Tài liệu Nghiên cứu và tìm hiểu về tổng quan và thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cp xuất nhập khẩu

Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A MỤC LỤC 1 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DN: Doanh nghiệp CP: Cổ phần XNK: xuất nhập khẩu BCTC: báo cáo tài chính BCKQKD: báo cáo kết quả kinh doanh DT: doanh thu DTT: doanh thu thuần LN: lợi nhuận VCSH: vốn chủ sở hữu LNST: lợi nhuận sau thuế HTK: hàng tồn kho TSCĐ: tài sản cố định HĐ: Hoá đơn GTGT: giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị ĐHĐCĐ: Đại hội đồng cổ đông TK : Tài khoản 2 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng 1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý Sơ đồ 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung” Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera Sơ đồ 2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hạch toán hoạt động bán hàng Sơ đồ 2.6. Hạch toán thanh toán với khách hàng Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng Sơ đồ 2.8. Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp 3 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A LỜI MỞ ĐẦU Xu thế toàn cầu hoá và hợp tác quốc tế là một xu hướng tất yếu của nền kinh tế thế giới trong xã hội hiện đại.Các quốc gia có sự giao thoa, hợp tác song phương và đa phương ,liên doanh , liên kết, tranh thủ lợi thế thương mại, tiếp thu học hỏi những thành công của các nước phát triển. Để có thể thực hiện được nó đòi hỏi các quốc gia phải mở cửa nền kinh tế, có những chính sách, chế độ quản lý thông thoáng, khuyến khích đầu tư nước ngoài. Nền kinh tế Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng phát triển chung của nhân loại.Từ 1986 nước ta đã thực hiện cơ chế nền kinh tế thị trường, hợp tác quốc tế, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu, bao cấp lạc hậu. Và thực tế đã chứng minh đây là một sự chuyển biến có bước ngoặt đối với nền kinh tế Việt Nam. Nước ta đã thoát khỏi tình trạng nghèo nàn, lạc hậu, trở thành quốc gia có nền kinh tế năng động nhất trên thế giới và là một trong những điểm đến hấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngoài. Trong những thành tựu của nền kinh tế nước ta giai đoạn sau đổi mới có sự đóng góp không nhỏ của hoạt động xuất nhập khẩu. Hàng năm lợi nhuần ròng từ hoạt động xuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn trong GDP, GNP. Bên cạnh những chính sách quản lý hợp lý ở tầm vĩ mô của Nhà nước và tầm vi mô của ban lãnh đạo các doanh nghiệp; sự cố gắng, nỗ lực của cán bộ, nhân viên nghành ngoại thương thì thành công của hoạt động xuất nhập khẩu còn sự đóng góp quan trọng của bộ phận kế toán. Hạch toán kế toán đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của các DN diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân và công tác hạch toán kế toán đối với mỗi DN; vận dụng lý luận đã được học và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu được trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu (CP XNK) Viglacera, 4 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A đồng thời với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nói chung và các nhân viên phòng kế toán nói riêng, cùng với sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông, em đã nghiên cứu và tìm hiểu về tổng quan và thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty. Báo cáo kiến tập bao gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty CPXNK Viglacera Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK Viglacera. Phân 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK Viglacera. 5 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ -Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera - Tên tiếng anh: Viglacera import-export joint stock company - Tên giao dịch: Viglacera Import- Export joint-stock company - Tên viết tắt: VIGLACERA- EXIM., JSC -Trụ sở giao dịch: Số 2 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội - Điện thoại: 04 7567712 Fax: 047567710 - E-mail: viglacera-exim@fpt.vn - Website: www.viglacera-exim.vn - Tài khoản ngân hàng: 926511207776135 - Mã số thuế: 0101893367 1.1.1. Giai đoạn trước cổ phần hoá Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được thành lập theo quyết định 217/QĐ - BXD ngày 17/5/1998 với tên gọi là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu, có tên giao dịch quốc tế là: Business and Import company.Tìền thân của công ty là phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu trực thuộc Tổng công ty thuỷ tinh và gốm sứ xây dựng.Trụ sở lúc đăng ký kinh doanh đặt tại khuôn viên cơ quan Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng – 43B Hoàng Hoa Thám – Quận Tây Hồ – Hà Nội , sau đổi thành số 628 Hoàng Hoa Thám – Quận Tây Hồ – Hà Nội. Hiện nay trở chính của công ty đặt tại Số 2 Hoàng Quốc Việt – Cầu giấy – Hà Nội. 6 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Trước khi cổ phần hoá, Công ty là một đơn vị trực thuộc, thực hiện hạch toán nội bộ trong cơ quan Tổng công ty. 1.1.2. Giai đoạn sau cổ phần hoá Năm 2005 Công ty được cổ phần hoá theo quyết định số: 1679/QĐ BXD ngày 5/9/2005 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Tên đăng ký hợp pháp của Công ty bằng tiếng việt là : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, bằng tiếng anh là : viglacera import - export joint - stock company, tên viết tắt là : ViglaceraExim. Trụ sở của đặt tại số 2 - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp, điều lệ Công ty và các quy định pháp luật khác có liên quan. Sau khi cổ phần hoá, Công ty trở thành đơn vị hạch toán độc lập và hoạt động kinh doanh theo phân công, phân cấp của Tổng công ty, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty; đồng thời quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng phê duyệt. Sau hơn 10 năm thành lập, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu (CP XNK) Viglacera đã trở thành một thương hiệu uy tín đối với các đối tác trong và ngoài nước. Viglacera-Exim đã trở thành một cầu nối vững chắc giữa các nhà sản xuất vật liệu xây dựng Việt Nam và các đối tác lớn tại các thị trường như: Tây Âu, Đông Âu. Bắc Mỹ và các nước trong khu vực Châu á.Các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách và lợi nhuận năm nay so với năm trước vượt kế hoạch được giao. Công ty hoạt động theo phương châm “nhiệt tình, tận tuỵ phục vụ khách hàng” gắn hiệu quả kinh doanh của Công ty với việc bảo toàn vốn, chú trọng công tác nghiên cứu, khảo sát nhằm khai thác thị trường kinh doanh và xuất khẩu trong và ngoài nước.Với những thành quả to lớn trong những năm vừa qua, công ty CPXNK Viglacera đã được Vietnam Report đánh giá và xếp 7 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A hạng trong “Top 500 doanh nghiệp lớn nhất và làm việc hiệu quả nhất Việt Nam”,đồng thời vinh dự nhận giải thưởng “ Doanh nhân, doanh nghiệp tiêu biểu Việt Nam vàng” năm 2007 vào tối 16/4/2008.Để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty, chúng ta có thể phân tích một số chỉ tiêu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong mấy năm gần đây qua bảng sau: Đơn vị: Đồng TTT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần (DTT) về bán hàng và cung cấp dịch vụ 289.046.457.60 9 354.601.465.089 Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % 6.555.500.740 22,68 2 Tổng lợi nhuận (LN) trước thuế 2.417.215.921 3.207.898.996 790.683.075 32,71 3 Nộp Ngân sách 11.539.437.850 15.746.168.930 4.206.731.080 36,45 4 LN sau thuế 1.740.395.463 2.309.687.277 569.291.814 32,71 5 Tỷ LNST/DTT 0,00602 0,00651 0,00049 8,14 6 Vốn chủ sở hữu (VCSH) 12.593.343.361 14.093.343.361 500.000.000 4,72 7 Tỷ suất 0,1382 0,1638 0,0256 18,52 2.460.103 3.204.545 744.442 30,26 62 72 10 16,13 suất LNST/VCSH 8 9 Thu nhập bình quân đầu người laođộng (người/tháng) Số lượng nhân viên( người) 1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Nhận xét: 8 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2007 so với năm 2006 tăng 22,68% cho thấy doanh số bán hàng năm 2007 cao hơn năm 2006 thể hiện thị trường tiêu thụ của Công ty đang dần được mở rộng và các mặt hàng kinh doanh của Công ty ngày càng được thị trường chấp nhận. Tỷ suất LNST/DT thuần (phản ánh cứ 1 đồng doanh thu thuần thì tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận) năm 2007 cũng cao hơn năm 2007 điều đó thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của năm 2007 tốt hơn năm 2006. Chỉ tiêu tỷ suất LNST/VCSH phản ánh cứ 1 đồng vốn bỏ ra thì Công ty sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tỷ suất này năm 2007 là khá cao (0.1638), điều đó cho thấy Công ty đã sử dụng khá hiệu quả đồng vốn của mình và việc tăng thêm nguồn vốn chủ sở hữu là việc làm đúng đắn. Thu nhập bình quân đầu người Công ty năm 2006 là 3.204.545đồng/người (tăng 30,26% so với năm 2005) là mức đảm bảo được mức sống ổn định cho người lao động trong toàn Công ty trong điều kiện thị trường đang lạm phát cao như hiện nay. Sự phát triển của Công ty còn thể hiện thông qua khoản thuế nộp Ngân sách. Năm 2007 Công ty nộp Ngân sách 15.746.168.930( đồng) tăng 36,45% so với năm 2006. Do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng nên để đáp ứng hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, hiệu quả Công ty XNK Viglacera đã tăng số lượng nhân viên lên 16, 13% so với năm 2006 và hiện có 72 nhân viên. Như vậy, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có bước phát triển vượt bậc trong năm 2007 cả về chỉ tiêu quy mô và chất lượng. 1.1.3. Chiến lược phát triển 1.1.3.1. Chiến lược phát triển trong năm 2008 9 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Vào ngày 7/4/2008 Công ty CPXNK Viglacera đã tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2008 trong đó cũng nêu rõ chiến lược phát triển trong năm 2008. - Tăng vốn điều lệ Công ty từ 9.500.00.000( đồng) lên 25.000.000.000(đồng) thông qua 3 giai đoạn. - Để nâng cao hiệu quả quản lý, Đại hội quyết định việc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc. - Đổi tên Công ty thành: Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu Viglacera. Tên tiếng Anh: Viglacera invesment and import- export J.S. Company Tên viết tắt: Viglacera-exim - sẽ niêm yết tại Trung tâm giao dịch Chứng khoán Hà Nội ( nếu thị trường chứng khoán thuận lợi) 1.1.3.2. Chiến lược phát triển dài hạn - Củng cố và phát triển thương hiệu phục vụ lợi ích kinh doanh của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. Mục tiêu phát triển thành một công ty mạnh trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Để thực hiện được mục tiêu này Công ty đã, đang và sẽ tiếp tục đa dạng hoá ngành nghề, nâng cao tỷ trọng kinh doanh thương mại, liên doanh, liên kết để đầu tư máy móc, thiết bị - Hoàn thiện mô hình tổ chức , đổi mới phương thức quản lý, phát triển nhân lực để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty - Tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên. - Tăng cường đầu tư, ứng dụng công nghệ vào các hoạt động của Công ty. 10 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Xu hướng phát triển của Công ty trong những năm tới tập trung vào các lĩnh vực sau: Lĩnh vực xuất nhập khẩu:tăng cường xuất khẩu các sản phẩm mũi nhọn của Tổng công ty như kính nổi VIFG, kính Đáp cầu, gạch Granite Tiên Sơn, gạch ốp lát Viglacera… ra thị trường quốc tế để mở rộng thị trưòng và giảm bớt áp lực tại thị trường nội địa. Tiếp tục phát triển hoạt động nhập khẩu, kinh doanh mặt hàng thép cán, thép phôi các loại tiêu thụ cho các nhà máy sản xuất thép trong nước.Trong những năm tới ngoài việc kinh doanh thép Công ty chủ trương mở rộng lĩnh vực, chủng loại hàng hoá.Đồng thời, tăng cường nhập khẩu dây chuyền, thiết bị sản xuất vật liệu để bán cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Mặt khác, Công ty tiếp tục triển khai xuất khẩu các sản phẩm do các doanh nghiệp trong nước sản xuất. Lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất: đây là mảng kinh doanh được hình thành vào cuối năm 2004. Trong lĩnh vực này Công ty kinh doanh các sản phẩm độc quỳên, kinh doanh thiết bị nội thất nhập khẩu mà các đơn vị trong Tổng công ty không sản xuất như : bồn tắm… Cũng như nhằm ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.Tăng cường mở rộng cửa hàng bán vật liệu xây dựng tại các khu đô thị mới và các thành phố khác. Lĩnh vực xuất khẩu lao động: Tiếp tục phát triển thị trường Đài Loan, công ty đã có giấy phép xuất khẩu lao động sang thị trường Malaisia. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác:Công ty đã kí hợp đồng với tập đoàn: KEKELIST, ECOFOR… 1.2. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ 1.2.1. Chức năng kinh doanh 11 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Theo giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103011079 do Sở kế hoach và đầu tư thành phố Hà Nội cấp, Công ty CPXNK Viglacera đã và đang hoạt động với những chức năng ngành nghề chính như sau: - Kinh doanh vật tư( không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật và thuốc thú y), nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất(trừ hoá chất Nhà Nứơc cấm), phụ gia phục vụ sản xuất công nghiệp và xây dựng. - Kinh doanh vật liệu xây dựng , vật liệu trang trí nội thất - Sản xuất và lắp ráp các thiết bị vệ sinh và trang trí nội thất. - Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, bất động sản, cho thuê văn phòng( không bao gồm kinh doanh phòng karaoke, vũ trường,quán ba). - Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa - Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế - Kinh doanh đại lý xăng, dầu, gas, đại lý ô tô - Hoạt động xuất khẩu lao động - Tư vấn du học - Đào tạo ngoại ngữ, tin học, dạy nghề - Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu và dịch vụ làm thủ tục visa, hộ - Dịch vụ môi giới , xúc tiến thương mại, đại diện thương mại, chiếu. nghiên cứu thị trường, phiên dịch , dịch vụ dịch thuật. - Đại lý bán vé máy bay, vé tầu hoả, đại lý thu đổi ngoại tệ, đại lý bảo hiểm. 12 - Quảng cáo thương mại, tổ chức các sự kiện - Sản xuất, mua bán và gia công hàng thủ công mỹ nghệ Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A - Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng - Mua bán lương thực, thực phẩm, rượu bia, nước giải khát(không bao gồm kinh doanh quán bar). 1.2.2. Nhiệm vụ kinh doanh Để thực hiện những chức năng trên, đáp ứng được mục tiêu đặt ra, Công ty CP XNK Viglacera phải thực hiện những nhiệm vụ (có thay đổi tuỳ từng giai đoạn, tình hình cụ thể của Công ty) như sau: • nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục hiệu quả của các đơn vị thành viên bao gồm cả việc đảm bảo những yếu tố đầu vào (nhập khẩu) và việc tiêu thụ những sản phẩm đầu ra qua đó thu được lợi nhuận. • xây dựng, tổ chức triển khai quản lý hệ thống đại diện, đại lý, cửa hàng, cộng tác viên để hình thành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trong và ngoài nước. Xây dựng chương trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn trình Tổng giám đốc, Tổng công ty phê duyệt trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm vụ được giao. • Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp tác quốc tế, trong hoạt động mua bán ngoại thương • Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. • Sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả, bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn. • Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước và các thông tư hướng dẫn, qui định của Bộ Thương Mại . 1.2.3. Tổ chức hệ thống kinh doanh 13 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A Để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất, Công ty CPXNK Viglacera đã xây dựng được hệ thống kinh doanh hợp lí có thể bao quát, quản lí được toàn bộ lĩnh vực hoạt động mà không chồng chéo lên nhau. Khi mới thành lập do chỉ thực hiện chức năng kịnh doanh và xuất nhập khẩu cho nên cơ cấu bộ máy của công ty đơn giản chỉ gồm 4 phòng là: - Phòng tổ chức hành chính - Phòng kế toán - Phòng kinh doanh - phòng xuất nhập khẩu Nhưng hiện nay do sự phát triển của công ty mà thực chất là việc mở rộng ngành nghề kinh doanh( thực hiện xuất khẩu lao động trong và ngoài tổng công ty đi nước ngoài làm việc) nên công ty có thêm một phòng mới đó là phòng xuất khẩu lao động. Chức năng của từng phòng ban được quy định cụ thể trong dự thảo điều lệ và cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty. • Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng lao động, các chính sách tiền lương, bảo hiểm đối với người lao động. Đồng thời, quản lý bảo vệ tài sản, trang thiết bị của Công ty; chịu trách nhiệm về công tác văn phòng như tiếp khách, thư từ, công văn đến, chuyển công văn đi…Bên cạnh đó còn có thêm nhân viên lái xe, bảo vệ, tạp vụ, mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ riêng. • Phòng kế toán :có trách nhiệm cập nhập thông tin hàng ngày, quý, năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo tài chính, các bảng chấm công, bảng tính lương, thực hiện thanh toán khách hàng và giúp giám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát triển kinh doanh. 14 Nguyễn Thị Lan Anh • Lớp: Kiểm toán 47A Phòng kinh doanh: tham mưu kế hoạch kinh doanh cho Ban giám đốc, đồng thời trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, năm lên Ban giám đốc.Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn đảm nhiệm đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. • Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách công việc xuất nhập khẩu hàng hoá,bao gồm tìm kiếm thị trường nhập khẩu, xuất khẩu, soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.Cuối kỳ, báo cáo kết quả hoạt động xuất nhập khẩu lên ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông. • Phòng xuất khẩu lao động:có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc( Giám đốc) về lĩnh vực xuất khẩu lao động sang các thị trường mà Công ty đang khai thác.Đồng thời, tìm kiếm các thị trường mới để thoả mãn nhu cầu khách hàng, nâng cao công tác đào tạo, giữ vững uy tín của Công ty trong hoạt động xuất khẩu lao động. Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở thì Công ty còn có cửa hàng kinh doanh có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh; trưng bày, giới thiệu hàng hoá XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài nước theo quy định của Công ty. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 1.3.1. Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị Chính sách quản lý và quy định của Công ty CP XNK Viglacera được phản ánh trong điều lệ kinh doanh của Công ty. 1.3.1.1. Chính sách quản lý sản xuất kinh doanh • Quyền hạn : - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn do các cổ đông góp và các nguồn lực khác nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh. 15 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh - Lớp: Kiểm toán 47A Tổ chức bộ máy quản lý, phòng ban phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. - Kinh doanh những nghành nghề được Nhà Nước cho phép. - Tìm kiếm thị trường , trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các khách hàng trong nước, ngoài nước, trực tiếp xuất khẩu theo yêu cầu kinh doanh của Công ty và phù hợp với pháp luật. - Quýêt định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu , sản phẩm và dịch vụ chủ yếu trừ những sản phẩm , dịch vụ được Nhà Nước ấn định giá. - Được quyền bảo hộ và quyền sử dụng công nghiệp bao gồm: các sáng chế, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi, xuất xứ hàng hoá theo quy định của pháp luật Việt Nam. - Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương, thưởng, quyết định mức lương trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản xuất kinh doanh và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định khác của pháp luật. • Nghĩa vụ - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ Công ty kinh doanh. - Xây dựng chiến lược phát triển , kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị trường. - ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác. - Thực hiện các quy định của Nhà nước bảo vệ tài nguyên môi trường, an ninh quốc gia và công tác phòng cháy chữa cháy. 16 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động, đảm bảo cho ngừơi lao động tham gia quản lý Công ty, bằng thoả ước lao động và các quy chế khác. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán ,báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của pháp luật. 1.3.1.2. Chế độ quản lý tài chính • Quyền hạn - sử dụng các quỹ của Công ty để phục vụ các nhu cầu trong kinh - Nhượng bán, cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưa doanh. dùng hết công suất. - Phát hành, chuyển nhượng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của pháp luật, hoặc thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền sở hữu , quản lý của Công ty tại các ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinh doanh theo quy định của pháp luật. - Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho các cổ đông sau khi đã thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, lập và sử dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. • Nghĩa vụ - Thực hiện đúng chế độ và quy chế về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, hạch toán, kế toán- thống kê, chế độ báo cáo tài chính hàng năm với phòng đăng ký kinh doanh và các chế độ khác do pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của BCTC. 17 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A - Bảo toàn và phát triển vốn. - Thực hiện các khoản thu, phải trả ghi trong bảng cân đối kế toán của Công ty - Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty. - Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. - Công ty chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty. 1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý Một DN chỉ hoạt động kinh doanh hiệu quả khi mà bộ máy quản lý được tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Xuất phát từ tầm quan trọng đó , Công ty XNK Viglacera đã, đang xây dựng và dần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình nhằm đảm bảo bố trí công việc chuyên môn, quản lý phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.Đồng thời, đảm bảo sự hoạt động có hệ thống của toàn công ty. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: - Đại hội đồng cổ đông - Hội đồng quản trị - Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành - Ban kiểm soát • Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm 1 lần.Các cổ đông có quyền bỏ phiếu, được tham dự đại hội các cổ đông. Cổ đông là những người chủ sở hữu của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tương ứng 18 Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: Kiểm toán 47A theo số cổ phần mà họ sở hữu.Quỳên và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ cũng như cổ đông được quy định chi tiết trong dự thảo điều lệ của Công ty. • Hội đồng quản trị ( HĐQT) : Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về ĐHĐCĐ. Số lượng thành viên HĐQT là năm (05) người.Nhiệm kì của HĐQT là năm(05) năm.Nhiệm kì của thành viên HĐQT không quá năm (05) năm; thành viên HĐQT có thể bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của HĐQT. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và những người quản lý khác.Quỳên và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ, các quy định nội bộ của Công ty và quýêt định của ĐHĐCĐ quy định. • Giám đốc( Tổng giám đốc)điều hành: HĐQT sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Hội đồng hoặc một người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành. Nhiệm kì của Giám đốc(Tổng giám đốc điều hành) là 5 năm và có thể tái bổ nhiệm. Giám đốc( Tổng giám đốc) là người thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh của Công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua.Giám đốc(Tổng giám đốc) là người tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty. • Bộ máy giúp việc: được thành lập theo đề nghị của Giám đốc(Tổng giám đốc) và được HĐQT chấp thuận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.Bộ máy giúp việc bao gồm: - Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh. - Phó Tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu. - Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh. - Kế toán trưởng. 19 Báo cáo kiến tập Nguyễn Thị Lan Anh • Lớp: Kiểm toán 47A Ban kiểm soát: Thành viên của ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại điều 88.2 của Luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty.Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất phải có 1 thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán.Thành viên này không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ định 1 thành viên là cổ đông của công ty làm Trưởng ban. Nhiệm vụ và chức năng của Ban kiểm soát được quy định trong dự thảo điều lệ mới sửa đổi năm 2008 của công ty.Về mối quan hệ, Ban kiểm soát chỉ phải chịu sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm xem xét các báo cáo tài chính trước khi trình lên Hội đồng quản trị.Đồng thời, mọi thành viên của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc điều hành phải cung cấp tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. 20