Tài liệu Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng bộ công an

  • Số trang: 111 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 453 |
  • Lượt tải: 0
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------ NGUYỄN THỊ THÀNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THÀNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội – 2014 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Nhờ sự chỉ bảo dạy dỗ tận tình của các thầy cô trong suốt quá trình học tập rèn luyện tại trường, tôi đã nắm được những kiến thức cơ bản về chuyên ngành. Đây là nền tảng cho tôi vận dụng sau này. Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương đã hướng dẫn tôi tận tình, luôn quan tâm, động viên tôi, đưa ra cho tôi những ý kiến đóng góp xác đáng trong suốt quá trình làm luận văn. Không chỉ có thế, để thực hiện được luận văn này phải kể đến nguồn tài liệu mà tôi thu thập được trong quá trình công tác tại Văn phòng Bộ Công an cũng như quá trình tôi đi khảo sát thực tế tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại Văn phòng Bộ Công an, cán bộ tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã giúp đỡ tôi thu thập những tài liệu cần thiết, cũng như chỉ bảo cho tôi nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn và tạo điều kiện giúp tôi có thể vừa học vừa làm. Sau cùng tôi xin cảm ơn gia đình tôi, bạn bè tôi đã động viên, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Thành MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3 MỤC LỤC ........................................................................................................ 1 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ...................................................................... 4 DANH MỤC BẢNG ........................................................................................ 5 DANH MỤC HÌNH VẼ .................................................................................. 6 MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 7 Chƣơng 1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN .............................................................. 16 1.1. Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ..................................................................... 16 1.2. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ...17 1.2.1. Thành phần tài liệu ......................................................................... 19 1.2.2. Nội dung của tài liệu ...................................................................... 21 1.2.3. Giá trị của tài liệu ........................................................................... 21 1.3. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an ....................................................................................... 25 1.3.1. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ..... 25 1.3.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. ........................................................................... 29 Chƣơng 2. KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƢU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN............. 33 2.1. Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ ........................ 33 2.1.1. Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu .... 33 2.1.2. Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ ................. 36 2.1.3. Quy trình công nghệ số hóa ........................................................... 40 1 2.1.4. Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tử ..................................... 44 2.1.5. Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức . 46 2.2. Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ Công an. ....................................................................................................... 49 2.2.1. Bước 1: Chuẩn bị về kinh phí ......................................................... 49 2.2.2. Bước 2: Chuẩn bị về công nghệ số hóa .......................................... 52 2.2.3. Bước 3: Chuẩn bị tài liệu ............................................................... 58 2.2.4. Bước 4. Chuẩn bị nhân lực ............................................................. 62 2.2.5. Bước 5: Chuẩn bị môi trường và trang thiết bị .............................. 65 2.2.6.Bước 6: Vận hành và kiểm tra chất lượng ...................................... 67 2.2.7. Bước 7: Chuyển đổi sang Microfilm.............................................. 68 2.2.8. Bước 8: Quản lý CSDL sau số hóa ................................................ 69 2.3. Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. ................................................................................................. 70 2.3.1. Máy chủ .......................................................................................... 70 2.3.2. Máy trạm ........................................................................................ 71 2.3.3. Thiết bị ngoại vi và thiết bị hỗ trợ .................................................. 71 2.4. Phần mềm của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ..................... 73 2.4.1. Phần mềm hệ thống ........................................................................ 73 2.4.2. Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác.......................................... 74 2.4.3. Phần mềm số hóa............................................................................ 79 2.4.4. Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu ................................................. 81 2.4.5. Phần mềm bóc tách thông tin ......................................................... 83 2.5. Hệ thống mạng của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an .............. 84 2.5.1. Vai trò của hệ thống mạng ............................................................. 84 2.5.2. Các thành phần cần thiết của hệ thống mạng ................................. 85 2 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN ............................................................................................... 86 3.1. Giải pháp lưu trữ CSDL........................................................................ 86 3.1.1. Lưu trữ dữ liệu trực tuyến .............................................................. 86 3.1.2. Lưu trữ dữ liệu dự phòng ............................................................... 86 3.2. Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ ................................. 87 3.2.1. Mục tiêu đào tạo ............................................................................. 88 3.2.2. Cấu trúc thời gian học .................................................................... 88 3.3. Bảo mật, bảo đảm an toàn cho thông tin ............................................... 90 3.3.1. Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh bên trong ............................... 90 3.3.2. Hệ thống an ninh cho kết nối mạng diện rộng WAN .................... 91 3.3.3. Xây dựng chính sách an ninh ......................................................... 93 3.4. Khắc phục thảm họa mất dữ liệu .......................................................... 93 3.5. Xây dựng chính sách khai thác, sử dụng CSDL ................................... 95 3.6. Bảo trì CSDL ........................................................................................ 96 KẾT LUẬN .................................................................................................... 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC PHỤ LỤC 3 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CSDL CSDL LAN Local Area Network SAN Storage Area Network WAN Wide Area Network 4 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an ........................................................................................... 18 Bảng 1.2. Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm ...... 27 Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an ..61 Bảng 2.2. chức năng nhiệm vụ của các vị trí tham gia vào quá trình xây dựng kho hồ sơ số ..................................................................................................... 64 Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao công nghệ số hóa tại Văn phòng Bộ Công an ........................................................................................................... 88 Bảng 3.2: Các thành phần chính của hệ thống đảm bảo an ninh mạng chiều sâu.................................................................................................................... 92 5 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1: Quy trình quản lý và chia sẻ thông tin số ....................................... 48 Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ...................................................... 52 Hình 2.3: Quy trình quét ảnh và đưa vào phần mềm số hóa ........................... 53 Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an .... 66 Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm sẽ được áp dụng tại kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an ........................................................................................... 68 ../../../Administrator/Desktop/LUANVANTOTNGHIEP/LVTN TRANTRONG THUONG NGAY 23-12-2012 phien ban cuoi/LuanVanThacSy_TranTrongThuong_23-12-2012.doc _Toc344029455 6 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Theo khái niệm của ngành Công nghệ thông tin thì số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu). Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu, tạo nên những sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất. Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ của nhân loại hình thành hàng trăm năm, trong đó có cả tài liệu lưu trữ như: văn bản, sách, hình ảnh…còn hạn chế về khả năng tiếp cận cho người khai thác sử dụng. Mặt khác những tác động cơ học của con người, môi trường sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu. Việc số hóa sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản lý và khai thác tập trung. Từ đó các cơ quan lưu trữ có thể tạo điều kiện cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũng như kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bản nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hiện đại hóa công tác hồ sơ, lưu trữ trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm. Những văn bản đã được Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CTBCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an 7 về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân... gần đây nhất là chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 về tăng cường chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân. Theo tinh thần của những văn bản chỉ đạo trên thì một số dự án về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ được xây dựng và triển khai, trong đó có Dự án “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” đã được tiến hành tại các đơn vị địa phương trong đó Văn phòng Bộ Công an chủ trì. Tuy nhiên đến nay toàn bộ khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho Văn phòng Bộ Công an “khoảng 908m giá” vẫn còn nằm nguyên trên giá, chỉ một số nhỏ được lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa hề được số hóa. Một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là thiếu những cơ sở khoa học mang tính định hướng. Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” nhằm nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số một cách tối ưu trên cơ sở khoa học, thực tiễn và những thành tựu, kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức đã đi trước, áp dụng một cách hợp lý, sáng tạo vào điều kiện và hoàn cảnh của Văn phòng Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu góp phần đẩy nhanh và nâng cao hiệu quả “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” trong Văn phòng Bộ Công an, hỗ trợ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ Công an, của lãnh đạo các Vụ, Cục, Phòng/ban trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của bộ máy hành chính. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Sự ra đời của công nghệ số hóa tài liệu là một tất yếu trong quá trình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tôi tiến hành nghiên cứu lý luận chung về số hóa tài liệu: những khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa; ưu và nhược điểm của công 8 nghệ số hóa tài liệu; quy trình số hóa tài liệu; tiêu chuẩn đối với tài liệu điện tử, nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, trong bài nghiên cứu của mình, tôi nghiên cứu thực tiễn số hóa và quản lý tài liệu sau số hóa của một số nước thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế SARBICA. Thông qua việc nghiên cứu và khảo sát, tôi lựa chọn những công nghệ phổ biến nhất để áp dụng hợp lý, sang tạo vào khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an. Do đặc thù lưu trữ của lực lượng Công an nhân dân, đề tài không nghiên cứu để áp dụng công nghệ số hóa đối với khối tài liệu nghiệp vụ vì tài liệu nghiệp vụ do Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh và Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát quản lý, không thuộc đối tượng quản lý của Văn phòng Bộ Công an. 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số đối với tài liệu đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an phục vụ cho việc lưu trữ và khai thác thông tin từ các tài liệu lưu trữ. Đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện dự án “Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước” một cách hiệu quả, góp phần hoàn thành thắng lợi mục tiêu mà Bộ Công an đã đề ra. Để đảm bảo thực hiện thành công đề tài, tác giả đã đề ra nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu như sau: - Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. - Lý luận cơ bản về số hóa. - Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của xã hội và của các cơ quan nhà nước. - Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số - Mô hình kho hồ sơ số (phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng). - Giải pháp quản lý, sử dụng những CSDL. 4. Lịch sử nghiên cứu Trong cuốn sách đã được dịch sang tiếng Việt “Ảnh số trong thư viện và lưu trữ” của trường Đại học Cornell của Mỹ có viết “Kỹ thuật ảnh số đã được 9 biết đến khá lâu nhưng nó mới bắt đầu được sử dụng rộng rãi từ thập niên 1990, khi những tiến bộ kỹ thuật cho ra đời những hình ảnh rõ nét hơn, chi phí thấp hơn và khả năng truy cập cao hơn” [30, tr2]. Ảnh số cũng như kỹ thuật số hóa đã hình thành từ sớm nhưng phải tới thế kỷ thứ 21 với sự phát triển kỳ diệu của máy tính cá nhân, hệ thống mạng rộng lớn có tốc độc cao trở nên phổ biến, máy quét có độ phân giải cao thì công nghệ đó mới phát triển nhanh chóng. Vào những năm của thập niên 90 của thế kỷ 20 có nhiều cuộc nghiên cứu hội thảo về công nghệ số trong lưu trữ. Như ngay từ những năm 1990 trường Đại học Cornell và Tập đoàn Xeorox bắt đầu hợp tác để phát triển chương trình quét ảnh nhằm lưu giữ một cách có chất lượng với mục đích giải quyết phần nào sự khủng hoảng trong việc quản lý sách ở Mỹ. Năm 1994, một loạt hội thảo dành cho cán bộ quản lý lưu trữ của bang New York đã được tổ chức tại trường Đại học Cornell. Năm 1997, hội thảo quốc tế đầu tiên ở Mỹ với chủ đề “Nghiên cứu tài liệu điện tử” với nhiều vấn đề được bàn đến như: chính sách, giá trị pháp lý, yêu cầu quản lý, lưu trữ và khai thác. Sau đó Hội đồng lưu trữ quốc tế thành lập Ủy ban tài liệu điện tử và lưu trữ quốc gia của nhiều nước bắt đầu triển khai nghiên cứu các đề tài về tài liệu điện tử, thậm chí thành lập các tổ chức chuyên nghiên cứu về tài liệu điện tử như: Trung tâm tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ quốc gia Mỹ…Những cuộc hội thảo và các công trình nghiên cứu này đánh dấu sự phát triển của công nghệ số hóa trên thế giới. Trong bài tham luận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo số hóa tài liệu lưu trữ chia sẻ kinh nghiệm 2009 có viết: “Năm 1993 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, mộc bản. Một trong những nội dung chỉnh của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin 10 quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản. Việc thực hiện nội dung này của Đề án tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia vào năm 1996 đánh dấu sự khởi đầu của việc số hóa tài liệu lưu tữ ở Việt Nam” [24,tr4]. Năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo “Lưu trữ tài liệu điện tử” trong đó tập trung vào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ tài liệu. Từ đó nhiều dự án số hóa được tiến hành nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Điều này cũng được đề cập một phần trong luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Tâm năm 2003 “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”. Đối với lực lượng Công an việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ là một vấn đề khá mới. Đối với khối tài liệu nghiệp vụ thì ngày 27/12/2010, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư dự án: Trung tâm dữ liệu nghiệp vụ Bộ Công an (DA-DC12/10) nhằm xây dựng hệ thống tích hợp CSDL nghiệp vụ hiện có, sao lưu dự phòng cho các CSDL này. Sử dụng hệ thống trung tâm dữ liệu để đảm bảo an ninh an toàn tối đa cho các dữ liệu nghiệp vụ của Bộ Công an…. Còn đối với khối hồ sơ do Văn phòng Bộ Công an quản lý ngày 30/10/2009, Bộ trưởng Bộ Công an ký Quyết định phê duyệt dự án “Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an”. Cho đến nay tài liệu tuy chưa được số hóa nhưng Văn phòng Bộ xây đang xây dựng kế hoạch và sẽ được số hóa trong tương lai. Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu và khảo sát các công trình nghiên cứu, tôi nhận thấy công nghệ số hóa tài liệu còn khá mới mẻ, đặc biệt đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” chưa có công trình nghiên cứu nào tương tự. Vì vậy đây là một đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới. 11 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã vận dụng phương pháp như sau: + Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên cứu, tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau. Phương pháp này được vận dụng để phân tích nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan. + Phương pháp khảo sát: tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu số của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An Ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thu thập dữ liệu thực tế. + Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến số hóa, xây dựng và quản lý kho hồ sơ số trên lý luận cũng như thực tế có nhiều điểm khác nhau. Cho nên tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự tương đồng và sự khác nhau về mặt lý luận cũng như thực tiễn của việc số hóa tài liệu. Trên cơ sở đó tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế để lựa chọn một mô hình kho hồ sơ số phù hợp nhất với điều kiện củaVăn phòng Bộ Công an. + Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác. Đây là nguồn thông tin rất 12 quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình, kết quả trong việc triển khai số hóa, quản lý tài liệu sau khi số hóa, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình. Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. N hững phương pháp nghiên cứu này được vận dụng một cách khoa học dựa trên những quan điểm mang tính khoa học của chủ nghĩa Mac-Lê nin. Đây thực sự là công cụ quan trọng để tôi tiến hành nghiên cứu sự vật, hiện tượng trong phạm vi đề tài, trên cơ sở đó phát hiện ra bản chất của nó và đưa ra giải pháp để củng cố, giải quyết vấn đề đặt ra một cách khoa học, hợp lý. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau: - Những bài giảng, giáo án của thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, sách tham khảo của nước ngoài về số hóa tài liệu, tài liệu điện tử… - Những văn bản, tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử của Nhà nước của nhà nước nói chung cũng như của Ngành Công an như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH213 ; Nghị đinh số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật Lưu trữ ; Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng ; Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ 13 trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân….. - Tài liệu nghiên cứu về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử đăng trên các trang báo, tạp chí như: Tạp chí Văn thư – lưu trữ, Tàng thư Thông tin nghiệp vụ Cảnh sát của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát… - Những công trình nghiên cứu của sinh viên, học viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. - Tài liệu liên quan đến Dự án hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ Văn phòng Bộ công an. - Tài liệu liên quan đến Dự án xây dựng Trung tâm thông tin về tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia - Những kết quả khảo sát số liệu thực tế, phỏng vấn trực tiếp cán bộ làm công tác hồ sơ và công tác số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tất cả những tư liệu tham khảo trên đã được thống kê cụ thể tại danh mục “Tài liệu tham khảo” sắp xếp ở phần cuối của luận văn này. 7. Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận thì luận văn gồm ba chương như sau: Chương 1: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an Trong chương này, trước hết tác giả nghiên cứu về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an, nghiên cứu về thành phần, nội dung và phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. Cuối cùng tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý tài liệu 14 lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an để thấy được những mặt tồn tại, hạn chế của công tác này. Chương 2: Kho hồ sơ số, giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. Chương này tác giả đi sâu nghiên cứu một số khái niệm và thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. Từ đó, tác giả phân tích ưu điểm, nhược điểm của công nghệ số hóa, quy trình công nghệ số hóa, tiêu chuẩn đối với tài liệu điện tử, nhu cầu của xã hội và của cơ quan nhà nước đối với việc số hóa văn bản, tài liệu. Tiếp đó tác giả xây dựng quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ; các hệ thống phần cứng, hệ thống phần mềm, hệ thống mạng của một kho hồ sơ số sẽ được xây dựng trong tương lai. Chương 3: Giải pháp quản lý, sử dụng CSDL tại Văn phòng Bộ Công an. Chương này trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với CSDL như : Giải pháp đối với việc lưu trữ dữ liệu; đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao công nghệ; bảo mật, đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin ; khắc phục thảm họa mất dữ liệu; chính sách khai thác, sử dụng CSDL; Bảo trì CSDL. 15 Chƣơng 1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 1.1. Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an Cách đây 55 năm, trước yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự trong tình hình mới, ngày 27/3/1957, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyết định số 530-VF/NĐ thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phòng Bộ Công an (tiền thân của lực lượng hồ sơ Công an nhân dân ngày nay). Phòng Hồ sơ Văn phòng Bộ có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hồ sơ của toàn ngành Công an, lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, biên soạn tài liệu địch tình, cung cấp và giải đáp các yêu cầu thông tin có trong hồ sơ tài liệu và thực hiện công tác bảo vệ bí mật trong ngành Công an. Từ đó đến nay, lực lượng Hồ sơ Công an nhân dân đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành. Ngày 08/02/1968, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 23/CP thành lập Cục Hồ sơ thuộc Bộ Công an, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Công an nghiên cứu xây dựng các chế độ thể lệ về lưu trữ, thống kê, sử dụng hồ sơ thuộc ngành Công an; chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, thể lệ, sưu tầm, thu thập, thống kê, sắp xếp và quản lý kho hồ sơ của cơ quan Bộ; Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hồ sơ lưu trữ. Công tác hồ sơ lưu trữ đã trở thành một trong những công tác quan trọng không thể thiếu của ngành Công an. Năm 1985, trước yêu cầu đổi mới, lãnh đạo Bộ Công an đã quyết định tách Cục Hồ sơ thành: Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh trực thuộc Tổng cục An ninh nhân dân và Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát trực thuộc Tổng cục Cảnh sát nhân dân. Những hồ sơ chung củ Bộ do Cục Tham mưu tổng hợp (nay là Văn phòng Bộ) quản lý, nhiệm vụ này được Văn phòng Bộ giao cho Phòng Hành chính đảm nhiệm. 16 Theo Quyết định số 1000/2008/QĐ-X11(X13) ngày 02/6/2008 của Tổng Cục Xây dựng lực lượng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ tổ chức, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ văn bản, tài liệu có liên quan của Bộ Công an; thống nhất quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn chế độ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật trong Công an nhân dân theo quy định chung của Bộ; đăng ký, quản lý công văn, tài liệu gửi đi và tiếp nhận, phân loại, xử lý lưu giữ các công văn , tài liệu gửi đến Bộ Công an và Đảng ủy Công an Trung ương. Do đặc thù tài liệu của Bộ Công an chủ yếu là tài liệu mật nên lãnh đạo Bộ Công an chủ trương sẽ hình thành một trung tâm tài liệu quản lý nhà nước của Bộ Công an do Văn phòng Bộ Công an quản lý. Về tổ chức bộ máy, Quyết định 1000 quy định: Phòng Hành chính do trưởng phòng phụ trách và có từ 02 đến 03 phó phòng giúp việc. Tổ chức bộ máy của Phòng gồm 03 Đội: - Đội Văn thư - Đội Quản lý hồ sơ lưu trữ - Đội số hóa Mỗi Đội có 01 Đội trưởng phụ trách, có từ 01 đến 02 phó Đội trưởng giúp việc. 1.2. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Công an Qua khảo sát thực tế tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động Bộ Công an đã sản sinh ra một khối lượng văn bản, tài liệu tương đối lớn, hiện nay số tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là 908 m giá. Khối lượng văn bản, tài liệu tại đây phong phú, đa dạng về thành phần, nội dung và chúng có giá trị về nhiều mặt. 17
- Xem thêm -