Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty vinaconex 10”.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG Giáo viên hướng dẫn:Sinh viên thực hiện:ThS. Ngô Duy ThắngHà Thị ThuMã sinh viên: 09D190370Lớp: K45S5 HÀ NỘI – 2013 i LỜI CẢM ƠN Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin. Việt nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả các lĩnh vực. Do vậy, vấn đề quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Trong đó, quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút được sự quan tâm, chú ý của nhiều người và nhiều doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt sức người, sức của, đồng thời nâng cao hiệu của hoạt động kinh doanh. Và cùng với khoảng thời gian thực tập, tìm hiểu về thực trạng quá trình quản lý nhân sự của Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương”. Để hoàn thành được đề tài này, lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths Ngô Duy Thắng, người đã chỉ bảo, tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Thương Mại và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy cô trong trường cũng như các thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế đã tạo mọi điều kiện cho em tham gia học tập, rèn luyện, trao đổi kiến thức chuyên môn và thực tế trong suốt quá trình học tập tại trường. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc và toàn thể nhân viên của Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương đã giúp đỡ để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập và có cái nhìn thực tế về đề tài khóa luận của mình. Do thời gian nghiên cứu hạn hẹp, trình độ và khả năng của bản thân còn nhiều hạn chế, thiếu xót nên bài khóa luận sẽ không tránh được những sai sót. Kính mong các thầy, cô giáo và Trung tâm chỉ bảo để em hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! SV: Hà Thị Thu ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................ii MỤC LỤC ......................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................................vi PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.....................................................1 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.......................................................1 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu..................................................................................2 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài......................................................3 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.............................................................3 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài..................................................................................3 1.6 Kết cấu của khóa luận.............................................................................................4 PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NQUẢ LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG......5 2.1 Cơ sở lý luận chung.............................................................................................5 2.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự...............................................................................5 2.1.2 Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin..............................................7 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương......................................................15 2.2.1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin KH-CN và Tin học tỉnh Hải Dương.................15 2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm........................................17 2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Trung tâm......................................18 2.2.4 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Trung tâm......................................26 PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM TT KHOA HỌC – CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG.................................28 3.1 Đặt bài toán..........................................................................................................28 3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN & TH.....................29 3.2.1 Sơ đồ chức năng.......................................................................................................29 iii 3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu..................................................................................................30 3.2.3 Mô hình thực thể liên kết.........................................................................................34 3.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN & TH......................35 3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................35 3.3.2 Thiết kế giao diện.....................................................................................................41 3.3.3 Thiết kế phần mềm...................................................................................................45 3.3.4 Thiết kế kiểm soát....................................................................................................45 3.4 Một số kiến nghị...................................................................................................47 TÀI LIỆU THAM KHẢO iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Tên Bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của TTTT KH-CN và TH tỉnh hải dương Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm từ năm 2010 đến năm 2012 Hình 2.1 Phương thức quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN và TH Hình 2.2 Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Hình 2.3 Thời gian lập báo cáo Hình 2.4 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự Hình 2.5 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hồ sơ nhân viên Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo Hình 3.8 Mô hình thực thể liên kết Hình 3.9 Lược đồ quan hệ các thực thể Hình 3.10 Mô hình quan hệ v Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt CNTT HTTT TNHH UBND TTTT KH-CN & TH CSDL KHCN ND 115 WLAN LAN WAN HĐKD KQHĐ HĐLĐ DS Diễn giải Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Trách nhiệm hữu hạn ủy ban nhân dân Trung tâm thông tin khoa học công nghệ và tin học Cơ sở dữ liệu Khoa học công nghệ Nghị định 115 Wireless Local Area Network (mạng LAN không dây) Local Area Network (mạng máy tính cục bộ) Wide Area Network (mạng diện rộng) Hoạt động kinh doanh Kết quả hoạt động Hợp đồng lao động Danh sách TT HS QĐ CT Thông tin Hồ sơ Quyết định Công tác vi PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Từ những năm 90 trở lại đây, chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng như trong tất cả các doanh nghiệp. Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thành một gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó và là một quá trình tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất cả mọi người. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý tài chính kế toán, quản lỷ khách hàng, tài liệu… Trong đó HTTT quản lý nhân sự đang được các doanh nghiệp quan tâm khá nhiều. Ngày nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp đều có nhất nhiều nhân viên, số lượng ngày càng tăng và không ngừng thay đổi. Cho nên việc quản lý nhân sự một cách thủ công sẽ là vô cùng khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một HTTT quản lý nhân sự sẽ giúp các nhà quản lý thấy được bức tranh tổng thể về tình hình nhân sự của doanh nghiệp mình, giúp cho lãnh đạo ra các quyết định điều hành đúng đắn và kịp thời, hơn thế nữa còn giúp cho công tác quản lý giảm tối đa những sai sót, tiết kiệm thời gian, kinh phí. Do vậy, trong suốt thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Trung tâm nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ liệu về nhân sự, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho Trung tâm từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn. 1 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10”. Của tác giả Nguyễn Thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân. Đề tài đi đến giải quyết vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty, nhằm giải quyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là việc quản lý vật tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí. Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện. Đề án chuyên ngành “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh”, của tác giả Nguyễn Bích Ngọc, khoa tin học kinh tế, trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Đề tài này tác giả thực hiện nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho hàng bao gồm có khách hàng, hàng, nhập hàng, xuất hàng để tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gây chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê, đồng thời hỗ trợ cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, đề án vẫn còn một số vấn đề tồn tại như chưa phân tích, đánh giá về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin một cách toàn diện để từ đó có cơ sở để thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho phù hợp với doanh nghiệp. Hơn nữa, việc thiết kế hệ thống thông tin mới dừng lại ở việc thiết kế cơ sở dữ liệu, chưa thiết kế giao diện hoàn chỉnh. Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính. Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả đã hoàn thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho cửa hàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một hệ thống thông tin phức tạp, chỉ phù hợp với những công ty có quy mô lớn và đã sử dụng hệ thống thông tin cho công tác quản lý từ trước. 2 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài Với thực trạng tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, tại Trung tâm chưa có hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các nhân viên, đòi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí. - Lưu trữ và tìm kiếm thông tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều. Cho nên mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: - Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin. Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm. 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin - Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương. Phạm vi nghiên cứu: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương. 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài - Phương pháp thu thập tài liệu + Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban, nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý nhân sự hiện tại và nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới của Trung tâm. + Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Trung tâm… 3 + Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet,... để tìm hiểu tình hình chung về Trung tâm và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Trung tâm. + Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống. - Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm TT KHCN và TH. Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này. Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài. - Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: + Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ các form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm. + Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế các giao diện của hệ thống. 1.6 Kết cấu của khóa luận Ngoài các phần lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, thì bài khóa luận gồm ba phần chính: PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG. PHẦN III. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG. 4 PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NQUẢ LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG 2.1 Cơ sở lý luận chung 2.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự  Cách thức quản lý nhân sự: + Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách. + Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của máy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động về quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính.  Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự: - Phân tích công việc: Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao. - Tuyển dụng: Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá. + Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau. + Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu. 5 + Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắm vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp. + Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ. - Đào tạo và phát triển nhân lực: Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt. Các bước tiến hành thông thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể; Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp. Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng hoàn thành công việc: Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quan trọng trong quản lý nhân sự. Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp. Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác, là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên... giúp nhà quản lý trả lương một cách công bằng. - Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi: Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng. - Tương quan nhân sự: Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trong quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc... 6 2.1.2 Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tin học hóa là một trong những ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ thông tin vào một tổ chức. Tại sao phải phân tích và thiết kế hệ thống thông tin? Đó là vì để có một cái nhìn đầy đủ, đúng đắn và chính xác về hệ thống thông tin được xây dựng trong tương lai, tránh sai lầm trong thiết kế và cài đặt, tăng vòng đời của hệ thống, dễ sửa chữa, bổ sung và phát triển hệ thống trong quá trình sử dụng hoặc khi hệ thống yêu cầu. Và để phân tích và thiết kế HTTT thì cần có những cơ sở lý luận cũng như hiểu rõ những thuật ngữ trong phân tích thiết kế HTTT, dưới đây là một số cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng. 2.1.2.1 Phân tích hệ thống thông tin Phân tích hệ thống là bước đầu tiên rất quan trọng cho dự án phát triển phần mềm. Là quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống. Phân tích hệ thống thông tin gồm có phân tích chức năng (công cụ sử dụng là sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu) và phân tích dữ liệu (công cụ sử dụng là mô hình thực thể liên kết). Kết quả của việc phân tích hệ thống là các tài liệu đặc tả tính năng hệ thống. Các tài liệu này thông thường ở dạng các sơ đồ, biểu đồ,...  Sơ đồ chức năng: - Khái niệm: Sơ đồ chức năng là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năng. Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng. - Thành phần: + Các chức năng: được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn (thường là một động từ). Tên + Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được kí hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con. 7 A B - C D Đặc điểm:  Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính phân cấp trong cấu trúc phân rã ngày càng chi tiết của các chức năng.  Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào?  Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng.  Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức: phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng. - Một số lưu ý khi xây dựng Sơ đồ chức năng:  Phân rã từ trên xuống, có thứ bậc.  Những chức năng có cùng chung một lĩnh vực được đặt chung trong một chức năng cha.  Chức năng phải được phát biểu rõ ràng, không gây hiểu lầm giữa các chức năng.  Kiểm tra lại định nghĩa chức năng với một số người dùng khác nhau để đảm bảo rằng định nghĩa được hiểu là như nhau.  Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ (một tiến trình xử lý) hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm nhiệm.  Xây dựng các chức năng không quá nhiều mức.  Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi.  Sơ đồ chức năng có thể trình bày trong nhiều trang, trang một thể hiện mức cao nhất, sau đó ứng với mỗi chức năng ở trang này sẽ thể hiện trong các trang tiếp theo cho đến chức năng thấp nhất.  Sơ đồ luồng dữ liệu (biểu đồ luồng dữ liệu): - Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Và là biểu đồ mô tả động. Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống: + Phân tích: biểu đồ luống dữ liêu được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. 8 + Thiết kế: biểu đồ luồng dữ liệu được dùng để vạch kế hoạch và minh hoa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới. + Biểu đạt: biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng. + Tài liệu: biểu đồ luồng dữ liệu cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách khá đầy đủ, súc tích, ngắn gọn. Nó còn cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. - Thành phần:  Chức năng xử lý  Luồng dữ liệu  Kho dữ liệu  Tác nhân ngoài  Tác nhân trong  Chức năng xử lý: + Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. + Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng. + Nhãn (tên) chức năng: phải được dùng là một động từ cộng với bổ ngữ. Tên chức năng  Luồng dữ liệu: + Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một các năng xử lý. Bởi vậy, luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biếu đồ. + Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn. Mũi tên để chỉ hướng của luồng dữ liệu (vào/ra). + Nhãn (tên) luồng dữ liệu: là danh từ cộng với tính từ nếu cần thiết. Luồng dữ liệu vào  Kho dữ liệu: Luồng dữ liệu ra Tên chức năng 9 + Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng. + Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay cặp hai đoạn thẳng song song trên đó có ghi nhãn của kho. + Nhãn (tên) khio dữ liệu: là danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết. Kho dữ liệu  Tác nhân ngoài: + Khái niệm: Người ta còn gọi là đối tác, là một người, nhòm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống. + Biểu diễn: bằng hình chữ nhật, có gán nhãn. + Nhãn (tên) tác nhân ngoài: được xác định bằng danh từ. Tác nhân ngoài  Tác nhân trong: + Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của một hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. Tác nhân trong với kí hiệu tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán. + Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi nhãn. + Nhãn (tên) tác nhân trong: được biểu diễn bằng động từ kèm theo bổ ngữ. Tác nhân trong - Đặc điểm: + Các mức diễn tả: Mức vật lí: mô tả hệ thống làm như thế nào? 10 Mức khái niệm (logic): mô tả hệ thống làm gì? + Hình thức biểu diễn: Trong một số tài liệu khác nhau với các phương pháp tiếp cận khác nhau người ta thường dùng các kí hiệu không hoàn toàn giống nhau. Tuy vậy các thành phần cơ bản không thay đổi và nó được sử dụng nhất quán trong các quá trình phân tích, thiết kế. - Một số lưu ý khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: + Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau. + Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý. + Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý. + Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồng ra. + Có thể chia biểu đồ luồng dữ liệu thành các mức: tổng quát, cấp 1, cấp 2,… Trong đó mức tổng quát (mức ngữ cảnh) được phân rã thành mức cấp 1 (mức đỉnh), mức cấp 1 được phân rã thành mức cấp 2 (dưới đỉnh),…  Mô hình thực thể liên kết: - Khái niệm: Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính: + Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó. + Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. + Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể. + Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác. + Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định. 2.1.2.2 Thiết kế hệ thống thông tin 11 Thiết kế là giai đoạn tiếp theo của phân tích, nhằm hiểu hệ thống hoạt động như thế nào. Thiết kế gồm các công việc sau: thiết kế các thủ tục thủ công và các giao diện, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế phần mềm và thiết kế kiểm soát.  Thiết kế các thủ tục thủ công và các giao diện + Thủ tục người dùng/chức năng thủ công gồm: Mã hóa thông tin thu thập, kiểm soát và sửa chữa thông tin, nhập thông tin, kiểm tra tài liệu xuất, phân phối tài liệu xuất. + Yêu cầu thiết kế chức năng thủ công:  Miêu tả nội dung công việc rõ ràng: Mục đích cần đáp ứng yêu cầu của hệ thống, các bước thực hiện, yêu cầu của mỗi bước.  Thông tin chính xác, ấn định độ chính xác phải đạt.  Ấn định mức năng suất cần thiết (gõ phím ít nhất), hướng dẫn mức xử lý khi có sai sót. + Thiết kế các tài liệu xuất:  Tài liệu xuất: Các bảng biểu thống kê, tổng hợp; Các chứng từ giao dịch (đơn hàng, hóa đơn,..)  Xác định: Phương tiện (giấy, màn hình, đĩa,…), phương thức: lập tức hay trì hoãn, dạng tài liệu xuất: có cấu trúc hay không có cấu trúc, cách trình bày (đầu, thân, cuối).  Yêu cầu: Đủ, chính xác (kiểm tra không nhập nhằng), dễ hiểu, dễ đọc. + Thiết kế các màn hình và đơn chọn: giao diện đối thoại giữa người dùng và máy tính:  Dựa trên yêu cầu của người dùng và việc hiển thị chi tiết về dữ liệu, các dạng hội thoại thường gồm: Câu lệnh, cân nhắc (máy hỏi hay nhắc, người đáp lại). Đơn chọn (người dùng chọn một mục trong nhiều mục). Điền mẫu (người dùng điền thông tin vào ô mẫu trên màn hình). Sử dụng các biểu tượng (icon) để tăng tính trực quan.  Yêu cầu thiết kế: Vào / ra gần nhau, thông tin thường tối thiểu (cần đâu lấy đấy), sáng sủa (dễ nhìn, dễ đọc), lệnh phải rành mạch (muốn gì?, làm gì?).  Thiết kế cơ sở dữ liệu - Khái niệm: Thiết kế cơ sở dữ liệu là đưa ra cấu trúc của các đối tượng dữ liệu và mối quan hệ giữa các đối tượng đó trong cơ sở dữ liệu. Bất kể độ lớn và tính phức tạp của một CSDL, việc thiết kế một CSDL đều theo các bước sau: + Xác định các thuộc tính + Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra + Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn 12 + Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ. + Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu) - Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu: + Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp. + Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu. + Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu. + Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu. - Thiết kế CSDL phải dựa vào: + Biểu đồ cấu trúc dữ liệu: mô hình quan hệ, mô hình quan hệ thực thể liên kết E-R. + Biểu đồ luồn dữ liệu trong đó đặc biệt quan tâm đến kho dữ liệu. + Hệ Quản trị CSDL có sẵn: mỗi hệ quản trị CSDL đều có ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu sẵn. Khi thiết kế CSDL phải đảm bảo sao cho các dữ liệu phải đủ, không trùng lặp, việc truy cập đến CSDL phải thuận tiện, tốc độ nhanh.  Thiết kế phần mềm Thiết kế phần mềm là công việc đầu tiên của giai đoạn phát triển. Thiết kế tạo ra các biểu diễn và dữ kiện của hệ thống phần mềm cần xây dựng từ kết quả phân tích yêu cầu để có thể dễ dàng hiện thực sau đó. Thiết kế tạo ra phương thức và quy trình tương tác giữa người dùng với hệ thống phần mềm cũng như tương tác giữa các hệ thống khác với phần mềm. Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa phải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự. - Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm: + Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con + Các giao diện + Các kiểm soát + CSDL - Đầu ra của thiết kế phần mềm: + Lược đồ chương trình của mỗi hệ thống con + Đặc tả nội dung của từng module trong lược đồ chương trình + Phân bổ các module trong lược đồ chương trình thành các chương trình + Thiết kế các mẫu thử 13  Thiết kế kiểm soát - Hệ thống cần có các kiểm soát để đảm bảo độ chính xác (giao tác được tiến hành có chính xác không?, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu cố đúng đắn không?), độ an toàn (không xảy ra mất dù cố ý hay vô tình, chểnh mảng hay rủi ro), độ riêng tư (các quyền truy - nhập được đảm bảo với các loại người dùng khác nhau). Thiết kế kiểm soát là việc kiểm tra các thông tin thu thập và thông tin xuất nhằm phát - hiện lỗi và sửa lỗi. Thiết kế các kiếm soát với các sự cố làm gián đoạn chương trình: các sự cố làm hỏng hóc phần cứng, giá mang của tệp có sự cố, hỏng hay lỗi hệ điều hành, lập trình sai, nhầm thao tác,… - Thiết kế các kiểm soát đối với sự cố ý xâm hại của con người: + Xác định các điểm hở: Xác định các điểm hở trong hệ thống: Điểm hở là điểm mà tại đó thông tin của hệ thống có tiềm năng bị thâm nhập bởi những người trong hoặc ngoài tổ chức. Xác định kiểu đe dọa từ chỗ hở: bao gồm các hành động cố ý như ăn cắp hoặc phá hoại. Đánh giá các đe dọa: mức độ cao, vừa, thấp. + Thiết kế các kiểm soát cần thiết: Sau khi đã nắm chắc được mức độ thiệt hại phát sinh từ điểm hở, nhà thiết kế phải quyết định các kiểm soát vật lý để ngăn cản hoặc làm giảm thiểu thiệt hại này. + Các biện pháp bảo mật: Bảo mật vật lí (khóa, báo động). Nhận đạng nhân sự, mật khẩu. Tạo mật mã (biến đổi dữ liệu từ dạng nhận thức được sang dạng mã). Tường lửa. Phân biệt riêng tư: Phân biệt quyền truy nhập khác nhau đối với người dùng và cho phép ủy quyền. 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương. 2.2.1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin KH-CN và Tin học tỉnh Hải Dương. - Loại hình doanh nghiệp: Tổ chức dịch vụ khoa học hoạt động theo ND 115. Nghị định này quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tài chính và tài sản, tổ chức và biên chế của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập. Các tổ chức khoa học và công nghệ thuộc đối tượng áp dụng tại nghị định này là các tổ chức nghiên cứu khoa học, tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập. + Tên tổ chức, trụ sở làm việc, giao dịch của Trung tâm. Tên giao dịch: Trung tâm Thông tin khoa học – công nghệ và Tin học. 14