Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở viện máy và dụng cụ công nghiệp

Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trường Đại Học Thương Mại đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo, TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban Giám đốc cùng toàn thể cô chú, anh chị công tác tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Viện để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Mặc dù, em đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong phạm vi và khả năng cho phép, do kiến thức và khả năng còn nhiều hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp và tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn để em có thể hoàn thiện hơn khóa luận của mình. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mai Thư GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư ii Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii MỤC LỤC................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................vii Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU......................................................1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................................1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu............................................................................1 1.3. Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu.............................................................................2 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...........................................................................2 1.5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3 1.6. Kết cấu đề tài..........................................................................................................3 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP................5 2.1. Cơ sở lý luận...........................................................................................................5 2.1.1. Khái niệm cơ bản.................................................................................................5 2.1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý...............................................................8 2.1.3. Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin..........................................9 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp................................................................................................................. 18 2.2.1. Giới thiệu chung về Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp...................................18 2.2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp............................................................................................................20 Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP.....................................29 3.1. Đặt bài toán...........................................................................................................29 3.1.1. Yêu cầu về nghiệp vụ.........................................................................................29 3.1.2. Yêu cầu về chức năng........................................................................................32 3.1.3. Yêu cầu về cơ sở dữ liệu....................................................................................32 3.1.4. Yêu cầu về giao diện..........................................................................................33 3.2. Phân tích hệ thống.................................................................................................33 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư iii Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng..............................................................................33 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu.........................................................................................34 3.2.3. Mô hình liên kết thực thể ER.............................................................................35 3.2.4. Mô hình quan hệ dữ liệu....................................................................................37 3.3. Thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa.....................................................39 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................................39 3.3.2. Thiết kế giao diện..............................................................................................42 Phần 4: KẾT LUẬN..................................................................................................47 4.1. Kết luận chung......................................................................................................47 4.2. Một số đề xuất định hướng phát triển...................................................................47 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................49 PHỤ LỤC..................................................................................................................viii GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư iv Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang 1 Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 6 2 Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp 8 3 Hình 2.3. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 11 4 Hình 2.4. Sơ đồ tổ chức Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp 19 5 Hình 2.5. Sơ đồ công ty mẹ - công ty thành viên 20 6 Hình 2.6. Biên bản giao nhận vật tư thiết bị kiêm phiếu bảo hành 22 7 Hình 2.7. Phiếu nhập kho 23 8 Hình 2.8. Danh sách hợp đồng mua hàng 24 9 Hình 2.9. Phiếu xuất kho 25 10 Hình 2.10. Danh sách hợp đồng bán hàng 26 11 Hình 2.11. Thẻ kho 27 12 Hình 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng 33 13 Hình 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 34 14 Hình 3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 35 15 37 16 Hình 3.4. Mô hình liên kết thực thể ER của hệ thống Hình 3.5. Mô hình quan hệ dữ liệu của hệ thống 17 Bảng 3.1. Table TÀI KHOẢN 39 18 Bảng 3.2. Table NHẬT KÝ 39 19 Bảng 3.3. Table NHÂN VIÊN 39 20 Bảng 3.4. Table NHÀ CUNG CẤP 39 21 Bảng 3.5. Table KHÁCH HÀNG 40 22 Bảng 3.6. Table VẬT TƯ HÀNG HÓA 40 23 Bảng 3.7. Table CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA 40 24 Bảng 3.8. Table HỢP ĐỒNG MUA 40 25 Bảng 3.9. Table HỢP ĐỒNG BÁN 41 26 Bảng 3.10. Table PHIẾU NHẬP 41 27 Bảng 3.11. Table PHIẾU XUẤT 41 28 Bảng 3.12. Table THẺ KHO 42 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư v 38 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 29 Bảng 3.13. Table PHIẾU GIAO HÀNG KIÊM PHIẾU BẢO HÀNH 42 30 Hình 3.6. Giao diện kết nối với SQL Server 44 31 Hình 3.7. Giao diện đăng nhập hệ thống 44 32 Hình 3.8. Giao diện chương trình chính 45 33 Hình 3.9. Giao diện thay đổi mật khẩu 45 34 Hình 3.10. Giao diện đăng ký và phân quyền sử dụng 46 GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư vi Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG VIỆT BC – TK CSDL DL HĐ HQT CSDL HT HTTT KH MK NCC NXB N-X-T PBH PGH PQ TNHH1TV TT VTHH Báo cáo- Thống kê Cơ sở dữ liệu Dữ liệu Hợp đồng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ thống Hệ thống thông tin Khách hàng Mật khẩu Nhà cung cấp Nhà xuất bản Nhập- xuất- tồn Phiếu bảo hành Phiếu giao hàng Phân quyền Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thông tin Vật tư hàng hóa GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư vii Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Xã hội hiện nay đang phát triển không ngừng. Kéo theo đó, nhu cầu và đòi hỏi của con người cũng ngày càng cao hơn. Để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp trong nền kinh tế phải luôn đổi mới và hoàn thiện mình, việc quản lí doanh nghiệp sao cho chặt chẽ trở thành một nhu cầu cấp thiết. Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, ngành công nghệ thông tin đang ngày một phát triển và trở nên phổ biến. Công nghệ thông tin cung cấp cho doanh nghiệp những giải pháp quản lý nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, thay thế cho việc tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực, trong đó quản lý kho là một lĩnh vực quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc này không dễ thực hiện nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho thủ công truyền thống. Vì vậy, các giải pháp công nghệ thông tin trở thành nhu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp. Từ thực tế trên, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” với mục đích vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Qua đó, trau dồi thêm kiến thức cho bản thân cũng như tích lũy kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Quản lý kho là một trong những vấn đề có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý kho, một số công trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho đã được thực hiện. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Thị Hường, Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic với những chức năng của một chương trình thông dụng (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 1 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế thống kê, báo cáo). Phần mềm được xây dựng trên môi trường kém bảo mật thông tin, tốc độ xử lý sẽ giảm nếu dữ liệu vào lớn. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech” của tác giả Vương Ngọc Quỳnh, Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã xây dựng HTTT quản lý kho dựa trên HQT CSDL Microsoft Access, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. Phần mềm này chỉ áp dụng được với một lượng dữ liệu vừa đủ, khi lượng lưu trữ tăng phần mềm sẽ không đáp ứng được. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp “HTTT quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng HQT CSDL Visual Foxpro 7.0” của tác giả Nguyễn Chí Thanh, Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên. Đề tài này thường chỉ được áp dụng cho các cửa hàng có quy mô nhỏ. Phần mềm được xây dựng trên môi trường máy đơn, kém về bảo mật và không thực thi với ứng dụng mạng. 1.3. Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thông qua quá trình phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện trạng quản lý kho vật tư của doanh nghiệp, từ đó đưa ra được ưu, nhược điểm của công tác quản lý kho vật tư của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đề xuất phân tích, thiết kế HTTT quản lý kho vật tư tại doanh nghiệp. Đề tài còn đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý kho vật tư tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Kết quả cần đạt được sau khi thực hiện đề tài: Tin học hóa hoạt động quản lý kho vật tư của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp mà không tốn nhiều công sức, giải quyết vấn đề: giúp người quản lí cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu được đặt ra đó là công tác quản lý kho vật tư, hệ thống thông tin trong quản lý kho vật tư, phần mềm ứng dụng cho quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu Không gian: Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 2 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Thời gian: Từ ngày 4/3/2013 đến 28/4/2013. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 3 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 1.5. Phương pháp nghiên cứu Dựa vào những kiến thức đã học và thực tế tại doanh nghiệp, em đã lựa chọn các phương pháp sau để thực hiện đề tài: Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của qui trình sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của qui trình quản lý kho trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của doanh nghiệp; trực tiếp đến kho của doanh nghiệp để quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu. 1.6. Kết cấu đề tài Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm bốn phần: Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong phần đầu của khóa luận chỉ rõ tính cấp thiết của đề tài, chỉ ra các phương pháp nghiên cứu sẽ được sử dụng trong đề tài, các mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Ngoài ra có chỉ ra một vài công trình nghiên cứu có cùng nội dung với đề tài đang thực hiện, từ đó chỉ ra các ưu, nhược điểm của các công trình đó để có thể rút ra được những công việc cần làm ở đề tài này. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Trong phần này sẽ nêu ra những lý thuyết liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu. Tiếp đó sẽ giới thiệu chung về doanh nghiệp, nêu ra thực trạng công tác quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, từ đó có thể đánh giá được các ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại và đề xuất giải pháp giải quyết. Phần III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 4 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Sau khi tìm hiểu kỹ thực trạng và đánh giá được ưu, nhược điểm của công tác quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và dụng cụ công nghiệp, đề xuất ra được giải pháp giải quyết ở phần 2, phần 3 sẽ chỉ rõ các bước tiếp theo của việc phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp. Phần IV: Kết luận Phần này sẽ tổng hợp, chỉ rõ ra các khía cạnh, nội dung mà bài khóa luận đã làm được. Ngoài ra, phần cuối cùng của bài khóa luận cũng nêu ra một số kiến nghị cho doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có thể sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý kho. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 5 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 2.1. Cơ sở lý luận 2.1.1. Khái niệm cơ bản Dữ liệu Dữ liệu là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được mối liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh). Thông tin Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong 1 ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài. Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:  Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.  Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.  Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.  Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 6 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. Các thành phần của hệ thống thông tin: Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người. Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)  Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:  Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.  Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 7 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.  Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình.  Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.  Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. Vai trò của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp:  HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...)  HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài.  HTTT có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài.  HTTT có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp.  HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp). GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 8 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  HTTT có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin. 2.1.2. Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS) là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp: Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ)  Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. ESS hệ thống tương tác cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 9 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định.  Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.  Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hàng ngày. 2.1.3. Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 2.1.3.1. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: - Khảo sát hệ thống đang làm gì. - Đưa ra đánh giá về hiện trạng. - Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 10 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: - Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. - Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế các kiểm soát - Thiết kế phần mềm Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: Lập kế hoạch cài đặt  Biến đổi dữ liệu  Huấn luyện  Các phương pháp cài đặt  Biên soạn tài liệu về hệ thống. 2.1.3.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic. Áp dụng phương thức biến đổi: - Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống cũ. - Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống mới GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 11 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Bằng cách trả lời: Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì? Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào? GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 12 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào? Mức vật lý Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Mức logic Mô tả hệ thống cũ làm gì? Phân tích hệ thống Mô tả hệ thống mới làm gì? Hình 2.3. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ) 2.1.3.3. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.  Phân tích hệ thống thông tin Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống. Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.  Phân tích chức năng Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu. GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 13 Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế  Biểu đồ phân cấp chức năng - Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Thành phần: + Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.  Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu. - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: + Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. + Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống + Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. - Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: + Chức năng (Tiến trình)  Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong BLD.  Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.  Biểu diễn: Tên chức năng + Luồng dữ liệu  Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý.  Cách đặt tên: Danh từ + tính từ GVHD: TS.Nguyễn Thị Thu Thuỷ SV: Nguyễn Thị Mai Thư 14 Luồng dữ liệu