Tài liệu Quá trình mua hàng

Báo cáo kiến tập  Trong nền kinh tế thị trường,lưu chuyển hàng hoá là một khâu quan trọng được xem là cầu nối không thể thiếu được, để đưa sản phẩm hàng hoá, vật liệu từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, thực hiện chuyên môn hoá trong sản xuất và phát triển kinh tế. Điều đó đòi hỏi phải có sự đổi mới hệ thống quản lý mà trong đó kế toán là công cụ quan trọng, nó có vai trò tích cực đối với việc quản lý tài sản và việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức tốt khâu hạch toán lưu chuyển hàng hoá một cách khoa học,chính xác là cơ sở để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn,phù hợp với tình hình của doanh nghiệp,giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động trong kinh doanh và tự chủ tài chính của doanh nghiệp mình. Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng là doanh nghiệp thương mại,kinh doanh nhiều mặt hàng,hoạt động trên địa bàn rộng,trải ra trên phạm vi cả nước.Do đó,việc hạch toán lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp này được coi là công cụ quan trọng và có ý nghĩa thiết thực. Qua tiếp xúc thực tế ở công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá ở doanh nghiệp này.Tuy nhiên,do thời gian có hạn chỉ kéo dài trong 3 tuần nên xin chọn một phần hành nhỏ trong hạch toán lưu thông hàng hoá để làm báo cáo kiến tập của mình , đó là “ Qúa trình mua hàng”.Báo cáo kiến tập gồm 3 phần: Phần I: Giới thiệu chung về công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng. Phần II: Thực tế công tác hạch toán quá trình mua hàng tại công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng. Phần III: Một số ý kiến và nhận xét . Với sự hiểu biết chưa thật sự toàn diện, mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng song báo cáo kiến tập vẫn không tránh khỏi những mặt hạn chế và thiếu sót nhất định.Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Hồ Văn Nhàn và sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty cùng các cô chú,anh chị trong phòng kế toán đã giúp em hoàn thành báo cáo này! PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG Trang 1 Báo cáo kiến tập VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ PHẨM ĐÀ NẴNG. I.Đặc điểm chung về công ty: 1.Qúa trình hình thành và phát triển của công ty : Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng trước đây là doanh nghiệp của nhà nước, được thành lập theo quyết định số 2900/QĐUB của tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và quyết định số 5481/QĐUB. Công ty là đơn vị trực thuộc Sở Thương Mại thành phố Đà Nẵng, hạch toán độc lập và có đủ tư cách pháp nhân,có con dấu riêng để quan hệ giao dịch và được mở tài khoản tại ngân hàng Công thương, ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Đầu tư và phát triển Đà Nẵng Tên công ty :Công ty Công Nghệ Phẩm Đà Nẵng Tên giao dịch:Trimexco DaNang Trụ sở đặt tại 57 Lê Duẩn–quận Hải Châu tp Đà Nẵng Tháng 11/1975 Công Ty Công Nghệ Phẩm Đà Nẵng chính thức thành lập theo quyết định số 38/QĐUB. Tháng 3/1983, công ty được tách thành 2 công ty: Công ty Bách Hóa Vải Sợi Công ty Điện máy –Xe máy-Hóa chất Tháng 3/1988,hai công ty được tách lại hợp nhất trở thành công ty Công Nghệ Phẩm Quảng Nam Đà Nẵng theo quyết định số 592/QĐUB .Tổng số lao động lúc bấy giờ 600 người . Tháng 12/1997 công ty công nghệ phẩm Quảng Nam Đà Nẵng lại đổi tên thành công ty công nghệ phẩm Đà Nẵng tại quyết định số 5481/QĐUB sau khi tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng tách thành hai tỉnh. Ngày 31/12/2005 công ty công nghệ phẩm chuyển lên cổ phần hóa và đổi tên thành công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng. Trong suốt 20 năm tồn tại và phát triển mặc dù có nhiều biến động song công ty vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ .Sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của nhà nước đã làm cho công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh.Mặc dù vậy công ty vẫn giữ vững và tăng cường nguồn vốn của nhà nước.Qua quá trình hoạt động ,đến nay tổng vốn kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng 94.219.154.326 đồng. Được vậy là nhờ ban lãnh đạo đã mạnh dạn đề ra những biện pháp khắc phục sự trì trệ như luôn chủ động đào tạo đội ngũ cán bộ,sắp xếp cán bộ đi học đại học để nâng cao nghiệp vụ,sắp xếp lại mạng lưới kinh doanh, mở rộng hợp tác liên doanh,luôn giữ vững uy tín với khách hàng.Nhờ vậy đời sống công nhân viên trong công ty cũng ngày càng caỉ thiện ,thu nhập bình quân đầu người tăng dần từ 723.514 đồng(năm 2003) đến 982.487đồng (năm 2005), đây quả là một con số đáng khích lệ cần phát huy.  Sơ lược về công ty cổ phần: - Công ty cổ phần là một hình thức tổ chức tồn tại độc lập tách khỏi các chủ sở hữu của nó .Công ty cổ phần là một pháp nhân độc lập nên nó không phụ thuộc vào cái chết hay sự rút lui của một chủ sở hữu nào.Các sáng lập viên của công ty có thể chuyển giao quyền sở hữu cho một người khác mà không làm gián đoạn công việc kinh doanh của công ty, các cổ động được nhận lợi tức cổ phần và được quyền biểu Trang 2 Báo cáo kiến tập quyết bầu hội đồng quản trị, công ty cổ phần chịu trách nhiệm hữu hạn đối với nghĩa vụ tài chính của công ty. - Ưu điểm: + Công ty có thể tăng vốn hoạt động bằng cách phát hành thêm cổ phiếu. + Thu nhập được phân phối theo tỷ lện góp vốn của chủ sở hữu. - Nhược điểm: + Thu nhập chia cho các chủ sở hữu bị đánh thuế hai lần . + Nhà quản trị và chủ sở hữu tài sản là hai chủ thể riêng biệt. 2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 2.1.Chức năng: Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng có địa bàn hoạt động rộng lớn ,vì thế chức năng chính của công ty không những chỉ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn thành phố Đà Nẵng mà còn quản lý tất cả các chi nhánh đơn vị trực thuộc khác. Với chức năng kinh doanh buôn bán, bán sỉ, bán lẻ, liên doanh liên kết xuất nhập khẩu trực tiếp,công ty đã mạnh dạn liên doanh với nhà máy xà phòng Net, liên kết với công ty VMEP(Đài Loan) mở rộng trung tâm bảo hành tiêu thụ xe máy và cung ứng phụ tùng xe máy .Liên doanh, liên kết với nhà máy Cement Chifon Hải Phòng, với tập đoàn MULPHA(Malaysia), xây dựng khách sạn INDOCHIA đạt tiêu chuẩn 3 sao. 2.2.Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm bách hóa ,vải sợi,điện may, vật liệu xây dựng,cung ứng vật liệu, khách sạn dịch vụ,kinh doanh tổng hợp ... Công ty phải sắp xếp hợp lý mạng lưới tổ chức và phân công lao động kinh doanh của công ty , hạn chế và loại dần những mặt hàng kinh doanh không hiểu quả , tìm mặt hàng mới hiệu quả hơn Sát nhập ,giải thể đơn vị trực thuộc trùng chức năng , nhiệm vụ kinh doanh không hiệu quả . II.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: 1.Đặc điểm mặt hàng kinh doanh: Với xu thế ngày càng phát triển của xã hội,đáp ứng nhu cầu thị trường , thị hiếu của người tiêu dùng,công ty đã mở rộng nhiều mặt hàng kinh doanh và đã trở thành công ty cung cấp lớn và rộng khắp trên nhiều địa bàn các mặt hàng và ngành hàng của công ty bao gồm: -Trong nước :kinh doanh các mặt hàng như thực phẩm , xi măng , xe máy , phân bón , bánh kẹo. -Nước ngoài: cao su, hàng thủ công mỹ nghệ. Trong đó mặt hàng kinh doanh chính của công ty là xi măng,phân bón , giấy vở là các mặt hàng công nghệ phẩm 2.Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng có mạng lưới kinh doanh khá rộng, được tổ chức theo quan hệ trực tuyến chức năng, đứng đầu là công ty và bên dưới là các đơn vị trực thuộc  Sơ đồ Trang 3 Báo cáo kiến tập Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Phẩm Đà Nẵng Trung tâm kinh doanh tổng hợp Trung tâm điện máy xe máy Trung tâm vật liệu xây dựng Trung tâm thương mại dịch vụ Trung tâm dịch vụ khách sạn Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Tp HCM Chi nhánh Tam Kỳ Trong 10 cơ sở trên thì chỉ có Trung Tâm điện máy xe máy và Trung tâm vật liệu xây dựng là những đơn vị không có tổ chức bộ mày kế toán riêng mà chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ công ty về mặt nhân sự và tài chính. Tám đơn vị còn lại là những đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc công ty.Đây là những đơn vị do giám đốc công ty ra quyết định thành lập và giải thể , có tên gọi, con dấu được sử dụng chung với công ty bằng tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng.Mỗi đơn vị phải thực hiện đầy đủ các khoản nộp để công ty nộp vào ngân sách nhà nước .Các đơn vị này hoạt động theo cơ chế phân cấp quản lý và hạch toán nội bộ do giám đốc công ty ban hành.  Chức năng kinh doanh của từng đơn vị: - Trung tâm điện máy ,xe máy: kinh doanh các mặt hàng sau: + Xe máy:Đối với mặt hàng này trung tâm và đại lý tiêu thụ sản phẩm xe máy cho công ty VMEP(Đài Loan). + Phụ tùng,xe máy:Đây là mặt hàng mua đứt bán đoạn. - Trung tâm vật liệu xây dựng: kinh doanh mặt hàng Cement Chifon-Hải Phòng - Trung tâm khách sạn dịch vụ: hoạt động với các chức năng: + Dịch vụ ăn uống và giải khát. + Dịch vụ phòng trọ:đây là dịch vụ chính của khách sạn. + Dịch vụ khác:Karaoke, khiêu vũ. - Trung tâm kinh doanh tổng hợp: kinh doanh đa mặt hàng chẳng hạn như:mỹ phẩm, vinamilk, sanmiguel..... III.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 1.Sơ đồ Trang 4 Báo cáo kiến tập ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN ĐIỀU HÀNH P.TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Trung tâm kinh doanh tổng hợp Trung tâm điện máy xe máy P.KINH DOANH Trung tâm vật liệu xây dựng Trung tâm thương mại dịch vụ Trung tâm dịch vụ khách sạn P.KẾ TOÁN Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Tp HCM Chi nhánh Tam Kỳ Chỉ dẫn : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.Chức năng ,nhiệm vụ của từng bộ phận: - Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan cao nhất của công ty, hoạt động thông qua các cuộc họp thường niên và họp đại hội cổ đông bất thường Hội đồng quản trị: thành viên của hội đồng được trúng cử tối đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín. Hội đồng quản trị bầu ra 1 chủ tịch hội đồng quản trị và hai phó hội đồng quản trị Ban điều hành: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm.Giám đốc là người điều hành hằng ngày của công ty và chụi trách nhiệm trước hội đồng cổ đông về thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.Ký kết các hợp đồng kinh tế, báo cáo văn bản chứng từ của công ty , ký kết hoặc chấm dứt hợp đồng với người lao động trong công ty và đại diện cho công ty khởi kiện. Ban kiểm soát:Thay mặt cho cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,quản trị và điều hành công ty.Ban kiểm soát có ba thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra , mỗi thành viên có trách nhiệm và quyền như nhau: kiểm soát các hoạt động kinh doanh , kiểm tra sổ sách kế toán ,các báo cáo tài chính, bản quyết toán tài chính năm của công ty và trình đại hội đồng cổ đông... Phòng tổ chức: là bộ phận tham mưu về tình hình tổ chức tuyển chọn nhân sự và đào tạo lao động, kiểm tra tổng hợp công tác thi đua khen thưởng , kỷ luật , đảm bảo sự công bằng cho cán bộ công nhân viên. Phòng kinh doanh:có nhiệm vụ điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của công ty, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo từng chức năng của các đơn vị ở khâu mua , bán , xuất, nhập, hàng hóa thị trường,lập kế hoạch và thực hiện kinh doanh Trang 5 Báo cáo kiến tập Phòng kế toán: có nhiệm vụ quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty,tổ chức ghi chép,hạch toán và lập Báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính nhằm phục vụ yêu cầu quản lý,kiểm tra và tổng hợp.Kết hợp với lãnh đạo và các phòng ban khác tiến hành phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh,cung cấp kịp thời cho giám đốc những thông tin cần thiết nhằm có những quyết định đúng đắn kịp thời. - IV.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. 1.Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty. KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN (Kiêm Kế toán tổng hợp) Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán kho hàng Kế toán công nợ,doanh thu ,chi phí Kế toán thuế XNK Kế toán các đơn vị cơ sở Chỉ dẫn: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.Chức năng ,nhiệm vụ của từng bộ phận: Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung điều hành toàn bộ công tác kế toán, giám sát hoạt động tài chính của công ty và là người trợ lý đắc lực của giám đốc trong việc tham mưu các kế hoạch tài chính và ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm với cấp trên về số liệu kế toán. Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu kế toán, lập báo cáo quyết toán, thay thế cho Kế toán trưởng giải quyết công việc khi Kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán tiền mặt : Hàng ngày thực hiện công việc ghi chép chứng từ thu chi, vào sổ sách kế toán có liên quan tại công ty. Kiểm tra đối chiếu sổ sách với tiền tồn quỹ thực tế để có thể phát hiện ra chênh lệch. Cuối tháng tập hợp số liệu của cả công ty và các đơn vị cơ sở để nộp cho kế toán tổng hợp. - Kế toán ngân hàng : Có nhiệm vụ phản ánh số liệu tình hình biến động tiền gửi ngân hàng và tiền vay ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc Bảng sao kê, kèm theo các chứng từ gốc, lập Sổ chi tiết,Bảng kê số 2,theo dõi chi tiết số tiền đã vay, số tiền vay đã trả và số tiền vay còn phải trả theo khế ước và từ đó lập Trang 6 Báo cáo kiến tập Sổ chi tiết và Nhật ký chứng từ số 4. Tất cả các Bảng kê và Nhật ký dối chiếu với bộ phận liên quan, nộp cho kế toán tổng hợp. - Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ phản ánh một cách tổng hợp, chính xác số liệu về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá trong kho, đồng thời phải đối chiếu kiểm tra số liệu với các đơn vị trực thuộc . - Kế toán doanh thu, chi phí, công nợ: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình doanh thu, chi phí, công nợ của toàn công ty. - Kế toán thuế XNK : Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, theo dõi chi tiết thuế xuất nhập khẩu phải nộp. - Kế toán các đơn vị cơ sở: + Tổ trưởng kế toán: thực hiện công tác kế toán ở đơn vị và có nhiệm vụ lập báo cáo tổng hợp gửi về công ty. + Các kế toán viên: theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phần hành tiền mặt, bán hàng… 3.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Công ty CP CNP Đà Nẵng áp dụng hình thức “ Nhật ký chứng từ” 3.1.Quá trình ghi chép sổ sách. - Tại công ty: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các Nhật ký chứng từ hoặc các Bảng kê. Đối với các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, từ chứng từ gốc còn ghi vào các Sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào Tờ kê chi tiết tại văn phòng và các Bảng kê, các chứng từ có liên quan ở đơn vị cấp dưới để lập Bảng kê và Nhật ký chứng cho toàn công ty. Sau đó, từ Nhật ký chứng từ này, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào Sổ cái. Cuối quý, căn cứ vào số liệu ở Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết lập các BCTC cho toàn công ty. - Tại đơn vị trực thuộc: Hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì trình tự hạch toán giống ở công ty. Cuối tháng từ các Tờ kê chi tiết, kế toán lên Bảng kê chi tiết.Sau đó lập các Báo cáo hiệu quả kinh doanh, Bảng cân đối tài khoản, Bảng thanh toán lương, Báo cáo bán hàng gửi về công ty để xử lý, phản ánh số hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. 3.2.Trình tự ghi sổ Nhật ký chứng từ tại công ty như sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Trang 7 Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kiến tập Chỉ dẫn: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ PHẨM ĐÀ NẴNG. I.Phương thức mua hàng ,thủ tục chứng từ. 1.Phương thức mua hàng. Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng áp dụng hai phương thức mua hàng chủ yếu: -Phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty cử cán bộ đem giấy uỷ quyền nhậ hàng đến các đơn vị bán hàng để trực tiếp nhận hàng theo hợp đồng mà công ty đã ký. Đây là phương thức áp dụng phổ biến tại công ty vì thông qua cán bộ mua hàng, công ty có thể nắm bắp kịp thời tình hình biến động về hàng hoá trên thị trường và giảm tối đa chi phí mua hàng. -Phương thức chuyển hàng: Nhà cung cấp sẽ giao hàng tại cảng hoặc tại kho công ty tuỳ thuộc vào quy định trên hợp đồng . 2.Thủ tục chứng từ: Trang 8 Báo cáo kiến tập DANH MỤC CHỨNG TỪ (dùng cho nghiệp vụ mua hàng) STT 1 2 3 Trang 9 TÊN CHỨNG TỪ NỘI DUNG Hoá đơn (GTGT) Là chứng từ để vận chuyển hàng hoá,lập phiếu nhập kho,thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn là do người bán lập thành 3 liên :1 liên lưu,1 liên giao cho người mua và một liên giữ lại làm cơ sở cho việc thanh toán ,ghi sổ. Phiếu nhập kho Xác định số lượng hàng hoá nhập kho,làm căn cứ ghi thẻ kho quy trách nhiệm và ghi sổ kế toán.Phiếu này được áp dụng trong các trường hợp:Nhập kho vật tư hàng hoá mua ngoài hoặc nhận từ tổng công ty ,hàng hoá phát hiện thừa trong kiểm kê.Phiếu này thường được lập thành 2 liên : 1 liên lưu và một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho kế toán. Biên bản Xác định quy cách,chất lượng hàng hoá trước khi kiểm nghiệm nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản .Biên bản này thường được lập thành 2 bản :1 bản cho phòng kinh doanh và một bản Báo cáo kiến tập 4 Thẻ kho cho kế toán. Theo dõi số lượng hàng hoá nhập- xuất- tồn của từng loại hàng hoá ở từng kho ,hằng ngày thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ nhập - xuất để ghi vào thẻ kho và định kỳ chuyển lên cho phòng kế toán kiểm tra xác nhận 3.Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ: Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán trưởng Kế toán viên Lập phiếu nhập kho Ghi phiếu nhập kho Ký duyệt Ghi sổ kế toán Bảo quản,lưu trữ II.Trình tự hạch toán : -Hằng ngày : Tại các chi nhánh ,trung tâm , phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán gửi đến ,phiếu kê hàng mua nông lâm hải sản do người mua lập và các chứng từ có liên quan như Biên bản kiểm nghiệm,Biên bản nhận hàng hoá rồi tiến hành nhập kho.Căn cứ vào Phiếu nhập kho để vào thẻ kho, kế toán mua hàng lập Tờ kê chi tiết mua hàng (TK 1561) cho từng loại hàng hoá -Cuối tháng: Tại phòng kế toán công ty , sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu sẽ căn cứ vào Bảng tổng hợp hàng mua (ghi Nợ TK 1561) của từng chi nhánh ,trung tâm gửi lên để lập Bảng tổng hợp hàng mua toàn công ty. Tuy nhiên tại mỗi chi nhánh , trung tâm và văn phòng công ty ,việc lập Bảng tổng hợp hàng mua được tiến hàng đồng thời với tổng hợp xuất kho hàng bán trên cùng một tờ .Đồng thời tại các chi nhánh , trung tâm tiến hành lập Bảng kê số 8 theo dõi công nợ và thanh toán cho từng đơn vị bán đối với hàng mua ,cuối tháng lên Bảng tổng hợp phải trả người bán cho toàn chi nhánh và gửi lên kế toán công ty ,kế toán công ty lê tổng hợp toàn công ty và tiến hành lập Nhật ký chứng từ số 5 . Cuối tháng, sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ kế toán ghi vào Sổ cái. Trang 10 Báo cáo kiến tập Chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng,phiếu NK) Thẻ kho Tờ kê chi tiết TK 1561 Bảng tổng hợp TK 1561 (Bảng kê số 4) Bảng kê số 4_TK 1561 Ghi chú: Bảng kê số 8 Nhật ký CT số 5 Sổ cái Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Để minh hoạ tình hình hạch toán nghiệp vụ mua hàng, em xin đưa ra một ví dụ mua hàng tháng 1/2006 tại công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng như sau: Ngày 26/1/2006,trung tâm kinh doanh điện máy xe máy mua sau chiếc xe Attila M9R của Công Ty VMEP hoá đơn số 0010913 do bên bán gửi đến, khi nhận được hàng và hoá đơn ,trung tâm kinh doanh điện máy xe máy lập phiếu nhập kho . Trang 11 Báo cáo kiến tập HOÁ ĐƠN(GTGT) Liên 2: (Khách hàng) Ký hiệu: AA/2005-T Số : 0010913 Đơn vị bán hàng: Vietnam Manufaturing & Export Processing Company(VMEP.Co) Địa chỉ:Khóm 5-Phường Tam Hiệp –Biên Hoà-Đồng Nai Điện thoại:061.812.80 Số tài khoản: 0071.0000.29991 Mã số thuế: 01 001138641 Họ tên người mua: Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng Địa chỉ:57 Lê Duẩn Đà Nẵng Hình thức thanh toán: C/K Số tài khoản: Mã số thuế: 0400100390 STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Attila – M9R Chiếc 6 24.090.909 144.545.455 Cộng tiền hàng 144.545.455 Thuế suất thuế GTGT: 10% 14.454.546 Tổng cộng tiền thanh toán 159.000.001 Số tiền viết bằng chữ: Một trăn năm mươi chín triệu không trăm lẻ một đồng. Khách hàng ký (Ký,họ tên) Trang 12 Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ký (Ký tên, đóng dấu) Báo cáo kiến tập PHIẾU NHẬP KHO Số: 38/1 Nợ: Có: Ngày 26 tháng 1 năm 2006 Họ tên người giao: Trương Thị Toàn Theo: Hoá đơn Số: 10913 ngày 26 tháng1 năm 2006 Của : Công ty VMEP Nhập tại kho: 57 Lê Duẩn Đà Nẵng Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm Đơn Mã STT chất vật vị số tư(sản tính phẩm,hàng hoá) A B C D Attila – M9R Chiếc Số lượng Theo Thực Đơn giá chứng nhập từ 1 2 3 06 24.090.909 Thành tiền 4 144.545.455 Cộng 144.545.455 Thuế 14.454.546 GTGT(10%) Cộng tiền 159.000.001 thanh toán Tổng số tiền:(viết bằng chữ): Một trăm năm mươi chín triệu không trăm lẻ một đồng y. Nhập, ngày 26 tháng 1 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Trang 13 Báo cáo kiến tập TỜ KÊ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1561 Trung tâm KD Điện máy xe máy Quầy 57 – Lê Duẩn STT Ngày 1 2 3 4 .... 38 29/12/2005 4/01/2006 7/01/2006 7/01/2006 ....... 26/01/2006 Tháng 1 năm 2006 Số chứng từ Diễn gải Số tiền 0008116 0008391 0008741 0008742 ...... 0010913 Tổng trị giá Nhập của công ty VMEP Nhập của công ty VMEP Nhập của công ty VMEP Nhập của công ty VMEP ........ Nhập của công ty VMEP 6.759.090.912 394.545.455 511.818.182 101.818.181 81.818.182 ........ 144.545.455 Ghi Nợ TK 1561,Ghi Có TK .... 331 336 515 632 6.759.090.912 394.545.455 511.818.182 101.818.181 81.188.182 ..... ...... ...... ...... 144.545.455 Đà Nẵng, ngày 31 tháng 1 năm 2006 Giám đốc Kế toán Tháng 01/2006 Dư Nợ đầu kỳ 4.100.302.844 Ghi Nợ TK 1561,ghi Có TK…. 1561 331 711 180.090.910 6.816.409.412 0 Cộng Nợ [Tổng hợp] 6.996.500.322 Ghi Có TK 1561,ghi Nợ TK… 1561 336 632 180.090.910 3.357.584.999 3.782.067.972 Cộng có 7.319.743.881 Dư Nợ cuối kỳ 3.777.059.285 3.806.490.910 0 6.759.090.912 0 6.759.090.912 180.090.910 3.338.727.272 3.524.999.999 7.043.818.181 3.521.763.641 176.952.729 180.090.910 0 0 180.090.910 0 0 214.090.910 214.090.910 142.952.729 116.859.205 0 57.318.500 0 57.318.500 0 18.857.727 42.977.063 61.834.970 112.342.915 Thủ trưởng đơn vị Trang 14 ...... BẢNG KÊ SỐ 4 Trung tâm KD điện máy xe máy Diễn giải Tổng trị giá Quầy Lê Duẩn Quầy bán buôn Quầy phụ tùng 711 - Đà Nẵng, ngày 31 tháng 01 năm 2006 Kế toán Báo cáo kiến tập BẢNG KÊ SỐ 4 – TK 1561 Tháng 01/2006 Diễn giải Số dư đầu kỳ Tổng trị giá 1.Trung tâm KD VLXD 2.Trung tâm KD TH 3.Trung tâm KD ĐMXM ……. 24.638.857.805 1.429.601.633 1111 2.398.308.992 3333 0 Ghi Nợ TK 1561, ghi Có các TK sau 1561 632 331 1.004.340.676 0 18.680.173.581 9.843.180 4.563.173.581 711 2.798.693 2.798.693 25.830.426.713 5.542.689.494 1.429.911.633 854.406.586 716.054.737 1.570.461.323 4.100.302.844 180.090.910 6.816.409.412 6.996.500.322 …… ……. ….. …… Diễn giải Tổng trị giá 1.Trung tâm KD VLXD 2. Trung tâm KD TH 3. Trung tâm KD ĐMXM ……. Trang 15 Cộng Nợ 336 3.704.804.771 996.128.864 1368 347.219.772 ……. 1561 1.044.340.676 9.843.180 854.406.586 180.090.910 ….. ….. …… …… Ghi Có TK 1561, ghi Nợ các TK sau 331 336 632 0 3.357.584.999 24.430.452.658 5.212.588.105 1.037.026.906 3.357.584.999 3.782.067.972 …… ….. …… ……. …….. Cộng Nợ 811 0 6417 0 …… ……. 29.179.598.105 5.222.431.285 1.891.433.492 7.319.743.881 …….. Báo cáo kiến tập BẢNG KÊ SỐ 8 Công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng Trung tâm KD Điện máy xe máy Dư Nợ ĐK: 1.076.137.994 Đơn vị bán: Công ty VMEP Dư Có CK : 2.489.453.976 Tháng 1 năm 2006 Hóa đơn Số Ngày Số 0008116 0008391 ….. 0019913 29/12/2005 04/01/2006 …… 26/01/2006 1 2 …… 38 Số Hóa đơn Ngày 0008116 0008391 …… 0010913 Trang 16 29/12/2005 04/01/2006 …… 26/01/2006 Số Phiếu nhập Ngày Phiếu nhập Ngày 1 2 …… 38 29/12/2005 04/01/2006 ……. 26/01/2006 29/12/2005 04/01/2006 …… 26/01/2006 Ghi Có TK 331,ghi Nợ TK …. 1331 1561 681.640.956 6.816.409.412 39.454.546 394.545.455 51.181.818 511.818.182 …… …… 14.454.546 144.545.455 131 16.907.000 1331 16.446.819 13.151.515 ……. ……. Cộng Có 7.498.050.368 434.000.001 563.000.001 ….. 159.000.001 Ghi Nợ TK 331,ghi Có TK … 1388 331 336 0 8.689.400.000 1.054.350 131.515.152 1.000.000 ……. ……. ……. Thanh toán ngày 02/01/2006 …… 3388 173.195.454 711 14.362.727 118.389.000 ……. 11.094.575 ……. Cộng Nợ 8.911.366.350 144.666.667 130.483.575 …. 0 Báo cáo kiến tập NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 01/2006 STT Đơn vị I II III IV …… CN Tam Kỳ TT.KD điện tử điện lạnh CN Hà Nội TT KD điện máy xe máy ……… Tổng cộng STT Đơn vị I II III IV …… CN Tam Kỳ TT.KD điện tử điện lạnh CN Hà Nội TT KD điện máy xe máy ……… Tổng cộng Số dư đầu kỳ Nợ 116.000.000 0 415.414.234 1.076.737.994 …….. 13.304.027.544 1331 0 0 0 16.446.819 ……. 16.446.819 Có 0 264.167.100 2.310.554.686 0 ……… 7.390.199.452 111 0 0 50.000.000 0 ………. 50.000.000 Ghi Nợ TK 331 – Ghi Có TK sau: 311 336 0 0 0 0 0 0 8.689.400.000 1.054.350 …….. …….. 10.170.549.144 5.847.650 Ghi Có TK 331 – Ghi Nợ TK sau: 1331 1561 0 0 0 0 120.000.000 1.200.000.000 681.640.956 6.816.409.412 ………. ………. 1.754.185.154 18.680.173.581 …. ….. …… …… ……. …….. …….. Cộng Nợ 0 0 1.939.090.000 8.911.366.350 ……. 21.025.037.243 …… …… …… ….. ….. …… ……. Trang 17 Kế toán tổng hợp (Ký,họ tên) 0 0 1.370.000.000 7.498.050.368 …… 21.196.520.313 Số dư cuối kỳ Nợ Có 0 0 365.414.834 1.691.464.686 ……… 10.742.918.206 Đã ghi sổ cái ngày …..tháng……năm….. Người ghi sổ (Ký,họ tên) Cộng Có Ngày…..tháng…..năm 200… Kế toán trưởng (Ký,họ tên) ……. 5.000.573.184 Báo cáo kiến tập Dư Nợ Dư Có 24.638.857.805 SỔ CÁI TK 1561- Gía mua hàng hóa. Số hiệu NKCT 1 2 4 5 7 8 10 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Ghi Có các TK đối ứng bên TK này 1111 1121 1122 3111 3112 331 1368,336,632 336 Cộng Nợ Cộng Có Số dư Dư Nợ cuối Dư Có tháng Tháng 1 ……… 2.081.001.445 …….. Tháng 12 …….. 18.680.173.581 ……. …….. 2.798.693 3.704.804.771 24.786.086.037 28.135.257.429 ……. ……. …… …… …… …… …… ……. 21.289.686.413 ….. ……. Kế toán trưởng (Ký,họ tên) PHẦN III Trang 18 Ngày ….tháng….năm 200… Giám đốc (Ký,họ tên,đóng dấu) Báo cáo kiến tập MỘT SỐ Ý KIẾN, NHẬN XÉT I.Nhận xét tình hình thực tế về công tác hạch toán tại công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng. -Về loại hình tổ chức công tác kế toán Công ty áp dụng. Do đặc điểm công tác tổ chức kinh doanh cũng như đặc điểm về phân cấp quản lý nên công ty áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán. Hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh đa dạng của công ty.Đối với các cửa hàng có địa bàn gần trụ sở công ty,việc tổ chức quản lý mang tính tập trung còn 7 đơn vị trực thuộc còn lại có địa bàn hoạt động xa công ty thì việc tổ chức quản lý mang tính phân tán tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo sự cập nhật sổ sách trong toàn công ty.Đồng thời hình thức này tạo điều kiện cho các chi nhánh,trung tâm chủ động trong quá trình kinh doanh của mình,giúp lãnh đạo công ty nắm được tình hình và quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh của các đơn vị. -Về bộ máy kế toán: Phòng kế toán sử dụng và đào tạo những người có kinh nghiệm và có nghiệp vụ vững vàng.Kế toán trưởng là người quyết định mọi vấn đề ,theo dõi quá trình làm việc và lên sổ kế toán.Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm về công tác này,hỗ trợ đắc lực cho kế toán trưởng. -Về hình thức sổ kể toán: Hình thức kế toán áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chứng từ ,nó phù hợp với đặc điểm ở công ty – một doanh nghiệp thương mại buôn bán lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều thuận tiện trong công tác quản lý số liệu,đảm bảo sự chặt chẽ và chính xác trong việc ghi chép. Mặc dù hình thức sổ kế toán này có đặc điểm là khối lượng sổ sách nhiều và phức tạp nhưng tại công ty việc sủ dụng sổ sách kế toán,báo cáo đã được thực hiện tốt,chặt chẽ từ các đơn vị trực thuộc đến công ty. Tuy nhiên: -Do địa bàn hoạt động của công ty nằm rải rác ở nhiều nơi, chứng từ kế toán nhiều,các trung tâm,chi nhánh cuối tháng mới gởi về nên việc hạch toán vào cuối tháng rất bận rộn và sang đến tháng sau mới hoàn thành việc hạch toán của tháng này làm cho chức năng phản ánh kịp thời của kế toán không được phát huy. -Hình thức nhật ký chứng từ có nhược điểm là mẩu sổ phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải có trình độ vững vàng.Phương pháp ghi sổ này khó thích hợp với kế toán trên máy vi tính,mà trong điều kiện ngày nay máy vi tính đã được trang bị phổ biến vào công tác kế toán của các công ty. II.Một số ý kiến nhằm đẩy mạnh quá trình mua hàng tại công ty cổ phần công nghệ phẩm Đà Nẵng. -Tổ chức tốt khâu thu mua hàng hóa, bảo quản hàng hóa và tăng tỉ lệ các mặt hàng kinh doanh có hiệu quả. -Dựa vào kế hoạch mua hàng cần chỉ đạo để các bộ phận mua hàng của công ty mua tại nơi sản xuất nhằm giảm được giá mua hàng hóa. -Phải có kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh mua quá nhiều,tiêu thụ không được nên ứ đọng,chậm luôn chuyển làm chi phí bảo quản cao, hàng hóa tiêu thụ không được sẽ lỗi thời mất giá….. Trang 19 Báo cáo kiến tập  Trang 20