Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không - airimex

  • Số trang: 63 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 72 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa LỜI CẢM ƠN Trƣớc tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình chỉ bảo, góp ý và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Để hoàn thành đƣợc đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những nỗ lực phấn đấu của bản thân trong suốt quá trình học tập, em xin gửi lời tri ân trƣớc hết đến cha mẹ, những ngƣời thân đã luôn động viên, giúp đỡ. Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, những ngƣời đã tận tình truyền đạt kiến thức cho em. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX đã giúp em có số liệu để hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thu Bằng SVTH: Lê Thu Bằng i Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... i MỤC LỤC ........................................................................................................ ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ................................................ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ vi PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI ............................................... 1 1.1.TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................ 1 1.2.TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................1 1.3.NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ............................................... 2 1.4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU .............................................. 3 1.5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................ 3 1.6.KẾT CẤU KHÓA LUẬN ............................................................................ 4 PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ........ 5 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ...................................................................................... 5 2.1.1. Tổng quan về HTTT ................................................................................. 5 2.1.2. Phân tích hƣớng chức năng của hệ thống ................................................. 10 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX ........................................ 12 2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 12 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty ..................................................................... 14 2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban ............................................. 14 2.2.4.Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP XNK Hàng không – AIRIMEX .......................................................................................... 16 2.2.5.Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty ................................... 18 2.2.6.Đánh giá hoạt động bán hàng tại công ty...................................................21 PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT quẢN Lý BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ............................................... 26 SVTH: Lê Thu Bằng ii Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa 3.1. CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA ............ 26 3.1.1. Các yêu cầu của công ty ......................................................................... 26 3.1.2. Giải pháp đƣa ra ..................................................................................... 27 3.2. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG............................ 28 3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống................................................................. 28 3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống ......................................................... 28 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) .................................. 30 3.3. THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX....................................................... 34 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic ..................................................................... 34 3.3.2. Thiết kế vật lý CSDL của hệ thống ......................................................... 36 3.3.3. Thiết kế giao diện................................................................................... 38 3.4. DEMO MỘT SỐ CHỨC NĂNG ............................................................... 42 3.4.1. Đăng nhập ............................................................................................. 42 3.4.2. Cập nhật thông tin khách hàng. ............................................................... 42 3.4.3. Tìm kiếm hàng hóa ................................................................................ 43 3.4.4. Thống kê doanh thu ................................................................................ 44 3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CTCP XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX ....................................................... 44 KẾT LUẬN .................................................................................................... 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 47 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 48 SVTH: Lê Thu Bằng iii Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC BẢNG BIÊU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty ................................................................ 14 Bảng 2.2. Kết quả kinh doanh của CTCP XNK Hàng không (2008 – 2011) ....... 17 Bảng 2.3. Lực lƣợng lao động của công ty giai đoạn 2008 – 2011...................... 17 Bảng 2.4. Tài sản cố định của công ty thời điểm năm 2010 ............................... 18 Hình 2.5. Quy trình bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX ............. 21 Bảng 2.6. Mức độ quan tâm tới HTTT .............................................................. 22 Bảng 2.7. Nhu cầu về HTTT trong tƣơng lai ..................................................... 23 Bảng 2.8. Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng ................................ 23 Bảng 2.9. Nhu cầu đối với hệ thống trong tƣơng lai .......................................... 24 Hình 3.1. Sơ đồ chức năng của HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX.................................................................................. 28 Hình 3.2. Sơ đồ luồng thông tin của HTTT quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 29 Hình 3.3. Sơ đồ ngữ cảnh của HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX ................................................................................. 30 Hình 3.4. Sơ đồ DFD mức 0 – HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX ................................................................................. 31 Hình 3.5. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 1.0- Quản lý hàng hóa ...................... 32 Hình 3.6. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 2.0 – Quản lý bán hàng. ................... 32 Hình 3.7. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên ..................... 33 Hình 3.8. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 4.0- Lập báo cáo bán hàng ............... 33 Bảng 3.9. Mô tả các thực thể của HTTT quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX........................................................................................... 34 Hình 3.10. Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 35 Hình 3.11. Mô hình dữ liệu quan hệ HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng Không - AIRIMEX .......................................................................................... 35 SVTH: Lê Thu Bằng iv Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Hình 3.12. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX ........................................................................ 36 Bảng 3.13. Danh mục khách hàng .................................................................... 37 Bảng 3.14. Danh mục hàng hóa ........................................................................ 37 Bảng 3.15. Danh mục hóa đơn bán hàng ........................................................... 37 Bảng 3.16. Chi tiết hóa đơn bán hàng ............................................................... 38 Bảng 3.17. Danh mục nhân viên bán hàng ........................................................ 38 Bảng 3.18. Danh mục nhà cung cấp .................................................................. 38 Hình 3.19. Form Đăng nhập hệ thống ............................................................... 39 Hình 3.20. Form Hệ thống ............................................................................... 39 Hình 3.21. Form Danh mục khách hàng ............................................................ 40 Hình 3.22. Form Tìm kiếm hàng hóa ................................................................ 40 Hình 3.23. Form Hóa đơn bán hàng .................................................................. 41 Hình 3.24. Form Thống kê doanh thu ............................................................... 41 SVTH: Lê Thu Bằng v Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Thuật Tiếng anh Tiếng việt ngữ CTCP Công ty cổ phần CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin XNK Xuất nhập khẩu DFD Sơ đồ luồng dữ liệu CSDL Cơ sở dữ liệu CBCNV Cán bộ công nhân viên Data Flow Diagram SXKD Sản xuất kinh doanh ERD Sơ đồ quan hệ thực thể TPS Hệ xử lý giao dịch MIS HTTT quản lí DSS EntityRelationship Diagram HTTT trợ giúp ra quyết định ES Transaction Processing System HTTT chuyên gia ISCA Management Information System HTTT tăng cƣờng khả năng Decision Support System cạnh tranh Expert System Information System for Competitive Advantage SVTH: Lê Thu Bằng vi Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con ngƣời. Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất đƣợc các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm. Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con ngƣời, trong đời sống xã hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học trong việc quản lý dƣờng nhƣ không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Lợi ích mà các chƣơng trình quản lý mang lại khiến ngƣời ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Trong nền sản xuất kinh doanh nhƣ hiện nay việc tin học hoá các hoạt động quản lý là rất cần thiết. Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng. Chính vì những hạn chế trên nên em quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” làm đề tài cho khóa luận của mình. 1.2. TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) vào hoạt đông sản xuất kinh doanh (SXKD) ngày càng đƣợc các doanh nghiệp chú trọng, không chỉ những doanh nghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đƣợc các doanh nghiệp triển khai nhƣ phần mềm Hosco POS.NET của công ty HOSCO, EBIZSTORE của công ty EBUSINESS. Các phần mềm này bao gồm các phân hệ: kho hàng, mua hàng, bán hàng, báo cáo, nhân viên, danh mục, hệ thống. Mặc dù đƣợc thiết kế khá hoàn chỉnh, bao gồm rất nhiều các phân hệ nhƣng đây lại là phần mềm đóng gói sẵn nên nhiều modul không phù hợp với quy SVTH: Lê Thu Bằng 1 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc một số phân hệ không cần thiết với doanh nghiệp. Bên cạnh đó chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tƣ cơ sở hạ tầng để triển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… khá lớn nên các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nƣớc ta gặp phải rất nhiều khó khăn về tài chính để triển khai đƣợc phần mềm này. Mất một khoản tiền khá lớn để mua phần mềm nhƣng lại không sử dụng hết các chức năng nhƣ vậy sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp. Điều mà các doanh nghiệp cần đó là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp chứ không phải doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm. Ngoài ra cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp nhƣ: Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần (CTCP) vật tƣ vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tài chính. Đề tài đã nêu đƣợc thực trạng và đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại công ty và đƣa ra giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên hệ thống vẫn chƣa thật sự linh hoạt, phù hợp với thực tế; giao diện chƣa thân thiện, chƣa có chức năng trợ giúp. Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã giải quyết đƣợc những yêu cầu cơ bản của công ty, đáp ứng đƣợc những nghiệp vụ hàng ngày. Tuy nhiên phần mềm xây dựng trên Microsoft Access nên giao diện chƣa thân thiện, khả năng cập nhật, lƣu trữ dữ liệu chƣa linh hoạt. Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu (XNK) Hàng không – AIRIMEX em đã phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản của công ty. 1.3. NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Mục đích: Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đƣợc thông tin sẽ có ƣu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chƣa đủ mà phải biết bảo quản và giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một SVTH: Lê Thu Bằng 2 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có thể đƣợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chƣơng trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hóa, các nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục đích cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên với khoảng thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế khóa luận chỉ dừng lại ở việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại công ty. Nhiệm vụ: - Nghiên cứu tổng quan về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. - Nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác bán hàng trong doanh nghiệp. - Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. - Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty. 1.4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình bán hàng và các yếu tố tác động tới quy trình bán hàng trong công ty. Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX. Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin trong thời gian 4 tuần. Dự kiến sản phẩm sẽ ứng dụng trong thời gian 5 năm. 1.5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phỏng vấn: Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCP XNK Hàng không AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính – Kế toán đã đƣợc phỏng vấn. Quá trình phỏng vấn đã thu đƣợc nhiều kết quả phục vụ cho quy trình phân tích nhƣ sau: Quy trình bán hàng, các đối tƣợng khách SVTH: Lê Thu Bằng 3 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa hàng của công ty, các chính sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng… Nghiên cứu tài liệu: Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty : - Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác tại phòng Kinh doanh tổng hợp và Tài chính - Kế toán. - Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức nhƣ: hoạt động bán hàng, phiếu xuất hàng bán… - Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra nhƣ: báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm… Quan sát: Quan sát quá trình bán hàng xảy ra và các nghiệp vụ liên quan phát sinh tại phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính - Kế toán. 1.6. KẾT CẤU KHÓA LUẬN Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần : Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu. Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. Giới thiệu sơ lƣợc về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX. SVTH: Lê Thu Bằng 4 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1. Tổng quan về HTTT Khái niệm HTTT “HTTT là một tập hợp những con ngƣời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đƣợc gọi là môi trƣờng. Nó đƣợc thể hiện bởi những con ngƣời, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học” (Giáo trình HTTT quản lý, 2000, Nhà xuất bản Hà Nội). Đầu vào (Inputs) của HTTT đƣợc lấy từ các nguồn (Sources) và đƣợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đƣợc lƣu trữ từ trƣớc. Kết quả xử lý (Outputs) đƣợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lƣu trữ dữ liệu (Storage). Phân loại HTTT Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau nên có rất nhiều loại HTTT tồn tại trong tổ chức. Các HTTT trong tổ chức có thể phân loại theo các phƣơng thức khác nhau. Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thƣờng bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phƣơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng đƣợc thiết lập theo một truyền thống. Đó là trƣờng hợp hệ thống trả lƣơng, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thƣờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng nhƣ hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận nhƣ tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nhƣ gửi và nhận thƣ, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói SVTH: Lê Thu Bằng 5 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngƣời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này nhƣ : Hệ thống trả lƣơng, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên, cho mƣợn sách và tài liệu trong một thƣ viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngƣời nộp thuế… - HTTT quản lí MIS (Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lƣợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đƣợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nhƣ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lƣợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thƣờng có tính so sánh, chúng làm tƣơng phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Là những hệ thống đƣợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thƣờng đƣợc mô tả nhƣ là một chu trình đƣợc tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phƣơng án giải quyết và lựa chọn một phƣơng án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép ngƣời ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thông đối SVTH: Lê Thu Bằng 6 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. - HTTT chuyên gia ES (Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đƣợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES nhƣ là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nhƣ một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trƣng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc đƣợc chuyên gia sử dụng. - HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) HTTT loại này đƣợc sử dụng nhƣ một trợ giúp chiến lƣợc. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không tính đến môi trƣờng trong đó nó đƣợc phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA đƣợc thiết kế cho những ngƣời sử dụng là những ngƣời ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng Phương pháp xây dựng một HTTT Có nhiều phƣơng pháp phát triển HTTT nhƣ phƣơng pháp nguyên mẫu, phƣơng pháp phát triển nhanh, phƣơng pháp thác nƣớc. Có thể qui về phƣơng pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn nhƣ sau: SVTH: Lê Thu Bằng 7 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lý bán hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả năng thực thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế - Nghiên cứu môi trƣờng của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi dự án ban đầu - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép giải quyết đƣợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra từ giai đoạn trƣớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ SVTH: Lê Thu Bằng 8 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa liệu sẽ đƣợc nhập vào (các Inputs). Mô hình logic phải đƣợc ngƣời sử dụng xét duyệt. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này đƣợc ngƣời sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải chú trọng vào các phƣơng tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phƣơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phƣơng án là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhƣng chƣa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phƣơng án giải pháp là: - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phƣơng án của giải pháp - Đánh giá các phƣơng án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn này đƣợc tiến hành sau khi một phƣơng án của giải pháp đƣợc lựa chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các đặc trƣng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho ngƣời sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế cách thức tƣơng tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống SVTH: Lê Thu Bằng 9 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống nhƣ sau: - Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật. - Thiết kế vật lí trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới đƣợc thực hiện vào hoạt động thay thế hệ thống cũ. Để việc chuyển đổi này đƣợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá sau cài đặt. 2.1.2. Phân tích hƣớng chức năng của hệ thống Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin đƣợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lí, việc lƣu trữ trong thế giới vật lí bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lí Thủ công Giao tác ngƣời- máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lƣu trữ dữ liệu Thủ công SVTH: Lê Thu Bằng Tin học hoá 10 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa - Điều khiển - Dòng thông tin Lưu ý: - Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hƣớng. - Có thể dùng thêm một số kí tự khác nhƣ màn hình, đĩa từ. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Datagram) Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT nhƣ sơ đồ luồng thông tin nhƣng trên góc độ trừu tƣợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lƣu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhƣng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tƣợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì ? Ký pháp sử dụng cho DFD Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản : thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên ngƣời/ bộ phận phát /nhận thông tin Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tên tiến trình xử lí Tiến trình xử lí Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lí cập nhật. SVTH: Lê Thu Bằng 11 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngƣời ta dùng kĩ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngƣời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1… Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD - Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lí và kho dữ liệu. - Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhƣng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. - Xử lý luôn phải đánh mã số. - Tên cho xử lý phải là một động từ. - Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX 2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Lịch sử hình thành và phát triển Tên tổ chức : CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG Tên viết tắt : AIRIMEX., JSC Trụ sở chính : 414 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, Hà Nội Điện thoại : 04. 3 8271939 Fax: 04. 3 8271925 Email : http://www.airimex.vn Website: http://www.airimex.vn Logo Vốn điều lệ đăng ký : 20.000.000.000 VND (Hai mƣơi tỷ đồng Việt Nam). Vốn điều lệ thực góp : 20.000.000.000 VND (Hai mƣơi tỷ đồng Việt Nam). Giấy phép kinh doanh : Số 0103012269 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 18/05/2006, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 15/08/2007. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không tiền thân là Công ty Xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không đƣợc thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989, của Tổng cục Hàng SVTH: Lê Thu Bằng 12 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa không dân dụng Việt Nam Quyết định 328/TTg của Chính Phủ ngày 27/05/1995 quyết định thành lập Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hoạt động theo mô hình Nghị định 91/TTg của Chính phủ, Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tƣ TP. Hà Nội cấp ngày 27/09/2004. Theo Quyết định 372/TTg của Thủ Tƣớng Chính phủ về việc cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và Quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao thông Vận tải phê duyệt phƣơng án cổ phần hoá Công ty XNK HK, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ ngày 18/05/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 010312269 do Sở kế hoạch đầu tƣ TP. Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỷ đồng. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tƣ Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/5/2006, Công ty cổ phần XNK Hàng không có các ngành nghề kinh doanh sau: - Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tƣ máy bay; - Kinh doanh phƣơng tiện, thiết bị, vật tƣ và phụ tùng cho ngành Hàng không; - Kinh doanh vật liệu, vật tƣ hàng hoá dân dụng; - Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tƣ, trang thiết bị trƣờng học, đo lƣờng, sinh học và môi trƣờng, vật tƣ trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính; - Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xƣởng, kho bãi, kho ngoại quan; - Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan. SVTH: Lê Thu Bằng 13 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN Q.L.C.Lƣợng PHÒNG KHĐT-LĐTL PHÒNG XNK1 PHÒNG XNK2 PHÒNG TC-KT PHÒNG HCQT PHÒNG XNK3 PHÒNG KDTH CN TP HCM BAN QUẢN LÝ CT TTDV TMDL HK Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty (Nguồn: Phòng Hành chính quản trị) 2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban quản lý chất lượng (QLCL) Xây dựng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lƣợng cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong và ngoài công ty. Xây dựng HTQLCL dạng tài liệu, đánh giá chất lƣợng nội bộ và áp dụng hiệu quả hệ thống đảm bảo chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. SVTH: Lê Thu Bằng 14 Lớp: K44S4 TỔ BÁN VÉ MÁY BAY
- Xem thêm -