Tài liệu Phân tích quy trình tuyển dụng – lựa chọn và đào tạo nguồn nhân lực

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG – LỰA CHỌN VÀ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC I- TUYỂN MỘ 1- Những quy định chung: Các phòng ban chỉ được phép tuyển dụng lao động theo biên chế, số lượng đã được Giám đốc phê duyệt. Một phòng khi đề xuất nhân sự phải kèm theo Bản mô tả chức danh công việc làm căn cứ để thực hiện tuyển dụng nhằm đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn và đạt chất lượng tuyển dụng cao nhất. Tất cả các đối tượng lao động khi có nguyện vọng vào làm việc cho công ty đều phải qua thi tuyển hoặc kiểm tra đạt yêu cầu. Công ty trực tiếp thành lập Hội đồng tuyển dụng hoặc ủy quyền cho phòng tổ chức lao động để tổ chức thực hiện các hoạt động tuyển dụng theo quy định. Việc tuyển dụng lao động phải bảo đảm tính công khai, công bằng và dân chủ. Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc công ty về chất lượng của đợt tuyển dụng. Nghiêm cấm tuyển người không phù hợp tiêu chuẩn được quy định trong bản mô tả chức danh công việc đối với từng chức danh cụ thể. Các đối tượng được tuyển dụng vào làm việc sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ của Nhà nước và của công ty. 2- Tiêu chuẩn của người lao động: Là công dân Việt nam hoặc người nước ngoài đang làm ăn sinh sống tại VN. Bản Sơ yếu lý lịch phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú, tổ chức nơi người đó đang công tác, học tập (đại sứ quán đối với người nước ngoài). Phải có văn bằng, chứng chỉ đảm bảo trình độ chuyên môn, tay nghề phù hợp với ngành, nghề, chức danh vị trí công tác được tuyển. Độ tuổi phụ thuộc vào nghành nghề và vị trí yêu cầu. Có giấy chứng nhận sức khoẻ loại I hoặc loại II do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. Không phân biệt giới tính Nam, Nữ nhưng tùy điều kiện công tác và yếu tố đảm bảo an ninh, tuỳ vào điều kiện thực tế mà nhu cầu tuyển dụng có thể hạn chế việc tuyển dụng Nữ vào làm việc, khi đó yêu cầu đơn vị có nhu cầu tuyển dụng phải giải thích rõ lý do, xác định tỷ lệ Nam/Nữ trong đề nghị tuyển dụng. Ứng việc phải có đơn xin việc trong đó ghi rõ chấp hành mọi yêu cầu của công ty về phân công công việc. * Đối tượng ưu tiên trong xét danh sách trúng tuyển: Trường hợp nhiều người có cùng kết quả chuyên môn, năng lực như nhau, khi duyệt danh sách trúng tuyển sẽ xem xét ưu tiên với các trường hợp sau: 1. Vợ (hoặc chồng); 2. Con ruột, con dâu/rể, con nuôi hợp pháp; 3. Anh chị em ruột; 4. Cháu ruột; 5. Anh chị em họ, cháu họ; Hội đồng tuyển dụng sẽ xem xét theo thứ tự ưu tiên trên, trong đó lưu ý các trường hợp chưa có việc làm, hoàn cảnh gia đình khó khăn, con em các gia đình Liệt sỹ, thương binh, gia đình có công với cách mạng, gia đình có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn có xác nhận của chính quyền địa phương, những người tình nguyện làm việc theo sự phân công của công ty ở những nơi khó khăn, gian khổ. 3- Hồ sơ tuyển dụng: Hồ sơ xin việc (trực tiếp, qua email) đều phải có các thông tin tối thiểu sau: tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, tình trạng hôn nhân, sức khoẻ, trình độ học vấn, các văn bằng chứng chỉ liên quan, kinh nghiệm công tác và các vị trí công tác đã từng đảm nhiệm. Trong đơn xin việc ghi rõ vị trí dự tuyển, mong muốn khi vào làm việc, mức lương hiện hưởng tại (nếu có), mức lương đề nghị khi được nhận vào làm việc tại vị trí công việc dự tuyển, các thông tin các nhân khác như địa chỉ liên hệ, số điện thoại đảm bảo liên lạc khi cần thiết. Yêu cầu sơ yếu lý lịch có dán ảnh mới chụp (4x6), có xác nhận của uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú, tổ chức nơi người đó đang công tác, học tập (đại sứ quán đối với người nước ngoài). thời hạn không quá 06 tháng, bản sao giấy khai sinh, bản sao hợp pháp văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu mô tả tiêu chuẩn công việc, giấy khám sức khoẻ đúng qui định, do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, thời hạn khám không quá 06 tháng, bản sao chụp Chứng minh thư nhân dân (hộ chiếu còn hiệu lực). 4- Thủ tục và trình tự tuyển dụng: Trước khi tuyển dụng, phòng quản trị nhân sự phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ được Giám đốc công ty phê duyệt gồm: đề xuất bổ sung nhân sự, bản mô tả công việc, kế hoạch tuyển dụng... 5- Nội dung thi tuyển: Phần thi viết để kiểm tra kiến thức về chuyên môn, tri thức hiểu biết, trình độ ngoại ngữ (theo yêu cầu) theo lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của chức danh dự tuyển. Phần thi vấn đáp bao gồm các nội dung cần kiểm tra về kiến thức chuyên môn, hiểu biết xã hội, đánh giá khả năng xử lý tình huống, các vấn đề thường xuyên phát sinh trong công việc. Riêng đối với các công việc thường xuyên tiếp xúc khách hàng, phần thi vấn đáp còn kèm theo kiểm tra ngoại hình và khả năng giao tiếp, ứng xử với khách hàng và các yêu cầu đặc biệt khác nếu có. 6- Trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng: * Phòng nhân sự: Là đơn vị đầu mối có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các phòng ban xây dựng, thành lập ngân hàng câu hỏi, phù hợp với các yêu cầu của Bản mô tả chức danh công việc cho tất cả các chức danh tại công ty làm căn cứ sử dụng trong các đợt tuyển dụng, có trách nhiệm chủ trì cung cấp các đề thi, đáp án và barem điểm, chấm điểm và tổng hợp kết quả thi. * Các thành viên khác trong HĐTD: Giám đốc nhân sự là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị nhân sự, chịu trách nhiệm chính về chất lượng tuyển dụng của hội đồng. Nhân viên tuyển dụng thực hiện các công việc như tuyển nhân viên và sắp xếp công việc, phân chia việc làm cho nhân viên. Phỏng vấn viên là các trưởng phòng theo từng lĩnh vực, chuyên ngành phụ trách. * Điều kiện trúng tuyển: Người trúng tuyển các phần thi phải là người có số điểm thi đạt từ 50% trên tổng số điểm trở lên và được lấy từ người có tổng số điểm cao nhất cho đến hết chỉ tiêu được duyệt tuyển dụng. Trong quá trình xét duyệt có xét tới các chế độ ưu tiên. Trong trường hợp do số người đạt kết quả thi theo từng phần không đủ theo yêu cầu tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm xem xét trình Chủ tịch HĐTD phương án bổ sung danh sách các ứng viên thi tuyển có điểm dưới trung bình, căn cứ vào kinh nghiệm làm việc của người lao động dự thi. Chủ tịch HĐTD có quyền xét duyệt bổ sung nếu thấy hợp lý. Trong thời gian sớm nhất, nhân viên tuyển dụng căn cứ vào kết quả tuyển dụng phải thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu để ứng viên chuẩn bị tinh thần và sắp xếp công việc hiện tại. Đây cũng là việc làm để giữ chân ứng viên đạt tiêu chuẩn không lựa chọn công việc khác trong lúc chờ đợi. Sau khi Hội đồng tuyển dụng phê duyệt Danh sách đề nghị gọi học việc, phải gửi thông báo để người ứng viên có mặt đúng giờ. Những ứng viên không trúng tuyển sẽ không được lưu giữ kết quả phục vụ cho lần tuyển chọn sau và không được thông báo kết quả thi tuyển. 7- Trách nhiệm của người đăng ký dự tuyển: - Người xin dự tuyển cần nghiên cứu đầy đủ các điều kiện, tiêu chuẩn, chỉ tiêu tuyển lao động, quyền lợi, trách nhiệm, các chế độ chính sách và các quy định có liên quan trong quá trình làm việc mà đơn vị tuyển lao động giới thiệu nhằm đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị tuyển lao động. Hoàn thiện hồ sơ và nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu quy định của đơn vị tuyển lao động đúng thời hạn quy đinh. Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật cũng như đơn vị tuyển lao động về nội dung, tính chính xác của hồ sơ đăng ký tuyển lao động. Chịu toàn bộ chi phí tàu xe đi lại, ăn ở v... cho việc đăng ký hồ sơ và trong thời gian tham gia thi tuyển. - Người lao động được tuyển phải chấp hành Nội qui lao động của công ty, thực hiện đúng các cam kết (nếu có) khi được tuyển dụng, đối tượng được trúng tuyển không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí nào cho đơn vị tuyển lao động. 8- Quyền lợi của người trúng tuyển: - Mọi đối tượng học việc tại công ty đều được học văn hóa công ty, học luật lao động, phổ biến nội quy, quy chế, quy định, các quy trình, quy phạm về an toàn lao động và quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong thời gian học việc. Lao động học việc được hưởng tiền hỗ trợ theo quy định của công ty. Đối tượng được trúng tuyển sau quá trình học việc đạt được kết quả tốt và đủ điều kiện quy định sẽ được ký HĐLĐ và được hưởng toàn bộ các quyền lợi về tiền lương, tiền thưởng, ăn ca, chế độ BHXH, BHYT v.v... theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của công ty. II- TUYỂN CHỌN 1- Trách nhiệm của công ty tiếp nhận người lao động: - Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới: chuẩn bị các trang thiết bị tối thiểu để đảm bảo nhân viên mới về có thể thực hiện các công việc được giao (chỗ làm việc, các trang thiết bị máy móc, dụng cụ thiết yếu cần thiết khác). Chuẩn bị các hồ sơ giới thiệu về công ty, các nội quy, quy định… để nhân viên mới tìm hiểu. - Thông báo cho lao động học việc hoàn thiện hồ sơ, cập nhật tên vào danh sách quân số của đơn vị, làm thẻ nhân viên. - Trưởng các phòng ban tiếp nhận lao động học việc tiến hành giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân mới vào học việc thông qua Phiếu giao việc và bố trí người kèm cặp trực tiếp cá nhân đó. Trong Phiếu giao việc cần ghi rõ các nội dung kiến thức cần tìm hiểm: Tìm hiểu về công ty, văn hoá công ty, các nội quy, quy định và các công việc chuyên môn cụ thể. Yêu cầu người được giao nhiệm vụ kèm cặp lao động học việc phải có chuyên môn, kinh nghiệm công tác tốt trong lĩnh vực được giao kèm cặp. - Lập kế hoạch đánh giá kết quả học việc cho các nhân viên học việc tại đơn vị. Hoàn tất các thủ tục ký HĐLĐ sau khi có kết quả đánh giá học việc theo quy định phân cấp, bố trí công việc theo đúng chức danh và bản mô tả công việc, theo dõi đánh giá kết quả công việc của nhân viên, thực hiện đào tạo bổ sung nếu cần thiết. 2- Quyền lợi của công ty: - Bố trí công việc cho nhân viên học việc, nhân viên chính thức sau khi ký hợp đồng lao động theo chức danh tuyển dụng và bản mô tả công việc. Có quyền bố trí các công việc đột xuất khác của đơn vị để đảm bảo hoạt động SXKD của đơn vị nhưng phải báo trước cho người lao động ít nhất 03 ngày trước khi bố trí công việc, báo rõ thời gian làm việc tạm thời. Phòng ban quản lý trực tiếp người lao động mới, trong thời gian học việc, có quyền đề xuất trình Giám đốc phê duyệt hoặc huỷ bỏ thoả thuận học việc hoặc giảm thời gian học việc trên cơ sở đánh giá năng lực của nhân viên học việc và kết quả công việc được giao . 3- Đánh giá giai đoạn thử việc: - Khi hết giai đoạn thử việc, nhân viên phải hoàn thành báo cáo thử việc bao gồm những hiểu biết của mình về công ty (mô hình tổ chức, ban lãnh đạo công ty, lịch sử và truyền thống, cơ chế vận hành, văn hóa công ty, các sản phẩm dịch vụ...) và chọn một trong số các vấn đề làm chủ đề nghiên cứu của báo cáo thử việc. Báo cáo phải được trình bày trước phòng, ban mình học việc để xin ý kiến đóng góp nhận xét của toàn thể cán bộ nhân viên của phòng sau đó được gửi đến hội đồng đánh giá kết quả học việc. Kết quả là căn cứ để hội đồng đề xuất việc ký HĐLĐ thời vụ hay dài hạn cho người lao động, đề xuất vị trí và sắp xếp mức lương khởi điểm cho người lao động. - Nếu người học việc có kết quả bảo không đạt yêu cầu, hội đồng tuyển dụng sẽ làm thủ tục sa thải. III- MỘT SỐ HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 1- Phần tuyển mộ: - Trong quy định không nêu rõ một người trong cơ quan được xét tối đa bao nhiêu chỉ tiêu ưu tiên. Tiêu chí cháu được đưa vào là rất rộng, vì mối quan hệ của người việt nam có rất nhiều cháu. Chưa có phân định rõ ràng mối quan hệ của ứng viên với chức vụ của người đỡ đầu (cháu của xếp hơn con của trưởng phòng...), bị áp lực nhiều bởi mối quan hệ (nhất là mối quan hệ trong cơ quan), còn thiên nhiều về lý lịch cá nhân hơn kỹ năng công tác, kết quả thi tuyển không có sự kế thừa, ứng viên trượt không được thông báo => chưa tôn trọng con người. => Đề xuất: nên đưa ra tiêu chí về số lượng ưu tiên (cứ 10 năm công tác thì được ưu tiên xét 1 trường hợp), nên xác định mối quan hệ gần trước, xa sau (hết con rồi mới đến cháu..), cấp bậc người đỡ đầu có trọng số là bao nhiêu điểm so với người phía dưới. Phần tuyển mộ có thể thuê ngoài để bảo đảm khách quan và tránh được áp lực của sự quen biết. Tập trung vào đánh giá năng lực, kỹ năng công tác thay vì quan tâm đến lý lịch. Nên có chính sách kế thừa cho những ứng viên chưa được tuyển chọn nhưng thực sự có đủ tố chất (đưa họ vào một danh sách để có thể gọi bổ sung vào đợt sau không cần tổ chức tuyển chọn lại nữa). Nên thông báo kết quả cho ứng viên kể cả trường hợp họ không được tuyển mộ để thể hiện sự tôn trọng con người và cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty. 2- Phần tuyển chọn: - Chưa có một bộ phận chuyên đào tạo sau tuyển dụng về những vấn đề cơ bản. Nhân viên học việc không được giao một công việc cụ thể (sợ hỏng) mà thường được bố trí công việc vặt, không đúng ngành nghề nên khó tiếp thu kiến thức phục vụ bảo vệ thử việc. Chưa có yêu cầu cụ thể về đề tài của nhân viên mới, đề tài chủ yếu do còn do nhân viên tự chọn nên sảy ra hiện tượng "thi thì khó, vào rồi lại dễ". => Thành lập bộ phận "đào tạo cơ bản" sau tuyển dụng để đào tạo những vấn đề chung của các nhân viên trúng tuyển. Nên có những quy định cụ thể về việc bố trí, sắp xếp nhân viên mới tuyển theo đúng vị trí, tuyệt đối nghiêm cấm sử dụng nhân viên mới như "người giúp việc của phòng" quy định rõ thời gian làm nhiệm vụ và thời gian dành riêng để làm báo cáo thử việc. Biên soạn những bộ đề tài gần với thực tiễn, đủ thách thức để giao cho từng nhân viên mới đảm nhiệm. Thay vì việc phân công người hướng dẫn nhân viên mới thì cho phép nhân viên được chọn người hướng để tăng thêm độ chủ động cho nhân viên. Nguyễn Tất Quang