Tài liệu Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng thương mại dịch vụ vi tính

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN W X Đề tài luận văn: Phân tích-Thiết kế-Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng Tại Cửa hàng TM-DV Vi tính + GVHD : Cô Phan Mỹ Trinh + Sinh viên : Nguyễn Văn Phát + MSSV : 10761261 + Lớp : TH07B1 + Khoa : Công Nghệ Thông Tin Tp.HCM, ngày 16 tháng 09 năm 2011 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH LỜI MỞ ĐẦU So với những năm trước đây, tin học ngày nay đã trở thành công cụ quan trọng và cần thiết cho mọi người trong mọi lĩnh vực hoạt động, của mọi quốc gia trên thế giới. Trong xu hướng chung của thế giới, tin học nước ta đã có những bước chuyển biến đáng kể và phát triển rộng khắp cả nước, ngày càng được nhiều người biết đến. Việc ứng dụng tin học vào công việc ngày càng gia tăng, nó đã dần dần thay thế cho những công việc bằng tay tốn nhiều thời gian, công sức, nhân lực nhưng năng suất lại thấp. Tin học hóa giúp cập nhật thông tin, truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác và có thể đáp ứng nhu cầu nhiều người sử dụng, đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung và có hiệu quả. Cũng như các lĩnh vực khác, tin học hóa quy trình quản lý mua bán tại các cửa hàng vi tính cũng trở nên phổ biến hơn. Tuy phần mềm bán hàng hiện nay được bán khá nhiều trên thị trường, nhưng mỗi phần mềm đều có một vài nhược điểm riêng, như: một số phần mềm chỉ tìm kiếm theo tên, không tìm kiếm theo mã số, giao diện chưa thân thiện, phân quyền chưa rõ ràng,.... Việc xây dựng phần mềm bán hàng trong đề tài luận văn này sẽ hướng đến mục tiêu cố gắng khắc phục những nhược điểm đó. Phần mềm này sẽ không làm tất cả các công việc của các nhân viên tại cửa hàng, nhưng sẽ là người trợ lý đắc lực giúp các nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn, và đạt hiệu quả cao hơn. Do vẫn chưa cọ sát nhiều với công việc phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình trong thực tế, cũng như do kiến thức, kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên chương trình không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của quý thầy cô, các anh chị nhân viên Công ty CP máy tính Hoàn Long và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH LỜI CẢM ƠN Suốt quá trình học tập trong trường đại học vừa qua, em đã được được quý thầy cô cung cấp và truyền đạt những kiến thức chuyên môn cần thiết và quý giá nhất. Ngoài ra, chúng em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và nhiều kỹ năng làm việc khác nhau: độc lập và theo nhóm. Đây là những bước đi hết sức cần thiết để có thể thành công khi bắt tay vào nghề nghiệp trong tương lai. Khóa luận tốt nghiệp là 1 cơ hội để em có thể áp dụng, tổng kết lại những kiến thức quý giá trong suốt quá trình học tập vừa qua. Sau một thời gian tập trung nghiên cứu với kỹ năng làm việc độc lập, em đã dần tiếp cận và nắm bắt được đề tài một cách tổng quát. Em xin cảm ơn sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của cô Phan Mỹ Trinh. Nhờ sự hướng dẫn của cô mà em đã hiểu sâu hơn và phát hiện ra những thiếu sót trong quá trình phân tích, thiết kế, lập trình để kịp thời sửa chữa, bổ sung. Cảm ơn các anh chị nhân viên Công ty CP máy tính Hoàn Long đã giúp em trong quá trình tìm hiểu hiện trạng, để em hoàn thành đề tài này một cách thuận lợi hơn. Bên cạnh những kết quả khiêm tốn mà em đạt được, chắc chắn không tránh khỏi những sai lầm thiếu xót khi thực hiện đề tài. Kính mong thầy cô thông cảm và tha thứ. Sự phê bình góp ý của quý thầy cô sẽ là những bài học rất quý báu cho công việc thực tế của chúng em sau này. Và đặc biệt, lời cảm ơn xin được gởi đến ba mẹ, những người đã góp công sinh thành dưỡng dục để con có được như ngày hôm nay. Là 1 sinh viên của khoa Công nghệ thông tin, em rất tự hào về khoa mình đang theo học, tự hào về tất cả các thầy cô của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của quý thầy cô. Kính chúc quý thầy cô mạnh khỏe, tiếp tục đạt được nhiều thắng lợi trong nghiên cứu khoa học và sự nghiệp giáo dục! TP.HCM, Ngày 16 tháng 09 năm 2011 Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….…….. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Phần I: TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG I. GIỚI THIỆU: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Công Nghệ Thông Tin Việt Nam. Chuyên: ♦ Sản xuất kinh doanh các loại máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc. ♦ Ráp đặt và xuất khẩu các sản phẩm vi tính theo đơn đặt hàng trong và ngoài nước. ♦ Dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng. + Loại hình công ty: cổ phần. + Địa điểm: Hoàn Long Building 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM + ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 + Email: [email protected] + Fax: 08.39259131 1. Cơ cấu tổ chức: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long bao gồm 1 trụ sở chính và 5 cửa hàng: ♦ Trụ sở chính (cửa hàng): HOÀN LONG CỐNG QUỲNH Địa chỉ: Hoàn Long Building 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ♦ Cửa hàng 1: HOÀN LONG SƯƠNG NGUYỆT ÁNH - TÔN THẤT TÙNG Địa chỉ: 101 Sương Nguyệt Ánh, P.Bến Thành, Q.1, Tp.HCM 96B Tôn Thất Tùng, P.Bến Thành, Q1. Tp.HCM ♦ Cửa hàng 2: HOÀN LONG NGUYỄN THỊ MINH KHAI Địa chỉ: 410 B-C-D Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, Tp.HCM ♦ Cửa hàng 3: HOÀN LONG GÒ VẤP Địa chỉ: 15 Nguyễn Oanh, P.10, Q.Gò Vấp, Tp.HCM ♦ Cửa hàng 4: HOÀN LONG CẦN THƠ Địa chỉ: 41 - 43 Đường 30/4, P. An Lạc, Q. Ninh Kiều, Tp Cần Thơ Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 1 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Hình 1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần máy tính Hoàn Long. 2. Cửa hàng Hoàn Long – Cống Quỳnh: Về mặt tổ chức, các cửa hàng thuộc công ty cổ phần máy tính Hoàn Long tương tự nhau nên chúng ta chỉ phân tích sơ đồ tổ chức của 1 cửa hàng. Cửa hàng tại trụ sở chính Hoàn Long – Cống Quỳnh bao gồm 4 phòng ban và 2 bộ phận: ♦ Ban Quản lý cửa hàng ♦ Phòng Kỹ thuật ♦ Phòng Kinh doanh ♦ Phòng Cung ứng ♦ Bộ phận Quản lý kho ♦ Bộ phận Thu ngân – Hóa đơn Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 2 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Hình 2: Sơ đồ tổ chức cửa hàngHoàn Long – Cống Quỳnh. 3. Chức năng, nhiệm vụ: Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận tuy khác nhau, nhưng luôn có mối liên hệ qua lại với các phòng ban, bộ phận khác. 3.1 Ban Quản lý cửa hàng: Chịu trách nhiệm quản lý chung cho toàn bộ cửa hàng: - Quản lý nhân sự và hồ sơ nhân sự. - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của cửa hàng. - Quản lý công văn, chứng từ của cửa hàng. - Quản lý, giám sát việc thực hiện quy chế lao động của nhân viên như: giờ giấc làm việc, đồng phục, chấm công, vv… Dựa trên chiến lược phát triển của Công ty để tư vấn cho Lãnh đạo cấp trên của Công ty trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại cửa hàng. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự tại cửa hàng. Xây dựng, điều chỉnh các quy chế về tiền lương, BHXH, thưởng, phạt, kỷ luật lao động cho cửa hàng. Tư vấn cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc xây dựng các chính sách về phúc lợi nhân viên. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 3 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Cuối tháng, ban Quản lý có trách nhiệm tập hợp báo cáo của các phòng ban để lập báo cáo tổng hợp gửi Ban lãnh đạo công ty. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc tại chi nhánh theo định kỳ hàng năm. 3.2 Phòng Kỹ thuật: Chịu trách lắp ráp các sản phẩm vi tính khách hàng mua tại cửa hàng theo phiếu yêu cầu lắp ráp do nhân viên bán hàng cung cấp. Bảo hành miễn phí các sản phẩm vi tính khách hàng mua tại cửa hàng theo các quy định bảo hành. Sửa chữa có thu phí các sản phẩm vi tính đã hết hạn bảo hành, không có phiếu bảo hành, … 3.3 Phòng Kinh doanh: Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý của cửa hàng. Tham mưu cho ban Quản lý về chỉ tiêu kinh doanh cho các bộ phận trực thuộc cửa hàng. Theo dõi, thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh và chương trình công tác của cửa hàng. Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh tháng, quí, 6 tháng, cả năm theo yêu cầu của ban Quản lý. Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, mua hàng cho cửa hàng. Tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua bán, thực hiện giao dịch mua bán ngay tại cửa hàng, … Trông coi các quầy hàng do ban Quản lý phân công. Hướng dẫn, tư vấn khách hàng về các sản phẩm, mặt hàng, về cấu hình sản phẩm cần lắp ráp, hướng dẫn khách hàng ghi phiếu đặt hàng. 3.4 Phòng Cung ứng: Tham mưu cho ban Quản lý cửa hàng trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung cấp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm kiếm, chọn lựa, đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa. Tham gia quản lý và kiểm soát các hoạt động nhập, dự trữ, xuất, kiểm kê vật tư tại kho hàng. Lập các báo cáo theo yêu cầu của Công ty về công tác thu mua/ kho hàng hóa. 3.5 Bộ phận Thu ngân – Hóa đơn: Làm phiếu thanh toán, thu tiền của khách hàng theo đúng quy trình thanh toán của chi nhánh. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 4 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Sử dụng thành thạo chương trình tính tiền và nhận biết tiền giả. Viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng. Lưu giữ toàn bộ phiếu đặt hàng (đã sử dụng). Cuối ngày, tổng hợp toàn bộ số tiền hiện có tại quầy thu từ khách hàng và thực hiện công việc báo cáo hàng ngày của chi nhánh. In phiếu tổng và chuyển tiền cho Thủ quỹ, ký biên bản giao nhận tiền. Các công việc khác theo bố trí, phân công của ban Quản lý. 3.6 Bộ phận Quản lý kho: Quản lý việc giao nhận hàng hóa: chứng từ xuất nhập kho, chuyển giao hàng hóa… Xuất, nhập hàng hóa đúng chủng loại, đủ số lượng, kịp thời gian… theo đúng qui định của cửa hàng. Kiểm soát lượng hàng tồn kho: kiểm kê số lượng tồn kho, kiểm soát nguồn cung cấp xoay vòng, quy trình quản lý hàng tồn giữa các kho, phân tích số lượng hàng hư hại, vỡ theo quy định. Quản lý kho thiết bị (các công cụ, xe vận chuyển…), tuân thủ quy trình xuất nhập, tiếp nhận vật tư quảng cáo, … Quản lý và sử dụng nguồn lao động làm việc tại các kho. II. QUY TRÌNH, NGHIỆP VỤ MUA BÁN: 1. Quy tắc quản lý: ♦ Phòng Kinh doanh phải thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng phục vụ cho việc kinh doanh của cửa hàng. ♦ Bộ phận Quản lý kho phải thường xuyên báo cáo tồn kho theo yêu cầu hoặc định kỳ cho phòng Cung ứng. ♦ Phòng Cung ứng phải thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp kịp thời đáp ứng hàng hóa đầu vào cho cửa hàng. ♦ Khi mua hàng từ nhà cung cấp, phòng Cung ứng phải kết hợp với bộ phận Quản lý kho để đưa ra danh sách các mặt hàng cần đặt mua phù hợp, trước khi trình ban Quản lý duyệt. ♦ Phòng Cung ứng sẽ chịu trách nhiệm trong việc đặt hàng với nhà cung cấp. ♦ Bộ phận Quản lý kho phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi nhập vào kho. Nếu là hàng hóa mua không đạt yêu cầu phải báo với nhà cung cấp để trả lại. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 5 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Bộ phận Quản lý kho phải kiểm tra hàng hóa kỹ trước khi xuất bán cho khách hàng. ♦ Bộ phận Quản lý kho phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa khách hàng trả lại trước khi nhập vào kho. ♦ Bộ phận Kế toán – Thu ngân phải cập nhật thông tin liên quan mỗi khi có nhập/ xuất hàng hóa, và chịu trách nhiệm thu chi các khoản tiền. ♦ Việc thanh toán của khách hàng chỉ được thực hiện bằng 2 phương thức: tiền mặt và chuyển khoản. 2. Quy trình mua hàng: Phòng Cung ứng đặt tại cửa hàng Hoàn Long – Cống Quỳnh chịu trách nhiệm chung trong việc nhập hàng hóa đầu vào cho tất cả cửa hàng trong công ty. Tùy theo nhu cầu mua bán của mỗi cửa hàng mà phòng Cung ứng sẽ có chiến lược điều chuyển hàng hóa thường xuyên đến các cửa hàng đó. Phòng Cung ứng phải tìm hiểu thị trường thường xuyên, kết hợp cới các báo cáo tồn kho đưa ra kế hoạch về việc nhập các mặt hàng khi cần. Sau khi lập danh sách các mặt hàng cần mua, phòng Cung ứng sẽ trình lên ban Quản lý cửa hàng để xem xét và ký duyệt. Phòng Cung ứng sẽ có trách nhiệm đặt hàng với nhà cung cấp. ♦ Hợp đồng cung ứng: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG Số:........................................ Hôm nay, ngày…......tháng.........năm.................... Chúng tôi gồm: Bên A - Tên doanh nghiệp:........................................................................................................ - Địa chỉ trụ sở chính:..................................................................................................... - Điện thoại:..................................... Fax:....................................................................... - Mã số thuế:................................................................................................................... - Tài khoản số:................................. Mở tại ngân hàng:................................................. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 6 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH - Đại diện là:.................................... Chức vụ:................................................................ Bên B - Tên doanh nghiệp:........................................................................................................ - Địa chỉ trụ sở chính:..................................................................................................... - Điện thoại:..................................... Fax:....................................................................... - Mã số thuế:................................................................................................................... - Tài khoản số:................................. Mở tại ngân hàng:................................................. - Đại diện là:.................................... Chức vụ:................................................................ Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung giao dịch: ĐVT: VND STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Ghi chú Tổng cộng:….…….....….Thuế VAT(10%) :………..….…….Tổng giá trị:……….…………. Viết bằng chữ:…………………………….…..…………………………………………….…. Điều 2: Điều khoản chất lượng: 1. Đạt tiêu chuẩn:………………………………………………………………………….. 2………………..………………………………………………………………………….. Điều 3: Điều khoản giao nhận: 1. Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên........................ chịu. 2. Chi phí bốc xếp do bên ……………………….chịu. 3. Qui định lịch giao nhận hàng hóa mà bên mua không đến nhận hàng thì phải chịu chi phí lưu kho bãi là…………….. đồng/ ngày. Nếu phương tiện vận chuyển bên mua đến mà bên bán không có hàng giao thì bên bán phải chịu chi phí thực tế cho việc điều động phương tiện. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 7 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH 4. Khi mua hàng, bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, qui cách hàng hóa tại chỗ. Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng thì lập biên bản tại chỗ yêu cầu bên bán xác nhận. Điều 4: Điều khoản thanh toán: 1. Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức............................. trong thời gian………….. 2. Bên B thanh toán cho bên A bằng hình thức............................. trong thời gian………….. Điều 5: Điều khoản chung: 1. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên, không đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng, bên nào không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì sẽ bị phạt tới ... % giá trị phần hợp đồng bị vi phạm (cao nhất là 12 %). 2. Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề gì bất lợi phát sinh các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc giải quyết. 3. Trường hợp các bên không tự giải quyết được mới đưa vụ tranh chấp ra tòa án. 4. Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày........................... đến ngày......................... Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu lực không quá 10 ngày. Bên…….có trách nhiệm tổ chức và chuẩn bị thời gian, địa điểm họp thanh lý. Hợp đồng này được làm thành............... bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ............. bản, gửi cơ quan………. bản (nếu cần) . ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ: Chức vụ: (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) Hình 3: Hợp đồng cung ứng. Các mặt hàng khi được nhập về sẽ được bộ phận Quản lý kho kiểm tra về số lượng, chất lượng xem có đạt yêu cầu không. Nếu đã đạt yêu cầu, phòng Cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho để bộ phận Quản lý kho nhập hàng vào. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 8 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Phiếu nhập kho: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 PHIẾU NHẬP KHO Số:…………………Ngày….. Tháng….. Năm……… Họ tên người giao hàng:…………………………………………..………………………… Nhập từ Nhà cung cấp/ Đơn vị:………………………………………..………..…........….. Địa chỉ:…………………………………………………………………….……………..…. Điện thoại:…………………………………Fax:……………………...….………………… Số hợp đồng:……………………….…Ngày hợp đồng:…………………………...……...... Diễn giải nhập:……………………………………………………….……………………… ĐVT: VND STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Ghi chú Tổng cộng:….…….....….Thuế VAT(10%) :………..….…….Tổng giá trị:……….………. Viết bằng chữ:…………………………….…..………………………………………….…. Nhập Ngày tháng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) năm Người lập phiếu (Ký, họ tên) Hình 4: Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho bao gồm 4 liên: Người giao hàng giữ 1 liên. Bộ phận Quản lý kho giữ 1 liên. Phòng Cung ứng giữ 1 liên để theo dõi quá trình xuất nhập, nắm được nhu cầu nhập hàng cho cửa hàng khi cần. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 9 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Bộ phận Kế toán – Thu ngân giữ 1 liên để lập phiếu chi để chi trả tiền cho nhà cung cấp. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, bộ phận Kế toán – Thu ngân sẽ nhận phiếu chi từ ngân hàng, đồng thời kiểm tra lại tài khoản. Nếu cửa hàng được phép trả sau, bộ phận Kế toán – Thu ngân sẽ cập nhật lại công nợ nhà cung cấp. ♦ Phiếu chi: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 PHIẾU CHI Số:…………………Ngày….. Tháng….. Năm……… Họ tên người nhận tiền:………………………………………………………………..…….. Công ty/ Đơn vị:……………………………………………………………….…........….….. Địa chỉ:………………………………………………………...…………………………..…. Điện thoại:…………………………………Fax:…………………………………..………… Số hợp đồng:……………………….Ngày hợp đồng:……..…………………………..…..… Lý do chi:…………………………………………..………………………………………… Số tiền: ……………………………………………………..…………….………………….. Bằng chữ: ……………………………………………………………..…..…………………. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ quỹ Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): …………………………………….………………………………. …………………………………………….………………...……………………………………… Người nhận tiền (Ký, họ tên) Hình 5: Phiếu chi. Trường hợp mua hàng theo nguyên đai, nguyên kiện, không thể kiểm tra ngay tại nhà cung ứng. Khi nhập hàng nhập, bộ phận Quản lý kho kiểm tra phát hiện các mặt hàng không đặt yêu cầu, phải thông báo ngay cho nhà cung cấp và lập phiếu kho để trả lại hoặc đổi mặt hàng khác. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 10 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Phiếu xuất kho: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 PHIẾU XUẤT KHO Số:…………………Ngày….. Tháng….. Năm……… Họ tên người nhận hàng:………………………………………….………………………… Xuất cho Nhà cung cấp/ Đơn vị:……………...…………….…………………..…........…... Địa chỉ:…………………………………………………………………….……………..…. Điện thoại:…………………………………Fax:……………………...….………………… Số hợp đồng:……………………….…Ngày hợp đồng:…………………………...……...... Diễn giải xuất:.……………………………………………………………………………… ĐVT: VND STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Ghi chú Tổng cộng:….…….....….Thuế VAT(10%) :………..….…….Tổng giá trị:……….………. Viết bằng chữ:…………………………….…..………………………………………….…. Xuất Ngày Người nhận hàng tháng năm Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Hình 6: Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm 4 liên: Nhà cung cấp giữ 1 liên. Bộ phận Quản lý kho giữ 1 liên. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 11 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH Phòng Cung ứng giữ 1 liên để theo dõi quá trình xuất nhập, theo dõi chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp. Bộ phận Kế toán – Thu ngân giữ 1 liên để cập nhật công nợ nhà cung cấp. Mẫu phiếu xuất kho được sử dụng trong việc xuất hàng trả lại nhà cung cấp hoặc trường hợp xuất hàng để sử dụng nội bộ. Ngoài ra, để hỗ trợ quản lý mua hàng, cửa hàng còn sử dụng các sổ theo dõi hàng mua và sổ theo dõi công nợ. Các sổ sách này phục vụ trong quá trình tra cứu thường xuyên, lập báo cáo,… ♦ Sổ theo dõi hàng mua: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 SỔ THEO DÕI HÀNG MUA Từ ngày: 01/01/2011 Đến ngày: 01/02/2011 STT MÃ TÊN HÀNG LOẠI HÀNG HÀNG Ngày: 01/01/2011 Số hợp đồng: 0001 1 MH0011 Dell Vostro MT 3550 – 2G xách tay 2 MH0012 Dell Vostro MT 3550 – 4G xách tay Tổng theo HĐ: Tổng theo ngày: Ngày: 02/01/2011 Số hợp đồng: 0002 1 MH0015 Asus C600MT 1007U xách tay Tổng theo HĐ: Số hợp đồng: 0003 1 MH0016 Asus C600MT 1009U xách tay Tổng theo HĐ: Tổng theo ngày: ĐG ĐVT: vnđ T.TIỀN T.TIỀN + THUẾ 10% ĐVT SL Chiếc 10 14.000.000 140.000.000 154.000.000 Chiếc 10 15.000.000 150.000.000 165.000.000 290.000.000 319.000.000 290.000.000 319.000.000 Chiếc Chiếc 10 10 8.500.000 9.700.000 85.000.000 93.500.000 85.000.000 93.500.000 97.000.000 106.700.000 97.000.000 106.700.000 182.000.000 200.200.000 TpHCM, Ngày 01 tháng 02 năm 2011 Người lập Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình 7: Sổ theo dõi hàng mua. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 12 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Báo cáo chi phí mua hàng: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 BÁO CÁO CHI PHÍ MUA HÀNG Từ ngày: 01/02/2011 Đến ngày: 01/02/2011 STT 1 2 3 4 5 6 7 8 SỐ HỢP NGÀY LẬP ĐỒNG HĐ 0021 01/02/2011 0022 02/02/2011 0023 02/02/2011 0024 02/02/2011 0025 03/02/2011 0026 03/02/2011 0027 04/02/2011 0028 06/02/2011 Tổng cộng: THÀNH TIỀN 14.000.000 15.000.000 26.000.000 8.000.000 34.000.000 3.000.000 23.000.000 53.000.000 176.000.000 THUẾ (10%) 1.400.000 1.500.000 2.600.000 800.000 3.400.000 300.000 2.300.000 5.300.000 17.600.000 ĐVT: vnđ THÀNH TIỀN SAU THUẾ 15.400.000 16.500.000 28.600.000 8.800.000 37.400.000 3.300.000 25.300.000 58.300.000 193.600.000 TpHCM, Ngày 01 tháng 02 năm 2011 Người lập Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình 8: Báo cáo chi phí mua hàng. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 13 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Sổ theo dõi công nợ: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 SỔ THEO DÕI CÔNG NỢ Từ ngày: 01/01/2011 Đến ngày: 01/02/2011 STT SỐ NHÀ CUNG CẤP T.TIỀN T.TIỀN + HỢP THUẾ ĐỒNG 10% Ngày: 01/01/2011 1 0001 Công ty Cổ phần Thương 120.000.000 132.000.000 mại FPT 2 0002 Công ty Phân phối CMC 60.000.000 66.000.000 3 0003 Công ty DV Phân phối Tổng hợp Dầu khí Tổng: Ngày: 06/01/2011 4 0004 Công ty Cổ phần Thế Giới Số DGW 5 0005 Công ty CP MT tầm nhìn – Viscom Tổng: Tổng cộng: ĐVT: vnđ THANH NỢ TOÁN 82.000.000 50.000.000 46.000.000 20.000.000 44.000.000 0 220.000.000 242.000.000 172.000.000 70.000.000 140.000.000 154.000.000 104.000.000 50.000.000 40.000.000 50.000.000 44.000.000 55.000.000 55.000.000 190.000.000 209.000.000 159.000.000 50.000.000 410.000.000 451.000.000 331.000.000 120.000.000 TpHCM, Ngày 01 tháng 02 năm 2011 Người lập Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình 9: Sổ theo dõi công nợ. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 0 Trang 14 LVTN: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG TM -DV VI TÍNH GVHD: Cô PHAN MỸ TRINH ♦ Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Công ty cổ phần máy tính Hoàn Long 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM ĐT: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131 BÁO CÁO CÔNG NỢ NHÀ CUNG CẤP Từ ngày: 01/01/2011 Đến ngày: 01/02/2011 STT 1 2 3 4 5 6 7 NHÀ CUNG CẤP NỢ ĐẦU KỲ 20.000.000 Công ty Cổ phần Thương mại FPT Công ty Phân phối 0 CMC Công ty DV Phân 15.000.000 phối Tổng hợp Dầu khí Công ty Cổ phần Thế 40.000.000 Giới Số DGW Công ty CP MT tầm 25.000.000 nhìn – Viscom Công ty TNHH phát 0 triển CNTH Thịnh Thiên Minh Công ty Ingram 0 Micro Asia Tổng cộng: 100.000.000 TRONG KỲ PHÁT SINH THANH TOÁN 90.000.000 50.000.000 ĐVT: vnđ NỢ CUỐI KỲ 60.000.000 45.000.000 20.000.000 25.000.000 110.000.000 100.000.000 25.000.000 20.000.000 30.000.000 30.000.000 35.000.000 40.000.000 20.000.000 30.000.000 30.000.000 0 35.000.000 20.000.000 15.000.000 365.000.000 290.000.000 175.000.000 TpHCM, Ngày 01 tháng 02 năm 2011 Người lập (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Hình 10: Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Nguyễn Văn Phát - MSSV: 10761261 Trang 15