Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
LỜI CẢM ƠN
Trƣớc tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình chỉ
bảo, góp ý và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Để hoàn
thành đƣợc đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán
hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những
nỗ lực phấn đấu của bản thân trong suốt quá trình học tập, em xin gửi lời tri ân
trƣớc hết đến cha mẹ, những ngƣời thân đã luôn động viên, giúp đỡ. Nhân đây em
cũng xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, những ngƣời đã tận tình truyền đạt kiến
thức cho em. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX đã giúp em có số liệu để hoàn
thành đề tài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Lê Thu Bằng
SVTH: Lê Thu Bằng
i
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... i
MỤC LỤC ........................................................................................................ ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ................................................ iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ vi
PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI ............................................... 1
1.1.TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................ 1
1.2.TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................1
1.3.NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ............................................... 2
1.4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU .............................................. 3
1.5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................ 3
1.6.KẾT CẤU KHÓA LUẬN ............................................................................ 4
PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ........ 5
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ...................................................................................... 5
2.1.1. Tổng quan về HTTT ................................................................................. 5
2.1.2. Phân tích hƣớng chức năng của hệ thống ................................................. 10
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX ........................................ 12
2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 12
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty ..................................................................... 14
2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban ............................................. 14
2.2.4.Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP XNK Hàng
không – AIRIMEX .......................................................................................... 16
2.2.5.Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty ................................... 18
2.2.6.Đánh giá hoạt động bán hàng tại công ty...................................................21
PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT quẢN Lý BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ............................................... 26
SVTH: Lê Thu Bằng
ii
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
3.1. CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA ............ 26
3.1.1. Các yêu cầu của công ty ......................................................................... 26
3.1.2. Giải pháp đƣa ra ..................................................................................... 27
3.2. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG............................ 28
3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống................................................................. 28
3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống ......................................................... 28
3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) .................................. 30
3.3. THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX....................................................... 34
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic ..................................................................... 34
3.3.2. Thiết kế vật lý CSDL của hệ thống ......................................................... 36
3.3.3. Thiết kế giao diện................................................................................... 38
3.4. DEMO MỘT SỐ CHỨC NĂNG ............................................................... 42
3.4.1. Đăng nhập ............................................................................................. 42
3.4.2. Cập nhật thông tin khách hàng. ............................................................... 42
3.4.3. Tìm kiếm hàng hóa ................................................................................ 43
3.4.4. Thống kê doanh thu ................................................................................ 44
3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CTCP XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ....................................................... 44
KẾT LUẬN .................................................................................................... 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 47
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 48
SVTH: Lê Thu Bằng
iii
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
DANH MỤC BẢNG BIÊU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty ................................................................ 14
Bảng 2.2. Kết quả kinh doanh của CTCP XNK Hàng không (2008 – 2011) ....... 17
Bảng 2.3. Lực lƣợng lao động của công ty giai đoạn 2008 – 2011...................... 17
Bảng 2.4. Tài sản cố định của công ty thời điểm năm 2010 ............................... 18
Hình 2.5. Quy trình bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX ............. 21
Bảng 2.6. Mức độ quan tâm tới HTTT .............................................................. 22
Bảng 2.7. Nhu cầu về HTTT trong tƣơng lai ..................................................... 23
Bảng 2.8. Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng ................................ 23
Bảng 2.9. Nhu cầu đối với hệ thống trong tƣơng lai .......................................... 24
Hình 3.1. Sơ đồ chức năng của HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK
Hàng không - AIRIMEX.................................................................................. 28
Hình 3.2. Sơ đồ luồng thông tin của HTTT quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần
XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 29
Hình 3.3. Sơ đồ ngữ cảnh của HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK
Hàng không – AIRIMEX ................................................................................. 30
Hình 3.4. Sơ đồ DFD mức 0 – HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK
Hàng không – AIRIMEX ................................................................................. 31
Hình 3.5. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 1.0- Quản lý hàng hóa ...................... 32
Hình 3.6. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 2.0 – Quản lý bán hàng. ................... 32
Hình 3.7. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên ..................... 33
Hình 3.8. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 4.0- Lập báo cáo bán hàng ............... 33
Bảng 3.9. Mô tả các thực thể của HTTT quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng
không - AIRIMEX........................................................................................... 34
Hình 3.10. Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần
XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 35
Hình 3.11. Mô hình dữ liệu quan hệ HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng
Không - AIRIMEX .......................................................................................... 35
SVTH: Lê Thu Bằng
iv
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
Hình 3.12. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần
XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 36
Bảng 3.13. Danh mục khách hàng .................................................................... 37
Bảng 3.14. Danh mục hàng hóa ........................................................................ 37
Bảng 3.15. Danh mục hóa đơn bán hàng ........................................................... 37
Bảng 3.16. Chi tiết hóa đơn bán hàng ............................................................... 38
Bảng 3.17. Danh mục nhân viên bán hàng ........................................................ 38
Bảng 3.18. Danh mục nhà cung cấp .................................................................. 38
Hình 3.19. Form Đăng nhập hệ thống ............................................................... 39
Hình 3.20. Form Hệ thống ............................................................................... 39
Hình 3.21. Form Danh mục khách hàng ............................................................ 40
Hình 3.22. Form Tìm kiếm hàng hóa ................................................................ 40
Hình 3.23. Form Hóa đơn bán hàng .................................................................. 41
Hình 3.24. Form Thống kê doanh thu ............................................................... 41
SVTH: Lê Thu Bằng
v
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Thuật
Tiếng anh
Tiếng việt
ngữ
CTCP
Công ty cổ phần
CNTT
Công nghệ thông tin
HTTT
Hệ thống thông tin
XNK
Xuất nhập khẩu
DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu
CSDL
Cơ sở dữ liệu
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
Data Flow Diagram
SXKD
Sản xuất kinh doanh
ERD
Sơ đồ quan hệ thực thể
TPS
Hệ xử lý giao dịch
MIS
HTTT quản lí
DSS
EntityRelationship Diagram
HTTT trợ giúp ra quyết định
ES
Transaction Processing System
HTTT chuyên gia
ISCA
Management Information System
HTTT tăng cƣờng khả năng
Decision Support System
cạnh tranh
Expert System
Information System for Competitive
Advantage
SVTH: Lê Thu Bằng
vi
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1. TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những
thành tựu vĩ đại nhất của con ngƣời. Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang
là một vấn đề rất đƣợc các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm. Nó hiện
hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm.
Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con ngƣời, trong đời sống xã
hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng,
trong các hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học trong việc quản lý
dƣờng nhƣ không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Lợi ích mà các chƣơng
trình quản lý mang lại khiến ngƣời ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó.
Trong nền sản xuất kinh doanh nhƣ hiện nay việc tin học hoá các hoạt động
quản lý là rất cần thiết. Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việc
quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Một
doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng
nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống
thông tin hỗ trợ. Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý,
phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ
dàng.
Chính vì những hạn chế trên nên em quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết
kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu
Hàng không - AIRIMEX” làm đề tài cho khóa luận của mình.
1.2. TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) vào hoạt đông sản xuất kinh doanh
(SXKD) ngày càng đƣợc các doanh nghiệp chú trọng, không chỉ những doanh
nghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Rất nhiều phần mềm quản lý
bán hàng đƣợc các doanh nghiệp triển khai nhƣ phần mềm Hosco POS.NET của
công ty HOSCO, EBIZSTORE của công ty EBUSINESS. Các phần mềm này bao
gồm các phân hệ: kho hàng, mua hàng, bán hàng, báo cáo, nhân viên, danh mục,
hệ thống. Mặc dù đƣợc thiết kế khá hoàn chỉnh, bao gồm rất nhiều các phân hệ
nhƣng đây lại là phần mềm đóng gói sẵn nên nhiều modul không phù hợp với quy
SVTH: Lê Thu Bằng
1
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc một số phân hệ không cần thiết với doanh
nghiệp. Bên cạnh đó chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tƣ cơ sở hạ tầng để
triển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… khá lớn nên các doanh nghiệp
nhỏ và vừa ở nƣớc ta gặp phải rất nhiều khó khăn về tài chính để triển khai đƣợc
phần mềm này. Mất một khoản tiền khá lớn để mua phần mềm nhƣng lại không sử
dụng hết các chức năng nhƣ vậy sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp. Điều mà các
doanh nghiệp cần đó là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp chứ không phải
doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm.
Ngoài ra cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản
lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp nhƣ:
Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần (CTCP) vật tƣ
vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tài
chính. Đề tài đã nêu đƣợc thực trạng và đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạt
động bán hàng tại công ty và đƣa ra giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán
hàng. Tuy nhiên hệ thống vẫn chƣa thật sự linh hoạt, phù hợp với thực tế; giao
diện chƣa thân thiện, chƣa có chức năng trợ giúp.
Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy
vi tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trƣờng Đại học Kinh
tế quốc dân. Đề tài đã giải quyết đƣợc những yêu cầu cơ bản của công ty, đáp ứng
đƣợc những nghiệp vụ hàng ngày. Tuy nhiên phần mềm xây dựng trên Microsoft
Access nên giao diện chƣa thân thiện, khả năng cập nhật, lƣu trữ dữ liệu chƣa linh
hoạt.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu (XNK)
Hàng không – AIRIMEX em đã phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng
phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản của công
ty.
1.3. NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Mục đích: Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với
các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đƣợc thông tin sẽ có ƣu thế tuyệt đối
trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chƣa đủ mà
phải biết bảo quản và giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một
SVTH: Lê Thu Bằng
2
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an
toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng tiến hành
phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có thể đƣợc thực
hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chƣơng trình ứng dụng hỗ trợ cho quá
trình thực hiện các chức năng quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán
hàng hóa, các nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ…
Tóm lại, mục đích cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng
hiện đại đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện
các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên với khoảng thời gian có hạn và kiến thức còn
hạn chế khóa luận chỉ dừng lại ở việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại
công ty.
Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tổng quan về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX.
- Nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác bán hàng trong doanh nghiệp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác quản lý bán hàng tại CTCP XNK
Hàng không - AIRIMEX.
- Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty.
1.4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình bán hàng và các yếu tố tác động tới
quy trình bán hàng trong công ty.
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX.
Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin trong thời gian 4 tuần. Dự kiến sản
phẩm sẽ ứng dụng trong thời gian 5 năm.
1.5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phỏng vấn: Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCP XNK Hàng không AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính
– Kế toán đã đƣợc phỏng vấn. Quá trình phỏng vấn đã thu đƣợc nhiều kết quả
phục vụ cho quy trình phân tích nhƣ sau: Quy trình bán hàng, các đối tƣợng khách
SVTH: Lê Thu Bằng
3
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
hàng của công ty, các chính sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty áp
dụng…
Nghiên cứu tài liệu: Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại
công ty :
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công
tác tại phòng Kinh doanh tổng hợp và Tài chính - Kế toán.
- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức nhƣ: hoạt động bán hàng,
phiếu xuất hàng bán…
- Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra nhƣ: báo cáo doanh thu
theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm…
Quan sát: Quan sát quá trình bán hàng xảy ra và các nghiệp vụ liên quan phát sinh
tại phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính - Kế toán.
1.6. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần :
Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ
nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu.
Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng
không - AIRIMEX.
Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. Giới
thiệu sơ lƣợc về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX và tình hình hoạt động kinh
doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty.
Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại CTCP
XNK Hàng không - AIRIMEX.
Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng
không - AIRIMEX.
SVTH: Lê Thu Bằng
4
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG
KHÔNG - AIRIMEX
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Tổng quan về HTTT
Khái niệm HTTT
“HTTT là một tập hợp những con ngƣời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu, mạng thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một
tập hợp các ràng buộc đƣợc gọi là môi trƣờng. Nó đƣợc thể hiện bởi những con
ngƣời, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học” (Giáo trình
HTTT quản lý, 2000, Nhà xuất bản Hà Nội).
Đầu vào (Inputs) của HTTT đƣợc lấy từ các nguồn (Sources) và đƣợc xử lý
bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đƣợc lƣu trữ từ trƣớc. Kết quả xử
lý (Outputs) đƣợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lƣu trữ
dữ liệu (Storage).
Phân loại HTTT
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau
nên có rất nhiều loại HTTT tồn tại trong tổ chức. Các HTTT trong tổ chức có thể
phân loại theo các phƣơng thức khác nhau.
Theo tính chính thức và không chính thức
- Một HTTT chính thức thƣờng bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phƣơng
pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng đƣợc thiết lập theo một truyền
thống. Đó là trƣờng hợp hệ thống trả lƣơng, hệ thống quản lý tài khoản các nhà
cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân
sách, hệ thống thƣờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua
bán khác nhau và cũng nhƣ hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ
chức.
- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận nhƣ tập hợp
các hoạt động xử lý thông tin nhƣ gửi và nhận thƣ, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói
SVTH: Lê Thu Bằng
5
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài
báo trên báo chí và tạp chí.
Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc
với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngƣời cho vay hoặc với nhân viên của
nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch
đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo
dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể
kể ra các hệ thống thuộc loại này nhƣ : Hệ thống trả lƣơng, lập đơn đặt hàng, làm
hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên,
cho mƣợn sách và tài liệu trong một thƣ viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính
thuế phải trả của những ngƣời nộp thuế…
- HTTT quản lí MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến
lƣợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đƣợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao
dịch cũng nhƣ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho
các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lƣợc
tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thƣờng có tính
so sánh, chúng làm tƣơng phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện
thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và
các dữ liệu lịch sử
- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là những hệ thống đƣợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thƣờng đƣợc mô tả nhƣ là một chu
trình đƣợc tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các
phƣơng án giải quyết và lựa chọn một phƣơng án. Về nguyên tắc, một hệ thống
DSS phải cung cấp thông tin cho phép ngƣời ra quyết định xác định rõ tình hình
mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá
để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thông đối
SVTH: Lê Thu Bằng
6
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc
nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
- HTTT chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đƣợc hình thành bởi một
cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES nhƣ là mở
rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nhƣ một
sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trƣng
riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ
thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc đƣợc
chuyên gia sử dụng.
- HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for
Competitive Advantage)
HTTT loại này đƣợc sử dụng nhƣ một trợ giúp chiến lƣợc. Khi nghiên cứu
một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không
tính đến môi trƣờng trong đó nó đƣợc phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là
một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc
một hệ chuyên gia. HTTT ISCA đƣợc thiết kế cho những ngƣời sử dụng là những
ngƣời ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một
tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp.
Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ
- HTTT tài chính
- HTTT marketing
- HTTT quản trị nguồn nhân lực
- HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất
- HTTT văn phòng
Phương pháp xây dựng một HTTT
Có nhiều phƣơng pháp phát triển HTTT nhƣ phƣơng pháp nguyên mẫu, phƣơng
pháp phát triển nhanh, phƣơng pháp thác nƣớc. Có thể qui về phƣơng pháp cơ bản
bao gồm 7 giai đoạn nhƣ sau:
SVTH: Lê Thu Bằng
7
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ
những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu
cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lý bán
hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông
tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ
thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá khả năng thực thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác định
mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm. Trên cơ sở nội dung báo cáo
phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống
mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế
- Nghiên cứu môi trƣờng của hệ thống thực tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
- Thay đổi dự án ban đầu
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho
phép giải quyết đƣợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đƣợc những mục tiêu
đã đề ra từ giai đoạn trƣớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin
mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các
tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ
SVTH: Lê Thu Bằng
8
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
liệu sẽ đƣợc nhập vào (các Inputs). Mô hình logic phải đƣợc ngƣời sử dụng xét
duyệt. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này
đƣợc ngƣời sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải
chú trọng vào các phƣơng tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các
phƣơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phƣơng án là một
phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhƣng chƣa phải là một mô tả chi
tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phƣơng án giải pháp là:
- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học
- Xây dựng các phƣơng án của giải pháp
- Đánh giá các phƣơng án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài
Giai đoạn này đƣợc tiến hành sau khi một phƣơng án của giải pháp đƣợc lựa
chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các
đặc trƣng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho
ngƣời sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá.
Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
- Thiết kế cách thức tƣơng tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống
SVTH: Lê Thu Bằng
9
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm.
Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống nhƣ sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật.
- Thiết kế vật lí trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống.
- Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới đƣợc thực hiện vào
hoạt động thay thế hệ thống cũ. Để việc chuyển đổi này đƣợc thực hiện với những
va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các
công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt.
- Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì.
- Đánh giá sau cài đặt.
2.1.2. Phân tích hƣớng chức năng của hệ thống
Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin đƣợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô
tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lí, việc lƣu trữ trong thế giới vật lí bằng các sơ
đồ.
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lí
Thủ công
Giao tác ngƣời- máy
Tin học hoá hoàn toàn
- Kho lƣu trữ dữ liệu
Thủ công
SVTH: Lê Thu Bằng
Tin học hoá
10
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
- Điều khiển
- Dòng thông tin
Lưu ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hƣớng.
- Có thể dùng thêm một số kí tự khác nhƣ màn hình, đĩa từ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Datagram)
Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT nhƣ sơ đồ luồng thông tin nhƣng
trên góc độ trừu tƣợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các
lƣu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhƣng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tƣợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để
làm gì ?
Ký pháp sử dụng cho DFD
Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản : thực thể, tiến trình, kho dữ
liệu và dòng dữ liệu.
Tên ngƣời/ bộ phận
phát /nhận thông tin
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Kho dữ liệu
Tên tiến
trình xử
lí
Tiến trình xử lí
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của
HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận
ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ
qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lí cập nhật.
SVTH: Lê Thu Bằng
11
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngƣời ta dùng kĩ thuật phân rã
(Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngƣời ta phân rã ra thành sơ đồ
mức 0, mức 1…
Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD
- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lí và kho dữ liệu.
- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhƣng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể
tạo ra một luồng duy nhất.
- Xử lý luôn phải đánh mã số.
- Tên cho xử lý phải là một động từ.
- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng
ra từ một xử lý.
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX
2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Lịch sử hình thành và phát triển
Tên tổ chức : CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG
Tên viết tắt : AIRIMEX., JSC
Trụ sở chính : 414 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, Hà Nội
Điện thoại : 04. 3 8271939
Fax: 04. 3 8271925
Email : http://www.airimex.vn
Website: http://www.airimex.vn
Logo
Vốn điều lệ đăng ký : 20.000.000.000 VND (Hai mƣơi tỷ đồng Việt Nam).
Vốn điều lệ thực góp : 20.000.000.000 VND (Hai mƣơi tỷ đồng Việt Nam).
Giấy phép kinh doanh : Số 0103012269 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hà
Nội cấp lần đầu ngày 18/05/2006, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 15/08/2007.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không tiền thân là Công ty Xuất
nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không đƣợc thành lập và đi vào
hoạt động theo quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989, của Tổng cục Hàng
SVTH: Lê Thu Bằng
12
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
không dân dụng Việt Nam
Quyết định 328/TTg của Chính Phủ ngày 27/05/1995 quyết định thành lập
Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hoạt động theo mô hình Nghị định 91/TTg
của Chính phủ, Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không trở thành một đơn vị thành
viên thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động
theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tƣ TP.
Hà Nội cấp ngày 27/09/2004.
Theo Quyết định 372/TTg của Thủ Tƣớng Chính phủ về việc cổ phần hoá
các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và Quyết định
3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao thông Vận tải phê duyệt
phƣơng án cổ phần hoá Công ty XNK HK, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu
Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ
ngày 18/05/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 010312269 do
Sở kế hoạch đầu tƣ TP. Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỷ đồng.
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu
tƣ Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/5/2006, Công ty cổ phần XNK Hàng không có
các ngành nghề kinh doanh sau:
- Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tƣ máy bay;
- Kinh doanh phƣơng tiện, thiết bị, vật tƣ và phụ tùng cho ngành Hàng không;
- Kinh doanh vật liệu, vật tƣ hàng hoá dân dụng;
- Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tƣ, trang thiết bị trƣờng học, đo
lƣờng, sinh học và môi trƣờng, vật tƣ trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ
điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính;
- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xƣởng, kho bãi, kho ngoại quan;
- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan.
SVTH: Lê Thu Bằng
13
Lớp: K44S4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Vũ Trọng Nghĩa
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
BAN KIỂM
SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
BAN
GIÁM ĐỐC
BAN
Q.L.C.Lƣợng
PHÒNG
KHĐT-LĐTL
PHÒNG
XNK1
PHÒNG
XNK2
PHÒNG
TC-KT
PHÒNG
HCQT
PHÒNG
XNK3
PHÒNG
KDTH
CN
TP
HCM
BAN
QUẢN LÝ CT
TTDV
TMDL
HK
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính quản trị)
2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban quản lý chất lượng (QLCL)
Xây dựng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lƣợng cho tất cả các sản phẩm và
dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong và ngoài công ty. Xây dựng HTQLCL
dạng tài liệu, đánh giá chất lƣợng nội bộ và áp dụng hiệu quả hệ thống đảm bảo
chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
SVTH: Lê Thu Bằng
14
Lớp: K44S4
TỔ BÁN
VÉ
MÁY
BAY
- Xem thêm -