Tài liệu Nghiên cứu ứng dụng phần mềm vemis nhằm quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở thanh dũng

LỜI CẢM ƠN Trƣớc tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Hoàng Thị Thu Hà – Giảng viên Bộ môn kinh tế lƣợng đã tận tình hƣớng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trong bốn năm ngồi trên ghế giảng đƣờng trƣờng Đại học Thƣơng Mại, những kiến thức mà em nhận đƣợc sẽ là hành trang giúp em vững bƣớc trong tƣơng lai. Em cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các thầy cô và ban giám hiệu nhà trƣờng tại trƣờng THCS Thanh Dũng và đặc biệt là hiệu trƣởng Lê Hải Dƣơng đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa hệ thống thông tin kinh tế và các thầy cô trong Thƣ viện trƣờng đã tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu trong thời gian qua để hoàn thành đề tài. Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và khả năng bản thân nhƣng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận đƣợc sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài làm ngày một hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Lê Hà Giang 1 MỤC LỤC PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS NHẰM QUẢN LÝ HỌC SINH TẠI TRƢỜNG THCS THANH DŨNG...3 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài. .................................................................5 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu...........................................................................6 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .............................................................................7 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ........................................................................7 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu thực hiện đề tài. .......................................................... 7 1.6. Kết cấu đề tài. .........................................................................................................7 PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS NHẰM QUẢN LÝ HỌC SINH TẠI TRƢỜNG THCS THANH DŨNG. .............................................................................................................9 2.1. Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý học sinh và phần mềm Vemis ...........9 2.1.1. Cơ sở lý luận .........................................................................................................9 2.1.2. Phần mềm Vemis và phân hệ quản lý học sinh. ...............................................14 2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng nghiên cứu ứng dụng phần mềm quản lý học sinh. ............................................................................................................................... 17 2.2.1. Tổng quan về trường THCS Thanh Dũng ........................................................ 17 2.2.2. Phân tích thực trạng về tình hình ứng dụng phần mềm VEMIS vào quản lý học sinh. ........................................................................................................................ 21 2.2.3. Đánh giá thực trạng nghiên cứu ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh tại trường THCS Thanh Dũng. ....................................................................33 PHẦN 3 : ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS NHẰM QUẢN LÝ HỌC SINH. ............................................................................................................................ 41 3.1. Định hƣớng phát triển.......................................................................................... 41 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao khả năng ứng dụng: ................................................41 3.3. Một số đánh giá kiến nghị. ...................................................................................45 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ TÊN BẢNG NỘI DUNG Hình 2.1 Luồng thông tin Hình 2.2 Mô hình hệ thống thông tin quản lý Hình 2.3 Mô hình mối quan hệ các thông tin quản lý thông dụng Sơ đồ 2.1 Chức năng của phần mềm VEMIS Sơ đồ 2.2.1 Sơ đồ tổ chức của nhà trường Sơ đồ 2.2.2 Sơ đồ lớp về quản lý học sinh Bảng 2.2.2 Danh sách các lớp đối tượng Bảng 2.2.3.a Bảng tổng hợp khả năng sử dụng phần mềm VEMIS Biểu đồ2.2.3.a Mức độ sử dụng phần mềm VEMIS trong trường học Bảng 2.2.3.b Bảng tổng hợp ý kiến đánh giá về phần mềm VEMIS Biểu đồ2.2.3.b Ý kiến đánh giá người sử dụng về phần mềm VEMIS Bảng 2.2.3.c Biểu đồ2.2.3.c Cơ sở vật chất hỗ trợ nhu cầu ứng dụng phần mềm VEMIS trong dạy học ở các năm. Tổng giá trị cơ sở về phần mềm VEMIS trong dạy học qua các năm 3 DANH MỤC VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA TỪ VIẾT TẮT HTTT Hệ thống thông tin CNTT Công nghệ thông tin THCS Trung học cơ sở THPT Trung học phổ thông CSVC Cơ sở vật chất PPDH Phƣơng pháp dạy học LAN Local Area Network QĐ-BGD&ĐT Quyết định – Bộ giáo dục và đào tạo CBGV Cán bộ giáo viên PCTHCS Phổ cập trung học cơ sở CBQL Cán bộ quản lý NSD Ngƣời sử dụng DTNT Dân tộc nội trú TTGDTX Trung tâm giáo dục thƣờng xuyên 4 PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS NHẰM QUẢN LÝ HỌC SINH TẠI TRƢỜNG THCS THANH DŨNG. 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài. Quản lý học sinh là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý của nhà trƣờng. Nhà trƣờng đã và đang áp dụng rất nhiều phần mềm vào công tác quản lý học sinh với một mục đích nhằm cho hoạt động quản lý đƣợc diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian mà không mất đi sự chính xác, bên cạnh đó còn làm cho công việc thuận lợi và phát triển lên rất nhiều. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bƣớc ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý nhà trƣờng có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Ứng dụng phần mềm VEMIS vào công tác quản lý học sinh là biện pháp tối ƣu nhất cần thiết nhằm quản lý học sinh trong nhà trƣờng. Tuy nhiên, việc lựa chọn ra một giải pháp phù hợp với hoạt động của nhà trƣờng là vô cùng khó khăn và không phải bất cứ một tổ chức nào ứng dụng phần mềm VEMIS đều đem lại hiệu quả cao. Trong thời gian thực tập tại trƣờng THCS Thanh Dũng em nhận thấy việc sử dụng phần mềm VEMIS là một nấc thang tiến bộ mà nhà trƣờng sử dụng nhằm quản lý học sinh. Tuy nhiên, những ngƣời trực tiếp sử dụng phần mềm cũng gặp không ít khó khăn do một số bất cập trong hệ thống quản lý, đồng thời sự hiểu biết về cách thức ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý học sinh chƣa thực sự khoa học, chƣa khai thác triệt để đƣợc hiệu quả của phần mềm.Vì vậy, mục tiêu hiện tại đặt ra cho nhà trƣờng là phải nghiên cứu về phần mềm VEMIS nhằm nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động quản lý học sinh. Mặc dù mới đƣa phần mềm đƣợc sử dụng hơn hai năm nhƣng những gì phần mềm mang lại cho nhà trƣờng là không nhỏ. Để hiểu rõ đƣợc nhà trƣờng đã thực hiện phần mềm này nhƣ thế nào thì cần phải có những nghiên cứu, đánh giá và phân tích cụ thể để từ đó đƣa ra những đề xuất hữu ích nhằm nâng cao quản lý khi sử dụng phần mềm. Với những thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại nhà trƣờng em xin đề tài khóa luận của bản thân : “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Vemis nhằm quản lý học sinh tại trường Trung học cơ sở Thanh Dũng” 5 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Nền giáo dục của những nƣớc phát triển họ coi việc đầu tƣ về con ngƣời là một trong những chiến lƣợc hàng đầu mang lại sự phát triển cho đất nƣớc. Singapore là một ví dụ điển hình, đây là đất nƣớc phát triển mạnh về nền giáo dục. Nghiên cứu đề ra những phần mềm vào quản lý học sinh sao cho khoa học và tiết kiệm thời gian nhất. Công tác quản lý học sinh là một vấn đề có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động giáo dục của nhà trƣờng. Do nhận thấy tầm quan trọng nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Hiện nay có rất nhiều đề tài nói về ứng dụng phần mềm để quản lý học sinh ví dụ nhƣ : - Leng Beng Kwek ( 2014) “Application and development VEMIS software for student management in Bedok high school” . Singapore. Nội dung đề tài : Tình hình quản lý học sinh ở trƣờng cấp 2, thực trạng ứng dụng và phát triển phần mềm VEMIS vào công tác quản lý. Và nêu ra những đặc điểm nổi bật và tiên tiến về tình hình quản lý học sinh của nƣớc Singapore nói riêng và toàn thế giới nói chung. - Hứa Thanh Sơn(2010)“Ứng dụng phần mềm VEMIS và quy trình quản lý học sinh tại trường THPT Đông Hưng”. Đại học Kinh tế quốc dân. Nội dung đề tài : Đƣa ra một số kiến thức về quản lý học sinh, thực trạng ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh, nhƣ quản lý điểm, hoạt động của từng lớp, …, đánh giá và đƣa ra những giải pháp thuận lợi và khó khăn của nhà trƣờng khi quản lý học sinh, thành tựu đạt đƣợc và hạn chế, nguyên nhân tồn tại và đƣa ra hƣớng giải quyết. - Nguyễn Văn Cƣờng (2011), “Quy trình triển khai phần mềm VEMIS nhằm nâng cao hiệu quả quản lý học sinh tại trường THCS Đức Lâm”. Học viện tài chính. Nội dung đề tài : Tình bày khái niệm về quản lý học sinh, nêu quy trình triển khai của phần mềm VEMIS khi ứng dụng vào công tác quản lý, Tuy nhiên, đề tài này chƣa làm rõ đƣợc vấn đề hiệu quả ứng dụng của phần mềm, mà chỉ nói về quy trình hoạt động của phần mềm VEMIS. 6 Kế thừa thành tựu từ ba đề tài nghiên cứu ở trên em xin đƣợc đi sâu vào việc nghiên cứu, ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh tại trƣờng THCS Thanh Dũng. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Làm rõ những lợi ích mang lại khi nghiên cứu ứng dụng phần mềm tại nhà trƣờng, những ƣu nhƣợc điểm khi lựa chọn giải pháp phần mềm. - Đánh giá việc vận dụng và triển khai chất lƣợng phần mềm và các ứng dụng của phần mềm trong hoạt động quản lý học sinh của nhà trƣờng. - Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp để nâng cao về chất lƣợng ứng dụng của phần mềm nhằm quản lý học sinh tại nhà trƣờng. 1.4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tƣợng nghiên cứu : Phƣơng pháp quản lý học sinh, ứng dụng phần mềm VEMIS vào công tác quản lý. - Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh trong thời gian từ năm 2013 đến năm 2014. 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu thực hiện đề tài. - Phƣơng pháp quan sát: Quan sát sơ bộ hệ thống khi cài đặt ứng dụng phần mềm, quan sát các thao tác sử dụng và xử lí dữ liệu của phần mềm của nhân viên quản lý. - Phƣơng pháp phỏng vấn, điều tra: Xây dựng các phiếu điều tra thu thập dữ liệu từ đối tƣợng là nhân viên công ty về những nội dung phục vụ cho bài nghiên cứu. - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các tài liệu về cách dùng phần mềm Vemis về cơ bản đề tìm ra cách thức sử dụng, truyền đạt kinh nghiệm sử dụng phần mềm hiệu quả trong nội dung bài khóa luận. 1.6. Kết cấu đề tài. Phần 1 : Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ứng dụng phần mềm Vemis nhằm quản lý học sinh tại trƣờng THCS Thanh Dũng. Phần 2 : Cơ sở lý luận và thực trạng nghiên cứu ứng dụng phần mềm Vemis 7 nhằm quản lý học sinh tại trƣờng THCS THCS Thanh Dũng Phần 3 : Định hƣớng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao khả năng ứng dụng phần mềm Vemis nhằm quản lý học sinh. 8 PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS NHẰM QUẢN LÝ HỌC SINH TẠI TRƢỜNG THCS THANH DŨNG. 2.1. Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý học sinh và phần mềm Vemis 2.1.1. Cơ sở lý luận a) Khái niệm về quản lý học sinh . + Quản lý học sinh là hoạt động nhằm định hƣớng, tổ chức, sử dụng các nguồn lực và phối hợp hành động của ban giám hiệu nhà trƣờng cùng toàn thể giáo viên để đạt đƣợc mục tiêu đề ra hiệu quả nhất. + Chức năng của việc quản lý học sinh : - Quản lý hồ sơ , lý lịch học sinh - Quản lý điểm, quá trình học tập, rèn luyện học sinh - Quản lý thi trong trƣờng Hệ thống công cụ khai thác thông tin và lập báo cáo + Các nguyên tắc quản lý Gồm các nguyên tắc sau : Nguyên tắc mục tiêu, thu hút sự tham gia của giáo viên, học sinh , phụ huynh, kết hợp hài hòa giữa các lợi ích, tiết kiệm và hiệu quả cao, thích ứng linh hoạt, khoa học hợp lý, phối hợp chặt chẽ giữa nhà trƣờng và phụ huynh. b) Hệ thống thông tin quản lý  Hệ thống thông tin + Hệ thống. Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạt động để hƣớng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi. Một số mô hình hệ thống: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi cái gì? và để làm gì? Mô hình vật lý ngoài: Mô hình vật lý ngoài chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy đƣợc của hệ thống nhƣ là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhƣ hình thức của đầu vào và của đầu ra, phƣơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngƣời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công 9 cũng nhƣ những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đƣợc sử dụng. Mô hình vật lý trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên nó không phải là cái nhìn của ngƣời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan đến loại trang thiết bị đƣợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lƣợng kho lƣu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chƣơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi nhƣ thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là mô hình hay biến đổi nhất. + Thông tin. Đƣợc biểu thị theo nghĩa thông thƣờng là thông báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tƣợng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tƣợng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). thông tin Chủ thể phản ánh Đối tƣợng tiếp nhận Hình 2.1: Luồng thông tin. Các tính chất của thông tin: Tính tƣơng đối, tính định hƣớng, tính thời điểm, tính cục bộ. + Hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu HTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nhƣ mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.  Hệ thống thông tin quản lý. Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT nhƣ theo chức năng hoặc theo cấu trúc của nó và khi phân loại theo chức năng của HTTT ta có HTTT quản lý. 10 + Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System). Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Môi trƣờng kinh tế Tài nguyên về phần cứng Tài nguyên về dữ liệu Nguồn Input Lƣu trữ Xử lý thông tin output Tài nguyên về nhân lực Thời gian thực hiện Theo lô Tài nguyên về phần mềm Môi trƣờng kinh tế Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin quản lý. Mô hình tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin quản lý biểu diễn trong Hình 2.2 cho ta thấy hệ thống bao gồm bốn thành phần mà ngƣời ta thƣờng gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về dữ liệu. Quy trình xử lý thông tin là khâu trung tâm của các hệ thống thông tin quản lý. Ngƣời ta thƣờng áp dụng hai phƣơng pháp xử lý thông tin cơ bản là: Xử lý theo lô và xử lý thời gian thực. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con ngƣời, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những ngƣời soạn thảo 11 các quyết định trong tổ chức. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thƣờng đƣợc xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng đƣợc coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.  Các loại thông tin quản lý: Thông tin quản lý là những dữ liệu đƣợc xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lƣợc, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành. Thông tin chiến lƣợc: Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tƣơng lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thƣờng là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin đƣợc cung cấp trong những trƣờng hợp đặc biệt. Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần đƣợc cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): Sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho ngƣời giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, đƣợc rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần đƣợc cung cấp thƣờng xuyên.  Cấu trúc HTTT quản lý: Một hệ thống thông tin quản lý đƣợc thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn. Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, 12 tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trƣờng bên ngoài. Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trƣớc tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phƣơng pháp khoa học, sử dụng nhiều phƣơng pháp, xây dựng mô hình, lƣợng định tỷ lệ chi phí trên lợi ích của giá trị của thông tin. Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phƣơng pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.  Phân loại HTTT quản lý: Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có bốn cấp là chiến lƣợc, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có bốn hệ thống thông tin quản lý cho bốn cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.  Các nguồn HTTT: Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thƣờng đƣợc lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ…  Các loại HTTT quản lý thông dụng: Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dƣới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT đƣợc ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp nhƣ thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tƣợng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nƣớc, nội bộ tổ chức hoặc môi trƣờng bên ngoài tổ 13 chức. Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lƣơng, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hƣởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. MIS Hệ thống thông tin bán hàng marketing Hệ thống thông tin sản xuất AIS Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông tin nhân sự Hình 2.3: Mô hình mối quan hệ các hệ thống thông tin quản lý thông dụng. + Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành. Các bộ phận cấu thành nên HTTT bao gồm các nhân tố có sẵn (phần cứng, con ngƣời), và các nhân tố thiết lập (phần mềm, dữ liệu, các thủ tục). + Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý. Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lƣợc, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp. Những ngƣời chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lƣợc có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định những đƣờng lối phát triển. Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phƣơng tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc đặt ra ở mức cao hơn. Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phƣơng tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhƣng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật. 2.1.2. Phần mềm Vemis và phân hệ quản lý học sinh. a) Mục tiêu của Vemis  Chuẩn hóa các quy trình quản lý học sinh.  Tích hợp dữ liệu của giáo viên và học sinh 14  Tối ƣu hóa việc tổ chức thông tin quản lý học sinh trong trƣờng học hiện nay  Tăng cƣờng kỹ năng thông tin về học sinh cho giáo viên. b) Phạm vi áp dụng :  Đƣợc áp dụng và triển khai chủ yếu cho các trƣờng tiểu học đến trung học phổ thông trên toàn quốc.  Đối tƣợng sử dụng phần mềm giáo viên và ban giám hiệu nhà trƣờng.  Đối tƣợng quản lý là Ban giám hiệu nhà trƣờng, lãnh đạo ngành GD-ĐT của địa phƣơng. c) Cấu trúc chung của phần mềm. Các công cụ quản lý hoặc thu thập dữ liệu giáo dục hiện thời đƣợc phát triển tự phát, nhỏ lẻ nhằm giải quyết các tác nghiệp đơn trên một qui mô cục bộ. Với cùng một bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác nhau sử dụng các qui chuẩn khác nhau. Bất cập lớn nhất của các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin lên các cơ quan quản lý cấp trên. Từ năm 2006 đến 2012, với sự hỗ trợ của Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT đã triển khai thực hiện Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM). Một trong những mục tiêu trọng tâm của Dự án là xây dựng một hệ thống công cụ quản lý thông tin chuẩn mực để sử dụng thống nhất trong ngành (EMIS, PMIS và VEMIS). Trong bối cảnh Chính phủ đang nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống nhất sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý trung ƣơng, địa phƣơng và các cơ quan quản lý giáo dục thực hiện các chức năng quản lý trên cơ sở một hệ thống dữ liệu tin cậy, kịp thời, thống nhất chuẩn mực theo cả chiều dọc và chiều ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều của nhiều đối tƣợng tƣơng ứng với nhiệm vụ, chức năng riêng của từng bên. Việc triển khai thực hiện thống nhất Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi mới quy trình thu thập, quản lý, lƣu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo độ chính xác của dữ liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin giáo dục của các cơ quan quản lý nhà nƣớc thông qua nguyên tắc dữ liệu đƣợc nhập một lần bởi các cơ sở giáo dục và đƣợc sử dụng nhiều lần bởi các cơ quan có liên quan. Hệ thống này đƣợc coi là cơ sở nền tảng để xây dựng và hoàn thiện 15 Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Hệ thống sẽ hỗ trợ việc khai thác, tìm kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc. Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục sẽ tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm đƣa ra các quyết định hỗ trợ giáo dục một cách hiệu quả và đúng mục tiêu. Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các trƣờng phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. Theo Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trƣờng học VEMIS có các phân hệ sau: KIẾN TRÚC TỔNG QUAN CHUNG VỀ PHẦN MỀM VEMIS VEMIS QUẢN LÝ TÀI CHÍN H QUẢN LÝ HỌC SINH QUẢ N LÝ THƢ VIỆN QUẢN LÝ THIẾT BỊ THANH TRA THEO DÕI CÔNG TÁC GV PHÂN CÔNG GIẢNG DẠY Sơ đồ 2.1 : Chức năng của phần mềm VEMIS Sử dụng hệ thống này, hiệu trƣởng sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian trong việc nắm bắt và giám sát diễn biến và kết quả các hoạt động trong nhà trƣờng và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. Nếu thông tin đƣợc cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trƣởng sẽ có đƣợc các thông tin chính xác về tình trạng hoạt động của cả trƣờng, chất lƣợng giáo dục của từng khối, lớp, giáo viên để từ đó đƣa ra các quyết định điều chỉnh thích hợp. Để hỗ trợ ngƣời sử dụng một cách thiết thực, trong phạm vi cuốn sách này, chúng tôi không đề cập đến những kiến thức và kỹ năng cơ bản của máy tính và hệ thống mạng mà chỉ giới thiệu những thao tác cơ bản nhất phục vụ cho việc sử dụng phần mềm VEMIS để phục vụ ngƣời sử dụng thực hiện những công việc hàng ngày. 16 Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những khó khăn nảy sinh liên quan đến ngƣời sử dụng. Yêu cầu đặt ra đối với tất cả những ngƣời tham gia vào hệ thống là cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài của việc sử dụng hệ thống VEMIS để sử dụng vào các lĩnh vực hoạt động của nhà trƣờng. Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là một yêu cầu mang tính thách thức, nhƣng lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng những nhu cầu quản lý mới đang ngày càng gia tăng. d) Phân hệ quản lý học sinh. Phân hệ quản lý học sinh ( VEMIS_Student) là một trong 7 phân hệ của hệ thống quản lý thông tin trƣờng học VEMIS. Ngoài tính năng quản lý các thông tin của học sinh, phân hệ này còn giải quyết tốt bài toán quản lý quá trình học tập của HS. Trách nhiệm nhập điểm HS có thể đƣợc quy định khác nhau tùy theo hoàn cảnh và đặc điểm của từng trƣờng. Có nơi có thể nhập tập trung ( từ các máy tính trong mạng LAN của nhà trƣờng) hoặc nhập theo các file Excel để đọc vào chƣơng trình. VEMIS_student có thể ứng dụng cho hầu hết các loại hình trƣờng phổ thông ở Việt Nam,kể cả các trƣờng đa cấp, trƣờng DTNT và TTGDTX. Để chƣơng trình đáp ứng tốt với từng loại hình trƣờng, ngƣời sử dụng cần nắm vững các nguyên tắc làm việc cơ bản trong phân hệ quản trị hệ thống để thiết lập chính xác các tham số cho trƣờng mình. Phân hệ quản lý học sinh sử dụng tài nguyên chung từ phân hệ quản trị hệ thống và cung cấp danh sách lớp học cho phân hệ quản lý giảng dạy, danh sách học sinh cho phân hệ quản lý thƣ viện, quản lý thiết bị và kết xuất ra hồ sơ. 2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng nghiên cứu ứng dụng phần mềm quản lý học sinh. 2.2.1. Tổng quan về trường THCS Thanh Dũng a) Lịch sử hình thành và quá trình phát triển từ khi thành lập.  Lịch sử hình thành Trƣờng THCS Thanh Dũng đƣợc thành lập ngày 28 tháng 8 năm 2007 theo quyết định 1077/QĐUB-NV của UBND huyện Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh trên cơ sở giáp nhập phân hiệu Đức Dũng của trƣờng THCS An - Dũng và trƣờng THCS Đức Thanh, trƣờng đóng địa điểm thôn Xóm Mới xã Đức Thanh trên trục đƣờng 15A , là trƣờng mới thành lập, còn rất nhiều khó khăn, đặc biệt cơ sở vật chất phục vụ cho dạy và học 17 còn thiếu và yếu . Tuy vậy ,thời gian qua nhà trƣờng đã có nhiều thành tích cao trong mọi mặt hoạt động, nhà trƣờng liên tục đạt đƣợc danh hiệu: Tập thể lao động tiên tiến, từng bƣớc khẳng định đƣợc vị thế và thƣơng hiệu của nhà trƣờng.  Quá trình phát triển từ khi thành lập trong quá trình quản lý giáo dục. - Kết quả ứng dụng CNTT : Ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động GD, sử dụng có hiệu quả các phần mềm : Quản lý cán bộ, quản lý HS, quản lý điểm, phổ cập có 80% CBGV sử dụng thành thạo máy vi tính. Có hơn 100 lƣợt GV sử dụng các thiết bị dạy học hiện đại trong học kì. Nhà trƣờng có 22 máy tính kết nối INTERNET băng thông rộng : 16 máy phục vụ cho học sinh học tin học, 3 máy chiếu projecto, 1 máy PHOTO. - Nhà trƣờng đã xây dựng kế hoạch và triển khai công tác dạy thêm học thêm đúng quy định. Trên 90% số học sinh đăng kí học thêm. b) Cơ cấu tổ chức  sơ đồ tổ chức nhà trường CHI BỘ ĐẢNG HỘI ĐỒNG TRƢỜNG HIỆU TRƢỞNG HỘI ĐỒNG THI ĐUA CÔNG ĐOÀN KHEN THƢỞNG HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT CHI ĐOÀN HỘI ĐỒNG QL LƢƠNG LIÊN ĐỘI HỘI CHA ME HỌCSINH PHÓ HIỆU TRƢỞNG 1 TỔ TOÁN LÝ HÓA TỔ NGỮ VĂN PHÓ HIỆU TRƢỞNG 2 TỔ NGOẠI NGỮ TỔ SINH ĐỊA CÔNG NGHỆ Sơ đồ 2.2.1. Sơ đồ tổ chức nhà trường 18 TỔ SỦ CD NHẠC HỌA MỸ TỔ HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Chức năng, nhiệm vụ các phòng bộ môn + Đối với Ban Giám hiệu:  Là cầu nối giữa Hiệu trƣởng và giáo viên trong tổ về thông tin 2 chiều nhằm mục tiêu cuối cùng là nâng cao chất lƣợng giáo dục. Hiệu trƣởng có thông tin để đánh giá chính xác giáo viên, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của họ từ đó phân công giáo viên hợp lý, đạt hiệu quả tốt; chuyển tải cho giáo viên trong tổ các chỉ đạo chuyên môn của Hiệu trƣởng và cơ quan quản lý cấp trên.  Tổ chức thực hiện chỉ đạo chuyên môn của Hiệu trƣởng và cơ quan quản lý cấp trên về các hoạt động dạy học, giáo dục: Thực hiện kế hoạch, chƣơng trình giáo dục, chuẩn kiến thức kĩ năng, đổi mới phƣơng pháp dạy học, đổi mới kiểm tra, đánh giá…qua các hoạt động cụ thể nhƣ bồi dƣỡng giáo viên, học sinh, dự giờ, thăm lớp… + Đối với công tác chủ nhiệm: Các thành viên trong tổ chuyên môn cũng thực hiện công tác chủ nhiệm. Mối quan hệ này sẽ giúp giáo viên trao đổi chuyên môn và trao đổi về công tác quản lý học sinh, hiểu rõ hơn học sinh, từ đó góp phần vào công tác giáo dục toàn diện học sinh và nhƣ vậy sẽ giúp công tác giảng dạy đạt kết quả tốt hơn. + Đối với Chi bộ Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh  Trong tổ chuyên môn có các thành viên là đảng viên sẽ góp phần truyền đạt chủ trƣơng, nghị quyết của chi bộ Đảng đến tổ chuyên môn kịp thời, chính xác hơn. Các tổ viên là đảng viên sẽ gƣơng mẫu, thúc đẩy các thành viên khác thực hiện nhiệm vụ tốt hơn.  Tổ chuyên môn cũng hỗ trợ hoạt động của Công đoàn, Đoàn Thanh niên và Đội Thiếu niên Tiền phong bằng cách truyền đạt các chủ trƣơng của các đoàn thể này để phối hợp chặt chẽ và từ đó góp phần giáo dục toàn diện học sinh, thực hiện kế hoạch nhà trƣờng và thực hiện đƣợc mục tiêu giáo dục đề ra. + Đối với tổ chuyên môn  Giúp Hiệu trƣởng điều hành các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến dạy và học;  Trực tiếp quản lý giáo viên trong tổ theo nhiệm vụ quy định. 19  Tổ chuyên môn là đầu mối để Hiệu trƣởng quản lý nhiều mặt, nhƣng chủ yếu vẫn là hoạt động chuyên môn, tức là hoạt động dạy học trong trƣờng.  Tổ trƣởng chuyên môn phải là ngƣời có khả năng xây dựng kế hoạch; điều hành tổ chức, hoạt động của tổ theo kế hoạch giáo dục, phân phối chƣơng trình môn học của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm học của nhà trƣờng; tổ chức bồi dƣỡng chuyên môn cho giáo viên trong tổ; đánh giá, xếp loại và đề xuất khen thƣởng, kỉ luật giáo viên thuộc tổ mình quản lý.  Do đó, tổ trƣởng chuyên môn phải là ngƣời có phẩm chất đạo đức tốt; có năng lực, trình độ, kinh nghiệm chuyên môn; có uy tín đối với đồng nghiệp, học sinh. Tổ trƣởng chuyên môn phải là ngƣời có khả năng tập hợp giáo viên trong tổ, biết lắng nghe, tạo sự đoàn kết trong tổ, gƣơng mẫu, công bằng, kiên trì, khéo léo trong giao tiếp, ứng xử. c) Hoạt động giảng dạy trong nhà trƣờng. - Cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trƣờng - Thực hiện tốt quy định công khai điều kiện dạy học, chất lƣợng giáo dục, quản lý tài chính, tài sản, tự chủ tài chính, các nguồn kinh phí đƣợc đầu tƣ, hỗ trợ của nhà trƣờng theo qui định hiện hành. - Khuôn viên nhà trƣờng có diện tích 20.600 m2 (đạt 38 m2/1HS); đƣợc xây dựng riêng biệt, có tƣờng rào, cổng trƣờng, biển trƣờng; các khu vực trong nhà trƣờng đƣợc bố trí hợp lý, luôn sạch, đẹp. Đủ diện tích sử dụng để đảm bảo tổ chức các hoạt động quản lý, dạy học và sinh hoạt. - Cơ sở vật chất chƣa đảm bảo theo quy định hiện hành của Điều lệ trƣờng trung học. Cơ cấu các khối công trình trong trƣờng hiện có bao gồm: + Khu phòng học: 17 phòng (trong đó: 16 phòng cao tầng cho 16 lớp và 1 phòng cấp 4 kiên cố phục vụ dạy tin học ); + Khu nhà hiệu bộ có 6 phòng ,trong đó phòng hội đồng gần 100m2, các phòng còn lại mỗi phòng 24 m2 . Tình hình hoạt động của nhà trƣờng - Thực hiện đổi mới phƣơng pháp dạy học theo hƣớng phát huy tính tích cực, tự giác, chủ động, sáng tạo của ngƣời học, biến quá trình học tập thành quá trình tự học có hƣớng dẫn và quản lý của giáo viên. 20