Tài liệu Phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu hiện bảo quản tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRƯƠNG VĂN ĐỈNH PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU HIỆN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRƯƠNG VĂN ĐỈNH PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU HIỆN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luân văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước, nhưng đã trích chú thích cụ thể. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019 Tác giả luận văn Trương Văn Đỉnh LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu thực tiễn của đề tài, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, song tôi nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, sự giúp đỡ của Lãnh đạo phòng đọc, cũng như cán bộ phục vụ phòng đọc của Trung tâm với thái độ phục vụ nhiệt tình, cởi mở với độc giả, tôi cũng nhận được sự giúp đỡ của giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đặc biệt là sự giúp đỡ của PGS. Nguyễn Văn Hàm là người trực tiếp hướng dẫn cho tôi nghiên cứu thực hiện đề tài này. Mặc dù vậy luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Do đó, chúng tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo, góp ý của các thầy cô và các bạn. Những ý kiến góp ý quý báu của thầy, cô và các bạn sẽ giúp chúng tôi hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất. Tôi xin trân trọng bày tỏ lời cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các ông, ban Lãnh đạo, cán bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS. Nguyễn Văn Hàm, nguyên Trưởng Khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng-Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là người trực tiếp hướng dẫn đã giúp tôi hoàn thiện đề tài./. Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019 HỌC VIÊN Trương Văn Đỉnh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài: ...........................................................................................1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ....................................2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................4 5. Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu ............................4 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ...........................................................6 7. Bố cục của đề tài .............................................................................................6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ........................................................................................................7 1.1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ..........................................7 1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ .........................................................................7 1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ............................10 1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ..............................................11 1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ .......................................................................12 1.2. Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .......................................14 Tiểu kết chương 1: ............................................................................................17 Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .............18 2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III .............................................18 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...........18 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................................................................................20 2.1.3. Thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..21 2.2. Các Khu, liên khu và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu ........................22 2.2.1. Sự ra đời của Khu và liên khu ................................................................22 2.2.2. Thời gian của phông, thành phần, số lượng, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu ........................................................................25 2.2.2.1. Thời gian của phông các Khu và liên khu ...........................................25 2.2.2.2. Số lượng tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu ....................25 2.2.2.3. Thành phần và nội dung tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu 26 2.2.2.4. Giá trị tài liệu của các Khu và liên khu ...............................................29 2.3. Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu ............31 2.3.1. Kết quả đạt được .....................................................................................31 2.3.1.1. Số lượng độc giả khai thác hồ sơ tài liệu phông lưu trữ các Khu và liên khu ....................................................................................................................31 2.3.1.2. Số lượng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đưa ra phục vụ khai thác .32 2.3.1.3. Loại hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác .................................................33 2.3.1.4. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........................................................................35 2.3.1.5. Nội dung về phát huy giá trị tài liệu và một số khái niệm liên quan ...37 2.4. Hạn chế và nguyên nhân............................................................................37 2.4.1. Hạn chế về chất lượng phông lưu trữ của các Khu và liên khu .............37 2.4.1.1. Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của Khu và liên khu.................................................................................................37 2.4.1.2. Hạn chế hệ thống tra cứu .....................................................................40 2.4.2. Một số hạn chế về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .....................................................40 2.5. Nguyên nhân hạn chế ................................................................................41 2.5.1. Nguyên nhân khách quan .......................................................................42 2.5.2. Nguyên nhân chủ quan ...........................................................................42 Tiểu kết chương 2: ............................................................................................43 Chương 3. GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ......44 3.1. Nhóm giải pháp chung...............................................................................44 3.1.1. Hoàn thiện về cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. ............44 3.1.2. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ........................................45 3.1.3. Nâng cao nhận thức về giá trị TLLT đối với đời sống xã hội. ...............46 3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ...............................................................................47 3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu ..........................48 3.2.2. Đa dạng hóa hình thức khai thác tài liệu lưu trữ ....................................49 3.2.3. Tổ chức giải mật tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu ..................51 3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu để tra tìm tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu...........................................53 3.3. Nhóm giải pháp nâng cao hoạt động quảng bá, tuyên truyền ...................53 3.3.1. Tổ chức các hoạt động quảng bá, tuyên truyền ......................................53 3.3.2. Xây dựng phim, ảnh tư liệu và giới thiệu trên các thông tin đại chúng. 55 3.4. Một số đề xuất, kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nước về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................................56 3.4.1. Đối với Bộ Nội vụ ..................................................................................56 3.4.2. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ............................................56 3.4.3. Đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia III. .................................................57 Tiểu kết chương 3: ............................................................................................59 KẾT LUẬN ..............................................................................................................60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................61 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN Chữ viết tắt Stt Diễn giải 1 CSDL Cơ sở dữ liệu 2 HĐND Hội đồng nhân dân 3 KTT Khu tự trị 4 LK Liên khu 5 SL Sắc lệnh 6 TLLT Tài liệu lưu trữ 7 UBHC Ủy ban hành chính 8 UBND Ủy ban nhân dân 9 UBCKHC KTT Ủy ban Kháng chiến Hành chính Khu tự trị 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của xã hội. Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu về lịch sử, chính trị, an ninh quốc phòng, kinh tế, văn hóa, giáo dụ của đất nước qua các thời kỳ. Bởi vậy TLLT phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Tuy nhiên, nếu chỉ bảo quản an toàn cố định mãi trong kho lưu trữ thì những thứ quý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên’ không có tác dụng và đương nhiên việc bảo quản TLLT cũng không còn ý nghĩ gì nữa. Vì vậy, để việc bảo quản tài liệu trở nên có ý nghĩa thì cần “đánh thức” những di sản quý báu của quốc gia đó bằng cách đưa nó ra khỏi kho, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu đó phục vụ hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của ngành lưu trữ là: Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội.. Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước đã không ngừng quan tâm chỉ đạo các cấp, ban, ngành lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu. Trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ “Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần thực hiện nghiêm túc các vấn đề sau: Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả. Trong tình hình hiện nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các nhu cầu của xã hội đang dần dần trở nên ít được quan tâm biết đến, đặc biệt 2 là những tài liệu lưu trữ có giá trị về lịch sử, chính trị. Qua khảo sát tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III hiện bảo quản số lượng lớn tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nhưng chưa được quan tâm chú ý một cách đúng mức, do đó có nhiều tài liệu quý bảo quản trong kho mà chưa phát huy được giá trị. Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” làm đề tài luận văn thạc sĩ. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu chúng tôi đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn, bài viết có liên quan đến vấn đề “Phát huy giá trị TLLT” cụ thể như sau: Thứ nhất: Về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại Học và giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đưa ra những cơ sở lý luận về TLLT, đồng thời phân tích thực tiễn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta trước những năm 90 của thế kỷ XX; Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của TS. Chu Thị Hậu chủ biên do NXB Lao động xã hội xuất bản năm 2016 đã trình bày về lý luận chung về TLLT, tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn phương pháp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Thứ hai: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số luận văn, luận án cụ thể như: Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương (Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội)”của Trần Thị Mai năm 2015 (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Phông lưu trữ Ủy Ban kháng chiến hành chính Nam Bộ. Một nguồn sử liệu về Nam Bộ kháng chiến chống Pháp (1945-1954)” của Lê Tuyết Mai năm 2011 (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Đảng bộ Liên khu III lãnh đạo phong trào phụ nữ trong kháng chiến chống Pháp (1946-1954) của Nguyễn Thị Thảo năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin 3 Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận án tiến sĩ “Đảng bộ Liên khu Việt Bắc thực hiện nhiệm vụ xây dựng Đảng (1949-1956) của nghiên cứu sinh Nguyễn Thị Lan năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện-Đại học Quốc gia Hà Nội); Thứ ba: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số khóa luận: Khóa luận tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại Ủy Ban nhân dân huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh” của Phạm Thị Nhi (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Khóa luận tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phông Ủy Ban tố cáo tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ và tay sai ở miền Nam Việt Nam- Nguồn sử liệu về tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ trong kháng chiến chống Mỹ từ năm 1954-1975”của Nguyễn Như Phúc (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội). Thứ tư: Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được đăng trên các báo, tạp chí, website như: “Khu Tây Bắc với công tác kiến thiết cầu đường và bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ” của tác giả Phạm Hải Yến đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2014. Kỷ yếu khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2008. Kỷ yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn 2009 “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Làm rõ giá trị nhiều mặt trong tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đến nay đang còn chưa được nhiều người biết đến; khẳng định tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử của đất nước thời kỳ chiến tranh và lịch sử tổ chức bộ máy nhà nước, địa giới hành chính, kinh tế - văn hóa - xã hội…với những nét riêng, đặc biệt là dấu ấn ra đời, hoạt động, phát triển của các liên khu, khu, khu tự trị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc kháng chiến, kiến quốc và sự chấm dứt hoạt động của cấp khu khi đã hoàn thành xong sứ mệnh đưa 4 cuộc cách mạng đi đến thắng lợi cuối cùng. - Từ đó để đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu trong thời gian qua, đồng thời rút ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian tới. - Lựa chọn những phương pháp, hình thức để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiệu quả nhất. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, làm rõ giới hạn phông lưu trữ của Khu, liên khu trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ xâm lược năm 1948-1975 và những chủ thể hình thành nên khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu. - Và giới thiệu tiềm năng, khảo sát, mô tả khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đánh giá ưu điểm, hạn chế. - Đề xuất những giải pháp nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tài liệu phông lưu trữ của một số Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc III và việc phát huy giá trị của nó để phục vụ cho đời sống xã hội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Do khối tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu rất lớn và đa dạng nên đề tài chỉ tập trung lựa chọn nghiên cứu những khối tài liệu lưu trữ tiêu biểu của một số Khu và liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 5. Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu 5.1. Các nguồn tư liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây: - Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 5 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cũng nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. - Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ do Vương Đình Quyền chủ biên, xuất bản năm 1990; Giáo trình Lý luận và phương pháp lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên, xuất bản năm 2016; sách chuyên khảo Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng của PGS Vương Đình Quyền. - Các bài viết của các nhà khoa học đăng trên các Tạp chí, kỷ yếu Hội thảo khoa học. Các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên ngành lưu trữ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng các phương pháp như: - Phương pháp khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích những giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu cần được phát huy. - Phương pháp phân tích sử liệu học để xác minh độ chính xác của tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên của Trung tâm lưu trữ quốc gia III về cách tổ chức khai thác và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu về phát huy giá trị tài liệu. - Phương pháp hệ thống được sử dụng để hệ thống toàn bộ những công trình nghiên cứu khoa học, những bài viết có liên quan để tham khảo đề tài nghiên cứu 6 của mình. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Đề tài góp phần bổ sung hoàn thiện cơ sở lý luận và pháp lý về công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ để phục vụ cho đời sống xã hội. - Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập của các cơ sở đào tạo, cơ quan bảo quản tài liệu trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm 03 chương. Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chương 2. Thực trạng phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III Chương 3. Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. 7 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ Trong trình học tập, nghiên cứu tài liệu cũng như thực tiễn từ công việc hằng ngày ở cơ quan và trong đời sống. Chúng tôi hiểu rằng tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, các cơ quan đoàn thể, cá nhân, gia đình, dòng họ, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin rất quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu và trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập tới khái niệm tài liệu lưu trữ theo lưu trữ học Mác xít như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong phòng, kho lưu trữ” [1,6]. Theo khoản 2 Điều 2-Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản, ảnh, vi phim, băng đĩa, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử,… và vật mang tin khác”. Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong luật lưu trữ năm 2011 nhìn chung đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó giúp ta phần nào hiểu thuật ngữ “TLLT” một cách chính xác hơn. Khái niệm chính thức về TLLT Việt Nam được đưa ra trong Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 như sau: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [19,8]. Khái niệm này cho thấy, TLLT phải thể hiện 8 được các thuộc tính sau: Chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật mạng tin và phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý. Qua những khái niệm trên, chúng ta có thể nhận thấy một cách khái quát nhất về TLLT là tài liệu phải có nguồn gốc xuất xứ (do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động). Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Qua quá trình nghiên cứu chúng tôi nhận thấy khái niệm về tài liệu lưu trữ theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra là định nghĩa rất rõ ràng và đầy đủ, đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu. Từ nội hàm khái niệm tài liệu lưu trữ nêu trên, có thể chỉ ra tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau: Thứ nhất là TLLT chứa đựng thông tin quá khứ: Các thông tin trong tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng, biến cố của lịch sử, các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân, các hoạt động của nhà nước, của cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất trong quá trình tồn tại và phát triển. Các thông tin này đã xảy ra trong quá khứ, được ghi lại bằng vật liệu và phương pháp ghi tin nhất định để lưu giữ và truyền lại cho các thế hệ tương lai. Thứ hai là TLLT có tính chính xác cao: Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 “TLLT phải là bản gốc, bản chính, trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” để đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy cho tài liệu. TLLT mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, bút tích của tác giả… Do vật TLLT còn được gọi là tài liệu gốc, tư liệu gốc hay sử liệu gốc. Thứ ba là TLLT do nhà nước thồng nhất quản lý: TLLT được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo các quy định của pháp luật để đảm bảo an toàn, tránh mất mát, thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và các tài liệu mang thông tin bí mật nhà nước. TLLT bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách khoa học loại hình này, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại 9 hình tài liệu và phân loại chúng một cách hợp lý. Có thể phân chia TLLT thành các loại cơ bản sau: - Tài liệu hành chính: Bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt khác nhau của đời sống như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,.. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào những giai đoạn lịch sử khác nhau với các đặc thù khác nhau. Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu hành chính gồm: Tài liệu về Sắc lệnh của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa về việc thành lập các UBHC Khu Tự trị Tây Bắc; Sắc lệnh về việc thành lập Liên Khu III; Tài liệu về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Khu và liên khu; Thông tư hướng dẫn của Chính phủ về việc bỏ cấp khu, hợp tỉnh; Thông tư hướng dẫn về việc giải thể các Khu Tự trị… - Tài liệu khoa học công nghệ: Loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, về thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, về thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp, về điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên thiên nhiên, địa chất, thủy văn, trắc địa bản đồ. Tài liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tà liệu tính toán,.. Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu có các tài liệu khoa học công nghệ gồm: Tài liệu về đề án thiết kế xây dựng xưởng đường bột, rượu, giấy Khu Tự trị năm 1962; Tài liệu về thiết kế trạm khí tượng Padin Mộc Châu năm 1962; Tài liệu bản thuyết minh đề án thiết kế công tình Khu Đảng bộ Tây Bắc của Sở Kiến trúc Khu Tự trị năm 1960... - Tài liệu nghe nhìn: là loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao động sáng tạo của con người và các hoạt động khác. Tài liệu này có khả năng tái hiện lại các sự kiện, nhân vật bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên những dấu ấn riêng biệt thú vị. Tài liệu nghe nhìn có thể là các cuộn phim, âm bản ảnh, dương bản ảnh,.. Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu ảnh gồm: + Tài liệu ảnh: Đoàn đại biểu Tuyên Quang theo dõi báo cáo của UBHC Khu. 10 + Tài liệu ảnh: Hội nghị đại biểu HĐND Khu TTVB kỳ họp thứ nhất, khóa III ngày mùng 6 tháng 6 năm 1963. + Tài liệu ảnh: Chủ tịch UBHC Khu Tự trị Việt Bắc – Lê Dục Tôn thay mặt Chủ tịch đoàn nhận hoa của đoàn học sinh chào Hội nghị. + Tài liệu ảnh: Chân dung các đại biểu, cán bộ Khu Tự trị Việt Bắc. + Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh sống mãi trong lòng nhân dân các dân tộc Việt Bắc. + Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh với Bí thư Khu ủy Khu Tự trị Việt Bắc Chu Văn Tấn đang cùng nhau làm việc. + Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh làm việc trong khi đi công tác ở Việt Bắc thời kỳ kháng chiến chống Pháp. + Hợp tác xã Nông nghiệp 5-1974 Ba Nhất - Phú Thượng - Võ Nhai - Bắc Thái sản xuất khá, làm công tác giáo dục bình dân học vụ khá. Ảnh: Lúa mới lên nương thâm canh…. - Tài liệu văn học - nghệ thuật: là những tài liệu phản ảnh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật của những nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của tác phẩm văn học, nghệ thuật, thư từ trao đổi, tài liệu về các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ,… Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu văn học, nghệ thuật gồm: Kế hoạch sáng tác văn học nghệ thuật Hội nhà văn, Hội nhà thơ Khu Tự trị năm 1961; Đề án xây dựng phát hành ấn phẩm văn học, nghệ thuật Khu Tự trị năm 1968; Phong trào hội thi sáng tác các ấn phẩm, tác phẩm thơ, ca, nhạc kịch Khu Tự trị năm 1966…. - Tài liệu điện tử: là tài liệu sản sinh, tồn tại và tiêu hủy trong môi trường điện tử. Tài liệu điện tử ra đời do sự phạt triển không ngừng của công nghệ thông tin và máy tính điện tử. Loại hình tài liệu này ngày càng chiếm vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ bởi tính hiện đại và các ưu điểm vượt trội về khả năng lưu trữ rất lớn của nó so với tài liệu giấy. 1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 11 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân [9, 239]. 1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã có từ rất lâu bởi nhận thức của các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Vấn đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phải dựa trên cơ sở lý luận của lưu trữ ta có thể phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của quốc gia nhằm phục vụ sự phát triển của đất nước trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục, an ninh quốc phòng... Cho đến nay chưa có một cuốn giáo trình nào hay công trình nghiên cứu khoa học nào trình bày cụ thể khái niệm về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cho nên thuật ngữ này còn rất mới. Qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ cũng như tìm hiểu về giá trị của tài liệu thì thuật ngữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây mục đích là để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước. Luật Lưu trữ nước CHXHCN Việt Nam năm 2011 mặc dù không giải thích khái niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này. Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. [19, 34]. Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử 12 dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được định hướng một cách khoa học. Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ. 1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ Thứ nhất giá trị thực tiễn của tài liệu: Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cụ thể như: Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là các văn bản quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực hoạt động của mình. Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác định được một cách chính xác những công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về công việc còn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về công việc đó vẫn được lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các cơ quan địa phương. Khi tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt khoảng thời gian giá trị hiện hành của tài liệu, những thông tin trong tài liệu đã phát huy hết giá trị để phục vụ công việc thực tiễn hàng ngày. Ví dụ: Trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược Đảng, Quốc hội và Chính phủ ta thực hiện chủ trương thành lập các Khu và liên khu thực chất đó là các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thuộc Chính phủ, các cơ quan này có nhiệm vụ giúp Chính phủ thực hiện việc quản lý nền hành chính