Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi më ®Çu
Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, nÒn kinh tÕ
thÕ giíi ®· cã nh÷ng thay ®æi trong nhËn thøc vµ t- duy. Tr-íc
yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ tr-êng c¸c tæ chøc còng nh- c¸c doanh
nghiÖp ph¶i t×m mäi c¬ héi vµ biÖn ph¸p ®Ó t×m kiÕm, x© y dùng
nguån th«ng tin cho chÝnh m×nh... §Ó t×m kiÕm ®-îc nguån th«ng
tin th× viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin tèt nh»m khai th¸c
tèt mäi luång th«ng tin lµ c«ng viÖc cÇn ph¶i lµm ®èi víi mçi
doanh nghiÖp kinh doanh. Mét hÖ thèng th«ng tin tèt sÏ trë thµnh
søc m¹nh trî gióp ®¾c lùc cho c¶ hÖ thèng trong tÊt c¶ c¸c quyÕt
®Þnh ®Ò ra.
Mét khi c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp, giao dÞch, xuÊt nhËp hµng
ho¸... ®-îc tin häc ho¸ th× viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n
xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ ®iÒu ®-¬ng nhiªn. øng dông CNTT sÏ
mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ v« cïng to lín trong mäi lÜnh vùc, nhÊt
lµ trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c doanh nghiÖp hµng ®Çu
thÕ giíi t¹i c¸c n-íc ¢u Mü ®¹t ®-îc nhiÒu thµnh c«ng mét phÇn
còng do kh«ng ngõng ®Çu t-, c¶i tiÕn c¸c gi¶i p h¸p, c¸c s¶n phÈm
phÇn cøng còng nh- phÇn mÒm cho chÝnh m×nh nh»m cho phÐp
n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt -kinh doanh.
ViÖc ph¸t triÓn øng dông CNTT vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña
ViÖt Nam chóng ta lµ mét xu thÕ tÊt yÕu. Cã kh«ng Ýt doanh
nghiÖp ViÖt Nam giê ®©y ®ang cã g¾ng øng dông c¸c s¶n phÈm
phÇn mÒm ®Ó tiÕn hµnh qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
cña chÝnh m×nh. Hoµ nhËp cïng xu thÕ ph¸t triÓn chung ®ã C«ng
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 còng ®ang
cè g¾ng tõng b-íc tin häc ho¸, x©y dùng hÖ th«ng th«ng tin chuÈn
cho chÝnh c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp cña m×nh .
Trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp t¹i c«ng ty, nhËn biÕt ®-îc yªu
cÇu ®Æt ra ®èi víi c«ng ty, ®ång thêi víi sù ®ång ý cña thÇy gi¸o
h-íng dÉn thùc tËp em quyÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi :
Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Qu¶n Lý
B¸n Hµng t¹i c«ng ty BK4
Néi dung chuyªn ®Ò thùc tËp gåm 3 ch-¬ng :
Ch-¬ng I : Giíi thiÖu c«ng ty Th-¬ng m¹i vµ Ph¸t TriÓn
C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4.
Ch-¬ng II : C¬ së lý thuyÕt vµ ph-¬ng ph¸p l uËn chung
vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng.
Ch-¬ng III : ThiÕt kÕ HÖ Thèng Th«ng Tin qu¶n lý b¸n
hµng øng dông cho ho¹t ®éng kinh doanh t¹i c«ng ty.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
PhÇn néi dung
Ch-¬ng I
Giíi thiÖu vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t
triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4
1.Giíi thiÖu s¬ l-îc vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ
ph¸t triÓn c«ng nghÖ b¸ch khoa 4
C«ng ty Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 lµ
doanh nghiÖp t- nh©n, ®-îc Së KÕ ho¹ch ®Çu t- Thµnh phè Hµ
Néi cÊp giÊy phÐp thµnh lËp ngµy 16 th¸ng 04 n¨m 2001 theo
quyÕt ®Þnh sè : 2894/Q§ - UB cña Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi
Tªn c«ng ty
C«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ
B¸ch Khoa 4
Tªn viÕt t¾t: BK4
Tªn giao dÞch
C«ngTy Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ
B¸ch Khoa 4
Trô së c«ng ty
Sè nhµ 29-CÇu Hoµ Môc-Thanh Xu©n-Hµ Néi
Gi¸m ®èc : NguyÔn v¨n Ph-íc
Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh BK4 ® ¨ng kÝ
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, ®iÒu
khiÓn tù ®éng, m¸y v¨n phßng vµ c¸c thiÕt bÞ ®o l-êng.
- ChuyÓn giao c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc.
- §¹i lý kinh doanh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö b-u chÝnh viÔn th«ng.
- DÞch vô söa ch÷a, b¶o d-ìng, b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö,
tin häc, th«ng tin, m¸y v¨n phßng.
- §µo t¹o vµ d¹y nghÒ: KÕ to¸n, Maketing, ngo¹i ng÷, ®iÖn,
®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, thiÕt bÞ v¨n phßng.
3. c¬ cÊu tæ chøc cña BK4
M« h×nh qu¶n lý cña BK4 cã d¹ng nh- sau :
Ban Gi¸m
§èc
Phßng
KÕ Ho¹ch
Phßng
Maketing
Phßng
KÕ To¸n
Phßng
Kü ThuËt
Phßng
Hµnh
ChÝnh
C¸c phßng ban cña c«ng ty n»m ngay t¹i trô së chÝnh ®ång thêi cã mét bé
phËn n»m t¹i c¸c chi nh¸nh cu¶ c«ng ty. Nh©n viªn cña c¸c phßng ban mét bé
phËn cè ®Þnh n»m t¹i chi nh¸nh, bé phËn nh©n viªn cßn l¹i th-êng ®-îc ®iÒu
®éng qua l¹i gi÷a trô së vµ chi nh¸nh cña c«ng ty.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Th«ng qua sù ®iÒu ®éng nµy nã t¹o nªn sù g¾n kÕ chÆt chÏ qua l¹i gi÷a c¸c
phßng ban còng nh- gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty.
+ C¸c c¬ së chÝnh cña bk4
+ Nhµ sè : 69 Phè Väng – QuËn Hai Bµ Tr-ng – TP Hµ Néi.
Tel: (04)6281595-0912423118.
+ Nhµ sè : 88 Vò Träng Phông_Thanh Xu©n _Hµ Néi
Tel: (04)5584097.
+ Nhµ sè :125 L¸ng H¹ - §èng §a – Hµ Néi.
Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224.
+Nhµ sè : 29 CÇu Hoµ Môc-§èng §a – Hµ Néi.
Tel: (04)5584098.
C¸c cöa hµng chi nh¸nh vµ trung t©m trùc thuéc nµy chñ yÕu thùc
hiÖn viÖc kinh doanh l-u chuyÓn hµng ®-îc nhËp t¹i kho hµng 29
CÇu Hoµ Môc.
4. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban
4.1. ban Gi¸m ®èc c«ng ty
Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty gåm cã 4 thµnh viªn, mçi thµnh viªn ®Òu cã vai trß
rÊt quan träng trong viÖc ho¹ch ®Þnh chiÕn l-îc kinh doanh cña toµn c«ng ty.
C¸c thµnh viªn nµy ®Òu ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong sè vèn kinh
doanh cña toµn c«ng ty.
NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc lµ :
Nghiªn cøu vµ ®Ò ra c¸c chiÕn l-îc kinh doanh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n cho
c«ng ty.
Ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.
Trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c giao dÞch lín.
Thu nhËn nh÷ng ý kiÕn ®¸nh gi¸ cña cÊp d-íi.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
4.2. Phßng KÕ ho¹ch
Tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng chiÕn l-îc vµ kÕ ho¹ch
ph¸t triÓn cña toµn c«ng ty, ph©n tÝch ®Ò xuÊt chiÕn l-îc ph¸t triÓn
kinh doanh vµ chiÕn l-îc qu¶n lý trong tõng giai ®o¹n.
X©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao
hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh.
Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, xuÊt nhËp trang thiÕt bÞ, vËt t-, hµng ho¸ t¹i trô
së chÝnh cu¶ c«ng ty.
Phßng kÕ ho¹ch lu«n lµ n¬i khëi ®éng, b¾t ®Çu cña c¸c kÕ ho¹ch nghiªn
cøu ®µo taä, x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p kÜ thuËt, thiÕt lËp c¸c chi nh¸nh
míi.
T¹i phßng nµy c¸c chiÕn l-îc kinh doanh cña BK4 trong ng¾n h¹n còng nhtrong dµi h¹n ®Ò ®-îc ®Ò xuÊt vµ nghiªn cøu. Nh÷ng thµnh viªn thuéc phßng
nµy cã thÓ lµ nh©n viªn trùc thuéc c¸c bé phËn kh¸c cña c«ng ty hoÆc cã thÓ
lµ nh©n viªn thuéc c¸c tæ chøc x· héi kh¸c.
4.3. Phßng kinh doanh
Do ®Æc thï cña m« h×nh kinh doanh cña c«ng ty nªn sè l-îng nh©n viªn thuéc
phßng nµy lµ t-¬ng ®èi lín. C¸c nh©n viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµm viÖc
t¹i trô së c«ng ty còng nh- cã thÓ lµm viÖc t¹i c¸c chi nh¸nh. Phßng Maketing
th-êng ph¶i phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh- sau :
LËp kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm trong mçi l« hµng cho
c¸c ®¹i lý b¸n lÎ m¸y tÝnh kh¸c trong toµn bé khu vùc.
Trùc tiÕp bµn b¹c, thiÕt lËp c¸c giao dÞch ®èi víi c¸c ®èi t¸c trong vµ
ngoµi khu vùc.
Cè vÊn, tham m-u cïng ban gi¸m ®èc trong vÊn ®Ò kinh doanh vµ giíi
thiÖu s¶n phÈm.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Hç trî, hîp t¸c cïng phßng kü thuËt trong viÖc giao dÞch, mua b¸n
hµng ho¸.
Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c ®-îc gi¸m ®èc giao cho …
4.4. Phßng KÕ to¸n
§Ò xuÊt, tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng: c«ng t¸c qu¶n
lý, tæ chøc vµ nh©n sù; c¬ chÕ qu¶n lý kÕ to¸n, tµi chÝnh; chÕ ®é h¹ch
to¸n, b¸o c¸o thèng kª; c¬ chÕ qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l-¬ng cña toµn
c«ng ty sao cho phï hîp víi quy ®Þnh nhµ n-íc.
X©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú cho trô së chÝnh còng nh- t¹i c¸c chi
nh¸nh cña c«ng ty.
ThiÕt kÕ, x©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh, lao ®éng, tiÒn l-¬ng cho c«ng
ty.
Tæ chøc thùc hiÖn vµ cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c b¸o c¸o tµi
chÝnh kÕ to¸n khi cã yªu cÇu.
4.5. Phßng Kü thuËt
X©y dùng, thiÕt lËp, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho
c«ng ty.
Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch trong viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch
nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao chÊt
l-îng cña hµng ho¸ ®-îc b¸n ra ngoµi thÞ tr-êng.
Phèi hîp víi c¸c chi nh¸nh trong viÖc triÓn khai, b¶o tr× vµ
l¾p r¸p, thùc hiÖn c¸c giao dÞch.
ThiÕt lËp vµ triÓn khai hÖ thèng kü thuËt, trang thiÕt bÞ, cho
c¸c trô së còng nh- c¸c chi nh¸nh.
Phèi hîp víi phßng l-u tr÷ vËn hµnh vµ phôc håi d÷ liÖu
trong viÖc triÓn khai hÖ thèng kü thuËt cã liªn quan ®Õn sao
d÷ liÖu.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n tæng hîp trong c«ng t¸c qu¶n lý
tæ chøc nh©n sù, tiÒn l-¬ng; lËp b¸o c¸o ®Þnh kú, khÊu hao tµi
s¶n cè ®Þnh, c«ng cô lao ®éng, c¸c thiÕt bÞ c«ng nghÖ chuyªn
dïng…
Tæ chøc qu¶n lý, b¶o tr× vµ söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y
mãc cña toµn c«ng ty.
Thùc hiÖn c¸c ch-¬ng tr×nh kiÓm tra kü thuËt, ®µo t¹o c¸n bé
cho c¸c chi nh¸nh.
LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ b¸o c¸o ®Þnh kú kÕt qu¶ thùc hiÖn
cho Gi¸m ®èc, ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p c¶i tiÕn vÒ qu¶n lý vµ
kü thuËt.
Thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô kh¸c do Gi¸m ®èc giao …
4.6. Phßng Hµnh chÝnh
Phßng hµnh chÝnh lu«n lu«n th-êng trùc t¹i c«ng ty, phßng hµnh
chÝnh th-êng ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc sau :
Gióp ®ì kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh ®Õn c«ng ty giao dÞch
bu«n b¸n hµng ho¸.
Céng t¸c, hç trî c¸c phßng ban kh¸c trong c¸c c«ng viÖc
hµng ngµy.
ThiÕt lËp lÞch c«ng t¸c th-êng nhËt cho c¸c nh©n viªn.
Hç trî, tham m-u cïng gi¸m ®èc trong c¸c vÊn ®Ò kh¸c …
5. LÜnh vùc ho¹t ®éng hiÖn nay cña BK4
Tõ nh÷ng ®Æc thï trªn cña BK4 ta dÔ dµng nhËn ra lÜnh vùc mµ
c«ng ty ®ang ho¹t ®éng còng nh- môc tiªu vµ ph-¬ng h-íng trong
t-¬nglai cña BK4.
C«ng ty ®ang cè g¾ng dÇn t¹o ra mét thÞ tr-êng trong c¸c lÜnh
vùc :
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y
photocopy, c¸c thiÕt bÞ m¸y v¨n phßng víi sè l-îng kh«ng
h¹n chÕ.
Söa ch÷a, b¶o d-ìng, n©ng cÊp c¸c lo¹i m¸y tÝnh.
Cµi ®Æt, cung cÊp phÇn mÒm m¸y vi tÝnh, c¸c gi¶i ph¸p tæng
thÓ vÒ m¹ng.
LËp tr×nh øng dông trong qu¶n lý, kÕ to¸n …
6. Ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng trong t-¬ng lai
TiÕn hµnh më réng ®Çu t-, mua s¾m c¸c ph-¬ng tiÖn,
trang thiÕt bÞ cho c¸c c¬ së cña m×nh. Qua ®ã sÏ t¹o ®-îc
sù g¾n kÕt chÆt chÏ gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh còng
nh- gi÷a c¸c chi nh¸nh víi nhau.
Th«ng qua sù g¾n kÕt nµy c¸c phÇn cña c«ng ty sÏ dÔ
dµng hç trî cho nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cña m×nh.
Më réng c¸c ®¹i lý, chi nh¸nh trªn ph¹m vi toµn quèc
nhÊt lµ ®èi víi khu vùc phÝ B¾c. C¸c ®¹i lý nµy sÏ tiÕn
hµnh nhËp hµng ho¸ t¹i trô së nh-ng sÏ ®éc lËp trong c¸c
giao
dÞch cña m×nh. Qua møc hµng ho¸ nhËp vµo cña
m×nh c¸c chi nh¸nh sÏ thu vÒ phÇn lîi nhuËn cã ®-îc
th«ng qua chªnh lÖch gi÷a gi¸ mua vµ gi¸ b¸n cña hµng
ho¸.
Tõng b-íc thiÕt lËp mét thÞ tr-êng thèng nhÊt trong l Ünh vùc kinh
doanh m¸y tÝnh.
7. Sù cÇn thiÕt vµ nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña
phÇn mÒm qlbh
Nh- ®· ph©n tÝch ë trªn, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty
BK4 lµ kinh doanh bu«n b¸n hµng ho¸, thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh. VÊn
®Ò nghiªn cøu x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin, qu¶n lý l-îng
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
hµng ho¸ nhËp xuÊt, c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh lµ
träng.
v« cïng quan
§èi víi c«ng ty BK4 hiÖn nay, viÖc x©y dùng ngay mét
phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, tin häc ho¸ dÇn c¸c thao t¸c trong
giao dÞch bu«n b¸n lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng ngh Ö th«ng
tin mang tÝnh chiÕn l-îc. PhÇn mÒm ®-îc x©y dùng víi môc ®Ých
®Çu tiªn lµ qu¶n lý l-îng hµng nhËp xuÊt, gi¶m bít c¸c thao t¸c
thñ c«ng trong ho¹t kinh doanh. Ngoµi ra phÇn mÒm cßn cung
cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp cña c¸c lo¹i thiÕt bÞ,
biÕn ®éng cña l-îng hµng nhËp xuÊt, t×m kiÕm c¸c th«ng tin trî
gióp, gi¶i ®¸p ý kiÕn kh¸ch hµng còng nh- ng-êi qu¶n lý. ViÖc sö
dông phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng sÏ t¨ng kh¶ n¨ng giao dÞch cña
c«ng ty víi kh¸ch hµng, ®èi t¸c, gióp c«ng ty gi¶m bít ®-îc n hiÒu
thao t¸c thñ c«ng, dÔ dµng trong qu¶n lý nhËp xuÊt, t×m kiÕm
th«ng tin, cËp nhËp th«ng tin vÒ l-îng hµng nhËp xuÊt, l-îng hµng
tån kho, nhµ cung cÊp vµ thêi gian xö lý ®¬n ®Æt hµng gãp phÇn
n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng viÖc cña
ng-êi qu¶n lý lµ cËp nhËt th«ng tin c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn, qu¶n lý
c¸c ®¬n ®Æt hµng, gãp ý cña kh¸ch hµng qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n
hµng mét c¸ch hiÖu qu¶, bao gåm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kh¸ch
hµng, qu¶n lý nhµ cung cÊp…
§ång thêi, phÇn mÒm còng cã thÓ i n ra c¸c b¸o c¸o kÕt qu¶ cña
c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c th«ng tin c¸ nh©n
qua ®ã hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o c«ng
ty…
C¸c chøc n¨ng chÝnh cÇn ph¶i cã cña phÇn mÒm
1. Ho¸ ®¬n nhËp xuÊt hµng ho¸:
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
PhÇn m«dule nµy hµng ho¸ nhËp xuÊt cña c«ng ty sÏ ®-îc tiÕn
hµnh nhËp sè liÖu. C«ng viÖc nµy cã thÓ tiÕn hµnh ë phßng
Maketing t¹i trô së cña c«ng ty còng nh- t¹i c¸c chi nh¸nh.
2. TÝnh tån kho hµng ho¸ theo ngµy nhËp, theo tªn hµng
ho¸ theo th¸ng quý, n¨m :
Th«ng qua c¸c th«ng tin t×m kiÕm ®ù¬c nhËp vµo phÇn m«dule
nµy sÏ tù ®éng tra cøu trong c¬ së d÷ liÖu nh÷ng th«ng tin phï hîp
nhÊt cung cÊp cho ng-êi sö dông.
3. T×m kiÕm hµng theo: m· hµng, tªn hµng, l-îng nhËp
xuÊt …
C¸c th«ng tin nµy sau khi ®ù¬c nhËp vµo sÏ ®-îc m¸y tÝnh tù ®éng
t×m vµ phÇn d÷ liÖu phï hîp sÏ ®-îc ®-a ra.
4. CËp nhËt kh¸ch hµng.
T¹i ®©y chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh nhËp thªm mét kh¸ch hµng míi
còng nh- cã thÓ chØnh söa theo ý muèn.
6. Lªn danh s¸ch kh¸ch hµng.
Khi chóng ta muèn lªn mét danh s¸ch kh¸ch hµng theo mét tiªu
chÝ nµo ®ã th× phÇn m«dule nµy sÏ gióp t¹o ra mét b¶ng danh s¸ch
kh¸ch hµng.
7. Lªn danh s¸ch nh©n viªn
PhÇn m«dule nµy hç trî viÖc t¹o vµ in ra mét b¶ng danh s¸ch c¸c
nh©n viªn trong c¶ c«ng ty.
8. LËp danh s¸ch c¸c lo¹i hµng b¸n
T¹i ®©y th× danh s¸ch cña c¸c lo¹i hµng b¸n sÏ ®-îc lËp vµ in ra
theo mét tiªu chÝ nhÊt ®Þnh
9. Tra cøu t×m kiÕm kh¸ch hµng theo: m· kh¸ch, tªn kh¸ch,
®Þa chØ, ®iÖn tho¹i.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
10. In hãa ®¬n b¸n hµng, nhËp hµng
C¸c ho¸ ®¬n ®-îc lËp t¹i phÇn m«dule nhËp xuÊt hµng ho¸ sÏ
®-îc in ra tõ phÇ m«dule nµy.
11. LËp hãa ®¬n thanh to¸n
12. Tra cøu t×m kiÕm ho¸ ®¬n vµ xem hãa ®¬n
Tõ c¸c th«ng tin tra cøu ®-îc nhËp vµo, phÇn mÒm nµy sÏ hç
trî ng-êi sö dông ®Ó t×m kiÕm ®-îc mét th«ng tin phï hîp
13. Thèng kª
Ch-¬ng II
Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin
I.
Tæng quan vÒ hÖ thèng th«ng tin
1. Kh¸i niÖm vÒ HÖ thèng th«ng tin
HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng-êi, c¸c thiÕt
bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu …thùc hiÖn ho¹t ®éng thu
thËp, l-u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c ¸c
rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng.
Nã ®-îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng-êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ
thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo(Inputs) cña hÖ
thèng th«ng tin ®-îc lÊy tõ c¸c nguån(Sources) vµ ®-îc xö lý
bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸ c d÷ liÖu ®· ®-îc l-u tr÷ tõ
tr-íc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®-îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých
(Destination) hoÆc cËp nhËp vµo kho d÷ liÖu(Storage).
Mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn : bé phËn ®-a d÷
liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®-a d÷ li Öu ra.
Ta cã thÓ thÊy râ h¬n ®-îc vÊn ®Ò trªn th«ng qua h×nh vÏ minh
ho¹ sau :
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Nguån
Thu thËp
§Ých
Xö lý vµ l-u gi÷
Ph©n Ph¸t
Kho d÷ liÖu
VÝ dô 1
HÖ thèng tr¶ l-¬ng truyÒn thèng thu thËp d÷ liÖu vÒ thêi gian
®· lµm viÖc, xö lý chóng cïng víi c¸c d÷ liÖu l©u bÒn ®-îc ghi
trªn c¸c hå s¬, t¹o ra c¸c tê sÐc tr ¶ l-¬ng hoÆc thùc hiÖn viÖc
göi tiÒn tù ®éng vµo c¸c tµi kho¶n cña nh©n viªn ¨n l-¬ng vµ
chuyÓn c¸c th«ng tin vÒ kho¶n tiÒn ®ã cho ng-êi ®-îc lÜnh.
V©y ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin.
HÖ thèng tr¶ l-¬ng cã thÓ ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng
hoÆc b»ng ph-¬ng tiÖn m¸y mãc. §ã cã thÓ lµ ph-¬ng tiÖn ch-a
tù ®éng ho¸ hoÆc tù ®éng ho¸ hoµn toµn nh- maý tÝnh bá tói vµ
m¸y ch÷, hoÆc cã thÓ lµ mét m¸y tÝnh ®iÖn tö g¾ng víi mét sè
®Üa tõ vµ m¸y in laser. HÖ thèng th«ng tin nµy còng chÞu sù
rµng buéc cã thÓ lµ nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a chñ vµ nh©n viªn,
c¸c tho¶ thuËn vÒ thêi ®iÓm tr¶ l-¬ng cho tõng nhãm c«ng
nh©n.
VÝ dô 2
ViÖc ghi chÐp cña «ng chñ tÞch mét c«ng ty vÒ øng xö cña
céng sù gÇn gòi, vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c cña hä vµ møc ®é tù chñ
trong c«ng viÖc. ViÖc sö dông nh÷ng ghi chÐp ®ã vµo nh÷ng
thêi ®iÓm ®Ò b¹t, xÐt cho tham gia vµo c¸c c«ng viÖc hoÆc xÐt
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
t¨ng l-¬ng… t¹o ra mét hÖ thèng th«ng tin. Trong tr-êng hîp
nµy «ng chñ tÞch võa lµ ng-êi sö dông th«ng tin võa lµ ng-êi
t¹o ra th«ng tin. Ph-¬ng tiÖn sö dông ch Ø ®¬n gi¶n lµ mét quyÓn
sæ ghi chÐp c¸ nh©n. MÆc dï vËy th× ®©y vÉn ®-îc coi lµ mét hÖ
thèng th«ng tin héi ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng th«ng
tin.
Qua hai vÝ dô trªn ta thÊy cã hai lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin
kh¸c nhau (1)HÖ thèng chÝnh thøc, (2) HÖ thèng kh«ng chÝnh
thøc.
Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc th-êng bao gåm mét tËp hîp
c¸c quy t¾c vµ c¸c ph-¬ng thøc lµm viÖc cã v¨n b¶n râ rµng
hoÆc Ýt ra lµ ®-îc thiÕt lËp theo truyÒn thèng . §ã lµ hÖ thèng
tr¶ l-¬ng nãi trªn hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung
cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng
kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng th-êng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh
tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau còng nh- nh÷ng
hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chuÈn ®o¸n tæ chøc.
2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin t¹i trong mét
tæ chøc :
Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin hay ®-îc dïng trong
c¸c tæ chøc. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu
ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ nã phôc vô lµm
c¬ së ®Ó ph©n lo¹i.
2. 1 ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin
®Çu ra :
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng th-êng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c
nhau nh-ng chóng ph©n biÖt nhau tr-íc hÕt bëi lo¹i ho¹t
®éng mµ nã trî gióp. Theo c¸ch nµy cã n¨m lo¹i :
HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch.
HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.
HÖ thèng trî gióp vµ ra quyÕt ®Þnh.
HÖ chuyªn gia .
HÖ thèng t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh.
a. HÖ thèng xö lý giao dÞch TPS(Transaction Processing
System)
HÖ thèng nµy xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tá chøc
thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng-êi cho vay
hoÆc nh÷ng nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi
liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn c¸c giao dÞch ®ã . C¸c hÖ thèng xö lý
giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c d÷ liÖu cho phÐp th eo dâi c¸c
ho¹t ®«ng cña tæ chøc . Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc
ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ®Õn c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh:HÖ thèng tr¶ l-¬ng, lËp ®¬n ®Æt hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dâi
kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng kÝ m«n häc cña sinh
viªn, cho m-în s¸ch vµ tµi liÖu trong mét th- viÖn, cËp nhËp tµi
kho¶n ng©n hµng vµ tÝnh thuÕ ph¶i tr¶ cña nh÷ng ng-êi nép thuÕ.
b. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS(Managerment
information System)
Lµ hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc , c¸c
ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn
qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l-îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo
c¸c c¬ së dò liÖu ®-îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng
nh- tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung chóng t¹o
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh k× hoÆc theo
yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy th-êng cã tÝnh chÊt so s¸nh, chóng
lµm t-¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®-îc dù
kiÕn tr-íc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ liÖu hiÖn
thêi cña mét c«ng ty trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷
liÖu hiÖn thêi vµ c¸c d÷ liÖu lÞch sö.
c. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS(Decision Support
System)
lµ hÖ thèng ®-îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c
ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ® Þnh th-êng ®-îc
m« t¶ nh- mét quy tr×nh ®-îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n : x¸c
®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ
lùa chän mét ph-¬ng ¸n .
d. HÖ thèng chuyªn gia ES(expert system)
®ã lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ ngiªn cøu trÝ tuÖ
nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc
nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã .
e. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh
ISCA(information system for competitive advantage)
HÖ thèng lo¹i nµy ®-îc sö dông nh- mét trî gióp chiÕn l-îc .
Khi nghiªn cøu mét HÖ Thèng Th«ng Tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn
m«i tr-êng trong ®ã nã ®-îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng nã chØ ®¬n
gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ th«ng th«ng tin qu¶n
lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ® Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia .
HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-¬ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®-îc thiÕt
kÕ cho nh÷ng ng-êi sö dông lµ nh÷ng ng-êi ngoµi tæ chøc, cã
thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp, còng cã thÓ lµ tæ
chøc kh¸c cña ngµnh c«ng nghiÖp… Nªó nh- nh÷ng hÖ thèng
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
®-îc x¸c ®Þnh tr-íc ®©y cã môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c
ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c-êng søc c¹nh
tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l-îc(v× vËy cã
thÓ gäi lµ HÖ Thèng Th«ng Tin chiÕn l-îc). Chóng cho phÐp tæ
chóc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l-îng c¹nh
tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh
nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c
tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp.
2. 2. Ph©n lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin t¹i c«ng ty BK4
C¸c th«ng tin trong c«ng ty BK4 ®-îc ph©n chia theo cÊp qu¶n
lý, ®ång thêi chóng l¹i ®-îc chia theo nghiÖp vô
mµ chóng
phôc vô. §Ó hiÓu râ thªm vÒ c¸ch ph©n chia nµy ta ®i xem xÐt
b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin øng víi doanh nghiÖp
BK4.
B¶ng ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra
quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty BK4:
Tµi ChÝnh
Marketing
Kinh doanh
chiÕn l-îc
chiÕn l-îc
chiÕn l-îc
Tµi chÝnh
Marketing
Kinh doanh
chiÕn thuËt
chiÕn thuËt
chiÕn thuËt
HÖ thèng
th«ng tin
v¨n phßng
Tµi chÝnh
Marketing
Kinh doanh
chiÕn t¸c
t¸c nghiÖp
t¸c nghiÖp
nghiÖp
3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®-îc m« t¶ kh¸c nhau
tuú theo quan ®iÓm cña ng-êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®-îc ®Ò
cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ: m« h×nh
logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong.
3.1 M« h×nh logic
M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu
thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶
hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ
thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi cÇu hái “ C¸i g×?” vµ “ §Ó
lµm g×?” . Nã kh«ng quan t©m tíi ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông còng
nh- ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®-îc xö lý.
3.2 M« h×nh vËt lý ngoµi
M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy
®-îc cña hÖ thèng nh- lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt
qu¶ còng nh- h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph-¬ng tiÖn ®Ó
thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ng-êi vµ vÞ
trÝ c«ng t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nhnh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh
hoÆc bµn phÝm ®-îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi
gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng
xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë
®©u? vµ Khi nµo?
3.4 M« h×nh vËt lý trong
M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý
cña hÖ thèng, tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng-êi sö dông
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. Ch¼ng h¹ n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin
liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®-îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng,
dung l-îng kho l-u tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý
cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch-¬ng tr×nh vµ ng«n
ng÷ thÓ hiÖn. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh- thÕ nµo?
Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau,
m« h×nh
logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt
qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña
gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m«
h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi
nhÊt.
M« h×nh æn ®Þnh nhÊt
C¸i g×? §Ó lµm g×?
M« h×nh logic
(gãc nh×n qu¶n lý)
C¸i g×? ë ®©u? Khi
nµo
M« h×nh vËt lý ngoµi
(gãc nh×n sö dông)
Nh- thÕ nµo?
M« h×nh vËt lý trong
(gãc nh×n kü thuËt)
M« h×nh hay thay ®æi nhÊt
Ba m« h×nh cña mét hÖ thèng th«ng tin
4. C«ng cô m« h×nh hãa
S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô
th-êng dïng nhÊt ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin.
Chóng thÓ hiÖn hai møc m« h×nh vµ hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ
hÖ thèng. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p cña hai lo¹i s¬ ®å nµy.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å luång th«ng tin (IFD)
S¬ ®å luång th«ng tin ®-îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin
theo c¸ch thøc ®éng, tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓ n cña d÷ liÖu, viÖc
xö lý, viÖc l-u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å.
C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin:
- Xö lý:
Thñ c«ng
Giao t¸c ng-êi - m¸y
Tin häc ho¸ hoµn toµn
- Kho l-u tr÷ d÷ liÖu
Thñ c«ng
- Dßng th«ng tin
- §iÒu khiÓn
Tin häc hãa
Tµi liÖu