Tài liệu Phát triển nghiệp vụ môi giới tại công ty chứng khoán seabank

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng Tôi, do Tôi trực tiếp làm dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn. Các số liệu, kết quả tính toán nêu trong khoá luận là trung thực xuất phát từ tình hình hoạt động thực tế của Công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân (Cailanshinco). Sinh viên Ngô Khánh Hòa Ngô Khánh Hòa 1 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy cô giáo trong khoa Ngân hàng và đặc biệt là TS. Đỗ Thị Hải Hà - người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành chuyên đề. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân, em cũng đã nhận được sự chia sẻ và chỉ bảo tận tình của các anh chị trong Công ty. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng5 năm 2010 Sinh viên Ngô Khánh Hòa Ngô Khánh Hòa 2 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG...............................................................................................................8 1.1. DỰ ÁN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG......8 1.1.1. Khái niệm và phân loại các dự án đầu tư........................................8 1.1.1.1. Khái niệm dự án :.....................................................................8 1.1.1.2. Phân loại dự án đầu tư :............................................................9 1.1.2. Dự Án Đầu tư xây dựng :.............................................................10 1.1.2.1. Khái niệm dự án đầu tư xây dựng :........................................10 1.1.2.2. Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng :...................................12 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG........................................12 1.2.1. Khái niệm quản lý dự án...............................................................12 1.2.2. Quy trình quản lý dự án :...............................................................13 1.2.2.1. Lập kế hoạch dự án :..............................................................18 1.2.2.2. Điều phối thực hiện :..............................................................23 1.2.2.3. Giám Sát :...............................................................................24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................26 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CÔNG NGHIỆP TẦU THỦY CÁI LÂN............................................................................................27 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CN TẦU THỦY CÁI LÂN.........................................................................................27 2.1.1. Quá trình hình thành phát triển :...................................................27 2.1.1.1. Giới thiệu công ty.......................................................................27 2.1.1.2. Định hướng phát triển............................................................28 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động ( theo tài liệu nội bộ ).........38 2.1.3. Tình hình hoạt động của công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân :.........................................................................................39 2.1.3.1 Công tác quản lý:.....................................................................39 Ngô Khánh Hòa 3 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp 2.1.3.2. Hoạt động tài chính :..............................................................40 2.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CN TÀU THỦY CÁI LÂN.......40 2.2.1. Thực trạng các dự án xây dựng :...................................................40 2.2.2 . Thực trạng quản lý dự án :..........................................................44 2.2.2.1. Tình hình hoàn thành kế hoạch dự án :.................................44 2.2.2.2. Điều phối thực hiện :..............................................................45 2.2.2.3. Giám sát tiến độ và chất lượng công trình :...........................45 2.3 Đánh giá hoạt động quản lý dự án tại công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân.................................................................................46 2.3.1. Kết quả đạt được :.........................................................................46 2.3.2. Hạn chế :........................................................................................52 Chương 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH CN TÀU THỦY CÁI LÂN.....55 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty :................................................55 3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý dự án tại công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân :...............................................................................58 3.2.1. Xây dựng cơ chế quản lý dự án vừa tạo điều kiện để tăng tiến độ vừa kiểm soát chất lượng :......................................................................58 3.2.2. Lập dự án tốt và hiệu quả cao trước khi tiến hành dự án :............59 3.2.3. Kiểm tra kiểm soát chặt chẽ hơn :.................................................59 3.2.4. Hiện đại hóa công nghệ :...............................................................60 3.2.5.Giải pháp nguồn nhân lực..............................................................63 3.3. Một số kiến nghị :.................................................................................63 KẾT LUẬN CHƯƠNG III..............................................................................65 KẾT LUẬN....................................................................................................66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................67 Ngô Khánh Hòa 4 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên văn 1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 2 BCTC Báo cáo tài chính 3 CN 4 CNTT 5 DN 6 DNNN Doanh nghiệp nhà nước 7 ĐTDA Đầu tư dự án 8 HĐQT Hội đồng quản trị 9 IAS 10 QĐBGTVT Công nghiệp Công nghiệp tàu thủy Doanh nghiệp Chuẩn mực kế toán quốc tế Quyết định của bộ giao thông vận tải LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngô Khánh Hòa 5 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp Trong thời hiện nay, đặc biệt nước ta đang trong giai đoạn đang phát triển, các dự án đầu tư nước ngoài FDI, ODA cũng như các dự án nhà nước và tư nhân là cơ hội nhằm thúc đẩy nền kinh tế đi lên. Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là các dự án nhằm nâng cao cơ sở hạ tầng vật chất của nền kinh tế, từ đó tạo điều kiện cho nền kinh tế đặc biệt ở các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay đi lên và chuyển biến mạnh mẽ. Tuy nhiên các dự án đầu tư xây dựng luôn đòi hỏi nguồn lực tài chính cũng như con người lớn mà thực tế vấn đề thông tin cũng như trình độ trong quản lý còn hạn chế … Do đó yêu cầu cần xây dựng một quy trình quản lý các dự án có xây dựng một cách hiệu quả và phù hợi với điều kiện của Việt Nam hiện nay là một đòi hỏi cần thiết để đảm bảo hạn chế những vấn đề trong việc thực hiện các dự án, hướng tới một cách thức quản lý tốt hơn, hiệu quả hơn phù hợp với môi trường kinh tế hội nhập hiện nay. Đầu tư dự án có xây dựng là một hình thức đầu tư trong một thời gian dài chính vì thế việc tính toàn của dự án cũng như các vấn đề nảy sinh thường xuyên xảy ra. Có thể nói nếu một dự án trong nền kinh tế thị trường mà không có vấn đề nào nảy sinh “là một dự án không tưởng”. Điều đó cho thấy vấn đề nảy sinh là hiển nhiên ở bất kỳ một dự án có đầu tư xây dựng nào, kể cả những doanh nghiệp hàng đầu cũng sẽ có những điều nằm ngoài tầm kiểm soát của con người. Tuy nhiên, sự khác biệt cơ bản đó là năng lực xác định vấn đề và quản lý chúng trong các dự án, đặc biệt các dự án có đầu tư xây dựng cơ bản : bằng việc thiết lập một quy trình quản lý hiệu quả, phù hợp với môi trường hoạt động để có thể xác định và hạn chế cũng như lường trước được những nảy sinh trong khi thực hiện. Xuất phát từ sự mong muốn đóng góp vào Vinashin nói chung và Cailanshico nói riêng. Sau quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân, tôi xin lựa chọn đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp là : “Hoàn thiện công tác quản lý dự án ĐTXD tại công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân” 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Ngô Khánh Hòa 6 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp - Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản dự án đầu tư xây dựng và công tác quản lý các vấn đề bằng việc thực hiện quy trình quản lý dự án đối với các dự án đầu tư có xây dựng cơ bản của Doanh nghiệp - Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân. - Đưa ra các giải pháp và kiến nghị. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong đề tài là dự án đầu tư xây dựng và quản lý các dự án đầu tư có xây dựng cơ bản. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân. 4. Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề được nghiên cứu dựa trên các phương pháp chủ yếu : duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp logic, phương pháp so sánh, phương pháp diễn giải kết hợp với tổng hợp thống kê. 5. Kết cấu chuyên đề Chuyên đề kết cấu gồm 3 chương : Chương 1 : Lý luận chung về quản lý dự án ĐTXD của công ty TNHH một thành viên Chương 2 : Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng tạu công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân Chương 3 : Giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quản lý dự án xây dựng tại công ty TNHH một thành viên CN Tàu Thủy Cái Lân Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Ngô Khánh Hòa 7 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp 1.1. DỰ ÁN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1.1. Khái niệm và phân loại các dự án đầu tư 1.1.1.1. Khái niệm dự án : Dự án là một tổng thể các hoạt động (quyết định và công việc) phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm huặc dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh ko chắc chắn . Trên phương diện phát triển , có hai cách hiểu về dự án “ tĩnh “ và động .Cách hiểu “ tĩnh “ thì dự án là một hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai “ động” : Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng , nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới . Từ đó ta có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của dự án : - Dự án có mụch đích , kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả xác định rõ . Mỗi dự án đều có tập hợp nhiều nhiệm vụ từ đó có nhiều kết quả , tập hợp các kết quả sao phải đảm bảo các mục tiêu và từ đó đạt được mục đích của dự án . - Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự sáng tạo . Khi dự án kết thúc thì sau đó là chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành . - Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc. - Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Để thực hiện thành công dự án , các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. - Môi trường hoạt động “ va chạm “ , không chắc chắn. Quan hệ Ngô Khánh Hòa 8 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp của dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án cạnh tranh lãn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về vốn , nhân lực , thiết bị … Không những thế , môi trường của dự án không phải môi trường hiện tại mà là môi trường tương lại . Thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư có độ rủi ro. 1.1.1.2. Phân loại dự án đầu tư : Phân loại các dự án đầu tư là sắp xếp các dự án đầu tư theo từng nhóm dựa trên các tiêu thức nhất định. Việc phân loại các dự án là cơ sở khoa học là tiền để để xác định chu trình thích hợp và nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Việc phân loại dự án thường dựa theo các cách như sau :  Căn cứ theo nội dung kinh tế: - Dự án đầu tư vào lực lượng lao động nhằm tăng về lượng và chất , yếu tố quan trọng nhất của quá trình kinh doanh , đó là sức lao động thông qua việc tuyển mộ, thuê mướn và đào tạo chuyên gia cán bộ quản lý và công nhân - Dự án đầu tư vào tài sản lưu động : nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục nhịp nhàng củ quá trình sản xuất kinh doanh , đó là : tư liệu sản xuất giá trị nhỏ , nguyên vật liệu , tiền tệ phục vụ cho quá trình kinh doanh. - Đầu tư xây dựng cơ bản : nhằm tạo ra huặc nâng cao mức độ hiện tại tài sản cố định của doanh nghiệp thông qua việc xây dựng nhà xưởng, các công trình hạ tầng và đầu tư cho thiết bị máy móc, công nghệ, bằng phát minh, mua bản quyền, bí quyết công nghệ.  - Căn cứ theo mục tiêu đầu tư: Đầu tư mới : là hình thức đưa toàn bộ vốn đầu tư xây dựng công trình mới hoàn toàn. - Đầu tư mở rộng : là hình thức đầu tư nhằm mở rộng công trình cũ đang hoạt động để nâng cao công suất của công trình cũ hu ặc thêm mặt hàng, tăng thêm khả năng phục vụ cho nhiều loại đối tượng so với nhiệm vụ Ngô Khánh Hòa 9 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp ban đầu. Đầu tư này gắn liền với việc mua sắm thiết bị mới, xây dựng các phân xưởng mới hu ặc mở rộng các phan xưởng chính hiện có, xây dựng thêm các công trình phụ trợ và phục vụ mới. - Đầu tư cải tạo công trình đang hoạt động : đầu tư này gắn liền với việc trang bị lại và tổ chức lại toàn bộ hay một bộ phận doanh nghiệp đang hoạt động, được thực hiện một thiết kế duy nhất không bao gồm việc xây dựng mới hay mở rộng các bộ phận sản xuất chính đang hoạt động hu ặc có thể là xây dựng mới hu ặc mở rộng các công trình phục vụ hay phụ trợ.  Căn cứ theo mức độ tham gia quản lý của chủ đầu tư vào đối tượng mà mình bỏ vốn : - Đầu tư gián tiếp : là đầu tư mà người bỏ vốn và người sử dụng vốn không phải là một. - Đầu tư trực tiếp : là hình thức đầu tư mà người bỏ vốn và người sử dụng vốn là một chủ thể.  Căn cứ theo thời gian ấn định : - Dự án ngắn hạn - Dự án trung hạn - Dự án dài hạn  Căn cứ theo phân cấp quản lý : - Dự án nhóm A - Dự án nhóm B - Dự án nhóm C 1.1.2. Dự Án Đầu tư xây dựng : 1.1.2.1. Khái niệm dự án đầu tư xây dựng : Trong điều kiện hiện nay đang trong đà phát triển của đất nước, chúng ta sẽ luôn có những dự án đầu tư và đặc biệt lĩnh vực nhiều phát sinh nhất đó là các dự án có đầu tư xây dựng. Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc Ngô Khánh Hòa 10 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Theo quy định của Luật đảm bảo tính xã hội và kinh tế của các dự án thì cần: Điều 35 1 . Dự án đầu tư xây dựng công trình 1. Khi đầu tư xây dựng công trình, chủ đầu tư xây dựng công trình phải lập dự án để xem xét, đánh giá hiệu quả về kinh tế - xã hội của dự án, trừ các trường hợp quy định tại khoản 3 và khoản 5 Điều này. Việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình phải tuân theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. 2. Dự án đầu tư xây dựng công trình được phân loại theo quy mô, tính chất và nguồn vốn đầu tư. Nội dung của dự án đầu tư xây dựng công trình được lập phù hợp với yêu cầu của từng loại dự án. 3. Những công trình xây dựng sau đây chỉ cần lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật: a) Công trình sử dụng cho mục đích tôn giáo; b) Công trình xây dựng quy mô nhỏ và các công trình khác do Chính phủ quy định. 4. Nội dung báo cáo kinh tế - kỹ thuật của công trình xây dựng quy định tại khoản 3 Điều này bao gồm sự cần thiết đầu tư, mục tiêu xây dựng công trình; địa điểm xây dựng; quy mô, công suất; cấp công trình; nguồn kinh phí xây dựng công trình; thời hạn xây dựng; hiệu quả công trình; phòng, chống cháy, nổ; bản vẽ thiết kế thi công và dự toán công trình. 5. Khi đầu tư xây dựng nhà ở riêng lẻ thì chủ đầu tư xây dựng công trình không phải lập dự án đầu tư xây dựng công trình và báo cáo kinh tế - kỹ thuật mà chỉ cần lập hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, trừ những công trình 1 Luật xây dựng : Chương III về dự án đầu tư xây dựng công trỡnh. Ngô Khánh Hòa 11 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 62 của Luật này. 1.1.2.2. Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng : Dự án xây dựng thông thường gồm phần thuyết minh dự án và bản vẽ thiết kế cơ sở. Đây chính là các căn cứ để triển khai cho bản vẽ thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công sau này. Tổng mức đầu tư của dự án chính là giá trị đầu tư xây dựng của dự án. Không phải bất cứ công trình xây dựng vào cũng phải lập dự án. Các công trình thông thường được chia thành các loại như nhóm A, nhóm B, nhóm C...và các loại công trình này được phân chia căn cứ vào các mức giá trị đầu tư của công trình và theo loại công trình. Nội dung phần thuyết minh dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm : - Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư, đánh giá nhu cầu thị trường, tiêu thụ sản phẩm, hình thức đầu tư, địa điểm xây dựng, nhu cầu sử dụng đất... - Mô tả quy mô, diện tích xây dựng công trình, các hạng mục công trình, phương án kỹ thuật, công nghệ và công suất... - Các phương án, giải pháp thực hiện, phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư, phân đoạn thực hiện... - Đánh giá tác động môi trường, giải pháp phòng chống cháy nổ, các yêu cầu về an ninh, quốc phòng... - Tổng mức đầu tư của dự án, khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn, phương án hoàn trả vốn, các chỉ tiêu tài chính và phân tích đánh giá hiệu quả kinh tế, hiệu quả xã hội của dự án. 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.2.1. Khái niệm quản lý dự án Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự biến đổi cũng như các vấn đề luôn phát sinh, loại bỏ những phát sinh và các vấn đề là điều không thể nhưng để phòng ngừa và hạn chế thì các nhà quản lý có thể làm được. Điều Ngô Khánh Hòa 12 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp đó được thể hiện qua quy trình quản lý dự án trong xây dựng của mỗi doanh nghiệp. Xuất phát từ vị thể người điều hành dự án các nhà quản lý cần lường trước những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Cơ sở nhìn nhận này là nền tảng hình thành nên ý tưởng trong công tác quản lý dự án. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, diều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây: - Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án - Tạo điều kiện cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho nhóm dự án. - Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. - Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa cá bên liên quan để giải quyết những bất đồng. - Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Tuy nhiên phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu( hay” bệnh”) của dự án là những nhược điểm cần khắc phục đối với phương pháp quản lý dự án. 1.2.2. Quy trình quản lý dự án : Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, Ngô Khánh Hòa 13 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự định nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu hiện dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án( khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất những biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện.. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. Chu trình quản lý dự án Ngô Khánh Hòa 14 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu -Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện -Bố trí tiến độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động -Khuyến khích động viên Giám sát - Đo lường kết quả - So sánh với mục tiêu - Báo cáo - Giải quyết các vấn đề Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày hình trên. * Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan đến chặt chẽ với nhau và có thể biểu hiện dưới dạng công thức sau: C=f(P,T,S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc( kết quả) T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án Phương trình trên cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung, chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời Ngô Khánh Hòa 15 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp gian kéo dài thêm và vi phạm dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng lên sẽ phát sinh tăng chi phí, dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo…làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp( chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp phát sinh tăng thêm khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng. Ba yếu tố: thòi gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả đối với mục tiêu này thường phải “ hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong qua trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án tiến ra theo đúng kế hoạch thì không cần phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án, ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quản lý nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. * Với các nội dung chính a.Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án Quản lý vĩ mô đối với dự án: Ngô Khánh Hòa 16 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp Quản lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án. Trong quá trình triển khai dự án, Nhà nước mà đại diện là cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ. định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế- xã hội. Những công cụ quản lý kinh tế vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao gồm: các chính sách, kế hoạch, qui hoạch như chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những qui định về chế độ kiểm toán, bảo hiểm, tiền lương… Quản lý vi mô đối với hoạt động của dự án: Quản lý dự án tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động của dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. b. Lĩnh vực quản lý dự án Theo đối tượng quản lý dự án, quản lý dự án bao gồm các nội dung như bảng trên. Quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét nghiên cứu (theo viện Nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế- PMI) là: - Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau Ngô Khánh Hòa 17 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp của dự án đã được kết hợp chính xác và đầy đủ. - Quản lý phạm vi. Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. - Quản lý thời gian. Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. - Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phím giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. - Quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư. - Quản lý nhân lực. quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào. - Quản lý thông tin. Là quá trình đảm bảo các dòng thông tin một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời ba câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào. - Quản lý rủi ro, là việc nhận diện các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó từng loại rủi ro. - Quản lý hợp đồng thương mại mua bán, là quá trình lựa chọn nhà chung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều Ngô Khánh Hòa 18 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp hành mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cho dự án. Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa vạ dịch vụ cần thiết. 1.2.2.1. Lập kế hoạch dự án : + Khái niệm: Là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt được mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm thực hiện tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp đẻ thực hiện các công việc đó. + Tác dụng: Lập kê hoạch dự án giữ vị trí quan trọng trong công tác quản lý dự án. Kế hoạch dự án có tác dụng: - Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực. - Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng công việc của dự án. - Kế hoạch dự án là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việc của dự án. - Lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực. - Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt: thời gian, chi phí, chất lượng… + Phân loại kế hoạch dự án: Kế hoạch dự án gồm nhiều loại, từ kế hoạch đơn lẻ theo từng lĩnh vực đến kế hoạch tổng hợp, từ kế hoạch trong giai đoạn lập dự án đến giai đoạn kết thúc nhân lực, vốn…Dưới đây trình bày một số kế hoạch chính: - Kế hoạch phạm vi. Kế hoạch này chỉ rõ phạm vi của dự án trên các phương diện tài chính, thời gian, nguồn lực, không gian….Sử dụng Ngô Khánh Hòa 19 Lớp : Quản Lý Công K48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề tốt nghiệp phương pháp phân tách công việc, kế hoạch phạm vi cần chỉ rõ công việc nào sẽ thuộc dự án và không thuộc dự án. Đây là những căn cứ để lập các loại kế hoạch thực hiện sau này. - Kế hoạch thời gian: Nội dung chủ yếu là xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện toàn bộ dự án cũng như từng cồn việc, xác định quan hệ giữa các công việc, xây dựng sơ đò hệ thống phản ánh quan hệ này. - Kế hoạch chi phí: dự tính tổng vốn đầu tư, chi phí cho các công việc trực tiếp và chi phí gián tiếp, xác diinhj chi phí theo các khoản mục, dự toán chi phí theo từng thời đoạn và cho các hạng mục công việc chính. - Kế hoạch nhân lực: phản ánh số lao động cần thiết cho dự án bao gồm cả trực tiếp và gián tiếp, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo( nếu có), kế hoạch tiền lương gồm lương của lao động trong nước và chuyên gia nước ngoài( nếu có) và được phân bổ cho các hạng mục đầu tư, các đơn vị thực thi dự án theo các thời kỳ đầu tư. - Kế hoạch quản lý chất lượng: nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt được đối với từng phần việc, hạng mục đầu tư, công tác đảm bảo chất lượng được tiến hành thế nào và các phương pháp, công cụ kiểm soát chất lượng được vận hành ra sao.  Dự toán ngân sách + Khái niệm: Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của dự án. Theo nghĩa rộng, dự tóan ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phản tách công việc( WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào( nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án. Theo nghĩa hep có thể hiểu” Dự toán ngân sách dự an là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động của dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án” Ngô Khánh Hòa 20 Lớp : Quản Lý Công K48