Tài liệu Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THU HƢƠNG NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2013 1 MỤC LỤC Nội dung Đề mục Trang DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI 5 LỜI MỞ ĐẦU 8 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài 8 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 5. Nguồn tư liệu tham khảo 13 6. Phương pháp nghiên cứu 14 7. Bố cục của đề tài 15 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17 17 1.1.1. Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17 1.1.2. Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ 20 1.1.3. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 21 1.2. Lập bản sao microfilm bảo hiểm bằng phương pháp chụp microfilm 25 1.3. Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 30 1.3.1. Độ phân giải 31 1.3.2. Mật độ 33 1.3.3. Hình ảnh 35 1.3.4. Mức độ dư thừa hoá chất 37 2 1.4. Nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 38 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 39 1.5.1. Tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm 39 1.5.2. Tài liệu được chụp microfilm 40 1.5.3. Thiết bị chụp microfilm 41 1.5.4. Thiết bị tráng rửa microfilm 42 1.5.5. Phim sống 43 1.5.6. Hoá chất tráng rửa 43 1.5.7. Con người 44 Chương 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 2.1. Tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm 46 46 2.1.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lập bản sao microfilm bảo hiểm 46 2.1.2. Nhân lực thực hiện việc lập bản sao microfilm bảo hiểm 49 2.1.3. Tài liệu lưu trữ được lập bản sao microfilm bảo hiểm 49 2.1.4. Hệ thống dây chuyền thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ dụng cụ để lập bản sao microfilm bảo hiểm 51 2.1.5. Cơ sở vật chất khác phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm 57 2.1.6. Quy định về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 58 2.2. Thực trạng về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm của Việt Nam 60 2.2.1. Kết quả kiểm tra chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 60 2.2.2. Nguyên nhân gây nên các sai sót/khiếm khuyết làm hạn chế đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm 66 3 2.2.2.1. Khiếm khuyết về độ phân giải 66 2.2.2.2. Khiếm khuyết về mật độ 67 2.2.2.3. Khiếm khuyết về hình ảnh 70 2.3. Nhận xét, đánh giá về tình hình lập bản sao và chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 74 79 3.1 Nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về bảo hiểm tài liệu lưu trữ 79 3.1.1. Xây dựng tiêu chuẩn trong nước về lập bản sao microfilm bảo hiểm 79 3.1.2. Bổ sung hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm 84 3.1.3. Xây dựng bảng phân loại khiếm khuyết và nguyên nhân 86 3.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật 89 3.2.1. Xây dựng bảng tham chiếu mật độ chụp microfilm 89 3.2.2. Làm thước đo trên bàn chụp của máy chụp microfilm 92 3.3. Nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 94 3.3.1 Đào tạo nhân lực quản lý 94 3.3.2. Đào tạo nhân lực làm chuyên môn, nghiệp vụ 96 3.3.3. Đào tạo nhân lực thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị thuộc dây chuyền lập bản sao microfilm bảo hiểm 97 3.4. Nhóm các giải pháp khác 98 3.4.1. Hợp tác quốc tế 98 3.4.2. Đầu tư kinh phí 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC 106 4 Phụ lục 1. Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước về chụp microfilm 107 Phụ lục 2. Quy trình lập bản sao microfilm bằng máy lưỡng hệ 112 Phụ lục 3. Biểu tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng phim 113 BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu theo tiêu chuẩn của Singapore 32 Bảng 1.2. Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Singapore 34 Bảng 1.3. Yêu cầu về mật độ nền theo tiêu chuẩn của Mỹ 35 Bảng 2.1. Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu theo hướng dẫn của Việt Nam 58 Bảng 2.2. Số cuộn phim được sản xuất từ năm 2007 đến 2013 60 Bảng 2.3. Kết quả thống kê về những sai sót, khiếm khuyết của bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta 61 Bảng 2.4. Kết quả thống kê về mức độ chất lượng của bản sao microfim bảo hiểm ở nước ta 63 Bảng 3.1. Phân loại khiếm khuyết và nguyên nhân 87 Bảng 3.2. Kết quả bước đầu của bảng tham chiếu mật độ 91 HÌNH ẢNH Hình 1. Một số dạng cơ bản của microform 23 Hình 2. Biểu đồ kiểm tra độ phân giải ISO số 2 32 Hình 3. Máy lưỡng hệ Zeutschel OK300 (Đức) 52 Hình 4. Máy tráng rửa Kodak Prostar (Mỹ) 53 Hình 5. Các thiết bị kiểm tra chất lượng và nối phim 55 Hình 6. Hoá chất tráng rửa và làm sạch máy tráng rửa 56 Hình 7. Hoá chất kiểm tra Hypo 56 5 DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI (1) STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ 1. Âm bản 2. Biểu đồ kiểm tra độ Biểu đồ có chứa các mẫu đồ hoạ dùng để đánh phân giải giá khả năng phân giải của hệ thống chụp microfilm 3. Cỡ phim Kích thước chiều rộng của phim, thường có 3 cỡ phim: 16mm, 35mm và 105mm 4. Cuộn phim/microfilm Phim/microfilm có định dạng cuộn, có độ dài khoảng từ 30,5 đến 65,5m được cuộn tròn vào một lõi nhựa trơ 5. Đánh blip Chế độ đánh dấu các vệt đen cỡ to, trung bình hoặc nhỏ lên phía trên từng khuôn phim để nhận diện 6. Định hướng ảnh Xác lập hướng khuôn phim và hình ảnh trên microfilm theo chiều dọc hoặc chiều ngang 7. Độ phân giải Khả năng của hệ thống chụp microfilm có thể ghi lại các chi tiết phức tạp của tài liệu 8. Đoạn cuối Phần phim không được phơi sáng ở cuối cuộn phim (sau ảnh cuối cùng được chụp trong một cuộn phim) 9. Đoạn đầu Phần phim không được phơi sáng ở đầu cuộn phim (trước ảnh đầu tiên được chụp trong một cuộn phim) 10. Bản chứa các ký tự sáng trên một nền tối (ngược lại với dương bản, là bản chứa các ký tự tối trên một nền sáng) Khuôn phim/khuôn Vùng phim được năng lượng bức xạ tác động hình/khuôn ảnh trong quá trình phơi sáng 6 STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ 11. Mã hoá khuôn phim Cách thức để nhận diện khuôn phim (có thể bằng cách đánh số, đánh blip, đánh chữ…lên phía trên của từng khuôn phim) 12. Mật độ Mật độ dùng để chỉ mức độ tương phản giữa các vùng sáng và tối của hình ảnh trên microfilm và là cơ sở hình thành nên toàn bộ hình ảnh trên microfilm 13. Lớp nhũ tương Là lớp có khả năng bắt ánh sáng cực nhạy, cấu tạo nên microfilm, chứa các tinh thể bạc lơ lửng trong gelatin (gelatin là chất lỏng trong suốt không vị, dùng để chế tạo phim chụp ảnh) 14. Microfilm/Vi phim/Phim vi bản Một loại của định dạng thu nhỏ (microform), được sản xuất trên vật liệu phim 15. Microform Các loại vật liệu (phim hoặc giấy) có cùng đặc điểm chung là mang thông tin cực nhỏ, khó đọc được bằng mắt thường 16. Nền phim Một bộ phận cấu tạo nên microfilm, được làm từ một loại vật liệu trên bề mặt được phủ một lớp nhũ tương 17. Nhân bản/sao Việc tái tạo lại bản sao microfilm thế hệ thứ nhất sang một bản sao microfilm thế hệ tiếp theo 18. Phim Vật liệu phim nói chung 19. Phim vật tư/phim sống Phim chưa được phơi sáng 20. Phơi sáng/rọi sáng Phơi lớp nhạy sáng (của microfilm) dưới năng lượng bức xạ để thu được một hình ảnh trên phim từ một ảnh gốc bằng phương pháp chụp ảnh (nói đến việc chụp phim) 21. Thế hệ thứ nhất Bản sao được sao trực tiếp từ tài liệu gốc (còn được gọi là bản chủ) 7 STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ 22. Thế hệ thứ hai Bản sao được sao từ thế hệ thứ nhất (còn được gọi là bản sao) 23. Tiêu chụp Bản chỉ dẫn các thông tin về một cuộn phim hoặc phản ánh những yếu tố bất thường về tình trạng hồ sơ/tài liệu được chụp trong một cuộn phim 24. Tráng rửa/xử lý Quá trình làm hiện hình ảnh trên microfilm (sau khi phim đã được phơi sáng trên máy chụp) 25. Trình tự chụp phim Trật tự các tiêu chụp và tài liệu được chụp trong một cuộn phim 26. Tỷ lệ thu nhỏ Sự tương quan giữa kích thước của tài liệu gốc và kích thước của ảnh chụp thu nhỏ, thể hiện số lần kích thước của bản gốc được thu nhỏ trên phim 27. Vi ảnh Hình ảnh thu nhỏ trên microfilm 8 MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là khai thác và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu khoa học và thực tiễn cuộc sống. Để thực hiện được mục đích này, một trong những công việc cần phải làm đó là bảo quản tài liệu gốc và tạo lập ra các bản sao bảo hiểm có chất lượng cao đối với tài liệu gốc. Các bản sao này được xem là bản dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị huỷ hoại, có thể thay thế tài liệu gốc và khi cần có thể được sao lưu thành nhiều bản sao thế hệ tiếp theo để phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài. Một trong những công việc chủ yếu của bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta là việc tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm đối với tài liệu giấy có ứng dụng công nghệ microfilm. Công việc này được bắt đầu thực hiện từ năm 2003, quá trình chụp thử nghiệm kéo dài từ năm 2003 đến năm 2006 và đến năm 2007 đã được chính thức được phép thực hiện đại trà. Với sự đầu tư bước đầu của nhà nước về trang thiết bị, máy móc, vật tư, hoá chất, đào tạo nhân lực và xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, việc tạo lập các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta thực hiện tới nay đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên với một sự đầu tư to lớn, chất lượng bản sao microfilm được lập ra như thế nào, có đáp ứng được yêu cầu của việc bảo quản, khai thác thông tin lâu dài hay không là một trong những vấn đề rất được quan tâm. Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao microfilm bảo hiểm khá phức tạp. Để tạo lập ra một bản sao microfilm bảo hiểm đạt chất lượng tốt, phải thực hiện rất nhiều các bước công việc theo quy trình, hướng dẫn và những tiêu chuẩn nhất định, đồng thời phải sử dụng thành thạo các loại máy móc thiết bị, hoá chất, công cụ, dụng cụ liên quan. Một công việc vừa đòi hỏi phải nắm vững lý thuyết, vừa đòi hỏi tay nghề kỹ thuật cao. So với kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới đã ứng dụng phương pháp chụp microfilm để tạo lập ra các bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ hàng chục năm nay, thì kinh nghiệm lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta còn rất ít, điều kiện làm việc cũng như điều kiện về nhân lực được 9 đầu tư bước đầu có hạn, trong khi đó yêu cầu công việc và chất lượng của bản sao microfilm lại áp dụng các yêu cầu, tiêu chuẩn của ISO và một số nước lâu năm trong lĩnh vực này như: Mỹ, Australia hay Singapore, nên chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta không tránh khỏi những hạn chế và đi cùng với những hạn chế đó là sự tổn thất to lớn về công sức lao động, về thời gian, vật tư, tiền của trong suốt quá trình tạo lập bản sao microfilm bảo hiểm. Vì vậy, chúng tôi mong muốn nghiên cứu đề tài này, một mặt nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đáp ứng được yêu cầu về bảo quản, khai thác lâu dài thông tin tài liệu lưu trữ, đồng thời để giảm thiểu những tổn thất không đáng có về công sức lao động và vật chất của nhà nước. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mong muốn mang đến cho người đọc một cái nhìn chi tiết hơn, cụ thể hơn về đặc thù công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, một công việc khá mới và thú vị trong ngành lưu trữ ở nước ta hiện nay so với những công việc đã có từ lâu như chỉnh lý hay tu bổ, phục chế tài liệu… Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ bổ sung thêm phần nào về mặt lý luận và nghiệp vụ trong công tác lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ. Chúng tôi cũng hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có khả năng ứng dụng cao vào thực tiễn công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và có thể sẽ được triển khai ở nhiều nơi khác trong tương lai. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Với tên gọi của đề tài, mục tiêu chúng tôi đặt ra là: Thứ nhất, nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Thứ hai, tìm hiểu thực trạng tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm và chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, những hạn chế và nguyên nhân; Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau: 10 Thứ nhất, nghiên cứu hệ thống các văn bản quy phạm, quy định và hệ thống thuật ngữ của ngành Lưu trữ về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; qua đó đưa ra được những khái niệm hoặc những cách giải thích liên quan đến các cụm từ: “bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao microfilm tài liệu lưu trữ”; giới thiệu các vấn đề liên quan đến bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: phương pháp chụp microfilm bảo hiểm, tiêu chí đánh giá chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Thứ hai, nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm và tiêu chí về chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm trong và ngoài nước theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh; Thứ ba, khảo sát thực tế hệ thống máy móc, thiết bị lập bản sao microfilm bảo hiểm; việc thực hiện quy trình, hướng dẫn thực hiện quy trình và tài liệu lưu trữ của các phông đã được lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta; Thứ tư, nghiên cứu thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; thống kê các sai sót/khiếm khuyết về chất lượng; tìm hiểu và xác định nguyên nhân gây ra các sai sót/khiếm khuyết đó. Và cuối cùng, đưa ra các giải pháp thích hợp để xử lý, khắc phục các sai sót/khiếm khuyết nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập theo nhiều phương pháp, trên nhiều loại microfilm và bằng những thiết bị khác nhau đối với nhiều loại tài liệu. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này, chúng tôi chỉ đi vào nghiên cứu nâng cao chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ dạng cuộn, loại phim silver-gelatin trên nền polyester, đen trắng, kích cỡ 35mm, thế hệ thứ nhất, được tạo lập theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh đối với tài liệu (lưu trữ) hành chính và bản vẽ kỹ thuật. Đề tài chỉ nghiên cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã qua quá trình tạo lập (tức là microfilm đã được chụp và tráng rửa), 11 trước khi được đưa vào kho bảo quản. Đề tài không đi vào nghiên cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm sau khi đã được đưa vào kho bảo quản. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Việc lập bản sao microfilm bảo hiểm đối với tài liệu giấy đã được nhiều nước trên thế giới áp dụng trong hàng chục năm qua, chính bởi vậy vấn đề chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm đã được nhiều nước trên thế giới nghiên cứu và quy chuẩn hoá bằng các hệ thống tiêu chuẩn (xem chi tiết tại Phụ lục 1 về Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước trên thế giới). Tuy nhiên, tìm hiểu lịch sử nghiên cứu về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, chúng tôi thấy, mặc dù vấn đề bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được quy phạm hoá trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ từ cách đây hơn 30 năm tại Điều 5 - Chương II: "... đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập bản sao để bảo hiểm...", nhưng do điều kiện chung của cả nước còn nghèo, ngành lưu trữ còn chưa phát triển nên việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Những bài viết, những công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến lĩnh vực này cũng có rất ít. Có thể kể đến một số bài viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam từ năm 1988 đến nay như sau: Bài viết: "Những yêu cầu cơ bản về việc thành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Dương Văn Khảm (năm 1988) đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu yêu cầu chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Bài viết: "Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương (năm 1996) giới thiệu về việc ứng dụng công nghệ số hoá vào bảo hiểm và quản lý tài liệu Châu bản. Bài viết: "Ứng dụng công nghệ thông tin multimedia để lập phông bảo hiểm Châu bản triều Nguyễn trên đĩa CD-ROM” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu (năm 1997) nêu lên những kết quả đạt được sau một thời gian ứng dụng công nghệ số hoá để bảo hiểm khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn. Bài viết: “Vấn đề hiện đại hoá công tác lưu trữ ở Trung Quốc” của tác giả Võ Văn Đàng và Nghiêm Kỳ Hồng (năm 2000), trong đó có nói quy trình sơ lược của chụp vi phim và ưu điểm của việc vi phim hoá tài liệu lưu trữ. 12 Bài viết: “Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp” của tác giải Vũ Thị Minh Hương (năm 2000) giới thiệu nhiệm vụ, địa điểm, sơ đồ bố trí, nhân sự, việc thu thập và một số thiết bị lập bản sao bảo hiểm của Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp. Bài viết: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia - một vấn đề cấp thiết đặt ra" của tác giả Nguyễn Đăng Khải và Nguyễn Cảnh Đương (năm 2002) một lần nữa khẳng định sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu những việc đã và còn phải làm trong việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Những bài viết trên mới chỉ phần nào cho ta thấy những nét cơ bản về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở góc độ quản lý, còn quá ít thông tin về nghiệp vụ lập bản sao microfilm bảo hiểm, đặc biệt là về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm hiện nay. Ngoài những bài viết trên, không thể không kể đến Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia được xây dựng bởi Ban Xây dựng Đề án Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được Chính phủ phê duyệt vào năm 2005. Đề án phân tích tính cấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ, phân tích lựa chọn giải pháp công nghệ lập microfilm bảo hiểm cho 12 triệu trang tài liệu giấy, lựa chọn mua sắm hệ thống thiết bị và phân chia khối lượng thực hiện đến năm 2010, sau đó được Chính phủ gia hạn đến năm 2015. Nhưng đề án hoàn toàn không đề cập đến vấn đề chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm. Các giáo trình giảng dạy về công tác lưu trữ cũng ít đề cập đến công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Chưa có giáo trình nào nói đến nghiệp vụ cụ thể của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm hay chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm. Cũng chưa có đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ nào về vấn đề này. Cho đến nay, mới chỉ có 02 đề tài nghiên cứu ở trình độ thạc sỹ và cử nhân có liên quan đến việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, đó là: Luận văn thạc sĩ khoa học năm 2003 của tác giả Nguyễn Thị Tâm nghiên cứu về "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", trong đó có nêu giải pháp ứng dụng công nghệ số hoá và công nghệ microfilm vào lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu giấy.Trong luận văn này, tác giả đi sâu nghiên cứu và xây dựng quy trình và danh mục thiết bị lập 13 bản sao bảo hiểm bằng hai công nghệ microfilm và số hoá, chứ không nghiên cứu chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Và khoá luận cử nhân của chính tác giả về “Thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ microfilm đối với tài liệu giấy tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia - Thực trạng và giải pháp” vào năm 2006. Trong khoá luận này, tác giả có đề cập đến quá trình và kết quả thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ chụp microfilm đối với tài liệu giấy tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, trong đó tác giả cũng dành một phần đánh giá về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Tuy nhiên, chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm lúc đó mới ở giai đoạn thử nghiệm, chưa thực hiện chính thức và đại trà, việc đánh giá chất lượng chỉ dừng lại ở mức sơ bộ và chiếm một phần nhỏ trong đánh giá tổng thể cả quá trình thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm. Có thể nói đề tài luận văn này không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào khác, đây là một đề tài mới và được xem là một bước tiếp của khoá luận cử nhân nói trên, đánh giá sâu vào chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm của giai đoạn sau thử nghiệm (là giai đoạn chính thức triển khai ở diện rộng) để thấy được những kết quả đạt được cũng như những hạn chế nhất định của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta, từ đó có những giải pháp thích hợp tiếp theo. 5. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nghiên cứu nhiều nguồn tư liệu, tài liệu khác nhau, bao gồm: Thứ nhất là nguồn tư liệu, tài liệu về lý luận, gồm: giáo trình về công tác lưu trữ; các bài viết trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các đề tài nghiên cứu về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia (do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng) được Chính phủ phê duyệt thực hiện trong giai đoạn từ 2005 đến 2010 và được gia hạn đến năm 2015. Thứ hai là nguồn tư liệu, tài liệu về pháp lý, gồm: Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ và bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; 14 Các văn bản quy định về việc hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; quy định về phạm vi, đối tượng, phương thức và tỷ lệ tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và quy định về quy trình, hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng máy lưỡng hệ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Thứ ba là các báo cáo, khảo sát thực tế về máy móc, thiết bị, chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và của các đoàn đi khảo sát nước ngoài của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các báo cáo đánh giá về việc ứng dụng công nghệ microfilm của Lưu trữ Quốc gia Singapore; các báo cáo, khảo sát thực tế về tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; các bài viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ lập bản sao bảo hiểm trong Tạp chí Lưu trữ Việt Nam và trong các kỷ yếu hội thảo khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài các nguồn tư liệu trên, chúng tôi còn tham khảo các nguồn tư liệu của nước ngoài như: hệ thống tiêu chuẩn, hướng dẫn về chụp microfilm bảo hiểm của Singapore, Đức và Mỹ; các bài viết trên các tạp chí nước ngoài, trên mạng internet và những tư liệu thu thập được trong các chuyến đi học tập tại Singapore về ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu giấy. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn phải đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin, không xem xét, đánh giá phiến diện mà phải có cái nhìn biện chứng trong việc nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác, gồm: phương pháp khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp thử nghiệm. Phương pháp khảo sát giúp chúng tôi tiếp cận được với những vấn đề sau: - Thực tế quy trình lập bản sao microfilm bảo hiểm; 15 - Hệ thống máy móc thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm; - Đặc điểm, tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ trong các phông đã, đang và sẽ được lập bản sao microfilm bảo hiểm; - Cơ sở, vật chất phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, Từ đó giúp chúng tôi có thể hiểu được những yếu tố liên quan, ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm; đặc biệt là tiếp cận được các cuộn microfilm bảo hiểm đã được tạo lập để tìm hiểu chi tiết về chất lượng của các cuộn phim này. Chúng tôi sử dụng phương pháp thống kê trong việc thống kê các đặc điểm, tình trạng vật lý của tài liệu được lập bản sao microfilm bảo hiểm để là cơ sở xây dựng bảng tham chiếu mật độ; thống kê số lượng và các lỗi của các cuộn microfilm để xác định những mức độ và tần xuất lỗi cần khắc phục. Với phương pháp phân tích, tổng hợp, chúng tôi tiến hành phân tích, đánh giá và tổng hợp những thông tin thu được qua kết quả khảo sát, thống kê, từ đó chúng tôi rút ra được những bài học kinh nghiệm và có cơ sở đề xuất những giải pháp hợp lý và khả thi. Khi đưa ra giải pháp xây dựng bảng thông số chụp microfilm tài liệu và bảng thông số quét tài liệu, chúng tôi phải sử dụng phương pháp thử nghiệm để chụp microfilm nhiều tài liệu khác nhau, trên cơ sở đó phát hiện mối liên hệ giữa tài liệu và cách cài đặt thông số chụp phim phù hợp. 7. Bố cục của đề tài Ngoài mở đầu và kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương như sau: Chương 1: Những vấn đề chung về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Ở chương này, chúng tôi đề cập đến những vấn đề sau: - Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Lập bản sao bảo hiểm bằng phương pháp chụp microfilm; - Những vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá và các mức độ chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm. Ngoài ra chúng tôi còn đề cập đến các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bản sao bảo hiểm như: yếu tố về tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn; yếu tố về máy móc, thiết bị, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng 16 cụ; yếu tố về tài liệu lưu trữ, yếu tố về con người và các yếu tố về cơ sở vật chất khác như: môi trường, điều kiện làm việc… Chương 2: Thực trạng về chất lượng microfilm bảo hiểm Tại chương này, chúng tôi trình bày thực trạng và nhận xét về tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm, gồm: việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm; nhân lực thực hiện; thiết bị, máy móc, vật tư, hoá chất, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc lập bản sao microfilm bảo hiểm; tài liệu lưu trữ được lập bản sao microfilm bảo hiểm; và các điều kiện cơ sở hạ tầng khác liên quan. Trong chương này, chúng tôi nhấn mạnh về thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm thông qua việc nghiên cứu các biểu tổng hợp kết quả kiểm tra chất lượng các cuộn microfilm. Qua đây, chúng tôi đánh giá những mặt hạn chế về chất lượng, phân tích nguyên nhân của những hạn chế đó. Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm Qua việc đánh giá thực trạng chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở chương 2, trong chương 3 này, chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm, đó là: nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về bảo hiểm tài liệu lưu trữ; nhóm giải pháp về thiết bị, kỹ thuật; nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực; và nhóm các giải pháp khác. Qua luận văn này, cho phép tác giả được gửi lời cảm ơn chân thành tới các cơ quan: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm Khoa học Văn thư và Lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo, đồng nghiệp và các bạn đã giúp đỡ tác giả hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người đã tận tình trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài để tác giả có thể đạt kết quả nhất định như ngày hôm nay. Hà Nội, ngày tháng năm 2013 Tác giả Phạm Thu Hƣơng 17 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ Sau khi nghiên cứu và học tập mô hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Lưu trữ nhiều nước trên thế giới, Lưu trữ nước ta cũng đã từng bước xây dựng mô hình này phù hợp với điều kiện tình hình thực tế trong nước. Mô hình này đã trở thành hiện thực đánh dấu bằng sự ra đời của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào năm 2001 với chức năng tiếp nhận, lập bản sao bảo hiểm, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu. Việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã nhận được nhiều sự quan tâm, đầu tư và cho đến nay đang từng bước phát triển. Mặc dù vậy, so với các lĩnh vực khác của ngành Lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý hay bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo hiểm tài liệu lưu trữ vẫn được xem là lĩnh vực còn non trẻ với sự hạn chế về kinh nghiệm và chưa được nhiều người biết đến. Để hiểu rõ về khái niệm „bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟, trước hết chúng tôi làm rõ khái niệm về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ và „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟. 1.1.1. Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ: Có khá nhiều cách hiểu khác nhau về cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ như sau: Căn cứ vào nghĩa thứ nhất của từ „bảo hiểm‟ (tra vào cuốn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin xuất bản vào năm 1999) [17, tr. 110], có nghĩa là giữ, phòng để khỏi xảy ra tai nạn nguy hiểm. Như vậy, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể hiểu là giữ, phòng khỏi xảy ra các rủi ro, nguy hiểm cho tài liệu lưu trữ. Với cách hiểu này, bảo hiểm tài liệu lưu trữ phần nào giống như bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, đều là để giữ, phòng cho tài liệu lưu trữ không bị gặp các nguy cơ rủi ro, nguy hiểm. 18 Căn cứ vào nghĩa thứ hai của từ "bảo hiểm" là sự trợ giúp hay đền bù về vật chất khi đau ốm, tai nạn, trong trường hợp đương sự tham gia hoạt động bảo hiểm, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu là sự đền bù về vật chất khi tài liệu lưu trữ gặp rủi ro nếu tài liệu lưu trữ tham gia vào hoạt động bảo hiểm. Cách hiểu này tương tự với quan niệm của Lưu trữ Liên bang Nga về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟, xem đó là sự trợ giúp, đền bù về vật chất khi một tài liệu lưu trữ nào đó bị rủi ro dưới hình thức mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ. Theo cuốn: „Các quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga‟ thì „…trong trường hợp bản gốc, bản chính đã được mua bảo hiểm bị mất mát hoặc hư hỏng khi đưa ra trưng bày triển lãm thì cơ quan bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất cho cơ quan lưu trữ. Việc định mức giá bảo hiểm tài liệu phải tương ứng với giá trị tài liệu được bảo hiểm do các chuyên gia lưu trữ phối hợp với chuyên gia bảo tàng, thư viện và khảo cổ tiến hành. Kết quả xác định mức giá bảo hiểm tài liệu phải được lập thành biên bản và trình lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên…‟ [20, tr. 41]. Tuy nhiên, cách hiểu này không được phổ biến trong các cơ quan lưu trữ của các nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam vì tài liệu lưu trữ không thể mua được lại bằng tiền, tài liệu lưu trữ thường chỉ có một bản, nếu bị huỷ hoại là mất hết, nếu bù lại được bằng tiền thì ngành lưu trữ có lẽ không cần đến công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Theo Khoản 7, Điều 2, Chương I Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 của nước ta, khái niệm về "bảo hiểm tài liệu lưu trữ" được pháp quy hoá như sau: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt, tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó". Theo quy định này, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ được hiểu là một lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ, là một nghiệp vụ thống nhất gồm các công việc nối tiếp nhau là sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc diện quý, hiếm và bảo quản bản sao bảo hiểm trong kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời với bản chính, bản gốc nhằm bảo vệ an toàn cho tài liệu gốc. Do trong điều kiện kinh tế hạn chế nên việc sao chụp tài liệu ở đây chỉ đề cập đến đối tượng tài liệu là những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Những tài liệu đặc biệt quý, hiếm được ưu tiên thực hiện bảo hiểm tài liệu trước. 19 Trên thực tế, việc thực hiện sao chụp và bảo quản chỉ là hai trong số nhiều công việc thuộc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều công việc khác như: xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ; xây dựng các văn bản quy định tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về lựa chọn tài liệu để lập bản sao bảo hiểm; việc khai thác, sử dụng bản sao bảo hiểm; việc xây kho bảo hiểm v.v… nhưng những nội dung này chưa được đề cập đến trong nội hàm của khái niệm trên. Một quan điểm khác cũng theo hướng coi „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là một công tác của ngành Lưu trữ, đó là quan điểm của tác giả PGS- TS Dương Văn Khảm trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là ‘tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu đề phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện’ [9, tr. 50]. „Bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này được hiểu rộng hơn, bao trùm khái niệm được quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001. Theo cách hiểu này, việc thực hiện sao chụp tài liệu lưu trữ và bảo quản bản sao tách rời bản gốc chỉ là hai trong số các biện pháp nhằm bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều biện pháp khác đã được tác giả khái quát lên thành „tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu‟. Đối tượng bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến là toàn bộ tài liệu lưu trữ, không chỉ bó hẹp đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Tuy nhiên, với cách hiểu này, phạm vi của „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ lại có vẻ như quá rộng, bao trùm cả việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa nêu rõ được bản chất, tính đặc thù của công việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta. Tìm hiểu quan điểm về khái niệm này ở lưu trữ một số nước trên thế giới như Mỹ, Úc, Singapore, chúng tôi nhận thấy các nước ứng dụng những công nghệ nhất định để tạo lập ra các bản sao của tài liệu gốc nhằm bảo quản lâu dài thông tin trong tài liệu gốc bằng cách định dạng lại tài liệu gốc trên một vật mang tin có tuổi thọ lâu bền, rồi áp dụng các biện pháp nhân sao, bảo quản, sử dụng đối với bản sao được tạo lập đó theo một chế độ riêng, tách rời với tài liệu gốc. Người ta coi tất cả các công việc đó là „bảo quản tài liệu lưu trữ‟. Khi ta học tập mô hình công việc này, để tránh trùng lặp và lẫn lộn với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã có, ta sử dụng cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟. 20