Tài liệu Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực tế tại một số bộ)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ LAN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ LAN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các số liệu phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do tôi tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Các kết quả chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Lan LỜI CẢM ƠN Luận văn thạc sĩ là đề tài khoa học yêu cầu đầu tư nhiều thời gian và công sức. Sau thời gian học tập và nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)”, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Trần Hoàng. Với tấm lòng thành kính và biết ơn, tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Tiến sĩ Trần Hoàng Người thầy đáng kính, đã luôn dành thời gian, tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học. Bản thân là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Nơi lưu giữ “mỏ vàng văn hóa”, tôi nhận thấy sự lựa chọn nghề nghiệp của mình là đúng đắn và qua thời gian, tôi càng thấy yêu ngành yêu nghề, thực sự tâm huyết và muốn gắn bó với nghề. Với mong muốn nâng cao trình độ để phục vụ công việc chuyên môn, tôi đã theo học lớp Cao học Lưu trữ khóa I của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, là một trong những trường hàng đầu Việt Nam về đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về văn thư, lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Tại đây, tôi đã được các giảng viên, các nhà khoa học nhiệt tình giảng dạy và hướng dẫn học tập, nghiên cứu. Với tình cảm chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học và Sau Đại học, Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các quý thầy giáo, cô giáo đã truyền đạt những kiến thức quý báu và tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và bảo vệ luận văn. Tôi xin cảm ơn các cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ, động viên để tôi có thể tập trung nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do kiến thức và thời gian còn hạn chế, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn của các Quý thầy, cô giáo, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Lan DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Stt Viết đầy đủ 1 CCTCKHTLLT Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 LHS Lập hồ sơ 4 LSĐVHTP&LSP Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông 5 LTCQ Lưu trữ cơ quan 6 LTLS Lưu trữ lịch sử 7 MLHS Mục lục hồ sơ 8 PLTL Phân loại tài liệu 9 PLTCQ Phông lưu trữ cơ quan 10 TLLT Tài liệu lưu trữ 11 THBQ Thời hạn bảo quản 12 XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .......................................... 3 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................... 5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 6 5. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ................................................................. 8 7. Kết cấu của đề tài ................................................................................................. 8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .............................................................................. 9 1.1. Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................... 9 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................... 9 1.1.1.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ ....................................................................... 9 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ............................................................................ 9 1.1.1.3. Khái niệm Lưu trữ cơ quan ......................................................................... 9 1.1.1.4. Khái niệm phông lưu trữ cơ quan................................................................ 9 1.1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ ..................................................................................... 9 1.1.1.6. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................................ 10 1.1.2. Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ......................................... 11 1.1.3. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ..................................... 12 1.1.4. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................................. 12 1.1.4.1. Phân loại tài liệu ........................................................................................ 12 1.1.4.2. Xác định giá trị tài liệu .............................................................................. 13 1.1.4.3. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .................................. 13 1.1.5. Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ .......................................................... 14 1.1.5.1. Khái niệm chất lượng ................................................................................ 14 1.1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................. 14 1.1.5.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................... 16 1.2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................ 17 Tiểu kết chương 1 ................................................................................................... 20 Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)..................................................... 21 2.1. Khái quát về cơ quan Bộ và tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ .......................... 21 2.1.1. Số lượng, vị trí và chức năng, cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ .................... 21 2.1.2. Tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ ................................................................... 21 2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ ................................................. 22 2.2.1. Loại hình tài liệu........................................................................................... 22 2.2.2. Thành phần tài liệu ....................................................................................... 22 2.2.3. Nội dung tài liệu ........................................................................................... 22 2.2.4. Số lượng tài liệu ........................................................................................... 23 2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ ................................... 24 2.3.1. Hoạt động quản lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................. 24 2.3.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Bộ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................................................................................................... 24 2.3.1.2. Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................ 25 2.3.1.3. Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...................... 26 2.3.1.4. Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................................................... 27 2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................... 28 2.3.2.1. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu ................................... 28 2.3.2.2. Phân loại tài liệu ........................................................................................ 29 2.3.2.3. Lập hồ sơ ................................................................................................... 31 2.3.2.4. Xác định giá trị tài liệu .............................................................................. 34 2.3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .................................. 37 2.4. Đánh giá chung ................................................................................................ 38 2.4.1. Kết quả đạt được .......................................................................................... 38 2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân .............................................................................. 40 2.4.2.1. Hạn chế ...................................................................................................... 40 2.4.2.2. Nguyên nhân.............................................................................................. 42 Tiểu kết chương 2 ................................................................................................... 43 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ ........................................................................ 44 3.1. Nhóm giải pháp chung .................................................................................... 44 3.1.1. Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu ..................................................... 44 3.1.2. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu lưu trữ .............................................................................................................. 45 3.1.2.1. Xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu .......................................................................................................................... 45 3.1.2.2. Hoàn thiện “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” ............................................... 46 3.1.2.3. Hoàn thiện Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ .......................................... 47 3.1.2.4. Xây dựng và hoàn thiện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ............... 48 3.1.2.5. Biên soạn sách hướng dẫn về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................ 50 3.1.3. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................................................... 50 3.1.4. Tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ .............................................................................................................. 51 3.1.5. Tuyển chọn đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho người làm lưu trữ .................................................................................................... 52 3.1.6. Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ ....................................................................................................... 53 3.1.7. Đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .............................................................. 54 3.1.8. Nâng cao chất lượng kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................. 54 3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.......................................................................... 55 3.2.1. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý ................................. 55 3.2.2. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu ........ 56 3.2.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu ............. 57 3.2.4. Đa dạng và hiện đại hóa công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .............. 58 Tiểu kết chương 3 ................................................................................................... 59 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 61 PHỤ LỤC 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và trong đó lưu trữ có quá trình lịch sử gần 200 năm (từ khi vua Minh Mạng xây dựng tàng thư lâu tại Huế năm 1825). Ngay từ khi nhà nước Dân chủ Cộng hòa vừa mới ra đời, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP, trong đó nêu rõ “cấm không được tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Đối với các cơ quan Bộ, tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Ngày nay, với yêu cầu của hoạt động quản lý và với những phương tiện kĩ thuật hiện đại đã giúp cho việc soạn thảo, in ấn và sao chụp nhanh chóng thì khối lượng tài liệu ngày càng nhiều. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ (TLLT) còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan Bộ được thành lập, công tác lưu trữ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan. Trong công tác lưu trữ, chỉnh lý TLLT là một trong các nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Chỉnh lý TLLT được coi là một bước, một công đoạn trong quá trình tổ chức tài liệu trong một phông, một kho lưu trữ. Nội dung chủ yếu của chỉnh lý là sắp xếp, biên mục nhằm đưa hồ sơ, tài liệu vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học phục vụ khai thác, sử dụng TLLT. Chỉnh lý TLLT tại Lưu trữ cơ quan (LTCQ) và Lưu trữ lịch sử (LTLS) ở các nước tiên tiến được thực hiện trên cơ sở tài liệu đã được lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ và phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ đã được xây dựng chi tiết, ổn định, lâu dài. Khi đưa vào sử dụng ở Việt Nam, chỉnh lý TLLT được hiểu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học tài liệu và gồm cả lập, hoàn thiện hồ sơ. Cách hiểu như vậy gần như là “cho phép” các cơ quan thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động về LTCQ trong trạng thái văn bản rời lẻ, không được lập hồ sơ công việc và không theo tiêu chuẩn xác định giá trị nào. 2 Đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng kéo dài nhiều thập kỷ qua, một khối lượng lớn tài liệu tại các Bộ trong tình trạng tồn đọng, chất đống, bó gói, không được sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, trong đó có một lượng không nhỏ là tài liệu hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của và nhân lực. Để giải quyết tình trạng trên, tiến tới giảm thiểu việc chỉnh lý TLLT như hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp lý quan trọng, trong đó phải kể đến Luật Lưu trữ năm 2011 và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 về việc tăng cường công tác LHS và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ, LTLS. Tại 2 Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”, và “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”. Thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước và chỉ đạo của người đứng đầu Chính phủ, trong thời gian qua, các Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) đã tích cực, chủ động triển khai hoạt động chỉnh lý TLLT tại cơ quan. Đến nay, nhiều cơ quan Bộ đã tiến hành được một số đợt chỉnh lý tài liệu, giải quyết một khối lượng lớn tài liệu tồn đọng, tích đống tại LTCQ. Sau khi chỉnh lý, về cơ bản hồ sơ, tài liệu được phân loại, hệ thống hoá theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, xác định thời hạn bảo quản (THBQ), lập MLHS, cơ sở dữ liệu (CSDL) tra cứu phục vụ quản lý, khai thác sử dụng, loại ra những tài liệu hết giá trị để thực hiện tiêu huỷ, góp phần sử dụng hiệu quả diện tích kho tàng và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, số lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều do chưa đầu tư đủ kinh phí để xử lý dứt điểm tài liệu; một số cơ quan còn chưa tuân thủ đúng quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ chỉnh lý; chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đạt yêu cầu, trình độ của 3 đội ngũ nhân lực tham gia chỉnh lý còn hạn chế; công tác kiểm tra, giám sát hoạt động chỉnh lý còn chưa sát sao…Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ nói riêng và hoạt động của các cơ quan Bộ nói chung. Bên cạnh đó, theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ quan Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Tuy nhiên trong những năm qua, việc giao nộp tài liệu của các cơ quan Bộ vào LTLS nhìn chung chưa đảm bảo đúng thời hạn nộp lưu và gặp khó khăn, vướng mắc do chất lượng MLHS, tài liệu nộp lưu chưa đáp ứng yêu cầu quy định. Vì vậy, dẫn đến việc cơ quan nộp lưu và cơ quan thẩm định tài liệu nộp lưu mất nhiều thời gian hướng dẫn, chỉnh sửa, hoàn thiện MLHS, tài liệu nộp lưu. Là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ năm 2005 đến nay, bản thân tác giả phụ trách, tham gia nhiều hợp đồng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, đồng thời trực tiếp hướng dẫn, thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn. Đứng trước thực trạng Nhà nước trong những năm qua đã phải chi một khoản kinh phí không nhỏ cho công tác chỉnh lý TLLT, nhưng tài liệu sau chỉnh lý ở một số Bộ vẫn chưa đảm bảo chất lượng, dẫn đến việc thu thập tài liệu vào LTLS gặp nhiều khó khăn…khiến tác giả vô cùng trăn trở. Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, với mong muốn nghiên cứu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT hiện nay tại các cơ quan Bộ qua những kết quả đạt được, tồn tại và nguyên nhân, thông qua đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ trong thời gian tới. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Từ trước đến nay, chỉnh lý TLLT không những có vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ mang tính chất cấp thiết đối với các phòng, kho lưu trữ. Chính vì vậy, vấn đề này được nhiều người quan tâm, bàn đến ở nhiều khía cạnh và đã có các giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ, các khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trao đổi trên tạp chí và hội nghị, hội thảo khoa học của ngành. Về mặt lý luận, công tác chỉnh lý TLLT được thể hiện ở nhiều vấn đề nghiệp 4 vụ. Các nội dung nghiệp vụ của chỉnh lý TLLT như phân loại, XĐGTTL, thống kê và xây dựng CCTCKHTLLT đã được viết thành các phần rất quan trọng trong các cuốn sách giáo khoa về lưu trữ học dùng để giảng dạy cho sinh viên hệ đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các lớp tập huấn ngắn ngày cho công chức, viên chức lưu trữ. Trong đó có giáo trình được sử dụng rộng rãi để giảng dạy và học tập trong các trường như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân ChúcNguyễn Văn Hàm-Vương Đình Quyền-Nguyễn Văn Thâm, do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; “Lưu trữ học đại cương” của các Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu (chủ biên), do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2017… Về mặt thực tiễn, từ trước đến nay có các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ nghiên cứu về chỉnh lý như: “Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của Trần Châu Giang (năm 1999); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ Công nghiệp” của Phan Thị Hoàng Hương (năm 2000); “Chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng cơ bản tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của Trịnh Thị Kim Oanh (năm 2000); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công nghiệp” của Phạm Thanh Hoa (năm 2001); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp (1995-2003)” của Nguyễn Duy Hợp (năm 2004)… Trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ có các bài viết đề cập đến vấn đề chỉnh lý TLLT như: “Vài nét về phương hướng công tác chỉnh lý tài liệu văn kiện tài liệu lưu trữ của các Bộ và cơ quan Trung ương” của Nguyễn Xuân Nung (số 4, 1968); “Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể” của Đỗ Ngọc Phác (1974); “Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu của các cơ quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư” của Vũ Thị Phụng (số 3, 1986); “Nhìn lại công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ chưa được lập hồ sơ trong 25 năm qua” của Lê Văn Khảm (số 4, 1987); “Một số vấn đề về chỉnh lý tài liệu văn kiện phông lưu trữ cơ quan Bộ” của Nguyễn Văn Hàm (số 3, 1989); “Bàn thêm về chất 5 lượng hồ sơ trong chỉnh lý” của Văn Tất Thu (số 3, 1994)… Ngoài ra, trong các hội thảo nghiệp vụ có các bài tham luận, trao đổi về chỉnh lý TLLT, điển hình như “Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017… Nhìn chung, các giáo trình, khóa luận, bài viết trên đã đề cập khá đầy đủ đến các nội dung của chỉnh lý tài liệu, từ đó để tổng kết và rút ra những kinh nghiệm quý báu trong công tác nghiệp vụ này. Tuy nhiên, các giáo trình, khóa luận, bài viết chủ yếu tập trung đề cập đến khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung các nghiệp vụ chỉnh lý và thực tiễn chỉnh lý một khối/phông lưu trữ cụ thể tại một cơ quan Bộ. Tính đến nay, chưa có đề tài nào nghiên cứu toàn diện về công tác chỉnh lý TLLT (bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ) tại các cơ quan Bộ xuất phát từ những đòi hỏi thực tiễn. Vì vậy, với hướng nghiên cứu mới về chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, chúng tôi mong muốn, hi vọng đề tài sẽ nhận được sự quan tâm của các cơ quan Bộ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các đối tượng liên quan. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. Thứ hai, từ cơ sở lý luận và pháp lý đó, phân tích tình hình thực tiễn, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung và cơ sở pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. - Khảo sát và đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. - Phân tích những thuận lợi và khó khăn đối với công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. - Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu - Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. - Tình hình chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ. - Các phương án và giải pháp khoa học nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Đề tài này tập trung nghiên cứu về công tác chỉnh lý TLLT của các Bộ trong giai đoạn từ năm 2007 (Mốc thời gian ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ) đến nay. - Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài được giới hạn trong lưu trữ do cơ quan Bộ quản lý. Do không có điều kiện trực tiếp nghiên cứu toàn bộ các cơ quan Bộ, chúng tôi đã chọn nghiên cứu công tác chỉnh lý TLLT ở một số Bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và cơ quan ngang Bộ là Văn phòng Chính phủ. Sở dĩ chúng tôi lựa chọn 4 cơ quan trên để tìm hiểu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ ở Việt Nam là vì tính điển hình trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý TLLT từ năm 2007 đến nay. Hàng năm, các Bộ này đã đầu tư cho công tác chỉnh lý TLLT và đạt được những kết quả nhất định. Bên cạnh đó, tại kho LTCQ của 4 cơ quan Bộ hiện nay đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về nhiều mặt, phong phú về thành phần và nội dung, nhưng trong số đó có một số lượng không nhỏ tài liệu tồn đọng, bó gói, chưa được chỉnh lý. Ngoài ra, các Bộ trên thường xuyên thực hiện giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đây là cơ sở giúp tác giả nghiên cứu, khảo sát, tổng hợp thông tin, so sánh, đối chiếu, đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ được đa chiều, khách quan, chính xác và khoa học hơn. - Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý, tình hình thực tiễn về chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ của Việt Nam. Đề tài không đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT cho một cơ quan cụ thể. 7 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lê nin: Sử dụng phương pháp này để có phương pháp luận khách quan, biện chứng về chỉnh lý TLLT tại cơ quan Bộ. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để phân tích cơ sở lý luận liên quan đến chỉnh lý TLLT; tổng hợp kết quả nghiên cứu của các tác giả liên quan đến nội dung nghiên cứu; tổng hợp các số liệu thống kê; đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, tồn tại của các vấn đề, lĩnh vực nghiên cứu. - Phương pháp hệ thống: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa các văn bản về chỉnh lý TLLT. Trên cơ sở tiếp cận hệ thống để đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian tới. - Phương pháp khảo sát thực tế: Để có thông tin thực tế, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế về công tác chỉnh lý TLLT tại một số Bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và Văn phòng Chính phủ. - Phương pháp phỏng vấn: Kết hợp với phương pháp khảo sát thực tế, tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại đối với Trưởng phòng Lưu trữ và công chức trực tiếp làm lưu trữ của các Bộ để khai thác thông tin liên quan đến đề tài như: tình hình tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; thực trạng và thuận lợi, khó khăn trong chỉnh lý TLLT; những đề xuất kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền về giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý. - Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh các số liệu đã thu thập nhằm thấy được những bất hợp lí về cơ sở vật chất đầu tư cho công tác chỉnh lý TLLT, các yếu tố con người, chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý… - Phương pháp thông tin: Giá trị của thông tin không phải bao giờ cũng tỷ lệ thuận hoặc lệ thuộc vào khối lượng của tài liệu. Khối lượng thông tin trong tài liệu càng lớn thì nhiệm vụ lựa chọn các thông tin có độ tin cậy cao cũng trở nên phức tạp. Giá trị thông tin trong tài liệu không tồn tại một cách riêng rẽ, mà thường gắn với các nhân tố của hệ thống xác định trong các cơ quan sử dụng chúng. Khi lập bảng kê tài liệu cần thu thập vào LTLS thì không có thông tin bị trùng lặp, những tài liệu có mặt trong hệ thống cơ quan thông thường được lưu giữ ở cơ quan có chức 8 năng quan trọng, có nhiệm vụ trực tiếp đến việc sử dụng các thông tin được phản ánh trong tài liệu. Sử dụng phương pháp này giúp tác giả đánh giá chính xác về công tác XĐGTTL và xây dựng các công cụ tra cứu thông tin về TLLT. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Thứ nhất, về mặt lý luận: - Đề tài đã tổng hợp, trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận về chỉnh lý TLLT; nghiên cứu và làm rõ nội hàm các khái niệm liên quan đến chỉnh lý TLLT. - Đề tài góp phần hoàn thiện lý luận Lưu trữ học của Việt Nam với các nội dung nghiệp vụ như phân loại, XĐGTTL, lập CCTCKHTLLT. Cùng với các giáo trình, khóa luận, bài viết về chỉnh lý TLLT của các tác giả, đề tài đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định vai trò, ý nghĩa của chỉnh lý trong công tác lưu trữ và sự cần thiết phải chỉnh lý khoa học TLLT tại các cơ quan, tổ chức. Thứ hai, về mặt thực tiễn: - Đề tài phản ánh bức tranh toàn cảnh về công tác chỉnh lý TLLT thông qua các hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ tại các cơ quan Bộ, với những nhận xét về ưu điểm, tồn tại, hạn chế và các nguyên nhân. - Đề tài cung cấp cách hiểu đúng về chỉnh lý TLLT, vai trò của chỉnh lý nhằm giúp các Bộ xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý TLLT đầy đủ, phù hợp. - Với kết quả nghiên cứu, đề tài có thể giúp cơ quan quản lý ngành có những biện pháp chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu gồm 3 chương sau đây: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chương 2. Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực tế tại một số Bộ) Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ. 9 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ Để hiểu và bàn về chỉnh lý TLLT có cơ sở, khoa học, trước tiên chúng ta tìm hiểu về một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu, đồng thời làm rõ nội hàm và mối tương quan của một số khái niệm sau đây: 1.1.1.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ Theo Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”. Xét về nội hàm, khái niệm “hoạt động lưu trữ” được đưa ra trong Luật Lưu trữ năm 2011 phản ánh 06 loại việc có tính chất nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu. 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. 1.1.1.3. Khái niệm Lưu trữ cơ quan Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. 1.1.1.4. Khái niệm phông lưu trữ cơ quan Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do Chu Thị Hậu chủ biên (năm 2016): “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ” [31, tr. 128]. 1.1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình 10 Quyền (năm 2007) giải thích: “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [47, tr. 337]. 1.1.1.6. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thuật ngữ chỉnh lý TLLT xuất hiện trong nhiều sách viết về lý thuyết và nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam. Theo chúng tôi tìm hiểu, chỉnh lý TLLT có các khái niệm sau: Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Vương Đình Quyền chủ biên (năm 1990) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ (như lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu…) để tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ”. “Từ điển Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992): “Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong đó bao gồm việc chỉnh sửa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý”. Cuốn sách “Công tác văn thư lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 2000) khái niệm: “Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu”. Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm (năm 2011) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mực của khoa học lưu trữ”. Tại Khoản 13, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham và Bùi 11 Loan Thùy (năm 2015) giải thích: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý”. Qua các khái niệm, quan điểm và giải thích nói trên, chúng tôi khái quát khái niệm chỉnh lý TLLT như sau: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, trong đó tiến hành phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. 1.1.2. Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Một là, tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu. Hai là, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. - Ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ: + Chỉnh lý TLLT giúp nắm chắc được thành phần, nội dung tài liệu, từ đó xem xét tài liệu thiếu hay đủ để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu một cách hợp lý, góp phần thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. + Chỉnh lý TLLT giúp đánh giá chính xác giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo quản lâu dài phục vụ cho nghiên cứu; đồng thời loại ra tài liệu không còn giá trị nhằm tiết kiệm diện tích phòng kho, văn phòng phẩm... + Chỉnh lý TLLT tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. + Thông qua chỉnh lý TLLT sẽ nắm được tình trạng vật lý của tài liệu tốt hay không tốt, biết được tài liệu nào có nguy cơ bị hư hỏng, nấm mốc… Từ đó có kế hoạch khôi phục, chế độ bảo quản thích hợp và kịp thời cho tài liệu.