Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Giáo dục - Đào tạo Cao đẳng - Đại học Sư phạm Nêu bốn bước lớn của quản lý thay đổi và phân tích sơ đồ mối quan hệ của rào cản...

Tài liệu Nêu bốn bước lớn của quản lý thay đổi và phân tích sơ đồ mối quan hệ của rào cản và động lực khi thực hiện một thay đổi thành công

.DOC
12
226
58

Mô tả:

Nêu bốn bước lớn của quản lý thay đổi và phân tích sơ đồ mối quan hệ của rào cản và động lực khi thực hiện một thay đổi thành công BÀI LÀM QL sự thay đổi và thay đổi quản lí có mối quan hệ với nhau nhưng đó là 2 khái niệm khác nhau. Khi nói sự thay đổi QL có ý sự thay đổi cách thức, phong cách, phương pháp... của chủ thể quản lí. Ở đây chúng ta chỉ đi sâu tìm hiểu “QL sự thay đổi” hàm ý thay đổi gắn với đối tượng quản lí và cũng chỉ cụ thể hoá cho đối tượng QL là hoạt động GD và nhà trường. “Quản lí sự thay đổi thực chất là kế hoạch hoá và chỉ đạo triển khai sự thay đổi để đạt được mục tiêu đề ra cho sự thay đổi đó mà không xáo trộn nếu không thật sự cần thiết. Quản lí thay đổi trong GD lấy tư duy “cân bằng động” làm điểm tựa và tính lộ trình là một đặc điểm quan trọng của quản lí sự thay đổi”. Quản lí sự thay đổi có 4 bước lớn: Chuẩn bị cho sự thay đổi; Kế hoạch hoá sự thay đổi; Tiến hành sự thay đổi và cuối cùng là đánh giá, duy trì những kết quả đã đạt được của sự thay đổi và trong mỗi bước lớn có thể chỉ rõ các bước nhỏ hơn và tạo thành “10 bước cụ thể” như sau: Bước 1. Nhận diện sự thay đổi : Xác định tường minh các đặc điểm sự thay đổi mà bạn mong muốn thực hiện. Đánh giá đúng tính phức tạp của sự thay đổi với hiệu ứng đa chiều của sự thay đổi đối với GD và bất cứ hoạt động nào liên quan đến phát triển một nhà trường. Vấn đề ở đây là trước hết người quản lí phải nhận diện được “sự thay đổi” sẽ hoặc phải diễn ra ở tổ chức/đơn vị là gì, nội dung cụ thể của các khía cạnh của sự thay đổi, mục đích của sự thay đổi này là gì, mức độ cần thiết và ảnh hưởng của nó tác động lên hoạt động của tổ chức/đơn vị như thế nào và cách thức triển khai cũng như hiệu quả mà nó đem lại cho tổ chức trong quá trình phát triển trong bối cảnh cụ thể của tổ chức/đơn vị mình. Bước 2. Chuẩn bị cho thay đổi: làm cho mọi người hiểu đúng mục đích, nội dung sự thay đổi, tránh nhiễu không cần thiết Người QL sau khi đã tự trả lời thấu đáo các câu hỏi như đã trình bày ở trên và bảo đảm người dưới quyền cũng hiểu thấu đáo vấn đề như vậy để tránh các nhiễu không cần thiết lên việc triển khai sự thay đổi và gây khó khăn cho việc thực hiện. …Các vấn đề chung nhất có thể gặp cần lưu ý trong bước này là : (i) Cản trở về cán bộ/ nhân lực có khả năng thực hiện được sự thay đổ do tính bảo thủ và sức ỳ quá lớn. (ii) Thiếu các hệ thống thông tin và nguồn lực tối thiểu cho sự thay đổi. (iii) Thiếu kinh nghiệm/chuyên môn quản lí “cái mới” hay thiếu tính đồng bộ trong nhận thức dẫn đến việc triển khai khó khăn. Điều quan trọng là người quản lí phải nhận diện thói quen khó thay đổi hay sức ỳ mà nhân viên mình đang có, đồng thời biết phân tích tâm lí hay nắm bắt các trạng thái tâm lí của nhân viên trong đơn vị khi thực hiện sự thay đổi để hoá giải chúng khi tiến hành sự thay đổi: sức ỳ và thói quen không phải dễ dàng khắc phục, cần phải có biện pháp và thời gian. Cuối cùng, và rất quan trọng cần phải nói đến về thời gian và chi phí cho việc thực hiện thay đổi. Bước 3. Thu thập số liệu , dữ liệu Cần có đầy đủ thông tin về “sự thay đổi”: Phân tích ”SWOT” (Mặt mạnh/Yếu của tổ chức; Thời cơ/Thách thức của bối cảnh!) và xác định trạng thái hiện hành của tổ chức/đơn vị mà mình QL (về văn hoá của tổ chức, về sự sẵn sàng đón nhận sự thay đổi của đội ngũ, về điều kiện nguồn lực…) và bối cảnh mà tổ chức mình thực hiện thay đổi ! Bước 4.Tìm các yếu tố khích lệ, hỗ trợ “sự thay đổi” Yêú tố hỗ trợ lớn nhất khi tiến hành một thay đổi nào đó đối với nhà trường là sự đồng thuận của những người liên đới; để có sự đồng thuận này cần làm tốt công tác truyền thông (cung cấp thông tin và tuyên truyền cho mọi người liên đới thấy sự cần thiết và lợi ích của sự thay đổi...).Khi thực hiện sự thay đổi có thể gặp những phản ứng hoặc không chấp nhận của một số nhân viên; người QL phải tạo “văn hoá thích ứng” cho đội ngũ và phải xây dựng đơn vị mình thành tổ chức biết học hỏi. Khi quản lí sự thay đổi người QL có thể phải chấp nhận cho nhân viên “vấp ngã để bớt dại” bởi vì cái mới đòi hỏi sự “trả giá” nhất định; không duy ý chí : không phải “ mọi việc muốn là được!”. Cần nâng niu những thành công dù rất nhỏ, đặc biệt đối với những người tự nguyện xung phong thay đổi để khích lệ sự thay đổi. Bước 5. Xác định mục tiêu cụ thể cho các bước quản lí sự thay đổi Đừng hy vọng mọi sự có thể thay đổi một cách dễ dàng và đạt được mục đích đề ra cho nó một cách nhanh chóng : Thay đổi cần phải có thời gian vì mọi thói quen đều có sức ỳ của nó và muốn có “cái mới” phải biết kế thừa giá trị của tổ chức. Lộ trình thực hiện sự thay đổi phải đi qua một số giai đoạn như phần trên đã trình bày và mục tiêu của từng giai đoạn phải xác định tường minh và có thể kiểm soát được . Thông thường mục tiêu cụ thể của giai đoạn đầu của QL sự thay đổi là chuẩn bị tốt chợ thay đổi, là “phá vỡ sức ỳ” và thay đổi dần thói quen không phù hợp với yêu cầu đặt ra cho sự thay đổi mà người QL dự định tiến hành và chuẩn bị các điều kiện tối thiểu cho sự thay đổi. Tiếp đến là làm cho mọi người hiểu nội dung và mục đích của sự thay đổi; sau đó là thống nhất cách làm và cách thức nhận diện sự thay đổi diễn ra theo đúng mong muốn của người QL và chỉ đạo quyết liệt để thực hiện các cam kết đã đạt được. Mục tiêu của giai đoạn cuối là cái đích của sự thay đổi, là đánh giá đúng những “thay đổi” tích cực đã được thực hiện so mới mục tiêu dự kiến đặt ra cho “sự thay đổi” . Mục tiêu cuối cùng là duy trì được những mặt tích cực đã đạt được của sự thay đổi hay duy trì cho được “sự thay đổi” đã diễn ra tiếp tục bền vững. Bước 6. Xác định trọng tâm của các mục tiêu Sự thay đổi có thể mất nhiều thời gian mới đạt được và nó có thể diễn ra thông qua một số giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có các mục tiêu cụ thể như đã nêu trên (ví dụ để chuyển sang đào tạo theo tín chỉ triệt để có trường đại học phải trải qua lộ trình vài năm thâm chỉ cả chục năm). Tuy nhiên cần phải đặt trọng tâm cho mục tiêu cho từng giai đoạn “thay đổi”. Trong tâm của bước chuẩn bị sự thay đổi là nắm bắt chính xác thực trạng của vấn đề định thay đổi và trả lời cụ thể cho câu hỏi tại sao phải thay đổi; xây dựng văn hoá thích ứng với sự thay đổi (ví dụ để xây dựng được “văn hoá tín chỉ” cho mọi người liên quan đến quy trình đào tạo mới ở một trường đại học cần khá nhiều thời gian và phải chỉ đạo quyết liệt). Trọng tâm của giai đoạn triển khai sự thay đổi là thường xuyên xem xét mức độ thực hiện các khía cạnh liên quan đến nội dung mà thay đổi đang tiến hành với triết lí “chọn đúng việc mà làm và làm đúng cách việc đã chọn” theo lộ trình đã cam kết. Trọng tâm của giai đoạn cuối là tập trung vào việc đánh giá đúng sự thay đổi đã diễn ra và hiệu quả của chúng, tìm cách duy trì những cái đã đạt được phát triển bền vững và điều chỉnh nếu thấy thật sự cần thiết. Trong thực tế các “trong tâm”này có thể đan xen và không phân biệt một cách tường minh cho từng nội dung liên quan đến sự thay đổi; khuyến cáo trên có ý nghĩa cho “một sự thay đổi” đang tiến hành . Bước 7. Xem xét các giải pháp và lựa chọn giải pháp Như sơ đồ mô tả các giai đoạn của sự thay đổi ở phần trên, cần quan tâm đến giai đoạn quá độ và độ dài của giai đoạn này tuy thuộc vào quy mô và tính phức tạp của sự thay đổi hay văn hoá của tổ chức khi thực hiện thay đổi. Để sự thay đổi diễn ra theo đúng ý đồ của người QL, việc lập kế hoạch tiến hành thay đổi là cần thiết và vì sự thay đổi rất khó lường trước chính xác được cái đích và thời gian đạt được đích nên đây là một kế hoạch mang tính “động” và có thể phải lên kế hoạch cho từng thành tố liên quan đến sự thay. Các kế hoạch cần phải được tham khảo ý kiến rộng rãi trong phạm vi nhà trường càng nhiều càng tốt và có được mức độ ủng hộ rộng rãi thì càng khả thi.Các kế hoạch cần phải được hình thành sao cho có thể chỉ ra thời gian biểu để hoàn thành các giai đoạn và các cá nhân chịu trách nhiệm về nó. Một điểm quan trọng ở đây là bất cứ sự đổi mới nào cũng sẽ tự gây ra hàng loạt những cái khác và chiến lược cần phải xác định có bao nhiêu yếu tố ảnh hưởng, có thể là cản trở trong các giai đoạn như thể nào. Điều này phụ thuộc vào khả năng dự báo của người quản lí nhằm đối phó với các yếu tố đó. Trong QL sự thay đổi không có thể nói biện pháp nào là tốt nhất vì sự thay đổi bao giờ cũng chứa yếu tố bất định và đôi lúc cũng cần mạo hiểm vì vậy chỉ có biện pháp tối ưu trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể và khả năng của tổ chức/đơn vị mình mà thôi. Bước 8. Lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện Khi lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện điều quan trọng là phải bám sát lộ trình đã xác định có sự điều chỉnh nếu thấy thật sự cần thiết, là xác định rõ mục tiêu của sự thay đổi và xác định các yếu tố chính của sự thay đổi cho từng giai đoạn của lộ trình; lên danh sách những việc cần làm và tiến độ phù hợp, dự kiến các giải pháp và dự kiến cách thức duy trì “sự thay đổi” để đạt được mục tiêu dự kiến. Cần phải dự kiến một số nguồn lực để tăng cường các hoạt động hỗ trợ chủ yếu cho việc tiến hành. Khả năng đề xuất một số khen thưởng là rất quan trọng, nhất là ở một số chỗ việc lập kế hoạch hay tiến hành có thể bị sai lầm vì cái mới chưa có tiền lệ thường có độ bất định cao. Trong bất kì trường hợp nào cũng sẽ phải có các phương án dự phòng vì có thể có một số kết quả không ổn định cho dù việc lập kế hoạch có tốt đến đâu. Phương pháp tiếp cận thực dụng là chuyển sự không ổn định đó thành sự “liều lĩnh có khoa học” hay cần chấp nhận mạo hiểm và làm giảm chúng đến mức thấp nhất càng sớm càng tốt; lưu ý đúng mức đến tính “động” của các kế hoạch trong khi thực hiện sự thay đổi nhưng cần kiên trì đối với đích đến trong quá trình chỉ đạo sự thay đổi. Bước 9. Đánh giá thay đổi Không có một “sự thay đổi” nào lại hoàn toàn kết thúc, vì những kết quả của các thay đổi hỗ trợ nhau. Tuy nhiên, ở một thời điểm thích hợp sẽ là thực tế tốt nếu tiến hành thay đánh giá các thành quả đạt được cho cho từng giai đoạn. Đổi mới thành công phải được nối tiếp bằng lề lối làm việc với “cái mới” đã thay thế cho “cái cũ” (ví dụ bỏ thói quen “đọc-chép” sang kiểu dạy học phát huy tính tích cực của người học), sự kiểm tra sáng suốt phù hợp với “cái mới” đã đạt được (kiểm tra các giờ lên lớp để nhận diện được cách thức điều khiển sư phạm để phát huy tính tích cực của người học). Có ba khía cạnh của một kế hoạch của sự thay đổi cần đánh giá, đó là mức độ thực hiện, giá trị của nó và mức độ mà thay đổi đó được đưa vào. Bước 10. Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới “Làm cách mạng đã khó; phát huy được thành quả cách mạng còn khó hơn”! Thay đổi đã được thực hiện một cách thành công. Bây giờ nó phải được duy trì. Sự thay đổi có thể duy trì sự bền vững khi mọi người trong tổ chức đều thấy được lợi ích và mục đích của sự thay đổi là nếu không “thay đổi” sẽ khó tồn tại và phát triển trong bối cảnh hiện thời, đồng thời mọi người đều được tham gia và có khả năng tham gia, thực hiện tốt công việc mà mình đảm nhiệm trong sự thay đổi này! Yếu tố nhận diện của bước này là một chương trình đổi đã thành công và được kiểm soát tốt và có chiến lược duy trì các kết quả đạt được! Đã có quyết định thay đổi một số mặt trong định hướng và kế hoạch của nhà trường, các qui trình thực hiện hoặc nội dung chương trình. Tạo sự thay đổi không phải là dễ nhưng có thể tiến hành các bước để tăng khả năng thành công. Sơ đồ động lực và rào cản trong thực hiện quản lý thay đổi Động lực yếu Rào cản lớn Khó thành công thâ Rào cản yếu Động lực lớn Dễ thành công Sơ đồ động lực và rào cản cho thấy , trong quản lí sự thay đổi nếu động lực lớn, rào cản yếu thì quá trình quản lí sự thay đổi đó dễ thành công; nếu rào cản lớn, động lực yếu thì quá trình quản lí sự thay đổi đó khó thành công. Trong quá trình quản lí sự thay đổi, đòi hỏi nhà quản lí phải sử dụng tổng hợp các biện pháp quản lí một cách nhuần nhuyễn và khéo léo, đồng thời huy động hết được khả năng và tiềm lực bên trong cũng như bên ngoài nhà trường trong việc thực hiện sự thay đổi nhằm đạt được mục đích của tổ chức đã xác định. Điều này cũng khẳng định khi thưc hiện quản lí sự thay đổi cần sử dụng mọi người lực để hạn chế rào cản, huy động mọi động lực thì sự quản lí sẽ đạt được sự thành công như mong muốn. Người thực hiện Nguyễn Tiến Dũng
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng