Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty bk4...

Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty bk4

.PDF
31
90
64

Mô tả:

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi më ®Çu Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, nÒn kinh tÕ thÕ giíi ®· cã nh÷ng thay ®æi trong nhËn thøc vµ t- duy. Tr-íc yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ tr-êng c¸c tæ chøc còng nh- c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m mäi c¬ héi vµ biÖn ph¸p ®Ó t×m kiÕm, x© y dùng nguån th«ng tin cho chÝnh m×nh... §Ó t×m kiÕm ®-îc nguån th«ng tin th× viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin tèt nh»m khai th¸c tèt mäi luång th«ng tin lµ c«ng viÖc cÇn ph¶i lµm ®èi víi mçi doanh nghiÖp kinh doanh. Mét hÖ thèng th«ng tin tèt sÏ trë thµnh søc m¹nh trî gióp ®¾c lùc cho c¶ hÖ thèng trong tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh ®Ò ra. Mét khi c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp, giao dÞch, xuÊt nhËp hµng ho¸... ®-îc tin häc ho¸ th× viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ ®iÒu ®-¬ng nhiªn. øng dông CNTT sÏ mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ v« cïng to lín trong mäi lÜnh vùc, nhÊt lµ trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c doanh nghiÖp hµng ®Çu thÕ giíi t¹i c¸c n-íc ¢u Mü ®¹t ®-îc nhiÒu thµnh c«ng mét phÇn còng do kh«ng ngõng ®Çu t-, c¶i tiÕn c¸c gi¶i p h¸p, c¸c s¶n phÈm phÇn cøng còng nh- phÇn mÒm cho chÝnh m×nh nh»m cho phÐp n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt -kinh doanh. ViÖc ph¸t triÓn øng dông CNTT vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña ViÖt Nam chóng ta lµ mét xu thÕ tÊt yÕu. Cã kh«ng Ýt doanh nghiÖp ViÖt Nam giê ®©y ®ang cã g¾ng øng dông c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm ®Ó tiÕn hµnh qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña chÝnh m×nh. Hoµ nhËp cïng xu thÕ ph¸t triÓn chung ®ã C«ng Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 còng ®ang cè g¾ng tõng b-íc tin häc ho¸, x©y dùng hÖ th«ng th«ng tin chuÈn cho chÝnh c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp cña m×nh . Trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp t¹i c«ng ty, nhËn biÕt ®-îc yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi c«ng ty, ®ång thêi víi sù ®ång ý cña thÇy gi¸o h-íng dÉn thùc tËp em quyÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi : Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Qu¶n Lý B¸n Hµng t¹i c«ng ty BK4 Néi dung chuyªn ®Ò thùc tËp gåm 3 ch-¬ng :  Ch-¬ng I : Giíi thiÖu c«ng ty Th-¬ng m¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4.  Ch-¬ng II : C¬ së lý thuyÕt vµ ph-¬ng ph¸p l uËn chung vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng.  Ch-¬ng III : ThiÕt kÕ HÖ Thèng Th«ng Tin qu¶n lý b¸n hµng øng dông cho ho¹t ®éng kinh doanh t¹i c«ng ty. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn néi dung Ch-¬ng I Giíi thiÖu vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 1.Giíi thiÖu s¬ l-îc vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ b¸ch khoa 4 C«ng ty Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 lµ doanh nghiÖp t- nh©n, ®-îc Së KÕ ho¹ch ®Çu t- Thµnh phè Hµ Néi cÊp giÊy phÐp thµnh lËp ngµy 16 th¸ng 04 n¨m 2001 theo quyÕt ®Þnh sè : 2894/Q§ - UB cña Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi  Tªn c«ng ty C«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4  Tªn viÕt t¾t: BK4  Tªn giao dÞch C«ngTy Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4  Trô së c«ng ty Sè nhµ 29-CÇu Hoµ Môc-Thanh Xu©n-Hµ Néi  Gi¸m ®èc : NguyÔn v¨n Ph-íc  Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282. Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt. vn 2. LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh BK4 ® ¨ng kÝ Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, ®iÒu khiÓn tù ®éng, m¸y v¨n phßng vµ c¸c thiÕt bÞ ®o l-êng. - ChuyÓn giao c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc. - §¹i lý kinh doanh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö b-u chÝnh viÔn th«ng. - DÞch vô söa ch÷a, b¶o d-ìng, b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc, th«ng tin, m¸y v¨n phßng. - §µo t¹o vµ d¹y nghÒ: KÕ to¸n, Maketing, ngo¹i ng÷, ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, thiÕt bÞ v¨n phßng. 3. c¬ cÊu tæ chøc cña BK4  M« h×nh qu¶n lý cña BK4 cã d¹ng nh- sau : Ban Gi¸m §èc Phßng KÕ Ho¹ch Phßng Maketing Phßng KÕ To¸n Phßng Kü ThuËt Phßng Hµnh ChÝnh C¸c phßng ban cña c«ng ty n»m ngay t¹i trô së chÝnh ®ång thêi cã mét bé phËn n»m t¹i c¸c chi nh¸nh cu¶ c«ng ty. Nh©n viªn cña c¸c phßng ban mét bé phËn cè ®Þnh n»m t¹i chi nh¸nh, bé phËn nh©n viªn cßn l¹i th-êng ®-îc ®iÒu ®éng qua l¹i gi÷a trô së vµ chi nh¸nh cña c«ng ty. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Th«ng qua sù ®iÒu ®éng nµy nã t¹o nªn sù g¾n kÕ chÆt chÏ qua l¹i gi÷a c¸c phßng ban còng nh- gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty. + C¸c c¬ së chÝnh cña bk4 + Nhµ sè : 69 Phè Väng – QuËn Hai Bµ Tr-ng – TP Hµ Néi. Tel: (04)6281595-0912423118. + Nhµ sè : 88 Vò Träng Phông_Thanh Xu©n _Hµ Néi Tel: (04)5584097. + Nhµ sè :125 L¸ng H¹ - §èng §a – Hµ Néi. Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224. +Nhµ sè : 29 CÇu Hoµ Môc-§èng §a – Hµ Néi. Tel: (04)5584098. C¸c cöa hµng chi nh¸nh vµ trung t©m trùc thuéc nµy chñ yÕu thùc hiÖn viÖc kinh doanh l-u chuyÓn hµng ®-îc nhËp t¹i kho hµng 29 CÇu Hoµ Môc. 4. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban 4.1. ban Gi¸m ®èc c«ng ty Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty gåm cã 4 thµnh viªn, mçi thµnh viªn ®Òu cã vai trß rÊt quan träng trong viÖc ho¹ch ®Þnh chiÕn l-îc kinh doanh cña toµn c«ng ty. C¸c thµnh viªn nµy ®Òu ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong sè vèn kinh doanh cña toµn c«ng ty. NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc lµ :  Nghiªn cøu vµ ®Ò ra c¸c chiÕn l-îc kinh doanh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n cho c«ng ty.  Ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.  Trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c giao dÞch lín.  Thu nhËn nh÷ng ý kiÕn ®¸nh gi¸ cña cÊp d-íi. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 4.2. Phßng KÕ ho¹ch  Tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng chiÕn l-îc vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña toµn c«ng ty, ph©n tÝch ®Ò xuÊt chiÕn l-îc ph¸t triÓn kinh doanh vµ chiÕn l-îc qu¶n lý trong tõng giai ®o¹n.  X©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh.  Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, xuÊt nhËp trang thiÕt bÞ, vËt t-, hµng ho¸ t¹i trô së chÝnh cu¶ c«ng ty.  Phßng kÕ ho¹ch lu«n lµ n¬i khëi ®éng, b¾t ®Çu cña c¸c kÕ ho¹ch nghiªn cøu ®µo taä, x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p kÜ thuËt, thiÕt lËp c¸c chi nh¸nh míi. T¹i phßng nµy c¸c chiÕn l-îc kinh doanh cña BK4 trong ng¾n h¹n còng nhtrong dµi h¹n ®Ò ®-îc ®Ò xuÊt vµ nghiªn cøu. Nh÷ng thµnh viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµ nh©n viªn trùc thuéc c¸c bé phËn kh¸c cña c«ng ty hoÆc cã thÓ lµ nh©n viªn thuéc c¸c tæ chøc x· héi kh¸c. 4.3. Phßng kinh doanh Do ®Æc thï cña m« h×nh kinh doanh cña c«ng ty nªn sè l-îng nh©n viªn thuéc phßng nµy lµ t-¬ng ®èi lín. C¸c nh©n viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµm viÖc t¹i trô së c«ng ty còng nh- cã thÓ lµm viÖc t¹i c¸c chi nh¸nh. Phßng Maketing th-êng ph¶i phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh- sau :  LËp kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm trong mçi l« hµng cho c¸c ®¹i lý b¸n lÎ m¸y tÝnh kh¸c trong toµn bé khu vùc.  Trùc tiÕp bµn b¹c, thiÕt lËp c¸c giao dÞch ®èi víi c¸c ®èi t¸c trong vµ ngoµi khu vùc.  Cè vÊn, tham m-u cïng ban gi¸m ®èc trong vÊn ®Ò kinh doanh vµ giíi thiÖu s¶n phÈm. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Hç trî, hîp t¸c cïng phßng kü thuËt trong viÖc giao dÞch, mua b¸n hµng ho¸.  Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c ®-îc gi¸m ®èc giao cho … 4.4. Phßng KÕ to¸n  §Ò xuÊt, tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng: c«ng t¸c qu¶n lý, tæ chøc vµ nh©n sù; c¬ chÕ qu¶n lý kÕ to¸n, tµi chÝnh; chÕ ®é h¹ch to¸n, b¸o c¸o thèng kª; c¬ chÕ qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l-¬ng cña toµn c«ng ty sao cho phï hîp víi quy ®Þnh nhµ n-íc.  X©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú cho trô së chÝnh còng nh- t¹i c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty.  ThiÕt kÕ, x©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh, lao ®éng, tiÒn l-¬ng cho c«ng ty. Tæ chøc thùc hiÖn vµ cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n khi cã yªu cÇu. 4.5. Phßng Kü thuËt  X©y dùng, thiÕt lËp, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho c«ng ty.  Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch trong viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao chÊt l-îng cña hµng ho¸ ®-îc b¸n ra ngoµi thÞ tr-êng.  Phèi hîp víi c¸c chi nh¸nh trong viÖc triÓn khai, b¶o tr× vµ l¾p r¸p, thùc hiÖn c¸c giao dÞch.  ThiÕt lËp vµ triÓn khai hÖ thèng kü thuËt, trang thiÕt bÞ, cho c¸c trô së còng nh- c¸c chi nh¸nh.  Phèi hîp víi phßng l-u tr÷ vËn hµnh vµ phôc håi d÷ liÖu trong viÖc triÓn khai hÖ thèng kü thuËt cã liªn quan ®Õn sao d÷ liÖu. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n tæng hîp trong c«ng t¸c qu¶n lý tæ chøc nh©n sù, tiÒn l-¬ng; lËp b¸o c¸o ®Þnh kú, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, c«ng cô lao ®éng, c¸c thiÕt bÞ c«ng nghÖ chuyªn dïng…  Tæ chøc qu¶n lý, b¶o tr× vµ söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc cña toµn c«ng ty.  Thùc hiÖn c¸c ch-¬ng tr×nh kiÓm tra kü thuËt, ®µo t¹o c¸n bé cho c¸c chi nh¸nh.  LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ b¸o c¸o ®Þnh kú kÕt qu¶ thùc hiÖn cho Gi¸m ®èc, ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p c¶i tiÕn vÒ qu¶n lý vµ kü thuËt.  Thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô kh¸c do Gi¸m ®èc giao … 4.6. Phßng Hµnh chÝnh Phßng hµnh chÝnh lu«n lu«n th-êng trùc t¹i c«ng ty, phßng hµnh chÝnh th-êng ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc sau :  Gióp ®ì kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh ®Õn c«ng ty giao dÞch bu«n b¸n hµng ho¸.  Céng t¸c, hç trî c¸c phßng ban kh¸c trong c¸c c«ng viÖc hµng ngµy.  ThiÕt lËp lÞch c«ng t¸c th-êng nhËt cho c¸c nh©n viªn.  Hç trî, tham m-u cïng gi¸m ®èc trong c¸c vÊn ®Ò kh¸c … 5. LÜnh vùc ho¹t ®éng hiÖn nay cña BK4 Tõ nh÷ng ®Æc thï trªn cña BK4 ta dÔ dµng nhËn ra lÜnh vùc mµ c«ng ty ®ang ho¹t ®éng còng nh- môc tiªu vµ ph-¬ng h-íng trong t-¬nglai cña BK4. C«ng ty ®ang cè g¾ng dÇn t¹o ra mét thÞ tr-êng trong c¸c lÜnh vùc : Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y photocopy, c¸c thiÕt bÞ m¸y v¨n phßng víi sè l-îng kh«ng h¹n chÕ.  Söa ch÷a, b¶o d-ìng, n©ng cÊp c¸c lo¹i m¸y tÝnh.  Cµi ®Æt, cung cÊp phÇn mÒm m¸y vi tÝnh, c¸c gi¶i ph¸p tæng thÓ vÒ m¹ng.  LËp tr×nh øng dông trong qu¶n lý, kÕ to¸n … 6. Ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng trong t-¬ng lai  TiÕn hµnh më réng ®Çu t-, mua s¾m c¸c ph-¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cho c¸c c¬ së cña m×nh. Qua ®ã sÏ t¹o ®-îc sù g¾n kÕt chÆt chÏ gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh còng nh- gi÷a c¸c chi nh¸nh víi nhau. Th«ng qua sù g¾n kÕt nµy c¸c phÇn cña c«ng ty sÏ dÔ dµng hç trî cho nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cña m×nh.  Më réng c¸c ®¹i lý, chi nh¸nh trªn ph¹m vi toµn quèc nhÊt lµ ®èi víi khu vùc phÝ B¾c. C¸c ®¹i lý nµy sÏ tiÕn hµnh nhËp hµng ho¸ t¹i trô së nh-ng sÏ ®éc lËp trong c¸c giao dÞch cña m×nh. Qua møc hµng ho¸ nhËp vµo cña m×nh c¸c chi nh¸nh sÏ thu vÒ phÇn lîi nhuËn cã ®-îc th«ng qua chªnh lÖch gi÷a gi¸ mua vµ gi¸ b¸n cña hµng ho¸. Tõng b-íc thiÕt lËp mét thÞ tr-êng thèng nhÊt trong l Ünh vùc kinh doanh m¸y tÝnh. 7. Sù cÇn thiÕt vµ nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña phÇn mÒm qlbh Nh- ®· ph©n tÝch ë trªn, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty BK4 lµ kinh doanh bu«n b¸n hµng ho¸, thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh. VÊn ®Ò nghiªn cøu x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin, qu¶n lý l-îng Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 hµng ho¸ nhËp xuÊt, c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh lµ träng. v« cïng quan §èi víi c«ng ty BK4 hiÖn nay, viÖc x©y dùng ngay mét phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, tin häc ho¸ dÇn c¸c thao t¸c trong giao dÞch bu«n b¸n lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng ngh Ö th«ng tin mang tÝnh chiÕn l-îc. PhÇn mÒm ®-îc x©y dùng víi môc ®Ých ®Çu tiªn lµ qu¶n lý l-îng hµng nhËp xuÊt, gi¶m bít c¸c thao t¸c thñ c«ng trong ho¹t kinh doanh. Ngoµi ra phÇn mÒm cßn cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp cña c¸c lo¹i thiÕt bÞ, biÕn ®éng cña l-îng hµng nhËp xuÊt, t×m kiÕm c¸c th«ng tin trî gióp, gi¶i ®¸p ý kiÕn kh¸ch hµng còng nh- ng-êi qu¶n lý. ViÖc sö dông phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng sÏ t¨ng kh¶ n¨ng giao dÞch cña c«ng ty víi kh¸ch hµng, ®èi t¸c, gióp c«ng ty gi¶m bít ®-îc n hiÒu thao t¸c thñ c«ng, dÔ dµng trong qu¶n lý nhËp xuÊt, t×m kiÕm th«ng tin, cËp nhËp th«ng tin vÒ l-îng hµng nhËp xuÊt, l-îng hµng tån kho, nhµ cung cÊp vµ thêi gian xö lý ®¬n ®Æt hµng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng viÖc cña ng-êi qu¶n lý lµ cËp nhËt th«ng tin c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn, qu¶n lý c¸c ®¬n ®Æt hµng, gãp ý cña kh¸ch hµng qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng mét c¸ch hiÖu qu¶, bao gåm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kh¸ch hµng, qu¶n lý nhµ cung cÊp… §ång thêi, phÇn mÒm còng cã thÓ i n ra c¸c b¸o c¸o kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c th«ng tin c¸ nh©n qua ®ã hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o c«ng ty… C¸c chøc n¨ng chÝnh cÇn ph¶i cã cña phÇn mÒm 1. Ho¸ ®¬n nhËp xuÊt hµng ho¸: Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn m«dule nµy hµng ho¸ nhËp xuÊt cña c«ng ty sÏ ®-îc tiÕn hµnh nhËp sè liÖu. C«ng viÖc nµy cã thÓ tiÕn hµnh ë phßng Maketing t¹i trô së cña c«ng ty còng nh- t¹i c¸c chi nh¸nh. 2. TÝnh tån kho hµng ho¸ theo ngµy nhËp, theo tªn hµng ho¸ theo th¸ng quý, n¨m : Th«ng qua c¸c th«ng tin t×m kiÕm ®ù¬c nhËp vµo phÇn m«dule nµy sÏ tù ®éng tra cøu trong c¬ së d÷ liÖu nh÷ng th«ng tin phï hîp nhÊt cung cÊp cho ng-êi sö dông. 3. T×m kiÕm hµng theo: m· hµng, tªn hµng, l-îng nhËp xuÊt … C¸c th«ng tin nµy sau khi ®ù¬c nhËp vµo sÏ ®-îc m¸y tÝnh tù ®éng t×m vµ phÇn d÷ liÖu phï hîp sÏ ®-îc ®-a ra. 4. CËp nhËt kh¸ch hµng. T¹i ®©y chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh nhËp thªm mét kh¸ch hµng míi còng nh- cã thÓ chØnh söa theo ý muèn. 6. Lªn danh s¸ch kh¸ch hµng. Khi chóng ta muèn lªn mét danh s¸ch kh¸ch hµng theo mét tiªu chÝ nµo ®ã th× phÇn m«dule nµy sÏ gióp t¹o ra mét b¶ng danh s¸ch kh¸ch hµng. 7. Lªn danh s¸ch nh©n viªn PhÇn m«dule nµy hç trî viÖc t¹o vµ in ra mét b¶ng danh s¸ch c¸c nh©n viªn trong c¶ c«ng ty. 8. LËp danh s¸ch c¸c lo¹i hµng b¸n T¹i ®©y th× danh s¸ch cña c¸c lo¹i hµng b¸n sÏ ®-îc lËp vµ in ra theo mét tiªu chÝ nhÊt ®Þnh 9. Tra cøu t×m kiÕm kh¸ch hµng theo: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 10. In hãa ®¬n b¸n hµng, nhËp hµng C¸c ho¸ ®¬n ®-îc lËp t¹i phÇn m«dule nhËp xuÊt hµng ho¸ sÏ ®-îc in ra tõ phÇ m«dule nµy. 11. LËp hãa ®¬n thanh to¸n 12. Tra cøu t×m kiÕm ho¸ ®¬n vµ xem hãa ®¬n Tõ c¸c th«ng tin tra cøu ®-îc nhËp vµo, phÇn mÒm nµy sÏ hç trî ng-êi sö dông ®Ó t×m kiÕm ®-îc mét th«ng tin phï hîp 13. Thèng kª Ch-¬ng II Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin I. Tæng quan vÒ hÖ thèng th«ng tin 1. Kh¸i niÖm vÒ HÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng-êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu …thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l-u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c ¸c rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng. Nã ®-îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng-êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo(Inputs) cña hÖ thèng th«ng tin ®-îc lÊy tõ c¸c nguån(Sources) vµ ®-îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸ c d÷ liÖu ®· ®-îc l-u tr÷ tõ tr-íc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®-îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËp vµo kho d÷ liÖu(Storage). Mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn : bé phËn ®-a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®-a d÷ li Öu ra. Ta cã thÓ thÊy râ h¬n ®-îc vÊn ®Ò trªn th«ng qua h×nh vÏ minh ho¹ sau : Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Nguån Thu thËp §Ých Xö lý vµ l-u gi÷ Ph©n Ph¸t Kho d÷ liÖu VÝ dô 1 HÖ thèng tr¶ l-¬ng truyÒn thèng thu thËp d÷ liÖu vÒ thêi gian ®· lµm viÖc, xö lý chóng cïng víi c¸c d÷ liÖu l©u bÒn ®-îc ghi trªn c¸c hå s¬, t¹o ra c¸c tê sÐc tr ¶ l-¬ng hoÆc thùc hiÖn viÖc göi tiÒn tù ®éng vµo c¸c tµi kho¶n cña nh©n viªn ¨n l-¬ng vµ chuyÓn c¸c th«ng tin vÒ kho¶n tiÒn ®ã cho ng-êi ®-îc lÜnh. V©y ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin. HÖ thèng tr¶ l-¬ng cã thÓ ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng hoÆc b»ng ph-¬ng tiÖn m¸y mãc. §ã cã thÓ lµ ph-¬ng tiÖn ch-a tù ®éng ho¸ hoÆc tù ®éng ho¸ hoµn toµn nh- maý tÝnh bá tói vµ m¸y ch÷, hoÆc cã thÓ lµ mét m¸y tÝnh ®iÖn tö g¾ng víi mét sè ®Üa tõ vµ m¸y in laser. HÖ thèng th«ng tin nµy còng chÞu sù rµng buéc cã thÓ lµ nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a chñ vµ nh©n viªn, c¸c tho¶ thuËn vÒ thêi ®iÓm tr¶ l-¬ng cho tõng nhãm c«ng nh©n. VÝ dô 2 ViÖc ghi chÐp cña «ng chñ tÞch mét c«ng ty vÒ øng xö cña céng sù gÇn gòi, vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c cña hä vµ møc ®é tù chñ trong c«ng viÖc. ViÖc sö dông nh÷ng ghi chÐp ®ã vµo nh÷ng thêi ®iÓm ®Ò b¹t, xÐt cho tham gia vµo c¸c c«ng viÖc hoÆc xÐt Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 t¨ng l-¬ng… t¹o ra mét hÖ thèng th«ng tin. Trong tr-êng hîp nµy «ng chñ tÞch võa lµ ng-êi sö dông th«ng tin võa lµ ng-êi t¹o ra th«ng tin. Ph-¬ng tiÖn sö dông ch Ø ®¬n gi¶n lµ mét quyÓn sæ ghi chÐp c¸ nh©n. MÆc dï vËy th× ®©y vÉn ®-îc coi lµ mét hÖ thèng th«ng tin héi ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng th«ng tin. Qua hai vÝ dô trªn ta thÊy cã hai lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin kh¸c nhau (1)HÖ thèng chÝnh thøc, (2) HÖ thèng kh«ng chÝnh thøc. Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc th-êng bao gåm mét tËp hîp c¸c quy t¾c vµ c¸c ph-¬ng thøc lµm viÖc cã v¨n b¶n râ rµng hoÆc Ýt ra lµ ®-îc thiÕt lËp theo truyÒn thèng . §ã lµ hÖ thèng tr¶ l-¬ng nãi trªn hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng th-êng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau còng nh- nh÷ng hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chuÈn ®o¸n tæ chøc. 2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin t¹i trong mét tæ chøc : Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin hay ®-îc dïng trong c¸c tæ chøc. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ nã phôc vô lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i. 2. 1 ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra : Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng th-êng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c nhau nh-ng chóng ph©n biÖt nhau tr-íc hÕt bëi lo¹i ho¹t ®éng mµ nã trî gióp. Theo c¸ch nµy cã n¨m lo¹i :  HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch.  HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.  HÖ thèng trî gióp vµ ra quyÕt ®Þnh.  HÖ chuyªn gia .  HÖ thèng t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh. a. HÖ thèng xö lý giao dÞch TPS(Transaction Processing System) HÖ thèng nµy xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tá chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng-êi cho vay hoÆc nh÷ng nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn c¸c giao dÞch ®ã . C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c d÷ liÖu cho phÐp th eo dâi c¸c ho¹t ®«ng cña tæ chøc . Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ®Õn c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh:HÖ thèng tr¶ l-¬ng, lËp ®¬n ®Æt hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dâi kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng kÝ m«n häc cña sinh viªn, cho m-în s¸ch vµ tµi liÖu trong mét th- viÖn, cËp nhËp tµi kho¶n ng©n hµng vµ tÝnh thuÕ ph¶i tr¶ cña nh÷ng ng-êi nép thuÕ. b. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS(Managerment information System) Lµ hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc , c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l-îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së dò liÖu ®-îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh- tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung chóng t¹o Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh k× hoÆc theo yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy th-êng cã tÝnh chÊt so s¸nh, chóng lµm t-¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®-îc dù kiÕn tr-íc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ liÖu hiÖn thêi cña mét c«ng ty trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷ liÖu hiÖn thêi vµ c¸c d÷ liÖu lÞch sö. c. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS(Decision Support System) lµ hÖ thèng ®-îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ® Þnh th-êng ®-îc m« t¶ nh- mét quy tr×nh ®-îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n : x¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph-¬ng ¸n . d. HÖ thèng chuyªn gia ES(expert system) ®ã lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ ngiªn cøu trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã . e. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA(information system for competitive advantage) HÖ thèng lo¹i nµy ®-îc sö dông nh- mét trî gióp chiÕn l-îc . Khi nghiªn cøu mét HÖ Thèng Th«ng Tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn m«i tr-êng trong ®ã nã ®-îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng nã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ® Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia . HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-¬ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®-îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ng-êi sö dông lµ nh÷ng ng-êi ngoµi tæ chøc, cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp, còng cã thÓ lµ tæ chøc kh¸c cña ngµnh c«ng nghiÖp… Nªó nh- nh÷ng hÖ thèng Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ®-îc x¸c ®Þnh tr-íc ®©y cã môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c-êng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l-îc(v× vËy cã thÓ gäi lµ HÖ Thèng Th«ng Tin chiÕn l-îc). Chóng cho phÐp tæ chóc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l-îng c¹nh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp. 2. 2. Ph©n lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin t¹i c«ng ty BK4 C¸c th«ng tin trong c«ng ty BK4 ®-îc ph©n chia theo cÊp qu¶n lý, ®ång thêi chóng l¹i ®-îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng phôc vô. §Ó hiÓu râ thªm vÒ c¸ch ph©n chia nµy ta ®i xem xÐt b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin øng víi doanh nghiÖp BK4. B¶ng ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty BK4: Tµi ChÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn l-îc chiÕn l-îc chiÕn l-îc Tµi chÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn thuËt chiÕn thuËt chiÕn thuËt HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng Tµi chÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn t¸c t¸c nghiÖp t¸c nghiÖp nghiÖp 3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®-îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ng-êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®-îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. 3.1 M« h×nh logic M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi cÇu hái “ C¸i g×?” vµ “ §Ó lµm g×?” . Nã kh«ng quan t©m tíi ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông còng nh- ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®-îc xö lý. 3.2 M« h×nh vËt lý ngoµi M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®-îc cña hÖ thèng nh- lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh- h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph-¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ng-êi vµ vÞ trÝ c«ng t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nhnh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh hoÆc bµn phÝm ®-îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo? 3.4 M« h×nh vËt lý trong M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng, tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng-êi sö dông Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. Ch¼ng h¹ n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®-îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng, dung l-îng kho l-u tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch-¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ thÓ hiÖn. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh- thÕ nµo? Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. M« h×nh æn ®Þnh nhÊt C¸i g×? §Ó lµm g×? M« h×nh logic (gãc nh×n qu¶n lý) C¸i g×? ë ®©u? Khi nµo M« h×nh vËt lý ngoµi (gãc nh×n sö dông) Nh- thÕ nµo? M« h×nh vËt lý trong (gãc nh×n kü thuËt) M« h×nh hay thay ®æi nhÊt Ba m« h×nh cña mét hÖ thèng th«ng tin 4. C«ng cô m« h×nh hãa S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô th-êng dïng nhÊt ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Chóng thÓ hiÖn hai møc m« h×nh vµ hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ hÖ thèng. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p cña hai lo¹i s¬ ®å nµy. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) S¬ ®å luång th«ng tin ®-îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng, tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓ n cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l-u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin: - Xö lý: Thñ c«ng Giao t¸c ng-êi - m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn - Kho l-u tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng - Dßng th«ng tin - §iÒu khiÓn Tin häc hãa Tµi liÖu
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan