Tài liệu Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác dùng tài liệu lưu trữ ở việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ THU HIỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ THU HIỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60 32 24 Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN LIÊN HƯƠNG Hà nội – 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu và đã có chú thích. Mọi số liệu thống kê và các thông tin thu thập được qua khảo sát thực tế là hoàn toàn xác thực. Công trình này chưa từng được công bố. Tác giả Đỗ Thu Hiền DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT 1 Tài liệu lưu trữ TLLT 2 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 3 Cơ sở dữ liệu TTLTQG III CSDL i MỤC LỤC Trang MỤC LỤC ......................................................................................................i LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................1 1. Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu………………………………………………………….…6 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 5 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................... 6 6. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 9 7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................... 9 8. Bố cục của đề tài ................................................................................. 11 CHƯƠNG 1: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO........................................................................... 13 1.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 13 1.2. Các hình thức phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.... 24 1.2.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc .................................... 24 1.2.2. Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng .... 27 1.2.3. Triển lãm, trưng bày tài liệu .................................................... 28 1.2.4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ ........................................................ 32 1.2.5. Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ ................... 33 1.2.6. Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh................. 34 1.3. Sự cần thiết xây dựng mô hình phòng đọc ảo ............................... 35 1.3.1. Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................ 35 1.3.2. Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.. 37 1.3.3. Góp phần vào sự phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ ....... 38 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO ... 40 2.1. Cơ sở lý thuyết ................................................................................ 40 2.1.1. Khái niệm phòng đọc ảo ......................................................... 40 2.1.2. Cấu trúc của phòng đọc ảo ...................................................... 44 2.1.3. Sự khác biệt giữa mô hình phòng đọc ảo và phòng đọc truyền thống................................................................................................. 47 2.2. Cơ sở pháp lý .................................................................................. 50 ii 2.3. Cơ sở kỹ thuật ................................................................................ 53 2.4. Kinh nghiệm của nước ngoài ......................................................... 57 2.4.1. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Mỹ ....................... 57 2.4.2. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Úc........................ 60 2.4.3. Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Anh...................... 63 CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ................................................................................... 67 3.1. Mô hình hệ thống ........................................................................... 67 3.1.1. Tạo lập cơ sở dữ liệu ............................................................... 67 3.1.2. Tạo vùng liên kết .................................................................... 73 3.1.3. Mô hình cụ thể ........................................................................ 74 3.1.3.1. Trang chủ ......................................................................... 75 3.1.3.2. Tổ chức website ................................................................ 77 3.1.3.3. Các cơ sở dữ liệu.............................................................. 80 3.1.4. Các chức năng cho người dùng cuối........................................ 87 3.1.4.1. Đăng ký thành viên ........................................................... 87 3.1.4.2. Tìm kiếm thông tin ............................................................ 89 3.2. Điều kiện triển khai ...................................................................... 100 3.2.1. Các điều kiện tiên quyết ........................................................ 100 3.2.1.1. Cơ sở pháp lý hoàn thiện ................................................ 100 3.2.1.2. Các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến............................................. 102 3.2.1.3. Sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, công nghệ thông tin và thông tin - thư viện ............................................................ 103 3.2.1.4. Khả năng chấp nhận và tiếp cận phòng đọc ảo của độc giả104 3.2.2. Các điều kiện hỗ trợ .............................................................. 105 3.2.2.1. Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống .................................................................... 105 3.2.2.2. Kinh phí, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật ............................................................................................ 106 3.2.2.3. Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng .............................. 107 KẾT LUẬN ................................................................................................ 109 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................. 111 PHỤ LỤC................................................................................................... 118 iii LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch Quốc hội đã thay mặt Quốc hội, ký thông qua Luật Lưu trữ số 01/2001/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ (TLLT) là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích xây dựng và phát triển đất nước. Điều này cũng đã được khẳng định tại Quyết định số 579/QĐBNV, của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2012 về việc "Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030", theo đó, mục tiêu tổng quát của ngành là "Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo quản an toàn và phát huy giá trị TLLT phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc"; "Định hướng phát triển công tác văn thư lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011 - 2020". Trên cơ sở xác định đúng, xác định trúng các mục tiêu nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức của xã hội về công tác lưu trữ và đẩy mạnh việc phát huy giá trị TLLT phục vụ các nhu cầu phát triển của đời sống xã hội, trong những năm qua, công tác lưu trữ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể về quản lý nhà nước cũng như thực hiện các công tác chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể như tham mưu để ban hành và trực tiếp ban hành được nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng 1 dẫn về công tác lưu trữ; thu thập và chỉnh lý được hàng ngàn mét giá tài liệu với nhiều loại hình tài liệu; tổ chức được nhiều khoá đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong ngành; xây dựng được nhiều kho tàng bảo quản tài liệu… Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác lưu trữ hiện nay vẫn còn những tồn tại cần khắc phục, trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến các "hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại phòng đọc…" (trích báo cáo tại "Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ" do Bộ Nội Vụ tổ chức ngày 12/7/2012). Có thể khẳng định, TLLT đang ngày càng chứng minh được vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, thông tin trong TLLT đang dần trở thành một nguồn lực cơ bản của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng TLLT vẫn còn nhiều hạn chế; số lượng TLLT được khai thác, sử dụng còn chưa nhiều; đối tượng khai thác, sử dụng còn hạn hẹp. Một trong những nguyên nhân cơ bản nhất hiện nay là do việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn phức tạp, mất nhiều thời gian và bị "bó cứng" ở một số hình thức nhất định như: tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm; giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; triển lãm, trưng bày; trích dẫn tài liệu; cấp bản sao. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho đại bộ phận người sử dụng TLLT, nhất là người sử dụng TLLT trong thời đại thông tin, thời đại công nghệ thông tin và mạng Internet là một phần tất yếu không thể tách rời của đời sống xã hội. "Thế giới nằm trên mười ngón tay" là câu nói cửa miệng của Bill Gates, Chủ tịch tập đoàn Microsoft và điều đó sẽ làm "kim chỉ nam" cho công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của các lưu trữ ở Việt Nam hiện nay. 2 Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, trong đó phải kể đến sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của con người; thúc đẩy công cuộc đổi mới; góp phần tăng trưởng kinh tế; đồng thời kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải vật chất, trong lối sống và tư duy của con người. Công nghệ thông tin ra đời đã có sự tác động không nhỏ đến ngành lưu trữ, công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ. Loại hình TLLT mới xuất hiện, đó là tài liệu điện tử; các cơ sở dữ liệu TLLT được xây dựng; các cơ sở dữ liệu thông tin về TLLT được hình thành; công cụ tra tìm được hiện đại hoá; bảo quản tài liệu được cung cấp thêm những phương thức mới… Điều này góp phần làm gia tăng giá trị của thông tin TLLT; góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng TLLT. Tuy nhiên, để thu hút được sự quan tâm của người sử dụng TLLT, để phát huy hơn nữa giá trị của TLLT thông qua việc tổ chức khai thác, sử dụng, các lưu trữ cần phải tiến hành đổi mới hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. "Phòng đọc ảo" (virtual reading room) là một thuật ngữ được đề cập kể từ khi công nghệ thông tin được ứng dụng phục vụ cho các nhu cầu của đời sống xã hội nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. Ưu điểm của loại hình phòng đọc này là giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của người sử dụng TLLT; giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu từ xa; giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ đâu. Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác, sử dụng TLLT mà không nhất thiết phải mở rộng, nâng cấp phòng đọc truyền thống. Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ có cơ hội quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị TLLT và nội dung, thành phần tài liệu đang bảo quản; quản lý người sử dụng TLLT và quản lý TLLT tốt hơn (chống sao chụp trái phép, chống xuống cấp đối với tài liệu bản gốc/bản chính); đẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác lưu 3 trữ. Ngoài ra, sử dụng phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ có thể thu được nhiều lợi ích về kinh tế như cho phép quảng cáo, thu phí người sử dụng TLLT…Xuất phát từ những vấn đề đã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn đề tài "Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" cho luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu sau: - Đề xuất áp dụng một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đẩy mạnh hoạt động khai thác, sử dụng TLLT, đồng thời góp phần bảo quản an toàn tài liệu trên vật mang tin truyền thống, an toàn thông tin là nhiệm vụ mà các cơ quan lưu trữ phải hướng đến trong thời điểm hiện tại và tương lai. - Xây dựng các phòng đọc ảo là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng TLLT, qua đó góp phần tăng cường phát huy giá trị của TLLT như là một nguồn lực thông tin cho sự phát triển của đời sống xã hội nói chung và của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nói riêng. Với những lợi ích mà phòng đọc ảo mang lại, người đọc sẽ quan tâm hơn nữa đến TLLT và qua đó TLLT sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn và đóng góp cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước hiệu quả hơn. - Tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý có thể xây dựng được chính sách, ban hành được các văn bản quản lý, hướng dẫn; các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng kế hoạch, tập trung nguồn lực nhằm hiện thực hoá "phòng đọc ảo" và khai thác, sử dụng có hiệu quả lợi ích do mô hình phòng đọc này mang lại. 4 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo là một bài toán với các yêu cầu đặt ra như: mô hình phòng đọc ảo, nội dung hoạt động của phòng đọc ảo, quản lý phòng đọc ảo, các điều kiện cần thiết để xây dựng và quản lý phòng đọc ảo… Với những yêu cầu đó, đề tài đặt ra mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau: - Tìm hiểu các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại các cơ quan lưu trữ và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu như: số lượng tài liệu được khai thác, sử dụng, thành phần và nội dung tài liệu được khai thác sử dụng, đối tượng khác thác, sử dụng tài liệu, khả năng đáp ứng của các lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu… - Phân tích các cơ sở nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo bao gồm cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật. - Giới thiệu mô hình hệ thống của phòng đọc ảo dưới khía cạnh các yếu tố cấu thành đảm bảo cho việc vận hành phòng đọc, đồng thời thiết kế mô phỏng một phòng đọc ảo cụ thể trên phương diện tìm kiếm, khai thác thông tin trên phòng đọc ảo là chủ yếu. - Phân tích các điều kiện cần thiết nhằm triển khai xây dựng phòng đọc ảo tại một lưu trữ lịch sử cụ thể (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III). 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Phòng đọc ảo rất thích hợp với các lưu trữ lịch sử nhưng trong khuôn khổ một luận văn thạc sĩ, chúng tôi chọn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III làm địa bàn khảo sát và nghiên cứu xây dựng. Do vậy, đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung vào việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Với một mô hình tổ chức khai thác, sử dụng đòi hỏi tính quy mô về đầu tư kinh phí, nhân lực, vật lực lớn như phòng 5 đọc ảo thì việc áp dụng tại một cơ quan lưu trữ lịch sử sẽ góp phần đảm bảo tính khả thi và mang lại hiệu quả cao nhất có thể. Về phạm vi nghiên cứu của luận văn, phòng đọc ảo có thể được xây dựng như là một mô hình chung và có thể áp dụng cho tất cả các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, chúng tôi tập trung nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo qua nghiên cứu trường hợp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong đó, nguồn tài nguyên thông tin số (bộ phận nòng cốt của phòng đọc) được thiết kế huy động từ các khối tài liệu của mạng lưới các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và một số cơ quan liên quan khác. Mặt khác, do phạm vi đề tài thuộc chuyên ngành lưu trữ nên luận văn tập trung nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo dưới góc độ quản lý và qua cách nhìn của người sử dụng, không tập trung nghiên cứu kỹ thuật và công nghệ để xây dựng phòng đọc ảo cũng như một số khía cạnh chuyên sâu như vấn đề bản quyền đối với TLLT khi được đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng diện rộng, các chuẩn cần áp dụng đối với cơ sở dữ liệu khi xây dựng phòng đọc ảo... 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Với bề dày lịch sử hình thành và phát triển trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng như trong lĩnh vực lưu trữ, phòng đọc ảo đã được quan tâm nghiên cứu về mặt lý luận, được triển khai xây dựng và đi vào hoạt động trong thực tiễn tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới. Có thể kể đến các học giả tiên phong trong lĩnh vực này như Trương Chiếu Dư, Lý Dương Tân, Liên Hồng (Trung Quốc) với cuốn sách "Thông tin hóa tài liệu lưu trữ - Lý luận và thực tiễn" và nhiều bài viết như "Tìm hiểu cơ chế dịch vụ khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ số hóa", "Thiết kế và thực hiện website "Tài liệu lưu trữ online" tại các trường Đại học và học viện"; Catherine Styles và Magaret 6 Kenna (Úc) với bài viết "Phòng đọc ảo - một chương trình đào tạo cho hiện tại và tương lai"; Yvette Hoitink và Rainer Polley (Đức) với các bài viết "Bản phác thảo về một phòng đọc ảo", "Những vấn đề pháp lý trong việc giới thiệu và sử dụng những xuất bản số hóa trong lĩnh vực lưu trữ",... Về mặt thực tiễn, phòng đọc ảo được xây dựng dưới hình thức là một cổng thông tin điện tử tích hợp với website của lưu trữ quốc gia (trường hợp tại Mỹ, Anh, Hà Lan...) hoặc được tạo lập bởi một trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ các cấp từ Trung ương đến địa phương (trường hợp tại Trung Quốc). Như vậy, hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo đã thực sự phát triển về mặt lý luận và phát huy vai trò trong ứng dụng vào thực tiễn. Với một quốc gia đang phát triển như Việt Nam, thực tế cho thấy, các công trình nghiên cứu về công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã được rất nhiều tác giả thực hiện và được thể hiện dưới nhiều hình thức như các đề tài khoa học các cấp, các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp và các công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên... Tuy nhiên, các kết quả nghiên cứu mới chỉ dừng ở mức độ nghiên cứu các vấn đề chung về tổ chức khai thác và sử dụng TLLT, mục đích khai thác sử dụng TLLT, các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng TLLT. Có thể kể đến các công trình như: + Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành: “Nghiên cứu xác định phương pháp tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản Triều Nguyễn” của tác giả Phan Đình Nham, năm 1991; + Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành: "Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác, sử dụng TLLT ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia" của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, năm 2002; 7 + Đề tài luận văn thạc sĩ: "Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia" của tác giả Nguyễn Thị Chinh, ngành Lưu trữ, năm 2006; + Đề tài luận văn thạc sĩ: “Công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Đánh giá kết quả và kiến nghị” của tác giả Nguyễn Lan Phương, năm 2008; + Các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu hội thảo khoa học "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn"... Bên cạnh đó, một số đề tài cũng đã đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT và cũng đã đề cập tới hình thức tổ chức phòng đọc trực tuyến hoặc tổ chức khai thác và sử dụng TLLT trong môi trường mạng. Tuy nhiên, những nghiên cứu này mới chỉ dừng lại ở mức độ đặt vấn đề và quy mô chỉ là các bài viết trên tạp chí hoặc tham luận trong các hội thảo khoa học. Có thể kể đến các bài viết như "Tổ chức Phòng đọc trực tuyến để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ" của tác giả Trần Thùy Dương và Tạ Thị Liễu (năm 2007); "Một số giải pháp triển khai phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Lê Văn Năng (năm 2008); "Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được số hóa trong môi trường mạng - xu hướng phát triển trong tương lai tại các Trung tâm lưu trữ ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Mạnh Cường (năm 2013). Chúng tôi nhận thấy rằng, cho tới thời điểm hiện tại, đề tài "Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" là đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa được thực hiện bởi bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào. 8 6. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như: - Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại các cơ quan thuộc đối tượng nghiên cứu như đã đề cập làm căn cứ xây dựng mô hình phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo phòng Đọc, lãnh đạo tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu thuộc đối tượng nghiên cứu và phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung. - Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng để nghiên cứu và phân tích các tư liệu trong và ngoài nước để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, từ đó xây dựng mô hình phòng đọc ảo phù hợp, khách quan và hiệu quả nhất. - Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa điều kiện áp dụng phòng đọc ảo của các nước phát triển đã xây dựng thành công với điều kiện áp dụng của Việt Nam hiện nay. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện một đề tài luận văn mang tính liên ngành và còn mới lạ đối với ngành lưu trữ nói chung, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tài 9 liệu tham khảo phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại. Các nguồn tài liệu này bao gồm: - Các giáo trình, tài liệu lý luận chung về phương pháp luận khoa học và công tác văn thư – lưu trữ như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; Các tài liệu cơ bản về khoa học thông tin, khoa học công nghệ như “Hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý”, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ”… - Các công trình nghiên cứu, các tham luận tại hội nghị khoa học, các bài viết được đăng tải trên các Website và tạp chí chuyên ngành của Việt Nam có liên quan đến công tác lưu trữ như Hội thảo khoa học "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn" do trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn tổ chức, Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế" do trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức; Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Thông tin - Tư liệu; website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (www.archives.gov.vn), website của Lưu trữ quốc gia Mỹ (www.archives.gov), Lưu trữ quốc gia Anh (www.nationalarchives.gov.uk), Lưu trữ quốc gia Úc (www.naa.gov.au). - Các văn bản pháp quy như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006; các Nghị định quy định chi tiết thi hành các văn bản Luật trên và các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan. - Các tư liệu, tài liệu tham khảo nước ngoài bao gồm tài liệu nguyên gốc, dịch và lược dịch. Các dạng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như Tạp chí chuyên ngành lưu trữ của Trung Quốc, Đức (Tạp chí Lưu trữ Trung Quốc, tạp chí Archvpflege, tạp chí Archivum); Kỷ yếu Hội thảo 10 khoa học do SARBICA tổ chức; website chuyên ngành... Trong 3 thể loại trên, nguồn tài liệu nguyên gốc tiếng nước ngoài đóng vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu xây dựng mô hình phòng đọc ảo – đối tượng nghiên cứu đã được quan tâm và triển khai áp dụng thành công tại các nước phát triển. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, trên cơ sở mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài, nội dung của đề tài được chia làm 03 chương: Chương 1: Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống và sự cần thiết xây dựng phòng đọc ảo Nội dung của chương 1 bao gồm thành phần, nội dung tài liệu, giá trị của tài liệu bảo quản tại TTLTQG III cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã và đang được áp dụng tại Trung tâm. Từ đó, đề tài khái quát sự cần thiết cần xây dựng phòng đọc ảo nhằm hiện đại hóa công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói chung. Chương 2: Cơ sở nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo Trong chương này, chúng tôi phân tích các cơ sở nghiên cứu bao gồm cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật như là các điều kiện cần để có thể nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo. Bên cạnh đó, các kinh nghiệm xây dựng phòng đọc ảo của một số nước phát triển cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng này. Chương 3: Mô hình phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nội dung chương 3 là phần trọng tâm của luận văn, trong đó trình bày các yếu tố cấu thành phòng đọc ảo, mô phỏng phòng đọc cụ thể dựa trên nền web theo khía cạnh người dùng là chủ yếu. Trong chương này, tác giả cũng 11 tập trung phân tích các điều kiện triển khai để có thể xây dựng phòng đọc ảo một cách khả thi và hiệu quả nhất có thể. Để minh họa cho đề tài, chúng tôi đã đính kèm luận văn các phụ lục cần thiết, bao gồm các văn bản quản lý, ảnh chụp màn hình giao diện phòng đọc ảo của một lưu trữ quốc gia cụ thể, ảnh chụp thực tế khảo sát tại TTLTQGIII. Các phục lục này sẽ góp phần quan trọng trong việc giúp người đọc tiếp cận đề tài dễ dàng hơn. "Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" là đề tài mang tính liên ngành và đòi hỏi một lượng kiến thức công nghệ thông tin nhất định. Do trình độ nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên những nội dung được trình bày trong luận văn sẽ không tránh khỏi những hạn chế. Vì vậy, chúng tôi rất hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và bạn đọc nhằm hoàn thiện đề tài và làm cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu liên quan. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, khảo sát thực tế song cũng nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; các biên dịch viên của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học - TS. Nguyễn Liên Hương. Qua đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2013 HỌC VIÊN ĐỖ THU HIỀN 12 CHƯƠNG 1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO Việc xây dựng phòng đọc ảo nhằm phát triển công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT và phát huy tối đa giá trị của TLLT là một bước đi tất yếu của ngành lưu trữ Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, để đảm bảo tính khả thi khi nghiên cứu áp dụng tại một lưu trữ lịch sử như Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thì việc phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT đang bảo quản tại Trung tâm cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT truyền thống đã được áp dụng tại đây là điều cần thiết. Cụ thể, 1.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ  Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập trong suốt mấy chục năm qua. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chủ yếu là tài liệu hành chính; tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu nghe nhìn; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 13 Về tài liệu hành chính: Với số lượng hơn 5000 mét giá của gần 300 phông, trong đó khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hoặc có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác. Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam, bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước. Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay. Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay. Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chính gồm tài liệu chung; tài liệu về nội chính; tài liệu về quân sự; tài liệu về ngoại giao; tài liệu về kinh tế - tài chính; tài liệu về văn xã... Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội 14