Tài liệu Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng an duy

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà LỜI CẢM ƠN Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Quản lý dự án là hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý của một công ty xây dựng. Nếu có HTTT quản lý thì luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý dự án còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro không đáng có. Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy” ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự động viên, giúp đỡ quý báu từ thầy cô cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Công ty cổ phần xây dựng An Duy. Trước tiên em xin cảm ơn cô ThS. Đinh Thị Ha, Giảng viên bộ môn Tin học, Trường Đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn và có những ý kiến đóng góp quý báu giúp em có thể hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu này. Em xin cảm ơn các anh (chị) trong công ty cổ phần xây dựng An Duy đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Đoàn Phương Nga SVTH: Đoàn Phương Nga i Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................. i MỤC LỤC..................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..........................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................v Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy.................................................................................................................1 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài.........................................................................1 1.2. Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu...........................................................................2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài...............................................................................3 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài:................................................................3 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài..................................................................................3 1.6. Kết cấu của khóa luận:............................................................................................4 Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lí dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy.................................................................................................................5 2.1. Cơ sở lý luận...........................................................................................................5 2.1.1. Các khái niệm cơ bản...........................................................................................5 2.1.2. Quy trình và công cụ về phân tích thiết kế hệ thống..........................................11 2.1.2.1. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống..............................................................11 2.1.2.2. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống................................................................12 2.1.2.3. Tổng quan về hệ thống quản lý dự án.............................................................14 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy..............15 2.2.1. Giới thiệu về công ty An Duy............................................................................15 2.2.1.1. Thông tin chung về công ty.............................................................................15 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty....................................................................................16 2.2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của công ty............................................................18 2.2.2. Phân tích và đánh giá thức trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy.......20 2.2.2.1. Thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT tại công ty An Duy....20 2.2.2.2. Thực trạng về tình hình quản lý dự án tại công ty An Duy.............................22 2.2.2.3. Đánh giá về thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty.................................22 PHẦN 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy...............................................................................................................26 SVTH: Đoàn Phương Nga ii Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà 3.1. Phân tích yêu cầu..................................................................................................26 3.1.1. Phân tích yêu cầu bài toán..................................................................................26 3.1.2. Định hướng xây dựng HTTT.............................................................................26 3.2. Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống.................................................................28 3.2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống............................................................................28 3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.......................................................................29 3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu.....................................................................................32 3.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER.............................................................................32 3.3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu....................................................................................33 3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án.............................................................34 3.4.1. Thiết kế CSDL...................................................................................................34 3.4.2. Một số giao diện của chương trình.....................................................................35 3.4.3. Thiết kế kiểm soát..............................................................................................40 3.4.4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy.............................................................................................................................. 41 KẾT LUẬN.................................................................................................................42 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................43 PHỤ LỤC: PHIẾU ĐIỀU TRA...................................................................................44 SVTH: Đoàn Phương Nga iii Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 Bảng biểu, sơ đồ, hình ve Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT Hình 2.2. Vai trò, nhiệm vụ của HTTT trong DN Hình 2.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Hình 2.4. Mục tiêu một số HTTT cơ bản trong doanh nghiệp Hình 2.5. Sơ đồ tổ chức của công ty Hình 2.6. Kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất Bảng 2.1.Bảng thống kê sơ bộ về trang thiết bị Bảng 2.2. Bảng thống kê tần suất cập nhật webs ite 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Hình 2.7. Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên quản lý dự án Hình 3.1. Mô hình phân rã chức năng của HTTT quản lý dự án Hình 3.2. Sơ đồ mức ngữ cảnh của HTTT quản lý dự án Hình 3.3. Sơ đồ mức đỉnh của HTTT quản lý dự án Hình 3.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “tạo hồ sơ dự án” Hình 3.5. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “cập nhật hồ sơ dự án” Hình 3.6. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “đóng hồ sơ dự án” Hình 3.7. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng “thống kê, báo cáo” Hình 3.8: Mô hình thực thể liên kết ER của hệ thống Hình 3.9. Mô hình quan hệ dữ liệu Bảng 3.1. Bảng chi tiết các thực thể Hình 3.10. Giao diện đăng nhập Hình 3.11. Giao diện thực đơn Hình 3.12. Giao diện quản lý nhân sự Hình 3.13. Giao diện quản lý vật tư, thiết bị Hình 3.14. Giao diện quản lý khách hàng Hình 3.15. Giao diện quản lý tiến độ SVTH: Đoàn Phương Nga iv Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp 26 GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Hình 3.16. Giao diện thống kê, báo cáo DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 Từ viết tắt HTTT CNTT TMĐT CSDL HTTTQL ADCOM DN SVTH: Đoàn Phương Nga Hệ thống thông tin Công nghệ thông tin Thương mại điện tử Cơ sở dữ liệu Hệ thống thông tin quản lý Công ty cổ phần An Duy Doanh nghiệp v Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài. Hiện nay với xu hướng toàn cầu hóa đời sống kinh tế đã tạo ra những cơ hội và thách thức đối với mỗi doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải đương đầu với sự cạnh tranh không chỉ trong nước mà còn cạnh tranh gay gắt với thị trường quốc tế. Vì vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường thì phải giành thắng lợi trong cạnh tranh. Để đạt được điều đó và thành công trong lĩnh vực hoạt động của mình thì các doanh nghiệp cần phải quan tâm tới nhiều yếu tố và các điều kiện khác nhau. Trong thời gian hiện nay thông tin được doanh nghiệp coi là yếu tố hết sức quan trọng, có vị trí quan trọng hàng đầu. Với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào thì thông tin luôn được coi là một tài sản quan trọng nhất. Thông tin được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị, mà thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Nên để có thể phát huy hết tác dụng của thông tin thì doanh nghiệp cần phải có một hệ thống để có thể thu thập, phân tích, xử lý và quản lý thông tin một cách hiệu quả, nhằm giúp cho nhà quản lý có thể quản lý và điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất. Ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp. Chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, hệ thống thông tin là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp. Như vậy, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn. Đối với nhà quản lý những yêu cầu đó càng trở nên quan trọng SVTH: Đoàn Phương Nga 1 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà hơn, công việc hàng ngày của bạn luôn đòi hỏi bạn phải làm việc với kế toán, tài chính, với vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị. Thông tin kinh tế đã trở thành vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Doanh nghiệp nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết quản lý, giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Công ty An Duy là công ty chuyên về xây dựng vì vậy một HTTT quản lý dự án để tổ chức công việc, cũng như đưa ra chiến lược kinh doanh là rất quan trọng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty An Duy, tôi đã đi đến việc giải quyết vấn đề: “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy”. 1.2. Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu. Qua một thời gian tìm hiểu, nhận thấy việc các doanh nghiệp hiện nay ứng dụng các hệ thống thông tin đang ngày cảng trở lên rộng rãi. Nhiều doanh nghiệp đã tích hợp cho mình những hệ thống như: quản lý bán hàng, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, quản lý dự án,… Trước tình hình trên thì trong nước hiện đã có những đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý tại doanh nghiệp. Các đề tài thường ở mức là các bài luận văn cho tới các bài nghiên cứu khoa học. Đặc điểm chung của các đề tài đã tìm hiểu là các tác giả đều đi sâu vào hoàn thiện một hệ thống thông tin nào đó được áp dụng vào công ty, hoặc là xây dựng một hệ thống thông tin nào đó để hoàn thiện một khâu nào đó trong quá trình hoạt động của tổ chức. Đề tài “Quản lý dự án” của tác giả Phan Thế Vinh. Đề tài này đã trình bày được vấn đề: tổng quan về quản lý dự án, phân tích, đánh giá dự án, tổ chức dự án, lập kế hoạch và điều phối dự án, kiểm soát dự án: kiểm soát thời gian và chi phí, quản lý giá trị làm ra. Đề tài luận văn của tác giả Phạm Nguyên Thảo của trường Đại học Khoa học tự nhiên, nghiên cứu về đề tài: “Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án, gắn kết với hê thống phần mềm Microsoft office project”. Đề tài này đã xây dựng được chương trình thực hiện được các chức năng sau: thống kê được chi phí dự án tính tới thời điểm hiện đại qua từng giai đoạn, tỏng hợp toàn bộ thông tin phân công của một nhân viên, thống kê dự án theo các công việc tổng thể, đồng thời cũng cung cấp cái nhìn chung về tiến độ thưc hiện của dự án. Ngoài ra chương trình còn có một số 2 SVTH: Đoàn Phương Nga Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà chức năng phụ khác: quản lý thông tin chung của dự án, quản lý hồ sơ nhân viên, tra cứu dự án, tra cứu kế hoạch, xem chi tiết kế hoạch. Đề tài “Phân tích va thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10” của tác giả Nguyễn thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân. Đề tài đã đưa ra vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty, nhằm giải quyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là việc quản lý vật tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Công ty An Duy là một công ty chuyên về xây dựng các công trình thì việc ứng dụng HTTT đề quản lý dự án là một phương pháp hiệu quả để điều hành hoạt động kinh doanh cũng như xây dựng các chiến lược dài hạn. Vì vậy, mục tiêu nghiên cứu là phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. Mục tiêu cụ thể là: Đưa ra cơ sở lý luận chung về HTTT. Đánh giá thực trạng tình hình quản lý dự án tại công ty An Duy. Đề xuất hướng phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài: Đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. Phạm vi nghiên cứu:  Không gian: Công ty cổ phần xây dựng An Duy.  Thời gian: số liệu nghiên cứu từ năm 2010 đến năm 2012. 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu các tài liệu về dự án xây dựng, đầu tư xây dựng và HTTT quán lí thông qua việc tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, báo, tạp chí, giáo trình chuyên ngành HTTTQL, mạng internet, tài liệu về DN… Nội dung các tài liệu bao gồm lý thuyết dự án và HTTT, giới thiệu về DN như quy mô, cơ cấu tổ chức, quá trình hình thành và phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty… Những tài liệu do phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán, phòng ký thuật… cung cấp. SVTH: Đoàn Phương Nga 3 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà - Quan sát và theo dõi trực tiếp: Là nghiên cứu thực tế tình hình hoạt động của công ty, tình hình sử dụng các hệ thống mà Công ty đã áp dụng qua đó thấy được thực trang hệ thống thông tin của Công ty. - Phiếu điều tra: Tiến hành xây dựng một bảng câu hỏi mở và câu hỏi đóng gồm các phương án trả lời, trong đó câu hỏi đóng chiếm đa số, về trạng bị cơ sở vật chất kỹ thuật, về mong muốn có một HTTT quản lý dự án. Câu hỏi được thiết kế ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời. - Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của chu trình sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của HTTT quản lý dự án trong thời điểm hiện tại và định h ướng phát triển trong tương lai. - Công cụ xử dụng để thực hiện đề tài: phần mềm phân tích và xử lý dữ liệu Excel, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Acess. 1.6. Kết cấu của khóa luận: Ngoài các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương: Phần 1 : Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại Công ty cổ phần xây dựng An Duy. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lí dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy. 2.1. Cơ sở lý luận. 2.1.1. Các khái niệm cơ bản. a) Các khái niệm cơ bản về HTTT: SVTH: Đoàn Phương Nga 4 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Hệ thống (System) là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có mối quan hệ rang buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hệ thống thông tin (Informatinon System) là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác”. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. Đặc trưng của hệ thống - Tính tổ chức: Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định, quan hệ có hai loại: + Quan hệ ổn định: là quan hệ lâu dài cần phải nghiên cứu khi xét đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định không có nghĩa là bất biến, nó có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. VD: số nhân viên trong một xí nghiệp có thể không ổn định nhưng xét số lượng nói chung là ổn định. + Quan hệ không ổn định: là những quan hệ tồn tại tức thời. VD: các chuyến công tác đột xuất của các nhóm nhân viên trong cơ quan. - Tính biến động: bất cứ một hệ thống mào cũng có tính biến động, tức là có sự tiến triển bên trong hệ. + Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. VD: hê thống kinh doanh của công ty có lúc lãi, lúc lỗ… + Hoạt động: các phần tử của hệ thống có sự rang buộc với nhau, quan hệ này được duy trì nhằm đạt đến mục đích cao nhất là kinh doanh - Môi trường hoạt động: là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động và hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Hệ thống và môi trường SVTH: Đoàn Phương Nga 5 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà không thể tách rời nhau. VD: hệ thống kinh bán hàng không thể tách rời với môi trường khách hàng. - Tính điều khiển: cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần tử của hệ thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích (tính hướng đích) của hệ thống. Khi nói đến quan điểm hệ thống, ta cần nhìn ra mối quan hệ tổng thể với đích chung, hoạt động chung thấy đâu là quan hệ ổn định, đâu là môi trường. b) Các thành phần của hệ thống thông tin và vai trò của HTTT trong tổ chức. Các thành phần của HTTT: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người. Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thanh phần của HTTT (Nguồn: Bai giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương mại) - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết đinh - Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. SVTH: Đoàn Phương Nga 6 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà - Phần mềm (chương trình máy tính): là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. - Mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các muối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Vai trò của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...) Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài. Hệ thống thông tin có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài Hệ thống thông tin có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp). Hệ thống thông tin có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin 7 SVTH: Đoàn Phương Nga Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Hình 2.2 Vai trò, nhiệm vụ của HTTT trong DN (Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống – Tô Văn Nam – Vụ giáo dục chuyên nghiệp) c) Mục tiêu của HTTT quản lý và phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý HTTTQL gồm 4 thành phần: các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ liệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules). Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu... Dữ liệu (data) là cơ sở của thông tin. Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu. Dữ liệu nhận giá trị trong một miền xác định. Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc thù cho mỗi phân hệ. Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ các quy tắc quản lý. Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu phục vụ cho mục tiêu đã xác định. Phân loại HTTTQL trong doanh nghiệp Hình 2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp SVTH: Đoàn Phương Nga 8 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Các dạng HTTT trong doanh nghiệp (Nguồn: Bai giảng Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Bách Khoa Ha Nội) +Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hanh ESS (Executive Support Sytem) la HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nha quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định va kiểm soát chiến lược. ESS hệ thống tương tác cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát va tình trạng chung của doanh nghiệp. +Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) la các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo va ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) la HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, la một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nha quản lý giải quyết vấn đề trong một hoan cảnh nhất định. +Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) la các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn la việc chia sẻ thông tin. HT nay hỗ trợ việc phân loại dữ liệu va thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch va lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nao đó cho doanh nghiệp. HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) la một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tai liệu, va các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm lam việc va các tổ chức khác nhau. SVTH: Đoàn Phương Nga 9 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà +Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) la hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập va lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hang ngay. Mục tiêu của HTTTQL HTTT giúp doanh nghiệp xử lý nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính – kế toán, bán hàng, vật tư, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Do yêu cầu quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ động đáp ứng các thay đổi của tình hình thực tế. Hình 2.4 Mục tiêu một số HTTT cơ bản trong doanh nghiệp Cấp điều hanh ESS Dự báo khuynh - kế hoạch hoạt - dự báo ngân sách 5 Lập kế hoạch hướng bán động 5 năm năm nguồn nhân - lập kế hoạch lợi lực. hàng -5 năm nhuận Cấp độ quản lý trung cấp MISS DSS Quản lý bán Kiểm soát hàng Lập ngân sách hàng năm. Phân tích sự hàng. tồn kho. Kế hoạch đầu tư vốn phân bố LĐ. Phân tích bán Lập kế hoạch Phân tích lợi nhuận giá cả. Phân tích chi hàng sản xuất Phân tích chi phí. phí HĐLĐ. Cấp độ hoạt - Xử lý ĐH. - Sử dụng động - Thu, chi - KT tài - Tuyển dụng - Xác định giá máy móc. - Chính sách chính - Huấn luyện bán. - Sử dụng cụ thể -Lập báo v..v cáo thuế TPSĐoàn Phương Nga SVTH: - Ngh.cứu TT. vật liệu. 10 -Kiểm toán - Chính sách Lớp: K45S3 lương thưởng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Httt bán hàng Httt sản và TT xuất Httt tài chính Httt kế toán Httt nhân lực ( Nguồn: bai giảng môn HTTT- Đại học Thương Mại) 2.1.2. Quy trình và công cụ về phân tích thiết kế hệ thống. 2.1.2.1. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống. Quy trình: gồm các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cai đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng va xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: - - Khảo sát hệ thống đang làm gì. - Đưa ra đánh giá về hiện trạng. Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. SVTH: Đoàn Phương Nga 11 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: - Thiết kế tổng thể. - Thiết kế giao diện. - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế các kiểm soát. - Thiết kế phần mềm. - Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: Lập kế hoạch cài đặt  Biến đổi dữ liệu  Huấn luyện  Các phương pháp cài đặt  Biên soạn tài liệu về hệ thống. 2.1.2.2. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng: Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Với phương pháp này thì không cầu kỳ như một số phương pháp khác, dễ áp dụng và mang lại hiệu quả cao. Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ phân cấp chức năng + Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. + Thành phần: SVTH: Đoàn Phương Nga 12 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà - Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Tên chức năng Kí hiệu: - Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con. Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD) BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu. Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: + Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. + Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống + Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: + Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đóchưa phải là chức năng trong BLD. + Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý + Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng. + Tác nhân ngoai: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ môi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nguồn cug cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống. + Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thông con của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có SVTH: Đoàn Phương Nga 13 Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà thể bao gồm một só trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…. 2.1.2.3. Tổng quan về hệ thống quản lý dự án. Trong khoảng thời gian hiện nay, cùng với xu hướng hội nhập khu vực hóa, toàn cầu hóa trong mọi lĩnh vực kinh tế và cả lĩnh vực đầu tư xây dựng, công tác quản lý đầu tư xây dựng ngày càng phức tạp đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều đối tác và nhiều bộ ngành liên quan. Do đó, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng đòi hỏi phải có sự phát triển sâu rộng, và mạng tính chuyên nghiệp hơn mới cố thể đáp ứng nhu cầu xây dựng các công trình. Quản lý dự án là công tác hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả các vấn đề của một dự án và điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được mục tiêu của dự án đúng thời hạn với chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện chuyên biệt. Nói một cách khác quản lý dự án là công việc áp dụng chức năng và hoạt động quản lý vào suốt vòng đời của dự án nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Quản lý dự án là một quá trình phức tạp không có sự lặp lại, nó khác hoàn toàn so với quản lý công việc thường ngày của một nhà hàng bởi tính lặp đi lặp lại, diễn ra theo quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ của công việc. Mỗi dự án có địa điểm khác nhau, thời gian và không gian khác nhau, tiến độ khác nhau… và thậm chí trong quá trình thực hiện còn sự thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ chủ đầu tư. HTTT quản lý dự án của một doanh nghiệp sẽ giúp phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về nguồn lực như con người, trang thiết bị, vật tư... Nhờ những thông tin mà hệ thống thông tin quản lý cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình về mọi mặt của dự án một cách nhanh chóng, chính xác. Như vậy, HTTT quản lý dự án giúp tiết kiệm sức người, sức của, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong suốt quá trình chuẩn bị cũng như thực hiện dự án. 14 SVTH: Đoàn Phương Nga Lớp: K45S3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty An Duy. 2.2.1. Giới thiệu về công ty An Duy. 2.2.1.1. Thông tin chung về công ty. Tên công ty: Công ty Cổ phần xây dựng An Duy(ADCOM) Người đại diện : Nguyễn Quốc An-Chủ tịch Hội đồng quản trị - tổng giám đốc Trụ sở chính: Lô 48+49 đường N2-Cụm CN AN Xá - TP Nam Định - Tỉnh Nam Định. Mã số thuế : 0600326363 Tài khoản số: 3202.211.150519 Tại Ngân hàng nông nghiệp & PTNT Việt Nam chi nhánh Thành Nam tỉnh Nam Định Điện thoại: 0350.2470499 ; Fax: 0350. 3671163; DĐ : 0913.290.717 Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần: Số 0703000311 Đăng ký lần đầu tiên ngày 24/11/2003 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam định cấp Vốn điều lệ : 20.000.000.000 đồng (Hai mươi tỷ đồng chẵn) Địa bàn hoạt động kinh doanh: Tỉnh Nam Định và các tỉnh trên toàn quốc. Tiền thân là tổ hợp xây dựng A&T hoạt động từ năm 1995, năm 2003 Công ty cổ phần xây dựng An Duy (ADCOM) ra đời với cam kết mang lại chất lượng, toàn mĩ, đúng hẹn cho mỗi công trình tham gia. Trong hơn 14 năm qua, ADCOM đã tham gia hầu hết mọi giai đoạn xây dựng trên nhiều công trình, nhiều địa hình, nhiều lĩnh vực, đồng thời tiếp tục đào tạo, thu hút nguồn nhân lực trẻ tuổi và nuôi dưỡng sự phát triển của họ. Kết quả ADCOM duy trì được sự liên tục về chất lượng đảm bảo cho sự phát triển bền vững, đội ngũ ADCOM hiện nay luôn sẵn sàng cung cấp hiệu suất cao hơn bất cứ nơi nào có nhu cầu cho các dịch vụ xây dựng chuyên nghiệp. ADCOM luôn ý thức được rằng cùng với sự phát triển, nhiệm vụ giúp đỡ khác hàng đạt được mục tiêu của mình ngày càng trở lên khó khăn. ADCOM rất tự hào về đội ngũ nhân sự sáng tạo, kỉ luật, luôn tiếp cận với những công nghệ hiện đại, để xây dựng nên những công trình xuất sắc vượt quá mong đợi của khách hàng 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức của công ty Hội đồng quản trị SVTH: Đoàn Phương Nga Tổng giám 15 đốc Lớp: K45S3