Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không - airimex

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình chỉ bảo, góp ý và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Để hoàn thành được đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” ngoài những nỗ lực phấn đấu của bản thân trong suốt quá trình học tập, em xin gửi lời tri ân trước hết đến cha mẹ, những người thân đã luôn động viên, giúp đỡ. Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, những người đã tận tình truyền đạt kiến thức cho em. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX đã giúp em có số liệu để hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thu Bằng SVTH: Lê Thu Bằng i Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...................................................................................................i MỤC LỤC.......................................................................................................ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..............................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................vi PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI............................................1 1.1.TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.............1 1.2.TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................1 1.3.NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU............................................2 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU............................................3 1.5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU..............................................................3 1.6.KẾT CẤU KHÓA LUẬN...........................................................................4 PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG AIRIMEX........................................................................................................5 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN......................................................................................5 2.1.1. Tổng quan về HTTT...............................................................................5 2.1.2. Phân tích hướng chức năng của hệ thống.............................................10 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX.....................................12 2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển......................................................12 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty...................................................................14 2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban..........................................14 2.2.4.........Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP XNK Hàng không – AIRIMEX...............................................................................16 2.2.5.Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty..............................18 2.2.6.Đánh giá hoạt động bán hàng tại công ty...................................................21 SVTH: Lê Thu Bằng ii Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT quẢN Lý BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX..................................26 3.1. CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA .........26 3.1.1. Các yêu cầu của công ty........................................................................26 3.1.2. Giải pháp đưa ra..................................................................................27 3.2. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG........................28 3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống..............................................................28 3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống.......................................................28 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram )...............................30 3.3. THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX....................................................34 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic...................................................................34 3.3.2. Thiết kế vật lý CSDL của hệ thống.......................................................36 3.3.3. Thiết kế giao diện.................................................................................38 3.4. DEMO MỘT SỐ CHỨC NĂNG.............................................................42 3.4.1. Đăng nhập............................................................................................42 3.4.2. Cập nhật thông tin khách hàng............................................................42 3.4.3. Tìm kiếm hàng hóa...............................................................................43 3.4.4. Thống kê doanh thu..............................................................................44 3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CTCP XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX.............................................44 KẾT LUẬN....................................................................................................46 TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................47 PHỤ LỤC.......................................................................................................48 SVTH: Lê Thu Bằng iii Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC BẢNG BIÊU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty.............................................................. 14 Bảng 2.2. Kết quả kinh doanh của CTCP XNK Hàng không (2008 – 2011). .17 Bảng 2.3. Lực lượng lao động của công ty giai đoạn 2008 – 2011.................. 17 Bảng 2.4. Tài sản cố định của công ty thời điểm năm 2010............................18 Hình 2.5. Quy trình bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX......21 Bảng 2.6. Mức độ quan tâm tới HTTT.......................................................... 22 Bảng 2.7. Nhu cầu về HTTT trong tương lai................................................. 23 Bảng 2.8. Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng...........................23 Bảng 2.9. Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai.......................................24 Hình 3.1. Sơ đồ chức năng của HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX...................................................................... 28 Hình 3.2. Sơ đồ luồng thông tin của HTTT quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX............................................................. 29 Hình 3.3. Sơ đồ ngữ cảnh của HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX......................................................................30 Hình 3.4. Sơ đồ DFD mức 0 – HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX......................................................................31 Hình 3.5. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 1.0- Quản lý hàng hóa.................32 Hình 3.6. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 2.0 – Quản lý bán hàng...............32 Hình 3.7. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên................33 Hình 3.8. Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 4.0- Lập báo cáo bán hàng..........34 Bảng 3.9. Mô tả các thực thể của HTTT quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX............................................................................... 34 Hình 3.10. Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX............................................................. 35 Hình 3.11. Mô hình dữ liệu quan hệ HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng Không - AIRIMEX........................................................................................ 36 SVTH: Lê Thu Bằng iv Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Hình 3.12. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX...................................................................... 36 Bảng 3.13. Danh mục khách hàng..................................................................37 Bảng 3.14. Danh mục hàng hóa......................................................................37 Bảng 3.15. Danh mục hóa đơn bán hàng........................................................38 Bảng 3.16. Chi tiết hóa đơn bán hàng............................................................ 38 Bảng 3.17. Danh mục nhân viên bán hàng.....................................................38 Bảng 3.18. Danh mục nhà cung cấp...............................................................38 Hình 3.19. Form Đăng nhập hệ thống............................................................39 Hình 3.20. Form Hệ thống............................................................................. 40 Hình 3.21. Form Danh mục khách hàng........................................................ 40 Hình 3.22. Form Tìm kiếm hàng hóa.............................................................41 Hình 3.23. Form Hóa đơn bán hàng.............................................................. 41 Hình 3.24. Form Thống kê doanh thu............................................................42 SVTH: Lê Thu Bằng v Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Thuật Tiếng anh Tiếng việt ngữ CTCP Công ty cổ phần CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin XNK Xuất nhập khẩu DFD Sơ đồ luồng dữ liệu CSDL Cơ sở dữ liệu CBCNV Data Flow Diagram Cán bộ công nhân viên SXKD Sản xuất kinh doanh ERD Sơ đồ quan hệ thực thể TPS Hệ xử lý giao dịch MIS HTTT quản lí DSS EntityRelationship Diagram HTTT trợ giúp ra quyết định ES Transaction Processing System HTTT chuyên gia ISCA Management Information System HTTT tăng cường khả năng Decision Support System cạnh tranh Expert System Information System for Competitive Advantage SVTH: Lê Thu Bằng vi Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm. Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời sống xã hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt động quản lý là rất cần thiết. Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng. Chính vì những hạn chế trên nên em quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX” làm đề tài cho khóa luận của mình. 1.2. TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) vào hoạt đông sản xuất kinh doanh (SXKD) ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng, không chỉ những doanh nghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng được các doanh nghiệp triển khai như phần mềm Hosco POS.NET của công ty HOSCO, EBIZSTORE của công ty EBUSINESS. Các phần mềm này bao gồm các phân hệ: kho hàng, mua hàng, bán hàng, báo cáo, nhân viên, danh mục, hệ thống. Mặc dù được thiết kế khá hoàn chỉnh, bao gồm rất nhiều các phân hệ nhưng đây lại là phần mềm đóng gói sẵn nên nhiều modul không phù hợp với quy SVTH: Lê Thu Bằng 1 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc một số phân hệ không cần thiết với doanh nghiệp. Bên cạnh đó chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng để triển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… khá lớn nên các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ta gặp phải rất nhiều khó khăn về tài chính để triển khai được phần mềm này. Mất một khoản tiền khá lớn để mua phần mềm nhưng lại không sử dụng hết các chức năng như vậy sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp. Điều mà các doanh nghiệp cần đó là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp chứ không phải doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm. Ngoài ra cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp như: Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần (CTCP) vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tài chính. Đề tài đã nêu được thực trạng và đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại công ty và đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa thật sự linh hoạt, phù hợp với thực tế; giao diện chưa thân thiện, chưa có chức năng trợ giúp. Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trường Đại học Kinh tế quốc dân. Đề tài đã giải quyết được những yêu cầu cơ bản của công ty, đáp ứng được những nghiệp vụ hàng ngày. Tuy nhiên phần mềm xây dựng trên Microsoft Access nên giao diện chưa thân thiện, khả năng cập nhật, lưu trữ dữ liệu chưa linh hoạt. Qua quá trình tìm hiểu thực trạng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu (XNK) Hàng không – AIRIMEX em đã phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công ty. 1.3. NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Mục đích: Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ mà phải biết bảo quản và giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một SVTH: Lê Thu Bằng 2 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hóa, các nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục đích cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên với khoảng thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế khóa luận chỉ dừng lại ở việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại công ty. Nhiệm vụ: - Nghiên cứu tổng quan về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. - Nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác bán hàng trong doanh nghiệp. - Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. - Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty. 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình bán hàng và các yếu tố tác động tới quy trình bán hàng trong công ty. Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX. Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin trong thời gian 4 tuần. Dự kiến sản phẩm sẽ ứng dụng trong thời gian 5 năm. 1.5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phỏng vấn: Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCP XNK Hàng không AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính – Kế toán đã được phỏng vấn. Quá trình phỏng vấn đã thu được nhiều kết quả phục vụ cho quy trình phân tích như sau: Quy trình bán hàng, các đối tượng khách SVTH: Lê Thu Bằng 3 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa hàng của công ty, các chính sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng… Nghiên cứu tài liệu: Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty : - Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác tại phòng Kinh doanh tổng hợp và Tài chính - Kế toán. - Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt động bán hàng, phiếu xuất hàng bán… - Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm… Quan sát: Quan sát quá trình bán hàng xảy ra và các nghiệp vụ liên quan phát sinh tại phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Tài chính - Kế toán. 1.6. KẾT CẤU KHÓA LUẬN Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần : Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu. Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. Giới thiệu sơ lược về CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX. Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không - AIRIMEX. SVTH: Lê Thu Bằng 4 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1. Tổng quan về HTTT Khái niệm HTTT “HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học” (Giáo trình HTTT quản lý, 2000, Nhà xuất bản Hà Nội). Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Phân loại HTTT Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau nên có rất nhiều loại HTTT tồn tại trong tổ chức. Các HTTT trong tổ chức có thể phân loại theo các phương thức khác nhau. Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói SVTH: Lê Thu Bằng 5 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - HTTT xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế… - HTTT quản lí MIS (Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một chu trình được tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thông đối SVTH: Lê Thu Bằng 6 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. - HTTT chuyên gia ES (Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. - HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng Phương pháp xây dựng một HTTT Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu, phương pháp phát triển nhanh, phương pháp thác nước. Có thể qui về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn như sau: SVTH: Lê Thu Bằng 7 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty. Sau đó làm rõ những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT. Tìm hiểu những yêu cầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lý bán hàng. Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thông tin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả năng thực thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống; xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế - Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi dự án ban đầu - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép giải quyết được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã đề ra từ giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ SVTH: Lê Thu Bằng 8 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic phải được người sử dụng xét duyệt. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì. Khi mô hình này được người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải chú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là: - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dành cho người sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống SVTH: Lê Thu Bằng 9 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật. - Thiết kế vật lí trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới được thực hiện vào hoạt động thay thế hệ thống cũ. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá sau cài đặt. 2.1.2. Phân tích hướng chức năng của hệ thống Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lí, việc lưu trữ trong thế giới vật lí bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lí Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công SVTH: Lê Thu Bằng Tin học hoá 10 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa - Dòng thông tin - Điều khiển Lưu ý: - Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. - Có thể dùng thêm một số kí tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Datagram) Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì ? Ký pháp sử dụng cho DFD Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản : thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát /nhận thông tin Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tên tiến trình xử lí Tiến trình xử lí Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lí cập nhật. SVTH: Lê Thu Bằng 11 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Phân rã sơ đồ : Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1… Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD - Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lí và kho dữ liệu. - Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. - Xử lý luôn phải đánh mã số. - Tên cho xử lý phải là một động từ. - Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX 2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Lịch sử hình thành và phát triển Tên tổ chức : CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG Tên viết tắt : AIRIMEX., JSC Trụ sở chính : 414 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, Hà Nội Điện thoại : 04. 3 8271939 Fax: 04. 3 8271925 Email : http://www.airimex.vn Website: http://www.airimex.vn Logo Vốn điều lệ đăng ký : 20.000.000.000 VND (Hai mươi tỷ đồng Việt Nam). Vốn điều lệ thực góp : 20.000.000.000 VND (Hai mươi tỷ đồng Việt Nam). Giấy phép kinh doanh : Số 0103012269 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 18/05/2006, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 15/08/2007. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không tiền thân là Công ty Xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989, của Tổng cục Hàng SVTH: Lê Thu Bằng 12 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa không dân dụng Việt Nam Quyết định 328/TTg của Chính Phủ ngày 27/05/1995 quyết định thành lập Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hoạt động theo mô hình Nghị định 91/TTg của Chính phủ, Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 27/09/2004. Theo Quyết định 372/TTg của Thủ Tướng Chính phủ về việc cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và Quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao thông Vận tải phê duyệt phương án cổ phần hoá Công ty XNK HK, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ ngày 18/05/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 010312269 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỷ đồng. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/5/2006, Công ty cổ phần XNK Hàng không có các ngành nghề kinh doanh sau: - Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay; - Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng không; - Kinh doanh vật liệu, vật tư hàng hoá dân dụng; - Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tư, trang thiết bị trường học, đo lường, sinh học và môi trường, vật tư trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính; - Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kho ngoại quan; - Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan. SVTH: Lê Thu Bằng 13 Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN Q.L.C.Lượn g PHÒNG KHĐT-LĐTL PHÒNG XNK1 PHÒNG XNK2 PHÒNG TC-KT PHÒNG HCQT PHÒNG XNK3 PHÒNG KDTH CN TP HCM BAN QUẢN LÝ CT TTDV TMDL HK Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty (Nguồn: Phòng Hành chính quản trị) 2.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban quản lý chất lượng (QLCL) Xây dựng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong và ngoài công ty. Xây dựng HTQLCL dạng tài liệu, đánh giá chất lượng nội bộ và áp dụng hiệu quả hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. SVTH: Lê Thu Bằng 14 Lớp: K44S4 TỔ BÁN VÉ MÁY BAY