Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty cổ phần baza việt nam

Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế LỜI CẢM ƠN Trƣớc tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô giáo Thạc sĩ Đinh Thị Hà đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy cô giáo đã giảng dạy em trong suốt bốn năm ngồi trên ghế giảng đƣờng trƣờng Đại học Thƣơng mại, những kiến thức mà em nhận đƣợc sẽ là hành trang giúp em vững bƣớc trong tƣơng lai. Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Cổ phần Baza Việt Nam, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin đặc biệt cảm ơn anh Hoàng Thế Tùng – Trƣởng phòng Kho vận và anh Nguyễn Tuấn Anh – Nhân viên phòng Kỹ thuật đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và khả năng của bản thân, nhƣng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận đƣợc sự chỉ bảo của quý thầy cô để khóa luận hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! GVHD: Th.S Đinh Thị Hà i SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................... i MỤC LỤC .......................................................................................................................ii BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .................................................................................. iv PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ......................................................... 1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................... 1 1.2. Tổng quan đề tài nghiên cứu................................................................................... 1 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................................... 3 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 3 1.5. Phƣơng pháp thực hiện đề tài ................................................................................. 3 1.6. Kết cấu của đề tài .................................................................................................... 3 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAZA VIỆT NAM ............................................................. 4 2.1. Cơ sở lý luận ............................................................................................................. 4 2.1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin ........................................................................... 4 2.1.2. Tổng quan về quản lý kho ................................................................................... 10 2.2. Thực trạng quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam ................................ 12 2.2.1. Giới thiệu chung về công ty ................................................................................ 12 2.2.2. Thực trạng vấn đề quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam .................. 13 PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAZA VIỆT NAM................................................................... 15 3.1. Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý kho .................................................... 15 3.1.1. Mô tả bài toán ..................................................................................................... 15 3.1.2. Yêu cầu chức năng ............................................................................................. 15 3.1.3. Yêu cầu phi chức năng ....................................................................................... 16 3.2. Phân tích hệ thống................................................................................................. 17 3.2.1. Biểu đồ use case ................................................................................................. 17 3.2.2. Biểu đồ lớp ......................................................................................................... 24 3.2.3. Biểu đồ trạng thái ............................................................................................... 25 3.3. Thiết kế hệ thống .................................................................................................. 28 3.3.1. Biểu đồ lớp chi tiết ............................................................................................. 28 GVHD: Th.S Đinh Thị Hà ii SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế 3.3.2. Biểu đồ tuần tự ................................................................................................... 29 3.3.3. Biểu đồ thành phần ............................................................................................. 37 3.3.4. Biểu đồ triển khai ............................................................................................... 38 3.3.5. Thiết kế giao diện ............................................................................................... 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ......................................................... 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 43 GVHD: Th.S Đinh Thị Hà iii SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Số hiệu bảng, Tên bảng hình vẽ Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp năm 2012-2014 Hình 3.1 Biểu đồ use case Hình 3.2 Biểu đồ phân rã use case “Quan ly nhap” Hình 3.3 Biểu đồ phân rã use case “Quan ly xuat” Hình 3.4 Biểu đồ phân rã use case “Thong ke” Hình 3.5 Biểu đồ lớp Hình 3.6 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu nhập chức năng thêm phiếu nhập Hình 3.7 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu nhập chức năng sửa phiếu nhập Hình 3.8 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu nhập chức năng xóa phiếu nhập Hình 3.9 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu xuất chức năng thêm phiếu xuất Hình 3.10 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu xuất chức năng sửa phiếu xuất Hình 3.11 Biểu đồ trạng thái cho lớp Phiếu xuất chức năng xóa phiếu xuất Hình 3.12 Biểu đồ lớp chi tiết Hình 3.13 Biểu đồ tuần tự cho chức năng đăng nhập Hình 3.14 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm phiếu nhập Hình 3.15 Biểu đồ tuần tự cho chức năng sửa phiếu nhập Hình 3.16 Biểu đồ tuần tự cho chức năng xóa phiếu nhập Hình 3.17 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thêm phiếu xuất Hình 3.18 Biểu đồ tuần tự cho chức năng sửa phiếu xuất Hình 3.19 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa phiếu xuất Hình 3.20 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thống kê sản phẩm nhập Hình 3.21 Biểu đồ tuần tự cho chức năng thống kê sản phẩm xuất Hình 3.22 Biểu đồ tuần tự cho chức năng tìm kiếm Hình 3.23 Biểu đồ thành phần Hình 3.24 Biểu đồ triển khai Hình 3.25 Giao diện đăng nhập Hình 3.26 Giao diện chính của hệ thống Hình 3.27 Giao diện thêm phiếu nhập Hình 3.28 Giao diện thêm phiếu xuất Hình 3.29 Giao diện tìm kiếm GVHD: Th.S Đinh Thị Hà iv SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế DANH MỤC VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu GVHD: Th.S Đinh Thị Hà v SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Kho hàng là một bộ phận có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại điện tử, công nghiệp, xuất nhập khẩu,… nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Quản lý kho trong doanh nghiệp là công việc đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp liên quan đến việc nhập hàng, xuất hàng và lƣợng hàng tồn kho. Do đó việc quản lý kho hàng sẽ rất khó khăn nếu chỉ sử dụng phƣơng pháp quản lý kho truyền thống trên giấy tờ. Là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực thƣơng mại điện tử với số lƣợng các mã hàng lên đến hàng chục nghìn nhƣ Baza thì việc quản lý kho sao cho thực hiện đơn hàng và vận chuyển hàng hóa một cách nhanh nhất đến khách hàng lại cần chú trọng hơn. Bởi đó sẽ là một lợi thế giúp công ty cạnh tranh với các công ty khác trong thƣơng trƣờng. Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, một trong những lĩnh vực đang phát triển nhanh nhất hiện nay là CNTT. Việc nhanh chóng đƣa ứng dụng CNTT vào quá trình tự động hóa sản xuất kinh doanh là vấn đề đã, đang và sẽ luôn đƣợc quan tâm bởi lẽ CNTT có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thƣơng mại, quản trị doanh nghiệp. Mặt khác chính sự phát triển của CNTT đã trở thành công cụ hỗ trợ quyết định đem đến ngày càng nhiều lợi thế cho công tác chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, bài toán đặt ra cho công ty Cổ phần Baza Việt Nam là hoạt động quản lý kho đạt hiệu quả với các tiêu chí đặt ra nhƣ khả năng phục vụ các đơn hàng nhiều, độ chính xác của các đơn hàng cao, thời gian phục vụ đơn hàng nhanh, chí phí phục vụ đơn hàng thấp, thống kê đƣợc các loại hàng đƣợc yêu cầu nhiều, các loại hàng đƣợc đặt hàng ít hoặc không đƣợc đặt hàng, … Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, em xin đề xuất đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam”. 1.2. Tổng quan đề tài nghiên cứu Đã có nhiều đề tài đƣợc thực hiện liên quan đến hệ thống thống tin quản lý kho. Cụ thể, một số đề tài nhƣ sau: GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 1 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế  Đề tài thứ nhất: “Phân tích thiết kế hệ thông quản lý kho” đƣợc thực hiện năm 2013 bởi nhóm sinh viên trƣờng Đại học Sƣ phạm kỹ thuật Hƣng Yên. - Ƣu điểm của đề tài là đã thu thập thông tin và khảo sát hiện trạng, từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho theo phƣơng pháp hƣớng chức năng. Đồng thời đề tài nghiên cứu cũng đã giải quyết đƣợc hầu hết các yêu cầu mà hệ thống quản lý kho đặt ra. - Nhƣợc điểm của đề tài là chƣa trình bày đƣợc cơ sở lý luận về hệ thống thông tin để ngƣời đọc có thể hiểu hơn về đề tài. Mặt khác, đề tài đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hƣớng chức năng, phƣơng pháp này không phù hợp với hệ thống thƣờng xuyên thay đổi, không hỗ trợ việc sử dụng lại, khó thực hiện kiểm thử và bảo trì hệ thống.  Đề tài thứ hai: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0” đƣợc thực hiện năm 2013 bởi sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân. - Ƣu điểm của đề tài là chƣơng trình đã đầy đủ các chức năng chính nhƣ nhập, xuất, tìm kiếm và in ra các báo cáo cần thiết, tự động cập nhật lƣợng hàng tồn kho khi xảy ra các nghiệp vụ nhập, xuất… - Nhƣợc điểm của đề tài nghiên cứu là Visual Foxpro 7.0 không thích hợp cho ứng dụng có lƣợng giao dịch dữ liệu và kết nối đồng thời thật lớn, tính bảo mật và an toàn không cao.  Đề tài thứ ba: “Xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Minh” do sinh viên Lê Thị Thảo, trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện năm 2014. - Ƣu điểm của đề tài là giải quyết đƣợc các yêu cầu chính mà hệ thống quản lý kho đặt ra. - Nhƣợc điểm của đề tài là sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0 kết nối với cơ sở dữ liệu Access 2003. Đây là ngôn ngữ lập trình giúp cho việc xử lý dữ liệu đƣợc linh hoạt hơn, tuy nhiên so với Visual basic.net thì nó còn bộc lộ nhiều điểm yếu hơn. Do đó, đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam” đƣợc thực hiện bằng phƣơng pháp phân tích thiết kế hƣớng đối tƣợng theo thực trạng tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam, hạn chế tối đa những nhƣợc điểm mà các đề tài trƣớc đã thực hiện nhằm giúp cho công ty quản lý hiệu quả hơn các vấn đề liên quan đến kho hàng. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 2 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu của đề tài là tin học hóa việc quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam nhằm giúp cho việc quản lý kho tại công ty hiệu quả hơn, chính xác hơn và giảm thiểu việc thất thoát hàng hóa. 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: - Hàng hóa và các thông tin liên quan đến hàng hóa. - Quy trình quản lý kho, bao gồm: nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng. Phạm vi nghiên cứu: - Không gian nghiên cứu: tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam. - Thời gian nghiên cứu: các số liệu và thông tin thu thập về tất cả hoạt động của công ty trong khoảng thời gian từ năm 2012 đến năm 2014. 1.5. Phƣơng pháp thực hiện đề tài Khóa luận đƣợc thực hiện bằng việc thu thập thông tin về các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng và các nghiệp vụ khác liên quan tới quản lý kho. Từ đó tổng hợp, phân loại, xử lý các thông tin thông qua sử dụng các phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hƣớng đối tƣợng. 1.6. Kết cấu của đề tài Khóa luận bao gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Phần này trình bày tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu, phƣơng pháp thực hiện đề tài nghiên cứu. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của vấn đề quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam Nội dung trong phần này là cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, tổng quan về quản lý kho. Nêu và phân tích thực trạng quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam. Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam Trong phần này mô tả quy trình nghiệp vụ trong quản lý kho. Từ đó tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hƣớng đối tƣợng theo quy trình. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 3 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAZA VIỆT NAM 2.1. Cơ sở lý luận 2.1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin 2.1.1.1. Các khái niệm cơ bản Dữ liệu và thông tin Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tƣợng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị thô, chƣa có ý nghĩa với ngƣời sử dụng, có thể là tập hợp các giá trị mà không biết đƣợc sự liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu diễn dƣới nhiều dạng khác nhau nhƣ âm thanh, văn bản, hình ảnh,… Thông tin là ý nghĩa đƣợc rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp,…), phù hợp với mục đích cụ thể của ngƣời sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu đƣợc tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tƣợng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống và HTTT Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hƣớng tới một mục tiêu chung. Phần tử của hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con ngƣời, máy móc, thông tin, dữ liệu, phƣơng pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý. HTTT đƣợc thể hiện bởi những con ngƣời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT đƣợc lấy ra từ các nguồn và đƣợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đƣợc lƣu trữ trƣớc đó. Kết quả xử lý đƣợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào các kho lƣu trữ dữ liệu. 2.1.1.2. Phân loại HTTT trong tổ chức Có 3 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay đƣợc dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, phân loại theo chức năng nghiệp vụ, phân loại theo quy mô tích hợp. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 4 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTTquản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức nhƣ lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trƣớc. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport System): là một hệ máy tính đƣợc sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý. Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support System): trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong công việc đƣa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu trúc. Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS và hệ chuyên gia ES: hệ tự động hóa văn phòng đƣợc thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đƣa ra những quyết định có chất lƣợng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia, qua đó giúp doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới. Phân loại theo chức năng nghiệp vụ HTTT sản xuất: là hệ thống trợ giúp hoạt đông của chức năng sản xuất, bao gồm việc lập kế hoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ. HTTT marketing: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng marketing. HTTT tài chính, kế toán: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính, kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp,…) HTTT nhân lực: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức nhân sự. Phân loại theo quy mô tích hợp Hệ thống quản lý nguồn lực ERP: là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau. Hệ thống quản lý tri thức KM: là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 5 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế 2.1.1.3. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích thiết kế một hệ thống thông tin gồm các giai đoạn cơ bản:  Lập kế hoạch: nhằm làm rõ hệ thống sẽ đƣợc lập ra phải đáp ứng các nhu cầu gì của ngƣời dùng – các nhu cầu trƣớc mắt và tƣơng lai, nhu cầu tƣờng minh và tiềm ẩn.  Phân tích hệ thống: nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dũ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.  Thiết kế hệ thống: nhằm đƣa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn đƣợc các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đƣa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế.  Thực thi: đây là giai đoạn hệ thống đƣợc xây dựng thực sự, chuyển các kết quả phân tích thiết kế thành một hệ thống chạy đƣợc, bao gồm các bƣớc: - Xây dựng hệ thống: hệ thống đƣợc xây dựng và kiểm thử để đảm bảo rằng nó sẽ thực hiện nhƣ thiết kế. - Cài đặt hệ thống: sự cài đặt là quá trình tắt hệ thống cũ và khởi động hệ thống mới. - Bảo trì hệ thống: thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chƣa thích hợp. 2.1.1.4. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin Phƣơng pháp phân tích thiết kế có vai trò quan trọng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nó là một trong những yếu tố quan trọng cần đƣợc xác định đầu tiên khi xây dựng hệ thống. Trƣớc những năm 60, các phƣơng pháp phân tích thiết kế chƣa đƣợc định hình rõ rệt. Nhƣng từ những năm 70 tới nay, ngày càng nhiều phƣơng pháp phân tích và thiết lần lƣợt ra đời. Phƣơng pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) - Đặc điểm: việc hoàn thiện hệ thống đƣợc thực hiện theo hƣớng “bottom-up” (từ dƣới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác. - Nhƣợc điểm: thứ nhất, việc gỡ rối và sửa chữa rất khó khăn, phức tạp. Thứ hai, vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha, ngƣời ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa. Nếu ở pha trƣớc còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hƣởng của lỗi đó. Mặc khác hầu hết các dự án thƣờng phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trƣớc, do đó kết quả sẽ khó mà đƣợc nhƣ ý với một thời gian quy định. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 6 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc - Đặc điểm: một loạt các bƣớc “bottom-up” nhƣ viết lệnh và kiểm thử đƣợc thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down” (từ trên xuống). Nghĩa là các modun mức cao đƣợc viết lệnh và kiểm thử trƣớc rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn. - Nhƣợc điểm: phân tích thiết kế hệ thống theo phƣơng pháp này, ngƣời thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệ nào với ngƣời sử dụng, do đó quá trình phân tích và thiết kế gần nhƣ là tách ra thành hai pha độc lập. Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Đặc điểm của phƣơng pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trƣớc đó. - Phƣơng pháp hƣớng cấu trúc: Phƣơng pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo phƣơng pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhƣng SADT chƣa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống. Phƣơng pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp dựa trên các mức bất biến (mức trừu tƣợng hóa) của hệ thống thông tin nhƣ mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình. Phƣơng pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) – phƣơng pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính. - Phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng: Phƣơng pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là phƣơng pháp đƣợc lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Phƣơng pháp này yêu cầu phần mềm phải đƣợc mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy phƣơng pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tƣợng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp. Phƣơng pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa hệ thống thành các lớp. Các công việc mà hệ thống phải thực hiện đƣợc phân tích và chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tƣợng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phƣơng pháp RDD hỗ trợ cho các khái niệm về lớp, đối tƣợng và kế thừa trong cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 7 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế Phƣơng pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phƣơng pháp đƣợc xem là mới nhất trong cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng. Phƣơng pháp này đã khắc phục đƣợc một số nhƣợc điểm của các phƣơng pháp tiếp cận hƣớng đối tƣợng trƣớc mắc phải. 2.1.1.5. Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng Từ những năm 70 tới nay, nhiều phƣơng pháp phân tích và thiết kế lần lƣợt ra đời. Mỗi phƣơng pháp đều có ƣu và nhƣợc điểm riêng, có thể đƣợc ƣa chuộng ở nơi này, nhƣng lại đƣợc ít ƣa chuộng ở nơi khác. Tuy nhiên, trải qua thời gian, một số phƣơng pháp đã tỏ ra là có một sức sống dẻo dai, bám trụ đƣợc đến tận hôm nay. Trong số này, không thể không kể đến các phƣơng pháp phân tích và thiết kế hƣớng đối tƣợng ra đời từ những năm 1990. Phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng tập trung váo cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động. Cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng là một lối tƣ duy theo cách phản xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tƣợng ngoài đời thực. Với cách tiếp cận này, một hệ thống đƣợc chia tƣơng ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tƣợng, mỗi đối tƣợng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tƣợng đó. Các đối tƣợng trong một hệ thống tƣơng đối độc lập với nhau thông qua các mối quan hệ và tƣơng tác giữa chúng. Ƣu điểm nổi bật của phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng Hỗ trợ sử dụng lại mã nguồn: Chƣơng trình lập trình theo phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng thƣờng đƣợc chia thành các gói là các nhóm của các lớp đối tƣợng khác nhau. Các gói này hoạt động tƣơng đối độc lập và hoàn toàn có thể sử dụng lại trong các hệ thống thông tin tƣơng tự. Phù hợp với các hệ thống lớn: Phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng không chia bài toán thành các bài toán nhỏ mà tập trung vào việc xác định các đối tƣợng, dữ liệu và hành động gắn với đối tƣợng và mối quan hệ giữa các đối tƣợng. Các đối tƣợng hoạt động độc lập và chỉ thực hiện hành động khi nhận đƣợc yêu cầu từ các đối tƣợng khác. Vì vậy, phƣơng pháp này hỗ trợ phân tích, thiết kế và quản lý một hệ thống lớn, có thể mô tả các hoạt động nghiệp vụ phức tạp bởi quá trình phân tích thiết kế không phụ thuộc vào số biến dữ liệu hay số lƣợng thao tác cần thực hiện mà chỉ quan tâm đến các đối tƣợng tồn tại trong hệ thống đó. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 8 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế Một số khái niệm cơ bản trong phân tích hƣớng đối tƣợng Đối tượng (object): một đối tƣợng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái niệm hoặc một thực thể phần mềm. Có thể định nghĩa một đối tƣợng là một khái niệm, sự trừu tƣợng hoặc một vật giới hạn rõ ràng và có ý nghĩa với một ứng dụng cụ thể. Lớp (class): là mô tả của một nhóm đối tƣợng có chung các thuộc tính, hành vi và các mối quan hệ. Nhƣ vậy, một đối tƣợng là thể hiện của một lớp và một lớp là một định nghĩa trừu tƣợng cua đối tƣợng. Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một chức năng nhất định trong hệ thống. Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành các nhóm. Nhiều gói có thể đƣợc kết hợp với nhau để trở thành một hệ thống con (subsystem). Kế thừa: trong phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính và phƣơng thức của một hoặc nhiều lớp khác. Kiểu quan hệ này gọi là quan hệ kế thừa, đƣợc xây dựng trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế. Các pha cơ bản đặc trƣng trong phát triển phần mềm theo hƣớng đối tƣợng Phân tích hướng đối tượng: xây dựng một mô hình chính xác để mô tả hệ thống cần xây dựng là gì. Thành phần của mô hình này là các đối tƣợng gắn với hệ thống thực. Thiết kế hướng đối tượng: là giai đoạn tổ chức chƣơng trình thành các tập đối tƣợng cộng tác, mỗi đối tƣợng trong đó là thực thể của một lớp. Kết quả của pha thiết kế cho biết hệ thống sẽ đƣợc xây dựng nhƣ thế nào qua các bản thiết kế kiến trúc và thiết kế chi tiết. Lập trình và tích hợp: thực hiện bản thiết kế hƣớng đối tƣợng bằng cách sử dụng các ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng. Các bƣớc phân tích thiết kế hƣớng đối tƣợng - Pha phân tích Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên yêu cầu ban đầu, ngƣời phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 9 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phƣơng thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp. Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tƣợng thuộc một lớp nào đó. - Pha thiết kế Xây dựng các biểu đồ tương tác: mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích. Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tƣơng tác để xác định các phƣơng thức và mối quan hệ giữa các lớp. Xây dựng biểu đồ hoạt động: mô tả hoạt động của các phƣơng thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp. Biểu đồ hoạt động là cơ sở để cài đặt các phƣơng thức trong các lớp. Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo các thành phần đó. Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ. 2.1.2. Tổng quan về quản lý kho Khái niệm: Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất (Giáo trình logistics, Học Viện Cônh Nghệ Bưu Chính Viễn Thông , 2006). Tổ chức quản lý kho bao gồm các hoạt động đƣợc chia thành bốn nhóm công việc chính: tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho, tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa, tổ chức giao xuất hàng, tổ chức kiểm kê hàng hóa. 2.1.2.1. Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Nhận đúng số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 10 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế - Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. Nghĩa là phải tùy theo từng nguồn hàng nhập khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ, phải có chứng từ cần thiết khác nhƣ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đơn, vận đơn,…theo những quy định hiện hành. - Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải đƣợc kiểm nhận hoặc đƣợc kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải đƣợc hóa nghiệm. - Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hƣ hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thƣờng về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể. - Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lƣợng, chất lƣợng của chúng và cùng với ngƣời giao hàng xác nhận vào chứng từ. 2.1.2.2. Tổ chức theo dỗi và bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con ngƣời nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm: - Lựa chọn bố trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. - Kê lót hàng hóa trong kho. - Chất xếp hàng hóa trong kho. - Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. - Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. - Chống côn trùng và vật gặm nhấm. 2.1.2.3. Tổ chức giao xuất hàng hóa Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lƣợng, chất lƣợng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao cần thực hiện tốt các quy định sau: - Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ đƣợc xuất theo đúng số lƣợng và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Ngƣời nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. - Trƣớc khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. - Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 11 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế - Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với ngƣời nhận hàng kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trƣờng hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với ngƣời nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hóa. - Hàng hóa nhập trƣớc xuất trƣớc, hàng nhập sau xuất sau. Tuy nhiên trên thực tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau những xuất trƣớc. - Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trƣởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất bán ra bên ngoài trên hóa đơn xuất kho phải có chữ ký của thủ trƣởng đơn vị và chữ ký của kế toán trƣởng. - Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. - Tất cả những trƣờng hợp hƣ hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ,…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này. 2.1.2.4. Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lƣợng hàng dự trữ, so sánh với số lƣợng ghi trên sổ sách chứng từ, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến. 2.2. Thực trạng quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam 2.2.1. Giới thiệu chung về công ty Tên đầy đủ của công ty: Công ty Cổ phần Baza Việt Nam. Địa chỉ: Tầng 3, số 10, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội. Email: [email protected] Điện thoại: 0433120620 Năm thành lập: Công ty Cổ phần Baza Việt Nam đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ngày 12 tháng 01 năm 2011. Website: www.baza.vn Loại hình kinh doanh: kinh doanh trực tuyến các mặt hàng thời trang, trang sức, hàng công nghệ, sách trên website chính thức của công ty. Số nhân viên: 98 nhân viên Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty: GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 12 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế Bảng 1.1. Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp năm 2012-2014 Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam Năm Nội dung 2012 2013 2014 Tổng doanh thu 4.263.797.083 8.876.958.364 25.502.570.658 Chi phí 3.624.227.521 7.545.414.609 21.677.185.060 639.569.562 1.331.543.755 3.825.385.599 Nộp ngân sách 159.892.382 332.885.939 765.077.120 Lợi nhuận sau thuế 479.677.180 998.657.816 3.060.308.479 Lợi nhuận trƣớc thuế (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Tổng doanh thu của công ty Cổ phần Baza Việt Nam trong ba năm từ năm 2012 đến năm 2014 có sự gia tăng đáng kể. Bảng báo cáo trên thể hiện sự gia tăng vƣợt bậc của tổng doanh thu, năm 2013 tăng 108,19% so với năm 2012, năm 2014 tăng 187,3% so với năm 2013. Năm 2014 là năm thành công của công ty với mức tăng trƣởng ấn tƣợng, theo báo cáo tổng kết cuối năm doanh thu năm 2014 tăng gấp đôi so với mục tiêu đề ra. 2.2.2. Thực trạng vấn đề quản lý kho tại công ty Cổ phần Baza Việt Nam Hoạt động quản lý kho hiện nay tại công ty cổ phần Baza Việt Nam gồm các quy trình: Quy trình nhập hàng: Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cáo cho ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng đƣợc mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong, nếu hàng đã đảm bảo thì bộ phận kho lập phiếu nhập kho. Thông tin của phiếu nhập sẽ đƣợc lƣu vào trong file excel. Những hàng hóa không đáp ứng đƣợc yêu cầu chất lƣợng và số lƣợng sẽ đƣợc bộ phận quản lý kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 13 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế hàng hóa. Một số hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng vì một lý do nào đó mà bị trả lại thì cũng đƣợc đƣa về nhập kho. Sau mỗi lần nhập hàng, bộ phận kho căn cứ vào phiếu nhập để điều chỉnh lại thông tin hàng hóa cho khớp. Quy trình xuất hàng: Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu. Sau đó liên lạc trực tiếp với bộ phận kho về yêu cầu của khách hàng. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lƣợng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thông báo về số lƣợng hàng cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Mỗi lần xuất hàng bộ phận kho phải lập phiếu xuất và sau đó điều chỉnh lại thông tin về hàng xuất. Thông tin về phiếu xuất đƣợc lƣu lại trong file excel. Thống kê, báo cáo: Sau mỗi ngày, mỗi tuần, tháng, quý, năm bộ phận kho phải làm báo cáo tình hình hàng hóa của từng loại bằng phần mềm excel. Qua khảo sát thực tế thấy đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm của quy trình quản lý kho hiện nay:  Ƣu điểm: Với quy trình này, công ty đã kiểm soát đƣợc các mặt hàng kinh doanh khá tốt. Quy trình lƣu trữ và khai thác thông tin dễ thực hiện. Đã thực hiện tin học hóa trong một số khâu của quy trình giúp giảm thời gian, công sức nhƣ khâu lập phiếu nhập, phiếu xuất kho.  Nhƣợc điểm: Công ty còn chƣa có phần mềm chuyên dụng để quản lý kho, mà mới chỉ sử dụng các phần mềm văn phòng nhƣ Microsoft Excel, Microsoft Word. Do đó với file dữ liệu có dung lƣợng lớn thì quá trình tìm kiếm, khai thác thông tin diễn ra chậm. Một số nghiệp vụ đƣợc tin học hóa tuy nhiên không có sự kết nối với nhau, do đó khi nhập hàng hoặc xuất hàng, bộ phận kho phải căn cứ vào phiếu nhập hoặc xuất kho để điều chỉnh lại thông tin của các hàng hóa. Điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn trong lúc điều chỉnh thông tin. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 14 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thong tin kinh tế PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAZA VIỆT NAM 3.1. Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý kho 3.1.1. Mô tả bài toán HTTT quản lý kho tại Công ty Cổ phần Baza Việt Nam đƣợc mô tả nhƣ sau: Quản lý nhập Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cáo cho ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng đƣợc mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Nếu số lƣợng và chất lƣợng đạt yêu cầu thì bộ phận kho sẽ lập một phiếu nhập. Trên phiếu nhập có ghi rõ số hiệu phiếu, tên nhà cung cấp, các thông tin về sản phẩm đƣợc nhập: tên sản phẩm, đơn giá, số lƣợng nhập, thành tiền, chữ ký của ngƣời viết phiếu, ngƣời nhận và thủ trƣởng đơn vị. Phiếu nhập đƣợc viết thành 2 bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản lƣu giữ lại sau khi sản phẩm đƣợc chuyển vào kho. Nếu chất lƣợng không đảm bảo yêu cầu thì từ chối nhập. Quản lý xuất Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lƣợng trong kho. Nếu sản phẩm đủ để đáp ứng yêu cầu thì bộ phận kho sẽ lập một phiếu xuất để xuất sản phẩm đƣợc yêu cầu. Trong phiếu xuất có ghi rõ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, ngày xuất, thành tiền, chữ ký của ngƣời viết phiếu, ngƣời nhận và thủ trƣởng đơn vị. Một bản sao của phiếu đƣợc hệ thống lƣu lại. Nếu số lƣợng không đủ thì từ chối xuất Thống kê Hàng tháng bộ phận kho sẽ thống kê lại lƣợng sản phẩm đã xuất, thống kê số lƣợng của từng sản phẩm còn tồn kho, sau đó làm báo cáo gửi cho ban giám đốc. 3.1.2. Yêu cầu chức năng HTTT quản lý kho tại Công ty Cổ phần Baza Việt Nam cần đáp ứng đƣợc những chức năng chính sau:  Chức năng đăng nhập: nhân viên đăng nhập vào hệ thống với username và password đã đƣợc cấp. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 15 SVTH: Lê Thị Hoàng Loan