Tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại công ty tnhh tm-dv á châu

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình Đại học và hoàn thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy cô trường Đại học Thương Mại.Trước hết, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dạy bảo tác giảtrong suốt thời gian học tập tại trường. Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn và lòng kính trọng sâu sắc đến Tiến sĩ Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn, nghiên cứu, góp ý, chỉnh sửa giúp tác giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu trường Đại học Thương Mại cùng quí thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện để tác giả học tập và tích lũy được những kiến thức phong phú trong thời gian học tập tại trường. Tác giả cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo Công ty TNHH TM-DV Á Châu đã tạo điều kiện cho tác giảthực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thực tập, giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ đó có được những dữ liệu cần thiết giúp tác giả hoàn thành khóa luận ngày hôm nay. Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn. Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2012 Sinh viên Phan Thị Hằng SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................................i MỤC LỤC ...................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ............................................................ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ......................................................................................... vi Phần 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .................................................1 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ........................................1 1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ ............................................................. 2 1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƢỢC..........................................................................2 1.4 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI ......................... 3 1.5 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.......................................................... 3 1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN .........................................................................4 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .............................................................................................. 5 2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ....................5 2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống ....................................................... 10 2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng .............................. 12 2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU .....................................20 2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu..........................................20 Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty .................................................21 2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu ....................................................................................................................... 22 Bảng 2.16 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011............................ 23 Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty ....................................................25 2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty ............................. 27 2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty ...............27 2.2.5 Đề xuất giải pháp ........................................................................................ 28 Phần 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU ....................................................... 29 SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy 3.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ ...................................................................................... 29 3.1.1 Nhập kho ....................................................................................................29 3.1.2 Xuất kho .....................................................................................................29 3.1.3 Báo cáo .......................................................................................................30 3.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU .......................................................... 30 3.2.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống: .............................. 30 3.2.2 Yêu cầu phi chức năng ................................................................................32 3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG ..............33 3.3.1 Mô hình nghiệp vụ...................................................................................... 33 3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu ...................................................................................34 3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu ...................................................................................36 3.3.4 Các bảng dữ liệu vật lý .................................................................................47 3.3.5 Thiết kế giao diện ......................................................................................... 51 Phần 4. KẾT LUẬN ....................................................................................................57 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 58 PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 60 SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống......................................................6 Hình 2.2. Vai trò của hệ thống thông tin ................................................................ 6 Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin ........................................................................10 Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin .............................. 11 Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát ..................................................13 Hình 2.6 Chức năng xử lý .....................................................................................14 Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý ...................................................14 Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu .............................................................................14 Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài........................................................................15 Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong ......................................................................15 Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu ..........................................15 Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết ........................................................... 18 Hình 2.13 Biểu diễn kiểu thực thể trong mô hình quan hệ ...................................19 Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ ....................................................................20 Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty ....................................................21 Bảng 2.16 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 ............................... 23 Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty ........................................................ 25 Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh ...................................................................................... 33 Hình 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng .....................................................................34 Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .......................................................... 35 Hình 3.4 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa .................................................38 Hình 3.5 Liên kết giữa NhanVien và BoPhan ...................................................... 38 Hình 3.6 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang ................................................38 Hình 3.7 Liên kết giứa NhaCC và PhieuNK ........................................................ 39 Hình 3.8 Liên kết giữa PhieuNK và HangHoa ....................................................39 Hình 3.9 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNK ....................................................39 Hình 3.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXK ..................................................39 Hình 3.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXK ..............................................39 Hình 3.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXK ...................................................40 Hình 3.13 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau...........................................40 Hình 3.14 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau ........................................40 Hình 3.15 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau ............................................40 Hình 3.16 Mô hình quan hệ .................................................................................46 Bảng 3.1 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "HangHoa" .........................................47 Bảng 3.2 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhanVien" ........................................48 Bảng 3.3 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "KhachHang" .....................................48 Bảng 3.4 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhaCC" ............................................48 SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Bảng 3.5 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhomHang" ......................................49 Bảng 3.6 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanlyBP" ........................................49 Bảng 3.7 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "BP_NV"............................................49 Bảng 3.8 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuNK" .........................................49 Bảng 3.9 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PN_HH" ...........................................50 Bảng 3.10 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuXK" .......................................50 Bảng 3.12 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuYC" ........................................51 Bảng 3.13 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "YC_HH" .........................................51 Bảng 3.14 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanLyNH" ...................................51 Hình 3.17 Form Đăng nhập ..................................................................................52 Hình 3.17 Form Main ........................................................................................... 53 Hình 3.18 Form Quản lý danh mục hàng hóa ....................................................... 53 Hình 3.19 Form Quản lý nhập kho .......................................................................54 Hình 3.20 Form Quản lý xuất kho ........................................................................55 Hình 3.21 Form Tìm kiếm ....................................................................................56 Hình 3.22 Báo cáo nhập kho.................................................................................56 SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 Từ viết tắt BPC BLD CNTT CRM 6 7 8 9 10 CSDL ĐH ĐHQG DSS EIS 11 12 ER ERP 13 14 15 ES HT KM 16 MIS 17 18 NXB OAS 19 SCM 20 21 TNHH TNHH TM-DV 22 TPS 23 TT SV: Phan Thị Hằng Nghĩa tiếng Anh Customer Relationship Management Decision Support System Executive Information System Entity Relationship Enterprise Resource Planning Expert System Knowledge Management Nghĩa tiếng Việt Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu Công nghệ thông tin Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng Cơ sở dữ liệu Đại học Đại học quốc gia Hệ thống hỗ trợ ra quyết định Hệ thống hỗ trợ điều hành Mô hình thực thể liên kết Hệ thống quản lý nguồn lực Hệ chuyên gia Hệ thống Hệ thống quản lý tri thức Management Information System Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Nhà xuất bản Officer Assignment System Hệ thống tự động hóa văn phòng Supply Chain Management Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng Trách nhiệm hữu hạn Trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Transaction Processing Hệ thống xử lý giao dịch System Thông tin Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Phần 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với nền kinh tế phát triển cùng với một nền khoa học công nghệ hiện đại, trong đó có sự đóng góp to lớn của những thành tựu công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Công nghệ thông tin đang ngày càng đóng vai trò quan trọng, gắn bó mật thiết và gần như không thể tách rời với các hoạt động của con người. Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn. Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang hoà nhập với thế giới, và ngày càng được chú trọng đầu tư phát triển để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Chúng ta đã ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế… Công ty TNHH TM-DV Á Châu là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính và các thiết bị, linh kiện máy tính có nhiều loại mặt hàng khác nhau.Đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, kho hàng là một bộ phận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất cao. Việc quản lý kho hàng được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ côngtheo cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết. Từ đó, có thể giúp người quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, tác giả xin đề xuất thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu” 1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toán được rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học và chuyên sâu về nội dung này. Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một số nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiện với đề tài này: - Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT - Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện. Luận văn này đã nêu ra được những lý thuyết cơ bản về vấn đề cần nghiên cứu, tuy nhiên tác giả lại không thực hiện các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa các thực thể mà đi thẳng vào thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, điều này có thể gây khó hiểu cho người quan sát. - Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Ngọc Khánh do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế quốc dân thực hiện. Đối với luận văn này, tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công ty TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ, tuy nhiên tác giả lại không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng để thực hiện đối với đề tài này. 1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƢỢC Việc thực hiện đề tài này nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, bao gồm: các khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy - Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu và đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm còn tồn tại. - Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại Công ty, thiết kế được một hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năng trong quy trình quản lý kho hàng của Công ty TNHH TM-DV Á Châu nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại vừa và nhỏ nói chung. 1.4 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Đối tượng nghiên cứu: là quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TMDV Á Châu. Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: đề tài tiến hành nghiên cứu thực trạng và đưa ra giải pháp ứng dụng thực tế tại công ty TNHH TM-DV Á Châu . + Về thời gian: các dữ liệu, thông tin phục vụ cho nghiên cứu đề tài được thu thập trong thời gian từ năm 2009 – 2011, nội dung đề tài được thực hiện trong vòng 3 tháng. 1.5 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Để thực hiện đề tài này tác giả sử dụng cả hai phương pháp định tính và định lượng. Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng và các vấn đề có liên quan. Phương pháp định lượng được sử dụng để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ các mẫu điều tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứu thực trạng tại Công ty. Trên cơ sở tổng hợp kết quả phân tích định tính và định lượng thực trạng quản lý kho hàng tại Công ty, tác giả sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy 1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN Khóa luận được chia thành 4 phần chính, trong đó: Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Nội dung phần 1 trình bày những vấn đề khái quát chung về đề tài, tính cấp thiết, tình hình nghiên cứu vấn đề, mục tiêu, phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên cứu đối với đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu". Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu Trình bày cơ sở lý luận về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng. Trình bày thực trạng và đánh giá ưu nhược điểm của quy trình quản lý kho hàng tại Công ty hiện nay. Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng và định hướng phát triển Trình bày các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH TM-DV Á Châu và định hướng phát triển, nghiên cứu đề tài. Phần 4: Kết luận Đưa ra các kết luận cơ bản về nội dung đã thực hiện. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦAHỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý *Khái niệm chung về hệ thống: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXB ĐHQG Hà Nội, trang 7). Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học… *Hệ thống thông tin (Information Systems): Hệ thống thông tin được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng tựu chung lại chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, các phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin kinh doanh. Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệ thống. Ngoài con người và thiết bị thì hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có 2 thành phần cơ bản: các dữ liệu (ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp) và các xử lý (cho phép biến đổi các dữ liệu). Trong đó: - Dữ liệu là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Bao gồm các số liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan (nhân sự, nhà xưởng, thiết bị…) và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan (sản xuất, mua bán, giao dịch…). - Các xử lý: là quá trình biến đổi thông tin nhằm 2 mục đích chính: sản sinh các thông tin theo thể thức quy định (các chứng từ giao dịch, các báo cáo, thống kê…) và trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định lãnh đạo. Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi. Hình 2.1 mô tả khái quát mô hình xử lý của hệ thống. Output (Đầu ra) Black box (Hộp đen) Input (Đầu vào) Feedback (Phản hồi) Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống Dữ liệu đầu vào của một xử lý gồm 2 loại: dữ liệu tự nhiên (giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: lời nói, công văn, hình ảnh…) và dữ liệu có cấu trúc (được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định: sổ sách, bảng biểu…). Thông tin đầu ra là các thông tin được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc nhu cầu trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể của tổ chức. Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và mô trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp (xem hình 2.2). Tư vấn Thông tin môi trường Thông tin vào Quyết định HT quyết định Thông tin ra HT thông tin Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động HT tácnghiệp Thành phẩm Tiền Hình 2.2. Vai trò của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin có thể được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu thức khác nhau, cụ thể có thể phân loại hệ thống thông tin theo 3 tiêu thức sau: phân loại theo cấp ứng dụng, phân loại theo chức năng nghiệp vụ và theo quy mô tích hợp. Trong đó: - Phân loại theo cấp ứng dụng: gồm: SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy + Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS–Executive Information System): Là môi trường khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp, phục vụ việc ra các quyết định đòi hỏi sự suy xét, đánh giá và không có quy trình thống nhất. + Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS–Decision Support System): Là hệ thống hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và không có quy trình định trước. + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS–Management Information System): Là hệ thống phục vụ các chức năng lập kế hoạch, giám sát và ra quyết định ở các cấp quản lý. + Hệ thống xử lý giao dịch (TPS–Transaction Processing System): xử lý các dữ liệu thu được từ hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức, cung cấp các thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý tác nghiệp, giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch tác nghiệp đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao, một số công việc tác nghiệp khác có thể được xử lý tự động hóa bởi hệ thống. + Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System) : Là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư tử… + Hệ chuyên gia (ES–Expert System): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. - Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: gồm: + HTTT tài chính kế toán: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo…). SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy + HTTT marketing: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng marketting, bán hàng… + HTTT kinh doanh và sản xuất: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng sản xuất + HTTT quản trị nhân lực: Là hệ thống trợ giúp các chức năng của hoạt động tổ chức nhân sự. + HTTT văn phòng: là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên. - Phân loại theo quy mô tích hợp: gồm + Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning): Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp. + Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp. + Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận khác nhau. + Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. * Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems): là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là một tổ chức). Hệ thống thông tin quản lý thường được ứng dụng trong các lĩnh vực hoạt động như: thương mại, hành chính, kế toán, tài vụ… Ví dụ như: hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống quản lý mua bán hàng hóa… Hạt nhân của HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy * Phân loại hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo 2 mức là mức thấp và mức cao. - Mức thấp hay còn gọi là mức tác nghiệp và hệ thống thường được gọi là hệ xử lý dữ liệu, ví dụ: hệ xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ kế toán…. - Mức cao hay còn gọi là mức điều hành và hệ thống được gọi là hệ hỗ trợ quyết định. Đối với hệ hỗ trợ quyết định, bên cạnh cơ sở dữ liệu còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn để vận dụng lên các dữ liệu sẽ cho ra các kết quả theo yêu cầu của người dụng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình. * Nhiệm vụ, chức năng của HTTT quản lý: Các HTTT quản lý khác nhau thường thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể: ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống còn ở mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp. HTTT thu thập các thông tin đến từ môi trường doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong CSDL để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, HTTT quản lý có các chức năng chính sau (xem hình 2.3): - Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống - Thực hiện xử lý, phân tích, tính toán, thay đổi, sữa chữa… thông tin được thu thập, tạo ra các thông tin có kết quả, hữu ích cho người sử dụng. - Phân phối, cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ việc thu thập, xử lý thông tintiếp theo… SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Lƣu trữ Xử lý Phân tích Sắp xếp Tính toán Thu thập Phân phối Phản hồi Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá qua tính nhanh chóng trong việc đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn của thông tin. 2.1.2 Sơ lƣợc về phân tích thiết kế hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức, mô tả một hệ thống, bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan của người xây dựng. Mục tiêu của việc phân tích các mô hình xử lý là đưa ra được chính xác yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, thông qua các khảo sát (phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu, qua các phép đo thử nghiệm…) thì những yêu cầu về hệ thống sẽ được hình thành một cách rõ ràng, chi tiết, nhờ vậy việc thiết kế hệ thống sẽ được tiến hành thuận lợi, có logic, và chính xác, giúp đảm bảo về tiến độ và chất lượng của hệ thống mới được xây dựng. Hai đối tượng chính của Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm là chức năng xử lý và dữ liệu. Nhìn chung quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ hình 2.4 dưới đây: SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin Trong đó: Khối I: mô tả hệ thống hiện tại làm việc như thế nào? Khối II: mô tả hệ thống hiện tại làm gì? Lúc này hệ thống chỉ xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý Khối III: mô tả hệ thống mới làm gì? Dựa trên khối II ta cần bổ sung thêm các yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ những nhược điểm của hệ thống hiện tại. Khối IV: mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Giai đoạn thiết kế nhằm xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được. Tuy rằng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống khác nhau có thể được phát triển bởi nhiều tác giả, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng nhìn chung các phương pháp luận này đều định ra các bước cơ bản cho quá trình phát triển dự án, đó là: Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Bước 2: Phân tích hệ thống Bước 3: Thiết kế hệ thống SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Bước 4: Xây dựng hệ thống Bước 5: Cài đặt, bảo trì Ta có thể nhận thấy phân tích thiết kế hệ thống là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin. Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì càng ít bấy nhiêu. 2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hƣớng chức năng Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thành theo tiến trình lịch sử, ta có thể kể đến một số phương pháp phân tích thiết kế như: phương pháp SADT (Structured Analysis And Design Technique), phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Sans Effort), phương pháp GALACSI (Groupe d’Animation et de Liaision pour l’ Analyse et la Conception dè Système de Information)…. mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng của nó. Trong khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tác giả xin được đề cập đến phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng. Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”. Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiến hành điều tra, phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đó thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. * Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng  Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): là một loại biểu đồ dạng cây, diễn tả sự phân rã dần các chức năng từ tổng quát đến chi tiết. Các chức năng được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có gắn tên nhãn, các quan hệ duy nhất giữa các chức năng được biểu diễn bởi các đoạn thẳng nối liền các chức năng, từ chức năng cha tới chức SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy năng con. Ở biểu đồ phân cấp chức năng, các chức năng được thể hiện một cách khái quát nhất, rất dễ thành lập và mang tính chất tĩnh (chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy các trình tự xử lý như thế nào). Hình 2.5 là một thí dụ mang tính khái quát về biểu đồ phân cấp chức năng, trong đó chức năng F1 phân rã thành các nhóm chức năng F1.1 , F1.2 ,F1.n Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát  Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả, chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó có thể thấy được trình tự thực hiện giữa các chức năng. Trong biểu đồ luồng dữ liệu: - Các chức năng được biểu diễn bằng hình oval có gắn tên nhãn, tên chức năng phải là một động từ (có thêm bổ ngữ nếu cần) nó cho phép hiểu một cách vắn tắt chức năng làm gì. Hình 2.6 sẽ cho thấy cách thức biểu diễn chức năng xử lý trong biểu đồ luồng dữ liệu. SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Hình 2.6 Chức năng xử lý - Các luồng dữ liệu (tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó) được biểu diễn dưới dạng một mũi tên với tên luồng dữ liệu được viết ở trên mũi tên đó, tên luồng dữ liệu phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếu cần) cho thấy nội dung vắn tắt của dữ liệu được chuyển giao (xem hình 2.7) Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý - Các kho dữ liệu (một dữ liệu được lưu lại để có thể được truy nhập nhiều lần về sau) được biểu diễn dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa là tên của kho dữ liệu, tên kho phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếu cần) nó cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ (xem hình 2.8). Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu - Các tác nhân ngoài (là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống của tổ chức) được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong có gắn tên tác nhân ngoài, tên tác nhân ngoài phải là một danh từ cho phép hiểu vắn tắt tác nhân ngoài là ai, là gì (xem hình 2.9). SV: Phan Thị Hằng Lớp: K44S2