Tài liệu Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh thành phố vĩnh long

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH -----o0o----- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH THÀNH PHỐ VĨNH LONG Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: TS. NGUYỄN HỮU ĐẶNG ĐINH VĂN TRỌNG TUYẾN MSSV: 4093953 LỚP: KT0920A2 Cần Thơ 04/2013 Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long LỜI CẢM TẠ    Đƣợc sự chấp nhận của Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Thành phố Vĩnh Long, qua 3 tháng thực tập tại Ngân hàng kết hợp với lý thuyết đƣợc học ở nhà trƣờng đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “ Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Thành phố Vĩnh Long”. Để hoàn thành đƣợc đề tài này ngoài sự cố gắng của bản thân, tôi đã đƣợc sự giúp đỡ tận tình từ nhà trƣờng và đơn vị thực tập, đặc biệt, là sự hƣớng dẫn nhiệt tình của Thầy Nguyễn Hữu Đặng trong suốt thời gian tôi làm luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy Cô Trƣờng Đại Học Cần Thơ, các Thầy Cô Khoa Kinh tế và Thầy Nguyễn Hữu Đặng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong bốn năm học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn thể Cô, Chú, Anh, Chị tại NHNo & PTNT thành phố Vĩnh Long đã tạo cơ hội cho tôi đƣợc thực tập tại đơn vị và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi tìm hiểu tình hình thực tế tại đơn vị, góp phần làm cho đề tài tốt nghiệp của tôi đƣợc thành công tốt đẹp. Mặc dù có nhiều cố gắng nhƣng do thời gian nghiên cứu có giới hạn, kiến thức của bản thân còn hạn chế và chƣa có kinh nghiệm thực tiễn nên trong quá trình trình bày đề tài khó tránh khỏi thiếu sót. Kính mong đƣợc sự đóng góp ý kiến của Cô, Chú, Anh, Chị và quý Thầy Cô để bài viết đƣợc hoàn chỉnh hơn. Kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và công tác tốt! Kính chúc Ban Giám Đốc, các Cô, Chú, Anh, Chị, trong NHNo & PTNT thành phố Vĩnh Long luôn hoàn thành tốt công tác đƣợc giao! Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, Ngày 26 tháng 04 năm 2013 Sinh viên thực hiện (ký và ghi họ tên) Đinh Văn Trọng Tuyến GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng i SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long LỜI CAM ĐOAN    Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Cần Thơ, Ngày 26 tháng 04 năm 2013 Sinh viên thực hiện (ký và ghi họ tên) Đinh Văn Trọng Tuyến GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng ii SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP    ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2013 Thủ trƣởng đơn vị (ký tên và đóng dấu) GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng iii SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC    Họ và tên ngƣời hƣớng dẫn: .................................................................................... Học vị: ..................................................................................................................... Chuyên ngành: ......................................................................................................... Cơ quan công tác: .................................................................................................... Tên học viên: ........................................................................................................... Mã số sinh viên: ....................................................................................................... Chuyên ngành: ......................................................................................................... Tên đề tài: ................................................................................................................ ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 2. Về hình thức ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng iv SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long 4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 5. Nội dung và các kết quả đạt đƣợc (theo mục tiêu nghiên cứu, …) ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 6. Các nhận xét khác ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 7. Kết luận (Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung và các yêu cầu chỉnh sửa) ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ Cần Thơ, ngày …. tháng …. năm 2013 Ngƣời nhận xét (ký và ghi họ tên) GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng v SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long MỤC LỤC   Trang Chƣơng 1: GIỚI THIỆU ..................................................................................... 1 1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA NGHIÊN CỨU ......................................................... 1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung ....................................................................................... 2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể ....................................................................................... 2 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ............................................................................. 2 1.3.1. Không gian nghiên cứu .......................................................................... 2 1.3.2. Thời gian nghiên cứu ............................................................................. 2 1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................ 2 1.4. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU LIÊN QUAN ........................................................ 3 Chƣơng 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU . 4 2.1. PHƢƠNG PHÁP LUẬN ................................................................................ 4 2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán ............................................... 4 2.1.2. Chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán ........................................................................................................................ 6 2.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................................... 7 2.1.4. Tổ chức chứng từ kế toán ngân hàng ................................................... 13 2.1.5. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán .................................................. 19 2.1.6. Giới thiệu lƣu đồ .................................................................................. 23 2.1.7. Các ký hiệu, qui tắc đọc, vẽ lƣu đồ ...................................................... 24 2.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................ 25 2.2.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu ............................................................... 25 2.2.2. Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................. 25 Chƣơng 3: GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ VĨNH LONG ..................................... 26 3.1. TỔNG QUAN VỀ NHNo & PTNT CHI NHÁNH TP VĨNH LONG ......... 26 3.1.1. Lịch sử hình thành ................................................................................ 26 3.1.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................... 27 3.2. CÁC SẢN PHẨM CỦA NHNo & PTNT THÀNH PHỐ VĨNH LONG ..... 29 GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng vi SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long 3.3. ĐÁNH GIÁ SƠ LƢỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG QUA 3 NĂM (2010 – 2012) ...................................................... 29 Chƣơng 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ VĨNH LONG ...................................................................................................... 32 4.1. TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHNo & PTNT THÀNH PHỐ VĨNH LONG .................................................... 32 4.1.1. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................... 32 4.1.2. Những thủ tục kiểm soát đƣợc Ngân hàng thực hiện ........................... 32 4.1.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng ............................. 34 4.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA NHNo & PTNT THÀNH PHỐ VĨNH LONG. .............................................................................. 35 4.2.1. Tìm hiểu về hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS) ...... 35 4.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long .. 39 4.2.3. Tổ chức và luân chuyển, kiểm soát và lƣu trữ chứng từ kế toán trong Ngân hàng ............................................................................................................ 41 4.2.4. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu .......... 47 4.2.5. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí ............... 60 4.2.6. Nhận xét phần mềm và hệ thống thông tin kế toán của NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long .......................................................................................... 65 4.3. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN MẶT TRONG QUY TRÌNH THU, CHI VÀ BẢO QUẢN .................................................................. 69 4.3.1. Hoạt động kiểm soát đối với tiền mặt trong quy trình thu, chi ............ 69 4.3.2. Hoạt động kiểm soát đối với tiền mặt trong quá trình bảo quản .......... 70 4.4. NHỮNG RỦI RO TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA NHNo & PTNT THÀNH PHỐ VĨNH LONG .................................................... 71 Chƣơng 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NHNo & PTNT TP VĨNH LONG ................ 74 5.1.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ........... 74 5.1.1. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ ......................... 74 5.1.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin kế toán ..................... 75 GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng vii SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long 5.2. GIẢI PHÁP NHẰM ỨNG DỤNG HIỆU QUẢ IPCAS VÀO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NHNo & PTNT TP VĨNH LONG ...................... 76 Chƣơng 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 78 6.1. KẾT LUẬN .................................................................................................. 78 6.2. KIẾN NGHỊ .................................................................................................. 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 81 PHỤ LỤC 1 ........................................................................................................ 82 PHỤ LỤC 2 ........................................................................................................ 83 PHỤ LỤC 3 ........................................................................................................ 85 PHỤ LỤC 4 ........................................................................................................ 86 PHỤ LỤC 5 ........................................................................................................ 88 PHỤ LỤC 6 ........................................................................................................ 91 PHỤ LỤC 7 ........................................................................................................ 92 PHỤ LỤC 8 ........................................................................................................ 93 GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng viii SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long DANH MỤC BIỂU BẢNG   Trang Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng qua 3 năm 2010 – 2012 ........................................................................................................................ 30 Bảng 4.1:Bảng so sánh các tiêu chí hệ thống cũ và mới ..................................... 37 GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng ix SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long DANH MỤC HÌNH   Trang Hình 2.1: Quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ..................................... 4 Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của NHNo & PTNT TPVL .............................. 27 Hình 4.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NHNo & PTNT TPVL .................. 39 Hình 4.2: Sơ đồ mô tả sự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt ............................. 41 Hình 4.3: Sơ đồ mô tả sự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ............................. 42 Hình 4.4: Sơ đồ mô tả sự luân chuyển chứng từ chuyển khoản .......................... 43 Hình 4.5: Lƣu đồ luân chuyển, kiểm soát và tập hợp chứng từ hàng ngày ......... 46 Hình 4.6: Sơ dồ quy trình tín dụng tại NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long . 48 Hình 4.7: Lƣu đồ mô tả hoạt động cho vay ......................................................... 50 Hình 4.8: Lƣu đồ mô tả quy trình thu lãi ............................................................. 54 Hình 4.9: Lƣu đồ mô tả quy trình chuyển tiền đi, khách hàng không có tài khoản tại Ngân Hàng ...................................................................................................... 57 Hình 4.10: Lƣu đồ mô tả quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động huy động vốn tiền gửi tiết kiệm ........................................................................................... 61 Hình 4.11: Lƣu đồ mô tả quy trình trã lãi tiền gửi nghiệp vụ huy động vốn ...... 63 GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng x SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT   BCTC: Báo cáo tài chính CBTD: Cán bộ tín dụng CN: Chi nhánh CNTT: Công nghệ thông tin NH: Ngân hàng NHNN: Ngân hàng Nhà nƣớc NHNo & PTNT: Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn GDV: Giao dịch viên HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ HTTT: Hệ thống thông tin KSNB: Kiểm soát nội bộ KSV: Kiểm soát viên TK: Tài khoản TGTT: Tiền gửi thanh toán TPVL: Thành phố Vĩnh Long TS: Tài sản GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng xi SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1. Sự cần thiết của nghiên cứu: Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, thông tin chính xác, kịp thời luôn là những yếu tố then chốt đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Chất lượng của những thông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Và đối với các ngân hàng, một loại hình doanh nghiệp kinh doanh loại hàng hóa đặc biệt là tiền tệ thì tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán càng được thể hiện rõ. Thông qua các hoạt động của mình, kế toán ngân hàng giúp cho các giao dịch trong nền kinh tế được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời hơn. Những số liệu do kế toán ngân hàng cung cấp là những chỉ tiêu thông tin kinh tế quan trọng giúp cho việc chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh của ngân hàng cũng như làm căn cứ cho việc hoạch định, thực thi chính sách tiền tệ quốc gia và chỉ đạo toàn bộ hoạt động của nền kinh tế, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Agribank là Ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo và chủ lực trong phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt là đầu tư cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn. Agribank luôn chú trọng đầu tư đổi mới và ứng dụng công nghệ ngân hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản trị kinh doanh và phát triển màng lưới dịch vụ ngân hàng tiên tiến. Hiện nay, Agribank đang có hàng triệu khách hàng là hộ sản xuất, hàng chục ngàn khách hàng là doanh nghiệp. Với vị thế là Ngân hàng thương mại – Định chế tài chính lớn nhất Việt Nam, Agribank đ , đang không ngừng nỗ lực, đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ, đóng góp to lớn vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá và phát triển kinh tế của đất nước. Do đó, với mong muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin kế toán, cũng như công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và kinh doanh của NHNo & GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 1 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long PTNT tôi quyết định chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Chi nhánh Thành phố Vĩnh Long”, làm luận văn tốt nghiệp. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu: 1.2.1. Mục tiệu chung: Mục tiêu chung của đề tài là phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long. Từ đó tìm ra những hạn chế còn tồn tại, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể: Phân tích hệ thống ứng dụng “hiện đại hoá hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng” (IPCAS); Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ; Đề xuất các biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng. 1.3. Phạm vi nghiên cứu: 1.3.1. Không gian nghiên cứu: Đề tài được thực hiện tại Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Chi Nhánh Thành phố Vĩnh Long. 1.3.2. Thời gian nghiên cứu: Đề tài được thực hiện trong thời gian từ ngày 28/01/2013 đến ngày 15/04/2013. Số liệu được sử dụng trong luận văn là số liệu năm 2010, 2011, 2012. 1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long, tập trung phân tích quy trình xử lý nghiệp vụ phát sinh, sự vận hành hệ thống và các thủ tục đưa ra để kiểm soát hoạt động của hệ thống thông tin kế toán. GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 2 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long 1.4. Lƣợc khảo tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu: Phạm Thị Kiều Nhi (năm 2009), khóa 31, khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học Cần Thơ, luận văn tốt nghiệp “Tổ chức & kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân Hàng Thƣơng Mại Cổ Phần Mỹ Xuyên – An Giang”. Đề tài phân tích hoạt động tổ chức hệ thống thông tin, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng. Thông qua những nghiệp vụ thực tế phát sinh tại ngân hàng để xét chúng vào hai chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Đồng thời phản ánh chúng qua lưu đồ để đánh giá rủi ro còn tồn tại, từ đó đưa ra những giải pháp để cải thiện quy trình xử lý tại ngân hàng Mỹ Xuyên – An Giang. Lê Thị Thúy Vy (năm 2009), khóa 31, khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học Cần Thơ, luận văn tốt nghiệp “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần dƣợc Hậu Giang”. Đề tài chủ yếu phân tích những hoạt động của chu trình doanh thu và mô tả bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ. Từ đó tìm ra những điểm mạnh và điểm còn hạn chế trong từng nghiệp vụ đề xuất các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu. Qua lược khảo tài liệu cho thấy, phương pháp lưu đồ thường được dùng nhiều khi mô tả một hệ thống hiện hành, lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ), các hoạt động chức năng (người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ). Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan. Cụ thể như lưu đồ chứng từ sẽ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… Do đó, đề tài nghiên cứu cũng được áp dụng phương pháp lưu đồ để phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Chi Nhánh Thành Phố Vĩnh Long. GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 3 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1.PHƢƠNG PHÁP LUẬN: 2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: 2.1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán: a) Hệ thống thông tin: Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu ra Xử lý Kiểm soát Phản hồi Hình 2.1: Quy tình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin b) Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình SXKD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài DN. Doanh nghiệp Kế toán HTTT kế toán 2.1.1.2. Các hoạt động quản lý và ra quyết định: Hoạt động quản lý tại doanh nghiệp thường bao gồm: Hoạt động kế hoạch chiến lược: Đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài hạn, cách sử dụng và sắp xếp nguồn lực, các chính sách… để đạt mục tiêu của ngân hàng. Hoạt động kiểm soát quản trị: Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định dài hạn để thực hiện các mục tiêu cụ thể này. Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể: Đây là hoạt động chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ quản lý cấp GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 4 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long trung gian. Kiểm soát hoạt động thường do các trưởng bộ phận giám sát viên thực hiện. Các thông tin phục vụ hoạt động quản lý này là các thông tin chi tiết, cụ thể các hoạt động liên quan. 2.1.1.3. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau:  Các hệ thống xử lý nghiệp vụ: Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng tình hình tài chính, hệ thống xử lý đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể …Các hệ thống xử lý nghiệp vụ bao gồm hệ thống kế toán tài chính xử lý hoạt động hằng ngày ảnh hưởng tình hình tài chính của doanh nghiệp; hệ thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất như nhập, xuất kho vật tư, hoạt động sản xuất cụ thể …Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động.  Hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thông thông tin quản lý thường bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường nhằm cung cấp thông tin liên quan về thị trường tiêu thụ. Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh …Hệ thống thông tin này lấy thông tin về hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kĩ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế… GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 5 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long - Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực tài chính như tình hình thanh toán, tỉ lệ l i vay, cho vay về thị trường chứng khoán (lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài). - Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương, về thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực… - Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch . Tất cả các hệ thống trình bày trên đều lấy thộng tin từ hai nguồn: hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho cả ba cấp quản lý ra quyết định .  Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực thuộc x hội, văn hóa liên quan…nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lực dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính tổng hợp. Hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp kế hoạch chiến lược và cấp quản trị trung gian. 2.1.2. Chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán: 2.1.2.1. Chu trình doanh thu: Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán. Và đối với các ngân hàng thì hoạt động tạo doanh thu chu yếu sẽ là cho vay để thu l i, thu từ các phí thanh toán qua ngân hàng của các cá nhân và tổ chức kinh tế và các hoạt động khác. GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 6 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long 2.1.2.2. Chu trình chi phí: Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt dộng mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền. Có bốn sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí. Đó là (1) doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết; (2) nhận hàng hóa hay dịch vụ yêu cầu; (3) xác định nghĩa vụ thanh toán; (4) doanh nghiệp thanh toán tiền. Cũng tương tự nhưng chi phí của ngân hàng chủ yếu sẽ là chi trả l i vay tiền gửi của các cá nhân, tổ chức kinh tế và một số hoạt động vay vốn khác. 2.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ: 2.1.3.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được hiểu như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,... mà còn phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác,... Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi n ơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: vì vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nh ưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra nữa. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 7 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT chi nhánh Thành phố Vĩnh Long phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng các chi phí cho quá tr ình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. 2.1.3.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: - Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh… Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 2.1.3.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, bất kỳ một HTKSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro (3) Hoạt động kiểm soát (4) Thông tin và truyền thông (5) Giám sát  Môi trƣờng kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần phải làm GVHD: TS. Nguyễn Hữu Đặng 8 SVTH: Đinh Văn Trọng Tuyến