Tài liệu Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp Më ®Çu Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ n­íc ta ®· vµ ®ang chuyÓn ho¸ m¹nh mÏ sang c¬ chÕ thÞ tr­êng, theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, ®Ó thùc hiÖn chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, v­íng m¾c cßn tån t¹i cña cña chÕ cò. Tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp bíc sang c¬ chÕ qu¶n trÞ kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. Sau h¬n m­êi n¨m ®æi míi nÒn kinh tÕ, n­íc ta ®· cã nh÷ng thµnh tùu lín t¹o nªn mét b­íc ngoÆt lÞch sö trong sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt n­íc. Do vËy c¸c doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× ph¶i n¾m v÷ng ®­îc thÞ hiÕu cña ng­êi tiªu dïng, gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm ®Ó ®¸p øng nhu cÇu, thÞ hiÕu ®ã. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ cã ®­îc sù ph¸t triÓn nh­ vËy, nã ®ßi hái ph¶i cã sù t­ duy, lÒ lèi vµ phong c¸ch lµm viÖc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. §èi víi mçi doanh nghiÖp vai trß cña ng­êi lao ®éng lµ rÊt quan träng, ®©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mét ng­êi l·nh ®¹o tµi n¨ng, quyÕt ®o¸n cã thÓ dÉn tíi doanh nghiÖp v­ît qua mäi khã kh¨n ®ång thêi cã thÓ doanh nghiÖp ph¸t triÓn, toµn diÖn. ChÝnh v× vËy mµ viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ lµ v« cïng quan träng. Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé em nhËn thÊy c«ng ty nµy lµ c«ng ty nhµ n­íc vèn còng chuyÓn m×nh tõ c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ®Ó theo kÞp víi nhÞp ®é ph¸t triÓn cña thêi ®¹i c«ng ty còng ®· cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi vÒ ph­¬ng thøc kinh doanh cña m×nh, thay ®æi vÒ ph­¬ng thøc b¸n hµng, ph­¬ng thøc tiªu thô... tuy nhiªn ho¹t ®éng mua hµng vÉn ch­a ®ù¬c quan t©m thùc sù. §©y lµ vÊn ®Ò mµ kh«ng chØ cña c«ng ty nµy mµ gÇn nh­ nã tån t¹i trong hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp quèc doanh. Ho¹t ®éng mua hµng rÊt Ýt ®­îc quan t©m ®Õn nh­ Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 1 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp quan t©m ®Õn viÖc mang l¹i lîi nhuËn cho doanh nghiÖp h¬n lµ quan t©m ®Õn tiÕt kiÖm chi phÝ mua hµng. ViÖc mua hµng ch­a ®­îc ®¸nh gi¸ t­¬ng xøng víi vÞ trÝ cña nã. Trong khi mua hµng l¹i lµ kh©u tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng, ho¹t ®«ng b¸n hµng cã ®­îc tèt hay kh«ng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo ho¹t ®éng mua hµng. H¬n n÷a mua hµng tèt t¹o ®iÒu kiÖn t¨ng lîi nhuËn. ChÝnh v× vËy mµ em ®· chän ®Ò tµi “N©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng” lµm ®Ò tµi cho luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. §©y lµ mét dÞp tèt ®Ó em cã thÓ hiÓu râ ¬n vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp kh«ng chØ trªn lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua thùc tÕ. Ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn ®Ò tµi gåm ba ch­¬ng lín: Ch­¬ng 1: c¬ së lý luËn chung vÒ qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp thng m¹i. Ch­¬ng 2: Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Ch­¬ng3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 2 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp Ch­¬ng 1: C¬ së lý luËn cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i 1.1 Ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i 1.1.1 TÇm quan träng cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i Mua hµng lµ ho¹t ®éng ®Çu tiªn nh»m t¹o ra yÕu tè ®Çu vµo (®èi víi doanh nghiÖp th­¬ng m¹i yÕu tè ®Çu vµo lµ nguån hµng) mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®ång bé, ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i, chÊt l­îng, phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp. D­íi gãc ®é cña nhµ qu¶n trÞ th× mua hµng hoµn toµn tr¸i ngù¬c víi b¸n hµng. NÕu b¸n hµng cã nghÜa lµ t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ vµ dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch lµm t¨ng ý thøc vÒ nhu cÇu ®ã th× mua hµng lµ phñ nhËn hoÆc ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã cho tíi khi t×m ra ®­îc ®iÒu kiÖn mua hµng tèt. Thùc chÊt, mua hµng biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ng­êi víi ng­êi Mua hµng lµ c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c doanh nghiÖp sau khi xem xÐt, t×m hiÓu vÒ chñ hµng vµ cïng víi chñ hµng bµn b¹c, tho¶ thuËn ®iÒu kiÖn mua b¸n, thùc hiÖn c¸c thñ tôc mua b¸n, thanh to¸n vµ c¸c nghiÖp vô giao nhËn, vËn chuyÓn nh»m t¹o nªn lùc l­îng hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp víi sè l­îng, chÊt l­îng, cu cÊu ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña dù tr÷, b¸n hµng phôc vô cho kh¸ch hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt. + VÞ trÝ cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i Mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp, ®©y lµ kh©u më ®Çu cho l­u chuyÓn hµng ho¸, mua ®óng chñng lo¹i, Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 3 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp mÉu m·, sè l­îng, vµ chÊt l­îng th× dÉn ®Õn mua vµ b¸n tèt h¬n. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng th× b¸n hµng lµ kh©u quan träng nh­ng mua hµng lµ tiÒn ®Ò t¹o ra l­îng hµng ban ®Çu ®Ó triÓn khai toµn bé hÖ thèng kinh doanh cña doanh nghiÖp. VËy nªn mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu quy tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp, mua lµ tiÒn ®Ò ®Ó b¸n vµ ®¹t ®­îc lîi nhuËn. Trªn thùc tÕ kh©u b¸n hµng khã h¬n mua hµng nh­ng hµng vi hay bÞ m¾c sai lÇm nhÊt l¹i lµ hµnh vi mua hµng vµ nghiÖp vô mua hµng cã vÞ trÝ rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp vµ c¸c nhµ kinh doanh. + Mua hµng cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ë chç: - Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp muèn b¸n hµng ra thÞ tr­êng th× ph¶i cã tiÒn ®Ò vËt chÊt tøc lµ ph¶i cã yÕu tè ®Çu vµo. C¸c yÕu tè ®Çu vµo chÝnh lµ hµng ho¸, nguyªn nhiªn vËt liÖu cña doanh nghiÖp. Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ trong tay tõ ®ã b¸n ra thÞ tr­êng. Víi chøc n¨ng mua ®i b¸n l¹i doanh nghiÖp lu«n mong muèn phÊn ®Êu ®Ó mua ®­îc hµng ho¸ víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thÓ tho¶ m·n tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Môc ®Ých kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ t×m kiÕm lîi nhuËn tèi ®a do ®ã ph¶i tÝnh ®Õn mua hµng víi sè l­îng vµ gi¸ c¶ hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng hµng thõa hay thiÕu ®Òu kh«ng tèt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng gãp phÇn n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh cho doanh nghiÖp trªn thÞ tr­êng. §iÒu nµy thÓ hiÖn chi phÝ mua hµng cña doanh nghiÖp (bao gåm c¶ gi¸ mua hµng cña doanh nghiÖp vµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cu¶ doanh nghiÖp nh chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn... ) sÏ lµm cho gi¸ ®Çu vµo trªn mét ®¬n vÞ cao vµ tõ ®ã lµm cho gi¸ b¸n cao. - Mua hµng ®¶m b¶o cã ®ñ l­îng hµng b¸n ra cho kh¸ch hµng theo ®óng yªu cÇu cña hä. §èi víi doanh nghiÖp th­¬ng m¹i khi mua hµng nÕu mua ph¶i hµng kÐm chÊt l­îng, kÐm phÈm chÊt, mÉu m·, chñng lo¹i, kÝch cì kh«ng phï hîp, lçi mèt th× kh¸ch hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã. Mµ Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 4 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp kh¸ch hµng ®· kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã th× ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng ®¹t hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña doanh nghiÖp lµ ph¶i lµm sao ®Ó kh¸ch hµng c¶m thÊy hµi lßng vÒ s¶n phÈm cña m×nh ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng lµ ng­¬× cuèi cïng bá tiÒn tói ra ®Ó mua s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, lµ ng­¬× quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp hay kh«ng. Cho nªn cã kh¸ch hµng th× doanh nghiÖp míi cã ®­îc doanh thu vµ thu ®­îc lîi nhuËn. Mua hµng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng, phï hîp víi yªu cÇu kinh doanh gióp cho ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i tiÕn hµnh thuËn lîi, kÞp thêi, ®Èy nhanh ®­îc tèc ®é l­u chuyÓn hµng ho¸, t¹o ®iÒu kiÖn gi÷ chø tÝn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Mua hµng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l­u th«ng hµng ho¸, t¹o ra lîi nhuËn trong kinh doanh, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp thu khoa häc kü thuËt cña thÕ giíi. 1.1.2 C¸c ph­¬ng ph¸p vµ quy t¾c mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i 1.1.2.1 C¸c ph­¬ng ph¸p mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. a) C¨n cø vµo quy m« mua hµng Mua hµng theo nhu cÇu: Lµ h×nh thøc mua hµng trong cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i trong ®ã khi doanh nghiÖp cÇn mua hµng víi sè l­îng bao nhiªu th× sÏ tiÕn hµnh mua bÊy nhiªu tøc lµ mçi lÇn mua hµng chØ mua võa ®ñ nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §Ó cã ®uîc quyÕt ®Þnh l­îng hµng sÏ mua trong tõng lÉn, doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo diÔn biÕn thÞ tr­êng, tèc ®é tiªu thô s¶n phÈm vµ xem xÐt l­îng hµng thùc tÕ cña doanh nghiÖp. L­îng b¸n hµng dù kiÕn + tån ®Çu kú + tån cuèi k× L­îng hµng thÝch hîp = mét lÇn mua sè vßng chu chuyÓn hµng ho¸ dù kiÕn Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm sau: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 5 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp + C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng ®¬n gi¶n. Nhu cÇu mua hµng ®­îc x¸c ®Þnh xuÊt ph¸t tõ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp hay cña c¸c bé phËn, l­îng hµng ho¸ dù tr÷ thùc tÕ ®Çu k× vµ kÕ ho¹ch dù tr÷ cho k× b¸n tiÕp theo. + Lù¬ng tiÒn bá ra cho tõng lÇn mua hµng lµ kh«ng lín l¾m nªn gióp cho doanh nghiÖp thu håi vèn nhanh vµ do mua bao nhiªu b¸n hÕt bÊy nhiªu nªn lù¬ng hµng ho¸ dù tr÷ Ýt. Do vËy sÏ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tiÕt kiÖm ®ù¬c chi phÝ b¶o qu¶n, gi÷ g×n hµng ho¸ vµ c¸c chi phÝ kh¸c. §iÒu ®ã lµm t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn cña vèn + Qu¸ tr×nh mua hµng diÔn ra nhanh chãng, thuËn lîi nªn gióp cho doanh nghiÖp tr¸nh ®ù¬c nh÷ng rñi ro do biÕn ®éng vÒ gi¸ hay do nhu cÇu vÒ hµng ho¸ thay ®æi, gi¶m thiÓu nh÷ng thiÖt h¹i do thiªn tai (ho¶ ho¹n, lò lôt... ) hay chiÕn tranh g©y ra. Bªn c¹nh ®ã mua hµng theo nhu cÇu cßn cã nhù¬c ®iÓm cÇn l­u ý: + V× lù¬ng hµng mua vÒ Ýt chØ ®ñ b¸n ra ë møc ®é b×nh th­êng nªn nÕu viÖc nhËp hµng bÞ trÔ hay hµng b¸n ch¹y h¬n møc b×nh thõ¬ng th× doanh nghiÖp cã nguy c¬ thiÕu hµng. + Chi phÝ mua hµng thõ¬ng cao, doanh nghiÖp kh«ng ®ù¬c h­ëng c¸c ­u ®·i mµ ng­êi b¸n hµng dµnh cho. Doanh nghiÖp bÞ mÊt c¬ héi kinh doanh trªn thÞ tr­êng khi trªn thÞ tr­êng cã c¬n sèt vÒ hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang kinh doanh, lóc ®ã môc tiªu lîi nhuËn cña doanh nghiÖp sÏ kh«ng ®¹t ®ù¬c, doanh nghiÖp sÏ kh«ng thÓ thu ®­îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ”. Mua hµng theo l« lín: Mua hµng theo l« lín lµ lù¬ng hµng mua mét lÇn nhiÒu h¬n nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. Trªn c¬ së dù ®o¸n nhu cÇu trong mét kho¶n thêi gian nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Dùa vµo mét sè luËn cø ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc sè l­îng hµng tèi ­u cÇn nhËp bëi vËy ta biÕt r»ng tæng chi phÝ cho viÖc nh©p hµng sÏ nhá nhÊt khi chi phÝ l­u tr÷ hµng ho¸ b»ng víi chi phÝ mua hµng. NÕu ta gäi: C-Tæng chi phÝ C 1 - Chi phÝ mét lÇn mua hµng C 2 - Chi phÝ b¶o qu¶n ®¬n vÞ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ thêi gian Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 6 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp C - Sè l­îng ®¬n vÞ hµng ho¸ cÇn thiÕt trong mét ®¬n vÞ thêi gian Q - Sè l­îng hµng ho¸ thu mua mét lÇn Gi¶ thiÕt Q kh«ng ®æi vµ sè l­îng hµng ho¸ dù tr÷ trong kho b»ng Q/2 th× ta cã: Q= 2*C1*D C 2 C= C 2 * (Q/2) + C 1 *Q/D) C«ng thøc nµy cho ta thÊy l­îng hµng nhËp tèi ­u víi tæng chi phÝ thu mua, b¶o qu¶n lµ thÊp nhÊt. Tõ ®ã cã thÓ thÊy mua theo l« cã nh÷ng ­u ®iÓm sau: + Chi phÝ mua hµng cã thÓ gi¶m ®­îc vµ doanh nghiÖp cã thÓ nhËn ®­îc nh÷ng ­u ®·i cña c¸c nhµ cung cÊp. + Chñ ®éng chän ®­îc c¸c nhµ cung cÊp uy tÝn nªn Ýt gÆp rñi ro khi nhËp hµng + Cã thÓ chíp ®­îc thêi c¬ nÕu cã nh÷ng “ c¬n sèt ” thÞ tr­êng, do ®ã cã thÓ thu ®­îc lîi nhuËn “ siªu ng¹ch ”. Song nã còng kh«ng tr¸nh ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm ph¸t sinh nhÊt ®Þnh ®ã lµ: + Ph¶i sö dông mét l­îng vèn hµng ho¸ lín ®iÒu nµy g©y ra nh÷ng khã kh¨n tµi chÝnh cho doanh nghiÖp, lµm gi¶m hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp + Chi phÝ b¶o qu¶n, b¶o hiÓm hµng ho¸ lín. + Rñi ro (thiªn tai, mÊt c¾p, l¹c mèt, h¹ gi¸ ) cao. b) C¨n cø vµo h×nh thøc mua TËp trung thu mua: Nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín th­êng cã nh÷ng bé phËn chuyªn tr¸ch thu mua theo nhãm hµng, mÆt hµng. Ph­¬ng ph¸p thu mua nµy cã ­u ®iÓm lµ tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ nh­ng nã cã nh­îc ®iÓm lµ mua b¸n t¸ch rêi nhau, nhiÒu khi mua hµng vÒ kh«ng b¸n ®­îc v× kh«ng phï hîp víi nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng. Ph©n t¸n thu mua: Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp kho¸n cho tõng quÇy hµng, hä ph¶i tù lo vèn vµ nguån hµng kinh doanh. ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 7 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp nµy lµ n¾m ch¾c ®­îc nhu cÇu, thÞ tr­êng mua vµ b¸n g¾n liÒn nhau. Nh­îc ®iÓm lµ sè l­îng mua b¸n Ýt, gi¸ c¶ cao, chi phÝ kÝ kÕt t¨ng. Liªn kÕt thu mua ph©n t¸n tiªu thô: §©y lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh nghiÖp nhá th­êng ¸p dông do ®iÒu kiÖn vèn Ýt, mét sè cöa hµng liªn kÕt víi nhau cïng thu mua hµng ho¸, sau ®ã ph©n phèi l¹i cho c¸c cöa hµng tiªu thô. ¦u ®iÓm cña h×nh thøc mua hµng nµy lµ do mua nhiÒu nªn mua ®­îc gi¸ thÊp, tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ vËn chuyÓn trªn mét ®¬n vÞ hµng ho¸, chi phÝ ®i l¹i cña c¸n bé thu mua vµ mét sè chi phÝ kh¸c liªn quan. Nh­ng còng cã nh­îc ®iÓm lµ do mua nhiÒu nªn ph¶i chi phÝ b¶o qu¶n, hao hôt t¨ng, tèc ®é chu chuyÓn vèn chËm. c) C¨n cø vµo thêi h¹n tÝn dông Mua ®Õn ®©u thanh to¸n ®Õn ®ã (mua thanh to¸n ngay) theo ph­¬ng thøc nµy th× khi nhËn ®­îc hµng ho¸ do bªn b¸n giao th× doanh nghiÖp ph¶i lµm thñ tôc cho bªn b¸n Mua giao hµng tr­íc: sau khi bªn b¸n giao hµng cho doanh nghiÖp, doanh nghiÖp ®· nhËn ®­îc hµng ho¸ sau mét thêi gian doanh nghiÖp míi ph¶i thanh to¸n l« hµng ®ã. Mua ®Æt tiÒn tr­íc nhËn hµng sau: sau khi kÝ hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ víi nhµ cung cÊp doanh nghiÖp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn (cã thÓ lµ mét phÇn l« hµng hay toµn bé gi¸ trÞ cña l« hµng) ®Õn thêi h¹n giao hµng bªn b¸n sÏ tiÕn hµnh giao hµng cho bªn mua. d) C¨n cø theo nguån hµng: Mua trong n­íc: §©y lµ h×nh thøc mua mµ mäi ho¹t ®éng mua cña doanh nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh trong ph¹m vi mét quèc gia. Nguån hµng ®ã ®­îc s¶n xuÊt trong n­íc. Mua tõ n­íc ngoµi(nhËp khÈu): §©y lµ h×nh thøc doanh nghiÖp mua hµng tõ n­íc ngoµi vÒ ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh ë trong n­íc. Trog ®ã cã hai h×nh thøc nhËp khÈu: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 8 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp + NhËp khÈu uû th¸c lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty ®ãng vai trß lµm trung gian ®Ó tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ vµ thiÕt bÞ m¸y mãc n­íc ngoµi vµo ViÖt Nam theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng ntrong n­íc. Trong ho¹t ®éng dÞch vô nµy c«ng ty kh«ng ph¶i sö dông vèn cña m×nh vµ ®­îc h­ëng mét kho¶n gäi lµ phÝ uû th¸c. + NhËp khÈu trùc tiÕp lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty thùc hiÖn tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi tõ khi t×m hiÓu nhu cÇu cña thÞ tr­êng ®Ó mua ®Õn khi b¸n hµng vµ thu tiÒn vÒ b»ng vèn cña m×nh. Cïng víi c¸ch thøc ph©n lo¹i nh­ trªn cßn cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i kh¸c nh­: ph©n lo¹i theo ph­¬ng thøc mua theo hîp ®ång, ph­¬ng thøc mua trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp, ph­¬ng thøc mua theo hîp ®ång hay mua theo ®¬n hµng, mua bu«n hay mua lÎ...Mçi ph­¬ng ph¸p trªn ®Òu cã nh÷ng ­u vµ nh­îc ®iÓm riªng nªn c¸c doanh nghiÖp tuú vµo thùc tr¹ng cña m×nh trong tõng thêi ®iÓm, tõng giai ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó quyÕt ®Þnh xem m×nh nªn theo ph­¬ng thøc nµo lµ thuËn tiÖn nhÊt vµ tèt nhÊt. 1.1. 2. 2 C¸c quy t¾c ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶. + Quy t¾c mua hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp: doanh nghiÖp nªn lùa chän cho m×nh mét sè l­îng nhµ cung cÊp nhÊt ®Þnh. §iÒu ®ã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ph©n t¸n ®­îc rñi ro bëi ho¹t ®éng mua hµng cã thÓ gÆp nhiÒu rñi ro tõ phÝa nhµ cung cÊp. NÕu nh­ doanh nghiÖp chØ mua hµng cña mét nhµ cung cÊp duy nhÊt hoÆc mét sè Ýt th× khi rñi ro x¶y ra doanh nghiÖp ph¶i g¸nh chÞu tÊt c¶ vµ rÊt khã kh¾c phôc. Nh÷ng rñi ro x¶y ra trong mua hµng lµ rÊt ®a d¹ng: nã cã thÓ x¶y ra do thÊt b¹i trong kinh doanh hay rñi ro kh¸c mµ b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp gÆp ph¶i nh­ thiÕu nguyªn vËt liÖu, c«ng nh©n ®×nh c«ng, chiÕn tranh, do nh÷ng trôc trÆc trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hay do sù bÊt tÝn cña c¸c nhµ cung cÊp. Víi ý nghÜ ph©n t¸n rñi ro, nhiÒu ng­êi gäi nguyªn t¾c thø nhÊt lµ nguyªn t¾c “kh«ng bá tiÒn vµo mét tói ”. Ngoµi ra nguyªn t¾c nµy cßn t¹o sù c¹nh tranh gi÷a c¸c nhµ cung cÊp. NÕu hµng ho¸ ®Çu vµo cña doanh nghiÖp chØ ®­îc mua tõ mét hay mét sè rÊt Ýt nhµ cung cÊp th× nh÷ng nhµ cung cÊp Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 9 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp nµy cã thÓ Ðp gi¸ vµ ¸p ®Æt c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n hµng cho doanh nghiÖp. Khi doanh nghiÖp tá ý ®Þnh mua hµng cña nhiÒu ng­êi th× b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp sÏ ®­a ra nh÷ng ®iÒu kiÖn hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, giao nhËn, thanh to¸n ®Ó thu hót ng­êi mua vÒ phÝa m×nh. Tuy nhiªn khi thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy c¸c doanh nghiÖp cÇn l­u ý lµ trong sè c¸c nhµ cung cÊp cña m×nh nªn chän ra mét nhµ cung cÊp chÝnh ®Ó x©y dùng mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, bÒn v÷ng dùa trªn c¬ së tin t­ëng vµ gióp ®ì lÉn nhau. Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng cña hä nhiÒu h¬n vµ th­êng xuyªn. V× vËy doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng nhËn ®­îc nhiÒu ­u ®·i tõ phÝa nhµ cung cÊp nµy h¬n so víi nh÷ng kh¸ch hµng kh¸c, thËm chÝ cßn ®­îc hä gióp ®ì khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n (®­îc h­ëng tÝn dông m¹i khi thiÕu vèn, ®­îc ­u tiªn mua hµng khi hµng ho¸ khan hiÕm,...) vµ doanh nghiÖp th­êng trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng cña c¸c nhµ cung cÊp. Ng­îc l¹i doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i gióp ®ì nhµ cung cÊp khi hä gÆp khã kh¨n. + Quy t¾c lu«n gi÷ thÕ chñ ®éng tr­íc c¸c nhµ cung cÊp: nÕu ng­êi b¸n hµng cÇn ph¶i t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hay dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch ph¸t triÓn nhu cÇu ®ã ë c¸c kh¸ch hµng cña m×nh, th× ng­êi mua hµng l¹i ph¶i lµm ®iÒu ng­îc l¹i, tøc lµ ph¶i t×m c¸ch phñ nhËn hay ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã mét c¸ch cã ý thøc cho ®Õn khi t×m ®­îc nh÷ng ®iÒu kiÖn mua hµng tèt h¬n. §i mua hµng lµ gi¶i mét sè bµi to¸n víi v« sè rµng buéc kh¸c nhau. Cã nh÷ng “ rµng buéc chÆt ” (®iÒu kiÖn kh«ng thÓ nh©n nhîng ®­îc) vµ cã nh÷ng “ rµng buéc láng ” (®iÒu kiÖn cã thÓ nh©n nh­îng ®­îc). Trong khi ®ã c¸c nhµ cung cÊp lu«n lu«n ®a ra nh÷ng th«ng tin phong phó vµ hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, chÊt l­îng, ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, c¸c dÞch vô sau b¸n... nÕu kh«ng tØnh t¸o, quyÒn chñ ®éng cña doanh nghiÖp víi t­ c¸ch lµ ng­êi mua sÏ mÊt dÇn vµ sÏ tù nguyÖn trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊp mµ quªn ®i nh÷ng “rµng buéc chÆt ” ®Ó råi ph¶i lo ®èi phã víi c¸c rñi ro. V× vËy ®Ó kh«ng trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊpv× vËy c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt lµ ghi ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lêi høa cña ng­êi b¸n hµng, sau ®ã tæng hîp chóng vµo trong mét hîp Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 10 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp ®ång vµ b¾t ng­êi b¸n kÝ vµo ®Êy. Lóc nµy ta sÏ buéc ng­êi b¸n hµng th­¬ng l­îng víi m×nh mét c¸ch chñ ®éng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cã lîi + Quy t¾c ®¶m b¶o “sù hîp lý ” trong t­¬ng quan quyÒn lîi gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp: nÕu doanh nghiÖp khi mua hµng chÊp nhËn nh÷ng ®iÒu kiÖn bÊt lîi cho m×nh th× sÏ ¶nh h­ëng xÊu ®Õn hiÖu qu¶ mua hµng vµ cã nguy c¬ bÞ gi¶m ®¸ng kÓ vÒ lîi nhuËn kinh doanh. Ng­îc l¹i, nÕu doanh nghiÖp cè t×nh “Ðp ” nhµ cung cÊp ®Ó ®¹t ®­îc lîi Ých cña m×nh mµ kh«ng quan t©m ®Õn lîi Ých cña nhµ cung cÊp th× dÔ gÆp trôc trÆc trong viÖc tho¶ thuËn (kh«ng ®¹t ®­îc sù tho¶ thuËn) vµ thùc hiÖn hîp ®ång (hîp ®ång cã nguy c¬ kh«ng thùc hiÖn ®­îc). §¶m b¶o sù “ hîp lý ” vÒ lîi Ých kh«ng chØ lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh nghiÖp vµ nhµ cung cÊp gÆp ®­îc nhau vµ cïng nhau thùc hiÖn hîp ®ång, t¹o ch÷ tÝn trong quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, mµ cßn gióp cho doanh nghiÖp gi÷ ®­îc sù tØnh t¸o, s¸ng suèt trong ®µm ph¸n, tr¸nh nh÷ng ®iÒu ®¸ng tiÕc cã thÓ x¶y ra. 1.2 Vai trß vµ néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. 1.2.1 Môc tiªu vµ vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. +) Kh¸i niÖmvÒ qu¶n trÞ mua hµng: Theo c¸ch tiÕp cËn qu¸ tr×nh: qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i nh»m thùc hiÖn môc tiªu b¸n hµng. Theo c¸ch tiÕp cËn t¸c nghiÖp: Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¶n trÞ b»ng c¸c b­íc c«ng viÖc nh­ x¸c ®Þnh nhu cÇu, t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, theo dâi vµ kiÓm tra viÖc giao nhËn, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng nh»m ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh. Qu¸ tr×nh mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng g×? cña ai, víi sè l­îng vµ gÝ c¶ nh­ thÕ nµo. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 11 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp t¹p ®­îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ, cung øng. + Môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i: Do mua hµng lµ kh©u ®Çu tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®Ó c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã hiÖu qu¶ th× môc tiªu c¬ b¶n cña ho¹t ®éng mua hµng lµ ®¶m b¶o an toµn cho b¸n ra, ®¶m b¶o chÊt l­îng mua hµng, vµ mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt. - §¶m b¶o an toµn cho b¸n ra thÓ hiÖn tr­íc hÕt lµ hµng mua ph¶i ®ñ vÒ sè l­îng vµ c¬ cÊu tr¸nh t×nh tr¹ng thõa hay thiÕu dÉn ®Õn ø ®äng hµng ho¸ hay gi¸n ®o¹n kinh doanh lµm ¶nh h­ëng ®Õn l­u th«ng hµng ho¸. MÆt kh¸c hµng mua ph¶i phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng v× kh¸ch hµng lµ ng­êi tiªu dïng s¶n phÈm do c«ng ty b¸n ra. C«ng ty cã tån t¹i hay kh«ng phô thuéc vµo kh¸ch hµng. Cuèi cïng lµ ®¶m b¶o sao cho viÖc mua hµng, vËn chuyÓn Ýt gÆp rñi ro (do giao hµng chËm, ¸ch t¾c trong kh©u vËn chuyÓn... ). Ch¼ng h¹n nh­ ®óng vµo thêi ®iÓm nµo ®ã, mét mÆt hµng ®ang lªn” c¬n sèt ” mµ theo ®óng tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp hµng sÏ vÒ ®óng vµo thêi ®iÓm ®ã nh­ng do viÖc giao hµng chËm doanh nghiÖp sÏ mÊt ®i c¬ héi thu ®­îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ” vµ cã thÓ sÏ dÉn ®Õn t×nh huèng doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng do uy tÝn cña hä bÞ gi¶m sót. - §¶m b¶o chÊt l­îng hµng mua vµo thÓ hiÖn ë chç hµng ph¶i cã chÊt l­îng mµ kh¸ch hµng cã thÓ chÊp nhËn ®­îc. Quan ®iÓm phæ biÕn hiÖn nay trong c¶ s¶n xuÊt, l­u th«ng vµ tiªu dïng lµ cÇn cã nh÷ng hµng ho¸ cã chÊt l­îng tèi ­u chø kh«ng ph¶i cã chÊt l­îng tèi ®a. ChÊt l­îng tèi ®a lµ møc chÊt l­îng mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng tèt nhÊt mét nhu cÇu nµo ®ã cña ng­êi mua vµ nh­ vËy ng­êi b¸n hay ng­êi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®­îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt l­îng tèi ®a lµ møc chÊt l­îng ®¹t ®­îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt l­îng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n chÊt l­îng tèi ­u nh­ng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp ch­a tèi ­u Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 12 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp - §¶m b¶o mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt nh»m t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n hµng. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ gi¸ b¸n thÊp h¬n c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó kÐo kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Chi phÝ mua hµng kh«ng chØ thÓ hiÖn ë gi¸ b¸n mµ cßn thÓ hiÖn ë chç mua hµng ë ®©u, cña ai, sè l­îng lµ bao nhiªu... ®Ó chi phÝ giao dÞch, ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn lµ thÊp nhÊt. C¸c môc tiªu trªn kh«ng ph¶i lóc nµo còng thèng nhÊt nhau ®­îc v× th«ng th­êng ®Ó ®¹t ®­îc c¸i nµy con ng­êi sÏ ph¶i hy sinh c¸i kh¸c hay mÊt ®i mét thø kh¸c. Ch¼ng h¹n th­êng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chÊt l­îng vµ gi¸ c¶, chÊt l­îng tèt th× gi¸ cao vµ ng­îc l¹i. Ngoµi ra môc tiªu mua hµng cßn m©u thuÉn víi c¸c môc tiªu cña c¸c chøc n¨ng kh¸c. V× vËy khi x¸c ®Þnh môc tiªu mua hµng cÇn ®Æt chóng trong tæng thÓ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ x¾p xÕp thø tù ­u tiªn gi÷a c¸c môc tiªu mua hµng ®¶m b¶o sao cho ho¹t ®éng mua hµng ®ãng gãp tÝch cùc nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. +) TÇm quan träng cña qu¶n trÞ mua hµng : Qu¶n trÞ mua hµng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp thÓ hiÖn ë chç ph¶i tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng sao cho mua ®­îc hµng th­êng xuyªn, ®Òu ®Æn vµ kÞp thêi, cung cÊp hµng ho¸ phï hîp víi nhu cÇu vÒ sè l­îng, c¬ cÊu, chñng lo¹i víi chÊt l­îng tèt, gi¸ c¶ hîp lÝ. Qu¶n trÞ mua hµng ®­îc ph¶n ¸nh th«ng qua viÖc ph©n tÝch c¸c b­íc cña qu¸ tr×nh mua hµng ®ã lµ viÖc ph©n tÝch, lùa chän ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng. §©y lµ qu¸ tr×nh phøc t¹p ®­îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×. Nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh­: ®¸nh gi¸ m«i tr­êng chung hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai; thùc tr¹ng vÒ cung cÇu hµng ho¸ ®ã trªn thÞ tr­êng; cu cÊu thÞ tr­êng cña s¶n phÈm; gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o; thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n; t×nh h×nh tµi chÝnh; l·i suÊt trong n­íc vµ ngoµi; chi phÝ l­u kho vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Tæ chøc tèt viÖc mua hµng lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng vµ nãi réng ra lµ cña doanh nghiÖp. 1.2.2 Néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 13 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp §Ó triÓn khai cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng mua hµng, khai th¸c tèt nhÊt nguån hµng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh, c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch, lùa chän vµ ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua, mua c¸i g× ?, mua bao nhiªu ?, mua cña ai ?, gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n nh­ thÕ nµo ?... §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p ®­îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch, c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh­ ®¸nh gi¸ m«i tr­êng chung, hiÖn t¹i vµ triÓn väng, thùc tr¹ng vÒ cung - cÇu hµng ho¸ trªn thÞ tr­êng c¬ cÊu thÞ tr­êng cña s¶n phÈm víi thùc tr¹ng vµ thùc tiÔn th­¬ng m¹i, gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o, thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n, t×nh h×nh vËn t¶i vµ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ ®Æt hµng l¹i, t×nh h×nh tµi chÝnh, l·i suÊt trong níc vµ ngoµi ­íc, chi phÝ l­u kho... vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. §Ó qu¸ tr×nh mua hµng ®­îc tèt c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh mua hµng. S¬ ®å qu¸ tr×nh mua hµng trong doanh nghiÖp X¸c ®Þnh nhu cÇu T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp Tho¶ m·n Th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng Theo dâi vµ thùc hiÖn giao hµng Kh«ng tho¶ m·n §¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 14 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp a ) X¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng: Mua hµng lµ ho¹t ®éng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu do vËy tr­íc khi mua hµng nhµ qu¶n trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nhu cÇu mua hµng cña doanh nghiÖp trong mçi thêi k×. Thùc chÊt cña giai ®o¹n nµy lµ tr¶ lêi cho c©u tr¶ lêi lµ mua c¸i g×, mua bao nhiªu, chÊt l­îng nh­ thÕ nµo. - Mua c¸i g×? phô thuéc vÇo nhu vÇu b¸n ra ®Ó x¸c ®Þnh. Mua c¸i g× doanh nghiÖp cÇn tøc lµ thÞ tr­êng cÇn. §Ó x¸c ®Þnh xem m×nh cÇn mua c¸i g× th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn cøu t×m hiÓu xem kh¸ch hµng cÇn g×, n¾m ch¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó tho¶ m·n. Nghiªn cøu thÞ tr­êng gióp cho c¸c doanh nghiÖp x¸c ®Þnh ®­îc nhu cÇu, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc tæng cung hµng ho¸, ®©y lµ kÕ ho¹ch t¹o nguån vµ mua hµng. §ång thêi x¸c ®Þnh cô thÓ l­îng cung cña tõng khu vùc, tõng chñng lo¹i ®Ó lùa chän chñ hµng, ph­¬ng thøc mua hµng phï hîp, ®¶m b¶o sè l­îng, lo¹i hµng mua, thêi gian mua phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp, t¹o ra lîi nhuËn hîp ph¸p, hiÖu qu¶. Mua víi sè l­îng bao nhiªu? ®Ó x¸c ®Þnh ®­îc sè l­îng hµng ho¸ mua vµo lµ bao nhiªu trªn thùc tÕ ng­êi ta th­êng dùa vµo c«ng thøc c©n ®èi l­u chuyÓn. M + D dk = B + D ck + Dhh Trong ®ã: M - L­îng hµng ho¸ cÇn mua vµo trong toµn bé k× kinh doanh. B – L­îng hµng b¸n ra (theo kÕ ho¹ch) cña doanh nghiÖp trong k× D dk- L­îng hµng ho¸ tån kho cña doanh nghiÖp ®Çu k× kinh doanh D ck –L­îng hµng ho¸ dù tr÷ cuèi k× (kÕ ho¹ch) ®Ó chuÈn bÞ cho k× kinh doanh tiÕp theo. Dhh- §Þnh møc hao hôt (nÕu cã) Tõ c«ng thøc c©n ®èi cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc nhu cÇu mua vµo trong k× nh­ sau: M = B + D ck – D dk +Dhh Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 15 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp C«ng thøc trªn ®­îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua vµo cña tõng mÆt hµng. Tæng l­îng hµng mua vµo cña doanh nghiÖp b»ng tæng c¸c l­îng hµng mua vµo cña tõng mÆt hµng. ChÊt l­îng mua vµo nh­ thÕ nµo? x¸c ®Þnh theo nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp. Mua vµo phô thuéc vµo møc b¸n ra cña doanh nghiÖp c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, c¬ cÊu. Yªu cÇu vÒ chÊt l­îng: + Doanh nghiÖp ph¶i ®­a ra môc tiªu chÊt l­îng ®èi víi hµng ho¸ mua vµo. + CÇn chó ý theo ®uæi môc tiªu chÊt l­îng tèi ­u chø kh«ng ph¶i môc tiªu chÊt l­îng tèi ®a. ChÊt l­îng tèi ­u lµ mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt mét chu cÇu nµo ®o cña ng­êi mua vµ nh­ vËy ng­êi b¸n hay ng­êi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®­îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt l­îng tèi ®a lµ møc chÊt l­îng ®¹t ®­îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt l­îng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n møc chÊt l­îng tèi ­u nh­ng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp ch­a tèi ­u. + Ngoµi ra doanh nghiÖp cÇn chó ý ®Õn yªu cÇu vÒ c¬ cÊu, chñng lo¹i, mÉu m·, thêi gian ®Ó ®¶m b¶o ®­îc môc tiªu chi phÝ vµ môc tiªu an toµn. ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng sÏ gióp doanh nghiÖp cã ®­îc l­îng hµng tèi ­u mµ doanh nghiÖp sÏ mua tõ ®ã míi cã thÓ t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp cho phï hîp. b) T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. Thùc chÊt lµ ®Ó tr¶ lêi c©u hái mua cña ai. §Ó thùc hiÖn ®­îc môc tiªu trªn doanh nghiÖp ph¶i ®i t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. C©u hái ®Æt ra lµ doanh nghiÖp sÏ t×m ë ®©u vµ nh­ thÕ nµo. T×m nhµ cung cÊp: Cã rÊt nhiÒu c¸ch mµ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cã thÓ t×m kiÕm nh÷ng nhµ cung cÊp tiÒm tµng. Doanh nghiÖp cã thÓ t×m th«ng qua c¸c h×nh thøc: + Th«ng qua ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o, giíi thiÖu cña nhµ cung cÊp. + Th«ng qua héi chî, triÓn l·m. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 16 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp + Th«ng qua ®¬n th­ chµo hµng. + Th«ng qua héi nghÞ kh¸ch hµng. C¸c danh s¸ch trªn cµng ®Çy ®ñ cµng tèt. Lùa chän nhµ cung cÊp: Khi lùa chän c¸c nhµ cung cÊp cÇn vËn dông mét c¸ch s¸ng t¹o nguyªn t¾c “ kh«ng nªn chØ cã mét nhµ cung cÊp ”. Muèn vËy ph¶i nghiªn cøu toµn diÖn vµ kÜ c¸c nhµ cung cÊp tr­íc khi ®­a ra quyÕt ®Þnh chän lùa, ph¶i ®¸nh gi¸ ®­îc kh¶ n¨ng hiÖn t¹i vµ tiÒm Èn cña hä trong viÖc cung øng hµng ho¸ cho doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän nhµ cung cÊp víi gi¸ rÎ nhÊt còng nh­ víi chi phÝ vËn t¶i nhá nhÊt ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm, lµm t¨ng lîi nhuËn. V× vËy viÖc lùa chän nhµ cung cÊp cã ý nghÜa rÊt quan träng ®èi víi nhµ qu¶n trÞ. Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ lùa chän nhµ cung cÊp. Quan ®iÓm truyÒn thèng cho r»ng ph¶i th­êng xuyªn chän nhµ cung cÊp v× cã nh­ thÕ míi cã thÓ lùa chän ®­îc nhµ cung cÊp víi gi¸ c¶ ®em l¹i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Hä th­êng thay ®æi nhµ cung cÊp b»ng c¸c biÖn ph¸p: th­êng xuyªn tÝnh to¸n lùa chän ng­êi cÊp hµng, tæ chøc ®Êu thÇu cho mçi lÇn cÊp hµng... Cã quan ®iÓm hoµn toµn ng­îc l¹i: th«ng qua marketing lùa chän ng­êi cÊp hµng th­êng xuyªn cÊp hµng víi ®é tin cËy cao, chÊt l­îng ®¶m b¶o vµ gi¸ c¶ hîp lý... Cã hai lo¹i nhµ cung cÊp chñ yÕu: ng­êi cung cÊp ®· s½n cã trªn thÞ tr­êng vµ ng­êi cung cÊp míi xuÊt hiÖn. Nh÷ng ng­êi cung cÊp míi xuÊt hiÖn th­êng tù t×m ®Õn giíi thiÖu xin ®­îc cung cÊp hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang cã nhu cÇu. Con ®­êng t×m ®Õn cña nhµ cung cÊp cã thÓ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Doanh nghiÖp còng cã thÓ tù t×m ®Õn nhµ cung cÊp th«ng qua héi chî triÓn l·m, qua giíi thiÖu, qua t¹p chÝ, qua niªm qi¸m, qua gäi thÇu... Qua ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn cung øng so s¸nh vµ c©n nh¾c nh÷ng ng­êi cÊp hµng, doanh nghiÖp cã thÓ chän ng­êi cÊp hµng cho m×nh. C¸c nguyªn t¾c lùa chän ®­îc ®Æt ra c©n nh¾c lµ: Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 17 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp + NÕu lùa chän qu¸ Ýt nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng víi sè l­îng mua nhiÒu doanh nghiÖp cã lîi thÕ mua hµng víi gi¸ ­u ®·i, vÒ l©u dµi cã thÓ trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng... nh­ng l¹i cã h¹n chÕ lµ rñi ro cao khi nhµ cung cÊp gÆp r¾c rèi kh«ng cã ®ñ hµng hoÆc kh«ng cã hµng cung cÊp cho doanh nghiÖp trong tr­êng hîp ®ã doanh nghiÖp sÏ kh«ng kÞp chuÈn bÞ ®ñ hµng ®Ó b¸n, ®«i khi bÞ Ðp gi¸... + Ng­îc l¹i nÕu lùa chän nhiÒu nhµ cung cÊp cho m×nh cã ­u ®iÓm lµ gi¶m ®­îc ®é rñi ro, tr¸nh ®­îc sù Ðp gi¸... nh­ng l¹i cã h¹n chÕ lµ kh«ng ®­îc gi¶m gi¸ do mua Ýt, doanh nghiÖp khã trë thµnh b¹n hµng truyÒn thèng, tÝnh æn ®Þnh vÒ gi¸ c¶ vµ chÊt l­îng kh«ng cao... c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù lùa chän hîp lý. Ngoµi ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau: + §èi víi nh÷ng mÆt hµng mµ doanh nghiÖp ®ang s½n cã nhµ cung øng (tøc lµ nh÷ng mÆt hµng doanh nghiÖp ®ang kinh doanh) th× viÖc cã cÇn ph¶i t×m kiÕm c¸c nhµ cung cÊp míi hay kh«ng cÇn ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c “ nÕu c¸c nhµ cung cÊp cßn lµm cho chóng ta hµi lßng th× cßn tiÕp tôc mua hµng cña hä ” + §èi víi nh÷ng hµng ho¸ míi ®­îc ®­a vµo danh môc mÆt hµng kinh doanh cña doanh nghiÖp hoÆc trong tr­êng hîp ph¶i t×m kiÕm nhµ cung cÊp míi th× cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu kÜ c¸c nhµ cung cÊp. Ph­¬ng ph¸p ®ª lùa chän: + X©y dùng hµng lo¹t c¸c tiªu vµ cho ®iÓm c¸c nhµ cung cÊp kh¸c nhau ®Ó cã quyÕt ®Þnh lùa chän. Trªn c¬ së danh s¸ch ®· lËp ë trªn tiÕn hµnh lùa chän c¸c nhµ cung cÊp dùa trªn c¸c tiªu thøc kh¸c nhau g¾n víi môc tiªu cña viÖc mua hµng ®· x¸c ®Þnh. C¸c tiªu thøc ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp: + VÞ thÕ vµ uy tÝn cña nhµ cung cÊp trªn th­¬ng tr­êng( so víi c¸c nhµ cung cÊp kh¸c) + VÞ trÝ cña nhµ cung cÊp trong c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn. + Kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c¸c nhµ cung cÊp: hä ®ang ë giai ®o¹n æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn víi t×nh h×nh tµi ch×nh lµnh m¹nh hay ®ang trong thêi k× thua lç vµ cã khã kh¨n vÒ tµi chÝnh. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 18 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp + Uy tÝn cña nhµ cung cÊp: uy tÝn vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm, uy tÝn trong viÖc giao nhËn hµng ho¸( ®óng thêi h¹n, ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm) + C¸c dÞch vô sau b¸n hµng cña nhµ cung cÊp. + VÞ trÝ ®Þa lÝ cña nhµ cung cÊp: ®iÒu nµy ¶nh h­ëng ®Õn kh¼ n¨ng giao hµng. + Kh¶ n¨ng thÝch øng cña nhµ cung cÊp víi thÞ tr­êng nãi chung vµ nh÷ng ®ßi hái cña doanh nghiÖp nãi riªng. ®Æc biÖt khi xem xÐt c¸c nhµ cung cÊp ph¶i xem xÐt ®Õn kh¶ n¨ng thay ®æi, tèc ®é ph¶n øng tr­íc yªu cÇu thay ®æi.. Sau ®ã doanh nghiÖp tiÕn hµnh cho ®iÓm tõng tiªu thøc cã g¾n víi hÖ sè quan träng, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc tæng sè ®iÓm cña mçi nhµ cung cÊp. Dùa vµo tæng sè ®iÓm ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp cho doanh nghiÖp. c) Th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng. Sau khi ®· cã trong tay danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp ®· lùa chän doanh nghiÖp tiÕn hµnh th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng ®Ó ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n víi hä. Th­¬ng l­îng gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp thùc chÊt lµ viÖc gi¶i bµi to¸n mua hµng víi hµm môc tiªu lµ c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh vµ c¸c rµng buéc b»ng c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Nh÷ng rµng nµy liªn quan ®Õn sè l­îng hµng ho¸, chñng lo¹i hµng ho¸, chÊt l­îng hµng ho¸,gi¸ c¶, c¸c ®iÒu kiÖn liªn quan ®Õn viÖc mua hµng, c¸c biÖn ph¸p xö lÝ nÕu nh­ vi ph¹m hîp ®ång vµ ®Ó cã thÓ ®i ®­îc ®Õn tho¶ thuËn chung th× hai bªn cÇn ph¶i ph©n chia c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Trong qu¸ tr×nh th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng th× th­¬ng luîng gi÷ mét vÞ trÝ quan träng ¶nh h­ëng tíi quyÕt ®Þnh mua hµng. C¸c vÊn ®Ò cÇnth­¬ng l­îng bao gåm: - C¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt cña hµng ho¸ cÇn mua vÒ mÉu m·, chÊt l­îng, ph­¬ng tiÖn vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra. - Gi¸ c¶ vµ sù giao ®éng vÒ gÝa c¶ khi gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng lóc giao hµng cã biÕn ®éng Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 19 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. LuËn v¨n tèt nghiÖp - Ph­¬ng thøc thanh to¸n ngay, chuyÓn kho¶n, tÝn dông chøng tõ… vµ x¸c ®Þnh thêi h¹n thanh to¸n. - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm giao hµng : ®Þa ®iÓm giao hµng liªn quan ®Õn chi phÝ vËn chuyÓn, ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i nªn ghi cô thÓ khi nµo th× giao hµng, ghi râ giao hµng mét lÇn hay nhiÒu lÇn, ai giao cho ai… Khi ®· tham gia ®µm ph¸n th­¬ng l­îng víi c¸c ®èi t¸c, doanh nghiÖp ph¶i lùa chän nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt. Cã nh­ vËy, doanh nghiÖp míi ®¹t ®­îc c¸c môc ®Ých cña m×nh trong ®µm ph¸n. Sau khi ®· tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kiÖn trong b­íc th­¬ng l­îng nÕu chÊp nhËn, doanh nghiÖp cÇn tiÕn hµnh kÝ kÕt hîp ®ång hay ®¬n hµng b»ng v¨n b¶n. §©y lµ c¬ së ®Ó c¸c bªn cïng thùc hiÖn theo vµ khi x¶y ra tranh chÊp th× nã lµ b»ng chøng ®Ó ®­a ra träng tµi kinh tÕ. Hîp ®ång ®¬n hµng ph¶i ®­îc lËp thµnh nhiÒu b¶n (Ýt nhÊt lµ hai b¶n). Doang nghiÖp tiÕn hµnh ®Æt hµng víi c¸c nha cung cÊp b»ng mét trong nh÷ng h×nh thøc sau: + KÝ kÕt hîp ®ång mua – b¸n. ®©y lµ h×nh th­c mang t×nh ph¸p lÝ cao nhÊt. Néi dung cña hîp ®ång mua – b¸n bao gåm: . Tªn, ®Þa chØ cña c¸c bªn mua- b¸n hoÆc ng­êi ®¹i diÖn cho c¸c bªn. . Tªn, sè l­îng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña hµng ho¸. . §¬n gi¸ vµ ph­¬ng ®Þnh gi¸. Ph­¬ng ph¸p vµ ®iÒu kiÖn giao nhËn. . §iÒu kiÖn vËn chuyÓn. . Ph­¬ng thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n(thêi h¹n thanh to¸n, h×nh thøc vµ ph­¬ng thøc thanh to¸n, c¸c ®iÒu kiÖn ­u ®·i trong thanh to¸n nÕu cã) + §¬n ®Æt hµng ( ®øng tªn ng­êi mua) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ thÊp h¬n h×nh thøc trªn. + Ho¸ ®¬n b¸n hµng. ( ®øng tªn ng­êi b¸n) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ thÊp nhÊt. Sau khi doanh nghiÖp ®ång ý ®Æt hµng nÕu ph¸ vì hîp ®ång doanh nghiÖp sÏ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt. Khoa qu¶n trÞ doanh nghiÖp 20 NguyÔn ThÞ H­¬ng Líp K36A4