Tài liệu Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại công ty tnhh tư vấn môi trường tân ngọc minh

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm của tài sản ngắn hạn Trong nền kinh tế quốc dân, mỗi doanh nghiệp được coi là một tế bào của nền kinh tế với nhiệm vụ chính là thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho xã hội. Tài sản ngắn hạn chiếm một tỷ lệ lớn hay nhỏ trong mỗi công ty là khác nhau tuy nhiên nó đóng một vai trò rất quan trọng và không thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp, và đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tài sản ngắn hạn luôn chiếm một tỷ trọng lớn, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải làm rõ khái niệm tài sản ngắn hạn là gì? Theo PGS.TS.Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống kê, năm 2003 thì “Tài sản ngắn hạn là các tài sản có thời gian thu hồi vốn ngắn, trong khoảng thời gian 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.” Theo PGS.TS.Trần Ngọc Thơ, Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại, Nhà xuất bản Thống kê, năm 2009 thì “Tài sản ngắn hạn hay cũng gọi là tài sản lưu động là một khoản mục trong bảng cân đối kế toán bao gồm tất cả loại tài sản có thể dễ dàng chuyển đổi sang tiền mặt trong vòng 1 năm hay trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu ngắn hạn, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, hàng tồn kho và những tài sản có tính thanh khoản khác”. Như vậy, có rất nhiều quan điểm về tài sản ngắn hạn, mặc dù ngôn từ diễn đạt khác nhau, song ta có thể hiểu một cách khái quát: Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong một kỳ kinh doanh hoặc trong một năm. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền, hiện vật (vật tư, hàng hoá), dưới dạng đầu tư ngắn hạn và các khoản nợ phải thu. 1.1.2 Đặc điểm của tài sản ngắn hạn Đƣợc hình thành từ nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nguồn vốn kinh doanh là điều kiện mà các doanh nghiệp đều phải có để bắt đầu quá trình hoạt động kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn để mua sắm hàng hóa, sản phẩm... Vì vậy, TSNH được hình thành từ nguồn 1 vốn ngắn hạn và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tạo ra lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp. Có thời gian quay vòng ngắn TSNH tham gia vào quá trình kinh doanh, phần lớn chuyển vào thành phẩm và thu hồi về thông qua doanh thu bán hàng. Khi đó thời gian bán và tiêu thụ hàng hóa của các doanh nghiệp là khác nhau phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và loại hình doanh nghiệp, song đa phần thì chỉ cần mất thời gian là 1 năm để toàn bộ TSNH đó có thể luân chuyển một vòng và thu về bằng tiền. Toàn bộ giá trị đƣợc chuyển một lần vào thành phẩm và thu hồi thông qua doanh thu bán hàng Do TSNH được hình thành từ nguồn vốn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục, toàn bộ giá trị của TSNH được chuyển vào lưu thông và từ trong lưu thông toàn bộ giá trị của chúng được hoàn lại một lần sau một chu kỳ kinh doanh. Tài sản ngắn hạn tồn tại dƣới nhiều hình thái biểu hiện khác nhau Vì TSNH tham gia vào tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó TSNH tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau để đáp ứng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, thuận tiện. TSNH có thể được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau: Tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho... Đƣợc phân bổ trong tất cả các khâu TSNH phục vụ cho toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSNH được phân bổ vào tất cả các khâu và luôn vận hành, thay thế, chuyển hóa cho nhau qua các công đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Có tính thanh khoản cao TSNH chia làm năm loại và được sắp xếp theo tính thanh khoản từ cao đến thấp như sau: tiền mặt, đầu tư ngắn hạn, khoản phải thu, ứng trước ngắn hạn và hàng tồn kho. Như vậy rõ ràng tiền mặt có tính thanh khoản cao nhất, luôn luôn dùng được trực tiếp để thanh toán, lưu thông, tích trữ; hàng tồn kho có tính thanh khoản thấp vì phải trải qua giai đoạn phân phối và tiêu thụ chuyển thành khoản phải thu, rồi mới chuyển thành tiền mặt. Dù các tài sản này có thể chuyển đổi ngay thành tiền hay mất thời gian chờ đợi thì thời gian chuyển đổi cũng diễn ra trong vòng 1 năm hay một kỳ kinh doanh. 2 Thang Long University Library Do đó, có thể thấy TSNH có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền mặt dễ dàng, thuận lợi cho việc chi tiêu hay thanh toán, vậy nên TSNH có tính thanh khoản cao. 1.1.3 Vai trò của tài sản ngắn hạn Như đã nói ở trên, hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể không có tài sản ngắn hạn. Dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ thì tài sản ngắn hạn đóng vai trò không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Cụ thể, TSNH có các vai trò quan trọng sau: Giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc vận hành một cách liện tục không bị gián đoạn. Trong khâu dự trữ và sản xuất, tài sản ngắn hạn đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đảm bảo quy trình công nghệ, công đoạn sản xuất. Trong lưu thông, tài sản ngắn hạn đảm bảo dự trữ thành phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ được liên tục, nhịp nhàng và đáp ứng nhu cầu tiêu thụ được liên tục, nhịp nhàng và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Do vậy, TSNH giúp hoạt động sản xuất kinh doanh được vận hành một cách liên tục. Giúp cho doanh nghiệp đảm bảo đƣợc khả năng thanh toán TSNH nhanh chóng chuyển về thành tiền để đáp ứng khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tạo dựng đƣợc mối quan hệ mật thiết với khách hàng, bởi doanh nghiệp áp dụng chính sách nới lỏng tín dụng để bán được nhiều hàng và để giữ chân các khách hàng, đặc biệt là khách hàng lớn và thân thuộc. Thời gian luân chuyển tài sản ngắn hạn lớn khiến cho công việc quản lý và sử dụng tài sản lưu động luôn luôn diễn ra thường xuyên, hàng ngày với vai trò to lớn như vậy, việc tăng tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động trong doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu. 1.1.4 Phân loại tài sản ngắn hạn Trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng, tuỳ theo yêu cầu quản lý và dựa trên tính chất vận động của tài sản ngắn hạn, người ta có thể phân loại tài sản ngắn hạn như sau: 1.1.4.1 Căn cứ vào phạm vi sử dụng Tài sản ngắn hạn sử dụng trong hoạt động kinh doanh chính Đối với doanh nghiệp sản xuất thì tài sản ngắn hạn sử dụng trong hoạt động kinh doanh chính chủ yếu là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, vật liệu bao bì đóng gói,… Cụ thể như sau: 3 Nguyên vật liệu chính: gồm giá trị của những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất là bộ phận cơ bản cấu thành nên sản phẩm. Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo, có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghiệp, kỹ thuật phục vụ cho quá trình lao động. Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư sản phẩm dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vật tư công cụ, dụng cụ sản xuất,… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Công cụ, dụng cụ lao động nhỏ là những tư liệu lao động mà doanh nghiệp sử dụng trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh, chúng không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định vì giá trị nhỏ và thời gian sử dụng tương đối ngắn. Công cụ, dụng cụ lao động sử dụng trong doanh nghiệp được phân thành hai loại: + Công cụ, dụng cụ được phân bổ một lần (phân bổ 100%): đây là loại công cụ, dụng cụ khi xuất kho đem sử dụng, toàn bộ giá trị của chúng được phân bổ hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Loại công cụ này được áp dụng với các loại công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, phát huy tác dụng trong thời gian ngắn, chúng không ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. + Công cụ, dụng cụ được phân bổ nhiều lần: Là loại công cụ, dụng cụ lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng tương đối dài và hư hỏng có thể sửa chữa được. Bao bì, vật liệu đóng gói là những tư liệu lao động mà doanh nghiệp sử dụng trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh, nó luôn đi cùng sản phẩm của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm dở dang: Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất xây dựng hoặc đang nằm trên các địa điểm làm việc đợi chế biến tiếp, chi phí trồng trọt dở dang, chi phí chăn nuôi dở dang, súc vật nhỏ và nuôi béo,… Bán thành phẩm tự chế: Cũng là những sản phẩm dở dang nhưng khác ở chỗ nó đã hoàn thành giai đoạn chế biến nhất định. 4 Thang Long University Library Tài sản ngắn hạn sử dụng trong hoạt động kinh doanh phụ Để linh hoạt trong sử dụng tài sản trên thực tế hiện nay người ta dùng tài sản ngắn hạn để chi cho công tác sửa chữa. Căn cứ vào đặc điểm kinh tế và kỹ thuật sửa chữa được phân thành hai loại: Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản lưu động. Ngoài ra tài sản ngắn hạn còn sử dụng trong hoạt động kinh doanh phụ như : hoạt động cung cấp dịch vụ, lao vụ,… Tài sản ngắn hạn sử dụng trong công tác quản lý doanh nghiệp Công tác quản lý doanh nghiệp bao gồm cả quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Tài sản ngắn hạn được sử dụng bao gồm : - Vật liệu cho văn phòng, cho phương tiện vận tải - Công cụ, dụng cụ văn phòng phẩm: Giấy, bút, mực, bàn ghế,… - Khoản tạm ứng: hội nghị, tiếp khách, đào tạo cán bộ,… Tài sản ngắn hạn sử dụng trong công tác phúc lợi Công tác phúc lợi, chủ yếu tài sản ngắn hạn dùng để đầu tư cho câu lạc bộ, công trình phúc lợi công cộng của doanh nghiệp, cho công nhân, nhân viên đi thăm quan, nghỉ mát, các hoạt động văn hóa nghệ thuật,… 1.1.4.2 Phân loại theo quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn Căn cứ vào quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn, tài sản ngắn hạn được chia thành: Tài sản ngắn hạn dự trữ: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu dự trữ của doanh nghiệp mà không tính đến hình thái biểu hiện của chúng, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, hàng mua đang đi đường, nguyên nhiên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, hàng gửi gia công, trả trước cho người bán. Tài sản ngắn hạn sản xuất: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm: giá trị bán thành phẩm, các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, các khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất… Tài sản ngắn hạn lưu thông: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu lưu thông của doanh nghiệp, bao gồm: thành phẩm tồn kho, hàng gửi bán, các khoản nợ phải thu của khách hàng. 5 Theo cách phân loại này giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển của tài sản ngắn hạn để đưa ra biện pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chúng một cách cao nhất. 1.1.4.3 Phân loại theo các khoản mục trên bảng cân đối kế toán Căn cứ vào các khoản mục trong bảng cân đối kế toán tài sản ngắn hạn bao gồm: tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác. Tiền mặt Là bộ phận tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ bao gồm: Tiền mặt tại quỹ: Là số tiền mà doanh nghiệp đang giữ tại quỹ của mình bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu, các loại chứng từ, tín phiếu có giá trị như tiền, vàng bạc, kim khí quí, đá quý đang được giữ tại quỹ,… Tiền gửi ngân hàng: Là số tiền hiện có trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước, công ty tài chính (nếu có). Bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,.. Tiền đang chuyển: Là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng hay đã gửi qua đường bưu điện, đang làm thủ tục trích chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp sang tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp khác mà doanh nghiệp chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. Các khoản đầu tư ngắn hạn Là các khoản đầu tư của doanh nghiệp ra bên ngoài được thực hiện dưới hình thức cho vay, cho thuê, góp vốn liên doanh, mua bán chứng khoán (trái phiếu, cổ phiếu, tín phiếu,…) có thời gian sử dụng, thu hồi vốn không quá một năm. Mục tiêu của các doanh nghiệp là việc sử dụng các loại tài sản sao cho hiệu quả nhất. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một “bước đệm” cho tiền mặt vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Do đó trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Các khoản phải thu Là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu từ các đối tượng khác: Phải thu thu từ khách hàng, phải thu nội bộ, các khoản thế chấp, cầm cố, ký quỹ, ký cược,… 6 Thang Long University Library Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán chịu là một việc không thể thiếu. Các doanh nghiệp bán hàng song có thể không nhận được ngay tiền hàng lúc bán mà nhận sau một thời gian xác định do hai bên thoả thuận hình thành nên các khoản phải thu của doanh nghiệp. Việc cho các doanh nghiệp khác nợ như vậy chính là hình thức tín dụng thương mại. Với hình thức này có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và trở nên giàu có nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khoản phải thu giữ một vai trò quan trọng bởi nếu các nhà quản lý không cân đối giữa các khoản phải thu thì doanh nghiệp sẽ gặp phải những khó khăn thậm chí dễ dẫn đến tình trạng mất khả năng thanh toán. Hàng tồn kho Trong quá trình luân chuyển của vốn lưu động phục vụ cho sản xuất, kinh doanh thì việc tồn tại vật tư hàng hoá dự trữ, tồn kho là những bước đệm cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Hàng hoá tồn kho có ba loại: nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh; sản phẩm dở dang và thành phẩm. Các doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất đến đâu mua hàng đến đó mà cần phải có nguyên vật liệu dự trữ. Nguyên vật liệu dự trữ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nó có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được bình thường. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp dự trữ quá nhiều sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn thậm chí nếu sản phẩm khó bảo quản có thể bị hư hỏng, ngược lại nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, các khâu tiếp theo sẽ không thể tiếp tục được nữa đồng thời với việc không hoàn thành được kế hoạch sản xuất. Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây truyền sản xuất. Thông thường quá trình sản xuất của các doanh nghiệp được chia thành nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm. Đây là những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được liên tục. Nếu dây truyền sản xuất càng dài và càng có nhiều công đoạn thì tồn kho trong quá trình sản xuất sẽ càng lớn. Khi tiến hành sản xuất xong hầu hết các doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm. Phần thì do có “độ trễ” nhất định giữa các sản xuất và tiêu dùng, phần phải có đủ 7 lô hàng mới xuất được... Những doanh nghiệp mà sản xuất mang tính thời vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiều thời gian thì dự trữ, tồn kho sản phẩm sẽ lớn. Do đó để đảm bảo cho sự ổn định sản xuất, doanh nghiệp phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn và tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà mức dự trữ an toàn khác nhau. Tài sản ngắn hạn khác Bao gồm các khoản tạm ứng, chi phí trả trước và các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn,… Các khoản tạm ứng: là các khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện hoạt động kinh doanh nào đó hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt. Chi phí trả trƣớc: là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có tác dụng đến kết quả hoạt động của nhiều kỳ thanh toán, cho nên chưa thể tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một kỳ mà được tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán. Qua cách phân loại như trên ta thấy được tình hình tài sản ngắn hạn hiện có của doanh nghiệp về hình thái vật chất cũng như đặc điểm của từng loại tài sản ngắn hạn, để có thể đánh giá việc sử dụng tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp có hợp lý và hiệu quả không, từ đó phải tăng cường các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn. 1.2 Hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp Hiệu quả được coi là một thuật ngữ để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong điều kiện nhất định. Như vậy, hiệu quả phản ánh kết quả thực hiện các mục tiêu hành động trong quan hệ với chi phí bỏ ra và hiệu quả được xem xét trong bối cảnh hay điều kiện nhất định, đồng thời cũng được xem xét dưới quan điểm đánh giá của chủ thể nghiên cứu. Hiệu quả gồm hai mặt: hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội. Hiệu quả xã hội là những lợi ích đạt được về mặt xã hội do một hoạt động nào đó đem lại. Ví dụ như hiệu quả xã hội của hoạt động thương mại tạo nên đó là việc thoả mãn những nhu cầu vật chất, văn hoá, tinh thần cho xã hội, là sự góp phần cân đối cung cầu, ổn định giá cả và thị trường, là việc mở rộng giao lưu kinh tế - văn hoá giữa các vùng hoặc các nước hoặc tạo thêm công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người lao động. Hiệu quả kinh tế (hiệu quả kinh doanh) là một phạm trù kinh tế, nó phản ánh trình độ sử dụng các nguồn nhân tài, vật lực của doanh nghiệp hoặc xã hội để đạt được kết 8 Thang Long University Library quả kinh doanh cao nhất với chi phí thấp nhất, hay nói cách khác: hiệu quả kinh tế đó là sự so sánh giữa kết quả đầu ra với yếu tố đầu vào hoặc giữa kết quả với chi phí gắn liền với hoạt động kinh doanh nào đó. Từ cách hiểu trên, ta có thể thấy hiệu quả sử dụng tài sản trong doanh nghiệp là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ, năng lực khai thác và sử dụng tài sản của doanh nghiệp vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tối đa hoá lợi ích và tối thiểu hoá chi phí. Với mỗi doanh nghiệp sự cân đối về tài sản cũng phải khác nhau, nếu như các doanh nghiệp về lĩnh vực chế biến hay công nghiệp nặng thì (tỷ lệ) tài sản cố định chiếm một tỷ lệ rất cao trong tổng giá trị tài sản, ngược lại với các doanh nghiệp lĩnh vực thương mại thì tài sản ngắn hạn lại chiếm đa số. Cơ cấu tài sản ngắn hạn ảnh hưởng không nhỏ đến việc sử dụng tài sản nói chung và tài sản ngắn hạn nói riêng. Cụ thể các doanh nghiệp thương mại phải phân bổ cơ cấu sao cho hợp lý, phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh của mình, thì việc sử dụng tài sản mới đem lại hiệu quả cao. Như vậy, ta có thể hiểu: Hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn là một phạm trù kinh tế phản ánh tình hình sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp để đạt lợi nhuận cao nhất trong kinh doanh với chi phí thấp nhất có thể. 1.2.2 Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn Quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp là quá trình hình thành và sử dụng vốn kinh doanh. Ngày nay các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường yêu cầu về tài sản ngắn hạn là rất lớn, có thể coi tài sản ngắn hạn là nhựa sống tuần hoàn trong doanh nghiệp. Để đánh giá trình độ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, người ta sử dụng thước đo hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Hiệu quả sản xuất kinh doanh được đánh giá trên hai góc độ là hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội. Vì thế, việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn là yêu cầu mang tính bắt buộc và thường xuyên đối với doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở đó, việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn còn có các ý nghĩa quan trọng như sau: Làm giảm tình trạng ứ đọng vốn của doanh nghiệp: Tài sản ngắn hạn được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau, tham gia vào tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng luân chuyển hết vòng quay của tài sản ngắn hạn, thu hồi về bằng tiền tài trợ cho kỳ kinh doanh tiếp theo, điều này giúp làm giảm tình trạng ứ đọng vốn của doanh nghiệp. 9 Giúp đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp: Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ luân chuyển vốn, nhanh chóng thu hồi vốn về bằng tiền, bên cạnh đó gia tăng lại lượng tiền, điều này sẽ giúp đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty. Tăng khả năng luân chuyển tài sản ngắn hạn từ đó giúp gia tăng khả năng sinh lời: Hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn cao tức là sự luân chuyển của tài sản ngắn hạn gia tăng, lượng hàng hóa, hàng tồn kho được bán ra nhiều giúp gia tăng khả năng sinh lời cho doanh nghiệp. Giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các định hướng kinh doanh hợp lý: Do tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được sử dụng cho các quá trình dự trữ, sản xuất và lưu thông. Quá trình vận động của tài sản ngắn hạn bắt đầu từ việc dùng tiền tệ mua sắm vật tư dự trữ cho sản xuất, tiến hành sản xuất và khi sản xuất song doanh nghiệp tổ chức tiêu thụ để thu về một số vốn dưới hình thái tiền tệ ban đầu với giá trị tăng thêm. Doanh nghiệp sử dụng vốn đó càng có hiệu quả bao nhiêu thì càng có thể sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhiều bấy nhiêu, tạo điều kiện cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các chiến lược, định hướng kinh doanh hợp lý. Do đó, việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn là rất cần thiết với bất kỳ doanh nghiệp nào. 1.2.3 Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp 1.2.3.1 Phân tích quy mô và cơ cấu tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp Quy mô tài sản ngắn hạn Quy mô của tài sản ngắn hạn là khối lượng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Quy mô tài sản ngắn hạn lớn hay nhỏ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Quy mô tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp còn phụ thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau, chính sách bán hàng của họ trong từng thời kỳ (tăng trưởng để chiếm thị phần hay duy trì thị phần đảm bảo hoạt động ổn định an toàn). Khi quy mô tài sản ngắn hạn có xu hướng tăng, cho thấy doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh và ngược lại, khi quy mô tài sản ngắn hạn giảm, chứng tỏ doanh nghiệp đang thu hẹp hoạt động kinh doanh. Quy mô tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp tăng (các doanh nghiệp trong các lĩnh vực thương mại, công nghiệp, xây lắp…) đòi hỏi doanh nghiệp phải chú trọng hơn vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn, bởi vì lúc này doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mở rộng đầu tư kinh doanh, để đạt được kết quả kinh doanh tốt thì doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý tài 10 Thang Long University Library sản ngắn hạn để đạt được hiệu quả sử dụng tối ưu nhất. Ngược lại, khi doanh nghiệp giảm quy mô tài sản ngắn hạn, thì doanh nghiệp phải phân bổ và sử dụng tài sản ngắn hạn phù hợp với quy mô thu hẹp, để hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn đạt mức tối ưu. Cơ cấu tài sản ngắn hạn Cơ cấu tài sản ngắn hạn là tỷ trọng các khoản mục tài sản ngắn hạn so với tổng tài sản ngắn hạn, là sự phân chia về tỉ lệ phần trăm của các chỉ tiêu trong tài sản ngắn hạn. Việc xem xét cơ cấu tài sản ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng trong việc phân tích hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp cần phải biết chính xác cơ cấu tài sản ngắn hạn của mình đã phân bổ hợp lý hay chưa, có phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp hay không? Hay cần phải thay đổi tái cơ cấu hay điều chỉnh lại cơ cấu tài sản ngắn hạn sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh không? Từ việc xem xét kỹ lưỡng cơ cấu tài sản, doanh nghiệp mới đưa ra được các hướng phân tích hiệu quả kinh doanh một cách chính xác. Đối với khoản tiền và các khoản tương đương tiền, nếu doanh nghiệp cơ cấu khoản mục này quá nhiều, thì chứng tỏ tiền và các khoản tương đương tiền vẫn chưa được sử dụng một cách hiệu quả, dẫn đến việc doanh nghiệp liên tục phải cơ cấu lại để đưa ra cách sử dụng tiền và các khoản tương đương tiền hợp lý, hơn nữa việc cơ cấu tiền và các khoản tương đương tiền quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều khoản chi phí liên quan đến việc tái cơ cấu. Nếu doanh nghiệp dữ trữ quá nhiều lượng tiền và các khoản tương đương tiền, sẽ khiến cho doanh nghiệp mất đi các cơ hội đầu tư kinh doanh khác, làm tăng chi phí cơ hội. Vậy nên, việc cơ cấu tiền và các khoản tương đương tiền quá nhiều, hay dự trữ nhiều thì sẽ ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn. Đối với hàng tồn kho nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm phát sinh các chí phí lưu kho, bảo quản, cũng có thể đối mặt với nguy cơ hàng bị ứ đọng do không tiêu thụ được, dẫn đến không quay vòng được vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Tuy nhiên nếu dự trữ quá ít hàng tồn kho công ty có thể đối mặt với nguy cơ thiếu hàng để bán khi nhu cầu của khách hàng tăng nhanh dẫn đến không nắm bắt kịp các cơ hội kinh doanh, làm doanh thu giảm, hiệu quả sử dụng TSNH giảm. Các khoản phải thu cũng nên duy trì ở mức phù hợp, không nên quá cao hay quá thấp. Vì nếu các khoản phải thu quá cao sẽ khiến vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, dẫn đến khả năng quay vòng thấp, hiệu quả sử dụng TSNH giảm. Ngược lại, nếu các 11 khoản phải thu quá thấp, chính sách bán hàng chặt chẽ sẽ không thu hút được khách hàng, làm doanh thu giảm, hiệu quả sử dụng TSNH giảm. 1.2.3.2 Chính sách quản lý tài sản ngắn hạn Tài sản ngắn hạn là những tài sản thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản ngắn hạn có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Chính sách quản lý tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp được thể hiện như sau: (1) Chính sách quản lý tiền mặt (1.1) Lý do của việc nắm giữ tiền mặt và lợi thế của việc nắm giữ tiền mặt Lý do phải nắm giữ tiền mặt Tiền mặt (Cash) được hiểu là tiền mặt tồn quỹ, tiền trên tài khoản của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó được sử dụng để trả lương, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả các khoản nợ đến hạn… Tiền mặt bản thân nó là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hóa lượng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Tuy nhiên việc giữ tiền mặt trong kinh doanh cũng là vấn đề cần thiết, điều đó xuất phát từ những lý do sau: - Thực hiện các giao dịch: các giao dịch liên quan đến thanh toán và thu hồi nợ. - Trả gốc và lãi cho ngân hàng và các dịch vụ khác. - Dự phòng và đầu cơ. Lợi thế của việc nắm giữ tiền mặt Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc gửi tiền mặt là cần thiết tuy nhiên việc giữ tiền mặt phù hợp để phục vụ kinh doanh có những lợi thế sau: - Khi mua hàng hóa dịch vụ nếu có đủ tiền mặt công ty có thể được hưởng lợi thế từ chiết khấu. - Giữ đủ tiền mặt, giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. - Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tín dụng rộng rãi. - Khi có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu trong những trường hợp khẩn cấp. 12 Thang Long University Library Do vậy, việc nắm giữ tiền mặt và quản lý tốt tiền mặt đáp ứng tốt cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, điều này sẽ giúp cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ đạt kết quả tích cực cũng như hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn sẽ đạt được kết quả cao. (1.2) Quản lý tiền mặt Quản lý tiền mặt là việc đảm bảo luôn có đủ lượng tiền mặt tối ưu tại mỗi thời điểm nhất định. Quản lý tốt tiền mặt đòi hỏi vào bất cứ lúc nào cũng phải biết doanh nghiệp đang cần bao nhiêu tiền mặt, lượng tiền mặt doanh nghiệp hiện có cũng như tiền đang ở đâu. Nếu không theo dõi được tiền mặt, việc kinh doanh của bạn có thể sẽ thất bại. Quản lý tiền mặt cũng bao gồm việc doanh nghiệp biết số lượng tiền có thể đưa vào đầu tư là bao nhiêu và khoảng thời gian có thể đầu tư đối với khoản tiền đó. Khi việc thu và chi tiền diễn ra ăn khớp và có thể dự đoán trước được, doanh nghiệp của sẽ chỉ cần duy trì một lượng tiền mặt thấp. Mục tiêu của quản lý tiền mặt là phải đảm bảo cho việc tăng đầu tư lượng tiền mặt nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận trong khi vẫn duy trì mức thanh khoản hợp lý để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch khi nào thì có tiền nhàn rỗi có thể dành cho đầu tư và khi nào thì cần vay thêm tiền. Mô hình quản lý tiền mặt Quản lý tiền mặt đề cập đến việc quản lý tiền tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Sự quản lý này liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tài sản gắn liền với tiền mặt như các loại chứng khoán có khả năng thanh khoản cao. Có sự giống nhau giữa mô hình quản lý tiền mặt và mô hình quản lý hàng tồn kho. Thật vậy, về hình thức tiền mặt cũng giống như hàng tồn kho vì cả hai đều là nguyên vật liệu dùng trong sản xuất. William Baumol là người đầu tiên phát hiện mô hình hàng tồn kho đơn giản có thể vân dụng cho mô hình quản lý tiền mặt. Giả sử bạn đang lưu giữ tiền mặt cần thiết cho các hoá đơn thanh toán, khi tiền mặt xuống thấp bạn sẽ bổ sung bằng cách bán các chứng khoán. Chi phí tồn trữ chủ yếu trong trường hợp này chính là lãi suất mà bạn mất đi. Các chi phí đặt hàng chính là chi phí hành chính quản trị cho mỗi lần bán chứng khoán. Mục tiêu của các doanh nghiệp là việc sử dụng các loại tài sản sao cho hiệu quả nhất. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một “bước đệm” cho tiền mặt vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Do đó trong quản trị tài chính người ta sử dụng 13 chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Ta có thể thấy điều này qua sơ đồ luân chuyển sau: Sơ đồ 1.1 Sơ đồ luân chuyển chứng khoán thanh khoản cao Các chứng khoán thanh khoản cao Đầu tư tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao Dòng thu tiền mặt Bán những chứng khoán thanh khoản cao để bổ sung cho tiền mặt. Tiền mặt Dòng chi tiền mặt (Nguồn: PGS. TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm XB 2010) Nhìn một cách tổng quát tiền mặt cũng là một tài sản nhưng đây là một tài sản đặc biệt – tài sản có tính lỏng nhất. Trong kinh doanh, doanh nghiệp phải lưu giữ tiền mặt cần thiết cho các hoá đơn thanh toán khi tiền mặt xuống thấp doanh nghiệp sẽ phải bổ sung tiền mặt bằng cách bán các chứng khoán thanh khoản cao. Chi phí cho việc lưu giữ tiền mặt ở đây chính là chi phí cơ hội, là lãi suất mà doanh nghiệp bị mất đi. Chi phí đặt hàng chính là chi phí cho việc bán các chứng khoán. Khi đó áp dụng mô hình EOQ ta có lượng dự trữ tiền mặt tối ưu M* là: M* = 2.Mn.Cb i Trong đó: M*: tổng mức tiền mặt giải ngân hàng năm Mn: tiền mặt thanh toán hàng năm Cb: chi phí một lần bán chứng khoán thanh khoản i: lãi suất 14 Thang Long University Library Từ công thức trên cho thấy nếu lãi suất càng cao thì doanh nghiệp càng giữ ít tiền mặt và ngược lại, nếu chi phí cho việc bán chứng khoán càng cao thì họ lại càng giữ nhiều tiền mặt. Mô hình số dư tiền mặt không thực tiễn ở chỗ giả định rằng doanh nghiệp chi trả tiền mặt một cách ổn định, điều này không luôn luôn đúng trong thực tế. Mô hình quản lý tiền mặt Miller Orr Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp rất hiếm khi mà lượng tiền vào, ra của doanh nghiệp lại đều đặn và dự kiến trước được, từ đó tác động đến mức dự trữ cũng không thể đều đặn như tính toán. Bằng việc nghiên cứu và phân tích thực tiễn, Miller Orr đã đưa ra mức dự trữ tiền mặt dự kiến dao động trong một khoảng tức lượng tiền dự trữ sẽ biến thiên từ cận thấp nhất đến giới hạn cao nhất. Nếu lượng tiền mặt ở dưới mức thấp thì doanh nghiệp phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trên doanh nghiệp sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến. Khoảng dao động của lượng tiền mặt dự kiến phụ thuộc vào ba yếu tố cơ bản sau: - Mức dao động của thu chi ngân quỹ hàng ngày lớn hay nhỏ. Sự dao động này được thể hiện ở phương sai của thu chi ngân quỹ. Phương sai của thu chi ngân quỹ là tổng các bình phương (độ chênh lệch) của thu chi ngân quỹ thực tế càng có xu hướng khác biệt nhiều so với thu chi bình quân. Khi đó doanh nghiệp cũng sẽ quy định khoảng dao động tiền mặt cao. - Chi phí cố định của việc mua bán chứng khoán. Khi chi phí này lớn người ta muốn giữ tiền mặt nhiều hơn và khi đó khoảng dao động của tiền mặt cũng lớn. - Lãi suất càng cao các doanh nghiệp sẽ giữ lại ít tiền và do vậy khoảng dao động tiền mặt sẽ giảm xuống. Khoảng dao động tiền mặt được xác định bằng công thức sau: D = 3x 3 3 xCb xVb 4 xi Trong đó: D : Khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dưới của lượng tiền mặt dự trữ C b : Chi phí của mỗi lần giao dịch mua bán chứng khoán V b : Phương sai của thu chi ngân quỹ i: Lãi suất Mức tiền mặt theo thiết kế được xác định như sau: 15 Khoảng giao động tiền mặt Mức tiền mặt theo thiết kế = Mức giới hạn dưới + 3 Đây là mô hình thực tế được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Khi áp dụng mô hình này, mức tiền mặt giới hạn dưới thường được lấy là mức tiền mặt tối thiểu. Phương sai của tiền mặt thanh toán được xác định bằng cách dựa vào số liệu thực tế của một quý trước đó để tính toán. Đồ thị 1.1 Đồ thị biểu diễn các mức biến động tiền mặt theo thời gian (Nguồn: PGS. TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm XB 2010) Trong các doanh nghiệp lớn, luồng tiền vào ra của doanh nghiệp hàng ngày rất lớn, nên chi phí cho việc mua bán chứng khoán sẽ trở nên quá nhỏ so với cơ hội phí mất đi do lưu giữ một lượng tiền mặt nhàn rỗi do vậy hoạt động mua bán chứng khoán nên diễn ra hàng ngày ở các doanh nghiệp này. (2) Chính sách quản lý hàng tồn kho Trong quá trình luân chuyển của tài sản ngắn hạn phục vụ cho sản xuất kinh doanh thì việc tồn tại vật tư hàng hóa dự trữ, tồn kho là những bước đệm cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Hàng hóa tồn kho có 3 loại: nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh; sản phẩm dở dang và thành phẩm. Đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tiến hành sản xuất đến đâu mua hàng đến đó mà cần phải có nguyên vật liệu dự trữ. Nguyên vật liệu dự trữ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nó có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất – kinh doanh tiến hành được bình thường. Do vậy, nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn, còn nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo. Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt 16 Thang Long University Library chính sách quản lý hàng tồn kho thì sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả sử kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thực hiện không tốt chính sách quản lý hàng tồn kho thì sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Tại cùng thời điểm khi doanh nghiệp được hưởng những lợi ích từ việc sử dụng hàng tồn kho do đó các chi phí có liên quan cũng phát sinh tương ứng, bao gồm: chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ và chi phí thiệt hại do kho không có hàng. Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng hóa. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Chi phí cho mỗi lần đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi vì một phần tỷ lệ chi phí đặt hàng thường biến động theo số lượng hàng được mua. Tuy nhiên, trong mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản EOQ (sẽ được trình bày ở phần dưới đây) giả định rằng chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và độc lập với số đơn vị hàng hóa được mua. Chi phí tồn trữ Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu giữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Chi phí tồn trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc xác định bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một chu kỳ. Các chi phí tồn trữ bao gồm: chi phí lưu giữ, chi phí bảo hiểm, chi phí bảo quản, chi phí về thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí hư hỏng hàng tồn kho và chi phí thiệt hại do hàng đang có trong kho bị lỗi thời… Chi phí thiệt hại khi hàng tồn kho hết Chi phí thiệt hại khi hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi vì nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng sẵn có trong kho. Ví dụ, nguyên vật liệu trong kho hết thì chi phí thiệt hại sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng sản xuất. Khi sản phẩm dở dang tồn kho bị hết thì doanh nghiệp bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất kinh doanh bị thay đổi, gây nên thiệt hại do ngưng trệ sản xuất và phát sinh chi phí. Khi thành phẩm, hàng hóa tồn kho hết có thể gây ra hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn kho khách hàng mua sản phẩm của doanh nghiệp khác gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 17 (2.1) Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình đặt hàng hiệu quả nhất – EOQ (Economic Odering Quantity) Mô hình EOQ Mô hình này được dựa trên giả định là những lần cung cấp hàng hóa là bằng nhau. Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng có mối quan hệ tương quan tỷ lệ nghịch. Cụ thể, nếu số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên thì số lần đặt hàng trong kỳ giảm xuống và dẫn đến chi phí đặt hàng trong kỳ giảm trong khi chi phí tồn trữ hàng hóa tăng lên. Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ hàng hóa sẽ kéo theo hàng loạt các chi phí như chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… nhưng tựu chung lại có hai loại chi phí chính: Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ) Đây là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, loại này bao gồm: + Chi phí hoạt động như chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí cho việc giảm giá trị hàng hóa, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản… + Chi phí tài chính bao gồm chi phí vốn như chi phí trả lãi vay, chi phí về thuế, khấu hao. Nếu gọi số lượng mỗi lần cung ứng hàng hóa là Q thì dự trữ hàng hóa trung bình sẽ là Q/2. Đồ thị 1.2 Biến động hàng tồn kho trong một chu kỳ, hàng tồn kho bình quân (Nguồn: PGS. TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm XB 2010) Gọi C là chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho thì tổng chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong kỳ là: Q xC 2 18 Thang Long University Library Gọi S là hàng tiêu thụ trong kỳ nên số lần đặt hàng trong kỳ là S Q Gọi C1 là chi phí lưu kho đơn vị hàng hóa thì tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ là: C1 = Q/2 Tổng chi phí lưu kho sẽ tăng nếu số lượng hàng mỗi lần cung ứng tăng. Chi phí đặt hàng (chi phí hợp đồng) Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng hóa được mua. Nếu gọi D là toàn bộ lượng hàng hóa cần sử dụng trong một đơn vị thời gian (năm, quý, tháng) thì số lượng mỗi lần cung ứng hàng hóa sẽ là D/Q. Gọi C2 là chi phí mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng sẽ là: C2 = D/Q Tổng chi phí mỗi lần đặt hàng tăng nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm. Gọi TC là tổng chi phí tồn trữ hàng hóa, sẽ có: Q TC = C1 D + C2 2 Q Công thức trên được biểu thị qua đồ thị sau: Đồ thị 1.3 Đƣờng biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng tổng chi phí theo các mức sản lƣợng tồn kho (Nguồn: PGS. TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm XB 2010) Qua đồ thị trên ta thấy khối lượng hàng cung ứng mỗi lần là Q* thì tổng chi phí dự trữ là thấp nhất. 19 (2.2) Mô hình EOQ mở rộng Mô hình EOQ dựa trên một số giả định, bao gồm nhu cầu về hàng tồn kho, thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ là cố định. Tuy nhiên trong ứng dụng thực tế mô hình hàng tồn kho, một vài giả định không còn giá trị. Do vậy, để hiểu sự khác biệt về các giả định đã tác động đến phân tích số lượng đặt hàng tối ưu như thế nào là điều cần thiết và quan trọng. Sau đây xin trình bày một số phương pháp khi một vài giả định ban đầu được thay thế. Điểm đặt hàng mới Về mặt lý thuyết ta giả định khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới. Tuy nhiên trong thực tế hầu như không có doanh nghiệp nào để đến lúc hết nguyên vật liệu mới đặt hàng. Nhưng trong trường hợp doanh nghiệp đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng hàng tồn kho của nguyên vật liệu. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới. Thời điểm đặt hàng mới = Số lượng nguyên vật x Độ dài thời gian giao hàng liệu sử dụng mỗi ngày Lƣợng dự trữ an toàn Nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày không phải là số cố định mà chúng biến động không ngừng. Do đó, để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoá dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Ngoài phương pháp quản lý dự trữ theo mô hình đặt hàng hiệu quả nhất. (2.3) Phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng 0 Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và thời gian sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí. Hệ thống cung ứng đúng thời điểm được dựa trên những ý tưởng cho rằng tất cả các mặt hàng cần thiết có thể được cung cấp trực tiếp cho các giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác cả về thời điểm giao hàng lẫn số lượng hàng được giao thay vì phải dự trữ thông qua tồn kho. Mô hình tồn kho bằng 0 tỏ ra có hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có hoạt động sản xuất mang tính lặp đi lặp lại. Một phần quan trọng của phương pháp cung cấp đúng thời điểm là thay thế việc sản xuất từng lô hàng với một số lượng lớn sản phẩm 20 Thang Long University Library