Tài liệu Phân tích hệ thống quản lý giữ hộ vàng tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong

Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng LỜI NÓI ĐẦU Ngành công nghệ thông tin đã trở thành ngành mũi nhọn và ngày càng có tác động mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực khoa học, đời sống và xã hội. Bằng chứng thực tế cho thấy rằng việc ứng dụng tin học đã mang lại những lợi ích vô cùng to lớn. Trong những năm gần đây, các cơ quan, doanh nghiệp không ngừng đẩy mạnh việc ứng dụng tin học để phục vụ công việc của mình mà đi đầu là các tổ chức tín dụng với hàng loạt các hoạt động vô cùng phức tạp mà sức người không thể đảm đương. Bước vào thời kỳ đổi mới, Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Tiên Phong đã sớm nhận thức được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin đối với công cuộc đổi mới và hiện đại hóa Ngân hàng. Ngân hàng Tiên Phong đã tập trung nguồn lực đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ nhằm đổi mới, hiện đại hóa hoạt động ngân hàng đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Sau một thời gian thực tập tại Quĩ tiết kiệm Nguyễn Trãi chi nhánh Thăng Long, em nhận thấy rằng việc xây dựng hệ thống quản lý giữ hộ vàng có tính chất ứng dụng rất cao trong thực tế. Do đó em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý giữ hộ vàng tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong”. Nội dung chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Ngân hàng TMCP Tiên Phong. Chương 2: Phân tích hệ thống tiền gửi tại ngân hàng TMCP Tiên Phong. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện giữ hộ vàng tại Quĩ tiết kiệm Nguyễn trãi, chi nhánh Thăng Long. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN TIÊN PHONG 1.1 Giới thiệu chung về Ngân hàng Tiên Phong: 1.1.1 Khái quát về Ngân hàng: Địa chỉ: Tòa nhà FPT, Phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: 04.37688998 Fax: 04.37688979 Website: http://www.tpb.com.vn Tên doanh ngiệp phát hành: Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong Tên tiếng anh: TIEN PHONG COMMERCIAL JOINT STOCK BANK Tên giao dịch: TIENPHONG BANK Vốn điều lệ: 3.000.000.000.000 (VN đồng) Ngày 07/05/2008, dự án NHTM cổ phần FPT đã được ngân hàng nhá nước Việt Nam chính thức trao giấy phép thành lập và hoạt động với tên gọi NHTM cổ phần Tiên Phong (TienPhong Bank). TienPhong Bank được thành lập bởi công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT; công ty thông tin di động VMS Mobifone; và tổng công ty tái bảo hiểm quốc gia vinare và một số cổ đông khác. Sự đầu tư và hợp tác chiến lược của 3 tổ chức lớn này mang lại cho TienPhong Bank ưu thế về công nghệ thông tin, công nghệ viễn thông di động, và tài chính. Phát huy các ưu thế này để xây dựng cho mình một nền tảng bền vững và mang đến cho khách hàng cuộc sống tài chính đơn giản và hiệu quả hơn. Chiến lược phát triển của TienPhong Bank đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng một ngân hàng với quy mô tổ chức và hoạt động hiện đại, văn hóa doanh ngiệp theo hướng thân thiện và chuyên ngiệp, để đưa TienPhong Bank trở thành sự lựa chọn đầu tiên của khách hàng cũng như trở thành nơi các nhân sự tốt nhất trên thị trường lựa chọn làm việc. Cùng với việc áp dụng các phương thức quản trị ngân hàng hiện đại và theo tiêu chuẩn quốc tế, TienPhong Bank là ngân hàng đầu tiên áp dụng quy trình quản lý chất Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng lượng ISO 9001:2000 ngay từ khi ra đời nhằm đảm bảo sự vận hành hiệu quả và tối thiểu hóa rủi ro của các hoạt động và hệ thống, nâng cao năng xuất lao động và tiết kiệm chi phí. FPT là cổ đông lớn nhất 16.90% cổ phần, đóng vai trò quan trong việc hỗ trợ công nghệ và kinh nghiệm khai thác các giải pháp công nghệ thông tin trong hoạt động của Ngân hàng.. Tổng Công ty Tái bảo hiểm Quốc gia Việt Nam (Vinare) là cổ đông lớn của TiênPhong Bank với số vốn góp 10%. Vinare góp phần quan trọng cho TiênPhong Bank về tiềm lực tài chính, với hệ thống rộng khắp và kinh nghiệm, chuyên môn sâu trong lĩnh vực quản trị tài chính. Công ty thông tin di động VMS (MobiFone) cũng là cổ đông lớn của TiênPhong Bank với số vốn góp 4.76%. VMS (MobiFone) đóng vai trò chiến lược trong việc hỗ trợ các giải pháp về việc sử dụng các dịch vụ ngân hàng thông qua kênh điện thoại di động (Mobile Banking) với chất lượng dịch vụ cao. Mobile Banking là một yếu tố không thể thiếu của một ngân hàng hiện đại nhằm phục vụ các khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện. SBI Ven Holding Pte. Ltd Singapore là cổ đông nước ngoài sở hữu 4,9% vốn điều lệ của TiênPhong Bank. SBI Ven Holding Pte. Ltd có trụ sở chính ở Singapore, hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng đầu tư, dịch vụ tài chính, quản lý tài sản, bất động sản. TiênPhong Bank xác định sứ mệnh đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin viễn thông và các giải pháp công nghệ trong hoạt động ngân hàng nhằm mang tới giải pháp tài chính mới, phong cách và chất lượng dịch vụ mới, mô hình hoạt động và quản trị tiên tiến, đóng góp vào sự phát triển của ngành ngân hàng trong nước. Với số lượng người sử dụng máy tính và điện thoại di động ngày càng tăng, sự bùng nổ về việc ứng dụng CNTT trong đời sống mọi mặt của người Việt Nam, chiến lược của TiênPhong Bank là khai thác các ứng dụng công nghệ để tạo ra một hệ thống tích hợp nhằm mang tới những sản phẩm dịch vụ đa dạng phong phú và tiện lợi tới đông đảo người dân Việt Nam. Chỉ với một chiếc điện thoại di động hay một máy tính nối mạng, bạn đã có thể sử dụng các dịch vụ của TiênPhong Bank mà không nhất thiết phải tới các điểm giao Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng dịch của ngân hàng. Với những khách hàng ưa thích cách giao dịch truyền thống, TiênPhong Bank cung cấp dịch vụ thông qua mạng lưới phòng giao dịch (PGD) và chi nhánh hoặc phục vụ tận nhà hay cơ quan. Trong năm 2008, TiênPhong Bank đã có mặt tại 2 thành phố lớn nhất của cả nước là Hà nội và TP. Hồ Chí Minh. Trong năm 2009, TiênPhong Bank đã mở rộng sự hiện diện của mình tại Hải Phòng, Cần Thơ và Đà Nẵng. Và đầu năm 2011, TiênPhong Bank đã tiếp tục mở rộng mạng lưới của mình tại Đồng Nai, An Giang để có thể phục vụ các khách hàng của TiênPhong Bank một cách tốt nhất. 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển của TiênPhong Bank: Tháng 5- 2008: Tháng 6- 2008: -Nhận giấy phép thành lập TiênPhong Bank - Hoàn tất việc triển khai hệ thống ngân hàng lõi Flex-cube - Khai trương TiênPhong Bank - Ký kết hợp tác chiến lược toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) và khung hợp tác chung với Ngân hàng Citi - Khai trương TiênPhong Bank chi nhánh Hà Nội Tháng 8 – 2008: - Chính thức tham gia mạng thanh toán lớn nhất Việt Nam – SmartLink Tháng 9 – 2008: - Ra mắt hệ thống ngân hàng tự động MiniBank 24/7 - Chính thức là công ty đại chúng - Khai trương TiênPhong Bank Chi nhánh Tp. HCM Tháng 10 -2008: - Ra mắt dịch vụ Internet Banking dành cho khách hàng cá nhân Tháng 12 – 2008: và doanh nghiệp - Nhận chứng chỉ ISO 9001: 2000 cho toàn bộ hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của TiênPhong Bank Tháng 6 - 2009:- Đại - Khai trương TiênPhong Bank chi nhánh CầnThơ hội đồng cổ đông lần - Kỷ niệm 1 năm thành lập thứ nhất của TiênPhong Bank được tổ chức Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng Tháng 3 - 2009: Tháng 8 - 2009: Tháng 9 - 2009: Tháng 3 - 2010: Tháng 5 - 2010: Tháng 8 - 2010: Tháng 9- 2010: - Khai trương chi nhánh Hải Phòng - Khai trương chi nhánh Đà Nẵng - Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai của TiênPhong Bank được tổ chức - Khai trương Sở giao dịch của TiênPhong Bank tại Hà Nội - Tăng vốn điều lệ lên 2.000 tỷ đồng - Khai trương chi nhánh Sài Gòn Tháng 10- 2010: Tháng 12- 2010: Tháng 11-01- 2011: Tháng 4 - 2011: - Khai trương chi nhánh Thăng Long - Tăng vốn điều lệ lên 3.000 tỷ đồng - Khai trương chi nhánh Đồng Nai - Khai trương chi nhánh An Giang - Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba của TiênPhong Bank được tổ chức 1.1.3 Nhiệm vụ chức năng của đơn vị: Trung tâm điều hành: Thực hiện chức năng nghiên cứu và hoạch định chiến lược phát triển, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, kiểm soát và xử lý các vi phạm trên toàn hệ thống, quản lí hệ thống công nghệ thông tin, nghiên cứu phát triển sản phẩm dịch vụ. Các chi nhánh: Có chức năng tác nghiệp kinh doanh và được tổ chức thành các Phòng nghiệp vụ theo hướng chuyên môn hóa, cụ thể là: - Phòng dịch vụ khách hàng: Thực hiện nhiệm vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ ngân hàng. - Phòng tín dụng: Thực hiện nhiệm vụ cấp tín dụng cho khách hàng, cấp tín dụng cho dự án theo phân cấp, tham gia đồng tài trợ với các tổ chức tín dụng khác, Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng góp vốn đầu tư và mua bán nợ, khai thác tiện ích và hạn mức tài trợ của các ngân hàng đại lý, thực hiện nghiệp vụ tài trợ thương mại. - Phòng Kế toán – Tài chính: Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, phân tích tài chính và tổng hợp kế toán. Sở giao dịch TienPhong Bank là đơn vị trực thuộc Trụ sở chính thực hiện nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ứng dụng sản phẩm dịch vụ mới, tổ chức thanh toán và điều hòa vốn toàn hệ thống và kinh doanh các nghiệp vụ ngân hàng trên địa bàn của Trụ sở chính như một chi nhánh. Bên cạnh đó, TienPhong Bank đã bố trí một đội ngũ cán bộ nhân viên hợp lý theo hướng tăng cường lao động trẻ cho các bộ phận chuyên môn, tổ chức đào tạo chuyên sâu, nâng cao nghiệp vụ, mạnh dạn bổ nhiệm đội ngũ cán bộ trẻ và từng bước mở rộng quyền tự chủ cho các đơn vị TPB kinh doanh trực tiếp. 1.1.4 Thành tích đạt được trong những năm gần đây: Năm 2012, TienPhong Bank đã tái cơ cấu thành công, đạt hơn 116 tỷ đồng lợi nhuận sau thuế, nâng vốn điều lệ lên 5.550 tỷ đồng, hoạt động an toàn, tăng trưởng tốt, quản trị rủi ro hiệu quả. Tỷ lệ an toàn vốn của TienPhong Bank luôn đạt hơn 21%, đặc biệt thời điểm cuối năm sau khi hoàn tất tăng vốn điều lệ, lên tới 40.15%. TienPhong Bank có tỷ lệ chi trả cao, hoàn toàn không dùng vốn ngắn hạn cho vay dài hạn, nợ xấu được kiềm chế ở mức 3,66%. Năm 2012, huy động vốn của TienPhong Bank tăng trưởng trên 40%, trong đó 86% từ nguồn thị trường dân cư và tổ chức kinh tế. Hoạt động tín dụng của TienPhong Bank lành mạnh, bền vững, tăng trưởng tín dụng 20.6% năm 2012. Số lượng khách hàng của TienPhong Bank ngày một tăng mạnh, vào thời điểm cuối năm 2012 tăng 47,5% so với năm 2011. TienPhong Bank là ngân hàng trẻ, giai đoạn 5 năm phát triển đầu tiên của ngân hàng (2008-2012) lại rơi vào thời kỳ sóng gió nhất của nền kinh tế trong và ngoài nước. Mặc dù gặp nhiều khó khăn đặc biệt nhưng TienPhong Bank đã tái cơ cấu thành công và bước đầu tạo được dấu ấn riêng trên thị trường. Năm 2013, TienPhong Bank đặt chỉ tiêu 316 tỷ đồng lợi nhuận trước thuế. Năm 2013 sẽ là năm bản lề, là bước ngoặt quan trọng để TienPhong Bank thực hiện chiến lược 5 năm tiếp theo - giai đoạn bứt phá, phát triển nhanh và mạnh mẽ. Mục tiêu đến năm 2015, TienPhong Bank sẽ bù hết các khoản lỗ trước năm 2012, đạt 100 điểm giao Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng dịch, trở thành ngân hàng dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh vàng và ngân hàng điện tử. 1.1.5 Các sản phẩm tại TienPhong Bank: - DỊCH VỤ NGÂN HÀNG CÁ NHÂN - ĐA DẠNG SẢN PHẨM VAY • Vay mua nhà; xây dựng, sửa chữa nhà • Vay mua ôtô • Vay tiêu dùng • Vay thấu chi • Vay kinh doanh - TÀI KHOẢN THANH TOÁN • Tài khoản thanh toán • Tài khoản đầu tư thông minh - TIẾT KIỆM TỐI ƯU • Tiết kiệm thường • Gửi tiết kiệm lĩnh lãi định kỳ • Tiết kiệm điện tử - THẺ TIỆN ÍCH • Thẻ ATM - Thẻ ghi nợ nội địa TienPhong Bank • Thẻ thanh toán quốc tế TienPhong Bank Visa Debit • Thẻ tín dụng quốc tế TienPhong Bank Visa Credit - ĐA DẠNG HÌNH THỨC CHUYỂN TIỀN • Chuyển tiền tại quầy giao dịch • Chuyển tiền qua Internet Banking và Mobile Banking • Dịch vụ nhận tiền kiều hối Western Union • Dịch vụ chuyển tiền từ nước ngoài về Việt Nam qua đại lý của TienPhong Bank • Chuyển tiền liên ngân hàng qua thẻ - DỊCH VỤ NGÂN HÀNG DOANH NGHIỆP - TÀI KHOẢN DOANH NGHIỆP VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng • Quản lý tài khoản doanh nghiệp • Trả lương qua tài khoản • Quản lý dòng tiền • Tối ưu hóa dòng tiền • Thu hộ/Chi hộ • Thanh toán nhanh - TÍN DỤNG • Cho vay thấu chi • Cho vay tài trợ vốn lưu động • Cho vay tài trợ dự án • Cho vay đầu tư tài sản cố định • Tài trợ xuất khẩu trước khi giao hàng - THANH TOÁN QUỐC TẾ • Bao thanh toán, tài trợ thương mại • Chuyển tiền thanh toán bộ chứng từ nhờ thu, thanh toán L/C • Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu • Tài trợ nhập khẩu - DỊCH VỤ NGÂN HÀNG ĐIỆN TỬ - NGÂN HÀNG ĐIỆN TỬ • Quản lý tài khoản: tra cứu thông tin tiết kiệm, khoản vay, kiểm tra chi tiết giao dịch thẻ visa, khóa thẻ visa… • Chuyển khoản: chuyển tiền nội mạng, chuyển tiền liên ngân hàng, chuyển tiền qua thẻ, chuyển tiền định kỳ… • Thanh toán: thanh toán hóa đơn, nạp tiền điện thoại, thanh toán trực tuyến • Nộp thuế trực tuyến - DỊCH VỤ KINH DOANH VÀNG • Dịch vụ Mua bán vàng tại các điểm giao dịch của TienPhong Bank: giá vàng của TienPhong Bank chuẩn và tốt nhất trong hệ thống các ngân hàng, giao dịch nhanh chóng ngay cả trong những ngày cao điểm Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng • Mua bán vàng vật chất trực tuyến: cho phép khách hàng giao dịch mua bán vàng qua eBank ngay trên điện thoại, laptop,… để bắt kịp biến động giá vàng, quản lý hiệu quả tài sản vàng và tiền. • Dịch vụ Giữ hộ vàng: khách hàng hoàn toàn yên tâm gửi vàng tại TienPhong Bank và rút bất cứ lúc nào, bất cứ đâu theo nhu cầu của mình. 1.2 Giới thiệu đơn vị thực tập: 1.2.1 Giới thiệu chung về chi nhánh Thăng Long: Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Tiên Phong – Chi nhánh Thăng Long 1.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại TienPhong Bank: Hệ thống công nghệ thông tin của TienPhong Bank đã được vận hành an toàn ổn định với mức độ sẵn sàng cao. Xác định công nghệ thông tin là nền tảng để triển khai các ứng dụng/dịch vụ nhanh chóng thuận tiện, ngay từ khi mới thành lập, TienPhong Bank đã đầu tư một hệ thông cơ sở hạ tầng hiện đại, đồng bộ với các giải pháp tiên tiến đáp ứng được khả năng mở rộng và khả năng phát triển trong nhiều năm tới. Công tác an toàn thông tin được đặt lên hàng đầu. cùng với trung tâm dữ liệu chính với các trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế được đưa vào hoạt động ngay từ khi mới thành lập, với các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, trong năm 2009 trung tâm dữ liệu đã đưa vào vận hành thành công, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, thường xuyên và liên tục từ trung tâm dữ liệu chính. Điều này đã chứng minh được khả năng đáp ứng với sự cố của hệ thống công nghệ thông tin của TienPhong Bank trong Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng trường hợp trung tâm dữ liệu chính ngừng hoạt động, đồng thời cũng chuẩn hóa được thời gian và qui trình chuyển đổi hệ thống trong trường hợp xảy ra sự cố. TienPhong Bank đã tiến hành nâng cấp cải tiến hệ thống giám sát băng thông và máy chủ, tự động hóa việc quản lý; triển khai hệ thống giám sát cấu hình thiết bị mạng và cảnh báo tự động khi có thay đổi cấu hình. TienPhong Bank đã tiến hành tách thành công hệ thống dữ liệu báo cáo độc lập với dữ liệu ngân hàng lõi FCC chỉ trong một thời gian ngắn. Việc này giúp cho việc xử lý giao dịch nhanh hơn một cách đáng kể. Việc kết nối thành công với hệ thống chuyển tiền của Công Ty Chứng Khoán FPT (FPTS) là sự thay đổi lớn trong quá trình trong việc thanh toán của các khách hàng của FPTS khi chuyển từ tài khoản chứng khoán sang các ngân hàng. Sau khi kết nối thành công, hầu như toàn bộ các giao dịch chuyển tiền này của FPTS được thực hiện thông qua giao dịch trực tuyến. Bên cạnh hệ thống ngân hàng lõi, TienPhong Bank chú trọng xây dựng những ứng dụng mang tính tự động hóa cao. Hệ thống phê duyệt tín dụng tựu động (Loan automation) được triển khai và chuyển giao công nghệ thành công đã đưa TienPhong Bank trở thành ngân hàng đầu tiên ở Việt Nam tiến hành tự động hóa trong phê duyệt tín dụng đảm bảo thời gian xử lý nhanh và chất lượng đồng đều. Hệ thống MIS được TienPhong Bank tiến hành từ quý 3 năm 2009 đã giúp Ban Lãnh đạo và các bộ phận kinh doanh nhanh chóng kịp thời hỗ trợ ra quyết định kinh doanh. Song hành với hệ thống MIS, báo cáo kết quả kinh doanh hàng ngày cũng được tự động hóa tối đa từ khâu tạo báo cáo đến việc gửi cho những thành viên liên quan giúp cho các cán bộ quản lý luôn lắm được tình hình kinh doanh của các bộ phận một cách kịp thời, chính xác. Tập trung mạnh vào các dịch vụ trực tuyến và tự động hóa là mục tiêu chiến lược lâu dài của TienPhong Bank.TienPhong Bank đã đưa vào dịch vụ Mobile Banking với công nghệ mới giúp khách hàng thao tác thuận tiện trên điện thoại di động mà không cần nhớ cú pháp. Mobile Banking của TienPhong Bank có thể giúp nạp tiền 5 mạng điện thoại di động như Vinaphone, MobiFone, Viettel, S-Fone và EVN Telecom, đồng Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng thời thanh toán cước phí ADSL của FPT cùng các dịch vụ truyền thống khác như quản lý giao dịch, tra cứu số dư, vấn tin tài khoản, lịch sử giao dịch, mạng lưới, tỉ giá và chuyển khoản nội bộ. Với Internet Banking, ngoài các tính năng công dụng khách hàng của TienPhong Bank có thể chuyển tiền tới tất cả các ngân hàng trong nước với trên 1700 chi nhánh và trên các tỉnh và thành phố. Tiêu biểu là dịch vụ Esavings, đây là bước đột phá về công nghệ nhằm đem lại giá trị ngày càng tốt hơn cho khách hàng, với những kỳ hạn tiết kiệm linh hoạt, phong phú, tất toán bất cứ lúc nào, dịch vụ đặt vé máy bay trên Internet Banking. TienPhong Bank ngày càng chứng tỏ sự đi đầu trong việc áp dụng công nghệ để cuộc sống tài chính của khách hàng đơn giản và hiệu quả hơn. TienPhong Bank đã được tiến một bước vững chắc về công nghệ, làm chủ hệ thống, áp dụng nhiều công nghệ trong kinh doanh, đem lại những kết quả thiết thực trong kinh doanh. Hệ thống công nghệ thông tin của ngân hàng TienPhong Bank là liên tục cải tiến mang lại những lợi ích thiết thực cho khách hàng. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG GIỮ HỘ VÀNG TẠI NGÂN HÀNG TIÊN PHONG 2.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống: 2.1.1 Mục đích và phạm vi áp dụng: 2.1.1.1 Mục đích: Quy trình này quy định các phương thức và các trình tự xử lý các yêu cầu, hồ sơ của khách hàng và các nghiệp vụ phát sinh trong các hoạt động cung cấp dịch vụ giữ hộ vàng tại quầy của TienPhong Bank. 2.1.1.2 Phạm vi áp dụng Quy trình này được áp dụng trên toàn hệ thống ngân hàng Tiên Phong. 2.1.2. Các thuật ngữ: Đơn vị kinh doanh: là đơn vị của TienPhong Bank thực hiệp nghiệp vụ giữ hộ vàng bao gồm các Chi nhánh, Phòng Giao dịch trên toàn hệ thống. Danh sách các Đơn vị kinh doanh được phép thực hiện giao dịch giữ hộ vàng do các Tổng Giám Đốc Ngân hàng quy định bằng văn bản trong từng thời kỳ. Giao dịch viên: là nhân viên thuộc phòng dịch vụ khách hàng tại Chi Nhánh, đón tiếp và thực hiện các giao dịch giữ hộ vật chất với Khách hàng, nhận trả vàng vật chất với Khách hàng và các bộ phận liên quan tại Ngân hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn Khách hàng hoàn thiện đầy đủ các thủ tục liên quan tới giao dịch giữ hộ vàng vật chất. Kiểm soát viên: là các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nghiệp vụ tại các Chi nhánh. Khách hàng: là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu gửi TienPhong Bank giữ hộ vàng vật chất tại Đơn vị kinh doanh của TienPhong Bank và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:  Có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi theo quy định của pháp luật: - Đối với cá nhân: Có đủ năng lực hành vi dân sự của khách hàng. - Đối với tổ chức: Được thành lập hợp pháp và có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng  Có vàng trong danh sách các sản phẩm vàng được TienPhong Bank chấp thuận từng thời kỳ.  Ký hợp đồng giữ hộ vàng với TienPhong Bank. Vàng: Loại vàng TienPhong Bank cung cấp giữ hộ: là loại vàng miếng có nguồn gốc hợp pháp, thuộc chiếm hữu hoặc sở hữu của hợp pháp của Khách hàng, đang được phép giao dịch tại Việt nam theo quy định của pháp luật. Danh sách các loại vàng được TienPhong Bank chấp nhận giữ hộ được Tổng giám đốc ban hành trong từng thời kỳ. Thủ quỹ: Là nhân viên Phòng Dịch Vụ Khách hàng Chi nhánh trực tiếp thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt và giao nhận vàng với Khách hàng. Hợp đồng dịch vụ giữ hộ vàng: Là dịch vụ được ký kết giữa TienPhong Bank và Khách hàng để TienPhong Bank cung cấp dịch vụ giữ hộ vàng cho Khách hàng. Ứng dụng quản lý vàng: Là ứng dụng quản lý giao dịch vàng của TienPhong Bank. 2.1.3 Một số quy định liên quan: 2.1.3.1 Yêu cầu giữ hộ vàng: - Số lượng tối thiểu vàng giữ hộ: 01 chỉ vàng (tương đương 3,75 gram vàng, 10 phân vàng hay 01 XAU). Số lượng vàng giữ hộ trên mức tối thiểu theo quy định phải là bội số của 01 chỉ vàng, số lượng vàng tối thiểu để thực hiện giữ hộ có thể thay đổi theo quyết định cùa Tổng Giám đốc từng thời kỳ. - Vàng nhận giữ hộ phải thuộc phạm vi cho phép thực hiện nghiệp vụ giữ hộ tại Quy trình này, các quy định khác của TienPhong Bank và pháp luật. 2.1.3.2 Thời hạn giữ hộ và việc rút vàng hộ: - Thời hạn giữ hộ vàng tính theo tháng, tùy thuộc vào nhu cầu của Khách hàng để thỏa thuận về thời gian nhận giữ hộ và có thể được thay đổi theo thỏa thuận của hai bên nếu có. Khách hàng giao vàng cho TienPhong Bank cho đến khi Khách hàng nhận lại toàn bộ vàng đồng thời thực hiện xong mọi nghĩa vụ với TienPhong Bank như đã thỏa thuận tại Hợp đồng dịch vụ giữ hộ. - Khi có nhu cầu, khách hàng có thể thực hiện việc rút vàng tại bất kỳ Chi nhánh/Phòng giao dịch nào cùa TienPhong Bank. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng 2.1.3.3 Chứng nhận giữ hộ vàng và Phiếu xác nhận giao dịch giữ hộ vàng: - Phiếu xác nhận giao dịch nộp vàng là chứng từ xác nhận giao dịch giữ hộ vàng không kỳ hạn (Mẫu biểu 03.2) được lập thành 02 bản, TienPhong Bank giữ 01 bản . Khách hàng giữ 01 bản. - Chứng nhận giữ hộ vàng: là chứng từ xác nhận giao địch giữ hộ vàng có kỳ hạn. Chứng nhận giữ hộ vàng bao gồm 2 liên: Liên 1 dành cho TienPhone Bank, Liên 2 dành cho Khách hàng. 2.1.3.4 Phiếu xác nhận rút vàng: Phiếu xác nhận giao dịch rút vàng là chứng từ xác nhận giao rút vàng từ hợp đồng giữ hộ của Khách hàng tại quầy giao dịch (Mẫu biểu 03.3) được lập thành 02 bản, TienPhong Bank giữ 01 bản, Khách hàng giữ 01 bản. 2.1.3.5 Khách hàng gửi/rút vàng giữ hộ khác chi nhánh mở Hợp đồng giữ hộ (Gửi/rút liên chi nhánh): - Khi có nhu cầu, khách hàng có thể thực hiện việc gửi/rút vàng tại bất kỳ Chi nhánh/Phòng giao dịch nào cùa TienPhong Bank. - Các bộ phận liên quan đến quy trình gửi/rút liên chi nhánh thực hiện việc trao đổi thông tin qua hệ thống email nội bộ của TienPhong Bank 2.1.3.6 Phí: - Phí giữ hộ là khoản phí khách hàng sẽ phải trả cho TienPhong Bank khi sử dụng dịch vụ giữ hộ và sẽ được quy định cụ thể trong Hợp đồng dịch vụ giữ hộ (phí giữ hộ, phí rút không thông báo trước, phí rút khác nơi gửi hoặc phí khác theo thoả thuận của các bên). - Các khoản phí khác được TienPhong Bank quy định trong từng thời kỳ. Hiện nay TPB nhận giữ hộ vàng chưa thu phí. 2.1.3.7 Giao nhận, bảo quản, vận chuyển vàng: Việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển vàng trong nội bộ TienPhong Bank được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của TienPhong Bank về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, Ấn chỉ quan trọng. 2.1.3.8 Hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ giữ hộ vàng: - Trường hợp Khách hàng là cá nhân: + Hồ sơ mở CIF của khách hàng cá nhân theo đúng quy định cùa TienPhong Bank + Hợp đồng giữ hộ vàng. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng + Các giấy tờ khác theo quy định của TienPhong Bank theo từng thời kỳ - Trường hợp Khách hàng là tổ chức: + Hồ sơ mỡ CIF của khách hàng Doanh nghiệp theo đúng quy định của TienPhong Bank + Hợp đồng giữ hộ vàng + Các giấy tờ khác theo quy định cùa TienPhong Bank theo từng thời kỳ. 2.1.3.9 Báo cáo: - Hàng ngày, các ĐVKD có trách nhiệm: + Kiểm kê, đối chiếu đảm bảo khớp đúng số lượng vàng nhận theo Quy định hiện hành của TienPhong Bank về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chi quan trọng của TienPhong Bank, Hợp đồng giữ hộ vàng, các chứng từ liên quan và báo cáo theo dõi hàng ngày giao dịch giữ hộ vàng + In báo cáo theo dõi hàng ngày giao dịch giữ hộ vàng, kiểm soát và lưu 01 liên trong hồ sơ báo cáo hàng ngày - Hàng ngày, đơn vị kinh doanh tổng hợp và gửi cho Khối CM và Nghiệp vụ giao dịch và kho quỹ về số lượng vàng nhận giữ hộ, số lượng vàng Khách hàng rút và số lượng vàng tồn quỹ (nếu có). - Các báo cáo và chứng từ giao dịch sau khi được kiểm soát phải đảm bào đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và được lưu giữ theo quy dịnh về lưu trữ chứng từ cùa Pháp luật và TienPhong Bank. 2.1.3.10 Trách nhiệm của các bộ phận: - Trách nhiệm của ĐVKD: + ĐVKD chịu trách nhiệm lưu giữ Hợp đồng giữ hộ vàng. + ĐVKD có trách nhiệm thực hiện hạch toán theo hướng dẫn ngay khi nhận được yêu cầu cùa KH hoặc yêu cầu từ ĐVKD mà KH đến gửi/rút liên chi nhánh. - Giám đốc ĐVKD: + Giám sát hoạt động các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tuân thủ quy định của TienPhong Bank. + Giám đốc chi nhánh sử dụng nguồn lực của Chi nhánh trong việc hỗ trợ các đơn vị trực thuộc. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng + Thực hiện các báo cáo về hoạt động giữ hộ vàng theo yêu cầu từ Ban lãnh đạo ngân hàng và các bộ phận Hội sở. - Giao dịch viên: + Thực hiện giao nhận vàng với khách hàng đầy đủ chính xác. + Thực hiện hạch toán kế toán theo đúng nội dung giao dịch, đúng tài khoản kế toán, thủ tục hồ sơ theo quy định của TienPhong Bank. - Cán bộ thủ quỹ: + Giao nhận đầy đủ số lượng, chất lượng, chủng loại vàng trong cho khách hàng theo quy định. + Ký xác nhận việc kiểm đếm, kiểm dịnh vàng trên bảng kê, chứng từ giao nhận với khách hàng theo quy định. + Chuyển bộ phận cất giữ, lưu kho hoặc trực tiếp cất giữ lưu kho theo quy định. + Hỗ trợ công tác vận chuyển, điều chuyển vàng cho các giao dịch phát sinh. - Trách nhiệm của CM: + Thực hiện theo quy trình nghiệp vụ của TPB. + Theo dõi, ghi nhận, giải quyết hoặc trình lãnh đạo giải quyết các yếu cầu hỗ trợ từ các ĐVKD. - Trách nhiệm khối Công nghệ thông tin: + Quản lý và phần bố các mã truy cập vào hệ thống giao dịch. + Lập công cụ theo dõi trạng thái vàng toàn hàng, trạng thái vàng của từng ĐVKD. + Đảm bảo hệ thống, các phần mềm, các công cụ hỗ trợ quản lý giao dịch và trạng thái vàng vận hành thông suốt, hỗ trợ các ĐVKD vàng và tổ quản lý kinh doanh vàng về sử dụng hệ thống và giải quyết các lỗi phần mềm phát sinh. - Khối KHDN và Khối KHDN: + Đầu mối đưa ra các quy trình, hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan đến vàng. + Đầu mối phối hợp với các ĐVKD để đưa ra biểu phí liên quan đến nghiệp vụ vàng nội bộ. + Đầu mối tiếp nhận các phản hồi, ý kiến từ các ĐVKD. Nghiên cứu. đưa ra các đề xuất giải pháp đề trình lên Tổng Giám Đốc phương án thực hiện. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng + Nghiên cứu thị trường, đề xuất ban hành các sản phẩm vàng. 2.2. Phân tích hệ thống giữ vàng hộ khách hàng: 2.2.1. Mô tả bài toán: Khi khách hàng có nhu cầu giữ hộ vàng tại TienPhong Bank. GDV sẽ yêu cầu thông tin khách hàng và tư vấn các hình thức giữ hộ vàng: giữ hộ vàng có kỳ hạn hay không kỳ hạn và các loại vàng Ngân hàng Tiên Phong nhận giữ hộ. GDV kiểm tra thông tin khách hàng trên cơ sở dữ liệu khách hàng. Nếu là khách hàng mới thì yêu cầu hệ thống cấp phát mã khách hàng mới rồi cập nhật thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu khách hàng. Sau đó thực hiện kiểm tra vàng. Nếu vàng phù hợp với các chủng loại của TiênPhong Bank chấp nhận giữ hộ. GDV hướng dẫn khách hàng lập và ký bảng kê chi tiết nộp vàng, giao cho khách hàng chứng nhận giữ vàng hộ. Khi khách hàng muốn rút vàng tại TienPhong Bank, Khách hàng mang chứng nhận giữ hộ vàng, chứng minh thư đến ngân hàng. GDV kiểm tra đối chiếu thông tin trên sổ giữ hộ vàng và thông tin trong cơ sở dữ liệu vàng. GDV thực hiện kiểm tra số dư vàng của Khách hàng trên hệ thống vả thực hiện hạch toán theo hướng dẫn thao tác nghiệp vụ giữ hộ vàng trên FCC. GDV hướng dẫn KH ký Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bảng kê chi tiết vàng lĩnh. GDV kiểm tra đối chiếu chữ ký của khách hàng. Chữ ký của khách hàng phải đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại TienPhong Bank. GDV chuyển trả lại vàng cho khách hàng. Đồng thời GDV cũng chuyển thông tin cho KSV phê duyệt xác nhận rút vàng. Sau mỗi giao dịch kế toán sẽ tổng hợp trên sổ vàng các phiếu xác nhận nộp vàng/chứng nhận giữ hộ vàng, phiếu rút vàng kiêm bảng kê chi tiết và định kỳ báo cáo lên Ban Giám Đốc. 2.2.2 Quy trình cung cấp dịch vụ giữ hộ vàng tại quầy: Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu của Khách hàng: - GDV hướng dẫn khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin và ký vào Hợp đồng dịch vụ giữ hộ (02 bản, 01 bàn lưu hồ sơ tại ĐVKD - TienPhong Bank, 01 bản trả lại cho KH) GDV lưu ý yêu cầu khác hàng xuất trình CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực đồng thời yêu cầu khách hàng kiểm tra lại thông tin trên hợp đồng giữ hộ trước khi ký. Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng - Trường hợp KH là KH mới, chưa có mã CIF trên hệ thống thì GDV thực hiện: Mở CIF kháchhàng trên hệ thống FCC theo đúng quy trình mờ CIF cho khách hàng của TienPhong Bank hiện hành. GDV kiểm tra tính chính xác và dầy đủ thông tin trên hồ sơ Khách hàng cung cấp. Nếu KH đã có tài khoản và đăng ký chữ ký tại TienPhong Bank. GDV cần kiểm tra chữ ký lưu trong hệ thống và chữ ký trên hợp đồng giữ hộ vàng và cập nhật chữ ký (nếu cần thiết) - GDV tiếp nhận vàng giữ hộ từ KH Bưóc 2: Kiềm tra vàng: - Tùy theo hạn mức được quy định, GDV/Thủ quỹ nhận vàng từ KH, thực hiện kiểm định vàng: GDV đếm và kiểm tra kỹ lưỡng vàng của KIi bằng các biện pháp kiểm tra để nhận biết vàng thật vàng giả, vàng phù hợp với các chùng loại vàng được TienPhong Bank chấp nhận giữ hộ. - GDV hưởng dẫn KH lập và ký bảng kê chi tiết vàng nộp theo biểu mẫu 03.1 Bước 3: Hạch toán nhập vào hệ thống và in chứng từ giao dịch: -GDV tiến hành hạch toán số liệu vào hệ thống FCC theo hướng dẫn thao tác nghiệp vụ giữ hộ vàng trên FCC đính kèm quy trình này. -GDV in và ghi thông tin trên Phiếu xác nhận giao dịch nộp vàng hoặc Chứng nhận giữ hộ vàng và đưa KH ký. -GDV tập hợp chứng từ chuyển cho Kiểm soát viên để duyệt hạch toán, bao gồm: + Hợp đồng dịch vụ giữ hộ + Bảng kê chi tiết vàng nộp + 02 bản Phiếu xác nhận giao dịch nộp vàng/ Chứng nhận giữ hộ vàng. Bước 4: Kiểm soát và phê duyệt giao dịch: -KSV kiểm tra và xác thực lại tính chính xác của hồ sơ KH cung cấp. -KSV kiểm soát và trình ký lãnh đạo ĐVKD được ủy quyền ký đại diện bên nhận giữ hộ và đóng dấu ĐVKD trên Hợp đồng dịch vụ giữ hộ. -KSV thực hiện phê duyệt bút toán hạch toán của GDV và Ký kiểm soát, đóng dấu (nếu KH yêu cầu) 01 bản Phiếu xác nhận giao dịch nộp vàng/Chứng nhận giữ hộ vàng hoặc trình kỷ Lãnh đạo ĐVKD theo ủy quyền. Bước 5: Nhập kho vàng giữ hộ, lưu chứng từ: Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng - GDV/Thủ quỹ có trách nhiệm thực hiện nhập kho vàng theo các quy định của TienPhong Bank ban hành từng thời kỳ. - GDV đưa lại Chứng nhận giữ hộ vàng (liên 2) hoặc 01 bản Phiếu xác nhận giao dịch nộp vàng cho KH hoặc trình Lãnh đạo ĐVKD ký đóng dấu theo ủy quyền. - GDV thực hiện lưu chứng từ kế toán theo quy định. 2.2.3 Quy trình khách hàng rút vàng tại quầy giao dịch: Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu của KH và hướng dẫn KH hoàn thiện hồ sơ: - GDV hướng dẫn KH cung cấp đầy đủ hồ sơ bao gồm: + CMND/Hộ chiếu (bản gốc) của KH hoặc CMND/Hộ chiếu . + Giấy ủy quyền hợp pháp của người đến rút vàng.Chứng nhận giữ hộ vàng (đối với trường hợp KH gửi giữ hộ có kỳ hạn). Bước 2: Kiểm tra thông tin và hạch toán: - GDV kiểm tra tính chính xác và đầy đù thông tin trên hồ sơ Khách hàng cung cấp khớp đúng với thông tin trên hệ thống. - Trong trường hợp KH đã đặt lệnh rút trực tuyến - áp dụng sau khi hệ thống dưa vào sử dụng GDV vào hệ thống quàn lý vàng cùa TienPhong Bank và in 02 bản Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bảng kê chi tiết vàng lĩnh ra để sử dụng. - GDV thực hiện kiểm tra số đư vàng của KH trên hệ thống vả thực hiện hạch toán theo hướng dẫn thao tác nghiệp vụ giữ hộ vàng trên FCC đỉnh kèm quy trình này. Đồng thời GDV thực hiện hạch toán thu phí giữ hộ theo biểu phí hiện hành của TienPhong Bank. - Sau khi hạch toán, GDV ký 02 Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bàng kê chi tiết vàng lĩnh. Bước 3: Kiểm soát và phê duyệt giao dịch: - KSV kiểm tra và xác thực lại tính chính xác của hồ sơ, đảm bảo đẩy đủ chữ ký cùa GDV trên Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bảng kê chi tiết vàng lĩnh. - KSV phê duyệt bút toán hạch toán và ký duyệt 02 bản Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bảng kê chi tiết vàng lĩnh hoặc trình Lãnh đạo ĐVKD ký đóng dấu theo ủy quyền. Bước 4: Chuyển trả lại vàng cho khách hàng: - GDV hướng dẫn KH ký 02 bản Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bàng kê chi tiết vàng lĩnh với biểu mẫu 03.3. GDV kiểm tra đối chiếu chữ ký của khách hàng. Chữ ký của khách hàng Phạm Thùy Dương HTTB-K12 Chuyên đề thực tập 49 Học viện Ngân Hàng phải đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại TienPhong Bank. - GDV trả lại KH 01 bản Phiếu xác nhận rút vàng kiêm bàng kê chi tiết vàng lĩnh. - Tùy theo hạn mức được quy định, Thủ quỹ/GDV gửi trả lại vàng cho KH theo Quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá trị, ấn chi quan trọng của TienPhong Bank. - GDV thực hiện lưu chứng từ kế toán theo quy định. 2.2.4 Biểu đồ phân rã chức năng và Biểu đồ ngữ cảnh: Hình 2.1: Biểu đồ phân rã chức năng Phạm Thùy Dương HTTB-K12