Tài liệu Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh sơn la

  • Số trang: 97 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 779 |
  • Lượt tải: 2
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KIM THỊ HUYỀN TRANG NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƢU TRỮ Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS Đào Xuân Chúc Hà Nội – 2014 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 18 1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lƣu trữ .......................................... 18 1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ ............................................................. 18 1.1.2. Nội dung công tác lưu trữ ............................................................................... 20 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện và UBND huyện ........................... 20 1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện ........................................................ 20 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện......................................................... 21 1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 21 1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ .............................................................................. 21 1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ .................................................................................. 24 1.3.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cấp huyện ............................................................ 29 1.4. Quan điể m, tiêu chí đánh giá chất lƣợng và sƣ ̣ cầ n thiế t phải nâng cao chấ t lƣơ ̣ng công tác lƣu trƣ̃ ta ̣i các cơ quan chính quyề n điạ phƣơng cấ p huyêṇ thuô ̣c tỉnh Sơn La .................................................................................................... 33 1.4.1. Quan điểm về chất lượng ................................................................................ 33 1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 34 1.4.3. Sự cầ n thiế t phải nâng cao chấ t lươ ̣ng công tác lưu trữ ta ̣i các cơ quan chin ́ h quyề n điạ phương cấ p huyê ̣n thuô ̣c tỉnh Sơn La ....................................................... 40 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA ........... 42 2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ ......................................... 42 2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ............................................................ 42 2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ ................................................................. 43 2.2. Hệ thống các quy định, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ ............................... 47 1 2.2.1. Quy chế làm việc của cơ quan và văn phòng .................................................. 47 2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ............................................... 47 2.2.3. Một số văn bản khác ....................................................................................... 49 2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ ....................................................... 49 2.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................. 49 2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ................................................................................ 51 2.3.3. Tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 56 2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ................................... 60 2.4. Kết quả công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lƣu trữ .......... 60 2.4.1. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện .............................................................................. 61 2.4.2. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Phòng Nội vụ thực hiện ............................................................................................................... 62 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 64 3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác lƣu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 64 3.1.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ lưu trữ cơ quan ............................ 64 3.1.2. Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp huyện ......................................................................................................................... 66 3.1.3. Cán bộ làm công tác lưu trữ ............................................................................ 67 3.1.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ..................................................................... 69 3.1.5. Hệ thống các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện ............... 70 3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 72 3.2.1. Nhóm giải pháp thể chế và tổ chức ................................................................. 72 3.2.2. Nhóm giải pháp nhân lực – vật lực – tài lực ................................................... 77 3.2.3. Nhóm giải pháp khoa học - kỹ thuật ............................................................... 81 2 3.2.4. Mô ̣t số giải pháp khác ..................................................................................... 84 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 90 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 96 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt STT Giải nghĩa 1 HĐND Hô ̣i đồ ng Nhân dân 2 Luật lƣu trữ số Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội 01/2011/QH13 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nhà xuất bản 3 Nxb 4 Thông tƣ số 40/1998/TT- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày TCCP 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp 5 Thông tƣ số 21/2005/TT- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày BNV 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân 6 Thông tƣ số 02/2010/TT- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng BNV 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp 7 Tr. Trang 8 UBND Ủy ban Nhân dân 9 V/v Về việc 4 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Loại hình, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cấp huyện tỉnh Sơn La Bảng 2.1: Tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La Bảng 2.2: Tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tại kho lưu trữ HĐND – UBND các huyện của tỉnh Sơn La Bảng 2.3: Bảng thống kê tình hình kho lưu trữ của HĐND – UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La Bảng 2.4: Bảng thống kê các trang thiết bị trong kho lưu trữ của HĐND – UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La 5 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ sự phát triển của xã hội nói chung và đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nói riêng của các cơ quan, tổ chức. Bởi vậy, có thể khẳng định, công tác lưu trữ nảy sinh từ thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức và có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của chính các cơ quan này. Theo Điều 1 Sắc lệnh số 63-SL của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 23/11/1945 - Sắc lệnh đầu tiên về tổ chức chính quyền địa phương của Nhà nước Việt Nam đã ghi: “Để thực hiện chính quyền nhân dân địa phương trong nước Việt Nam, sẽ đặt hai thứ cơ quan: Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Hành chính” [56]. Trong quy định này, chính quyền địa phương đã được xác định gồm hai loại cơ quan: cơ quan do nhân dân bầu ra, được gọi là HĐND và cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, được gọi là Uỷ ban Hành chính. Ở đây, đã có sự phân biệt giữa hoạt động thực hiện quyền lực nhà nước ở địa phương - cơ quan nhà nước thực hiện với hoạt động thực hiện quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước được nhân dân địa phương lập ra để phục vụ nhu cầu tổ chức đời sống xã hội ở địa phương. Tất cả các văn bản pháp luật có hiệu lực thi hành từ Hiến pháp đầu tiên (1946) đến các Luật và văn bản dưới luật về tổ chức bộ máy Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 tới Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung) ghi nhận mỗi cấp chính quyền địa phương có HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, UBND là cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp và là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Quan niệm về chính quyền địa phương trên đây cho đến nay vẫn là quan niệm được thừa nhận chung. Theo đó, HĐND và Uỷ ban hành chính (sau này là Uỷ ban Nhân dân ) là các cơ quan do nhân dân lập ra để thực hiện quản lý các công việc địa phương tạo thành khái niệm chính quyền địa phương. Như vậy, chính quyền địa phương là chính quyền do nhân dân địa phương lập ra xuất phát từ nhu cầu quản lý nhà nước ở địa 6 phương, phục vụ nhân dân địa phương. Sự hình thành, phát triển mạnh mẽ của các cơ quan chính quyền địa phương liên tục tạo ra rất nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng, gắn liền với sự hình thành và phát triển của địa phương. Bởi vậy, việc tổ chức tốt công tác lưu trữ ở chính quyền địa phương cấp huyện nói riêng và chính quyền địa phương các cấp nói chung có ý nghĩa vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan này. Nhận thức được ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, triển khai việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện. Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998, Thông tư số 21/2005/TT-BNV, lưu trữ cấp huyện thực hiện chức năng của cả lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Tuy nhiên, kể từ khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV ra đời, tiế p theo là Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại chức năng của một lưu trữ hiện hành. Bởi vậy, lưu trữ cấp huyện đòi hỏi cần có những giải pháp nhằm tiếp tục phát huy hiệu quả đã đạt được của mô ̣t lưu trữ hiện hành và biện pháp xử lý đối với những tài liệu đã được nộp lưu theo danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện trước đây. Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 và trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp, Sơn La thuộc Chiến khu II, Liên khu Việt Bắc, Liên khu X, Khu XIV và khu Tây Bắc. Trong đó, từ năm 1948 đến tháng 1/1952, Sơn La hợp nhất với Lai Châu thành tỉnh Sơn Lai. Ngày 12/1/1952, Thủ tướng Chính phủ ra Nghị định tách hai tỉnh như cũ. Sau chiến dịch Tây Bắc thắng lợi (tháng 12/1952), Khu ủy Tây Bắc quyết định chuyển huyện Thuận Châu về Lai Châu. Đến tháng 2/1954, Thuận Châu lại thuộc Sơn La. Đầu năm 1953, Khu ủy Tây Bắc quyết định thành lập huyện Sông Mã, bao gồm vùng Mường Hung (huyện Mai Sơn), Mường Lầm (huyện Thuận Châu), Sốp Cộp (huyện Điện Biên, tỉnh Lai Châu). Đến tháng 6 năm 2013, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 72-NQ-CP ngày 10-6-2013 về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Mộc Châu để thành lập huyện mới Vân Hồ, thuộc 7 tỉnh Sơn La. Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách, hợp nhất, tính đến nay tổ chức hành chính cấp huyện ở Sơn La bao gồm 01 thành phố (thành phố Sơn La) và 11 huyện chính thức (Quỳnh Nhai, Mường La, Thuận Châu, Phù Yên, Bắc Yên, Mai Sơn, Sông Mã, Yên Châu, Mộc Châu, Sốp Cộp, Vân Hồ). Qua thực tế học tập và công tác tại Sơn La, có thể nhận thấy, công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước một số huyện thuộc tỉnh Sơn La kể trên đã được sự đầu tư nhất định về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, bố trí cán bộ công chức có kinh nghiệm làm công tác lưu trữ…Tuy nhiên, công tác lưu trữ nơi đây vẫn còn nhiều hạn chế, chất lượng hoạt động không đồng đều, chưa thực sự đi vào nề nếp và chưa phát huy được giá trị của khối tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan này, cần tiến hành thực thi nhiều giải pháp nhằm tạo ra những chuyển biến tích cực hơn. Nắm bắt được yêu cầu của thực tế khách quan, tác giả lựa chọn đề tài “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” để nghiên cứu và viết luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện dựa trên ba mục tiêu cơ bản: Thứ nhất là, qua khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các kho lưu trữ cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La cho thấy tầm quan trọng của việc tổ chức tốt công tác lưu trữ sẽ giúp rất nhiều cho hoạt động quản lý ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện. Thứ hai là, kết qủa khảo sát thực trạng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, sẽ làm căn cứ để tác giả nghiên cứu , đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan này. Thứ ba là, đề xuất các giải pháp nhằ m nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tượng nghiên cứu 8 Trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước Việt Nam, khái niệm chính quyền địa phương được sử dụng để chỉ tổ chức và hoạt động của hai cơ quan là HĐND và UBND. Nghị quyết lần thứ Ba Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá VIII) ngày 18 tháng 6 năm 1997 tại phần III, mục 4 về tiếp tục cải cách hành chính nhà nước đối với chính quyền địa phương chỉ đề cập tới việc kiện toàn củng cố HĐND và UBND các cấp và hướng cải cách tổ chức và hoạt động của hai cơ quan này mà không đề cập tới các cơ quan nhà nước khác trong hệ thống các cơ quan nhà nước ở địa phương. Hiện nay, theo quy định của Hiến pháp 1992, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và gần đây nhất là Hiến pháp năm 2014 chính quyền địa phương được tổ chức ở 3 cấp tương ứng đối với các đơn vị hành chính sau đây: Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện); Xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã). Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung nghiên cứu 2 đối tượng cơ bản: Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, chủ yếu là tại các cơ quan HĐND và UBND cấp huyện. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ tại các cơ quan này. Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, chủ yếu là tại các cơ quan HĐND và UBND cấp huyện. 3.2. Phạm vi nghiên cứu ♦ Thời gian nghiên cứu Kể từ khi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì lưu trữ cấp huyện mới bắt đầu được nhắc đến trong các quy định 9 của Nhà nước với chức năng cụ thể là: Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức năng giúp chánh văn phòng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND ra đời thì lưu trữ cấp huyện hoạt động với các chức năng cơ bản của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, sau khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp và Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại chức năng của lưu trữ hiện hành. Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện (HĐND, UBND) từ năm 2005 đến hết quý II năm 2013. ♦ Không gian nghiên cứu Do những hạn chế chủ quan và khách quan phát sinh trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền địa phương cấp huyện là HĐND và UBND cấp huyện, bởi lẽ so với các lưu trữ hiện hành khác, lưu trữ tại các cơ quan này có nhiều tiến bộ và bài bản hơn do có sự chuyển mình từ lưu trữ lịch sử (kiêm nhiệm cả lưu trữ hiện hành) thành lưu trữ hiện hành. Mặt khác, do số lượng các huyện trong tỉnh tương đối lớn (12 huyện, thành phố), trong đó lại có 1 huyện tại thời điểm tác giả khảo sát (năm 2012) chưa thành lập (huyện Vân Hồ) nên tác giả chỉ tiến hành khảo sát trực tiếp tại 4 cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện ở: Thành phố Sơn La, các huyện: Mai Sơn, Thuận Châu, Sốp Cộp. Các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện còn lại ở 7 địa bàn khác là: Mường La, Quỳnh Nhai, Sông Mã, Bắc Yên, Phù Yên, Yên Châu, Mộc 10 Châu, tác giả chỉ gửi phiếu khảo sát và phỏng vấn cán bộ làm công tác lưu trữ qua điện thoại. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ: - Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND cấp huyện theo Luật định. - Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ tại kho lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện.. - Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền địa phương cấp huyện là HĐND và UBND cấp huyện, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ đối với chính các cơ quan này. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ♦ Về hình thức: Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện không phải là hướng đi mới và cũng đã có một số công trình nghiên cứu một cách nghiêm túc như các công trình, đề tài nghiên cứu liên quan đến lưu trữ cấp huyện theo các nhóm cụ thể như sau: * Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước + Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam do tác giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu. Công trình đã khái quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan lưu trữ, đưa ra những luận giải cho việc tổ chức cơ quan lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữ ở Việt Nam, bao gồm cả lưu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh chứng thực tiễn. 11 + Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” (Mã số 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài. Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam. * Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học. + Luận văn thạc sĩ “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý Nhà nước ở cấp huyện”: tác giả Nguyễn Nghĩa Văn (năm 2001). + Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước”: tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003). + Luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”: tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009). + Khóa luận tốt nghiệp “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ nhà nước qua chặng đường 40 năm hình thành và phát triển”: tác giả Nguyễn Thị Chinh (năm 2002). + Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ UBND cấp huyện”: Tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (năm 2007). + Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải – Hải phòng: thực trạng và giải pháp”: tác giả Nguyễn Thuỳ Diễm (năm 2007). + Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ UBND huyện Thuỷ Nguyên – Hải Phòng”: tác giả Thân Thị San (năm 2007 ). * Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, sách chuyên khảo. + Bài viết “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”: tác giả Hồ Văn Quýnh đăng trên tạp chí lưu trữ số 1 năm 1978. Tuy nhiên, những vấn đề được tác 12 giả nêu lên trong bài viết đã có nhiều điểm không còn phù hợp với thực trạng tổ chức lưu trữ cấp huyện hiện nay. + Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002. + Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” của hai tác giả PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001. + Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam”: tác giả Nguyễn Văn Thâm – Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010. + Một số bài viết trong Hội thảo khoa học về kho lưu trữ cố định do Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 1997... ♦ Về nội dung Các công trình, bài viết đã trình bày ở phần trên chủ yếu đề cập đến các hướng nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập các kho lưu trữ; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thông lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ cấp huyện cho 1 địa phương cụ thể... Liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn thạc sĩ này, chúng tôi nhận thấy có thể kể đến 03 công trình chủ yếu là: “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý Nhà nước ở cấp huyện” (tác giả Nguyễn Nghĩa Văn); “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” (tác giả Phạm Thị Diệu Linh); “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ UBND cấp huyện” (tác giả Nguyễn Thị Thu Hương). Tuy nhiên, có thể thấy, các công trình nghiên cứu nói trên chủ yếu tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở và phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động cho một lưu trữ cấp huyện cụ thể, không hề đề cập đến lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. Như vậy, có thể khẳng định, đề tài “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng 13 công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” có kế thừa một số kết quả nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp. 6. Tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau: - Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ; - Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ cấp huyện. - Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ. - Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ cấp huyện trong Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. - Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại HĐND – UBND các huyện trong tỉnh Sơn La như: các Quyết định của UBND các huyện về việc ban hành quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư – lưu trữ; Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm của UBND các huyện, phòng Nội vụ các huyện; mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ... 7. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như: - Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND – UBND cấp huyện, xác định nguồn gốc hình thành và những nội dung cơ bản tài liệu lưu trữ ở cấp huyện. 14 - Phương pháp điều tra xã hội học: phương pháp này được sử dụng với hai hình thức cơ bản là điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu. Mục đích của việc sử dụng bảng hỏi là thu thập nhanh chóng lượng thông tin tương đối toàn diện về công tác lưu trữ tại HĐND - UBND các huyện thuộc tỉnh. Ưu điểm của phương pháp này là trong cùng một khoảng thời gian khảo sát, tác giả có thể thu được rất nhiều thông tin từ các phiếu khảo sát gửi về. Tuy nhiên, những số liệu, thông tin thu được chỉ mang tính khái quát và độ chính xác không cao. Mục đích của phỏng vấn sâu là để kiểm chứng những thông tin thu được từ phiếu khảo sát, làm rõ hơn các nội dung trong phiếu và cũng là cơ sở để phân tích, đánh giá lại toàn diện các nguồn thông tin thu được. - Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Chi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Văn thư – Lưu trữ tỉnh, cán bộ phụ trách quản lý công tác lưu trữ ở các phòng Nội vụ, Chánh văn phòng HDDND – UBND các huyện, các em học sinh, sinh viên thực tập tại lưu trữ các cơ quan này và một số giảng viên công tác cùng cơ quan với tác giả. 8. Đóng góp của đề tài Đề tài luận văn do tác giả lựa chọn nếu được thực hiện tốt, nghiêm túc, khách quan sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt thực tiễn, cụ thể như sau: Thứ nhất, đối với các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương và địa phương: nắm được thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ. Thứ hai, đối với lưu trữ các cơ quan mà tác giả đã khảo sát: có những phương hướng, giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại chính lưu trữ cơ quan. Thứ ba, đối với bản thân tác giả: có được những kiến thức thực tiễn về lưu trữ ở một số cơ quan, phục vụ cho công tác giảng dạy chuyên môn của mình. 15 9. Kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo. Luận văn gồm 03 chương: Chương 1: “Tổng quan về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Chương này cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản chung về công tác lưu trữ; nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND cấp huyện; thành phần, loại hình, khối lượng, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La; quan điểm về chất lượng và các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ. Chương 2: “Thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Chương này mô tả cụ thể thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan mà tác giả đã khảo sát về: Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; Hệ thống các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của cơ quan; Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; Kết quả hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ. Chương 3: “Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Trên cơ sở chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó trong thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan đã khảo sát, tác giả mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự chỉ dẫn tận tình của PGS.TS Đào Xuân Chúc; sự cộng tác của lãnh đạo, cán bộ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND – UBND các huyện, thành phố; sự chia sẻ chân thành của cán bộ làm công tác lưu trữ và sự nhiệt tình của các em học sinh, sinh viên đang thực tập tại các cơ quan tác giả khảo sát. Qua đây, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo hướng dẫn, các cán bộ làm công tác lưu trữ của HĐND, UBND các huyện đã nhiệt tình giúp đỡ. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do các 16 nguyên nhân chủ quan và khách quan nên chắc chắn tác giả không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô, bạn bè và đồng nghiệp nhằm hoàn thiện đề tài trong những nghiên cứu tiếp theo. 17 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA 1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lƣu trữ 1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ ♦ Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một khái niệm được hiểu tương đối thống nhất giữa các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khoa học và cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Hiện nay, tại các cơ sở giáo dục, đào tạo về chuyên ngành lưu trữ, khái niệm công tác lưu trữ thường được định nghĩa theo một trong ba cách như sau: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. [8, tr.15] Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. [31, tr.14] Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. [54, tr.17] ♦ Nhiệm vụ Một là, tổ chức khoa học tài liệu: là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. [31, tr.16] 18 Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. [8, tr.37] Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. [26, điều 2] Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. [26, điều 2] Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. [26, điều 2] Hai là, chỉnh lý tài liệu. Trước hết, chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Mặt khác, nó còn tạo ra cơ sở vững chắc để loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Ba là, bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn: là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. [9, tr.253] Có thể nói việc bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn có nghĩa là vừa bảo vệ vật mang tin, đồng thời bảo vệ bí mật thông tin trong tài liệu lưu trữ. Bốn là, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ không phải là việc biến tài liệu lưu trữ thành tài sản riêng cấm khai thác của cán bộ lưu trữ hay cán bộ, viên chức, công chức trong cơ quan. Việc tiến hành hàng loạt các biện pháp bảo vệ tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu chính là để tạo điều kiện thuận lợi cho những người có nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu chính đáng, để phục vụ tối đa cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ 19
- Xem thêm -