Tài liệu Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin giúp ích cho các nhà quản trị làm việc hiệu năng và hiệu quả hơn không (1)

Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Câu 1: Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin giúp ích cho các nhà quản trị làm việc hiệu năng và hiệu quả hơn không? Hãy giải thích và cho ví dụ trong câu trả lời của bạn. Xu thế hội tụ số, toàn cầu hóa và sự bùng nổ của Internet cùng công nghệ viễn thông cũng đồng nghĩa với việc gia tăng các cơ hội kinh doanh. Thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp đã thành công tột bậc khi biết ứng dụng hiệu quả các tiện ích của công nghệ thông tin và truyền thông vào hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh. Ngược lại, những doanh nghiệp không biết sử dụng công nghệ thông tin và không nhận thức được xu thế của thời đại đang đánh mất dần thị trường và các cơ hội kinh doanh của mình. Những nhà lãnh đạo, những doanh nhân không chỉ cần sự năng động, biết áp dụng hoàn hảo các kiến thức quản trị, mà còn cần phải biết tận dụng tối đa những tiện ích của công nghệ thông tin cũng như hiểu biết về xu thế phát triển công nghệ để đưa ra các quyết định có lợi cho doanh nghiệp của mình. I. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới. 1. Hiện trạng phát triển và ứng dụng CNTT trên thế giới CNTT đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, xã hội, văn hoá của các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. CNTT được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội. CNTT góp phần tạo ra nhiều ngành nghề kinh tế mới, làm thay đổi sâu sắc các ngành công nghiệp hiện đại, tăng khả năng cạnh tranh của các ngành công nghiệp truyền thống, thông qua một hệ thống hỗ trợ như viễn thông, thương mại điện tử, dịch vụ tryền thông đa phương tiện. Nhiều nước đang phát triển, trong đó có không ít quốc gia tuy nghèo và đi sau, song biết tận dụng cơ hội ứng dụng và phát triển CNTT, nên đã tạo được những bước phát triển vượt bậc. Tiêu biểu trong nhóm nước này phải kể tới là Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc. 1 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Theo kết quả thăm dò của Viện nghiên cứu quốc phòng RAND (Mỹ), siêu cường quốc này vẫn sẽ bám chắc vị trí dẫn đầu thế giới của mình trong tiến trình phát triển CNTT nhiều năm tới, bất chấp sự nổi lên của một số nước ở Châu Á. Nguyên nhân chính là các nhà chức trách tại Mỹ đã tạo ra một môi trường cực kỳ thuận lợi cho sự phát triển của CNTT. Mỹ là nước đầu tiên trên thế giới khởi xướng việc xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII) và toàn cầu (GII) nhằm xây dựng tiềm lực thông tin để tăng trưởng kinh tế và chuẩn bị cho toàn nước Mỹ bước vào xã hội thông tin. Ngay từ năm 1993 Mỹ đã quyết định đầu tư 200 tỷ USD để triển khai Siêu lộ cao thông tin với dự kiến hoàn thành trong 10-15 năm. Trung Quốc là nước có dân số lớn nhất thế giới, cũng là nước có tốc độ tăng trưởng GDP cao nhất thế giới, được mệnh danh là một quốc gia có đất rộng, tài nguyên phong phú. Theo dự đoán của các nhà nghiên cứu kinh tế thế giới, Trung Quốc sẽ trở thành cường quốc buôn bán thế giới trong thế kỷ XXI. Hiện nay Trung Quốc đang nổi lên như một đối thủ lớn tại Châu Á cũng như trên thế giới, đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất phần cứng, chiếm từ 70% đến 80% tổng sản lượng toàn cầu về vật liệu, linh kiện và sản phẩm CNTT . Trong kế hoạch lần thứ 9 và kế hoạch dài hạn đến năm 2012 về phát triển xã hội và kinh tế quốc gia được ban hành vào ngày 17/3/1996, mục tiêu “tin học hoá” quốc gia đến năm 2012 là Cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia (NII) được xây dựng trên cơ sở mạng số dịch vụ tích hợp (ISDN) dải tần rộng có thể cải thiện to lớn mức độ tin học hoá nền kinh tế quốc gia. 12.Thực trạng và đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ở Việt Nam 1.1. Về thực trạng CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành nghề công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại. 2 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước .Tuy nhiên, công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với nhiều nước trên thế giới và khu vực. Việc ứng dụng CNTT chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của CNTT chưa được phát huy mạnh mẽ. Tại thời điểm 01/01/2012 số doanh nghiệp thực tế đang hoạt động SXKD là 375.732 doanh nghiệp thì khoảng 95% doanh nghiệp Việt Nam nói trên thuộc loại vừa và nhỏ với các hình thức: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty liên doanh (Theo báo cáo kết quả rà soát số lượng doanh nghiệp năm 2012 của Tổng cục thống kê Việt Nam). Thực tế trong những năm qua các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đã có những đóng góp tích cực cho nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, bên cạnh những đóng góp tích cực cho nền kinh tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam còn có những hạn chế là: khả năng thâm nhập thị trường kém; thiếu nguồn vốn và cơ cấu vốn không hợp lý; khả năng tiếp cận công nghệ hạn chế; yếu kém trong công tác quản lý và tổ chức; yếu kém trong quan hệ kinh doanh và mạng lưới tiêu thụ sản phẩm.Theo kết quả điều tra mới đây của Phòng Thương mại công nghiệp Việt Nam về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, khoảng 70% doanh nghiệp có ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, sản xuất và kinh doanh ở các mức độ khác nhau. 3 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Trong 2.233 doanh nghiệp thuộc 5 thành phố lớn là Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Thành phố Hồ Chí Minh, các thiết bị phục vụ CNTT được sử dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chủ yếu là máy tính để bàn và máy in, các thiết bị khác như máy scan, máy tính xách tay vẫn chiếm tỷ lệ thấp. Trong quá trình ứng dụng CNTT, có tới 14% doanh nghiệp không sử dụng bất kỳ dịch vụ hỗ trợ nào khác như tư vấn, bảo trì, sửa chữa, thiết kế web… Phần lớn các doanh nghiệp chưa có thói quen sử dụng các dịch vụ bên ngoài, đặc biệt có tới 96,4% không sử dụng dịch vụ tư vấn, và 60% không ứng dụng thương mại điện tử. Thêm vào đó, tỷ trọng đầu tư của doanh nghiệp vào CNTT có sự mất cân đối nghiêm trọng, 59,9% quỹ đầu tư dành cho phần cứng, 10,9% dành cho phần mềm và chỉ có 4,8% cho đào tạo nhân lực trong khi đây là yếu tố rất quan trọng để ứng dụng CNTT có hiệu quả. 1.2. Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ở Việt Nam. Tại hội thảo quốc gia về ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp năm 2010 tại Đà Nẵng, nhiều doanh nghiệp đã khẳng định CNTT đang trở thành yếu tố không thể thiếu trong sự thành công của họ. Nổi bật trong đó là Tổng công ty Dệt may Việt Nam (Vinatex), Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),… Với Vinatex, ứng dụng mang lại hiệu quả nhất là hệ thống CAD/CAM, đã giúp doanh thu của Tổng công ty tăng 16-17%/năm, kim ngạch xuất khẩu tăng 1819%/năm. Đây là hệ thống phục vụ cho việc thiết kế và sản xuất bằng máy tính, được ứng dụng rộng rãi ở tất cả các khâu; đối với ngành may là thiết kế thời trang, thiết kế mẫu rập, nhảy cỡ, giác sơ đồ, trải vải, cắt, lắp ráp thành phẩm,... còn đối với ngành dệt là dệt nhãn, dệt vải thêu... Trong các doanh nghiệp may, khâu cắt được quan tâm nhất vì mang lợi nhiều nhất. Giả sử một sản phẩm may cần trung bình 1,5m2 và mỗi năm cần sản xuất một triệu sản phẩm thì lượng vải tiêu thụ ít nhất là 1.500.000m2. Nếu tiết kiệm 1% lượng vải sử dụng trong năm thì đã tiết 4 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 kiệm được 15.000m2. Nếu giá vải khoảng 10.000 đồng/m2 thì doanh nghiệp đã lãi khoảng 150 triệu đồng/năm. Việc ứng dụng hệ thống CAD/CAM tại Vinatex chính là đã đem lại sự tiết kiệm như vậy. Nhờ những lợi ích thiết thực như vậy mà qua khảo sát tại 217 doanh nghiệp trong cả nước, đã có 77% doanh nghiệp cho rằng CNTT giúp tăng năng suất lao động; 43% cho rằng CNTT làm tăng chất lượng sản phẩm dịch, 59% đánh giá CNTT làm tăng khả năng cạnh tranh và 6% ghi nhận CNTT cònmang lại các hiệu quả khác... Một trong những doanh nghiệp thành công trong ứng dụng CNTT là công ty dệt Phong Phú. Công ty dệt Phong Phú đã thắng lợi lớn nhờ ứng dụng CNTT. Công ty đã sử dụng thông tin trên mạng Internet về thị trường bông quốc tế, phân tích dự báo tình hình cung cầu của Mỹ, Trung Quốc, Châu Phi trên Internet, phán đoán khả năng tiêu thụ thị trường trong nước và đã quyết định ký những hợp đồng nhập khẩu số lượng lớn bông. Ngay sau ký hợp đồng, giá bông thế giới và trong nước tăng vọt, Phong Phú đã thu lợi hàng tỷ đồng. Hiện nay, Công ty đã trang bị hơn hơn 300 máy vi tính nối mạng, tự viết cácphần mềm quản lý kho, tài chính, kỹ thuật, vật tư và phần mềm thiết kế mặt hàng. Đặc biệt phần mềm thiết kế mặt hàng đảm bảo thiết kế các loại hoa văn trên vải theo yêu cầu khách hàng. Chương trình quản lý vật tư đã giúp công ty luôn chủ động quản lý vật tư, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhờ đó có kế hoạch dự trữ vật tư, nguyên liệu hợp lý, không để thừa hoặc thiếu như trước đây. Năm 2008, Công ty Dệt Phong Phú vừa sản xuất vừa tiến hành đầu tư mở rộng với quy mô lớn. Hơn 450 tỷ đồng đã được đầu tư nhập thiết bị và công nghệ hiện đại, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động. Nhờ đó, công suất sợi từ 2.000 tấn tăng lên 10.000 tấn/năm; công suất vải từ 5 triệu mét tăng lên 15 triệu mét/năm; từ chỗ chưa có mặt hàng khăn, đến nay mỗi năm xuất trên 3.500 tấn khăn sang Nhật và các nước EU; nộp ngân sách tăng 44 lần... 5 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Nhìn chung, việc ứng dụng CNTT ở Việt Nam những năm qua đã có nhiều khởi sắc. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: chưa tạo được nền tảng CNTT vững chắc cho quốc gia; thiếu cơ chế, chính sách và sự phối hợp có hiệu quả giữa các bộ, ban, ngành có liên quan; hệ thống quản lý còn bất cập; đặc biệt là nguồn nhân lực CNTT ở Việt Nam còn thiếu và yếu, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. I. Công nghệ thông tin - vai trò, tầm quan trọng và các ứng dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Khái niệm công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin thực chất là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử.Công nghệ thông tin bao gồm cả phần cứng, phần mềm và dịch vụ. Công nghệ thông tin có thể được định nghĩa như sau: Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội Ứng dụng CNTT là việc sử dụng các phương tiện CNTT và truyền thông phục vụ các hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh thương mại, khoa học, giáo dục, văn hoá xã hội và an ninh quốc phòng. Trong đó CNTT và truyền thông bao gồm: công nghệ máy tính, công nghệ truyền thông, công nghệ nội dung được chứa đựng trong các sản phẩm và dịch vụ sau: Các hệ thống thiết bị thông tin và truyền thông; các dịch vụ thông tin; các dịch vụ truyền thông; các sản phẩm phần mềm ứng dụng; sản xuất và xây dựng các nội dung thông tin . 31.Ví trí, vai trò, tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với việc quản tri doanh nghiệp hiện nay. 6 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Công nghệ thông tin là một trong những Công cụ đắc lực nhất cho các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ như ở Việt Nam. Công việc quản lý kinh doanh một khi được “số hóa” sẽ giúp ích đáng kể cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự. Chính vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin (CNTT) trong việc điều hành công ty, xem đây là một biện pháp nhằm tăng tính cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận. Internet đã tạo ra một bầu không khí hoàn toàn mới trong thế giới kinh doanh, với những lợi thế và thách thức mới. Tại Việt Nam, môi trường kinh doanh cũng ngày càng mang tính cạnh tranh cao, những doanh nghiệp nào sớm cải tiến trong khâu quản lý nhờ việc áp dụng CNTT thì coi như đã nắm được trong tay công cụ cạnh tranh hữu hiệu. Một thống kê gần đây của ICD cho thấy, tính đến quý 1/2012, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng top 3 trong khu vực về tăng trưởng máy tính xách tay (31,8%), chỉ sau Indonesia và Singapore. Điều đó cho thấy đây là một môi trường tốt để áp dụng CNTT trong việc quản lý doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Trong khi không ít DNVVN chỉ dùng máy tính để thực hiện các thao tác văn phòng đơn giản thì một số đáng kể đã nhanh chóng áp dụng các phần mềm quản lý kinh doanh giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tiết kiệm nhân lực. Các doanh nghiệp này nhanh nhạy trong việc thiết lập website để làm công cụ quảng bá và bán hàng, điều hành thông qua mạng nội bộ, thực hiện các giao dịch điện tử, chia sẻ dữ liệu online…phát triển sản phẩm nhờ các công nghệ mang tính tự động hóa giúp cải tiến các dịch vụ và sản phẩm, ngoài ra có thể phát triển được các thị trường mới, các hình thức bán hàng mới hiệu quả với chi phí thấp… Nhiều DNVVN sau một thời gian “số hóa” đã thừa nhận: nhờ áp dụng CNTT trong quản lý, các nguồn lực công ty được sử dụng rất hiệu quả. Có những doanh nghiệp điều hành được một cửa hàng trực tuyến rất trơn tru, việc xuất hóa đơn, báo cáo thuế, 7 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 thanh toán đơn hàng được thực hiện online, nên nhân lực của công ty “siêu nhỏ” nhưng phát huy sức mạnh gấp đôi so với cách điều hành thông thường. 32.Các ứng dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp CNTT được ứng dụng trong mọi hoạt động do khả năng xử lý thông tin tự động, nhanh chóng và chính xác. Việc ứng dụng CNTT cho phép nâng cao sức sản xuất, nhất là trong lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ. CNTT được ứng dụng vào các tổ chức, doanh nghiệp trên rất nhiều lĩnh vực, khía cạnh như: sản xuất, kinh doanh, quản lý. Đặc biệt trong quản lý, ứng dụng nổi bật nhất là việc hình thành các hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… cùng thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền đạt thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được chia làm hai loại là hệ thống thông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý. 2.1. Hệ thống thông tin tác nghiệp Hệ thống thông tin tác nghiệp (OIS-Operations Information Systems) gắn liền với việc xử lý các hoạt động tác nghiệp của một chức năng nghiệp vụ xác định. Nó nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động có tính thường xuyên trong một doanh nghiệp. Hệ thống thông tin tác nghiệp chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động giao dịch, công việc điều khiển các quá trình hoặc các hệ thống tự động hoá văn phòng. Hệ thống xử lý tác nghiệp có các đặc trưng sau: Khối lượng công việc giao dịch nhiều; các quy trình để xử lý giao dịch là rõ ràng, chặt chẽ, có thể mô tả một cách chi tiết; ít có trường hợp ngoại lệ . Hệ thống xử lý giao dịch (TPS. Transaction Processing Systems) là ví dụ tiêu biểu về hệ thống xử lý tác nghiệp. Đó là hệ thống thông tin xử lý các dữ liệu thu được từ các việc xảy ra hàng ngày trong các hoạt động giao dịch của một doanh nghiệp như các hoạt động: mua vào, bán ra, gửi tiền ở ngân hàng, rút tiền ra, 8 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 trả tiền, thanh toán. Có thể kể một vài hệ thống loại này như: Hệ thống thanh toán tài vụ, hệ thống quản lý khách hàng, hệ thống bán hàng tự động, hệ thống quản lý, nhân sự, hệ thống gửi tiền qua bưu điện, hệ thống thanh toán ngân hàng, hệ thống xử lý hoạt động giao dịch bán hàng, các dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ vận tải hàng hoá. Phần lớn các hệ thống này đều hợp tác chặt chẽ với các mạng lưới thông tin viễn thông. Hệ thống điều khiển các quá trình (PCS. Process Control Systems) là hệ thống sử dụng máy tính điện tử để ra các quyết định điều chỉnh các quá trình sản xuất một cách tự động . Ví dụ: các hệ thống lọc dầu; các dây chuyền lắp ráp tự động ô tô, xe máy và các máy móc khác; các dây chuyền in hoa, phun màu và dệt tự động tại các nhà máy dệt và các dây chuyền tự động khác tại các nhà máy sản xuất. ở đây hệ thống kiểm tra các quá trình vật lý, thu thập và xử lý các dữ liệu được phát hiện bởi các biến cảm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với quá trình. Hoạt động văn phòng tin học hoá (OAS. Office Automation Systems) cũng là một hệ thống xử lý tác nghiệp. Ở đây máy tính được sử dụng để thực hiện các chức năng của hoạt động văn phòng như:  Xử lý văn bản: Người quản lý sử dụng các phần mềm soạn thảo, xử lý văn bản để biên soạn, in ấn các tài liệu văn bản như thư từ, công văn, báo cáo, bảng biểu. Đó là ứng dụng phổ biến nhất của tin học văn phòng.  Giao dich: Ngày nay, nhờ việc ứng dụng CNTT mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin, khảo sát thị trường, liên lạc với khắp nơi trên trái đất nhanh và rẻ hơn rất nhiều so với bưu điện. Nhờ sự phát triển mang tính chất bùng nổ của mạng thông tin toàn cầu Internet, các doanh nghiệp có thể: sử dụng nguồn thông tin vô tận trên thế giới, toàn cầu hoá hoạt động của tổ chức, 9 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 thực hiện việc điều hành từ xa, thực hiện việc tiếp thị từ xa, thực hiện các dịch vụ thương mại điện tử.  Bảng tính điện tử: Sử dụng các bảng tính điện tử để lập các bảng biểu thống kê, tính toán và quản trị cơ sở dữ liệu. Các dữ liệu được thể hiện không chỉ trong các bản dữ liệu mà còn dưới dạng biểu đồ, bảng biểu liên quan đến dữ liệu đó. 2.2. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS. Management Information Systems) có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức, cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từ quản lý chiến lược, quản lý chiến thuật đến quản lý tác nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các cơ sở dữ liệu, các luồng thông tin và được quy định các chức năng để thực hiện mục tiêu chung. Hệ thống này hỗ trợ nhiều chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, thích ứng được với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin, cung cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quá trình ra quyết định và điều hành hoạt động của doanh nghiệp So với hệ thống thông tin tác nghiệp, hệ thống thông tin quản lý mềm dẻo hơn, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu hơn. Có hai các loại hệ thống thông tin quản lý sau :  Hệ thống thông tin tổng hợp thông báo (IRS. Information Reporting Systems) là dạng chung nhất của hệ thống thông tin quản lý, nó cung cấp cho nhà quản lý các sản phẩm thông tin hỗ trợ việc ra quyết định hàng ngày của họ. Các hệ thống thông tin này tìm các thông tin về các hoạt động nội bộ từ các cơ sở dữ liệuđược cập nhật bởi hệ thống xử lý các hoạt động giao dịch. Chúng cũng có thể nhận dữ liệu về môi trường xung quanh từ các nguồn bên ngoài. Hệ thống phải 10 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 cung cấp cho nhà quản lý những thông tin theo yêu cầu, những thông tin mang tính định kỳ hoặc theo một danh mục đã xác định từ trước. Ngoài ra còn cung cấp những thông tin đặc biệt mang tính ngoại lệ, những bản báo cáo theo yêu cầu và những \câu trả lời tức thì cho những câu hỏi. Ví dụ, người quản lý bán hàng có thể nhận được câu trả lời tức thời về tình hình bán một sản phẩm nào đó, các báo cáo hàng tuần đánh giá các kết quả bán được của một nhân viên hay một cửa hàng. Các chương trình ứng dụng và các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu của IRS sẽ cho phép nhà quản lý tiếp cận tới các cơ sở dữ liệu hợp thành của tổ chức và cả những cơ sở dữ liệu bên ngoài khi cần thiết.  Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS.Decision Support Systems): Hệ thống này thường được xây dựng dựa trên hệ thống thông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin thông báo tồn tại trong tổ chức. Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý các mô hình phân tích để mô phỏng các vấn đề trong thực tiễn, cách tìm kiếm dữ liệu, các khả năng biểu diễn thông tin và thường nhấn mạnh việc kết xuất thông tin bằng hình ảnh. DSS không tự làm quyết định cụ thể giúp con người trong công tác quản lý mà chỉ hỗ trợ việc tính toán các phương án để nhà quản lý lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng. II. Lợi ích của việc ứng dụng sự phát triển công nghệ thông tin vào trong doanh nghiệp của các nhà quản trị. 1. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp.  Thứ nhất, giúp các doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú, nhanh chóng, kịp thời: Việc ứng dụng CNTT, đặc biệt là khi sử dụng Internet/Web sẽ giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nắm được thông tin phong phú về thị trường trong nước và quốc tế. Nhờ đó các doanh nghiệp có thể xây dựng được chiến lược sản xuất kinh doanh thích hợp với xu thế phát triển của thị trường trong nước, khu vực và quốc tế. 11 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42  Thứ hai, giảm các chi phí: chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, tiếp thị và chi phí giao dịch: Việc ứng dụng CNTT cho phép các doanh nghiệp giảm được chi phí sản xuất, trước hết là chi phí văn phòng. Các văn phòng không giấy tờ chiếm diện tích nhỏ hơn rất nhiều, chi phí tìm kiếm, chuyển giao tài liệu cũng giảm nhiều lần. Theo số liệu của hãng General Electricity của Mỹ, tiết kiệm trên hướng này đạt tới 30%. Thêm vào đó, các nhân viên có năng lực được giải phóng khỏi nhiều công đoạn sự vụ, có thể tập trung vào nghiên cứu phát triển. Hơn nữa, việc ứng dụng các dây truyền sản xuất tự động có tác dụng tăng năng suất lao động lên rất nhiều lần, hạn chế tới mức tối đa sản phẩm hỏng, dư thừa sản phẩm do lạc hậu với thị hiếu, thịtrường . Tất cả những điểm trên đưa đến kết quả là chi phí sản xuất giảm đi rất nhiều lần.  Thứ ba, giúp thiết lập và củng cố quan hệ với đối tác: Thông qua mạng, người tiêu thụ, doanh nghiệp, cơ quan Chính phủ có thể giao tiếp trực tiếp và liên tục với nhau gần như không còn khoảng cách địa lý và thời gian. Nhờ đó cả sự hợp tác lẫn sự quản lý đều được tiến hành nhanh chóng và liên tục. Các bạn hàng mới, các cơ hội kinh doanh mới được phát hiện nhanh chóng trên bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn thế giới và có nhiều cơ hội để lựa chọn hơn. Thứ tư, tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số: Công nghệ thông tin phát triển kéo theo sự ra đời của mạng máy tính, từ các mạng cục bộ, mạng diện rộng cho tới mạng toàn cầu Internet và xa lộ thông tin. Trong nền kinh tế số, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có ưu thế về tính linh hoạt, chủ quyền và mềm dẻo, không bị đè nặng bởi các bất lợi mà các công ty lớn phải chịu là quan liêu, trật tự ngột ngạt và ít có khả năng thay đổi, có thể dựa vào lợi thế của Internet để vượt qua được các ưu thế chính của các công ty lớn, tiết kiệm nhờ mở rộng quy mô và có khả năng tiếp cận với các nguồn tài nguyên. Nếu không nhanh chóng tiếp cận vào nền kinh tế số 12 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 thì sau khoảng một thập kỷ nữa, nước đang phát triển có thể bị bỏ rơi hoàn toàn. Khía cạnh lợi ích này mang tính tiềm tàng, tính chiến lược công nghệ và tính chính sách phát triển mà các nước chưa công nghiệp hoá cần lưu ý vì có luận điểm cho rằng sớm chuyển sang nền kinh tế số thì một nước đang phát triển có thể tạo ra một bước nhảy vọt, tiếp kịp các nước đi trước trong một thời gian ngắn hơn 12. Một số phần mềm quản lý ứng dụng phổ biến, đắc lực cho các nhà quản tri hiện nay. 1.1. Quản tri chuỗi cung ứng –SCM  Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp (SCM- Supply Chain Management) là hệ thống cho phép quản trị tại các nhà máy và trong cả hệ thống các điểm cung của một công ty cho khách hàng  Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp được ứng dụng để theo dõi việc lưu hành của sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng (nhà sản xuất, đại lý, hệ thống bán lẻ… ). SCM cũng được sử dụng để quản lý các yêu cầu, nhà kho, lưu vận, lưu hành, các yêu cầu liên quan khác và cả các cách sản phẩm đến được với khách hàng cuối cùng.  Các chức năng cơ bản của SCM bao gồm việc tối ưu hóa chuỗi cung cấp, quản lý các biến cố, quản lý tồn kho, quản lý RFID, quản lý lưu hành. Ngoài ra SCM có thể còn bao gồm việc quản lý thương mại quốc tế, mối quan hệ giữa các nhà cung cấp.  Các chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp, và kết quả là các doanh nghiệp sẽ gặp phải càng nhiều thách thức trong quá trình quản lý. Bất kỳ nhà sản xuất nào với một chuỗi cung ứng đa dạng, nhiều thành phần của mình đều nhanh chóng nhận ra giá trị và các lợi ích thu được từ một giải pháp SCM. 13 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42  SCM bôi trơn các hoạt động của chuỗi cung ứng thuận tiện hơn, nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn bằng cách kết nối tất cả các nhà cung cấp, các đối tác thành một mạng lưới gắn kết chặt chẽ. Lợi ích :  Quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu này bằng cách cho phép họ dự đoán tốt hơn các xu hướng thị trường, thỏa thuận những đơn hàng tốt nhất có thể với các nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, và liên kết tốt hơn với các kênh phân phối. Theo những thống kê mới nhất từ hãng nghiên cứu AMR, doanh thu từ thị trường SCM năm 2006 đạt ngưỡng 6 tỷ đô la, và đang được kỳ vọng sẽ vượt con số 8 tỷ đô năm 2010.  Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp của khoa học và công nghệ phần mềm bao trùm tất cả các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm việc tìm kiếm, khai thác, lưu trữ các nguyên liệu đầu vào; lập kế hoạch và quản lý các qui trình sản xuất, chế biến; lưu kho và phân phối sản phẩm đầu ra. Với các giải pháp SCM, người quản lý có thể sắp xếp hợp lý và tự động hóa các bước lập kế hoạch, thực hiện và các hoạt động quan trọng khác.  Từ khi có sự xuất hiện của các đơn vị thứ ba xuyên suốt trong quá trình cung ứng, giải pháp SCM đã được thiết kế để nâng cao sự giao tiếp và liên kết giữa các nhà cung ứng, các đơn vị vận tải, các hãng tàu biển, các đơn vị trung gian và các đối tác khác bằng cách cho phép chia sẻ thông tin đa chiều một cách nhanh chóng.  Nghiên cứu của AMR cũng chỉ ra rằng một doanh nghiệp sản xuất điển hình của Mỹ hiện tại đang quản lý trung bình hơn 30 mối quan hệ đối tác.  Giải pháp SCM cho phép DN có thể kiểm soát được các mối quan hệ phức tạp đó trong khi vẫn có thể phản ứng nhanh với những nhu cầu đang thay đổi từng giờ từng phút của khách hàng. 14 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42  Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của mình bằng việc bao quát được tất cả các nhà cung cấp, các nhà máy sản xuất, các kho lưu trữ và hệ thống các kênh phân phối.  Sắp xếp hợp lý và tập trung vào các chiến lược phân phối để có thể loại bỏ các sai sót trong công tác hậu cần cũng như sự thiếu liên kết có thể dẫn tới việc chậm trễ.  Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng bằng việc chia sẻ các thông tin cần thiết như các bản báo cáo xu hướng nhu cầu thị trường, các dự báo, mức tồn kho, và các kế hoạch vận chuyển với các nhà cung cấp cũng như các đối tác khác.  Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho.  Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần để sửa chữa kịp thời các vấn đề phát sinh trong chuỗi cung ứng trước khi quá muộn. Hiện nay, SCM không chỉ còn dành riêng cho các nhà máy, các đơn vị sản xuất nữa. Các nhà bán lẻ trên toàn cầu cũng bắt đầu nhận thấy giải pháp SCM có thể thúc đẩy chuỗi cung ứng của họ trở nên hiệu quả hơn, giúp họ kiểm soát chặt chẽ hệ thống phân phối cũng như mức tồn kho tại các cửa hàng, đại lý. Ngoài ra, rất nhiều các nhà cung cấp dịch vụ trong các lĩnh vực khác nhau cũng đang duy trì các kênh phân phối phức tạp bao gồm một lượng lớn các đối tác. Những nhà quản lý như họ hoàn toàn có thể đạt được một tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư hiệu quả bằng cách ứng dụng giải pháp SCM . .2. Quản tri nguồn lực doanh nghiệp – ERP. Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt 15 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Lợi ích:  Tiếp cận thông tin quản tri đáng tin cậy . ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.  Công tác kế toán chính xác hơn. Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.  Cải tiến quản lý hàng tồn kho. 16 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.  Tăng hiệu quả sản xuất. Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.  Quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. .2. Quản tri quan hệ khách hàng –CRM. Quản lý quan hệ khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. 17 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng. Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Quan hệ khách hàng không đơn thuần là một phần mềm hay một công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quan hệ khách hàng hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh. Lợi ích:  Đối với doanh nghiệp: CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRM là công cụ hổ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất.  Đối với nhà quản lý: CRM cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hổ trợ đắt lực như: giúp thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh nhanh nhất. Giúp doanh nghiệp so sánh tình hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đoán tương lai. Doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Vd: phần mềm BIC- CRM. V. Kết luận. 18 Trường đại học Luật TP.HCM Nhóm 42 Công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử, ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên: khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc tin học hóa các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng các hệ thống quản lý cùng với việc chia sẻ một cách “cởi mở” các tài nguyên thông tin đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thay đổi phù hợp trong cơ cấu tổ chức, phương pháp quản lý doanh nghiệp để đáp ứng trong điều kiện mới. 19