Tài liệu Nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc trong quản lý của văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện văn yên, tỉnh yên bái

1 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM TRUNG KIÊN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THAM MƯU, GIÚP VIỆC TRONG QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY VÀ CHÍNH QUYỀN HUYỆN VĂN YÊN, TỈNH YÊN BÁI LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ THÁI NGUYÊN, NĂM 2020 1 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM TRUNG KIÊN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THAM MƯU, GIÚP VIỆC TRONG QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY VÀ CHÍNH QUYỀN HUYỆN VĂN YÊN, TỈNH YÊN BÁI NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ Mã số: 8.34.04.10 LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đỗ Anh Tài THÁI NGUYÊN, NĂM 2020 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này do bản thân tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. TS. Đỗ Anh Tài. Các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác và thông tin trích dẫn trong luận văn đều đã được chỉ rõ nguồn gốc. Thái Nguyên, tháng 01 năm 2020 Tác giả Phạm Trung Kiên ii LỜI CẢM ƠN Với tất cả sự kính trọng và tình cảm chân thành của mình, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Ban Giám hiệu, Khoa sau đại học thuộc trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh – Đại học Thái Nguyên, toàn thể các thầy giáo, cô giáo Khoa Quản lý kinh tế, các thầy cô giáo đã trực tiếp giảng dạy và tham gia quản lý tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn tốt nghiệp. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đỗ Anh Tài đã tận tình và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh đạo huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái, các phòng chức năng, các đồng chí đồng nghiệp đã động viên giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp tôi có được số liệu, tư liệu cũng như ý kiến đóng góp trong quá trình nghiên cứu để tôi hoàn thành luận văn. Dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện nhưng do khả năng có hạn, do đó luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự chỉ dẫn và góp ý của các chuyên gia, các thầy cô giáo và các bạn bè đồng nghiệp. Xin trân trọng cảm ơn! Thái Nguyên, tháng 01 năm 2020 Tác giả Phạm Trung Kiên iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. ii MỤC LỤC ....................................................................................................... iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................... vi DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................... vii DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ................................................................. viii MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 3 4. Những đóng góp của luận văn về mặt học thuật, lý luận và thực tiễn: .............. 3 5. Kết cấu của luận văn .......................................................................................... 4 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, GIÚP VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ....................................................... 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng ..................... 5 1.1.1. Khái niệm cơ bản ......................................................................................... 5 1.1.2. Vai trò của công tác tham mưu, giúp việc .................................................10 1.1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu, giúp việc .....................................................12 1.1.4. Yêu cầu trong tham mưu, giúp việc ...........................................................13 1.1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng ....................................................14 1.1.6. Chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện .........................................................................................................18 1.2. Kinh nghiệm thực tiễn tại Việt Nam .............................................................19 1.2.1. Kinh nghiệm trong công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng cấp ủy huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh .......................................................................19 1.2.2. Kinh nghiệm trong công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng Cấp ủy và Chính quyền huyện Khánh Vĩnh, tỉnh Khánh Hòa .........................................22 1.2.3. Bài học rút ra ..............................................................................................23 iv Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............................................. 25 2.1. Câu hỏi nghiên cứu .......................................................................................25 2.2. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................25 2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin .................................................................25 2.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích thông tin ...........................................28 2.3. Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu ........................................................................29 2.3.1. Chỉ tiêu đánh giá thực trạng chất lượng tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái trong thời gian qua ..............................................................................................................................29 2.3.2. Chỉ tiêu nội dung cụ thể cần xây dựng nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái trong thời gian tới...................................................................................29 Chương 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, GIÚP VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY VÀ CHÍNH QUYỀN HUYỆN VĂN YÊN, TỈNH YÊN BÁI ............................................................................................. 32 3.1. Khái quát về huyện Văn Yên ........................................................................32 3.1.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội............................................................32 3.1.2. Hệ thống các phòng chuyên môn thuộc huyện ..........................................36 3.1.3. Những thuận lợi, khó khăn .........................................................................37 3.2. Thực trạng của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện ............................38 3.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ ........................................................................38 3.2.2. Cơ cấu tổ chức............................................................................................46 3.3. Thực trạng chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái .....................................................51 3.3.1. Tham mưu giúp cấp ủy xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác ...........................................................................................51 3.3.2. Tham mưu, tổng hợp giúp HĐND, UBND huyện .....................................55 3.3.3. Tham mưu, giúp cấp ủy, chính quyền phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện sơ kết, tổng kết các nghị quyết, kết luận, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy và Huyện ủy ....................................................................................................56 v 3.3.4. Tham mưu, giúp cấp ủy, chính quyền lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác nội chính, tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo ..........................57 3.3.5. Công tác thông tin tổng hợp phục vụ cấp ủy, chính quyền........................57 3.3.6. Công tác tham mưu, biên soạn, thẩm định văn bản của cấp ủy, chính quyền ....................................................................................................................60 3.3.7. Công tác Văn thư – lưu trữ.........................................................................62 3.3.8. Công tác phục vụ hoạt động cấp ủy, chính quyền .....................................70 3.3.9. Hoạt động của Bộ phận hành chính công ..................................................71 3.3.10. Công tác cải cách hành chính ...................................................................75 3.4. Một số mặt hạn chế và nguyên nhân .............................................................76 3.4.1. Một số hạn chế ...........................................................................................76 3.4.2. Nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng Cấp ủy và Chính quyền .....................................................................77 Chương 4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, GIÚP VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY VÀ CHÍNH QUYỀN HUYỆN VĂN YÊN, TỈNH YÊN BÁI ......................................... 78 4.1. Quan điểm, định hướng .................................................................................78 4.1.1. Quan điểm ..................................................................................................78 4.1.2. Định hướng.................................................................................................78 4.1.3. Một số mục tiêu cụ thể ...............................................................................79 4.2. Giải pháp .......................................................................................................80 4.3. Kiến nghị .......................................................................................................86 4.3.1. Đối với Nhà nước .......................................................................................86 4.3.2. Đối với Huyện ủy, HĐND và UBND huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái .......86 KẾT LUẬN .................................................................................................... 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 90 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 93 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HĐND : Hội đồng nhân dân UBND : Ủy ban nhân dân VP : Văn phòng CNTT : Công nghệ thông tin CTVT : Công tác văn thư VB : Văn bản VTLT : Văn thư lưu trữ CB, CC, VC : Cán bộ, Công chức, viên chức vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Số lượng cán bộ, công chức, viên chức văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái .............................................. 48 Bảng 3.2: Chất lượng cán bộ, công chức, viên chức văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái ............................... 50 viii DANH MỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ Biều đồ Biểu đồ 3.1. Cơ cấu CBCCVC theo độ tuổi của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái năm 2019 ............................. 48 Biểu đồ 3.2: Chất lượng tham mưu trong quản lý của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. ................................... 61 Biểu đồ 3.3: Chất lượng phục vụ của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. ................................................................... 71 Biểu đồ 3.4: Thời gian giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận hành chính công của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. .......................................................................................... 73 Biểu đồ 3.5: Mức độ hài lòng của người dân về cách phục vụ tại bộ phận hành chính công của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. ................................................................................... 74 Hình vẽ Hình 3.1: Giao diện hệ thống quản lý văn bản đi ........................................... 64 Hình 3.2. Giao diện hệ thống quản lý vb đến ................................................. 66 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó văn phòng được xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, được thành lập trên cơ sở hợp nhất Văn phòng Huyện ủy với Văn phòng HĐND, UBND huyện, đi vào hoạt động từ 01/7/2018. Với vị trí là cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp uỷ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân huyện. Chức năng, nhiệm vụ thực hiện hợp nhất các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện theo Quy định số 220-QĐ/TW ngày 27/12/2013 của Ban Bí thư Trung ương và Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ. Từ khi hợp nhất, Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái đã tích cực làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Chất lượng và sự hiệu quả trong công tác tham mưu, giúp việc của cơ quan Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện trong thời gian qua đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Cấp ủy, HĐND, UBND huyện, đồng thời góp phần vào việc thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ chính trị, kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của huyện Văn Yên. 2 Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nhất định như: việc tham mưu ban hành một số văn bản chỉ đạo, điều hành chất lượng chưa cao, dẫn đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành thấp; việc quản lý hệ thống số liệu còn chưa khoa học, chưa kịp thời cập nhật thông tin, số liệu mới, có lĩnh vực số liệu cung cấp còn thiếu chính xác ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của lãnh đạo huyện; đội ngũ cán bộ, công chức còn thiếu, có mặt công tác còn hạn chế; cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho việc cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin còn thiếu và chưa đồng bộ; mối quan hệ phối hợp công tác giữa cơ quan Văn phòng huyện với các cơ quan, đơn vị cấp huyện và UBND các xã, thị trấn có lúc, có việc chưa thường xuyên, chưa thông suốt, hiệu quả chưa cao. Để khắc phục những hạn chế nêu trên, góp phần xây dựng cơ quan Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên ngày càng vững mạnh, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, tôi chọn đề tài: "Nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc trong quản lý của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái " làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Đề tài nghiên cứu nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. Từ đó góp phần vào thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác văn phòng. - Phân tích thực trạng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên bái, những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên nhân. 3 - Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Về đối tượng nghiên cứu - Đối tượng: Công tác tham mưu, giúp việc (thông qua đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng) nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. 3.2. Về phạm vi nghiên cứu - Không gian: Huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. - Phạm vi nghiên cứu: Trong giai đoạn 2017 - 2019. 4. Những đóng góp của luận văn về mặt học thuật, lý luận và thực tiễn: Bước vào giai đoạn phát triển mới, trong xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ lãnh đạo của cấp ủy; nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện là hết sức cấp thiết. Do đó, việc nghiên cứu đề tài luận án có ý nghĩa quan trong cả về mặt lý luận và thực tiễn. Luận văn đã làm sáng tỏ một số khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đề nghiên cứu và xây dựng khung lý luận về nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và Chính quyền huyện. Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và Chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. Đồng thời cũng là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. Đặc biệt, luận văn đã đưa ra khái quát tình hình của huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái; khái quát về cơ quan Văn phòng Cấp ủy và Chính quyền huyện Văn Yên; những thuận lợi, khó khăn của địa phương gắn với công tác tham mưu, giúp việc của cơ quan Văn phòng Cấp ủy và Chính quyền huyện. Đưa ra 4 được thực trạng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và Chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. Thông qua khảo sát và phân tích thực trạng, đưa ra được những mặt đã đạt được, những vấn đề còn khó khăn, tồn tại và chỉ ra được các nguyên nhân của thực trạng này. Đưa ra được một số giải pháp khả thi, áp dụng cho cả Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái và các cơ quan khác. Góp phần cải tiến lề lối làm việc, nâng cao vai trò lãnh đạo của các cấp ủy đảng đối với hệ thống chính trị; giúp cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai thực hiện thắng lợi nghị quyết đại hội đảng bộ các cấp. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 4 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu – giúp việc của văn phòng Chương 2: Phương pháp nghiên cứu Chương 3: Thực trạng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái Chương 4: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái 5 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, GIÚP VIỆC CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng 1.1.1. Khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Khái niệm Văn phòng Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp…. Trong cơ cấu của cơ quan, tổ chức đó thì “Văn phòng” là một phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là văn phòng thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ của hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một nhiệm vụ đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự… cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế 6 văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị” hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – lễ tân”. Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, một bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội. Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng. Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, cùa nhiều học giả đều nghiêng về cách hiểu văn phòng là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần. Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty có quy mô 250 công nhân thì văn phòng phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho công ty. Hay trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu 7 công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường. Ngoài ra, các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác. Ví dụ như phòng Kỹ thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các sản phẩm kỹ thuật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác. Ở một trường đại học, các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện các công việc hành chính giúp việc cho lãnh đạo, hỗ trợ giảng viên và tham gia quản lý sinh viên như soạn thảo các thông báo tới sinh viên theo yêu cầu của nhà lãnh đạo khoa, hỗ trợ giảng viên khi làm việc với sinh viên, quản lý hồ sơ, tài liệu của khoa, hướng dẫn sinh viên thực hiện các yêu cầu trong công tác đào tạo…. Như vậy có thể thấy văn phòng đều xuất hiện trong từng cơ quan, tổ chức hay các đơn vị, bộ phận trong tổ chức đó. Ở đây, tác giả cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng không chỉ hiểu đơn thuần là bộ phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị cho tổ chức như tham mưu, xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống, tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình thành và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… như 8 vậy, rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, tác giả đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau: “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.1.1.2. Tham mưu, giúp việc Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến. Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất. Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên, quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, ”Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức”. Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền quyết định”. Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng. 9 Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó. Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội. Đặc biệt, trong công tác Văn phòng tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo. Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Trong hoạt động của Văn phòng, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác. 1.1.1.3. Công tác tham mưu, giúp việc Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”. Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thưLưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân... Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định. 10 Công tác giúp việc của Văn phòng là toàn bộ công việc trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… 1.1.2. Vai trò của công tác tham mưu, giúp việc Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước. Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thày dùi kiểu Bàng Hồng”. Song cái bản lĩnh của người lãnh đạo là cân nhắc và quyết định. Bản lĩnh ấy được kiểm nghiệm qua thực tiễn. Nói cho cùng, không thể không có tham mưu. Đồng thời, hết sức cần có một chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực”. Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyết các vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưu hiến kế của người thày vĩ đại là nhân dân. Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực