Tài liệu Nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu ngắn hạn tại công ty cptm minh dân

i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập và rèn luyện tại trƣờng Đại học Thƣơng Mại, em đã đƣợc thầy cô tận tình giảng dạy và truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức để sau khi ra trƣờng tự tin thực hiện tốt công việc của mình. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Tài chính- Ngân hàng trƣờng Đại học Thƣơng Mại đã tận tình chỉ dạy và hƣớng dẫn cho em trong suốt thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Hữu Thao đã tận tình hƣớng dẫn, chỉ bảo, cung cấp tài liệu để em hoàn thành tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp này. Sau cùng, em xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã luôn ở bên cạnh giúp đỡ, cổ vũ tinh thần để em có thể thực hiện tốt bài khóa luận tốt nghiệp này. Hà Nội, Ngày…..tháng…..năm 2015 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Thu Phƣơng Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................i MỤC LỤC ..................................................................................................................... ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU ............................................................................iv DANH MỤC VIẾT TẮT ............................................................................................... v PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài. ......................................................................................................1 2. Mục đích nghiên cứu .................................................................................................1 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu.......................................................................................... 2 5. Kết cấu khóa luận......................................................................................................2 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN....................................................................................................................3 1.1: Một số khái niệm liên quan tới khoản phải thu ngắn hạn .................................3 1.1.1 Khái niệm về khoản phải thu ngắn hạn. .............................................................. 3 1.1.2 Quản trị khoản phải thu ........................................................................................ 3 1.2 Nội dung lý thuyết liên quan quản lý khoản phải thu ngắn hạn......................... 4 1.2.1 Mục đích của quản lý khoản phải thu ngắn hạn .................................................4 1.2.2 Nội dung công tác quản lý các khoản phải thu ...................................................4 1.2.3 Công cụ theo dõi các khoản phải thu ngắn hạn ................................................12 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị các khoản phải thu ngắn hạn. .................14 1.3.1 Nhân tố môi trường kinh doanh bên ngoài........................................................ 14 1.3.2 Môi trường bên trong .......................................................................................... 15 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CPTM MINH DÂN ..........................................................................17 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CPTM Minh Dân ............................................17 2.1.1. Giời thiệu khái quát về công ty ..........................................................................17 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty. .....................................................................17 2.1.3 Mô hình quản lý công ty ...................................................................................... 18 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. ........................................................... 19 2.1.5 Tình hình tài sản- vốn của công ty .....................................................................19 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương iii 2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh ........................................................................21 2.2 Phƣơng pháp thu thập và xử lý dữ liệu ............................................................ 23 2.2.1 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu sơ cấp ...................................................23 2.2.2 Thu thập và xử lý số liệu thứ cấp. .......................................................................24 2.2.3 Kết quả thu thập được từ phiếu điều tra ............................................................. 25 2.3 Thực trạng các khoản phải thu ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân. ......29 2.3.1Tình hình quản lý các khoản phải thu ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân. ............................................................................................................................... 29 2.4. Hiệu quả quản lý các khoản phải thu ngắn hạn. ...............................................35 2.4.1 Thực trạng công tác quản lý các khoản phải thu ngắn hạn. ............................ 35 2.3.2 Phân tích các yêu cầu tín dụng ...........................................................................37 2.2.2 Công tác thu nợ của công ty ...............................................................................37 2.4 Đánh giá hiệu quả quản lý KPT ngắn hạn của công ty CPTM Minh Dân. ..40 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CPTM MINH DÂN .............................. 41 3.1 Các thành tựu đạt đƣợc ........................................................................................ 41 3.2 Một số hạn chế còn tồn tại ....................................................................................41 3.3 Các biện pháp giải quyết vấn đề trong quản lý các KPT ngắn hạn. ................42 KẾT LUẬN ..................................................................................................................43 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU STT Bảng Nội dung bảng Số trang 1 MH1 Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu. 6 2 MH2 Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu. 6 3 MH3 Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu. 7 4 MH4 Mô hình rút ngắn thời hạn bán chịu. 7 5 MH5 Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu. 8 6 MH6 Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu. 8 7 MH7 Mô hình tổng quát. 9 8 Bảng 1.1 Phân lọai nhóm nợ các KPT ngắn hạn. 11 9 Bảng 2.1 Bảng cân đối kế toán rút gọn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 -2014. 20 10 Bảng 2.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012-2014. 22 11 Bảng 2.3 Một số chỉ tiêu tài chính của công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 -2014. 12 Bảng 2.4 Chỉ tiêu về các KPT khách hàng ngắn hạn của Công ty 29 CPTM Minh Dân giai đoạn 2012- 2014. 13 Bảng 2.5 Độ tuổi của các KPT khách hàng ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012- 2014. 31 14 Bảng 2.6 Giá trị khoản trả trƣớc cho ngƣời bán của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 -2014. 33 15 Bảng 2.7 Giá trị KPT ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 – 2014. 35 16 Bảng 2.8 Công tác quản lý các KPT ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 – 2014. 36 17 Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý của Công ty CPTM Minh Dân. 18 18 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện giá trị các KPT khách hàng ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012- 2014. 30 19 Biểu đồ 2.2 Cơ cấu độ tuổi các KPT ngắn hạn của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012- 2014. 32 20 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện giá trị các khoản trả trƣớc cho ngƣời bán của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 – 2014. 34 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương v DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung đầy đủ CPTM Cổ phần Thƣơng mại KPT Khoản phải thu Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài.  Dƣới góc độ lý luận Trong thời kỳ tình hình kinh doanh có nhiều biến động, việc cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, các doanh nghiệp áp dụng hàng loạt chính sách để giữ chân khách hàng trong đó việc cho khách nợ tiền hàng, lấy hàng trả góp đang đƣợc nhiều công ty áp dụng. Việc cấp tín dụng cho khách hàng tiềm ẩn hàng loạt các rủi ro trong quá trình thu hồi nợ, nhƣng bên cạnh đó nó lại là một biện pháp nhằm tăng uy tín, sức ảnh hƣởng của doanh nghiệp với các đối tác. Quản lý khoản phải thu nói chung và quản lý quản phải thu ngắn hạn nói riêng là những yêu cầu bắt buộc mà tất cả các doanh nghiệp cần phải thực hiện để đảm bảo an toàn nguồn vốn của mình và thực hiện những chiến lƣợc mới trong thời gian tiếp theo.  Dƣới góc độ thực tiễn Công ty CPTM Minh Dân cũng không nằm ngoài vòng quay đó, các khoản phải thu hàng năm của công ty chủ yếu là các khoản thu ngắn hạn, việc để cho khách hàng chiếm dụng nguồn vốn này chứa đựng nhiều rủi ro không thể lƣờng trƣớc đƣợc. Trong thời gian từ năm 2012 đến 2014 khoản phải thu ngắn hạn của công ty có sự biến động mạnh mẽ, năm 2012 số khoản phải thu ngắn hạn là 63.160.955.400 VNĐ , sang năm 2013 khoản phải thu ngắn hạn giảm xuống còn 55.062.779.416 VNĐ, giảm 8.098.175.984 VNĐ. Năm 2014 giá trị khoản phải thu ngắn hạn là 57.235.204.441 VNĐ, tăng 2.172.425.025 VNĐ, tƣơng ứng 3,95% so với cùng kỳ năm trƣớc. Vì vậy, trong thời gian thực tập tại phòng kế toán- tài chính để tìm hiểu hoạt động của công ty, với sự giúp đỡ nhiệt tình của nhân viên trong phòng, em đã có một số kiến thức sâu sắc về quản lý các khoản phải thu ngắn hạn của công ty. Đây là lý do em lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân”. 2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu về công ty CPTM Minh Dân, tìm hiểu về quy trình quản lý các KPT ngắn hạn của công ty, phân tích, đánh giá việc thực hiện quá trình quản lý đó. Đồng Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 2 thời, xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý các khoản phải thu ngắn hạn này. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu  Đối tƣợng nghiên cứu: - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các KPT ngắn hạn của công ty CPTM Minh Dân. - Nghiên cứu chính sách quản lý các KPT ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân.  Phạm vi nghiên cứu: Công ty CPTM Minh Dân 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng chọn lọc một số lý luận kinh tế, các văn bản pháp luật của nƣớc Việt Nam. Phƣơng pháp nghiên cứu: đi từ lý thuyết, thông qua phƣơng pháp tổng hợp, so sánh, phân tích các số liệu thực tế. Từ đó, đánh giá những mặt đƣợc, những tồn tại, phân tích nguyên nhân đồng thời đƣa ra biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các KPT ngắn hạn. 5. Kết cấu khóa luận. Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo khóa luận đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về các KPT ngắn hạn. Chƣơng 2: Thực trạng quản lý các KPT ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các KPT ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN 1.1: Một số khái niệm liên quan tới khoản phải thu ngắn hạn 1.1.1 Khái niệm về khoản phải thu ngắn hạn. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thƣờng phải bán chịu hàng hóa của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Trong khi chờ thu các khoản tiền này, doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục bán hàng và do đó sẽ lại xuất hiện các khoản thu mới. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có các khoản mua chịu hàng hóa từ các doanh nghiệp khác. Nhƣ vậy việc mua chịu, bán chịu là công việc thƣờng xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản phải thu bao gồm: các khoản phải thu ngắn hạn và các khoản phải thu dài hạn. Các khoản phải thu ngắn hạn là các khoản mà doanh nghiệp nhanh chóng thu lại đƣợc tài sản bị chiếm dụng. “ Các khoản phải thu ngắn hạn là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chƣa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chƣa thanh toán cho công ty có thời gian thu hồi dƣới 12 tháng ( hoặc trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh).” Các khoản phải thu ngắn hạn là một phần tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ đƣợc thanh toán trong tƣơng lai. 1.1.2 Quản trị khoản phải thu Cùng với quản trị tiền mặt và hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu ngắn hạn cũng liên quan đến quyết định về tài sản của Giám đốc tài chính. Quyết định quản trị khoản phải thu ngắn hạn gắn liền đánh đổi chi phí khoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hóa. Khi thực hiện việc quản trị các khoản phải thu ngắn hạn, nhà quản trị cần phải xác định đƣợc câu trả lời nhƣ sau: - Điều kiện doanh nghiệp áp dụng để bán hàng hóa hay dịch vụ của mình. Thời gian khách hàng phải thanh toán giá trị hàng hóa. Doanh nghiệp chuẩn bị giảm giá nhƣ thế nào khi khách hàng thanh toán nhanh. - Doanh nghiệp cần đảm bảo về số tiền khách hàng nợ nhƣ thế nào. Khách hàng cần ký vào biên nhận hay buộc phải ký giấy nợ chính thức. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 4 - Phân loại khách hàng: loại khách hàng nào có thể trả tiền vay ngay. Để tìm hiểu, doanh nghiệp có thể nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng. - Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng nhƣ thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài món nợ khó đòi và điều này xem nhƣ là chi phí của việc xây dựng một nhóm khách hàng thƣờng xuyên? - Biện pháp nào mà doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn. Doanh nghiệp thực hiện theo dõi thanh toán và làm gì với những khách hàng trả tiền miễn cƣỡng hay kéo dài thời gian trả nợ. 1.2 Nội dung lý thuyết liên quan quản lý khoản phải thu ngắn hạn 1.2.1 Mục đích của quản lý khoản phải thu ngắn hạn Mục đích lớn nhất của công tác quản lý khoản phải thu ngắn hạn là rút ngắn chu kỳ quay vòng vốn bởi khi đánh giá tốc độ tăng trƣởng của một công ty ngƣời ta thƣờng dựa vào chu kỳ quay vòng của vốn. chu kỳ vòng quay vốn càng ngắn thì tốc độ phát triển của công ty càng lớn. Ngoài ra, quản lý khoản phải thu ngắn hạn có hiệu quả giúp giảm bớt rủi ro không thu hồi đƣợc tài sản của doanh nghiệp. 1.2.2 Nội dung công tác quản lý các khoản phải thu Để quản lý các khoản phải thu đƣợc hiệu quả, ngƣời ta chia các khoản phải thu thành những loại nhƣ sau: Khoản phải thu từ khách hàng: là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khoản ứng trƣớc cho ngƣời bán là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ ngƣời bán, ngƣời cung cấp do doanh nghiệp trả trƣớc tiền hàng cho ngƣời bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đƣợc giao. Khoản phải thu nội bộ là khoản thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các tổ chức đơn vị với nhau. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 5 Khoản tạm ứng cho công nhân viên là những khoản tiền hoặc vật tƣ do doanh nghiệp đƣợc giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ đƣợc giao hoặc giải quyết một số công việc nhƣ mua hàng hóa, trả phí công tác… Khoản phải thu khác nhƣ khoản thế chấp, ký cƣợc, ký quỹ khác… Với công tác quản lý khoản phải thu, nhà quản trị có thể áp dụng một vài biện pháp nhƣ sau: a. Chính sách tín dụng  Nội dung chính sách tín dụng Bán chịu hàng hóa là một hình thức DN cấp tín dụng của ngƣời bán dành cho khách hàng của mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. Chính sách tín dụng của doanh nghiệp đƣợc thực hiện thông qua các thông số sau: - Tiêu chuẩn tín dụng (tiêu chuẩn bán chịu): Nguyên tắc: là phải xác định đƣợc tiêu chuẩn tín dụng, tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế có thể chấp nhận đƣợc của khách hàng mua chịu. Nếu khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn đó thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo hình thức bán chịu hàng hóa để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách tín dụng nói chung có ảnh hƣởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại đƣợc điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hƣởng nghiêm trọng bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Việc thay đổi chính sách tín dụng có ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến sự phát triển của doanh nghiệp? Vấn đề đặt ra là khi nào thì doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn tín dụng? Chúng ta cùng xem xét một số mô hình quản trị các khoản phải thu . Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 6 MH1: Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu MH2: Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu - Chiết khấu thanh toán: là biện pháp kích thích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trƣờng hợp mua hàng trả tiền trƣớc thời hạn. - Thời hạn bán chịu là việc quy định độ dài thời gian của các khoản tín dụng đồng thời chỉ rõ hình thức khoản tín dụng. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 7 MH3: Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu MH4: Mô hình rút ngắn thời hạn bán chịu - Thay đổi tỷ lệ chiết khấu: Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. - Thời hạn chiết khấu: là khoản thời gian mà nếu ngƣời mua thanh toán trƣớc hoặc trong thời gian đó thì ngƣời mua sẽ đƣợc nhận tỷ lệ chiết khấu. - Tỷ lệ chiết khấu: là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán đƣợc khấu trừ nếu ngƣời mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 8 MH5: Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu MH6: Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 9  MH7: Mô hình tổng quát  Các nhân tố ảnh hƣởng đến chính sách tín dụng. Điều kiện của doanh nghiệp: đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng. Điều kiện của khách hàng: dựa vào các phán đoán sau : Vốn sức mạnh tài chính (capital): là thƣớc đo về tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến rủi ro thanh toán. Khả năng thanh toán (capacity): đánh giá thông qua hệ số thanh toán chung, hệ thống thanh toán nhanh… của khách hàng. Tư cách tín dụng (character): thái độ tự giác vói việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này rất quan trọng. Vật thế chấp (collateral): tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình. Điều kiện kinh tế (condition): sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển từng vùng địa lý nói riêng ảnh hƣởng đến việc thanh toán của khách hàng với món nợ. Thông tin khách hàng có thể thu thập đƣợc thông qua việc điều tra trực tiếp nhƣ phân tích báo cáo tài chính khách hàng, phỏng vấn trực tiếp… đồng thời có thể thu thập thông tin từ các trung tâm xử lý dữ liệu về vị thế tín dụng của các doanh nghiệp. Kết quả điều tra là căn cứ quan trọng để xác định chính sách tín dụng với khách hàng. Lợi ích kinh tế đạt đƣợc khi thực hiện chính sách tín dung: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 10 Để đánh giá lợi ích kinh tế đạt đƣợc khi thực hiện chính sách tín dụng, doanh nghiệp cần dự báo, tính toán các thông số sau: Số lượng và giá bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dự kiến tiêu thụ. Các chi phí phát sinh do tăng các khoản nợ: chi phí quản lý khoản phải thu, chi phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro. So sánh lợi nhuận gộp do doanh số bán tăng lên với những chi phí tăng thêm do sự thay đổi của chính sách tín dụng gây ra. Việc thiết lập chính sách tín dụng có ảnh hƣởng rất lớn tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu các tiêu chuẩn tín dụng quá cao sẽ dẫn đến có thể loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng, do đó làm giảm lợi nhuận. Ngƣợc lại, nếu tiêu chuẩn tín dụng quá thấp có thể làm tăng doanh số bán nhƣng đồng thời cũng làm cho rủi ro tín dụng tăng, gia tăng các khoản nợ khó đòi, chi phí thu tiền cũng tăng lên. b. Chính sách bán hàng Số nợ phải thu của DN tăng hoặc giảm trong kỳ còn phụ thuộc vào phƣơng thức tiêu thụ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu DN áp dụng phƣơng thức bán lẻ là chủ yếu thì số nợ phải thu của DN sẽ thấp do hàng bán đƣợc thu tiền ngay; ngƣợc lại khoản phải thu cao khi DN áp dụng phƣơng thức bán buôn vì phƣơng thức này có đặc điểm là thanh toán chậm. Hoặc nếu chính sách tín dụng bán hàng khác nhau thì số nợ phải thu là khác nhau. Chúng ta cần chú ý đến lƣợng hàng tiêu thụ để có thể đƣa ra những quyết định đúng đắn tránh gây tổn thất cho DN. c. Theo dõi những khoản phải thu ngắn hạn Để theo dõi tốt các khoản phải thu , ngƣời ta có thể phân loại theo các tiêu chí sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 11 BẢNG 1.1: PHÂN LOẠI NHÓM NỢ CÁC KPT NGẮN HẠN. TT Nhóm nợ 1 Nợ đủ tiêu chuẩn Xếp loại Các dấu hiệu đặc trƣng Khách nợ là những DN vững A chắc về tài chính, về tổ chức, uy tín và thƣơng hiệu. Các biện pháp kiểm soát nợ Sử dụng các biện pháp kiểm soát nợ thông thƣờng, duy trì mối quan hệ tốt với khách nợ. Khách nợ là những DN có 2 Nợ cần chú ý B tình hình tài chính khá tốt, Sử dụng các biện pháp kiểm soát nợ thông khách nợ truyền thống, có độ thƣờng. tin cậy. Khách nợ là những DN có 3 Nợ dƣới tiêu chuẩn tình hình tài chính không ổn C định, hiện tại có khó khăn nhƣng có triển vọng phát Theo dõi chăt chẽ để thu nợ, có giải pháp đặc biệt phù hợp với từng món nợ. triển hoặc cải thiện. Khách nợ là những DN có 4 Nợ quá tình hình tài chính xấu, hạn khó D không có triển vọng rõ ràng đòi hoặc khách nợ cố ý không Áp dụng các biện pháp đặc biệt, theo dõi chặt chẽ, tận dụng cơ hội thu nợ. thanh toán nợ. Nợ không 5 thể thu hồi E đƣợc Khách nợ là những DN phá sản hoặc chuẩn bị phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại. Nợ thuộc nhóm này phải xóa sổ, không làm phát sinh thêm chi phí kiểm soát nợ. Xác định chi phí tổn thất trong kinh doanh. Nguồn: Giáo trình Quản trị tài chính- Đại học Thương Mại d. Rủi ro của các khoản phải thu  Rủi ro DN gặp phải Việc nới lỏng các chính sách quản lý khoản phải thu sẽ gây cho doanh nghiệp nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh của mình. Doanh nghiệp có thể mất vốn do khách hàng trốn nợ hay không có kgar năng thanh toán. Ngoài ra, Doanh nghiệp còn phải đối mặt với rủi ro về mặt tỷ giá, lãi suất… trên thị trƣờng. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 12  Phòng ngừa rủi ro Để phòng ngừa thực tế phát sinh khoản phải thu khó đòi, ngoài việc phải tìm hiểu kỹ khách hàng để xác định giới hạn tín dụng, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu doanh nghiệp cần phải lập dự phòng đối với khoản phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng có thể xác định theo những tỷ lệ % nhất định trên từng loại khoản phải thu, hoặc theo khách nợ đáng ngờ. Cách thức này giúp doanh nghiệp có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra. Đối với các rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất có thể chọn các nghiệp vụ kinh doanh trên thị trƣờng ngoại hối và trƣờng tiền tệ nhƣ : nghiệp vụ kỳ hạn, quyền chọn, hoán đổi tiền và lãi suất, lựa chọn loại tiền vay…  Xử lý đối với các khoản thu khó đòi Trên cơ sở phân loại các khoản nợ quá hạn, tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của từng khoản nợ, doanh nghiệp phải có các giải pháp thích hợp để nhanh chóng thu hồi tiền vốn trong thanh toán theo nguyên tắc hiệu quả, linh hoạt và kiên quyết. Tùy từng trƣờng hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc sử dụng kết hợp một số giải pháp sau: - Cơ cấu lại thời hạn nợ: doanh nghiệp có thể điều chỉnh kỳ hạn nợ, hoặc gia hạn nợ cho khách hàng nếu doanh nghiệp đánh giá khách hàng suy giảm khả năng trả nợ nhƣng có thể trả nợ đầy đủ theo thời hạn nợ cơ cấu lại. - Xóa một phần nợ cho khách hàng. - Thông qua các bạn hàng của khách nợ để giữ hàng. - Bán nợ. - Tranh thủ sự giúp đỡ của các ngân hàng, các tổ chức tín dụng để phong tỏa tài sản, tiền vốn của khách nợ. - Khởi kiện trƣớc pháp luật… 1.2.3 Công cụ theo dõi các khoản phải thu ngắn hạn Để quản lý các khoản phải thu, nhà quản trị phải theo dõi các khoản phải thu, trên cơ sở đó thay đổi chính sách tín dụng thƣơng mại kịp thời. Ngƣời ta thƣờng sử dụng một số chỉ tiêu, phƣơng pháp và mô hình sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 13 a. Kỳ thu tiền bình quân: Kỳ thu tiền bình quân là một tỷ số tài chính đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tỷ số này cho biết doanh nghiệp cần mất bình quân là bao nhiêu ngày để thu hồi các khoản phải thu của mình. Kỳ thu tiền ngắn chứng tỏ doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn trong khâu thanh toán. Ngƣợc lại nếu kỳ thu tiền dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản phải thu chậm. b. Phân tích “tuổi” các khoản phải thu. Phƣơng pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải thu tức là khoảng thời gian có thể thu đƣợc tiền của các khoản phải thu để phân tích. Xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá 1 cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tƣơng ứng của các khoản phải thu đó tại thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền thích hợp. Các bƣớc phân tích tuổi các khoản phải thu - Xác định doanh số bán chịu các tháng. - Xác định cơ cấu tuổi các KPT chƣa thu đƣợc tiền. - Xác định tổng số KPT đã đến ngày thu. - Xác định tuổi các KPT với dãn cách 15 ngày tƣơng ứng với % trong tổng các KPT. - Phát triển các phân tích. c. Mô hình số dư các khoản phải thu Phƣơng pháp này đo lƣờng quy mô doanh số bán chịu chƣa thu đƣợc tiền tại thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và của các tháng trƣớc đó. Thực tế cho thấy, khối lƣợng hàng hóa bán chịu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện của khách hàng ở từng khu vực địa lý. Bởi vậy, cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dƣ nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 14 Ta xem xét một bảng nhƣ sau: Tỷ lệ % các KPT còn tồn đọng cuối tháng Tháng bán hàng 1 2 3 4 Tháng hiện tại 90% 85% 85% 90% Trƣớc 1 tháng 45% 30% 45% 30% Trƣớc 2 tháng 15% 15% 12% 9% Trƣớc 3 tháng 5% 4% 1% 0% Từ bảng số liệu trên ta thấy 90% doanh số bán chịu của tháng 1 vẫn chƣa thu đƣợc tiền khi kết thúc tháng. Đồng thời tại thời điểm này doanh số bán chịu chƣa thu đƣợc các tháng tồn đọng là tháng 12: 45%, tháng 11: 15%, tháng 10: 5%. Tƣơng tự còn lại cho các tháng. Ƣu điểm của mô hình này so với các mô hình phân tích “tuổi” của KPT là nó hoàn toàn không chịu tác động của yếu tố mùa vụ. Mức biến động doanh số bán hàng không ảnh hƣởng đến sự phân bố hợp lý những khoản nợ tồn đọng theo thời gian. Tuy nhiên, cũng có thể có độ lệch ngẫu nhiên xuất phát từ mô hình bình quân, và khi theo dõi các KPT chúng ta phải quyết định hoặc là chấp nhận độ lệch chuẩn trong những giới hạn xảy ra ngẫu nhiên là phải thay đổi mô hình. Mặt khác, cung cách thanh toán các khoản tín dụng thƣơng mại của khách hàng trong các ngành công nghiệp khác nhau và tại các khu vực địa lý khác nhau thì rất khác nhau. Do đó, nếu mô hình số dƣ khoản phải thu áp dụng chung cho tất cả KPT của một công ty, trong tất cả các vùng và khách hàng trong tất cả các ngành thì sẽ không phù hợp. Chẳng hạn, khi có sự thay đổi về sự phân bố các khoản bán chịu của doanh nghiệp trong nhiều ngành hay địa phƣơng, sẽ dẫn đến sự thay đổi trong cơ cấu dƣ nợ và doanh nghiệp cần phải thay đổi chính sách thu hồi nợ và bán chịu. Bởi vậy, cách tốt nhất là công ty phân loại và theo dõi số dƣ nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị các khoản phải thu ngắn hạn. 1.3.1 Nhân tố môi trường kinh doanh bên ngoài a. Nhân tố môi trường vĩ mô Điều kiện nền kinh tế: bao gồm các yếu tố nhƣ tốc độ tăng trƣởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định của giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái...tất Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương 15 cả các yếu tố này đều ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ việc quản lý các khoản phải thu ngắn hạn nói riêng. Để đảm bảo thành công quản lý khoản phải thu ngắn hạn trƣớc biến động về kinh tế, các doanh nghiệp phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đƣa ra các giải pháp, các chính sách tƣơng ứng trong từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội, né tránh, giảm thiểu nguy cơ và đe dọa. Khi phân tích, dự báo sự biến động của các yếu tố kinh tế, để đƣa ra kết luận đúng, các doanh nghiệp cần dựa vào 1 số căn cứ quan trọng: các số liệu tổng hợp của kì trƣớc, các diễn biến thực tế của kì nghiên cứu, các dự báo của nhà kinh tế lớn... Việc quản lý khoản phải thu ngắn hạn liên quan mật thiết đến trình độ phát triển của công nghệ, tình trạng kinh tế. Khi nền kinh tế rơi vào tình trạng khó khăn, các công ty có xu hƣớng thắt chặt chính sách tín dụng của mình, việc thẩm định các doanh nghiệp, đối tác để thực hiện các khoản cấp tín dụng là cần thiết và phải đƣợc thắt chặt để hạn chế rủi ro có thể gặp phải cho công ty. Việc quay vòng vốn trong thời gian này cũng gặp nhiều khó khăn do việc buôn bán gặp nhiều bất lợi. Ngƣơc lại, khi nền kinh tế trong thời kỳ phát triển, các chính sách cấp tín dụng cũng có nhiều thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh. b. Môi trường ngành Môi trƣờng ngành quyết định lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp cũng nhƣ các chính sách mà doanh nghiệp đã đề ra trong từng gia đoạn để đáp ứng đƣợc nhu cầu của thị trƣờng. Có 5 yếu tố cơ bản là : đối thủ cạnh tranh, ngƣời mua, ngƣời cung cấp, các đối thủ mới tiềm ẩn, sản phẩm thay thế. Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong cùng một lĩnh vực ngày càng trở gay gắt, các chính sách nhằm thu hút khách hàng càng đa dạng. Nhƣ vậy, việc cấp tín dụng cho khách hàng cũng là một điều cần thiết để giữ chân khách hàng cũng nhƣ tìm kiếm thêm khách hàng mới. Nhà quản trị để thực hiện đƣợc ý đồ của mình thì cần đề ra những chính sách phù hợp, quản lý hiệu quả khoản phải thu ngắn hạn nhằm tránh tối đa rủi ro gặp phải. 1.3.2 Môi trường bên trong Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp có ảnh hƣớng đến việc thực hiện quản lý các khoản phải thu ngắn hạn của công ty, trong đó, có hai đặc điểm thể hiện sự tác động mạnh mẽ đến nhà quản trị trong quá trình kinh doanh. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Bùi Thị Thu Phương