Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VIỆT HÀ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành : Lưu trữ học và tư liệu học HÀ NỘI - 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VIỆT HÀ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM Chuyên ngành : Lưu trữ học và tư liệu học Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2008 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chương 1: 1 TỔNG QUAN VỀ TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU 8 LƯU TRỮ 1.1. Khái niệm về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 9 1.2. Mục đích, yêu cầu của trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 12 1.3. Quy trình và phương pháp tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu 14 lưu trữ Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TRƯNG BÀY, TRIỂN 20 LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM TỪ NĂM 1986 ĐẾN NAY 2.1. Khái quát về hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở 20 Việt Nam 2.2. Đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở 29 Việt Nam từ năm 1986 đến nay Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ 53 CHỨC TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1. Những giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả việc tổ chức 53 trưng bày, triển lãm tài liệu 3.2. Một số giải pháp cụ thể trước mắt 59 KẾT LUẬN 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 81 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ là tài nguyên của dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nhiệm vụ của ngành lưu trữ không chỉ là bảo quản an toàn mà còn phải phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được quan tâm, chú trọng và khẳng định trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước ta. Tại Đại hội Đảng lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 - Đại hội mở đầu thời kỳ đổi mới, lần đầu tiên Đảng chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: "Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia". Sau 10 năm đổi mới, tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, Báo cáo Chính trị của Đại hội đã xác định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là phải "Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ". Để triển khai thực hiện chủ trương trên, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nội dung chính của Chỉ thị là yêu cầu các cơ quan phải có nhận thức và biện pháp để tăng cường phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ như trưng bày, triển lãm, công bố, xuất bản, phục vụ yêu cầu của công chúng. Nhờ có chủ trương trên, trong những năm gần đây, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ - một hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ động đã và đang diễn ra thường xuyên, liên tục với quy mô ngày càng lớn, số lượng ngày càng nhiều, chất lượng ngày càng cao. Ngày càng có nhiều cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ chung với nước ngoài được tổ chức tại Việt Nam và tại 1 nhiều nước khác. Một số dự án đầu tư xây dựng các trung tâm triển lãm tài liệu lưu trữ quốc gia với chi phí hàng trăm tỷ đồng đang được triển khai thực hiện. Nhiều gian trưng bày tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ chuyên dụng cũng đang được đầu tư. Tuy nhiên, để tăng cường việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, các cơ quan đang gặp một số khó khăn về hệ thống lý luận, về phương pháp tổ chức và đánh giá hiệu quả. Chính vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt ra là cần phải nghiên cứu đầy đủ và khoa học các giải pháp để nâng cao hiệu quả của việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu lưu trữ nhưng lại tiết kiệm tiền bạc và công sức. Vì vậy, chúng tôi chọn vấn đề "Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" làm đề tài luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu của đề tài Luận văn của chúng tôi nhằm giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau đây: - Khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam từ trước đến nay, chủ yếu là trong thời kỳ đổi mới (từ năm 1986 đến nay) nhằm khẳng định những kết quả đã đạt được và làm rõ những hạn chế còn tồn tại. - Thông qua việc đánh giá ưu điểm, hạn chế của hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, luận văn đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam trong hiện tại và tương lai. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam, đặc biệt là từ năm 1986 đến nay (thông qua việc nghiên cứu các hồ sơ lưu trữ về các cuộc trưng bày, triển lãm và các nguồn thông tin về các sự kiện đó qua các phương tiện thông tin đại chúng....) 2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam từ năm 1986 đến nay. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ sau đây: - Hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. - Khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian từ năm 1986 trở lại đây. - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ góp phần thực hiện mục tiêu phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu lưu trữ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong nhiều năm qua, vấn đề trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đã được nhiều nhà khoa học, nhà quản lý trong ngành lưu trữ quan tâm nghiên cứu. Các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm trong cuốn giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990 đã trình bày một cách khái quát về tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, vấn đề này cũng được trình bày khá chi tiết trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô" của GL Be-lốp, A.Lôginnốpva, K.ph Michiep và IP Prôcôpencô được xuất bản năm 1958 tại Liên Xô và được dịch ra tiếng Việt năm 1968. Ngoài những công trình nghiên cứu nói trên, trong thời gian gần đây có nhiều bài viết có liên quan đến các cuộc trưng bày, triển lãm đã được đăng tải trên Tạp chí chuyên ngành và một số báo chí khác. Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đề cập đến các cuộc triển lãm thực tế, 3 bao gồm: "Triển lãm tài liệu lưu trữ giữa Việt Nam - Liên bang Nga tại Matxcơva" của tác giả Nguyễn Minh Sơn; "Vài nét về triển lãm kỷ vật của những người đi B" của tác giả Nguyễn Tiến Đỉnh; "Triển lãm "Đồng chí Trường Chinh - cuộc đời và sự nghiệp"" và rất nhiều bài viết khác. Ngoài các bài viết đăng trên báo chí, vấn đề trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đã được đề cập tới trong Đề án cấp nhà nước "Quy hoạch tổng thể cơ sở vật chất, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010" do Viện Chiến lược phát triển Bộ Kế hoạch và Đầu tư soạn thảo và Luận án Tiến sĩ chuyên ngành lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng: "Đảng lãnh đạo xây dựng và phát triển ngành lưu trữ nước ta". Những công trình nghiên cứu kể trên đã đề cập đến việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại nước ta trong những năm gần đây. Tuy nhiên, vấn đề này mới bước đầu được nghiên cứu nên số lượng nghiên cứu chưa nhiều, vấn đề nghiên cứu chưa đầy đủ và ở góc độ rất khái quát, thậm chí rời lẻ. Do đó, có thể khẳng định, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện, chuyên sâu về vấn đề trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư liệu sau đây: - Tài liệu lý luận: Gồm các công trình nghiên cứu như đã giới thiệu ở phần lịch sử nghiên cứu vấn đề. - Tài liệu pháp lý: Gồm các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay, kể cả văn bản về các lĩnh vực khác có đề cập tới công tác lưu trữ; đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ. 4 - Tài liệu khảo sát thực tế gồm: + Hồ sơ lưu trữ của các cơ quan đã tổ chức hoặc tham gia tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ; + Các báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan Trung ương, địa phương và các đơn vị trong ngành; + Ý kiến của các nhà quản lý và dư luận xã hội đánh giá về hoạt động triển lãm tài liệu lưu trữ. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận. Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, do đó điều tra khảo sát, phân tích tổng hợp và so sánh là những phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu các cuộc trưng bày, triển lãm được tổ chức trong những năm gần đây. Từ đó nghiên cứu, phân tích quy trình, nội dung, phương pháp trưng bày, triển lãm; đánh giá những ưu điểm và hạn chế của công tác này. Bên cạnh đó, chúng tôi còn chú ý đến phương pháp phỏng vấn, tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với những người tổ chức, những người trực tiếp thực hiện và khách tham quan triển lãm. Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài. 8. Đóng góp của đề tài Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: lý luận và thực tiễn. Về lý luận: Góp phần hệ thống và làm phong phú hơn lý luận về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, một vấn đề còn ít được nghiên cứu ở Việt Nam từ trước đến nay. 5 Về thực tiễn: Góp phần khảo sát, đánh giá về hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ như phương pháp chọn đề tài, chọn thời gian, địa điểm triển lãm, lựa chọn tài liệu, cách trưng bày; phương pháp kết hợp khéo léo giữa trưng bày tài liệu lưu trữ với hiện vật; phương pháp tuyên truyền, quảng cáo; giải pháp đầu tư xây dựng các Trung tâm triển lãm tài liệu lưu trữ và các gian trưng bày tại các kho lưu trữ chuyên dụng; phương pháp hợp tác với nước ngoài để tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Chương 2: Khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam từ năm 1986 đến nay. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới. Luận văn này được hoàn thành tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ Thị Phụng. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập. Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn của mình tới cô giáo, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ Thị Phụng đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. 6 Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và các đồng nghiệp trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã quan tâm, động viên và tạo điều kiện cho tôi học tập và hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, IV đã giúp đỡ tôi về tư liệu. Cuối cùng, tôi xin cảm ơn bố mẹ và gia đình đã động viên, ủng hộ và tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể học tập và hoàn thành luận văn. Do việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở nước ta chưa có nhiều thực tiễn và do khả năng có hạn của tác giả nên luận văn chắc chắn không tránh khỏi một số hạn chế. Kính mong các thầy giáo, cô giáo, các nhà khoa học chỉ dẫn thêm những gì trong luận văn chưa chính xác hoặc giải quyết chưa thỏa đáng để tác giả có thêm kinh nghiệm trong các công trình nghiên cứu tiếp theo. 7 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TRƢNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định: Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, khoa học và công nghệ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn [59]. Mục đích chính của công tác lưu trữ là bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làm cho các giá trị sẵn có trong tài liệu lưu trữ - nguồn tài nguyên quý báu của quốc gia được nhiều người biết đến, để tài liệu lưu trữ trở thành chứng cứ lịch sử, truyền bá văn minh, phục vụ xã hội và nhân dân. Mục đích phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là phục vụ công tác quản lý, mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa giáo dục và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân. Để tài liệu lưu trữ được sử dụng có hiệu quả, các cơ quan lưu trữ có thể tổ chức nhiều hình thức để khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đó là: - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại các phòng đọc - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ - Cấp bản sao, cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ - Cho mượn tài liệu lưu trữ để sử dụng với thời hạn ngắn; - Công bố tài liệu. 8 - Các biện pháp cung cấp thông tin phục vụ mục đích khoa học hoặc văn hóa giáo dục, bao gồm: trưng bày, triển lãm; sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua các phương tiện thông tin đại chúng; tổ chức báo cáo, tham quan, giảng bài và các hình thức giải trí khác. Trong khuôn khổ giới hạn của đề tài luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu hình thức: Tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Trong chương này, chúng tôi đề cập đến khái niệm, mục đích, yêu cầu, quy trình và phương pháp tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. 1.1. KHÁI NIỆM VỀ TRƢNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức mà các cơ quan lưu trữ tổ chức nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về khái niệm trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, trước hết chúng ta cần làm rõ thuật ngữ này. Theo Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế (bản tiếng Anh và tiếng Pháp) thì "trưng bày tài liệu lưu trữ (Exhibition - Expositiond’ Archives) là giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm các mục đích văn hóa giáo dục" [46]. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1992: "Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó" [8]. Đây là cách hiểu khá phổ biển và được thống nhất sử dụng trong nhiều văn bản, tạp chí. Để tìm hiểu sâu hơn về khái niệm này, chúng ta cần phân biệt giữa "trưng bày" và "triển lãm". Từ điển Từ Hán Việt định nghĩa về "triển lãm" như sau: "triển" là bày ra, "lãm" là xem; Triển lãm là trưng bày hiện vật, tranh ảnh để mọi người đến xem. 9 Cùng quan điểm như vậy, Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: "Trưng bày là bày ở nơi trang trọng cho công chúng xem để tuyên truyền, giới thiệu", "triển lãm là trưng bày vật phẩm, tranh ảnh để mọi người đến xem" [57]; Từ các định nghĩa trên, có thể được hiểu như sau: Trưng bày tài liệu lưu trữ là bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; và triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày tài liệu lưu trữ theo một hoặc một số chủ đề nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Nhìn chung, "trưng bày", "triển lãm" được hiểu là việc trưng bày các hiện vật, tài liệu cho công chúng đến xem. Sự giống nhau của trưng bày và triển lãm là cùng nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu cho công chúng. Sự khác nhau giữa trưng bày và triển lãm là trưng bày thường diễn ra thường xuyên, có thể theo hoặc không theo chủ đề nhất định với quy mô hạn chế, còn triển lãm thường theo một chủ đề nhất định, có quy mô lớn hơn và diễn ra trong một thời gian nhất định. Trong luận văn này, chúng tôi dùng cả hai khái niệm có ý nghĩa bổ sung cho nhau trong một cụm từ "trưng bày, triển lãm". Như vậy, trưng bày, triển lãm được hiểu là phương pháp (nghệ thuật) công bố, giới thiệu hiện vật, tài liệu cho công chúng. Nội dung của trưng bày, triển lãm khá đa dạng, có thể mang tính tổng hợp hoặc chuyên ngành. Trong thực tế, chúng ta thấy các cuộc triển lãm, trưng bày rất phong phú về nội dung, ví dụ: triển lãm ôtô, triển lãm tranh, triển lãm kinh tế… Khác với trưng bày, triển lãm tranh ảnh hay các hiện vật - nơi mà đối tượng "tự nói về mình", trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có mục đích công bố, giới thiệu đối tượng đặc thù là tài liệu lưu trữ. Đây là phương pháp (nghệ thuật) sao cho những tài liệu hình thành trong quá khứ thể hiện được giá trị của mình không chỉ cho các nhà chuyên môn mà cho rất nhiều người quan tâm có thể cảm nhận được. 10 Nếu so sánh với các hình thức khai thác, sử dụng và giới thiệu tài liệu khác như tổ chức phòng đọc, công bố tài liệu, thông báo tài liệu, biên soạn sách chỉ dẫn… thì trưng bày, triển lãm tài liệu là hình thức truyền thông tin trong tài liệu lưu trữ đến người đọc, người xem nhanh nhất và trực tiếp nhất. Quy mô của việc trưng bày, triển lãm thường có thể mang tính chất địa phương, khu vực, quốc gia hay quốc tế. Việc trưng bày có thể diễn ra tại Phòng đọc, trong khi đó triển lãm thường được tổ chức với quy mô lớn hơn, có thể ở trong hoặc ngoài cơ quan lưu trữ. Việc triển lãm có thể được tổ chức thường xuyên hoặc theo các sự kiện nổi bật. Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể áp dụng hình thức triển lãm cố định tại một địa điểm hoặc triển lãm lưu động tại các địa điểm khác nhau. Việc tổ chức có thể do một cơ quan lưu trữ chịu trách nhiệm hoặc kết hợp một số cơ quan, trung tâm lưu trữ cùng tổ chức. Ngoài ra, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể kết hợp giữa cơ quan lưu trữ và cơ quan bảo tàng, văn hóa. Do đó, địa điểm tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể tại các Trung tâm lưu trữ, các phòng trưng bày, các bảo tàng. Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng lưu trữ quốc tế thì cơ quan đảm đương việc xử lý, thống kê, bảo quản và công bố tài liệu lưu trữ gọi là cơ quan lưu trữ và tòa nhà hoặc một phần tòa nhà dùng để bảo quản và thông báo tài liệu lưu trữ gọi là kho lưu trữ. Gian trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ còn có thể được gọi là bảo tàng lưu trữ (ARCHIVE(S) - MUSÉED ARCHIVES). Bảo tàng lưu trữ là hoạt động trưng bày thường xuyên được tổ chức trong một cơ quan lưu trữ và chủ yếu bao gồm các tài liệu lưu trữ được lựa chọn cho mục đích văn hóa và đôi khi cho mục đích giáo dục [46]. Sự giống nhau giữa bảo tàng và kho lưu trữ là đều có chức năng trưng bày hiện vật hay tài liệu nhằm phát huy giá trị của chúng. Tài liệu lưu trữ hay hiện vật bảo tàng đem ra trưng bày phải có tính chân thực cao. Sự thuyết phục 11 lớn lao của bảo tàng hay lưu trữ chính là tài liệu, hiện vật có độ tin cậy cao. Tuy nhiên giữa hoạt động bảo tàng và việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cũng có một số khác biệt: - Nếu như tài liệu chủ yếu đem ra trưng bày của bảo tàng là hiện vật bảo tàng thì tài liệu chủ yếu đem ra trưng bày của kho lưu trữ là tài liệu lưu trữ. - Nếu như cách thức phục vụ chủ yếu của bảo tàng là trưng bày thì của lưu trữ đa dạng hơn: phòng đọc, công bố, xuất bản, trưng bày, triển lãm, chứng thực tài liệu lưu trữ... - Nếu như trong phòng trưng bày của bảo tàng ngoài hiện vật gốc còn có các hiện vật do bảo tàng làm ra thì trong phòng trưng bày của kho lưu trữ chỉ trưng bày tài liệu gốc hoặc những tài liệu có giá trị thông tin tương đương. - Nếu như trong phòng trưng bày của bảo tàng, hiện vật trưng bày giữ vai trò chủ đạo còn trong phòng trưng bày của kho lưu trữ thì tài liệu lưu trữ giữ vị trí trung tâm, được xem như xương sống của các cuộc trưng bày bên cạnh các hiện vật khác trưng bày phụ trợ. Có thể khẳng định, thông qua việc giới thiệu tài liệu lưu trữ tới công chúng, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 1.2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA TRƢNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.2.1. Mục đích của trƣng bày, triển lãm tài liệu lƣu trữ Tự thân tài liệu lưu trữ nằm trong kho lưu trữ không tự quyết định được giá trị của mình mà giá trị của chúng chỉ được chứng minh thông qua việc tổ chức sử dụng chúng một cách hợp lý. Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích sau: 12 Thứ nhất, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ trước hết nhằm giới thiệu về tài liệu lưu trữ. Thông qua hình thức này, công chúng nói chung và các nhà nghiên cứu nói riêng được giới thiệu, tìm hiểu về nội dung của tài liệu lưu trữ trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Đặc biệt, các cuộc trưng bày, triển lãm giới thiệu những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, có giá trị mới phát hiện có thể thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng. Thứ hai, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có tác dụng tuyên truyền giáo dục cho quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng, truyền thống dựng nước và giữ nước của nhân dân ta, đồng thời cung cấp thông tin để các nhà nghiên cứu, các du khách trong và ngoài nước có cái nhìn tổng thể về lịch sử, góp phần giáo dục lòng tự hào, góp phần giáo dục tinh thần yêu nước, bồi dưỡng lý tưởng sống cho các thế hệ, nhất là thế trẻ hiện nay. Thứ ba, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ góp phần tăng cường sự hiểu biết xã hội về lưu trữ, xây dựng được nhịp cầu giao lưu giữa các cơ quan lưu trữ và công chúng, thúc đẩy cho sự phát triển và sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ, làm cho lưu trữ phát huy được nhiều hơn, lớn hơn giá trị của mình trong sự phát triển kinh tế - xã hội. Cuối cùng, các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là các cuộc triển lãm hợp tác với lưu trữ nước ngoài góp phần củng cố mối quan hệ hợp tác hữu nghị giữa các nước, tăng cường việc thực hiện cam kết, thỏa thuận giữa cơ quan lưu trữ các nước. 1.2.2. Yêu cầu của việc trƣng bày, triển lãm tài liệu lƣu trữ Việc trưng bày, triển lãm cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Trưng bày, triển lãm phải đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, bảo vệ tài liệu lưu trữ. - Việc giới thiệu các sự kiện cần phải nhằm mục đích phục vụ lợi ích quốc gia, dân tộc. Trưng bày, triển lãm cần có chủ đề tư tưởng rõ ràng, phục 13 vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử và đáp ứng nhu cầu của xã hội. - Trưng bày, triển lãm tài liệu phải đảm bảo tính thiết thực nhưng phải đạt hiệu quả về nội dung và nghệ thuật, hấp dẫn, lôi cuốn người xem. 1.3. QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC TRƢNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Để tổ chức thành công một cuộc trưng bày, triển lãm phải kết hợp nhiều yếu tố từ việc sưu tầm, lựa chọn những tài liệu, hiện vật có giá trị, phong phú, độc đáo cho đến việc thiết kế mỹ thuật phù hợp, bảo đảm môi trường trưng bày an toàn đối với tài liệu, hiện vật, an ninh tuyệt đối cho triển lãm từ khi khai mạc tới khi kết thúc. Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đòi hỏi lao động nghiêm túc của cả tập thể cơ quan lưu trữ. Đây là công việc tốn nhiều công sức và rất phức tạp, gồm các bước cụ thể như sau: - Lựa chọn chủ đề: Để đạt được thành công, việc lựa chọn chủ đề để trưng bày, triển lãm là rất quan trọng. Chủ đề là tư tưởng chỉ đạo xuyên suốt để lựa chọn tài liệu đem ra trưng bày, là xương sống của cuộc trưng bày, triển lãm. Chủ đề phải có tính thời sự, thiết thực trong cuộc sống, thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng đến với cuộc trưng bày, triển lãm. Khi chọn chủ đề phải dựa vào mục đích của việc trưng bày, triển lãm. Tuy nhiên khi chọn chủ đề cũng cần chú ý đến những vấn đề mà xã hội, giới nghiên cứu quan tâm nhưng cũng nên thận trọng với những vấn đề nhạy cảm chính trị. Nắm vững nhiệm vụ chính trị, hướng tuyên truyền chính của từng thời kỳ để mở các cuộc trưng bày, triển lãm có chủ đề phù hợp sẽ được Nhà nước và các tổ chức hỗ trợ nhiều hơn về kinh phí, về thời lượng tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng. Chọn được chủ đề triển lãm thích hợp với thời điểm thì các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ sẽ nhận được sự phối hợp của các phương tiện thông tin đại chúng khác như báo, đài, truyền hình… 14 - Lập kế hoạch tổ chức trưng bày, triển lãm Đây là công việc mấu chốt trong toàn bộ công việc tổ chức trưng bày, triển lãm vì bản kế hoạch tổ chức sẽ chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc tiến hành trưng bày, triển lãm. Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức, kinh phí, thiết bị cho trưng bày, triển lãm. Nội dung triển làm tài liệu được cụ thể hóa thành đề cương chuyên đề, trong đó trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ trưng bày trong cuộc triển lãm. Lập dự toán kinh phí cho cuộc triển lãm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cũng là một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan đứng ra tổ chức. Kinh phí dự toán phải cụ thể, chi tiết, kèm theo đó, cơ quan tổ chức cũng cần phải xây dựng kế hoạch, đề cương triển lãm để các cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất cho trưng bày, triển lãm Sau khi xác định chủ đề và thời gian tổ chức, số lượng tài liệu đem ra trưng bày, triển lãm, cần phải sưu tầm tài liệu, hiện vật. Trong kho lưu trữ có hàng ngàn tài liệu liên quan nên lựa chọn tài liệu thường gặp rất nhiều khó khăn. Khi sưu tầm, lựa chọn tài liệu, hiện vật để triển lãm cần phải dựa vào giá trị của tài liệu, giá trị của hiện vật đối với chủ đề triển lãm. Để cuộc trưng bày, triển lãm thành công thì các tài liệu đem ra phải phong phú, độc đáo, có xuất xứ rõ ràng. Đối với các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, sự lựa chọn địa điểm tổ chức trưng bày, triển lãm là vô cùng quan trọng. Thông thương, nếu chọn khu vực trung tâm làm nơi tổ chức triển lãm sẽ có nhiều thuận lợi. Chính vì vậy nên chọn những địa điểm để tổ chức trưng bày, triển lãm ở những nơi trung tâm, những thành phố lớn, nơi có nhiều người qua lại nhằm tạo thuận lợi cho công chúng đến xem, góp phần vào công tác tuyên truyền, quảng bá các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu. 15 - Trưng bày tài liệu Sau khi sưu tầm, lựa chọn tài liệu theo kế hoạch, đề cương và danh mục tài liệu dự kiến trưng bày đã được phê duyệt, cơ quan tổ chức cần phải tiến hành việc trưng bày tài liệu phục vụ triển lãm. Việc trưng bày tài liệu tại triển lãm phải tuân thủ các yêu cầu về tính khoa học, lôgic, mang tính trí tuệ, thể hiện được diễn biến của các sự kiện cũng như phải đảm bảo về thẩm mỹ trong sự kết hợp giữa tài liệu và hiện vật minh họa kèm theo. Khi trưng bày tài liệu, hiện vật tránh sự đơn điệu, khô khan, lặp đi lặp lại trong phòng trưng bày, cần phải kết hợp tài liệu giấy với tài liệu ảnh, tranh, băng hình, hiện vật. Tài liệu khi đem ra trưng bày phải có chú thích rõ về thời gian, địa điểm, hoàn cảnh ra đời, nội dung của tài liệu để tạo điều kiện cho khách tham quan dễ dàng tìm hiểu về các sự kiện đã diễn ra. Tài liệu chỉ được đem ra trưng bày khi tình trạng vật lý cho phép mang ra khỏi môi trường bảo quản l‎ý tưởng cho tài liệu. Nếu mang bản gốc ra trưng bày cũng cần xem xét thời gian, vị trí trưng bày vì có thể gây ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu. Để đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh sự rủi ro như có thể mất mát tài liệu trong quá trình triển lãm thì nên để tài liệu trong tủ kính có khóa; khung ảnh phải bắt vít và có móc treo và có thiết bị chống mất cắp… - Tuyên truyền Để cho cuộc trưng bày, triển lãm đạt được hiệu quả, thu hút được đông đảo quần chúng nhân dân đến xem, công tác tuyên truyền rất quan trọng. Có thể có nhiều hình thức tuyên truyền khác nhau như in tờ rơi, xuất bản các ấn phẩm, in băng rôn, áp phích quảng cáo, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin báo chí. 16 Ảnh 1: Những tấm áp phích quảng cáo cho Triển lãm "Hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô giai đoạn 1950 - 1990" tại Matxơcơva Khi in tờ rơi hoặc xuất bản các ấn phẩm cần chú ý dùng cách diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu để người xem dễ đọc và dễ cảm nhận được. Ngoài lời thuyết minh, các tài liệu in trong tờ rơi phải kèm theo chú thích rõ ràng. Khổ in và maket in phải phù hợp với nội dung tài liệu, mục đích tuyên truyền và khả năng kinh phí. Có thể kết hợp tờ rơi với giấy mời dự khai mạc triển lãm. Việc treo băng rôn, áp phích quảng cáo nên tập trung ở những địa điểm công cộng và nên làm trước khi triển lãm khai mạc ít nhất một tuần. Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng: Đây là cách tuyên truyền về triển lãm nhanh nhất, hữu hiệu nhất và phổ biến được rộng rãi với công chúng nhất. Vì vậy, bất kỳ cuộc triển lãm nào cũng phải cần tuyên truyền, giới thiệu trên truyền hình và báo chí về kế hoạch chung của triển lãm. Tuy nhiên, cũng cần lựa chọn những chương trình, giờ phát và các báo thu hút nhiều người xem, người đọc. 17