dụng nhằm mục đích xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng của hệ thống bán hàng và quản lý công nợ của công ty. Sơ đồ này nhằm xác định giới hạn của các chức năng. Đây thực chất là một quá trình phân tán theo trình tự từ trên xuống dưới. Cụ thể: từ chức năng trên cùng là QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ CÔNG TY được phân tán thành hai chức năng nhỏ hơn là QUẢN LÝ BÁN HÀNG và THU NỢ. Từ hai chức năng này lại phân tán thành nhiều chức năng nhỏ hơn khác. Việc phân cấp sơ đồ chức năng như dưới đây nhằm giúp nhà quản lý có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết từ đó lập kế hoạch phân công phụ trách và thực hiện chi tiết từng công việc cụ thể, không trùng lắp, nhầm lẫn. QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ CÔNG TY BÁN HÀNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TIẾP THỊ CẬP NHẬT PHIẾU THU BÁN HÀNG THEO ĐƠN CẬP NHẬT DANH MỤC KHÁCH HÀNG Mô tả sơ đồ sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An: Bộ phận bán hàng và thu hồi công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An được chia thành hai bộ phận nhỏ sau: 1.Bộ phận bán hàng thực hiện các chức năng: 1.1 Tiếp thị sản phẩm công ty đang có thông qua các phương tiện thông tin đại chúng đến các khách hàng tiềm năng. 1.2 Bán hàng theo đơn thực hiện quá trình: 1.2.1 Tiếp nhận đơn mua hàng của khách theo mẫu của công ty 1.2.2 Xử lý đơn theo yêu cầu 1.2.3 Kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng . 1.3 Báo cáo quá trình hoạt động bán hàng đến bộ phận quản lý. 2. Bộ phận thu hồi công nợ: 2.1 Cập nhật phiếu thu chi: 2.2 Cập nhật danh mục khách hàng 2.3 Báo cáo công nợ. 2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thu công nợ của công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. Sơ đồ này được thiết lập nhằm cung cấp thông tin thực hiện các chức năng và hoàn thiện các chức năng đó. Đây là sơ đồ cho phép diễn đạt tài liệu phân tích hệ thống thông tin một cách đầy đủ, xúc tích và ngắn gọn, giúp cho nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống này. Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát quá trình bán chịu và thu công nợ khách hàng công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. Khách hàng Ngân hàng Giao hàng 2.0 Đặt hàng 1.0 Thu tiền 4.0 Lập hoá đơn theo dõi công nợ 3.0 Lập báo cáo Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết quá trình bán chịu và thu công nợ khách hàng công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. HTK, KH Khách hàng Kiểm tra HTK Kiểm tra công nợ 1.2 Ký HĐ hoặc từ chối 1.4 Cập nhật DMKH 1.3 Phiếu xuất kho, thẻ kho Cập nhật phiếu XK2.1 Xác nhận giao hàng 2.3 Phiếu thu Sổ quỹ Lập phiếu chuyển tiền 4.4 Đối chiếu giao hàng 2.2 Đối chiếu với số tiền thực nhận 4.3 Thu công nợ, lập phiếu thu 4.1 Lập hoá đơn 3.1 Ghi giảm nợ phải thu 4.3 Theo dõi công nợ 3.2 : Nợ phải thu KH Ngân hàng Mô tả quá trình bán chịu và thu công nợ: Lập báo cáo Theo dõi DS bán 3.3 Quá trình bán chịu và thu công nợ được chia làm 4 quá trình nhỏ như sau: quá trình đặt hàng, quá trình giao hàng, quá trình lập hóa đơn theo dõi công nợ, quá trình thu tiền (công nợ). 1. Quá trình đặt hàng: Khi nhận được đơn đặt hàng 1.1. Kiểm tra hàng tồn trong kho xem có đủ hàng hay không. 1.2. Kiểm tra khách hàng có trong danh mục khách hàng hay chưa, có còn nợ doanh nghiệp hay không. 1.3. Nếu là khách hàng mới thì tiến hành tạo mã cho khách hàng, cập nhật danh mục khách hàng. 1.4. Căn cứ vào điều kiện hàng tồn, công nợ khách hàng mà doanh nghiệp sẽ tiến hành ký hợp đồng hoặc từ chối 2. Quá trình giao hàng 2.1. Khi ký hợp đồng xong, tiến hành lập phiếu xuất kho, lưu phiếu xuất kho, cập nhật vào thẻ kho, sổ kho để báo cáo hàng tồn kho khi có yêu cầu. 2.2. Sau khi lập phiếu xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ tiến hành đối chiếu giao hàng. 2.3. Hàng giao sẽ được xác nhận là đã giao hàng đến khách hàng theo phiếu xác nhận giao hàng do khách hàng ký tên. 3. Quá trình lập hóa đơn theo dõi công nợ: 3.1. Căn cứ vào phiếu xuất kho, xác nhận giao hàng lập hóa đơn cho khách hàng. 3.2. Đồng thời tiến hàng theo dõi doanh số bán. 3.3. Theo dõi công nợ khách hàng để báo cáo. 4. Quá trình thu công nợ: 4.1. Căn cứ vào sổ công nợ khách hàng tiến hành thu công nợ và lập phiếu thu tiền khách hàng. 4.2. Tiền thu sẽ được kiểm tra với sổ sách, phiếu thu tiền sau đó tiến hành nhập quỹ. 4.3. Ghi giảm công nợ cho khách hàng, lập báo cáo thu công nợ khi có yêu cầu. 4.4. Lập phiếu chuyển tiền để gửi tiền từ quỹ vào tài khoản của Công ty khi có nhu cầu. 2.3. Xây dựng mô hình dữ liệu hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thu công nợ của công ty CPSXTMDV&PTN Hải An. SƠ ĐỒ DM: Khách hàng Hóa đơn Đơn đặt hàng Phiếu thu tiền Hàng hóa Dòng đơn đặt hàng/hàng hóa Phiếu xuất kho Dòng hàng hóa/ phiếu xuất kho Phiếu chuyển tiền Tài khoản Dòng giao nhận/đơn đặt hàng Dòng giao nhận/đơn đặt hàng/hàng hóa Giao nhận Trong sơ đồ DM trên các mối quan hệ giữa các tập thực thể được mô tả như sau:  Đơn đặt hàng có mối quan hệ n-n với hàng hóa (một đơn đặt hàng có thể có nhiều loại hàng hóa và ngược lại mỗi hàng hóa có thể được đặt hàng nhiều lần) do vậy ta đưa thêm một tập thực thể mới vào là dòng đơn đặt hàng/ hàng hóa và tạo ra 2 quan hệ 1-n.  Hàng hóa có mối quan hệ n-n với phiếu xuất kho (một hàng hóa có thể có trong nhiều phiếu xuất kho và ngược lại một phiếu xuất kho có thể được xuất nhiều loại hàng hóa) do vậy ta đưa thêm một tập thực thể mới vào là dòng hàng hóa/ phiếu xuất kho và tạo ra 2 quan hệ 1-n.