Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty cp vật tư nông nghiệp hà nội - thực trạng và giải pháp

Khóa luận tốt nghiệp BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT TẮT GIẢI THÍCH PL Pháp lệnh UBTVQH Uỷ ban thường vụ quốc hội VTNN Vật tư Nông nghiệp QĐ Quyết định UB Uỷ ban VB Văn bản CP Cổ phần CNTT Công nghệ thông tin VT – LT Văn thư – lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU 1 Khóa luận tốt nghiệp ˜˜ Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều phương tiện, nó là một công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành xã hội. Văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thông tin. Nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…..Chính vì thế, con người ngày càng nhận rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin được ghi chép lại. Vì thế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ các văn bản, giấy tờ đó để phục vụ cho các hoạt động xã hội của mình. Công tác lưu trữ ra đời cũng nhằm đáp ứng nhu cầu cấp bách đó. Hiện nay, nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới công tác này. Rất nhiều những văn bản quy phạm pháp luật về nội dung này đã được ban hành tiêu biểu như Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34 năm 2001. Nhưng trong thực tế, công tác lưu trữ tại số cơ quan đơn vị hiện nay lại không được coi trọng, ngay cả ở các bộ, ban, ngành, hay ở nhiều địa phương việc lưu trữ cũng chưa được tổ chức thống nhất theo đúng quy định của Nhà nước. Chính vì tính cấp thiết đó, em đã có dịp đi sâu vào thực tế tìm hiểu về thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội. Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác lưu trữ không chỉ đơn giản là đem đi cất một tài liệu vào kho mà nó là cả một quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng, và đánh giá một cách thận trọng tỷ mỉ. Đó là một công việc đòi hỏi tính logíc và tính khoa học cao. Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” cho khoá luận tốt nghiệp của mình với mong 2 Khóa luận tốt nghiệp muốn có thể góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ trong các cơ quan tổ chức và đặc biệt là tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội. Với đối tượng nghiên cứu là công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội, mục đích của em khi thực hiện đề tài này đó là: Trên cơ sở khảo sát những tình hình thực tế về việc thực hiện công tác lưu trữ tại công ty như việc tuyển dụng, sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong công ty. Đồng thời, thu thập các tài liệu, số liệu về công tác lưu trữ, về năng lực xử lý công việc của cán bộ lưu trữ, từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác lưu trữ của đơn vị; trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hành chính của nước ta hiện nay. Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân em đã sử dụng hệ thống các phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp phân tích, tổng hợp, và phương pháp quan sát để hoàn thành khoá luận này. Khoá luận của em được trình bày gồm ba chương: - Chương I: Lý luận chung về công tác lưu trữ. - Chương II: Thực trạng về công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội. - Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội. Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn nhưng em đã cố gắng rèn luyện kỹ năng cho bản thân và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ thực tế. Đồng thời em nhận thấy mình còn rất nhiều khiếm khuyết trong công việc. Vì vậy mà trong quá trình thực tế cũng như trong khoá luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cô cũng như quý nhà trường để khoá luận này của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 3 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này, đây là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Việc lưu giữ lại các tài liệu này có ý nghĩa vô cùng to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: Chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học..v..v... Về chính trị, nó được sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại các giai cấp, các thế lực thù địch, bảo vệ cuộc sống bình yên cho nhân dân lao động. Hơn nữa, nó còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia, khẳng định quyền tự do dân chủ, quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân, là bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù và vạch trần bản chất xấu xa của các thế lực thù địch đó. Về kinh tế, tài liệu lưu trữ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thông tin, các số liệu điều tra về các mặt của đời sống xã hội, thiên nhiên, môi trường trên cơ sở đó giúp các cơ quan hoạch định những chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với từng vùng, miền, hay từng vùng địa lý. Từ đó điều tiết nền kinh tế theo hướng có lợi cho đất nước, góp phần xây dựng đất nước ngày càng phát triển phồn vinh. 4 Khóa luận tốt nghiệp Về văn hoá, Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sáng tạo về vật chất cũng như tinh thần của con người qua các thời kỳ khác nhau, nó góp một phần không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy những tinh hoa văn hoá của dân tộc phục vụ lợi ích của nhân dân lao động và công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa. Không những thế nó còn góp phần rất quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủ nghĩa. Về khoa học, tài liệu lưu trữ cũng có một vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, cũng như khoa học lịch sử. Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên, góp phần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước, giúp những thế hệ sau này ngày càng phát triển hơn trên những nền tảng đã có. Trong các hoạt động quản lý hàng ngày của mỗi cơ quan tổ chức, nó được coi là công cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của một cơ quan, nó cung cấp thông tin giúp các cơ quan đề ra những chủ trương chính sách, các chương trình, kế hoạch để phát triển doanh nghiệp của mình trên cơ sở đúng Pháp luật. Không những thế, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành 5 Khóa luận tốt nghiệp chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước. Vì vậy, có thể khẳng định rằng: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc nói chung và với mỗi tổ chức nói riêng. Cùng với các di sản văn hoá khác mà con người để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa,....tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội và loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiên các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Một dân tộc xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc đó có nền văn hoá lâu đời. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này qua thế hệ khác là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng nó. Bởi thế, trong lịch sử phát triển xã hội, con người ngày càng chú trọng đến công tác lưu trữ thông tin. Công tác này ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. 1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ 1.2.1 Một số khái niệm về lưu trữ Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là việc lựa chọn và lưu giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết. Nó chính là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều 6 Khóa luận tốt nghiệp phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. Khái niệm về công tác lưu trữ có thể được hiểu như sau: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân”. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội. Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổ chức. Tầm quan trọng của nó nằm chính trong tầm quan trọng của những tài liệu mà nó lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng lịch sử được trung thực, chính xác. 7 Khóa luận tốt nghiệp Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được. Chính vì vậy, chúng được nhà nước thống nhất quản lý. Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo những quy định thống nhất của nhà nước. Vì vậy, công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần là đem cất một tài liệu lên giá mà nó là cả một quá trình bao gồm các nghiệp vụ từ phân loại hồ sơ, xác định giá trị hồ sơ, thu thập bổ xung hồ sơ tài liệu, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, đến tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Đó là một công việc đòi hỏi tính logic và tính khoa học cao. Chính vì thế, nó không phải là một ngành học thông thường mà nó được nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đó chính là lưu trữ học. Lưu trữ học là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam. Nó có mối quan hệ vô cùng mật thiết với nhiều ngành khoa học khác như: văn kiện học, sử liệu học, thông tin học, ngôn ngữ học..... 1.2.2 Tính chất Công tác lưu trữ bao gồm những tính chất sau: - Tính chất khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ xung xây dựng công cụ tra cứu... đều phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. Tính khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn 8 Khóa luận tốt nghiệp của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ... Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ. - Tính chất cơ mật: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng. 9 Khóa luận tốt nghiệp Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước, vì vậy đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ không để lọt vào tay kẻ thù là một nhiệm vụ nặng nề và là một đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ. Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy, tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người. Có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác nên phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Cán bộ lưu trữ phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia. - Tính chất xã hội: Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều 10 Khóa luận tốt nghiệp hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội. Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội. 1.2.3 Nguyên tắc quản lý Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này đã được nhà nước ta quy định rất chặt chẽ qua các văn bản pháp luật và được thể hiện như sau: Thứ nhất nguyên tắc tập trung được thể hiện đầu tiên ở việc tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các kho, phông lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước. Thứ hai, có sự tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế và nghiệp vụ lưu trữ. Đối với các cơ quan tổ chức hay đối với các doanh nghiệp thì nguyên tắc tập trung thống nhất được thể hiện ở việc lưu trữ phải được tiến hành đúng với quy định của Nhà nước, phải thực hiện theo đúng Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. 1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ Nội dung công tác lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiện nghiêm túc các khâu nghiệp vụ như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. 11 Khóa luận tốt nghiệp Đối với các cơ quan Nhà nước hay ngay cả đối với các doanh nghiệp thì việc lưu trữ đều phải tiến hành theo đúng những tiêu chuẩn mà Nhà nước đã đề ra. Nhưng đối với các cơ quan Nhà nước như: cục lưu trữ của các bộ, ban ngành hay ở các địa phương thì công tác lưu trữ được khái quát một cách rộng lớn hơn. Đó là phải xây dựng được một hệ thống các phông lưu trữ thích hợp từ trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ xung, bảo quản, sử dụng tài liệu và áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Đồng thời phải xây dựng được một hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ. Nhưng nói tóm lại thì nội dung của công tác lưu trữ đó là việc áp dụng các chuỗi nghiệp vụ cơ bản như: xắp xếp, phân loại, xác định giá trị, bổ xung, chỉnh lý, thống kê, kiểm tra để nhằm mục đích cuối cùng là bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và của mỗi đơn vị nói riêng. 1.3 CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ * Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Phân loại tài liệu không chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chia theo thể loại tài liệu mà còn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xác định được các kho bảo quản tài liệu, và hình thành mối quan hệ giao - nộp tài liệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, phân loại tài liệu còn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương án phân loại. Theo phương án đó, tài liệu sẽ được chia thành nhóm lớn, nhóm nhỏ đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài liệu. Quá trình phân loại tài liệu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ xung, xác định giá trị tài liệu. 12 Khóa luận tốt nghiệp * Các đặc trưng phân loại tài liệu: - Đặc trưng thời kỳ lịch sử - Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương - Đặc trưng lãnh thổ hành chính - Đặc trưng ngành hoạt động - Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu - Đặc trưng cơ cấu tổ chức - Đặc trưng mặt hoạt động Ngoài các đặc trưng trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cũng phải vận dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch.... để việc phân loại có hiệu quả hơn và không làm mất thời gian khi tìm kiếm. * Nguyên tắc phân loại: Khi phân loại tài liệu cần đảm bảo hai nguyên tắc: - Không phân tán phông: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phân loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. - Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiết với nhau: Nguyên tắc này đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được tiến trình hình thành của chúng giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm bắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống. * Các giai đoạn phân loại tài liệu:  Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. Đây là quá trình nghiên cứu để phân chia tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước.  Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ: Trong kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ. 13 Khóa luận tốt nghiệp - Phông lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan có ý nghĩa kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử..... đã được chọn lọc và đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ. - Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ - Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một danh nhân được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ nhất định. - Phông lưu trữ gia đình: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các thành viên trong gia đình, mà các thành viên đó là các nhân vật nổi tiếng trong một dòng họ trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị,.... - Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử...hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, các nhân được kết hợp lại với nhau theo những đặc trưng nhất định.  Giai đoạn 3: Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ: - Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan: Bao gồm các bước: + Bước 1: Chọn phương án phân loại: • Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian • Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức • Phương án ngành hoạt động - thời gian • Phương án thời gian - ngành hoạt động Chọn phương án phân loại phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu. + Bước 2: Xây dựng phương án phân loại. Khi đã chọn được phương án phân loại, cần xây dựng phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào là phụ thuộc vào nội dung và khối tài liệu của phông. + Bước 3: Xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm. Cùng với việc chọn phương án phân loại hợp lý, phân chia các nhóm tài liệu đúng đắn; sự xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản hợp lý, thể hiện được 14 Khóa luận tốt nghiệp mối liên hệ lịch sử, logic của tài liệu trong phông cũng là yếu tố đảm bảo tính khoa học của nghiệp vụ phân loại tài liệu. - Phân loại tài liệu phông lưu trữ các nhân Tài liệu phông lưu trữ cá nhân gồm có các thành phần như: + Tài liệu về tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội; + Tài liệu nghiên cứu khoa học và sáng tác văn học nghệ thuật, tài liệu thư từ trao đổi; + Tài liệu về những thân nhân trong gia đình; + Tài liệu của người khác viết về cá nhân đó... Vì tài liệu các nhân đa dạng và phong phú, nên khi phân loại phải vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau như các đặc trưng sự vật, chuyên đề thười gian, thể loại tài liệu...Cũng do đặc điểm của tài liệu cá nhân như vậy, nên không thể xây dựng một số phương án phân loại mẫu để sử dụng chung như khi phân loại các phông lưu trữ cơ quan. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và xắp xếp thứ tự các nhóm tài liệu trong phong riêng biệt. Một phông lưu trữ cá nhân thường được phân loại thành các nhóm tài liệu chủ yếu sau: + Tài liệu về lịch sử. + Tài liệu về hoạt động xã hội. + Tài liệu sáng tác và nghiên cứu khoa học. + Thư từ trao đổi. + Tài liệu về sinh hoạt và tài sản cá nhân. + Tài liệu phim ảnh, ghi âm. + Các sưu tập liên quan đến cá nhân hình thành phông. Tài liệu phản ánh các mặt hoạt động cơ bản của cá nhân được xắp xếp theo thứ tự sau nhóm tài liệu về tiểu sử. Điểm đáng chú ý khi phân loại tài liệu cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân là thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó. 15 Khóa luận tốt nghiệp Các bước phân loại tiếp theo của các nhóm trong phông lưu trữ các nhân cần sáng tạo theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và theo số lượng tài liệu hiện có. Riêng khối lượng tài liệu tiểu sử có thể quy nhóm lại như sau: + Lý lịch các nhân. + Giấy tờ tuỳ thân. + Chứng chỉ bằng cấp đào tạo. + Các quyết định công tác. + Tài liệu về quan hệ gia đình. 1.3.2 Xác định giá trị tài liệu * Khái niệm: Trong hoạt động hàng ngày, các cơ quan hình thành rất nhiều văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên giá trị của các văn bản đó không hoàn toàn giống nhau. Có những văn bản, sau khi giải quyết xong, giá trị của nó vẫn còn kéo dài đến vô thời hạn nhưng cũng có những văn bản khi giải quyết xong thì giá trị của nó chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định (50-70 năm hoặc 3-5-7 năm....). Nếu tất cả văn bản giấy tờ đó đều được lưu trữ sẽ dẫn đến tốn kém diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ, công sức, tiền của cơ quan. Chính vì vậy việc xác định giá trị tài liệu sẽ giúp ta lựa chọn được những tài liệu có giá trị và lại bỏ các tài liệu không còn giá trị. Như vậy, xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo đảm cho từng loại tài liệu hình thành trong các hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá... * Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ, toàn diện. Các nguyên tắc này phải được vận dụng đầy đủ, đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm khắc phục việc định hướng sai trong công tác này. * Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ: - Tiêu chuẩn ý nghĩa của nội dung tài liệu. 16 Khóa luận tốt nghiệp - Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu. - Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông lưu trữ. - Tiêu chuẩn sự lập lại của thông tin trong tài liệu. - Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. - Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ. - Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu. - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. - Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu. * Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: - Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba giai đoạn: trong công tác văn thư trong các phòng lưu trữ cơ quan, và trong các kho lưu trữ của Nhà nước. - Để xác định giá trị tài liệu được đúng đắn, phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan và có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, cán bộ lưu trữ. 1.3.3 Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ * Khái niệm: Công tác bổ xung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu lưu trữ vào các phòng lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ nhà nước trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. * Nội dung: Nội dung công tác thu thập bổ xung tài liệu gồm: - Xác định các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu nhập, bổ xung tài liệu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. - Xác định các loại tài liệu cần phải thu thập, bổ xung vào các lưu trữ. - Phân bổ các nguồn tài liệu phải thu thập theo mạng lưới các kho lưu trữ. - Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu. * Nguyên tắc: 17 Khóa luận tốt nghiệp Khi thu thập, bổ xung tài liệu cần đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Bổ xung theo thời kỳ lịch sử: để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, ta phải nắm vững các mốc phân kỳ lịch sử, tức là phải nắm vững mốc thời gian phân chia các giai đoạn lịch sử. - Bổ xung theo phông: Để thực hiện nguyên tắc này trước hết phải nắm vững Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Vì hai văn bản này sẽ giúp ta xác định được giới hạn phông, biết được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan cũng như thành phần nội dung của tài liệu trong phông. Trên cơ sở đó tiến hành thu thập, bổ xung tài liệu được thuận lợi. - Bổ xung theo khối phông: Khối phông là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập, hoàn chỉnh có quan hệ mật thiết với nhau về nội dung của tài liệu và có một số đặc điểm giống nhau, được để gần nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. * Các nguồn bổ xung tài liệu: Các nguồn bổ xung tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú, nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau: - Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang và các tổ chức hoạt động kinh tế. - Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm: Tài liệu do các cơ quan thuộc Nhà nước Phong kiến và thực dân đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản và một số cơ quan khác. - Nguồn lưu trữ đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài. Đối với phông lưu trữ cơ quan, nguồn tài liệu chủ yếu cần thường xuyên bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước. 1.3.4 Thống kê lưu trữ 18 Khóa luận tốt nghiệp * Khái niệm: Công tác thống kê công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác nội dung, thành phần số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ. * Nội dung của công tác thống kê lưu trữ: Thống kê đòi hỏi phải cụ thể và chính xác, phải kịp thời và toàn diện và đặc biệt là phải có khoa học có như vậy việc lưu trữ mới đạt được kết quả tốt nhất. Công tác thống kê lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Tài liệu là đối tượng chủ yếu của thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhân sự, tình hình khai thác, sử dụng cũng là đối tượng thống kê của lưu trữ. - Đơn vị thống kê của lưu trữ tuỳ thuộc vào đối tượng lưu trữ là gì. Đối với tài liệu, đơn vị thống kê là mét, bó, gói, cuộn tấm.... Đối với tình hình cán bộ, đơn vị thống kê là người, đối với tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, đơn vị thống kê là M2, mét, cái, chiếc... Đối với tình hình khai thác sử dụng, đơn vị thống kê là lượt. - Sử dụng các công cụ thống kê để phục vụ cho công tác lưu trữ như: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Báo cáo thống kê; Mục lục hồ sơ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; danh sách các phông chữ...Mỗi tổ chức, cơ quan nên lựa chọn những công cụ thống kê sao cho phù hợp nhất với tình hình đơn vị mình và phải theo mẫu do Nhà nước đề ra. * Nguyên tắc: Khi thống kê phải đảm bảo hai nguyên tắc: - Thống kê phải được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này thể hiện ở các mặt: Mọi hoạt động liên quan đến tổ chức và nghiệp vụ thống kê đều phải được đặt dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo công tác thống kê đối với các cơ quan, đơn vị do mình quản lý. Nguyên tắc này đảm bảo cho công tác thống kê được thống nhất 19 Khóa luận tốt nghiệp trong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Và các loại công cụ thống kê phải được áp dụng thống nhất từ Trung ương đến địa phương. - Thống kê phải thống nhất với công tác bảo quản. Như chúng ta đã biết, toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia được bảo quản theo kho lưu trữ. Trong phạm vi kho lưu trữ tài liệu được bảo quản theo hồ sơ, tài liệu được bảo quản theo văn bản, giấy tờ. Công tác thống kê được thực hiện dựa trên hệ thống bảo quản nêu trên. Để thực hiện nguyên tắc này, công tác thống kê phải được xây dựng phù hợp với từng khâu cảu công tác bảo quản. Trong từng hồ sơ, tài liệu được thống kê vào mục lục văn bản. Trong từng phông, tài liệu được thống kê vào mục lục hồ sơ. Trong từng kho lưu trữ, tài liệu được thống kê theo danh sách các phông... Từ những phân tích trên ta thấy rằng: mỗi khâu trong công tác thống kê thường ứng với một loại công cụ thống kê. Như vậy có nghĩa là thống kê đồng nhất với công tác bảo quản. 1.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ * Khái niệm: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm bảo đảm an toàn và để sử dụng chúng có hiệu quả nhất. Mục đích của công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức xắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý sơ bộ. * Yêu cầu của công tác chỉnh lý: Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: 20