Tài liệu Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại cục sở hữu trí tuệ bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG THỊ ANH ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội, tháng 11/2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG THỊ ANH ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH NGUYỄN VĂN THÂM Hà Nội, tháng 11/2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng. Tác giả Hoàng Thị Anh LỜI CẢM ƠN Đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và công nghệ’’ là nội dung tôi chọn để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp sau hai năm theo học chương trình cao học chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Đồng thời, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Văn thư và Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Trân trọng cảm ơn! DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT GPHI: Giải pháp hữu ích KDCN: Kiểu dáng công nghiệp SC: Sáng chế SHCN: Sở hữu công nghiệp SHTT: Sở hữu trí tuệ TLLT: Tài liệu lưu trữ VBBH: Văn bằng bảo hộ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1 : Số lượng tiếp nhận và xử lý đơn sở hữu công nghiệp Bảng 2: Đơn đăng ký giải pháp hữu ích đã nộp từ năm 1989 đến năm 2017 Bảng 3: Đơn đăng ký sáng chế đã nộp từ năm 1981 đến năm 2017 Bảng 4: Đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp đã nộp từ năm 1988 đến năm 2017 Bảng 5: Đơn đăng ký Nhãn hiệu quốc gia đã nộp từ năm 1988 đến năm 2017. Bảng 6: Đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý đã nộp vào Cục Sở hữu trí tuệ từ năm 2001 đến năm 2017. Bảng 7: Danh mục hồ sơ của Cục Sở hữu trí tuệ. DANH MỤC CÁC ẢNH Ảnh 1a: Kho lưu trữ 802 nhà C. Ảnh 1b: Kho lưu trữ 502 nhà A Ảnh 2: Hồ sơ đơn sáng chế Ảnh 2a: Tài liệu trùng thừa của đơn sáng chế MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ ......................................................... 7 1.1. Lý luận chung về hoạt động lưu trữ ............................................................. 7 1.1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 7 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ ...................................................... 9 1.1.3. Nội dung của hoạt động lưu trữ .............................................................. 10 1.1.3.1. Hoạt động quản lý ......................................................................... 10 1.1.3.2. Hoat động nghiệp vụ ..................................................................... 10 1.2. Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ..... 13 1.2.1. Khái niệm hiệu quả................................................................................. 13 1.2.2. Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ................................... 14 1.2.3. Vai trò nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ......................................... 16 1.2.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ......................................... 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ. ................................................................................................................. 20 2.1. Khái quát về Cục Sở hữu trí tuệ................................................................. 20 2.1.1. Sự hình thành và phát triển..................................................................... 20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. ................................................... 21 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ: ................................................................... 21 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức (phụ lục) ............................................................... 24 2.1.3. Tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. ...................................................... 24 2.1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. .......................... 24 2.1.3.2. Qui trình xử lý đơn sở hữu công nghiệp........................................ 28 2.1.3.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. ............................. 28 2.1.3.4. Giá trị tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ. ............................. 29 2.2. Tình hình thực tế về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. .............. 29 2.2.1. Về công tác quản lý hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. ............... 29 2.2.2. Thực trạng về các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. ................................................................................................... 30 2.2.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ........... 30 2.2.2.2. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................ 31 2.2.2.3. Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................... 31 2.2.2.4. Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ ............................................... 32 2.2.2.5. Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. .......................... 32 2.3. Đánh giá về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.............................. 34 2.3.1. Những thành quả đạt được. .................................................................... 34 2.3.2. Hạn chế. .................................................................................................. 36 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ................................................ 40 3.1. Hoàn thiện các qui định hoạt động quản lý lưu trữ. ................................ 40 3.1.1. Hoàn thiện các văn bản quản lý.............................................................. 40 3.1.2. Bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm lưu trữ. Tăng cường nhân lực cho nhiệm vụ này. ............................ 42 3.1.3. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ. ................................. 42 3.1.4. Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ. .............. 43 3.2. Hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 43 3.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ ......................... 43 3.2.2. Tiếp tục tổ chức chỉnh lý tài liệu hiện có trong các kho của Cục Sở hữu trí tuệ. ................................................................................................................ 45 3.2.3. Tổ chức thực hiện, xây dựng bảng thời hạn bảo quản các tài liệu lưu trữ của Cục. ............................................................................................................ 45 3.2.4. Tổ chức bảo quản tốt tài liệu .................................................................. 49 3.2.5. Thực hiện thống kê toàn diện các tài liệu hiện có. ................................. 49 3.2.6. Tổ chức tốt hơn việc khai thác và sử dụng tài liệu ................................. 50 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 53 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu được hình thành trong hoạt động của con người. Do đó, người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người. Hoạt động lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy vậy, đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng không kém phần quan trọng. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, hoạt động lưu trữ là nhiệm vụ tất yếu, vì đó là tài nguyên thông tin quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ cho việc lãnh đạo của cơ quan quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Muốn hoạt động lưu trữ có hiệu quả các cơ quan cần thực hiện tốt những nội dung của công tác này từ hoạt động quản lý cho đến hoạt động nghiệp vụ để phát huy một cách toàn diện giá trị của tài liệu lưu trữ. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có 2 giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước. Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai mục tiêu lớn của ngành Lưu trữ nói chung. Trong những năm trước đây, do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Những năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải được đẩy mạnh. Luật Lưu trữ năm 2011 mặc dù không giải thích khái niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này. Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được định hướng một cách có quy củ và đi vào nền nếp. Hầu hết các Lưu trữ quốc gia đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn chưa được chú trọng, quan tâm. Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và công nghệ thống nhất quản lý nhà nước và đảm bảo các hoạt động sự nghiệp chuyên ngành về sở hữu trí tuệ trên phạm vi cả 3 nước. Khối hồ sơ, tài liệu liên quan đến xác lập quyền sở hữu công nghiệp và các tài liệu hành chính được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục rất lớn nhưng việc tổ chức lưu trữ ở cơ quan còn nhiều hạn chế. Vì vậy tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và công nghệ’’ làm luận văn thạc sĩ của mình với hy vọng sẽ góp phần tìm ra các giải pháp thực tế để tổ chức hoạt động lưu trữ của cơ quan tốt hơn. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2.1. Ở trong nước Cho đến thời điểm hiện nay chưa có một công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ bài bản về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. Mặc dù vậy, trong các báo cáo về công tác lưu trữ hàng tháng, hàng quí, sáu tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm và báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm và phương hướng, nhiệm vụ công tác lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ đều có các tổng kết, đánh giá về công tác lưu trữ. Tuy nhiên, những tổng kết, đánh giá của các báo cáo này chưa có điều kiện đi sâu đánh giá toàn diện về thực hiện hoạt động lưu trữ. Đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên, học viên của các Trường Đại học như Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Nội vụ Hà hội, Học viện Hành chính Quốc gia…. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận, một số công trình có thể kể ra như sau: - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Chung, đề tài “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh, đề tài “Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng” năm 2013; - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Phạm Thị Hạnh, đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận thành phố Hà Nội” năm 2013; 4 - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trần Việt Hà, đề tài “Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày triển lãm TLLT ở Việt Nam” năm 2008; - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Lệ Thủy, đề tài “Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” năm 2015; - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Duy Dịu, đề tài “Nghiên cứu gải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương” năm 2015; - Luận văn Thạc sỹ của tác giả Hoàng Minh Nhu, đề tài “Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” năm 2014 Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về hoạt động lưu trữ đều có những đặc thù khác nhau. Dù vậy, trên đây là những công trình khoa học có giá trị tham khảo đối việc nghiên cứu đề tài luận văn. Thực tế cho thấy, mặt dù việc thực hiện hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ cũng đã được triển khai nhưng vẫn còn những thiếu sót, hạn chế, nhiều vấn đề không còn phù hợp. Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ như hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu, hoạt động chỉnh lý tài liệu, hoạt động xác định giá trị tài liệu, hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ, hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ, hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đó là những vấn đề rất cấp thiết mà đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu. 2.2. Ở nước ngoài. Ở nước ngoài cũng có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác lưu trữ, nhưng chủ yếu là các vấn đề chung. Tác giả chưa thấy đề tài nào liên quan trực tiếp đến nội dung đề cập tới ở luận văn này. Mặc dù vậy, tác giả cũng thu nhận được những kiến thức cần thiết để giải quyết các vấn đề do đề tài của mình đặt ra. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài hướng tới hai mục tiêu: 5 Phân tích và đánh giá tình hình hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ (SHTT) gắn với yêu cầu hiện nay. Đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đề ra, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên cứu như sau: Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ để làm nền tảng giải quyết các vấn đề do thực tế đặt ra; Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Sở hữu trí tuệ và các yêu cầu đặt ra cho Cục hiện nay; Thứ ba, nghiên cứu các tiêu chí cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ; Thứ tư, phân tích đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ; Thứ năm, khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ và đánh giá những ưu điểm, tồn tại về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ; Thứ năm, xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. 5. Đối tượng nghiên cứu Luận văn chỉ giới hạn nghiên cứu tài liệu là các hồ sơ đơn sở hữu công nghiệp trong quá trình hình thành và phát triển của Cục Sở hữu trí tuệ. 6. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ từ khi thành lập (năm 1982) cho đến nay. 7. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp và phân tích: Phương pháp này để xem xét nội dung các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ; 6 - Phương pháp thống kê và khảo sát thực tế: Được sử dụng để đánh giá cụ thể tình hình tài liệu và kết quả của hoạt động lưu trữ, tìm hiểu ưu điểm và tồn tại những hạn chế. 8. Đóng góp của luận văn Về mặt lý luận: Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. Về mặt thực tiễn: Đánh giá một cách toàn diện về hoạt động lưu trữ để có hướng khắc phục, để hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ được hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu công việc của Cục Sở hữu trí tuệ. Thông qua việc đề xuất những giải pháp cho hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ, tác giả cũng mong muốn kết quả của luận văn được ứng dụng thực tiễn vào hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về hoạt động lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ; Chương 2: Thực trạng về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ; Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. 7 1CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về hoạt động lưu trữ 1.1.1. Các khái niệm a) Khái niệm tài liệu lưu trữ Khái niệm ‘‘tài liệu lưu trữ” – một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ. Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ này, ví dụ: Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 4 năm 2004, Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là vật mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu giữ vì có giá trị về vật liệu mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước. Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta được hình thành khá sớm và đến nay đã có một số điểm đổi mới. Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 2, Điều 3 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[1] Như vậy, khái niệm chung về tài liệu lưu trữ và có ý nghĩa bao hàm nhất, phù hợp với thực tế hiện nay chính là khái niệm tài liệu lưu trữ được thể hiện trong Luật Lưu trữ. b) Khái niệm hoạt động lưu trữ. 8 Trước kia, khi chưa có khái niệm hoạt động lưu trữ thì các nghiên cứu, các giáo trình và các văn bản đều sử dụng cụm từ “công tác lưu trữ“. Vậy khái niệm công tác lưu trữ là gì? Có nhiều cách định nghĩa khác nhau. Dưới đây là một số các định nghĩa về công tác lưu trữ. Định nghĩa thứ 1: Được trình bày trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS.TS. Dương Văn Khảm do Nhà Xuất bản văn hóa thông tin ấn hành năm 2011: “Công tác lưu trữ là toàn bộ các qui trình quản lí nhà nước và quản lí nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ“ [13]. Theo đó nội dung công tác lưu trữ bao gồm: - Xây dựng các văn bản pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; - Tổ chức, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các qui định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ; - Quản lí hợp tác quốc tế trong lưu trữ; - Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu xã hội cho xã hội. Trong ngành lưu trữ các hoạt động sự nghiệp quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ lao động để bảo vệ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Ngoài ra, để có các kết quả đó, trong ngành lưu trữ còn có các hoạt động sự nghiệp khác như đào tạo, nghiên cứu khoa học, công bố giới thiệu tài liệu, sản xuất các thiết bị bảo quản tài liệu... Định nghĩa thứ 2: Được trình bày trong Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, chủ biên GVC.TS. Chu Thị Hậu do Nhà Xuất bản Lao Động ấn hành năm 2017: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập, 9 xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.” [10]. Cách định nghĩa này còn có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu. Đến năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời, Điều 2 của Luật này ghi: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ các định nghĩa trên, quan điểm của tác giả về khái niệm “Hoạt động lưu trữ” mà tác giả thấy đầy đủ nhất đó là Hoạt động lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ; quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và theo dõi việc thực hiện trong thực tế. Hoạt động nghiệp vụ bao gồm: thu thập; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản; thống kê tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ - Nguyên tắc chính trị: có tính định hướng có tính chất tư tưởng, thông qua sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, tức là thông qua sự cần thiết của việc dự báo có khoa học về giá trị của tài liệu, coi nguyên tắc này là sự xác định bản chất giai cấp của tài liệu, xác định ý nghĩa của nó từ quan điểm quyền lợi của các giai cấp những người lao động. - Nguyên tắc lịch sử: là phương pháp tiếp cận theo thời gian, luôn luôn phát triển không ngừng. Nguyên tắc lịch sử luôn luôn là nguyên tắc cơ bản để xác định nguồn xuất sứ, nội dung và đặc điểm bề ngoài của tài liệu lưu trữ. Từ bối cảnh lịch sử, tài liệu được sản sinh, bản chất giai cấp của chúng, việc nghiên cứu tất cả các đời sống xã hội được phản ánh trong một tổ hợp các tài liệu khác nhau của đơn vị hình thành phông và các phông khác cho phép thu thập một cách trọn vẹn những tài liệu có giá trị đầy đủ cho Phông lưu trữ quốc gia. 10 - Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích nội dung của tài liệu và các đặc điểm bề ngoài của nó và yêu cầu khi đánh giá tài liệu phải tính đến cả thành phần, tổ chức, tính chế ước và tính vẹn toàn của chúng. Nguyên tắc này đòi hỏi phải nghiên cứu tài liệu trong tổng thể với các tài liệu khác và nguồn sử liệu khác từ quan điểm khác nhau, trong đó ó tính đến việc sử dụng trong tương lai. Cần nhấn mạnh mối liên hệ giữa tất cả các mặt của tài liệu. Có thể coi đó là sự phát triển logic của nguyên tắc tổng hợp. 1.1.3. Nội dung của hoạt động lưu trữ 1.1.3.1. Hoạt động quản lý - Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; - Quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; - Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan; - Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan và theo dõi việc thực hiện trong thực tế. 1.1.3.2. Hoat động nghiệp vụ a) Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu Theo Luật Lưu trữ năm 2011, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Mục đích của việc thu thập: Nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả. Nguyên tắc thu thập: Không làm phân tán Phông lưu trữ. Nếu như tài liệu của một phông mà để ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… b) Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Mục đích: Đây là một biện pháp có tính thình tế, để tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện 11 thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Yêu cầu: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ). Về mặt lý thuyết, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. c) Xác định giá trị tài liệu. Xác định giá trị tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ theo đó, các nhà lưu trữ dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn định để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ và lựa ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy. Mục đích: - Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ. - Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu - Khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện. Việc đánh giá cần dựa trên những nguyên tắc: chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Theo các nguyên tắc đó khi nghiên cứu để xác định giá trị của tài liệu