Tài liệu Nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố hồ chí minh

  • Số trang: 140 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 73 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI --------------------------------------------- TRẦN MINH TÂN NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – Năm 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI ------------------------------------------------ TRẦN MINH TÂN NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Mã Số: 60.34.05 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ðỖ QUANG GIÁM Hà Nội – Năm 2011 LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu ñã ñược trình bày trong luận văn là trung thực và chưa hề ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào, hoặc chưa ñược ai công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào khác. Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011 Tác giả Trần Minh Tân Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. i LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập và hoàn thiện ñề tài nghiên cứu của mình, tôi ñã nhận ñược rất nhiều sự giúp ñỡ, ñộng viên nhiệt tình của các tập thể và cá nhân trong Trường ðại học nông nghiệp Hà Nội, cũng như ñơn vị công tác. Tôi xin trân thành cảm ơn tới các thầy, cô giáo Khoa kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện ðào tại sau ñại học, Bộ môn Kế toán – Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội ñã truyền ñạt những kiến thức thiết thực, sâu rộng, thực tế về Quản trị kinh doanh cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện làm luận văn tốt nghiệp. ðặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS. ðỗ Quang Giám ñã tận tình giúp ñỡ, chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp. Xin chân thành cảm ơn./. Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011 Tác giả Trần Minh Tân Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. ii MỤC LỤC Trang LỜI CAM ðOAN .......................................................................................................i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ii MỤC LỤC ................................................................................................................iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................... v DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ðỒ ...................................................................vi DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC ...............................................................................viii PHẦN 1: MỞ ðẦU .................................................................................................... 1 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài........................................................................................ 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................. 3 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 3 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu ....................................................................................... 3 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu ................................................. 4 PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU ............................................... 5 2.1. Tổng quan về kế toán........................................................................................... 5 2.1.1 Bản chất của kế toán .......................................................................................... 5 2.1.2 ðối tượng của kế toán........................................................................................ 5 2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của kế toán ........................................................ 8 2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ................................................... 13 2.1.4.1 Chứng từ kế toán........................................................................................... 13 2.1.4.2 Tài khoản kế toán.......................................................................................... 14 2.1.4.3 Sổ kế toán...................................................................................................... 15 2.1.4.4 Báo cáo tài chính........................................................................................... 16 2.1.4.5 Một số ñiều lưu ý khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa.17 2.1.4.6 Mục ñích, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa..... 18 2.1.4.7 Các nhân tố chi phối ñến tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa ................................................................................................................................... 19 2.1.4.8 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa ................... 22 2.2 Tổng quan về các ứng dụng của Excel ............................................................... 22 2.2.1Lập công thức và hàm ...................................................................................... 23 2.2.2 Các hàm số thường dùng trong kế toán excel ................................................. 23 PHẦN 3: ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.......................................................................................................................... 27 3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu ............................................................................. 27 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. iii 3.1.1 Giới thiệu khái quát về ñịa lý, ñiều kiện tự nhiên và ñiều kiện kinh tế - xã hội ở thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................... 27 3.1.2 ðặc ñiểm và vai trò của các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh ................. 28 3.1.2.1 ðặc ñiểm của DNNVV ................................................................................. 28 3.1.2.2 Vai trò của DNNVV ..................................................................................... 28 3.1.2.3 Xu hướng phát triển của DNNVV ................................................................ 29 3.1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của DNNVV ................................................. 29 3.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 30 3.2.1 Thu thập số liệu sơ cấp .................................................................................... 30 3.2.2 Thu thập số liệu thứ cấp .................................................................................. 31 3.2.3 Phương pháp phân tích .................................................................................... 31 PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN........................................ 32 4.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán trong các DNNVV ở thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................................ 32 4.1.1 Nhu cầu thông tin kế toán trong các doanh nghiệp ñiều tra ............................ 32 4.1.2 Thực trạng ứng dụng công tác kế toán trên Excel .......................................... 33 4.1.3 ðặc ñiểm chung khi tổ chức công tác kế toán trên Excel................................ 37 4.2 Các giải pháp kỹ thuật ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các DNNVV .................................................................................................................... 37 4.2.1 Giới thiệu mô hình ứng dụng Phần mềm Excel vào công tác tổ chức kế toán .... 37 4.2.2 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác quản lý kho .................... 41 4.2.3 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác xử lý số liệu trên Sổ Nhật ký chung.................................................................................................................... 70 4.2.4 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Sổ sách kế toán ................................................................................................................................... 76 4.2.5 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự ñộng lập Báo cáo tài chính.......................................................................................................................... 87 4.2.5.1 Lập công thức cho Bảng cân ñối tài khoản................................................... 87 4.2.5.2 Lập công thức cho Báo cáo kết quả kinh doanh ........................................... 89 4.2.5.3 Lập công thức cho Bảng cân ñối kế toán...................................................... 91 4.2.6 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tạo Sổ sách cho tháng (kỳ) sau và liên kết số ñầu tháng (kỳ) .............................................................................. 95 PHẦN 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................. 97 5.1 Kết luận............................................................................................................... 97 5.2 Kiến nghị............................................................................................................. 98 Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 99 CÁC PHỤ LỤC Phụ lục Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. iv DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCN_HH: Báo cáo nhập hàng hóa BCX_HH: Báo cáo xuất hàng hóa BCN_HH_IN: Hình kê doanh số mua vào BCX_HH_IN: Hình kê doanh số bán ra CANDOI: Hình cân ñối tài khoản CDKT: Hình cân ñối kế toán DANHMUC_KHB: Danh mục khách hàng bán DANHMUC_KHM: Danh mục khách hàng mua DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa ðVT: ðơn vị tính GTGT: giá trị gia tăng HDBR: Hóa ñơn bán ra HDMV: Hóa ñơn mua vào KH: Ký hiệu hóa ñơn KQKD: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh NHATKYC: Sổ nhật ký chung NXT_HH: Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa SCT_BANHANG: Sổ chi tiết bán hàng SCT_TT_MB: Sổ chi tiết thanh toán mua bán SCT_VT_HH: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa SHð: Số hóa ñơn SOCAI: Sổ cái SOQUY_NH: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng SOQUY_TM: Sổ quỹ tiền mặt VAT: Thuế giá trị gia tăng Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. v DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG VÀ SƠ ðỒ Trang Hình 4.1: Hình Mở một modul mới ñể viết chương trình ñọc số ............................ 48 Hình 4.2: Hình custom Autofilter dùng ñể lọc ẩn .................................................... 53 Hình 4.3: Hình sort dùng ñể sắp xếp dữ liệu ............................................................ 62 Hình 4.4:Hình bảng kê hóa ñơn mua vào của mã vạch ............................................ 69 Hình 4.5:Hình bảng kê hóa ñơn bán ra của mã vạch................................................ 69 Hình 4.6: Hình Tờ khai thuế giá trị gia tăng của mã vạch........................................ 70 Hình 4.7: Hình ẩn các cột ñang chọn........................................................................ 95 Bảng 3.1: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo vốn ñiều lệ............................. 30 Bảng 3.2: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo số lượng lao ñộng................. 31 Bảng 4.1: Tình hình nhu cầu và mức ñộ ñáp ứng nhu cầu thông tin của kế toán .... 32 Bảng 4.2: Mức ñộ thành công của thông tin kế toán ................................................ 32 Bảng 4.3: Tình hình sử dụng máy tính vào kế toán.................................................. 33 Bảng 4.4: Tình hình tin học hóa công tác kế toán trong các doanh nghiệp ñiều tra 33 Bảng 4.5: Tỷ lệ công ty sử dụng Excel vào kế toán và số lượng nhân viên kế toán 33 Bảng 4.6: Báo cáo lý do chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán ........................................................................................................................... 33 Bảng 4.7: Báo cáo phạm vi tự ñộng khi ứng dụng Excel vào kế toán..................... 35 Bảng 4.8: Báo cáo về sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel với phương pháp kế toán thủ công ............................................................................................... 35 Bảng 4.9: Báo cáo về các yếu tố ảnh hưởng ñến việc ứng dụng Excel vào kế toán thành công................................................................................................................. 36 Bảng 4.10: Danh mục khách hàng bán ..................................................................... 44 Bảng 4.11: Danh mục khách hàng mua .................................................................... 45 Bảng 4.12: Danh mục hàng hóa ............................................................................... 45 Bảng 4.13: Bảng kê hóa ñơn mua vào ...................................................................... 46 Bảng 4.14: Phiếu nhập ........................................................................................... 47 Bảng 4.15: Bảng kê hóa ñơn ñầu ra........................................................................ 53 Bảng 4.16: Phiếu xuất............................................................................................... 55 Bảng 4.17:Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa ...................................................... 57 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. vi Bảng 4.18:Sổ chi tiết vật tư hàng hóa....................................................................... 59 Bảng 4.19: Bảng kê doanh số mua vào..................................................................... 64 Bảng 4.20: Bảng kê doanh số bán ra ....................................................................... 66 Bảng 4.21: Bảng kê hóa ñơn mua vào theo mẫu 01-2/GTGT .................................. 67 Bảng 4.22: Bảng kê hóa ñơn bán ra theo mẫu 01-1/GTGT...................................... 68 Bảng 4.23: Sổ nhật ký chung .................................................................................... 70 Bảng 4.24: Phiếu thu................................................................................................. 73 Bảng 4.25: Phiếu chi................................................................................................. 75 Bảng 4.26: Sổ cái ..................................................................................................... 77 Bảng 4.27: Sổ quỹ tiền mặt....................................................................................... 79 Bảng 4.28: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng ..................................................................... 82 Bảng 4.29: Sổ chi tiết thanh toán mua bán ............................................................... 83 Bảng 4.30: Sổ chi tiết bán hàng ................................................................................ 85 Bảng 4.31: Hình cân ñối tài khoản ........................................................................... 87 Bảng 4.32: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh .................................................. 89 Bảng 4.33: Hình cân ñối kế toán .............................................................................. 92 Sơ ñồ 4.1: Mô Hình ứng dụng phần mềm excel vào kế toán ................................... 38 Sơ ñồ 4.2: Sơ ñồ truyền số liệu giữa các Sổ sách và Báo cáo kế toán ..................... 39 Sơ ñồ 4.3: Mối quan hệ giữa sổ sách và báo cáo dùng ñể quản lý kho .................... 43 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. vii DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Trang Phụ lục 1:Thư và phiếu khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hệ thống thông tin kế toán .................................................................................. 100 Phụ lục 2: Báo cáo tổng hợp kết quả ñiều tra qua phiếu khảo sát của 100 doanh nghiệp...................................................................................................................... 104 Phụ lục 3: Danh mục khách hàng bán (DANHMUC_KHB).................................. 108 Phụ lục 4: Danh mục khách hàng mua (DANHMUC_KHM)................................ 108 Phụ lục 5: Danh mục hàng hóa (DANHMUC_HH)............................................... 108 Phụ lục 6: Bảng kê hóa ñơn mua vào (BCN_HH).................................................. 109 Phụ lục 7: Phiếu nhập ............................................................................................. 109 Phụ lục 8: Bảng kê hóa ñơn bán ra (BCX_HH) ..................................................... 110 Phụ lục 9: Phiếu xuất .............................................................................................. 110 Phụ lục 10: Báo cáo (tổng hợp) nhập, xuất và tồn kho hàng hóa (NXT_HH) ....... 111 Phụ lục 11: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa ................................................................... 111 Phụ lục 12: Bảng kê doanh số mua vào (BCN_HH_IN) ........................................ 112 Phụ lục 13: Bảng kê doanh số bán ra (BCX_HH_IN)............................................ 112 Phụ lục 14: Bảng mã tài khoản ............................................................................... 113 Phụ lục 15: Sổ nhật ký chung ................................................................................. 117 Phụ lục 16: Phiếu thu .............................................................................................. 117 Phụ lục 17: Phiếu chi .............................................................................................. 118 Phụ lục 18: Sổ cái ................................................................................................... 118 Phụ lục 19: Sổ quỹ tiền mặt .................................................................................... 119 Phụ lục 20: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng ................................................................... 119 Phụ lục 21: Sổ chi tiết thanh toán mua bán ............................................................ 120 Phụ lục 22: Sổ chi tiết bán hàng ............................................................................. 120 Phụ lục 23: Bảng cân ñối tài khoản ........................................................................ 121 Phụ lục 24: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh................................................ 121 Phụ lục 25: Bảng cân ñối kế toán ........................................................................... 122 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. viii PHẦN 1: MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài Trong thời ñại ngày nay, ngành công nghệ thông tin ñã có những thành tựu vượt bậc, ñóng góp cho xã hội rất nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, về thời gian, về tính hiệu quả và ñộ tính chính xác cao. Trong bộ máy kế toán cũng vậy công nghệ thông tin ñã ñóng góp một phần rất quan trọng mà một doanh nghiệp nào muốn thành công ñều phải ứng dụng công nghệ thông tin ñể tin học hóa công tác kế toán của mình. Nhưng ñể có ñược một hệ thống tự ñộng hóa cao trong lãnh vực kế toán thì doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều chi phí ñể ñầu tư trang bị cho bộ máy kế toán của mình nào là trang bị máy vi tính, hệ thống mạng, tìm hiểu và mua phần mềm kế toán. Chính vì lẽ ñó mà các doanh nghiệp rất cân nhắc là nên chọn giải pháp nào ñể tin học hóa trong lãnh vực kế toán cho phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp ñồng thời ñạt ñược hiệu quả cao về chi phí ñầu tư. Vậy ñể ñáp ứng ñược yêu cầu này, thì doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp như sau: (i) Ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán, (ii) Mua phần mềm kế toán chuyên biệt trên thị trường, hoặc (iii) ðặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế phần mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình. Từ thực tế cho ta thấy việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp chính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải ñạt ñược sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác và lại bảo ñảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học. Như vậy, ñối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính sẽ ñòi hỏi một phần mềm kế toán chuyên biệt với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên ñầu tư. Nhưng ñối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), bộ máy kế toán chỉ cần một hoặc tối ña là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không cần ñỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia lập trình. Thực tế, doanh nghiệp ñó chỉ cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. ðiều quan trọng là nhân viên kế toán phải có một trình ñộ chuyên môn nhất ñịnh về vi tính ñặc biệt Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 1 là các phần mềm ứng dụng như Excel, Acces v.v...Hơn nữa, loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa có tổ chức bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, nhằm tiết kiệm ñược chi phí và ñưa ra các quyết ñịnh một cách nhanh chóng, kịp thời. ðối với doanh nghiệp lớn thì giải pháp nên ñược tính ñến là mua phần mềm kế toán chuyên biệt trên thị trường hay ñặt hàng cho các công ty phần mềm ñể thiết kế phần mềm kế toán cho phù hợp với công ty của mình. Giải pháp này thì chi phí rất cao (bao gồm chi phí mua phần mềm hay chi phí thiết kế phần mềm và chi phí thiết bị mạng máy tính cũng như phải tốn chi phí cho một ñội ngũ nhân viên kế toán chuyên nghiệp) và khó khăn khi thay ñổi các quyết ñịnh kinh doanh thì phải thay ñổi thiết kế lại cho phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, khi Công ty ñủ lớn thì cần phải chọn giải pháp này ñể ñảm bảo ñược tính chuyên nghiệp hơn và cũng thông qua hệ thống này còn giúp cho việc kiểm soát nội bộ ñược tốt hơn. Trong khi ñó, ñối với các DNNVV thì chúng ta nên chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán. Áp dụng giải pháp này thì Doanh nghiệp có những thuận lợi ñó là phần mềm Excel ñơn giản và không ñòi hỏi bạn phải có kỹ năng lập trình cao; tiết kiệm ñược chi phí ñầu tư trang bị phần mềm kế toán chuyên biệt và hệ thống máy tính nối mạng; bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt dễ chỉnh sửa khi có nhu cầu cần thay ñổi và không tốn công ñào tạo nhân viên kế toán. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel ñể làm kế toán ñều thành công và không phải mọi doanh nghiệp ñều hiểu ñược nguyên nhân nào dẫn ñến sự thành công này? Sở dĩ như vậy là vì một trong những nguyên nhân quan trọng nhất là “Chúng ta chưa ý thức ñược tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho doanh nghiệp của mình”. Nghiên cứu này hy vọng sẽ góp phần giúp cho các DNNVV giải quyết ñược vấn ñề trên. Theo Tổng cục Thống kê năm 2008, trong số khoảng 349.309 doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tới gần 94%, chiếm trên 50% tổng số lao ñộng, và nộp 17,64% tổng ngân sách thu từ các doanh nghiệp, ñóng góp trên 30% GDP cả nước. DNNVV ñã giải quyết việc làm cho trên 12 triệu lao ñộng và là một ñộng lực quan trọng cho phát triển kinh tế, xóa ñói giảm nghèo. Mặc dù trong giai ñoạn hội nhập, sắp tới các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ gặp nhiều khó khăn, song trong một nền kinh tế Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 2 ñang phát triển như Việt Nam thì việc phát triển lực lượng này là rất quan trọng [7]. Theo chủ trương của chính phủ, ñến năm 2010, cả nước sẽ có khoảng 500.000 DNNVV [6], phần lớn các DNNVV trong số này hiện ñóng ở ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn ðề tài: “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Hồ Chí Minh”. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung là nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu cụ thể là - Tổng quan những vấn ñề lý luận và thực tiễn về công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong những năm gần ñây. - ðề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các DNNVV trên ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh tốt hơn. 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu ðề tài tập trung vào các ñối tượng ñó là khai thác ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu: + Nội dung chỉ nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc loại hình thương mại, không nghiên cứu vào các phần khác như loại hình sản xuất và cách viết phần mềm kế toán. +Không gian nghiên cứu là ñịa bàn thành phố Hồ Chí Minh. +Thời gian thu thập số liệu nghiên cứu là từ năm 2008 ñến năm 2010 (số liệu cần thu thập là tình hình ứng dụng phần mềm EXCEL vào kế toán trong các DNNVV). Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 3 +Thời gian tiến hành nghiên cứu ñề tài là từ tháng 7 năm 2010 ñến tháng 5 năm 2011. 1.4 Những câu hỏi ñặt ra trong quá trình nghiên cứu Các câu hỏi sau sẽ ñịnh hướng cho việc thực hiện ñề tài: - Có hay không việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh? - Tại sao lại chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh? - Có sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán với phương pháp thủ công cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay không? - Các yếu tố nào ảnh hưởng ñến việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh thành công? Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 4 PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 2.1. Tổng quan về kế toán 2.1.1 Bản chất của kế toán Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng [2]. Dưới góc nhìn này thì kế toán là công việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các thông tin tài chính theo một số nguyên tắc nhất ñịnh nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng thông qua các báo cáo của kế toán. Việc ghi chép và lập các báo cáo này ñược tiến hành theo các yêu cầu, nguyên tắc, và phương pháp của kế toán ñã ñược quy ñịnh trước, mà người kế toán phải tuân theo ñể phản ánh tình hình tài chính của ñơn vị thông qua các con số “biết nói”. ðây chính là bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin. Hơn nữa, với tốc ñộ phát triển của khoa học công nghệ, thì hình ảnh cặm cụi của một kế toán viên ngày nào ñã ñược thay thế bằng các chương trình của máy tính ñiện tử. Chính vì vậy cho nên chúng ta có thể xem kế toán là một hệ thống xử lý và cung cấp thông tin ñã ñược số hóa. Vấn ñề số hoá ở chỗ là mọi thông tin của kế toán thời nay không còn thu thập và truyền ñạt bằng tay 100% nữa mà mọi công việc của kế toán có thể ñược cơ giới hóa, công nghệ hóa từ khâu lập chứng từ ñến khâu xử lý, lập báo cáo và chuyển báo cáo thông qua các thiết bị ñiện tử hiện ñại như: máy quét mã vạch, thiết bị mạng, mail,… Việc ứng dụng công nghệ vào trong kế toán ñã giúp cho các ñơn vị tiết kiệm ñược rất nhiều chi phí, thời gian, ñồng thời nâng cao tính hiệu quả của việc cung cấp thông tin cho những người sử dụng ñược kịp thời và chính xác hơn. Tóm lại, bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin tài chính ở ñơn vị mình cho các ñối tượng có liên quan bằng nhiều cách khác nhau nhằm mục ñính nâng cao ñược tính hiệu quả của việc truyền ñạt thông tin. 2.1.2 ðối tượng của kế toán ðể tiến hành công việc theo dõi, ghi chép các thông tin tài chính một cách chính xác và khoa học thì chúng ta phải biết ñược ñối tượng cần theo dõi của kế toán là gì? Vậy ñối tượng của kế toán là tài sản, nguồn tiền ñể hình thành nên tài sản Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 5 (thường gọi là nguồn vốn) và sự vận ñộng của tài sản tại ñơn vị. Sau ñây là một số khái niệm chi tiết của các ñối tượng kế toán: Tài sản, là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu ñược lợi ích kinh tế trong tương lai [3]. Xét về mặt giá trị và tính luân chuyển của tài sản thì tài sản ñược chia thành Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn. Tài sản ngắn hạn gồm tiền và các khoản tương ñương tiền, các khoản ñầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu (phải thu khách hàng, trả trước cho người bán,…..), hàng tồn kho, và tài sản ngắn hạn khác (chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản thuế phải thu,….). Tài sản dài hạn gồm tài sản cố ñịnh hữu hình, tài sản cố ñịnh vô hình, bất ñộng sản ñầu tư, các khoản ñầu tư tài chính dài hạn, tài sản dài hạn khác,…. Nguồn hình thành tài sản (gọi là nguồn vốn), chính là nguồn tiền ñể hình thành nên tài sản và ñể tìm ñược nguồn vốn thông thường chúng ta trả lời cho câu hỏi “Nguồn tiền ở ñâu mà có ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị?”. Vậy thì chúng ta có câu trả lời cho câu hỏi này là hai nguồn tiền ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị bao gồm: Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện ñã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình [3], bao gồm các khoản nợ vay ngân hàng, nợ phải trả người bán, nợ thuế nhà nước và nợ tiền lương,…. Vốn chủ sở hữu, là giá trị vốn của doanh nghiệp, ñược tính bằng chênh lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp (-) Nợ phải trả, bao gồm vốn ñầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, lãi chưa phân phối, quỹ ñầu tư phát triển,… Sự vận ñộng của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, thực tế cho ta thấy tài sản của doanh nghiệp luôn vận ñộng từ dạng này sang dạng khác, và cũng chính nhờ sự vận ñộng này mới làm cho tài sản của doanh nghiệp lớn thêm nếu doanh nghiệp có lãi cũng như giảm bớt nếu như doanh nghiệp bị lỗ. Mà chúng ta muốn xác ñịnh ñược lãi hay lỗ thì chúng ta phải biết ñược doanh thu, thu nhập khác và chi phí như thế nào. Doanh thu, thu nhập khác, chi phí và lợi nhuận là thước ño phản ánh tình hình Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 6 kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào. Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu ñược trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh thông thường và các hoạt ñộng khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ ñông hoặc chủ sở hữu [3]. Mặt dù, doanh thu và thu nhập khác có sự khác biệt như sau Doanh thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp bao gồm Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận ñược chia,… Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt ñộng ngoài các hoạt ñộng tạo ra doanh thu ñã nêu ở trên, như thu từ thanh lý tài sản cố ñịnh, nhượng bán tài sản cố ñịnh, thu tiền phạt do vi phạm hợp ñồng,… Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn ñến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ ñông hoặc chủ sở hữu. Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. Chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan ñến hoạt ñộng cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,… Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương ñương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị. Chi phí khác bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất , kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố ñịnh, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp ñồng,… Như vậy ta có thể thấy rằng khi chúng ta nghiên cứu doanh thu, thu nhập khác Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 7 và chi phí thì hiệu số của chúng chính là kết quả kinh doanh lãi hay lỗ của doanh nghiệp. Mà nếu kết quả là lãi thì sẽ làm cho nguồn vốn lớn lên (cụ thể là vốn chủ sở hữu lớn lên) hay ñồng nghĩa với tài sản của doanh nghiệp cũng lớn lên (do tài sản luôn bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn có lãi thì sẽ làm tài sản càng lớn mạnh hơn”. và ngược lại nếu kết quả là lỗ thì sẽ làm cho nguồn vốn giảm ñi (cụ thể là vốn chủ sở hữu giảm ñi) hay ñồng nghĩa với tài sản của doanh nghiệp cũng giảm ñi (do tài sản luôn bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn bị thua lỗ thì sẽ làm tài sản càng giảm ñi”. Và cứ lỗ ñến một lúc nào ñó thì doanh nghiệp sẽ bị hết vốn chủ sở hữu mà chỉ còn lại là nợ phải trả mà thôi. Tóm lại, ñối tượng của kế toán là tài sản, nguồn hình thành nên tài sản và sự vận ñộng của tài sản. ðây chính là ñối tượng cần nghiên cứu của kế toán cho dù chúng ta có tổ chức công tác kế toán thủ công hay tổ chức công tác kế toán trên máy ñều phải nắm vững thì mới hy vọng ñạt ñược kết quả nghiên cứu tốt sau này. 2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắt của kế toán  Vai trò của kế toán Vai trò chính yếu của kế toán là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp những thông tin hữu ích cho sự ñiều hành quản lý của ñơn vị. Có thể chỉ ra vai trò quan trọng của kế toán trên các khía cạnh sau: - Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính chủ yếu ñể ñánh giá tình hình và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt ñộng ñã qua, giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy ñộng nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà quản lý ñề ra các quyết ñịnh kinh doanh hữu ích, ñồng thời tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh tế- kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp cũng như xây dựng hệ thống giải pháp khả thi nhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Kế toán phục vụ các nhà ñầu tư: thông tin của kế toán ñươc trình bày dưới Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 8 dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổng hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn, tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin kế toán là căn cứ quan trọng ñể tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm ñánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ñồng thời những thông tin này còn là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển những khả năng tiềm tang và dự báo xu hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp. Dựa vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà ñầu tư nắm ñược hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ ñó có các quyết ñịnh là nên ñầu tư hay không và cũng biết ñược doanh nghiệp ñã sử dụng số vốn ñầu tư ñó như thế nào. - Kế toán phục vụ Nhà nước: qua việc kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, nhà nước nắm ñược tình hình chi phí, lợi nhuận của các ñơn vị,… từ ñó ñề ra các chính sách về ñầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch ñịnh chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô,…  Yêu cầu của Kế Toán Theo cách tiếp cận của Luật Kế toán Việt Nam[6], có các yêu cầu kế toán như sau (ðiều 6): - Phản ánh ñầy ñủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính; - Phản ánh kịp thời, ñúng thời gian quy ñịnh thông tin , số liệu kế toán ; - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán; - Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; - Thông tin, số liệu kế toán phải ñược phản ánh liên tục từ khi phát sinh ñến khi kết thúc hoạt ñộng kinh tế, tài chính, từ khi thành lập ñến khi chấm dứt hoạt ñộng của ñơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước; Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 9 - Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh ñược. Theo Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung [3], ñưa ra yêu cầu cơ bản sau: - Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng ñầy ñủ, khách quan và ñúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; - Khách quan: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo ñúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo; - ðầy ñủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan ñến kỳ kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo ñầy ñủ, không bị bỏ sót; - Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải ñược ghi chép và báo cáo kịp thời, ñúng hoặc trước thời hạn quy ñịnh, không ñược chậm trễ. Thông tin kế toán cung cấp là yêu cầu cần thiết ñối với người quản lý cũng như các ñối tượng khác. Thông tin ñược cung cấp kịp thời, không chậm trễ giúp cho nhà quản lý và các ñối tượng khác nắm bắt thời cơ và xử lý thông tin kịp thời, có những quyết ñịnh ñúng ñắn trong mọi tình huống kinh doanh của ñơn vị; - Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ rang, dễ hiểu ñối với người sử dụng. Người sử dụng ở ñây ñược hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, về tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn ñề phức tạp trong báo cáo tài chính phải ñược giải trình trong phần thuyết minh; - Có thể so sánh: các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sách ñược khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh ñể người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sách thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch. Mặt khác, kế toán phải phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống ñể có thể so sánh ñược. Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 10
- Xem thêm -