Tài liệu Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ------------ BÙI THỊ HỒNG HẠNH PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG TIN HỌC QUẢN LÝ THEO MÔ HÌNH ERP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ------------ BÙI THỊ HỒNG HẠNH PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG TIN HỌC QUẢN LÝ THEO MÔ HÌNH ERP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM Ngành : Công nghệ thông tin Chuyên ngành : Công nghệ phần mềm Mã số : 60 48 10 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Ngọc Bình Hà nội – 2011 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU ................................................................................ 3 BẢNG THUẬT NGỮ VÀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG ................................................................ 5 MỞ ĐẦU .............................................................................................................................. 6 CHƢƠNG 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ERP . 7 1.1. Hệ thống thông tin quản lý và ERP.................................................................... 7 1.1.1. Hệ thống thông tin .......................................................................................... 7 a. Định nghĩa........................................................................................................ 7 b. Phân loại hệ thống thông tin ............................................................................. 7 1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý ............................................................................. 8 a. Định nghĩa........................................................................................................ 8 b. Các loại thông tin quản lý................................................................................. 8 c. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý .................................................................. 8 d. Phân loại hệ thống thông tin quản lý ................................................................ 9 e. Các nguồn thông tin quản lý ............................................................................. 9 1.1.3. ERP................................................................................................................ 9 a. Khái niệm ERP................................................................................................. 9 b. Quá trình hình thành của ERP ........................................................................ 10 c. Cấu trúc của ERP ........................................................................................... 11 1.2. Mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp ............................................... 11 1.2.1. Thế nào là ERP cho các doanh nghiệp .......................................................... 11 1.2.2. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp ........................... 12 1.2.3. Các khó khăn khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp ............................... 12 1.2.4. Đề xuất mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam ........................... 13 1.3. Hiện trạng triển khai ERP ................................................................................ 13 1.3.1. Triển khai ERP trên thế giới ......................................................................... 13 1.3.2. Triển khai ERP tại Việt Nam ........................................................................ 15 1.3.3. Triển khai ERP thành công tại Việt Nam: một số tình huống thực tế ............ 16 a. Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk..................................................... 16 b. Tập đoàn FPT................................................................................................. 17 CHƢƠNG 2: PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT TRONG MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ERP ............................................................................................................................................ 19 2.1. Giới thiệu ........................................................................................................... 19 2.1.1. Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Fami .......................................... 19 2.1.2. Hiện trạng hệ thống của Fami ....................................................................... 19 2.1.3. Giới thiệu về công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia .............................. 20 2.1.4. Tổng quan về hệ thống ................................................................................. 21 a. Mô tả .............................................................................................................. 21 b. Yêu cầu nghiệp vụ.......................................................................................... 22 Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 1 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam c. Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất..................................... 24 d. Các ràng buộc khác ....................................................................................... 25 2.1.5. Kế hoạch phát triển dự án ............................................................................. 25 2.2. Mô tả hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý sản xuất .................................. 27 2.2.1. Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất ........................................................... 27 2.2.2. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất ........................................... 28 2.2.3. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý định mức nguyên vật liệu ................... 30 2.2.4. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất................................................... 33 2.2.5. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu ....................................... 35 2.2.6. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm ............................................ 36 2.2.7. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào sổ cái .................. 37 2.3. Phát triển mô hình ca sử dụng ......................................................................... 38 2.3.1. Xác định tác nhân......................................................................................... 38 2.3.2. Xác định ca sử dụng ..................................................................................... 40 2.3.3. Mô tả chi tiết các ca sử dụng điển hình ......................................................... 41 CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ...................................................... 52 3.1. Giới thiệu về cấu trúc sản phẩm Asia ERP 8.1 ................................................ 52 3.2. Phân tích thiết kế chức năng ............................................................................ 53 3.2.1. Quản lý kế hoạch sản xuất ............................................................................ 53 3.2.2. Quản lý lệnh sản xuất ................................................................................... 56 3.2.3. Quản lý định mức nguyên vật liệu ................................................................ 60 3.2.4. Quản lý xuất nguyên vật liệu ........................................................................ 64 3.2.5. Quản lý nhập thành phẩm ............................................................................. 67 3.2.6. Quản lý chuyển số liệu vào sổ cái ................................................................. 70 3.3. Thiết kế bảng thực thể dữ liệu .......................................................................... 72 3.4. Mô hình triển khai ............................................................................................ 79 3.4.1. Cài đặt hệ thống ........................................................................................... 79 3.4.2. Sơ đồ kiến trúc thành phần ........................................................................... 82 3.4.3. Sơ đồ triển khai ............................................................................................ 82 3.4.4. Kết quả của thực nghiệm .............................................................................. 83 KẾT LUẬN ........................................................................................................................ 84 4.1. Kết luận ............................................................................................................. 84 4.2. Những hạn chế của thực nghiệm ...................................................................... 84 4.3. Hƣớng phát triển............................................................................................... 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 86 Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 2 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1. Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP .................................................. 10 Hình 2.1. Sơ đồ dòng thông tin trong hệ thống quản lý sản xuất........................... 24 Hình 2.2. Biểu đồ nghiệp vụ quy trình sản xuất .................................................... 27 Hình 2.3. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ kế hoạch sản xuất ................................... 28 Hình 2.4. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ định mức nguyên vật liệu ........................ 30 Hình 2.5. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ lệnh sản xuất ........................................... 33 Hình 2.6. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu ................................ 35 Hình 2.7. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ nhập thành phẩm .................................... 36 Hình 2.8. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ chuyển số liệu sản xuất vào số cái........... 37 Hình 2.9. Sơ đồ luồng công việc .......................................................................... 40 Hình 3.1. Sơ đồ lưu trữ dữ liệu của phần xử lý chứng từ ...................................... 52 Hình 3.2. Sơ đồ liên kết ca sử dụng kế hoạch sản xuất ......................................... 53 Hình 3.3. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng kế hoạch sản xuất .......................................... 54 Hình 3.4. Sơ đồ lớp ca sử dụng kế hoạch sản xuất................................................ 55 Hình 3.5. Sơ đồ liên kết ca sử dụng lệnh sản xuất ................................................ 56 Hình 3.6. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng lệnh sản xuất ................................................. 58 Hình 3.7. Sơ đồ lớp ca sử dụng lệnh sản xuất ....................................................... 59 Hình 3.8 Sơ đồ liên kết ca sử dụng định mức nguyên vật liệu .............................. 60 Hình 3.9. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng định mức nguyên vật liệu .............................. 62 Hình 3.10. Sơ đồ lớp ca sử dụng định mức nguyên vật liệu .................................. 63 Hình 3.11. Sơ đồ liên kết ca sử dụng xuất nguyên vật liệu ................................... 64 Hình 3.12. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng xuất nguyên vật liệu .................................... 65 Hình 3.13. Sơ đồ lớp ca sử dụng xuất nguyên vật liệu .......................................... 66 Hình 3.14. Sơ đồ liên kết ca sử dụng nhập thành phẩm ........................................ 67 Hình 3.15. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng nhập thành phẩm ......................................... 68 Hình 3.16. Sơ đồ lớp ca sử dụng nhập thành phẩm ............................................... 69 Hình 3.17. Sơ đồ liên kết ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái................ 70 Hình 3.18. Sơ đồ tuần tự ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái ................ 71 Hình 3.19. Sơ đồ lớp ca sử dụng quản lý chuyển số liệu vào sổ cái ...................... 72 Hình 3.20. Sơ đồ kiến trúc thành phần ................................................................. 82 Hình 3.21. Sơ đồ triển khai .................................................................................. 82 Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 3 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Bảng kế hoạch phát triển dự án ......................................................... 25 Bảng 3.1 Bảng thông tin chung Kế hoạch sản xuất – MMPH1 ......................... 72 Bảng 3.2 Bảng chi tiết Kế hoạch sản xuất – MMCT1....................................... 73 Bảng 3.3 Bảng thông tin chung Lệnh sản xuất – MMPH2 ................................ 73 Bảng 3.4 Bảng chi tiết Lệnh sản xuất – MMCT2 ............................................. 74 Bảng 3.5 Bảng thông tin chung Phiếu nhập thành phẩm – INPH1 .................... 75 Bảng 3.6 Bảng chi tiết Phiếu nhập thành phẩm – INCT1 .................................76 Bảng 3.7 Bảng thông tin chung Phiếu xuất nguyên vật liệu – INPH2 ............... 76 Bảng 3.8 Bảng chi tiết Phiếu xuất nguyên vật liệu – INCT2............................. 77 Bảng 3.9 Bảng thông tin chung Định mức nguyên vật liệu – COBOMM ......... 78 Bảng 3.10 Bảng chi tiết Định mức nguyên vật liệu – COBOMD...................... 78 Bảng 3.11 Bảng chi tiết Định mức nguyên vật liệu thay thế – COM4R ............ 78 Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 4 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam BẢNG THUẬT NGỮ VÀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần TNHH Trách nhiệm hữu hạn DN Doanh nghiệp Enterprise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resources Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Manufacturing Resources Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất ERM ERP MRP MRPII IT Phần mềm International Organization for Standardization - Tổ chức quốc tế và tiêu chuẩn hoá Information Technology – Công nghệ thông tin NVL Nguyên vật liệu ĐM Định mức PX Phiếu xuất TP Thành phẩm SL Số liệu đk Điều kiện PM ISO Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 5 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam MỞ ĐẦU Việc hội nhập kinh tế toàn cầu đang mở ra một kỷ nguyên mới cho các doanh nghiệp trong nước. Song để làm được điều đó thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong các hoạt động kinh doanh và quản lý của mình. Một vài năm trở lại đây, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ phần mềm trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đã được tăng trưởng khá cao. Nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong doanh nghiệp đã được chú trọng hơn. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Đây là một công cụ hiệu quả hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau như nhân lực – tài lực – vật lực, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với mục tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Tuy nhiên vẫn có một số lý do khách quan lẫn chủ quan mà việc ứng dụng ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa phổ biến. Đề tài: Phát triển các hệ thống thông tin quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam là một đề tài thực tiễn nhằm chỉ rõ những vấn đề trong quá trình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp và cách xây dựng một hệ thống ứng dụng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Bố cục của luận văn gồm 03 chương: Chƣơng 1 Tổng quan về hệ thống tin học quản lý và mô hình ứng dụng ERP. Phần này là tổng quan về hệ thống tin học quản lý, khái niệm về ERP và quá trình hình thành ERP. Đưa ra đề xuất mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Trình bày hiện trạng triển khai ERP. Nếu lên tình trạng triển khai chung trên thế giới và tại Việt Nam, dẫn chứng một số bài viết về sự thành công trong triển khai ERP ở một vài doanh nghiệp, tập đoàn lớn của Việt Nam. Chƣơng 2 Xây dựng hệ thống quản lý sản xuất theo mô hình ERP cho công ty TNHH Fami kết nối với hệ thống Asia ERP của công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia. Chƣơng 3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý sản xuất. Trong phần này thực hiện phân tích thiết kế hệ thống theo yêu cầu nghiệp vụ phân tích. Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 6 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam Chương 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH ỨNG DỤNG ERP 1.1. Hệ thống thông tin quản lý và ERP 1.1.1. Hệ thống thông tin a. Định nghĩa Theo [11]: “Hệ thống thông tin là một tập hợp con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường.” b. Phân loại hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được phân loại theo mục đích và chức năng chúng phục vụ hoặc theo chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp, ở đây tôi xin tổng hợp phân loại thông tin theo:  Cấp quản lý — Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing System) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về giao dịch nghiệp vụ. — Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System) là hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức. — Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS - Decision Support System) là hệ thống thông tin vừa có thể giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định. — Hệ thống chuyên gia (ES - Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri trức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường. — Hệ thống truyền thông và cộng tác (CCS - Communication and collaboration system) là một hệ thống thông tin là tăng hiệu quả giao tiếp giữa các đối tượng như nhân viên, đối tác, khách hàng,…  Chức năng nghiệp vụ — Hệ thống thông tin Tài chính - Kế toán — Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực — Hệ thống thông tin Cung ứng Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 7 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam — Hệ thống thông tin Tiếp thị & bán hàng — Hệ thống thông tin Kho tồn hàng — Hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định — Hệ thống thông tin Quy trình sản xuất 1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý Trong mục này được tổng hợp và trích dẫn theo [19] a. Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. b. Các loại thông tin quản lý Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là: Thông tin chiến lƣợc: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. c. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm: Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn. Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài. Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp. Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 8 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn. d. Phân loại hệ thống thông tin quản lý Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung. e. Các nguồn thông tin quản lý Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v... 1.1.3. ERP a. Khái niệm ERP Trong giới công nghệ thông tin và các doanh nghiệp gần đây, xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning), tuy nhiên hiện nay chưa tổ chức hay cá nhân nào đưa ra một khái niệm cụ thể mà vẫn chỉ ở mức mô tả chung chung. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp [6] là những hệ thống phần mềm cho quản lý kinh doanh, bao gồm các phân hệ hỗ trợ các chức năng như: lập kế hoạch, sản xuất, bán hàng, tiếp thị, phân phối, kế toán, tài chính, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ và bảo trì, vận chuyển và kinh doanh điện tử. Kiến trúc của phần mềm tạo điều kiện minh bạch tích hợp các phân hệ, cung cấp dòng chảy của thông tin giữa tất cả các chức năng trong doanh nghiệp một cách nhất quán. Các nhà cung cấp ERP cho phép các doanh nghiệp thực hiện một hệ thống duy nhất phù hợp với nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp mình. Tổ chức quản lý kho và sản xuất tại Mỹ (2001) đã xác định hệ thống ERP là "một phương pháp lập kế hoạch hiệu quả và kiểm soát tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện, vận chuyển và các đơn đặt hàng của khách hàng trong sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ". Trích dẫn một số định nghĩa từ các tài liệu được xuất bản để tiếp tục giải thích khái niệm: "hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), là một phần mềm thương mại được tích hợp liền mạch tất cả các thông tin của một doanh nghiệp như: tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng" (Davenport, 1998). "Hệ thống ERP được cấu hình là gói các hệ thống thông tin được tích hợp thông tin và các quy trình xử lý thông tin trong doanh nghiệp" (Kumar & Văn Hillsgersberg, 2000). "Một cơ sở dữ liệu, một ứng dụng và một giao diện thống nhất trên toàn bộ doanh nghiệp" (Tadjer, 1998). "ERP là một hệ thống được Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 9 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam thiết kế để xử lý các giao dịch và kế hoạch thời gian thực, sản xuất, và hồi đáp của khách hàng trong doanh nghiệp"(O'Leary, 2001). b. Quá trình hình thành của ERP Hình 1.1. Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP Theo [13] hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau.Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm: – MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. – MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. – ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. – ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. MRP và MRPII: Hệ thống MRP được phát triển từ giữa những năm 60, đến giữa những năm 70 thì chuyển qua hệ thống MRPII. MRP chủ yếu đưa ra những tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, MRPII chú trọng vào khái niệm quản lý, bao gồm quản lý lao động và chi phí. ERP: Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính dựa trên cấu trúc chủ - khách (Client – Server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở nên phổ biến, các hệ thống MRP nhờ chỗ cho hệ thống mới ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ hoạt động chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hế thống bán hàng,… Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của ERP, tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty tại nước phát triển đều đã triển khai ERP. Đầu thế kỷ 21 thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp của ERP mà ERM. ERM: Tuy gần với ERP về cách viết nhưng khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bước tiến hoá về chức năng hay kỹ thuật mà ERM thực chất là một bộ công cụ Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 10 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam quản lý doanh nghiệp mà phần mềm chỉ là một phần. Các công cụ khác có thể hoàn thành mang tính quản lý như: Huấn luyện, Kỹ thuật quản trị dự án, … các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng, nhiều dự án ERM không thành công do thiếu yếu tố này. c. Cấu trúc của ERP Với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc các phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [15] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003, Một ERP gồm các thành phần sau đây:  Kế toán tài chính  Hậu cần  Sản xuất  Quản lý dự án  Dịch vụ  Dự đoán và lập kế hoạch  Công cụ lập báo cáo Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất,... 1.2. Mô hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Theo [9] ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ thông tin (IT). Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin. Tuy nhiên, những năm gần đây, xu thế ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và mang lại rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý các doanh nghiệp. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, MICROSOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho các doanh nghiệp trên khắp toàn cầu,… 1.2.1. Thế nào là ERP cho các doanh nghiệp Về hình thức, một giải pháp ERP là một hệ thống tích hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với qui trình quản lý được chuẩn hóa. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Đối với Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 11 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam mỗi đặc thù của doanh nghiệp, hệ thống ERP phải được điều chỉnh, thêm bớt một số phân hệ cho phù hợp như phân hệ quản lý nhân sự, phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý bán hàng, phân hệ quản lý mua hàng, phân hệ quản lý hàng tốn kho, phân hệ quản lý sản xuất,… 1.2.2. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: tuỳ mỗi mô hình doanh nghiệp mà được tổ chức phân cấp nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư, sản xuất một cách thống nhất và hiệu quả. Kết nối thông tin trong doanh nghiệp: Kết hợp với các thành tựu của CNTT đặc biệt là mạng máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu như kho dữ liệu, cơ sở dữ liệu phân tán, mô hình ERP đối với doanh nghiệp có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với chi nhánh, bộ phận phân tán về địa lý. Hệ thống ERP giúp khắc phục tình trạng phân tán thông tin mà trước đấy không có cách nào hợp nhất, tạo được nguồn thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: đối với các doanh nghiệp áp dụng ERP, lợi nhuận tăng nhờ giảm lao động dôi dư và tăng năng suất nhờ công việc được điều độ khoa học và nhịp nhàng hơn. Các bộ phận có thể ngồi một chỗ để kiểm soát thông tin từ các đầu mối khác. Ban lãnh dạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ công việc chỉ cần mở máy tính là xong. 1.2.3. Các khó khăn khi triển khai ERP cho các doanh nghiệp Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Vấn đề con người cũng cần được quan tâm đúng mức: Khi triển khai ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tư vấn, triển khai cũng như vận hành hệ thống này. Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai công việc chính là chuẩn hóa qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui trình quản lý. Bên cạnh đó một vấn đề thực tế cần quan tâm là rất nhiều cán bộ trong doanh nghiệp do rất nhiều nguyên nhân như thói quen, thiếu kỹ năng sử dụng máy tính,… nên rất ngại tiếp cận với các chương trình quản lý theo qui trình chuẩn hóa. Điều này gây cản trở quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp. Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP. Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 12 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam 1.2.4. Đề xuất mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Như ở mục 1.1 thì ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dànhchocác phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp. Như vậy, ta thấy một mô hình ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó. Loại hình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam được chia làm bốn nhóm: Sản xuất; Thương mại; Dịch vụ; Công trình xây lắp. Từ bốn loại hình kinh doanh trên sẽ có bốn mô hình ERP tương ứng như sau: Sản xuất: Thƣơng mại: - Kế toán tài chính - Kế toán tài chính - Nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực - Bán hàng - Tiếp thị và bán hàng - Mua hàng - Phân phối - Hàng tồn kho - Hàng tồn kho - Tài sản cố định - Tài sản cố định - Sản xuất – Giá thành Dịch vụ: Công trình xây lắp: - Kế toán tài chính - Kế toán tài chính - Nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực - Dự toán và lập kế hoạch - Quản lý dự án - Mua hàng - Dự toán và lập kế hoạch - Cung cấp dịch vụ - Hàng tồn kho - Tài sản cố định - Tài sản cố định 1.3. Hiện trạng triển khai ERP 1.3.1. Triển khai ERP trên thế giới ERP, đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ - khách (client - server) sử du ̣ng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho mô ̣t ho ̣ phầ n mề m (PM) mới là ERP . ERP không chỉ giới ha ̣n trong quản lý sản xuấ t mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng. Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 13 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam Thâ ̣p kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP , thu hút hàng loa ̣t các hãng PM và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế gi ới như hãng SAP của Đức , Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ . Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu . ERP đã trở nên hữu hiê ̣u đế n m ức một thùng coca -cola đươ ̣c xuấ t ra khỏi nhà máy ta ̣i Ngo ̣c Hồ i , Hà Nội (mô ̣t trong hàng ngàn nhà máy đóng chai coca-cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh c ủa Coca Cola tại Atlanta , Mỹ. Những hê ̣ thố ng này tri ̣giá nhiề u triê ̣u đô la (chỉ riêng PM ) và việc triển khai chúng cũng không đơn giản , doanh nghiê ̣p không thể tự triể n khai đươ ̣c mà phải dùng các chuyên viên tư vấ n đươ ̣c đào tạo chuyên sâu và tố n kém (800 - 2.000 USD/ngày công, và thời gian tư vấn có thể lên tới hàng ngàn ngày cô ng cho mô ̣t công ty ha ̣ng trung ). Đổi lại là hiệu quả cao về mọi mă ̣t, từ năng suấ t lao đô ̣ng đế n quản lý chi phí và chấ t lư ợng dịch vụ khách hàng… Cũng tương tự như hiện nay không bà bán hàng nào làm tính bằng bàn tính gẩy để khỏi phải mua một chiếc máy tính bỏ túi. Công ty Nestlé Theo [14] “Trước kia, Nestlé đơn thuần chỉ là một nhóm các thương hiệu hoạt động độc lập, thuộc sở hữu của công ty mẹ tại Thụy Sĩ. Đến 1991, các thương hiệu này được hợp nhất và tổ chức lại thành Nestlé USA. Nhưng ngay cả khi ấy, công ty mới thành lập vẫn tiếp tục hoạt động như nhiều phân nhánh riêng biệt thay vì một tổ chức hợp nhất. Và kết quả là tại thời điểm 1997, một cuộc điều tra nội bộ đã cho thấy hàng loạt những hao phí không cần thiết, mà nổi bật nhất là chuyện các thương hiệu độc lập của Nestlé đang phải trả đến 29 mức giá khác nhau cho cùng một nhà cung cấp vani. Bà Jeri Dunn cho biết: “Nội bộ Nestlé Mỹ tại thời điểm đó tồn tại đến 9 bộ sổ cái ghi kế toán khác nhau, 28 đầu mối nhập liệu khách hàng, cũng như nhiều cơ chế nhập nguyên liệu đầu vào riêng biệt. Chúng tôi đã hoàn toàn không nắm được số lượng hàng nhập từ từng nhà cung cấp cụ thể, bởi vì mỗi nhà máy lại thiết lập riêng cho mình một danh sách nhà cung cấp, và tiến hành nhập hàng độc lập. Lý do chính mà Nestlé không thể kiểm soát được lượng và giá thành vani nhập vào là do các bộ phận tự gán tên mã khác nhau cho vani và những chỉ tiêu chất lượng khác biệt. Do đó, không thể tiến hành so sánh hàng nhập trong hoạt động kế toán”. Với quyết tâm cải thiện tình trạng hao phí, tại thời điểm tháng 3/1998, Ban lãnh đạo của Nestlé SA đã đưa ra kế hoạch cải tiến khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin với tên hiệu là “Best” (business excellence through systems technology). Theo kế hoạch, Nestlé sẽ ứng dụng 5 phân hệ quản lý, bao gồm: mua hàng; tài chính; phân phối bán hàng; các khoản phải thu; các khoản phải trả. Nestlé cũng kết hợp với phân hệ quản lý chuỗi cung ứng của Manugistics – một đối tác khác của SAP. Mục tiêu chính của kế hoạch là đạt sự nhất quán trong quy trình Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 14 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam hoạt động và thông tin giữa các bộ phận. Tuy nhiên, cả Ban lãnh đạo Nestlé và Tổng giám đốc thời điểm đó là Joe Weller đều không ước lượng hết được mức độ thay đổi và những khó khăn mà “Best” sẽ mang lại trong quá trình triển khai. Theo Jeri Dunn thì “họ nghĩ rằng đơn giản chỉ là vấn đề phần mềm.” Bằng cách thiết lập được hệ thống dự báo lượng cầu đáng tin cậy dựa trên một cơ sở dữ liệu và quy trình quản lý thống nhất, Nestlé có thể dự đoán được doanh số tương đối chính xác đến cấp độ trung tâm phân phối. Điều này giúp giảm chi phí lưu kho, và giảm cả chi phí tái phân phối khi có sự chênh lệch giữa lượng hàng tồn tại các điểm lưu. Tại thời điểm kết thúc dự án, quá trình triển khai “Best” đã kéo dài đến 6 năm, và tiêu tốn hơn 200 triệu USD (đúng bằng mức dự kiến ban đầu). Quá trình triển khai gặp phải vô số lỗi gây mất thời gian và tiền bạc, nhưng theo ước tính của Nestlé thì mức tiết kiệm được thông qua hệ thống mới đã lên đến 325 triệu USD ở cuối năm 2002 – nghĩa là đã vượt hơn so với chi phí đầu tư. Và ngay cả khi không tính đến hệ số thu nhập trên đầu tư (ROI) thì những bài học về triển khai ý tưởng trong doanh nghiệp mà Nestlé thu nhận được là rất hữu ích. Theo bà Jeri Dunn, bài học chính trong quá trình triển khai ERP tại Nestlé là “trọng tâm của các dự án triển khai phần mềm lớn thực tế không chỉ là triển khai phần mềm, mà là quản lý thay đổi”. Nếu được thực hiện lại từ đầu dự án, bà sẽ tập trung trước tiên vào việc quy hoạch và khai thông cho nhân viên những thay đổi trong quy trình hoạt động doanh nghiệp, nhắm đến thống nhất tất cả các hoạt động mua nguyên liệu đầu vào, và cuối cùng mới là đến cài đặt phần mềm. “Nếu cố gắng cải tiến hệ thống CNTT trước, bạn sẽ chỉ đơn thuần là cài đặt chứ không phải là ứng dụng CNTT. Hai khái niệm này khác biệt rất lớn trên thực tế”, bà Dunn nhận định.” 1.3.2. Triển khai ERP tại Việt Nam Cũng trong bài viết ERP – Một phong cách quản lý [15] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003, thì việc ứng du ̣ng ERP vào quản lý là mô ̣t bước phát triể n tấ t yế u sau nhiề u năm các doanh nghiê ̣p Viê ̣t Nam đã áp du ̣ng các hê ̣ thố ng phầ n mề m kế toán tài chin ́ h . Như đã nói ở trên, muố n áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ , vì vậy không phải doanh nghiê ̣p nào cũng dùng đươ ̣c ERP . ERP dành cho nhữ ng doanh nghiê ̣p thực sự hướng tới mô ̣t văn hoá quản lý rành ma ̣ch , nghiêm túc và đã bước đươ ̣c những bước đáng kể trên con đường này . Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tố t để triể n khai ERP. Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiê ̣p giải quyế t nhiề u bài toán quản lý , mô ̣t số ví dụ hiện đang là bức xúc của nhiều doanh nghiệp như sau:  Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo. Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 15 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam  Tạo các báo cáo phân tích theo nhiề u chiề u mô ̣t cách nhanh chóng.  Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kia không nhâ ̣p…  Quản lý công nợ khách hàng.  Quản lý hàng sản xuất dở dang, vâ ̣t tư thu hồ i, hàng trả lại…  Tính giá thành sản xuất. v.v… Viê ̣c ứng du ̣ng ERP cũng cầ n đi từ thấ p đế n cao theo mô ̣t kế hoa ̣ch đươ ̣c cân nhắ c thấ u đáo , để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu . Vấ n đề chủ yế u là các thành viên từ nhân viên đế n lañ h đa ̣o trong doanh nghiê ̣p đề u cầ n thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiê ̣p có thể triể n khai ERP theo nhiề u giai đoa ̣n , với các giai đoa ̣n chính như sau: Giai đoa ̣n 1: triể n khai các phân hê ̣ liên quan đế n kế toán tài chin ́ h . Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiê ̣p đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng. Giai đoa ̣n 2: triể n khai các phân hê ̣ liên quan đế n hâ ̣u cầ n như quản lý kho , quản lý việc giao nhận hàng… Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán. Sau giai đoa ̣n này ERP đã quản lý gầ n như mo ̣i phòng b an trong doanh nghiê ̣p , chỉ trừ dưới phân xưởng. Giai đoa ̣n 3: đố i với các doanh nghiê ̣p sản xuấ t , giai đoa ̣n này sẽ triể n khai các phân hê ̣ liên quan đế n quản lý sản xuấ t và giá thành sản phẩ m . Tùy từng hệ thống ERP, viê ̣c quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động. Giai đoa ̣n 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp . Giai đoa ̣n 3 đòi hỏi viê ̣c sản xuấ t của doanh nghiê ̣p phải tương đố i quy củ và hiê ̣n đa ̣i. Có thể doanh nghiê ̣p chỉ cho ̣n áp du ̣ng ERP đế n giai đoa ̣n 2 nế u thấ y viê ̣c quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn . Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào mô ̣t số doanh nghiê ̣p đầ u đàn . 1.3.3. Triển khai ERP thành công tại Việt Nam: một số tình huống thực tế Trong phần này tôi xin trích dẫn một số tình huống triển khai ERP thành công ở một vài doanh nghiệp Việt Nam qua các bài viết. a. Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk Theo [16] “hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI). Hệ thống ERP triển khai trên toàn công ty cổ phần Sữa Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 16 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc. Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam. Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007. Bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án (tiếp nhận giải pháp ERP) cho biết: “Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn. Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty”. Tuy nhiên, bà Trang cũng cho biết, dự án đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk. Theo bà Trang, sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực. Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn. Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời. Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis cho biết: các lý do thành công cho việc triển khai ERP tại Vinamilk đó là: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ. Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG.” b. Tập đoàn FPT Theo [18] “hệ thống ERP quy mô nhất nước ta đã được chính thức vận hành thành công sau 2 năm triển khai, đó là hệ thống ERP tại Công ty FPT. Tại thời điểm vận hành chính thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc FPT tham gia và sau một năm vận hành sẽ có tới 83 công ty hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống. Hiện nay, hệ thống không chỉ đáp ứng tốt công tác báo cáo tài chính – kế toán của từng đơn vị Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 17 Luận văn thạc sĩ 2011 Phát triển các hệ thống tin học quản lý theo mô hình ERP trong các doanh nghiệp tại Việt Nam thành viên mà còn đáp ứng cả báo cáo hợp nhất của cả công ty. Tại Việt Nam, hiện nay có lẽ chỉ có FPT làm được báo cáo hợp nhất toàn công ty từ hệ thống ERP. Theo ông Bùi Quang Ngọc: với việc triển khai thành công hệ thống ERP, hiện nay FPT đã có hệ thống quản trị tập trung và toàn cầu cho cả tập đoàn (FPT có 7 chi nhánh phần mềm ở nước ngoài), phục vụ tốt cho các tác nghiệp cơ bản của doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng cho các đơn vị mới. Với hệ thống ERP, tập đoàn FPT đã có 83 bộ sổ kế toán cho 83 công ty hạch toán. Lãnh đạo công ty có thể theo dõi, ghi nhận, kiểm soát doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh… theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ thời điểm nào. Chỉ trong ba ngày, hệ thống có thể thiết lập một bộ sổ kế toán cho một đơn vị mới; 8 ngày có được báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn. Tháng hai (2009) sẽ có báo cáo kiểm toán năm 2008; 300 người dùng trên toàn quốc có thể truy cập vào hệ thống cùng lúc; Nhiều nghìn giao dịch được thực hiện mỗi ngày… Đó là những giá trị rất lớn mà hệ thống ERP đã mang lại cho FPT. Ngoài ra, FPT đã có một hệ thống báo cáo phân tích tài chính khá quy mô phục vụ cho công tác quản trị tập đoàn. Yếu tố quyết định trước tiên là sự cam kết rất cao của lãnh đạo, đội ngũ lãnh đạo phải tham gia chỉ đạo hỗ trợ hàng ngày đối với dự án. Thứ hai là cam kết thay đổi con người và quy trình tác nghiệp theo hoạt động của hệ ERP trong toàn doanh nghiệp. Thứ ba là phải lựa chọn đúng nhà triển khai ERP có năng lực. Thứ tư là phải thành lập được đội dự án triển khai ERP với đầy đủ thành phần, đủ năng lực quản lý dự án và có trách nhiệm quyền hạn đủ lớn.” Bùi Thị Hồng Hạnh – K13T2 Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội 18