Tài liệu Phần 1 tổng quan về công ty tnhh tạp phẩm & vật tư nghành in

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nền kinh tế nhà nước theo định hướng XHCN như hiện nay đòi hòi các doanh nghiệp phải hạch toán độc lập, tự chủ. Hoạt động của các doanh nghiệp đã và đang phát triển mạnh mẽ cả về chiều dọc lẫn chiều sâu. Bất kể một doanh nghiệp nào ngay từ khi mới thành lập đều xác định được mục tiêu lợi nhuận với tiêu chí: “Tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí”. Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải được thực hiện tốt vai trò của mình, là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp. Nó phản ánh, giám đốc tình hình biến động của hàng hoá, phát hiện những mặt hàng có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao cũng như tình hình tiêu thụ hàng hoá và công nợ để từ đó tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn kịp thời. Do thời gian thực tập tại công ty TNHH tạp phẩm & vật tư ngành in tuy chưa dài nhưng em cũng đã cố gắng tìm hiểu về đặc điểm, tình hình sản xuất của công ty, em xin được trình bày báo cáo tổng hợp với 3 phần cụ thể như sau: Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH tạp phẩm & vật tư nghành in Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TẠP PHẨM VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN. 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Nền kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo đó là sự phát triển rất phong phú và đa dạng của nhiều loại hình kinh doanh phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống, văn hoá và tinh thần của nhân dân. Cùng với sự phát triển đó và được sự quan tâm của nhà nước tới các doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in đã được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102001987 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 23 tháng 2 năm 2001. Tên giao dịch: Printing materials and groceries company limited. Tên viết tắt: PBS CO.LTD Địa chỉ trụ sở chính của công ty: Số nhà 8/111, Xã Đàn 2, Phố Nguyễn Lương Bằng - Quận Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 04.38524161 – 04.37761656. Fax: 04.38524161 Công ty có tư cách pháp nhân, tài khoản và con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu (EXIMBANK) Việt Nam, Chi nhánh Hà Nội, 19 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội với số vốn điều lệ là 600.000.000 đồng do 3 thành viên góp vốn ban đầu. Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là : - Buôn bán máy móc,vật tư, thiết bị, ngành in, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm. - Sản xuất, gia công các sản phẩm từ nguyên liệu giấy. 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì các sản phẩm công ty kinh doanh. - Xúc tiến thương mại. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa./. Sự phát triển của công ty chia làm hai giai đoạn: 1.1.1 Từ khi thành lập năm 2001 đến năm 2005. Với số lượng lao động ban đầu gọn nhẹ và năng động chỉ là 6 người, đây là giai đoạn công ty thăm dò thị trường với một vài sản phẩm phổ biến, có giá trị không cao, chủng loại chưa đa dạng, là một doanh nghiệp thương mại, không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà chỉ thông qua thị trường nhập các sản phẩm, sau đó bán lại cho các công ty, xí nghiệp in chủ yếu nằm trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận, đây là các mối hàng có quen biết từ trước khi Giám đốc Nguyễn Đăng Luân đứng ra thành lập công ty. Ngoài các mối hàng trên, giai đoạn này công ty cũng chú trọng đến việc tiếp thị mở rộng thị trường, tạo thêm các mối hàng mới, đồng thời chú trọng đến chất lượng sản phẩm cung cấp để tạo uy tín, nâng cao thương hiệu công ty. Tích cực chủ động tuyển lao động có trình độ về kỹ thuật ngành in, có trình độ giao tiếp, hiểu biết về maketinh thương mại tạo tiền đề cho sự phát triển mở rộng của công ty. Tìm kiếm các kênh huy động vốn ổn định để phát triển, đồng thời nhập hàng với số lượng, chủng loại ngày càng lớn và đa dạng hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Chủ động tìm các nguồn cung ổn định, chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh, ký kết các hợp đồng mua bán lâu dài. 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1.1.2 Từ năm 2006 đến nay. Do có chiến lược kinh doanh đúng đắn, nắm bắt được thị trường nên giai đoạn từ 2006 đến nay là giai đoạn công ty thực sự đi vào ổn định và phát triển với doanh thu và lợi nhuận năm sau cao hơn nay trước. Nguồn hàng cung cấp ra thị trường ngày một phong phú, chất lượng ổn định, lượng khách hàng tiềm năng đến với công ty này một nhiều. Số nhân viên công ty đến nay là 20 người, giám đốc là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty, mọi chế độ tiền lương, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước nói chung và của công ty nói riêng. Qua hơn 8 năm hoạt động, bên cạnh còn rất nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện tốt nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước. Ngoài ra Công ty cũng luôn thực hiện tốt các chính sách của người lao động, tìm được hướng đi đúng đắn và từng bước phát triển, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính của công ty. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Cơ cấu tổ chức đó đều có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng loại hình. Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty, đề ra các phương án, chính sách kinh doanh cũng như hoạch định chiến lược phát triển của toàn công ty. 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Trợ giúp Giám đốc là Phó giám đốc: nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý điều hành công ty. Bên cạnh đó còn bao quát các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính kế toán của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Phòng kế toán gồm 06 người trong đó có 01 kế toán trưởng và 4 kế toán viên, 1 thủ quỹ, có trách nhiệm theo dõi toàn bộ nguồn vốn của công ty. Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc, thông báo kịp thời cho giám đốc về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, tăng cường công tác quản lý để việc sử dụng vốn mang lại hiệu quả. Quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, sổ sách kế toán, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng kinh doanh: gồm 5 người, chủ động xây dựng chiến lược kinh doanh tiêu thụ hàng hoá trên thị trường tìm luồng tiêu thụ ổn định. Nghiên cứu xu thế phát triển của thị trường để lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp và khai thác những mặt hàng tiềm năng trên thị trường, chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng. - Phòng kỹ thuật vật tư: gồm 4 người, có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra chất lượng của các lô hàng nhập về công ty, phối hợp với các khách hàng để xử lý kỹ thuật đối với những sản phẩm bị lỗi, hư hỏng trong quá trình vận hành. - Tổ hành chính, bảo vệ: 03 người, có nhiệm vụ quản trị văn phòng, hành chính, lễ tân, văn thư và làm nhiệm vụ bảo vệ văn phòng, kho bãi hàng hóa. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tạp phẩm và vật tư ngành in được khái quát qua sơ đồ sau: 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật, vật tư Phòng kế toán Tổ hành chính, bảo vệ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tạp phẩm & vật tư ngành in ta thấy bộ máy của công ty rất gọn nhẹ, không cồng kềnh. Do đó công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người. Do có kết cấu như thế sẽ giảm được chi phí quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc. 1.2.2. Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính tại công ty. Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in được thành lập bởi 03 thành viên góp vốn, trong đó 02 thành viên góp vốn dưới hình thức hưởng lãi theo thoả thuận giữa các thành viên, uỷ quyền cho Giám đốc Nguyễn Đăng Luân - một trong ba thành viên góp vốn với tỷ lệ 50% tổng vốn góp đứng ra điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề về công tác tài chính trong công ty. 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm thị trường sản phẩm – hàng hóa - dịch vụ. 1.3.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty TNHH Tạp phẩm & vật tư ngành in là loại hình công ty tư nhân, hoạt động kinh doanh một cách độc lập và tự chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ khác của mình. Do đó Giám đốc cũng như toàn thể nhân viên trong công ty luôn quan tâm tới việc kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất và đem lại lợi nhuận cao nhất. Là một doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực thương mại, là khâu trung gian giữa nhà sản xuất và khách hàng nên công ty có bộ máy hoạt động kinh doanh gọn nhẹ, không có khâu sản xuất thành phẩm. Nhưng có đặc thù là: Vốn dự trữ vật tư hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn hơn vốn lưu động của doanh nghiệp, để đảm bảo được khối lượng hàng hoá đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ đòi hỏi công ty phải xây dựng được chi tiết, cụ thể kế hoạch mua hàng, bán hàng và dự trữ hàng hóa bám sát được với yêu cầu của thị trường. Tuy nhiên công ty không phải quá lo lắng về khâu bảo quản hàng hóa vì sản phẩm phục vụ ngành in công nghiệp có thời hạn sử dụng dài, dễ vận chuyển, bảo quản. Do đặc điểm như vậy nên hoạt động xuất - nhập hàng của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục. Nhân viên phòng kinh doanh thường xuyên liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu mua hàng và tích cực tiếp thị mở rộng địa bàn kinh doanh. Khi có thông tin về nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh báo cáo giám đốc, làm hợp đồng mua bán và phối hợp với phòng Kỹ thuật, phòng tài chính lên kế hoạch xuất hàng (đây là đối với những đơn hàng có khối lưọng lớn), còn đối với những đơn hành nhỏ lẻ thì không phải làm hợp đồng mua bán, Phòng Kỹ thuật, kinh doanh trực tiếp xuất hàng cho người mua. Lợi nhuận của công ty thu được là phần chênh lệch giữa giá bán và giá vốn nhập hàng hóa + các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Do 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 vấp phải sự cạnh tranh rất lớn từ nền kinh tế thị trường, ngày càng nhiều công ty hoạt động cùng lĩnh vực xuất hiện, nên giá bán cũng có sự cạnh tranh cao vì vậy lợn nhuận công ty thu được sau khi trừ đi mọi chi phí nằm trong khoảng từ 5%-8% doanh thu. * Quy trình bán hàng. Báo giá, tiếp thị Đơn đặt hàng Ký hợp đồng Bảo trì đối với những sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc Bàn giao sản phẩm Lập kê hoạch xuất hàng Sơ đồ 2: Quy trình bán hàng Quy trình bán hàng có thể được diễn giải như sau. Bước1: Gửi báo giá tới khách hàng (Thường chỉ gửi báo giá đối với những khách hàng mới hoặc khi có sự thay đổi về giá đối với những khách hàng cũ) Bước 2: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký xác nhận lại với khách hàng. Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng. Bước 4: Các phòng ban phối hợp hoàn thành thủ tục, lập kế hoạch xuất hàng. Bước 5: Giao sản phẩm cho khách hàng. Bước 6: Phòng kỹ thuật bảo hành, bảo trì và hướng dẫn khách hàng xử lý vận hành những sản phẩm bị lỗi. 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1.3.2 Đặc điểm thị trường sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua bán các sản phẩm phục vụ cho ngành in công nghiệp, nên thị trường, khách hàng chính của công ty là các công ty, xí nghiệp in nằm trên địa bàn Hà Nội và địa bàn lân cận như Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Phòng …. Do các sản phẩm nghành in công nghiệp trong nước chưa sản xuất được nên công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp sản phẩm từ Trung Quốc, Đức, Singapo, các sản phẩm số lượng nhỏ nhập qua một số công ty trong Thành phố Hồ Chí Minh. Một số sản phẩm chính của công ty: - Bản kẽm ( nhiều chủng loại, kích thước khác nhau). - Mực in công nghiệp (xanh, đỏ, vàng, đen, trắng đục…). - Cao su chế bản. - Bột hiện bản. - Sửa rửa bản. - Bột axít. - Keo nhiệt. - Đế phim. 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TẠP PHẨM VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN. 2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. 2.1.1. Đặc điểm lao động kế toán. Phòng tài chính kế toán của công ty có 06 nhân viên lao động kế toán. Trong đó: - Anh Nguyễn Văn Vinh - Kế toán trưởng + Sinh năm 1975 + Tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế quốc dân. + Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy. + Tốt nghiệp năm 1997, công tác tại Công ty từ năm 2002. - Chị Trần Thị Hiền - Kế toán tổng hợp + Sinh năm 1980 + Tốt nghiệp trường Đại học Tài chính kế toán. + Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy. + Tốt nghiệp năm 2002, công tác tại Công ty từ năm 2004. - Chị Lê Thu Hà - Kế toán viên. + Sinh năm 1982 + Tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại. + Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy. + Tốt nghiệp năm 2002, công tác tại Công ty từ năm 2004. - Chị Nguyễn Ngọc Lan - Kế toán viên. + Sinh năm 1979 + Tốt nghiệp trường Trung cấp Kinh tế Hà Nội. 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 + Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy. + Tốt nghiệp năm 1999, công tác tại Công ty từ năm 2002. - Chị Nguyễn Thị Lý - Kế toán viên + Sinh năm 1984 + Tốt nghiệp trường Trung cấp Thương Mại. + Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy. + Tốt nghiệp năm 2004, công tác tại Công ty từ năm 2005. - Chị Phạm Mai Hương - Thủ Qũy. + Sinh năm 1970 + Tốt nghiệp: Khoá học Sơ cấp tài chính ĐH Tài chính. + Tốt nghiệp năm 2001, công tác tại Công ty từ năm 2001. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Là một công ty TNHH tư nhân, việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị cũng được hình thành theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán theo quy định chung của Nhà nước Việt Nam. Công ty bắt đầu năm tài chính từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán là VNĐ. Phòng kế toán của công ty có 06 người được phân công từng nhiệm vụ cụ thể, tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt động trên nguyên tắc tập trung, có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra các công việc kế toán trong phạm vi của công ty, thực hiện đầy đủ công việc ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo đôn đốc kiểm tra công việc của nhân viên và là một trợ thủ đắc lực của giám đốc trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi và cùng kế 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 toán tổng hợp số phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại công ty. Hàng tháng, quý có số liệu tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hồ sơ báo cáo. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các phát sinh trong kỳ của từng bộ phận rồi báo cáo cho kế toán trưởng. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…) thu chi khi có lệnh cùng với chứng từ hợp lệ. - Kế toán hàng hoá, tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để lập báo cáo nhập xuất, tồn kho hàng hoá, cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. - Kế toán công nợ, thanh toán: Quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với người mua, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nước, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ như hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền). Từ các nguồn phát sinh công nợ, đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng kịp thời và chính xác. - Kế toán tiền lương và các khoản khác: Là người chịu trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên sau khi có tổng hợp ngày công của tổ hành chính đưa ra. Theo dõi việc tính lương, thưởng, trích nộp quỹ, BHXH, BHYT và các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ rất riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi, chức năng quyền hạn của mình. 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Với hình thức như trên, kế toán các bộ phận có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại bộ phận mình phụ trách rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp. Từ đó kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ chi phí rồi báo cáo lại kế toán trưởng. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Tạp phẩm và vật tư ngành in được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá , tiêu thụ Kế toán tiền lương và các khoản khác Kế toán công nợ, thanh toán Thủ quỹ Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty. 2.2.1.Khái quát chung. Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản được chi tiết theo từng đối tượng, mỗi đối tượng lại chi tiết theo từng trường hợp cụ thể. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Công ty Cổ phần TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in sử dụng hệ thống mẫu biểu chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty đều được lập chứng từ và vào sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan và sự phê duyệt của giám đốc công ty từ đó làm căn cứ để phản ánh nghiệp vụ vào chứng từ ghi sổ, sổ cái, và sổ sách kế toán chi tiết khác có liên quan. Một số hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty như sau : * Chứng từ tiền tệ: - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ - giấy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giây đề nghị thanh toán tạm ứng… * Chứng từ nhập hàng: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, phiếu nhập kho,… * Chứng từ bán hàng: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho,biên bản bàn giao bảo hành, hoá đơn GTGT. * Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết theo dõi vật tư hàng hoá. * Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, phiếu chấm công bổ sung, phiếu làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương và tiền thưởng. Chứng từ phát sinh ở Công ty sẽ do các nhân viên kế toán của từng phần hành chịu trách nhiệm tổng hợp. 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Việc sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán kế toán tại Công ty TNHH tập phẩm và vật tư ngành in đều tuân thủ theo những quy định và hướng dẫn của Nhà Nước về chế độ lập, sử dụng, lưu trữ chứng từ. 2.2.3. Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán: Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của Công ty. Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định mới QĐ 15/2006 của Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh hàng hoá của Công ty. Điển hình một số tài khoản công ty đã vận dụng định khoản tại công ty như sau: TK111, 112, 131, 133, 156, 511, 632, 642, 911…. Ví dụ: - Mua hàng hoá về nhập kho được định khoản: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111 - Xuất bán hàng hoá cho khách hàng được định khoản: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Nợ TK 111 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT của hàng bán - Giảm giá hàng bán được đinh khoản: Nợ TK 5213 Có TK 111 Có TK 131 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 2.2.4. Đặc điểm tổ chức vận dụng sổ sách kế toán: Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn kinh doanh tập trung chủ yếu tại một điểm, việc hạch toán chủ yếu trên máy tính và công ty sử dụng phần mềm kế toán là Bravo. Do đó công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bravo 6.3 là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính. Bravo 6.3 đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tê, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kết toán… Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ kết toán được gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Từ đặc điểm kinh doanh của mình nên công ty áp dùng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong chương trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo sơ đồ sau đây: 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) 1 1 Sổ quỹ 2 5 Chứng từ ghi sổ 3 Sổ đăng ký CTGS Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết 4 8 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái 9 6 Bảng cân đối TK 7 7 Báo cáo tài chính Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú: 1,2,3,4: Ghi hàng ngày( hoặc định kỳ) 5,6,7: Ghi cuối tháng 8,9,10: Quan hệ đối chiếu 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc trong ngày được dùng làm căn cứ ghi sổ để lập định khoản kế toán ghi vào các tờ rời Chứng từ ghi sổ, sau đó các tờ rời này sẽ được đánh số vào được đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời được ghi vào các Sổ Cái của các tài khoản tương ứng. Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán cộng tất cả số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu chính xác thì số liệu ghi trên Sổ Cái được dùng để lập Báo Cáo Tài chính. Ngoài ra công ty còn có hệ thống sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết các tài khoản, sổ giá vốn hàng bán, sổ chi tiết tiền mặt. Do quá trình được hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu từ chứng từ gốc có thể đồng thời vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái vì vậy kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế. Các dữ liệu được kiểm tra và xử lý bằng máy tính. 2.2.5. Đặc điểm vận dụng Báo cáo kế toán Hiện nay với cơ chế thị trường mở và dưới sự quản lý vĩ mô của Nhà nước nên Báo cáo kế toán của doanh nghiệp không chỉ được tạo lập nhằm phục vụ cơ quan thuế hay các nhà quản lý trực tiếp của công ty mà còn nhằm đáp ứng tất cả những đối tác quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt là những báo cáo thể hiện được doanh thu, lợi nhuận và nguồn tiền có tính thanh khoản cao như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chính vì vậy, việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là hết sức quan trọng. Các báo cáo kế toán cần thể hiện rõ ràng những thông tin kinh tế giúp cấp trên, các chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, khách hàng có được một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính và công nợ của công ty. 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Thấy rõ được sự quan trọng đó, Công ty TNHH Tạp phẩm và vật tư ngành in đã sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Bộ Tài Chính quy định. Báo Cáo được lập định kỳ vào cuối năm, cuối quý bao gồm các bảng biểu sau: - Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) - Báo Cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN) - Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN) - Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu số F01-DNN) Toàn bộ các biểu mẫu trên đều được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Số liệu thì được lấy ở các Sổ Cái và các Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo quý được lập thường chỉ sử dụng trong nội bộ công ty, nhằm giúp các nhà quản lý công ty nắm rõ được tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, tình hình công nợ của công ty từ đó mới có những biện pháp hay phương hướng phát triển kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Cuối mỗi năm, kế toán lập Báo cáo tài chính tổng hợp cho cả năm, Báo cáo này được gửi tới các cơ quan cấp trên, các tổ chức tài chính và các tổ chức có liên quan khác. Cũng do đặc tính nên Báo Cáo quý phải được lập nhanh, chính xác do đó thời gian hoàn thành gửi Báo cáo quý muộn nhất là 10 ngày. Còn đối với Báo cáo tài chính cho cả năm thì được áp dụng theo quy định của Bộ tài chính là 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính. Báo cáo tài chính được nộp tại các cơ quan sau: - Các cấp quản lý trong công ty 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Cơ quan thuế - Cơ quan thống kê - Sở kế hoạch đầu tư - Lưu tại công ty 2.3. Đặc điểm kế toán trên một số phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in có nhiệm vụ tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám đốc về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.Theo dõi, phản ánh, đôn đốc chặt chẽ quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 156 - Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã xuất bán cho khách hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 156. Bên nợ: - Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã xuất cho khách hàng. Bên có: - Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã được chấp nhận thanh toán. - Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại. Số dư: - Trị giá hàng hóa, thành phẩm còn tồn trong kho. TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 632. 20