Tài liệu Phân tích thực trạng công tác đào tạo công ty cổ phần viglacera hạ long (vhl)

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HẠ LONG (VHL) I. GIỚI THIỆU 1. Lịch sử hình thành:  Nhà máy gạch Hạ Long (đơn vị tiền thân của Công ty cổ phần Viglacera Hạ Long được thành lập từ năm 1978) thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng – Bộ xây dựng. Ngày 24/03/1993 Bộ trưởng Bộ xây dựng quyết định thành lập Nhà máy gạch Hạ Long trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp thuỷ tinh và Gốm xây dựng.  Ngày 30/07/1994 Bộ trưởng Bộ xây dựng ký quyết định số 482/BXD-TCLĐ đổi tên Nhà máy gạch Hạ Long thành Công ty Gốm xây dựng Hạ Long thuộc Tổng công ty thủy tinh và Gốm xây dựng. Tháng 8/1997 Bộ trưởng Bộ Xây dựng quyết định sáp nhập thêm Xí nghiệp gạch Yên Hưng làm đơn vị thành viên của công ty, đến 22 tháng 12 năm 2003 Tổng công ty thủy tinh và Gốm xây dựng quyết định số 1643 tách Xí nghiệp gạch Yên Hưng thuộc Công ty Gốm xây dựng Hạ Long thành Công ty Cổ phần Hạ Long Viglacera I.  Ngày 07/06/2004 Hội đồng quản trị Tổng Công ty Thủy Tinh và Gốm xây dựng quyết định số 152/TCT-HĐQT về việc sáp nhập Nhà máy gạch Côttô Bình Dương từ Công ty Gốm xây dựng Xuân Hòa sang Công ty Gốm xây dựng Hạ Long.  Ngày 20 tháng 01 năm 2006: Công ty Gốm xây dựng Hạ Long chính thức chuyển đổi sang hình thức Công ty Cổ phần theo Quyết định số 141/QĐ-BXD của Bộ xây dựng. Công ty hoạt động dưới hình thức Công ty Cổ phần từ ngày 01/03/2006 theo giấy đăng ký kinh doanh số 22 03 000550 đăng ký lần đầu ngày 1/ 13 01 tháng 03 năm 2006 do Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Quảng Ninh cấp , đăng ký thay đổi lần 6 ngày 31/12/2008.  Tổ chức của Công ty hiện nay gồm: Nhà máy gạch Tiêu Giao, Nhà máy gạch Hoành Bồ, Nhà máy gạch COTTO Giếng Đáy, Nhà máy gạch COTTO Bình Dương, Xí nghiệp Kinh doanh, Xí nghiệp dịch vụ đời sống và Khối văn phòng. Công ty có chi nhánh bán hàng ở 3 miền, các showroom cùng một hệ thống đại lý cấp I ở 64 tỉnh, thành. CBCNV Công ty hiện nay có 3.510 người  Cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch tại HNX vào ngày 12/02/2009 với khối lượng niêm yết là 9 triệu cổ phiếu. Mã chứng khoán VHL. 2. Lĩnh vực kinh doanh chính:  Sản xuất khai thác và kinh doanh các chủng loại vật liệu xây dựng  Tư vấn, thiết kế, ứng dụng và chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng  Kinh doanh tư liệu sản xuất và tiêu dùng; Khai thác và chế biến khoáng sản  Đầu tư và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công nhân kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp  Dịch vụ vận chuyển hàng hóa; Kinh doanh đại lý xăng dầu; Kinh doanh xuất nhập khẩu Địa chỉ: Phường Hà Khẩu – TP. Hạ Long - Quảng Ninh Điện thoại: 033 3 840 560 Email: II. Fax: 033 3 845 577 [email protected] Website: www.halongceramic.com.vn PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI VHL 1. Thực trạng công tác đào tạo a. Mục đích công tác đào tạo 2/ 13 - Công tác đào tạo nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho đội ngũ nhân sự của Công ty, nhất là các vị trí liên quan đến chất lượng. - Đối tượng: Tất cả các CBCNV thuộc Công ty tham gia các khoá đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài. - Trách nhiệm thực hiện đào tạo: tất cả các Phòng, Ban của Công ty, trong đó P. HC-NS chịu trách nhiệm chính. b. Quy trình đào tạo: Quy trình đào tạo được thực hiện qua các bước như sau:  Nhu cầu đào tạo  Nhu cầu đào tạo hàng năm của Công ty xuất phát từ : - Định hướng của BGĐ Công ty về phát triển nguồn nhân lực. - Kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương hướng hoạt động hàng năm, kế hoạch tuyển dụng năm và nhu cầu đào tạo của các bộ phận.  Nhu cầu đào tạo đột xuất (ngoài kế hoạch năm) xuất phát từ :  Lập phiếu nhu cầu đào tạo - Căn cứ nhu cầu đào tạo hàng năm , Trưởng các bộ phận lập đề xuất Nhu cầu đào tạo gửi về P. HC-NS, chậm nhất vào ngày 25/12 . Nhân viên phụ trách đào tạo (NVĐT) tổng hợp để TP. HC-NS xem xét và phối hợp với Trưởng các bộ phận thực hiện hiệu chỉnh bổ sung (nếu cần). - Căn cứ vào nhu cầu đào tạo đột xuất nội bộ, trưởng các bộ phận lập Nhu cầu đào tạo gửi về P. HC-NS. TP. HC-NS xem xét và chuyển trình BGĐ phê duyệt . 3/ 13 - Riêng đối với nhu cầu đào tạo đột xuất bên ngoài: Trưởng các bộ phận căn cứ vào nội dung các khóa đào tạo bên ngoài và nhu cầu đào tạo CBNV, tiến hành lập Phiếu trình thể hiện rõ: Nội dung khóa đào tạo, thuyết minh sự cần thiết của việc cử CBNV tham gia khóa đào tạo, danh sách CBNV đề cử tham gia khóa đào tạo. NVĐT tập hợp các Phiếu trình này cùng thông báo chiêu sinh (của đơn vị tổ chức), nội dung khóa học (nếu có) để TP. HC-NS xem xét trước khi chuyển trình BGĐ phê duyệt . - Đối với nhu cầu đào tạo, huấn luyện tay nghề theo hình thức hướng dẫn, kèm cập nội bộ theo công việc, các phòng/ xưởng sản xuất tự thực hiện và không cần lập phiếu nhu cầu đào tạo.  Lập kế hoạch đào tạo năm. - NVĐT tập hợp các phiếu Nhu cầu đào tạo năm để lập Kế hoạch đào tạo năm . - TP. HC-NS xem xét Kế hoạch đào tạo năm trước khi trình BGĐ ký duyệt.  Ban Giám đốc duyệt. - Yes: + Ký duyệt Kế hoạch đào tạo năm. + Ký duyệt Nhu cầu đào tạo nội bộ đột xuất. + Ký duyệt phiếu trình thực hiện nhu cầu đào tạo đột xuất bên ngoài, chuyển thực hiện tiếp bước 06. NVĐT tiếp nhận và phát hành cho các bộ phận liên quan. - Yes but: P. HC-NS phối hợp với trưởng các bộ phận hiệu chỉnh lại Kế hoạch đào tạo năm theo yêu cầu của BGĐ. - No: Ngừng không thực hiện (chỉ với nhu cầu đào tạo đột xuất). 4/ 13  Lập chương trình đào tạo : - Căn cứ Kế hoạch đào tạo năm hoặc Nhu cầu đào tạo nội bộ đột xuất đã được BGĐ phê duyệt, Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ lập chương trình đào tạo phân công cho các cá nhân, bộ phận thực hiện các công việc sau: + Lập Chương trình tổ chức khóa học. + Lập Danh sách học viên. + Lập Quyết định thành lập Ban Tổ chức lớp học (nếu cần). + Giảng viên được phân công: soạn đề cương hướng dẫn khóa học kèm tài liệu hướng dẫn (nếu có). Các tài liệu này được chuyển về P. HC-NS (NVĐT) 05 ngày trước khi khóa học khai giảng. NVĐT chuyển TP. HC-NS hoặc Ban tổ chức xem xét và phối hợp với các bộ phận hiệu chỉnh các nội dung, các chương trình đào tạo, chuyển trình BGĐ. Lưu ý: Khi mời giảng viên bên ngoài, Ban Tổ chức phải phối hợp với giảng viên xác định các nội dung trong Chương trình tổ chức khóa học.  BGĐ duyệt chương trình đào tạo: - Chương trình tổ chức khóa học - Danh sách học viên - Quyết định thành lập Ban Tổ chức lớp học (nếu có). - Và các tài liệu khác ở bước 04: Yes but: Yêu cầu P. HC-NS phối hợp với các bộ phận, cá nhân liên quan hiệu chỉnh theo yêu cầu của BGĐ. Yes: NVĐT phát hành cho các cá nhân, bộ phận liên quan. 5/ 13  Triển khai công tác chuẩn bị đào tạo: Công tác chuẩn bị tổ chức lớp đào tạo nội bộ : Ban Tổ chức hoặc người phụ trách tại bộ phận thực hiện công tác chuẩn bị cho lớp đào tạo như sau: - Chương trình lễ khai giảng (nếu có): + Danh sách đại biểu mời. + Sơ đồ bố trí Lễ khai giảng (nếu cần). - Nhận Đề cương hướng dẫn khóa học từ giảng viên được phân công hướng dẫn, góp ý hiệu chỉnh (nếu cần). - Chuẩn bị các tài liệu phục vụ lớp học: + Sổ đầu bài + Danh sách học viên để điểm danh. + Bảng góp ý giảng viên (nếu có). + Sơ đồ lớp học (nếu cần). + Nội qui lớp học (nếu cần). + Photo tài liệu hướng dẫn cho học viên. - Kiểm tra công tác chuẩn bị của các bộ phận có liên quan. Công tác chuẩn bị đối với đào tạo bên ngoài: - Đối với các khóa đào tạo đã xác định cụ thể đơn vị bên ngoài tổ chức thì NVĐT thực hiện: + Tạm ứng tiền và thanh toán tạm ứng theo quy định. + Đăng ký, đóng học phí và nhận hóa đơn/ biên lai thu tiền từ đối tác đào tạo. + Cử Trưởng nhóm (nếu cần). 6/ 13 + Thông báo cho các học viên về thời gian, địa điểm học, tài liệu học và các chế độ liên quan trong thời gian học. - Đối với các khóa đào tạo bên ngoài chưa xác định được đối tác thực hiện đào tạo và số lượng học viên cử đi đào tạo cùng khóa trên 05 người thì NVĐT phối hợp với các bộ phận liên quan xác định các tiêu chí đánh giá và tiến hành đánh giá nhà cung cấp dịch vụ đào tạo. Kết quả đánh giá được ghi nhận vào phiếu đánh giá nhà cung cấp dịch vụ đào tạo và chuyển trình BGĐ phê duyệt chọn đối tác đào tạo. NVĐT thực hiện các bước tiếp theo như trường hợp 2.1 ở trên. Ghi chú: Khi không có yêu cầu khác của BGĐ, NVĐT yêu cầu học viên thực hiện và ký Bản cam kết. Nội dung cam kết được thực hiện theo chính sách đào tạo do Công ty Quy định.  Thực hiện đào tạo. Thực hiện đào tạo nội bộ : Trong quá trình đào tạo. - Ban Tổ chức đào tạo và các bộ phận, cá nhân liên quan: + Thực hiện theo Chương trình tổ chức khóa học. + Ra đề kiểm tra và chấm bài từng học phần (nếu cần). - NVĐT thực hiện: + Đề xuất ý kiến (nếu có) đối với giảng viên và học viên. + Điểm danh học viên : ghi trong Danh sách học viên. + Cung cấp và nhận lại Bảng góp ý giảng viên từ học viên (nếu có). - NVĐT hoặc Thư ký lớp học chuyển giảng viên ghi sổ đầu bài hàng ngày để giảng viên nhận xét về lớp học. - NVĐT kiểm tra công tác hỗ trợ của các bộ phận liên quan đến khóa học và báo cáo cho TP. HC-NS, Ban Tổ chức về tình hình lớp học khi có yêu cầu. 7/ 13 Cuối khóa đào tạo. - Ban Tổ chức và giảng viên: + Ra đề thi và chấm bài thi (nếu có). + Lập Báo cáo tổng kết khóa học + Chuẩn bị các quyết định khen thưởng, công nhận hoàn thành khoá học (nếu có) + Chuẩn bị giấy chứng nhận hoàn thành khoá học cho học viên (nếu có). + Tổ chức Lễ bế giảng lớp học (nếu có). - NVĐT: + Yêu cầu học viên làm bài thu hoạch (nếu có). + Lưu kết quả đào tạo vào hồ sơ cá nhân. Đối với việc đào tạo nhân viên tân tuyển. - Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm thực hiện hướng dẫn CBNV tân tuyển theo chương trình thử việc - P. HC-NS thực hiện thủ tục tuyển dụng chính thức và theo dõi đánh giá sau đào tạo. Đối với đào tạo bên ngoài. - Các cá nhân tham gia đào tạo bên ngoài phải nộp kết quả các môn học, văn bằng, chứng chỉ và bảng Photo các tài liệu liên quan trong quá trình học tập về P. HC-NS.  Đánh giá hiệu lực sau đào tạo. 8/ 13 - Đối với những CBNV được đào tạo, tùy theo tính chất, nội dung của từng khóa đào tạo mà P. HC-NS sẽ phối hợp với Trưởng các bộ phận để thực hiện đánh giá hiệu lực sau đào tạo. Thời gian, đối tượng cụ thể được đánh giá và phương pháp đánh giá sẽ do P. HC-NS quyết định. - Đối với đào tạo kèm cập trên công việc, sau khi đào tạo, nếu nhân viên không đủ năng lực để thực hiện công việc theo yêu cầu sẽ không tiếp tục bố trí nhân viên thực hiện công việc đó hay kéo dài thời gian hướng dẫn, đào tạo.  Lưu hồ sơ. Hồ sơ đào tạo được P.HCNS lưu theo quy định, các văn bằng, chứng chỉ của học viên được bổ sung vào hồ sơ nhân viên. 2. Nhận xét và kiến nghị: a. Nhận xét: Công tác đào tạo tại VHL đã phát huy hiệu quả tích cực trong thời gian qua thể hiện rõ nhất là với hơn 1000 nhân viên trải dài rộng khắp trên cả nước của VHL đều được đào tạo bài bản, và đầy đủ, góp phần vào hiệu quả hoạt động của công ty trong những năm qua. Tuy nhiên, công tác đào tạo tại VHL vẫn còn một số nhược điểm là: - Công tác phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo chưa có sự chủ động tham gia tích cực của các bộ phận, công việc này chủ yếu là trách nhiệm của P.HC-NS mà các bộ phận khác chưa thấy hết tầm quan trọng của công tác này. 9/ 13 - Kinh phí đào tạo nội bộ lớn (bao gồm chi phí tổ chức và chi phí lương những ngày tổ chức đào tạo, doanh số bán hàng giảm trong các đợt đào tạo...) - Số lượng lớp học đào tạo kỹ năng quản lý, lãnh đạo còn ít, chưa tương xứng với yêu cầu công tác tăng cường năng lực quản lý ở các cấp, các chi nhánh, đại lý của công ty. - Chưa phát huy tinh thần tự đào tạo, tự học hỏi trang bị kiến thức, kỹ năng của nhân viên. - Công tác đánh giá hiệu lực sau đào tạo chỉ dừng ở mức thủ tục, chưa phát huy đúng vai trò là công cụ đánh giá công tác đào tạo để cải tiến. b. Kiến nghị: - Cần thiết tổ chức công tác phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo sát thực hơn, cần gắn với kết quả công tác đánh giá năng lực nhân viên hàng năm. Thực tiễn công việc là câu trả lời chính xác nhất về nhu cầu đào tạo. Việc đầu tư cho đào tạo nhân lực không thể xuất phát từ "nhu cầu cảm tính" của người lao động hoặc sự "bốc đồng" của người quản lý. Nó phải được xuất phát từ chính đòi hỏi thực tiễn ở mỗi doanh nghiệp. Trong tình hình kinh tế khó khăn và áp lực công việc ngày càng gia tăng, việc đào tạo xuất phát từ công việc là một trong những phương pháp đào tạo hiệu quả nhất tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Lấy thực tiễn công việc để thiết kế nội dung, chương trình đào tạo là một cách làm khôn ngoan, hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài áp dụng. Đây cũng chính là phương thức phát triền nhân lực trong sự phát triển chung của doanh nghiệp 10/ 13 - Tính toán lại khâu tổ chức đào tạo nội bộ tập trung gây lãng phí nguồn lực lớn của công ty, có thể tổ chức các lợp học nhỏ tại các chi nhánh, đại lý hay khu vực. Chi phí đào tạo nhân lực phải được tính vào chi phí đầu tư cho phát triển của doanh nghiệp. Thước đo hiệu quả của một chiến lược đào tạo nhân lực là chi phí về tài chính, thời gian thấp nhất và khả năng ứng dụng cao nhất. Vì vậy, mỗi quyết định đầu tư cho đào tạo nhân lực đều có ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài đến năng lực cạnh tranh, lợi nhuận của mỗi doanh nghiệp. Nếu mong muốn người lao động nhanh chóng thích ứng và cải thiện hiệu quả công việc tức thời thì doanh nghiệp nên đầu tư cho các khoá đào tạo ngắn hạn. Ngược lại, muốn tạo ra những đột phá và bền vững thì doanh nghiệp nên theo đuổi những chương trình đầu tư cho đào tạo dài hạn. Nhưng doanh nghiệp cũng phải hiểu rằng, chiến lược đầu tư cho đào tạo dài hạn không phải là tổng số giản đơn của nhiều kế hoạch đầu tư ngắn hạn. - Tăng số lượng nhân viên đào tạo kỹ năng quản lý, lãnh đạo, coi đây là phương pháp tăng cường năng lực quản lý của công ty, vừa là hình thức khích lệ nhân viên có chuyên môn gắn bó hơn với công ty. - Xây dựng phong trào khuyến khích nhân viên tự đào tạo theo yêu cầu công việc và điều kiện cụ thể của từng nhân viên nhằm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả đào tạo vì tự học bao giờ cũng hiệu quả hơn hình thức học “nghĩa vụ”. Cần khuyến khích người lao động tự học và học tập suốt đời. - Công tác đánh giá hiệu lực đào tạo cần gắn với đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên, phạm vi đánh gí không chỉ dừng lại trong khuôn khổ tố chức các lợp học mà cần kép dài để xem xét mực độ vận dụng kiến thức, kỹ năng học của nhân viên vào thực tế công việc, từ đó cũng đánh gia được tính hiệu quả của công tác đào tạo và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Gắn hiệu quả đào tạo với nâng cao năng lực làm việc, tạo ra lợi thế cạnh tranh. - Tăng cường đối tác trong đào tạo: Xu hướng hiện đại trong đào tạo nhân lực của các doanh nghiệp là tổ chức các mô hình đào tạo theo 11/ 13 nhóm để nâng cao chất lượng và hiệu quả. Xây dựng những "cộng đồng học tập" ngay trong công việc để trở thành nét đặc trưng trong văn hoá của nhiều doanh nghiệp. Những "cộng đồng học tập" này sẽ giữ vai trò là "hạt nhân" thúc đẩy tinh thần học hỏi của mọi người lao động, nâng cao hiệu quả và khích lệ các thành viên trong doanh nghiệp tích cực tham gia vào quá trình đào tạo. - Xây dụng chiến lược đào tạo nhân lực rõ ràng: Chiến lược đào tạo nhân lực của doanh nghiệp chính là các hệ chuẩn mực, hệ giá trị nhằm tạo ra hành lang tiêu chuẩn của mọi hoạt động đầu tư cho con người. Hệ chuẩn mực đó sẽ định vị người lao động hướng vào các mục tiêu, nhiệm vụ đào tạo một cách có trọng tâm. Từ đó họ chủ động tham gia vào quá trình đào tạo mà doanh nghiệp tổ chức. Đây là một nhân tố quan trọng góp phần làm nên thành công cho mỗi chương trình đào tạo và phát triển nhân lực của doanh nghiệp. III. KẾT LUẬN Ngày càng có nhiều doanh nghiệp coi đầu tư cho nhân lực là đầu tư mang ý nghĩa chiến lược, trong nhiều trường hợp nó mang lại hiệu quả hơn hẳn so với việc đầu tư vào việc đổi mới công nghệ và thiết bị cho sản xuất kinh doanh.. Để có thể tồn tại và phát triển lâu dài, mỗi doanh nghiệp luôn phải tối ưu hoá mọi quyết định đầu tư của mình, trong đó có cả đầu tư cho đào tạo nhân lực. Để đầu tư cho đào tạo nhân lực thành công, doanh nghiệp cần có những triết lý riêng, phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ, sự thành công chỉ có thể có được nếu doanh nghiệp có sự khác biệt về chiến lược đầu tư và kinh doanh. 12/ 13 Phụ lục: TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chương trình Thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế, Quản trị Nguồn nhân lực (tài liệu lưu hành nội bộ), đại học Griggs, 2011; 2. Các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên của doanh nghiệp được công bố thông tin tại UBCK Nhà nước và thông tin đáng tin cậy thu thập từ doanh nghiệp. 13/ 13