Tài liệu Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần vật tư hậu giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH ---------- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: HUỲNH NGỌC THỌ ĐỖ THỊ HOÀI GIANG MSSV: 4093940 Lớp: Kế Toán Tổng Hợp 1 Khóa: 35 Cần Thơ, 2013 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang LỜI CẢM TẠ -----    ---Đƣợc sự giới thiệu của Trƣờng Đại học Cần Thơ cùng với sự chấp nhận của Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Sau hơn hai tháng thực tập tại công ty cùng với những kiến thức đã học, tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang”. Để hoàn thành đề tài, ngoài sự cố gắng của bản thân, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ tận tình từ phía nhà trƣờng và cơ quan thực tập. Nhất là sự hƣớng dẫn tận tâm, nhiệt tình của cô Đỗ Thị Hoài Giang – giáo viên hƣớng dẫn chính và thầy Lê Phƣớc Huy – ngƣời đã cung cấp những ý kiến quý báu và trực tiếp chỉ dẫn những kiến thức chuyên môn trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài. Tôi chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh, cùng toàn thể quý thầy cô Trƣờng Đại học Cần Thơ đã truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong những năm học vừa qua. Tôi chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang nói chung và các anh chị Phòng kế toán nói riêng, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội đƣợc tiếp xúc thực tế, cung cấp số liệu cho tôi và tận tình giúp đỡ tôi thực hiện tốt việc nghiên cứu đề tài này. Tôi xin gởi lời biết ơn sâu sắc đến Mẹ, cùng gia đình đã tạo điền kiện cho tôi hoàn thành tốt quá trình học tập. Đồng thời, tôi xin đƣợc gởi lời cảm ơn các bạn sinh viên lớp kế toán tổng hợp 1 - K35 trƣờng Đại Học Cần Thơ đã ủng hộ và giúp đỡ tôi trong thời gian vừa qua. Vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để đề tài đƣợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe. Kính chúc Quý Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ngày càng mở rộng và phát triển hơn nữa trong tƣơng lai. Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 13 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Huỳnh Ngọc Thọ GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang II SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang LỜI CAM ĐOAN -----    ---Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Cần Thơ, ngày 13 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Huỳnh Ngọc Thọ GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang III SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ----  ---.............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Cần Thơ, ngày……..tháng……năm 2013 Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang IV SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC -----  ---- Họ và tên ngƣời nhận xét: Đỗ Thị Hoài Giang  Học vị:………………………………………………………………………  Chuyên ngành:………………………………………………………………  Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ hƣớng dẫn  Cơ quan công tác: Bộ môn Kinh tế Nông nghiệp và Kinh tế Tài nguyên Môi trƣờng, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trƣờng Đại học Cần Thơ.  Tên sinh viên: Huỳnh Ngọc Thọ MSSV: 4093940  Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp Khóa: 35  Tên đề tài: Phân tích hệ thống kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 2. Hình thức trình bày: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 5. Nội dung và kết quả đạt đƣợc (Theo mục tiêu nghiên cứu) .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 6. Các nhận xét khác: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang V SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa,…) .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Cần Thơ, ngày .….. tháng ….. năm 2013 Ngƣời nhận xét (Ký, họ tên) Đỗ Thị Hoài Giang GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang VI SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ----  ---.............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Cần Thơ, ngày……..tháng……năm 2013 Ngƣời nhận xét (Ký, họ tên) GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang VII SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ...................................................................................... 1 1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI ................................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ............................................................................ 2 1.2.1. Mục tiêu chung .......................................................................................... 2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể .......................................................................................... 2 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ............................................................................. 2 1.3.1. Không gian nghiên cứu .............................................................................. 2 1.3.2. Thời gian nghiên cứu ................................................................................. 2 1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu ................................................................................ 2 1.4. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU .............................................................................. 2 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ... 5 2.1. PHƢƠNG PHÁP LUẬN ................................................................................ 5 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán ......................................................... 5 2.1.1.1. Khái niệm ............................................................................................ 5 2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin .............................................. 5 2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán ................................... 5 2.1.1.4. Phân loại hệ thống thông tin kế toán ................................................... 6 2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng .................................................... 6 2.1.2.1. Khái niệm, mục tiêu và chức năng ...................................................... 6 2.1.2.2. Chứng từ, sổ và các báo cáo................................................................ 7 2.1.2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu ............................................ 10 2.1.2.4. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu .............................. 10 2.1.2.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu ............. 11 2.1.3.4. Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí ................................... 26 2.1.3.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí .................. 28 2.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................... 37 2.2.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu .................................................................. 37 2.2.1.1. Phỏng vấn. ......................................................................................... 37 2.2.1.2. Quan sát............................................................................................. 37 2.2.1.3. Phƣơng pháp xem xét và đánh giá tài liệu. ....................................... 37 2.2.2. Phƣơng pháp phân tích số liệu. ................................................................ 37 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang VIII SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG40 3.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG.......... 40 3.1.1. Giới thiệu về công ty................................................................................ 40 3.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 41 3.1.3. Lĩnh vực hoạt động và các mặt hàng kinh doanh .................................... 42 3.1.3.1. Lĩnh vực hoạt động ........................................................................... 42 3.1.2.2. Các mặt hàng kinh doanh .................................................................. 42 3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG........................................................................................ 43 3.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và các phòng ban..................................... 43 3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ................................................ 44 3.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty ........................................................ 47 3.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 47 3.2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận .... 48 3.2.3.5. Quan hệ giữa phòng kế toán với bộ phận khác ................................. 51 3.2.3.6. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán .......................................... 51 3.3. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010-2012 .............................................................................................................. 52 3.4. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ........................................................................................................ 56 3.4.1. Thuận lợi .................................................................................................. 56 3.4.2. Khó khăn .................................................................................................. 56 3.6. CHÍNH SÁCH HOẠT ĐỘNG VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI .................................................... 56 3.6.1. Chính sách hoạt động công ty .................................................................. 56 3.6.2. Định hƣớng phát triển của công ty........................................................... 57 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG.................................................................. 58 4.1. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................... 58 4.1.1. Tình hình doanh thu bán hàng từ năm 2010 đến năm 2012 .................... 58 4.1.1.1. Nhóm mặt hàng vật liệu xây dựng .................................................... 60 4.1.1.2. Nhóm mặt hàng nhiên liệu ................................................................ 62 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang IX SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 4.1.1.3. Nhóm hàng hóa khác......................................................................... 63 4.1.2. Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ................................................ 63 4.1.2.1. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình doanh thu ..................... 63 4.1.2.2. Lƣu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu ..................... 65 4.1.2.3. Chức năng của các bộ phận trong chu trình doanh thu ..................... 72 4.1.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ......................... 73 4.2. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH GIÁ VỐN HÀNG BÁN VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ........................ 80 4.2.1. Tình hình chi phí và giá vốn hàng bán từ năm 2010 đến năm 2012 ........ 80 4.2.1.1. Phân tích tình hình chi phí từ năm 2010 đến năm 2012 tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang .................................................................................. 80 4.2.1.2. Phân tích tình hình giá vốn hàng bán từ năm 2010 đến năm 2012 tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ................................................................ 83 4.2.2. Phân tích chu trình chi phí tại công ty ..................................................... 86 4.2.2.1. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình chi phí .......................... 86 4.2.2.2. Lƣu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí .......................... 88 4.2.2.3. Chức năng của các bộ phận trong chu trình chi phí .......................... 94 4.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí .............................. 95 4.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG............................................................ 101 4.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔI TRƢỜNG MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................................................................................................................. 103 4.4.1. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán ............................................... 103 4.4.2. Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trƣờng máy tính tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang .................................................................. 106 CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ....................... 108 5.1. NHỮNG ƢU ĐIỂM, NHƢỢC ĐIỂM YẾU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ........... 108 5.1.1. Ƣu điểm ................................................................................................. 108 5.1.1. Nhƣợc điểm............................................................................................ 108 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang X SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 5.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ................................ 109 5.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG .......................... 109 5.3.1. Đối với công tác tổ chức chứng từ ......................................................... 109 5.3.2. Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý ............................................... 110 5.3.3. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán .............................................. 110 5.3.4. Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ............................................ 111 5.3.5. Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ........................................ 111 CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 112 6.1. KẾT LUẬN.................................................................................................. 112 6.2. KIẾN NGHỊ ................................................................................................ 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................... 114 PHỤ LỤC ............................................................................................................... 115 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XI SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 1: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN ............... 19 Bảng 2: KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN .......................................... 20 Bảng 3: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG ............................................ 32 Bảng 4: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN ................................................. 33 Bảng 5: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG ............................................................................................................... 34 Bảng 6: KIỂM SOÁT XỬ LÝ ........................................................................... 35 Bảng 7: KIỂM SOÁT KẾT QUẢ XỬ LÝ ......................................................... 36 Bảng 8: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 .................................................... 53 Bảng 9: BẢNG DOANH THU BÁN HÀNG THEO TỪNG NHÓM HÀNG HÓA TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ............................................................. 59 Bảng 10: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................................................. 73 Bảng 11: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN MẶT ................................................................................................................. 76 Bảng 12: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG .......................................................................................... 77 Bảng 13: BẢNG CHI PHÍ PHÁT SINH TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ....... 81 Bảng 14: BẢNG GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO TỪNG NHÓM HÀNG HÓA TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ...................................................................... 84 Bảng 15: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................................................. 95 Bảng 16: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN MẶT ................................................................................................................. 97 Bảng 17: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG .......................................................................................... 97 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XII SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang DANH MỤC HÌNH Trang Hình 1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu ................................................ 10 Hình 2: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng ................................. 12 Hình 3: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay và thu công nợ khách hàng .................................................................................................................. 13 Hình 4: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại và nghiệp vụ xóa nợ khó đòi ..... 14 Hình 5: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu tiền bằng máy tính ..................................... 15 Hình 6: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu bằng máy tính ................................... 16 Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi phí ..................................................... 26 Hình 8: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa .......................................... 28 Hình 9: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền trả ngƣời bán ...................................... 29 Hình 10: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng bằng máy tính ............................... 30 Hình 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và các phòng ban tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang .............................................................................................. 43 Hình 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 48 Hình 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung .......................... 50 Hình 13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ............... 51 Hình 14: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ bán chịu hàng hóa ................................ 65 Hình 15: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu hàng hóa của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang ......................................................................................................... 66 Hình 16: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt ............................ 68 Hình 17: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang ..................................................................................................... 69 Hình 18: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng ............ 70 Hình 19: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang....................................................................................... 71 Hình 20: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mua chịu hàng hóa ............................... 88 Hình 21: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ......................................................................................................... 89 Hình 22: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt ............................. 90 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XIII SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang Hình 23: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang ......................................................................................................... 91 Hình 24: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng ............. 92 Hình 25: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty cổ phần vật tƣ Hậu Giang....................................................................................... 93 GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XIV SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ------  ----- HAMACO: Hau Giang Materials Joint – Stock Company TSCĐ : Tài sản cố định BH: Bán hàng KH: Khách hàng PT: Phiếu thu PC: Phiếu chi TT: Tập tin ĐĐH: Đơn đặt hàng PTKH: Phải thu khách hàng HĐBH: Hóa đơn bán hàng CCDV: Cung cấp dịch vụ HĐTC: Hoạt động tài chính QLDN: Quản lý doanh nghiệp HĐKD: Hoạt động kinh doanh TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TTBH: Tập tin bán hàng TGNH: Tiền gửi ngân hàng YCCCH: Yêu cầu cung cấp hàng BBGNH: Biên bản giao nhận hàng PTNCC: Phải trả nhà cung cấp CBCNV: Cán bộ công nhân viên GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XV SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang TÓM TẮT ------  -----Đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang” đƣợc thực hiện thông qua việc quan sát, phỏng vấn, thu thập các thông tin kế toán từ các nhân viên trong phòng kế toán và các bộ phận khác trong công ty kết hợp với việc phân tích các số liệu thứ cấp đƣợc thu thập bởi phòng kế toán của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang qua 3 năm (2010-2012), nhằm mục tiêu chính là đánh giá hệ thống thông tin kế toán của công ty thông qua hai chu trình kế toán chính là: chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Đề tài gồm 6 chƣơng cụ thể nhƣ sau: Chƣơng 1: Giới thiệu: Trình bày lý do chọn đề tài và mục tiêu nghiên cứu. Chƣơng 2: Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu: Trình bày một số lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là hai chu trình doanh thu và chi phí và các phƣơng pháp sử dụng để phân tích hệ thống thông tin kế toán trong công ty. Chƣơng 3: Giới thiệu về công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang: bao gồm những nội dung: giới thiệu, lịch sử hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty. Tiếp đến là giới thiệu tổng quát về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm (2010-2012). Cuối cùng là những thuận lợi, khó khăn hiện tại và phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong những năm tới. Chƣơng 4: Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang: Chƣơng này sẽ đi sâu phân tích các chu trình doanh thu, chi phí trong công ty thông qua việc miêu tả, đánh giá từng nghiệp vụ trong mỗi chu trình. Ngoài ra trong chƣơng này còn có phân tích tình hình doanh thu và chi phí của công ty qua 3 năm (2010-2012) và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang trong môi trƣờng máy tính. Chƣơng 5: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang: Nêu ra những ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị từ đó đƣa ra một vài giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Chƣơng 6: Kết luận và kiến nghị: Kết luận lại kết quả nghiên cứu của đề tài và những kiến thức, kinh nghiệm đạt đƣợc qua việc thực hiện đề tài. Bên cạnh đó đƣa ra một vài kiến nghị đối với Nhà nƣớc để việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán trong các công ty đƣợc hoàn thiện và hiệu quả hơn. GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang XVI SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Những năm qua, cùng với sự phát triển kinh tế, đổi mới sâu sắc của cơ chế thị trƣờng và đặc biệt khi nƣớc ta đã chính thức trở thành một thành viên của tổ chức thƣơng mại WTO. Với sự đầu tƣ về vốn và nguồn lực của các tổ chức, các cá nhân thuộc các thành phần kinh tế cả trong nƣớc và nƣớc ngoài. Nƣớc ta đang dần dần từng bƣớc phát triển mạnh mẽ trên tất cả các mặt của nền kinh tế. Đứng trên góc độ của nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thƣơng mại chiếm một vị trí quan trọng, nó thực hiện chức năng trung gian kết nối giữa nhà sản xuất và ngƣời tiêu dùng. Do đó, đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp thƣơng mại là sự phù hợp với khách quan và phù hợp với yêu cầu của thị trƣờng. Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con ngƣời, trong lĩnh vực quản lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con ngƣời có thể quản lý công việc có hiệu quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hợp lý, đƣợc kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hƣớng phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nƣớc, nhất là trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cho mình. GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang 1 SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các chu trình doanh thu và chi phí tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Từ đó, đƣa ra một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Mục tiêu 1: Phân tích tình hình doanh thu bán hàng qua 3 năm 2010-2012 và tìm hiểu chu trình doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Mục tiêu 2: Phân tích tình hình giá vốn hàng bán qua 3 năm 2010-2012 và tìm hiểu chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Mục tiêu 3: Đánh giá và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Không gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. 1.3.2. Thời gian nghiên cứu Thời gian làm đề tài bắt đầu từ ngày 28/01/2013 đến ngày 15/04/2013. Số liệu sử dụng trong luận văn là số liệu thực tế của công ty từ năm 2010 đến năm 2012. 1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu Do hạn chế về thời gian nên đề tài chỉ tập trung vào đánh giá chu trình doanh thu ở khâu bán hàng và chu trình chi phí ở khâu mua hàng tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. 1.4. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU Nguyễn Thị Kim Đính (2009), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá quy trình kiểm toán chi phí và một số giải pháp hoàn thiện các thử nghiệm kiểm soát tại công ty kiểm toán AFC chi nhánh Cần Thơ”. Đề tài này đã thể hiện đƣợc quy trình kiểm toán chi phí tại Công ty AFC và tác giả đã nêu lên đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm trong quá trình thực hiện kiểm toán chi phí, cũng nhƣ đề ra đƣợc những giải pháp hiệu quả để khác phục đƣợc những mặt còn hạn chế của quy trình kiểm toán chi phí. Bài viết sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn ban giám đốc và nhân viên công ty cùng với phƣơng pháp quan sát, kiểm tra tài liệu, phân tính GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang 2 SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang định tính dựa trên kết quả thu thập đƣợc. Ngƣời viết còn sử dụng phƣơng pháp so sánh sự giống và khác nhau giữa quy định về quy trình kiểm toán chi phí theo các chuẩn mực và quy trình kiểm toán chi phí đã đƣợc Công ty AFC vận dụng trong thực tế. Đinh Ngọc Bích (2009), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá quy trình kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ phần mềm tin học TDK”. Bài viết đi sâu vào đánh giá quy trình kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng và đƣa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục danh thu bán hàng và phải thu khách hàng bằng việc sử dụng các phƣơng pháp thu thập, trích lập dữ liệu và so sánh, đối chiếu giữa các hóa đơn, chứng từ xem có phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành hay không, từ số liệu thu thập đƣợc, đề tài sẽ đánh giá mức trọng yếu ở khoản mục doanh thu và thực hiện cac thử nghiệm, đƣa ra các bút toán điều chỉnh cần thiết. Trần Thị Phúc Duyên (2007), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”. Đề tài đi sâu phân tích hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm ACSOFT tại phòng thƣơng mại và công thƣơng Việt Nam chi nhánh Cần Thơ. Tuy nhiên đề tài chƣa nêu ra đƣợc các chu trình kế toán cụ thể trong tổ chức và đề tài chỉ mô tả khái quát hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị làm ngƣời đọc chƣa thể hiểu rõ đƣợc hệ thống thông tin trong đơn vị này. Đề tài chủ yếu sử dụng phƣơng pháp tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, dùng công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lƣu đồ chứng từ kết hợp với đánh giá thông tin thu thập đƣợc. Nguyễn Thị Hoàng Anh (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế “Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MAERSK Việt Nam – thực trạng và giải pháp”. Đề tài này chủ yếu đi sâu phân tích hai hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Bên cạnh đó tác giả còn đƣa ra đƣợc nhận xét về phần mềm kế toán hiện tại và hệ thống thông tin kế toán của đơn vị từ đó đƣa ra đƣợc các biện pháp giúp hoàn thiện hệ thống thông GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang 3 SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang tin kế toán tại Maersk Việt Nam. Đề tài đƣợc áp dụng phƣơng pháp phân tích tổng hợp, phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán, các quy trình trong hệ thống, những ứng dụng của phần mềm, suy ra những nhƣợc điểm và ƣu điểm. Từ đó, tổng hợp đƣa ra các giải pháp có thể thực hiện đối với công ty và một số các ý kiến xem xét cho việc áp dụng vào các doanh nghiệp trong nƣớc. GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang 4 SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ