Tài liệu Nâng cao hiệu quả khai thác, dùng tài liệu lưu trữ tại bộ giáo dục và đào tạo

  • Số trang: 101 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 350 |
  • Lượt tải: 0
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ CHUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI – 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ CHUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.24 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc HÀ NỘI - 2009 MỤC LỤC NỘI DUNG Trang PHẦN MỞ ĐẦU 3 CHƢƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO 13 TẠO VÀ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo 13 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ 13 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Giáo dục 19 1.1. và Đào tạo Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư viện 21 Những vấn đề chung về tài liệu tại lƣu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo 22 1.2.1. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu 22 1.2.2. Đặc điểm tài liệu 26 1.2.3. Ý nghĩa tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo 28 1.2.4. Tình hình thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 30 1.1.3. 1.2. CHƢƠNG 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC, 44 SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Những quy định của Bộ về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 44 2.1.1. Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 44 2.1.2. Về thủ tục 44 2.1.3. Về lệ phí khai thác 45 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ 45 Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ xác minh văn 45 2.1. 2.2. 2.2.1. bằng tốt nghiệp THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học 2.2.2. Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động quản lí 46 2.2.3. Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động xây 47 dựng văn bản quy phạm pháp luật 2.2.4. Tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ giải quyết nhu cầu 48 cá nhân 2.3. 2.3.1. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ 48 Sao chụp tài liệu 48 1 2.3.2. Trả lời công văn 52 2.3.3. Tham gia triển lãm tài liệu lưu trữ 53 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ 55 2.4.1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu 55 2.4.2. Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu 56 2.4.3. Các loại hồ sơ lưu trữ được khai thác, sử dụng 58 2.4.4. Hiệu quả khai thác, sử dụng 60 2.5. Đánh giá 61 2.5.1. Ưu điểm 61 2.5.2. Hạn chế 63 2.5.3. Nguyên nhân 65 2.4. CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP 70 NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 3.1. Đối với cơ quan quản lí ngành 70 3.2. Đối với lƣu trữ Bộ 73 3.2.1. Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 73 3.2.2. Nhóm các biện pháp thu thập và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Bộ 76 3.2.3. Nhóm các bện pháp đổi mới, đa dạng hoá và hiện đại hoá tổ chức 80 khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ 3.3. Đối với các đơn vị thuộc Bộ 84 3.4. Đối với độc giả khai thác, sử dụng tài liệu 86 KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC 2 PHẦN MỞ ĐẦU I. Mục đích, lí do chọn đề tài. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đã nêu rõ nhiệm vụ đối với những người làm công tác lưu trữ là: tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Sau 20 năm đổi mới, nhiệm vụ trên một lần nữa được nhấn mạnh trong Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, đó là bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Điều đó chứng tỏ, mặc dù đất nước ở trong hoàn cảnh lịch sử khác nhau nhưng Đảng và Nhà nước vẫn luôn quan tâm tới công tác lưu trữ nói chung và đặc biệt là công tác bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và đây cũng là trọng trách của ngành lưu trữ. Trong thời gian qua, ngành lưu trữ vẫn luôn tìm kiếm những biện pháp để tổ chức khoa học công tác khác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận và khai thác triệt để nguồn thông tin quý giá từ tài liệu lưu trữ. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động do cơ quan lưu trữ hay bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai nhằm cung cấp, giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả. Theo quy định, tại Bộ Giáo dục và Đào tạo, bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này là Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Lưu trữ - Thư viện có chức năng giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ, thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành. Trong luận văn này, nội dung chúng tôi nghiên cứu thuộc chức năng thứ nhất của Phòng. Từ hướng tiếp cận trên, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” để chỉ chức năng của Phòng Lưu trữ - Thư viện thực hiện chức năng quản lí, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc Bộ và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ của quan Bộ. Trong bộ máy Nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí đặc biệt quan trọng, có chức năng thống nhất quản lí giáo dục và đào tạo trong cả nước. Cho 3 đến nay, quá trình hình thành và phát triển của Bộ gắn liền với sự hình thành và phát triển nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và đã có đóng góp không nhỏ trong sự nghiệp bảo vệ, xây dựng, kiến thiết đất nước. Trong quá trình hoạt động của Bộ, đã hình thành nên một khối lượng lớn tài liệu có giá trị văn hóa, giáo dục, chính trị, kinh tế, xã hội, quản lí, ngoại giao... Những tài liệu này nếu được khai thác, sử dụng tốt sẽ phục vụ cho nhiều mục đích và lợi ích. Khi con người ngày càng biết tận dụng hiệu quả hơn các nguồn lực cho hoạt động thì nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ ngày một gia tăng và tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng không nằm ngoài xu thế chung đó. Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là một nguồn tư liệu có giá trị đặc biệt bởi tính chân thực và chính xác. Tuy nhiên, việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay nói chung chưa mang lại nhiều hiệu quả như giá trị của nó. Điều đó do nhiều nguyên nhân, có thể do đa số độc giả chưa nhận thức được hết giá trị tài liệu lưu trữ cũng như chưa biết cách tiếp cận tài liệu hay chưa chủ động để tiếp cận tài liệu. Về phía cơ quan, tổ chức lưu trữ chưa thật làm hết trách nhiệm để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao. Đối với lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, điều này thể hiện ở số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu trung bình từng năm còn ít, các sản phẩm nghiên cứu khoa học có chứa đựng thông tin trong tài liệu lưu trữ của Bộ mà được trích dẫn còn hạn hẹp. Vì thế, mong muốn của cá nhân cũng như mong muốn của cả ngành và các cơ quan là cần có các biện pháp hữu hiệu hơn để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ. Trong thời gian gần đây, khá nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có đưa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác này tại các cơ quan, tổ chức. Trong đó, việc nghiên cứu và tìm hiểu lí luận và thực tiễn về vấn đề này tại Bộ Giáo dục và Đào tạo là rất cấp thiết. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay. 4 Từ các lí do trên, chúng tôi đã quyết định lựa chọn tên đề tài: “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. II. Mục tiêu của đề tài. Mục tiêu của đề tài cần đạt được là: - Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ nhằm tái khẳng định giá trị tài liệu đối với hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, và nhu cầu xã hội nói chung. - Hai là, đánh giá nhu cầu và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Qua đó, phát hiện những hạn chế và nguyên nhân của nó, đồng thời đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp các đối tượng độc giả dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ và đặc biệt là giúp lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. III. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây: - Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng và tình hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động quản lí; nghiên cứu lịch sử Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường đại học, cao đẳng trong cả nước và là căn cứ xác minh các đối tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ, giải quyết chế độ cho các cá nhân. - Hai là, khảo sát những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu tại đây và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở 5 đó, chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó. - Ba là, nghiên cứu một số giải pháp cụ thể đối với những đối tượng có liên quan, cụ thể là đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các đơn vị thuộc Bộ và độc giả nhằm giúp hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ đạt kết quả và hiệu quả tốt hơn trong thời gian tới. IV. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Sau quá trình khảo sát tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, để đưa ra các biện pháp nhắm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại đây, đề tài của chúng tôi nghiên cứu những vấn đề trong phạm vi như sau: - Đối tượng nghiên cứu: + Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo; + Những quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác lưu trữ nói chung và về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ của Bộ nói riêng. + Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Phạm vi nghiên cứu: + Thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo từ năm 2007 đến nay. + Không gian nghiên cứu: chủ yếu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời có khảo sát một số đơn vị thuộc Bộ, và một số đối tượng độc giả. V. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích cho nhiều mục đích khác nhau. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan, tổ chức chưa quan tâm tới sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn lực cung cấp 6 thông tin thường xuyên và tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý. Nhiều tài liệu đã hết thời hạn bí mật vẫn còn nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Nhiều tài liệu quý hiếm chưa được quan tâm đánh giá, sử dụng đúng mục đích. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nghèo nàn, thủ công. Trong thực tế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy được hết giá trị của nó. Trong thời gian gần đây, khi các tổ chức, cá nhân ngày càng nhận thức và biết cách khai thác có hiệu quả các nguồn lực thông tin phục vụ cho các hoạt động thì nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ tăng cao. Điều đó làm cho trách nhiệm của ngành lưu trữ sẽ năng nề hơn, tuy nhiên cũng là động lực thôi thúc các cơ quan, tổ chức không ngừng cải tiến các biện pháp để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Những nghiên cứu về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung đã khá phong phú và xét cả chiều rộng về mặt nội dung cũng như chiều sâu về lịch sử nghiên cứu, các nghiên cứu tiêu biểu về vấn đề này sau: các xuất bản phẩm; bài viết của các cán bộ, nhà nghiên cứu và đề tài nghiên cứu; luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên đại học. Về các xuất bản phẩm gồm: Sách, giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy tại trường đại học, cao đẳng, trung học: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”. Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; Dương Văn Khảm: “Công tác văn thư lưu trữ”. Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, 2006; Các tài liệu về công bố học có liên quan tới vấn đề này như: “Những quy tắc công bố tài liệu lưu trữ ở Liên Xô”. Các công trình nghiên cứu trong nước và quốc tế gần đây được tập hợp trong Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc”. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2008. Các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan tới khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng trên tạp chí, chủ yếu là tạp chí “Văn thư Lưu trữ Việt Nam”. Nội dung của các bài viết tập trung chủ yếu các vấn đề sau: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan; các biện pháp thúc đẩy việc 7 khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; các quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Chẳng hạn như: Nguyễn Phương Mai: Vài nét về hệ thống công cụ tra cứu tìm tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1993; Phan Đình Nham: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1994; Hà Quảng: Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1998; Hà Huy Tạo: Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Viện khoa học Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1988; Nguyễn Văn Thịnh: Việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở Pháp được quy định như thế nào, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991; Việt Trí: Tìm hiểu luật và quy định của một số nước về sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2 năm 1981. Vũ Thị Phụng: Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử nhà nước Việt Nam hiện đại, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1990; Vũ Thị Phụng - Lâm Bá Nam: Sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử địa phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991. Các luận văn, khoá luận và niên luận của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như: Trần Phương Hoa, Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ, Luận văn thạc sỹ khoa học; Hoàng Thị Bạch Yến, tổ chức và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930 – 1945)... Có thể thấy rằng các nội dung và trình bày trong các nghiên cứu trên thường mang tính lí luận nói chung hoặc một khía cạnh về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc phản ánh việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của một cơ quan. Tuy nhiên, chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách hệ thống việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Như vậy chúng ta có cơ sở để khẳng định lý luận và thực tiễn khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo còn nhiều vấn đề chưa được nghiên cứu. 8 VI. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng - Các văn bản của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; - Tài liệu lý luận về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (giáo trình, bài giảng); - Các luận án, luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, đề tài nghiên cứu khoa học và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; - Cơ sở dữ liệu luật Quốc gia, các báo điện tử, website Bộ Giáo dục và Đào tạo. VII. Phƣơng pháp nghiên cứu Để hoàn thiện đề tài này, chúng tôi đã kết hợp nhiều phương pháp khác nhau, nền tảng là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp cụ thể như: - Phương pháp khảo sát: phương pháp này được chúng tôi sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, nhằm tìm hiểu giá trị tài liệu, tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo và để thực hiện một số nhiệm vụ khác như tìm hiểu nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, tình hình giao nộp tài liệu của các đơn vị vào lưu trữ. - Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được dùng chủ yếu để thu thập thông tin từ cán bộ lưu trữ, cán bộ công tác tại các đơn vị và độc giả để biết được nhu cầu, mong muốn của độc giả, đánh giá được nguyên nhân tồn tại trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. - Phương pháp phân tích: được dùng để đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ và mối quan hệ tài liệu lưu trữ với nhu cầu của độc giả; đưa ra những ưu điểm, hạn 9 chế trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cũng như hướng khắc phục. Đồng thời, phân tích ưu điểm và hạn chế trong hoạt động đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng và hiệu quả của các giải pháp. - Phương pháp tổng hợp: trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cần tổng hợp ý nghĩa tài liệu lưu trữ từ những phông tài liệu, đồng thời, tổng hợp nhu cầu, mục đích khai thác tài liệu của độc giả. Kết hợp phương pháp này với một số phương pháp khác giúp chúng tôi dự đoán được nhu cầu khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chắc chắn sẽ tăng trong thời gian tới. - Phương pháp hệ thống: phương pháp này nhằm khái quát các nhóm tài liệu có ý nghĩa nhất và có nhu cầu khai thác nhiều nhất. Đồng thời, chúng tôi cần lựa chọn và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu. Để đưa ra một nghiên cứu hoàn chỉnh, chúng tôi lựa chọn bố cục hợp lí để trình bày nghiên cứu của mình. VIII. Đóng góp của đề tài Đề tài của chúng tôi hoàn thành sẽ mang lại những đóng góp tích cực như sau: - Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, với tư cách là cơ quan quản lí ngành trong cả nước, bổ sung vào giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Từ đó đóng góp cho lý luận chung về sự cần thiết và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài giúp cho lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chú trọng hơn trong việc để đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm làm tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu hơn nữa. Đồng thời, giúp cho độc giả nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. IX. Bố cục của đề tài. Để thực hiện mục tiêu đặt ra, nội dung đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết thúc, gồm 3 phần chính: Chương 1. Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo và giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ. 10 Chương 2. Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi rất nỗ lực với tinh thần nghiên cứu khoa học nghiêm túc, song chắc chắn còn có những hạn chế nhất định, chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy giáo, cô giáo, các bạn nghiên cứu sinh để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn. Trong suốt quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự động viên, giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo, sự giúp đõ của các cán bộ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo; các đồng nghiệp tại Khoa Quản trị văn phòng – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nơi tôi đang công tác. Đặc biệt, tôi luôn nhận được sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ và động viên chân thành của PGS.TS. Đào Xuân Chúc – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành nghiên cứu này. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn và tất cả cán bộ, đồng nghiệp, những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để hoàn thành bản luận văn của mình. Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2009 Ngƣời thực hiện Phạm Thị Chung 11 CHƢƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỘ 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo 1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành Bộ Giáo dục và Đào tạo Trong bản tuyên cáo của Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ Cộng hoá ngày 28 tháng 8 năm 1945, Bộ Quốc gia Giáo dục (sau này là Bộ Giáo dục, hiện nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) là một trong những Bộ được thành lập đầu tiên từ những ngày đầu của Chính quyền dân chủ. Ngày 9 tháng 7 năm 1946, Chính phủ ra Sắc lệnh số 119/SL về việc tổ chức Bộ Quốc gia Giáo dục [3]. Theo quy định này Bộ Giáo dục là cơ quan của Hội đồng Chính phủ, có trách nhiệm quản lí công tác giáo dục, phát triển sự nghiệp giáo dục phổ thông, bổ túc văn hoá. Ngày 07 tháng 11 năm 1961, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 198/CP quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục [4 ]. Ngày 11 tháng 10 năm 1965, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 165/NQ-TVQH [5] tách Bộ Giáo dục thành hai bộ: Bộ Giáo dục và Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp. Ngày 31 tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ra Quyết định số 244/NQ thành lập Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở hợp nhất Bộ Giáo dục và Bộ Đạo học và Trung học chuyên nghiệp và Tổng cục Dạy nghề [6]. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo từ khi thành lập tới nay đã có thay đổi và quy định hiện hành được trình bày ở phần tiếp theo. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo Theo Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục 12 và Đào tạo thì Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau. 1.1.2.1. Chức năng Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và các cơ sở giáo dục khác về các lĩnh vực: mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch, chất lượng giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo, cán bộ quản lí giáo dục; quy chế thi, tuyển sinh; hệ thống văn bằng, chứng chỉ; cơ sở vật chất và thiết bị trường học; quản lí nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lí nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật. 1.1.2.2. Về nhiệm vụ và quyền hạn Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau: - Trình Chính phủ: Các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo. - Trình Thủ tướng Chính phủ: + Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật; + Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của toàn ngành; các chiến lược, quy hoạch vùng trọng điểm; các đề án, dự án và các chương trình quốc gia về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ; + Phê duyệt mạng lưới các trường đại học, cao đẳng, điều lệ trường đại học, quy chế tổ chức và hoạt động của trường đại học tư thục; quy định thủ tục thành lập, đình chỉ hoạt động, sáng lập, chia tách, giải thể trường đại học; quy định tiêu chí xây dựng các trường đại học đạt tiêu chuẩn quốc tế, trường đại học trọng điểm, trường đại học nghiên cứu; + Quyết định cơ cấu đào tạo, cơ cấu đầu tư và các chính sách về đảm bảo chất lượng đào tạo trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ; 13 giao nhiệm vụ đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ cho các đại học, trường đại học, học viện, viện nghiên cứu khoa học; + Ban hành tiêu chuẩn, thủ tục và thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức giám đốc, phó giám đốc đại học quốc gia, đại học, học viện, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng trường đại học theo quy định của pháp luật. - Ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật về quản lí ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. - Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình về giáo dục và đào tạo đã được ban hành; - Ban hành, chỉ đạo đổi mới, thanh tra, kiểm tra thực hiện chương trình giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên; chương trình khung đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học; khung chương trình, khối lượng kiến thức đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ; - Ban hành danh mục ngành đào tạo đối với các trường trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, trường đại học, học viện, đại học; quy định quy trình, điều kiện, hồ sơ đăng ký mở ngành đào tạo và mở ngành đào tạo mới. - Ban hành điều lệ, quy chế các cấp học và các loại hình trường trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy chế đào tạo trung cấp chuyên nghiêp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ; ban hành quy định tiêu chuẩn trường chuẩn quốc gia mầm non, phổ thông. - Ban hành tiêu chí phát triển giáo dục; tiêu chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học, trung học cơ sở; quy định về công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục. - Quy định việc biên soạn, thẩm định, duyệt, xuất bản, in và phát hành sách giáo khoa, giáo trình; chỉ đạo việc xây dựng giáo trình điện tử, thư viện điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia; - Ban hành quy chế thi và tuyển sinh, chế độ cử tuyển; tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng giáo dục; quy định về đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; quy định về điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục ở từng cấp học; 14 - Quy định điều kiện xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học; điều kiện, trình tự, thủ tục cấp văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy định về mẫu văn bằng, chứng chỉ; quy định về việc in và quản lý cấp phát, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; quy định việc công nhận văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp cho người Việt Nam. - Hợp tác quốc tế: + Đàm phán, ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo ủy quyền của Chính phủ; tham gia các tổ chức quốc tế theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; đàm phán, ký kết các thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ; + Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo công tác phát triển và dạy tiếng Việt cho người Việt Nam ở nước ngoài; quy định về quản lí cơ sở giáo dục và đào tạo nước ngoài và cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài và cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài tại Việt Nam sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế về giáo dục và đào tạo sau khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật; - Quản lí đào tạo với nước ngoài: + Ban hành các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh, thực tập sinh Việt Nam học tại nước ngoài; quy chế quản lí giáo dục của Việt Nam tại nước ngoài; các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu sinh, nhà khoa học là người nước ngoài nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại Việt Nam; + Thống kê, xây dựng dữ liệu thông tin, cung cấp thông tin lĩnh vực đào tạo với nước ngoài; - Về học phí, học bổng và chính sách đối với người học: Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn thực hiện cơ chế thu, sử dụng học phí đối với tất cả các loại hình nhà trường, chính sách học bổng từ ngân sách nhà nước và các chính sách khác đối với người học theo quy định của pháp luật. - Về cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em: Xây dựng, quản lí cơ sở vật chất, thiết bị trường học, công bố tiêu chuẩn cơ sở hoặc xây dựng và đề 15 nghị Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia về cơ sở vật chất, thiết bị trường học và vệ sinh học đường, tiêu chuẩn quốc gia về đồ chơi trẻ em đảm bảo phù hợp với yêu cầu của giáo dục và đào tạo; - Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ. - Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ. - Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo trong phạm vi cả nước hoặc liên tỉnh: + Công nhận ban vận động thành lập hội, tổ chức phi Chính phủ; có ý kiến bằng văn bản đối với Bộ Nội vụ về việc cho phép thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ; + Hướng dẫn, tạo điều kiện để các hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các hoạt động của ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của Bộ theo quy định của pháp luật; + Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước đối với các hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của Bộ; xử lí hoặc kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xử lí các vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi Chính phủ theo quy định của pháp luật. - Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giáo dục và đào tạo trong ngành và xã hội. - Về kiểm tra, thanh tra: + Hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ; + Giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, xử lí các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ; 16 - Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước; - Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thống kê, thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo. - Quản lí ngạch viên chức giáo dục và đào tạo: + Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào tạo; xây dựng và ban hành định mức biên chế sự nghiệp thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo sau khi thống nhất với Bộ Nội vụ; + Chỉ đạo tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật; + Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc tặng thưởng các danh hiệu vinh dự cho nhà giáo và cán bộ quản lí giáo dục theo quy định của pháp luật. - Quản lí tài chính và tài sản: + Quản lí tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ, triển khai các dự án đầu tư cho giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật; + Phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ ngân sách nhà nước chi cho giáo dục và đào tạo trình Chính phủ; - Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật. 1.1.2.3. Về cơ cấu tổ chức Theo Quyết định số 2059/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 14 tháng 4 năm 2008, cơ cấu tổ chức hiện nay của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau: 1. Văn phòng 2. Vụ Tổ chức cán bộ 3. Vụ Kế hoạch – Tài chính 4. Vụ Giáo dục mầm non 5. Vụ Giáo dục tiểu học 6. Vụ Giáo dục Trung học 17 7. Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp 8. Vụ Giáo dục Đại học. 9. Vụ Giáo dục dân tộc 10. Vụ Giáo dục thường xuyên. 11. Vụ Giáo dục Quốc phòng. 12. Vụ Công tác học sinh, sinh viên 13. Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. 14. Vụ Hợp tác quốc tế. 15. Vụ Pháp chế. 16. Thanh tra. 17. Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục. 18. Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lí giáo dục. 19. Cục Công nghệ thông tin. 20. Cục cơ sở vật chất và Thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em. 21. Cục Đào tạo với nước ngoài. 22. Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh. 23. Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 24. Học viện Quản lí giáo dục. 25. Trường Cán bộ quản lí giáo dục thành phố Hồ Chí Minh 26. Báo Giáo dục và Thời đại 27. Tạp chí Giáo dục 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Theo Quyết định số 7939/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lí nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, tại Điều 21 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo được quy định như sau: 1.1.3.1. Chức năng 18
- Xem thêm -