Tài liệu Nghiên cứu xây dựng mô hình quản lý toàn diện trường đại học urp (university resource planning) ứng dụng trong các trường đại học ở việt nam thử nghiệm tại trường đại học kinh tế, đại học huế

LỜI CẢM ƠN Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện Sau Đại học của Trường. Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS. TS. Hàn Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này. Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập, nghiên cứu thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này. Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ, tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xuyên động viên, khích lệ tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án. Xin trân trọng cảm ơn! ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... I LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ II MỤC LỤC .................................................................................................................III DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN ...................................... VIII DANH MỤC CÁC BẢNG....................................................................................... XI DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .................................................................. XIII LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ XV 1. Giới thiệu luận án.............................................................................................. xv 2. Sự cần thiết của đề tài ...................................................................................... xvi 3. Mục đích nghiên cứu......................................................................................... xx 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... xxi 5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................. xxi CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN ...............................................................................................................................1 1.1. Các công trình ngoài nước ............................................................................ 1 1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới ...........................................1 1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp .............................................................4 1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới .............................10 1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học.............13 1.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước .................. 18 1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam .............................................................18 1.2.1.1. Về phía các doanh nghiệp áp dụng ..............................................................19 1.2.1.2. Các đơn vị cung cấp và triển khai ................................................................21 1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam ...................................................................................................24 1.3. Thiết kế nghiên cứu...................................................................................... 26 iii 1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu .........................................................................................27 1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất ....................................................27 1.3.3. Mô hình nghiên cứu ........................................................................................28 1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu .........................................................29 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC .......................................................................................30 2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới................ 31 2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay...................31 2.1.2. So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp .....36 2.2. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới ..................................................................................................... 40 2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới ...................................................40 2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học .............43 2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới .......................................................................................... 45 2.3.1. Mô hình quản lý trường đại học của Oracle....................................................45 2.3.2. Giải pháp quản lý trường đại học của SAP .....................................................48 2.3.3. Mô hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics .............................52 2.3.4. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình ......................................54 2.4. So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho trường đai học ..................................................................................................... 58 2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam .......................................................................... 62 2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo ...........................................64 2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng....................................64 2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được những thay đổi ...........................................................................................................65 iv 2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh ..................................66 2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng.............................................................66 CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69 3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ................................................. 69 3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ............................. 70 3.2.1. Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý ............................................70 3.2.2. Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý ........................................................75 3.2.3. Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý...................79 3.2.4. Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học ......82 3.2.5. Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP ...............86 CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ) .........................................................................................................................99 4.1. Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam ...... 99 4.1.1. Quy trình xây dựng mô hình URP ..................................................................99 4.1.2. Phân tích các bước của quy trình ..................................................................100 4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP .........................................................100 4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP ...............................................................101 4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP .................................................106 4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ ....................................................................107 4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động .....................................111 4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng .... 111 4.2.1. Phân hệ Quản lý chung .................................................................................112 4.2.1.1. Chức năng Quản lý nhân sự .......................................................................113 4.2.1.2. Chức năng Quản lý tài chính ......................................................................113 4.2.1.3. Chức năng Quản lý tài sản .........................................................................113 4.2.1.4. Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu ..................................................113 v 4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học.........................................114 4.2.2.1. Chức năng Quản lý tuyển sinh ...................................................................115 4.2.2.2. Chức năng Quản lý hồ sơ ...........................................................................115 4.2.2.3. Chức năng Lập thời khóa biểu ...................................................................115 4.2.2.4. Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ............................................................115 4.2.2.5. Chức năng Quản lý thi ...............................................................................116 4.2.2.6. Chức năng Quản lý điểm............................................................................116 4.2.2.7. E - Learning................................................................................................116 4.2.2.8. Chức năng Quản lý văn bằng .....................................................................117 4.2.2.9. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học ..................................................117 4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo .................................................................................118 4.2.3.1. Chức năng Quản lý cựu sinh viên ..............................................................119 4.2.3.2. Chức năng Quản lý thư viện ......................................................................119 4.2.3.3. Chức năng Quản lý ký túc xá .....................................................................119 4.2.3.4. Chức năng Tư vấn học tập .........................................................................120 4.2.4. So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP ...................120 4.3. Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm .............................................. 122 4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm .........................................................................122 4.3.1.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ ..................................................122 4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm .......................................124 4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT...........................................125 4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm ...................................................................126 4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế Đại học Huế ....................................................................................................... 131 4.4.1. Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế ...............131 4.4.2. Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế .................134 4.4.3. Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế ...................136 4.4.4. Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế ........137 4.4.5. Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế ....................140 vi 4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng ............................................... 149 4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng .....................................151 4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống ......153 4.5.2.1. Ban Giám hiệu............................................................................................154 4.5.2.2. Lãnh đạo các phòng ban và các khoa .........................................................154 4.5.2.3. Đội ngũ cán bộ giảng viên .........................................................................155 4.5.2.4. Người học ...................................................................................................155 KẾT LUẬN .............................................................................................................157 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ...................................................... - 1 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... - 2 PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA............................................ - 8 PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN ..................... - 16 PHỤ LỤC 3: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ............................................................................ - 21 PHỤ LỤC 4: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN ............................................................................... - 43 PHỤ LỤC 5: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ .................................................................................. - 59 PHỤ LỤC 6: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ ............................................................ - 74 PHỤ LỤC 7: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM .................................................................................... - 87 - vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN Ký hiệu Diễn giải (viết tắt) BFD Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng BHXH Bảo hiểm xã hội BPR Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh doanh CBGV Cán bộ giảng viên CBQL Cán bộ quản lý CD Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh CEO Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành CIO Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin CMND Chứng minh nhân dân CNTT Công nghệ thông tin DFD Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu DS Danh sách ĐVT Đơn vị tính ECAR Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause Phân tích và Nghiên cứu ERD Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp FRM Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính FTTH Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp viii quang GV Giảng viên HRM Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự IS Information System - Hệ thống thông tin ISO International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ITC Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin JISC Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin LAN Local Area Network - Mạng cục bộ MIAACU Integrated Information System for University Research Activity Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học MIS Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý MRP Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu NCKH Nghiên cứu khoa học PC Personal Computer - Máy tính cá nhân Phòng KH - Phòng Kế hoạch - Tài chính TC Phòng TC - Phòng Tổ chức - Hành chính HC QĐ Quyết định R&D Research and Development - Nghiên cứu và phát triển RAID Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ ix đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng ROI Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc SV Sinh viên THPT Trung học phổ thông TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên URP University Resource Planning - Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học1 VINASA Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VMware Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo Vmware HA Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao của phần mềm máy ảo VNR500 Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình của Fortune 500 WTO World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới Y2K Sự cố máy tính năm 2000 1 Chúng tôi dùng chữ Quản lý toàn diện trường đại học cho mô hình URP để phản ánh mục tiêu mà mô hình hướng tới. Còn nếu dịch theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’ x DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP .....................................................................6 Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP .........16 Bảng 2.1. So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới ...............55 Bảng 2.2. Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học ........56 Bảng 3.1. Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử .............................................71 Bảng 3.2. Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng .................71 Bảng 3.3. Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản.................................72 Bảng 3.4. Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý .........72 Bảng 3.5. Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường ............................73 Bảng 3.6. Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo .......................73 Bảng 3.7. Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường .........74 Bảng 3.8. Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích .......................74 Bảng 3.9. Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích ................75 Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý ...........................75 Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý ...........................77 Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý ............78 Bảng 3.13. Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý ...............................79 Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý ...............................................................................................................................81 Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP ............................................................................................................................... 83 Bảng 3.16. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi ứng dụng ERP...................................................................................................................84 Bảng 3.17. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của các trường đại học ...........................................................................................................85 Bảng 3.18. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP .............86 Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP ...................................................................................................................87 xi Bảng 3.20. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thứ tự ưu tiên của các phân hệ trong mô hình URP .............................................................................................................95 Bảng 3.21. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong trường đại học ...........................................................................................................96 Bảng 4.1. So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP ..................................121 Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế..................124 xii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP......................................................1 Hình 1.2. Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới ....................................................2 Hình 1.3. Mô hình nghiên cứu của luận án ...............................................................29 Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân ..............................36 Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội37 Hình 2.3. Mô hình ERP cho các trường đại học của Oracle .....................................46 Hình 2.4. Mô hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học ..........................49 Hình 2.5. Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign .................59 Hình 3.1. Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường ......................77 Hình 3.2. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung...........89 Hình 3.3. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học.....................................................................................................91 Hình 3.4. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo ...........93 Hình 4.1. Quy trình xây dựng mô hình URP ..........................................................100 Hình 4.2. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) ......................................................................................................................105 Hình 4.3. Nền tảng công nghệ của mô hình URP ...................................................109 Hình 4.4. Phân hệ Quản lý chung ...........................................................................112 Hình 4.5. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học ..................................115 Hình 4.6. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo ...........................................................................119 Hình 4.7. Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế ..........................................................................................................................123 Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế .......129 Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP ..................................130 Hình 4.10. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự .........................................134 Hình 4.11. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý tài sản ...........................................135 Hình 4.12. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ .............................................137 Hình 4. 13. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ .............................140 Hình 4.14. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm ..............................................143 xiii Hình 4.15. Mô hình cấu trúc server.........................................................................144 Hình 4.16. Mô hình mạng của hệ thống URP .........................................................145 Hình 4.17. Máy chủ phiến với 10 phiến..................................................................146 Hình 4.18. Cấu trúc hệ thống mạng của mô hình URP ...........................................147 Hình 4.19. Lược đồ dữ liệu quan hệ của hệ thống URP .........................................148 xiv LỜI NÓI ĐẦU 1. Giới thiệu luận án * Kết cấu tổng thể của luận án Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7 trang), kết luận(3 trang), danh mục công trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như sau: - Chương 1: Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án: được trình bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ. - Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ. - Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ. - Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54 trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ. * Các kết quả chính của luận án đạt được - Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã đề xuất mô hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. - Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại học Việt Nam giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả xv tốt. Mô hình URPcó thể sử dụng như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả nước. 2. Sự cần thiết của đề tài Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do một số yếu tố. Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ. Một yếu tố khác là người lao động hầu hết đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một phần cấu thành công việc của họ. Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan trọng của quá trình ra quyết định thông qua hệ thống hỗ trợ quyết định. Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý kinh doanh tổng hợp. Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực sản xuất. Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP). Mô hình ERP có thể nói một cách tổng quát là sự chuẩn hóa quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO) trong môi trường công nghệ thông tin. Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình quản lý trên nền tảng của công nghệ thông tin. Còn trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa quy trình xvi quản lý, trao đổi thông tin và hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới v.v… Thêm vào đó, giáo dục đại học còn bị tác động mạnh bởi xu hướng toàn cầu hóa, đặc biệt là kết quả của yêu cầu cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các chính phủ đối với trường đại học trên toàn thế giới. Sự gia tăng kỳ vọng của các bên liên quan (đặc biệt là sinh viên và chính phủ), các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất cũng như môi trường giáo dục cạnh tranh cùng với hỗ trợ của chính phủ giảm, đã gây áp lực cho các trường đại học trên toàn thế giới phải áp dụng các chiến lược mới để cải thiện hiệu suất của họ. Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở chung là lợi nhuận. Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong quá trình quản lý. Từ đó, một bài toán đặt ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mô hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất. Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy cạnh tranh. Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung cấp các công cụ quản lý tốt hơn. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý. Một hệ thống được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị. Tùy thuộc vào tính chất của các gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí xvii quản lý hằng ngày. Hầu hết các giải pháp ERP được đánh giá tốt với các tính năng thích ứng cho các loại hình tổ chức giáo dục. Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải pháp ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mô hình dành riêng cho lĩnh vực này. Sự phát triển nhanh chóng của mạng Internet và các thiết bị di động có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mô hình ERP trong trường đại học. Mô hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực tuyến, từ xa qua mạng. Do đó đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội. Các trường đại học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trường. Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói riêng. Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam. Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện, Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v... song song hoặc độc lập với nhau. Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mô hình ERP dựa trên sự hợp tác với SAP và Oracle. xviii Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý. Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu dùng chung. Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả công việc quản lý phải được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống tích hợp thống nhất. Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mô hình ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt Nam.Các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển khai hệ thống ERP vào trường đại học. Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp. Chỉ mới có 1 bài báo đề cập đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2. Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý. Điều này cũng là một trong những khó khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học. Cùng với đó, việc nghiên cứu một mô hình Quản lý toàn diện trường đại học (URP) tương tự như mô hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành. Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả đề xuất khái niệm mô hình URP dựa trên cơ sở của mô hình ERP trong lĩnh vực sản 2 Bài báo “Mô hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này. Ngoài ra, tác giả đề xuất mô hình gồm 6 phân hệ quản lý trong trường đại học. xix xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt Nam. Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin, đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mô hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, mô hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các trường phân tán về địa lý. Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ thống thông tin quản lý. Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình. 3. Mục đích nghiên cứu Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế. Các mục tiêu cụ thể là: - Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay. - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho Việt Nam. - Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam. - Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam. - Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này. xx 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ bản của các trường đại học ở Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà Nội; Học viện Bưu chính Viễn thông Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng Tháp. + Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014. + Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức được sự cần thiết phải xây dựng mô hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần phải có cho mô hình này. 5. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau: - Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp, so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các công trình nghiên cứu trước) để rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả lời cho việc xây dựng mô hình URP. - Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8 xxi