Tài liệu Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của công ty xây dựng ii thanh hoá

Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ cñng cè bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty x©y dùng II Thanh Ho¸ Lêi nãi ®Çu Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®ßi hái kh¸ch quan ®èi víi nhiÒu doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ trong c¬ chÕ thÞ tr-êng nh- hiÖn nay. §©y lµ mét vÊn ®Ò khã kh¨n do lùc l-îng lao ®éng lµm c«ng t¸c qu¶n lý lµ lao ®éng cã tr×nh ®é cao, mçi ho¹t ®éng cña hä ®Òu g¾n liÒn víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Trong mét C«ng ty, bé m¸y qu¶n lý ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty ®ã. NÕu mét bé m¸y ®-îc ®¶m b¶o gän nhÑ, linh ho¹t, cã tr×nh ®é th× ch¾c ch¾n bé m¸y ®ã sÏ lµm cho C«ng ty ph¸t triÓn nhanh chãng. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ lµ bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng II_Thanh ho¸ míi ®-îc h×nh thµnh do sù s¸t nhËp hai bé m¸y cña hai C«ng ty sau qóa tr×nh s¸t nhËp gi÷a C«ng ty víi C«ng ty §-êng C, nªn cßn cã nhiÒu vÊn ®Ò tån t¹i cÇn ph¶i kh¾c phôc trong thêi gian tíi. V× vËy, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®iÒu cÇn thiÕt. Cã nh- vËy, bé m¸y míi ph¸t huy ®-îc vai trß cña nã trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, song ®Ó lµm ®-îc c«ng t¸c nay hoµn toµn kh«ng ph¶i lµ ®¬n gi¶n bëi v× trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn tÊt yÐu khong tr¸nh khái sù ®ông ch¹m tíi quyÒn lîi vÞ trÝ cña nhiÒu c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu thùc tËp tèt nghiÖp t¹i C«ng ty, t«i ®· nhËn thÊy sù cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn ®Ò tµi nµy. Lý do chÝnh xuÊt ph¸t tõ thùc tÐ bé m¸y cña C«ng ty cßn cã sù cång kÒnh, bè trÝ lao ®éng ch-a hîp lý, thêi gian lµm viÖc cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ch-a ®¶m b¶o...§©y thùc sù lµ nh÷ng lý do c¬ b¶n lµm cho bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ho¹t ®éng ch-a cã hiÖu qu¶ trong giai ®o¹n hiÖn nay. Trªn c¬ së t×nh h×nh thùc tÕ vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty, b»ng c¸c ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu nh- kh¶o s¸t, thèng kª, ph©n tÝch tæng hîp sè liÖu... 2 bµi viÕt cña t«i ®· ®i s©u nghiªn cøu thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, nghiªn cøu c¸c kinh nghiÖm ®· thµnh c«ng trong c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y cña mét c«ng ty vµ kÕt hîp víi lý thuyÕt ®· ®-îc tÝch lòy trong qu¸ tr×nh häc tËp vËn dông vµo trong thùc tÕ ®Ó ®-a ra nh÷ng kiÕn nghÞ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. T«i hi väng r»ng víi nh÷ng hiÓu biÕt, nh÷ng ý kiÕn cña b¶n th©n cã thÓ ®ãng gãp ®-îc cho C«ng ty nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nh»m x©y dùng ®-îc mét bé m¸y qu¶n lý n¨ng ®éng, s¸ng t¹o vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chung cña C«ng ty, ®-a C«ng ty trë thµnh mét c«ng ty hµng ®Çu trong ngµnh x©y dùng. LuËn v¨n tèt nghiÖp cña t«i gåm c¸c phÇn sau: Ch-¬ng I - C¬ së lý luËn vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong c«ng ty. Ch-¬ng II - Ph©n tÝch thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng II_Thanh ho¸. Ch-¬ng III - Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ cñng cè bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. . 3 Ch-¬ng i c¬ së lý luËn vÒ bé m¸y qu¶n lý trong mét c«ng ty I – Nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n vµ mét sè m« h×nh tæ chøc qu¶n lý. A. Nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n. 1. Kh¸i niÖm vÒ tæ chøc, qu¶n lý tæ chøc vµ vai trß cña tæ chøc qu¶n lý. Tæ chøc: §Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc, mét môc tiªu x¸c ®Þnh th× cÇn ph¶i cã sù tæ chøc c¸c c¸ nh©n trong tæ chøc ®ã thµnh nh÷ng thµnh viªn cã chøc n¨ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ®Ó cïng thùc hiÖn nhiÖm vô chung cña tæ chøc. ViÖc tæ chøc nh- vËy sÏ biÓu thi c«ng viÖc mµ mçi ng-êi lµm cã mét môc ®Ých hoÆc cã mét môc tiªu nhÊt ®Þnh song l¹i ph¶i t¹o ra sù ¨n khíp víi c¶ nhãm, nh÷ng thµnh viªn kh¸c ®Ó cïng kÕt hîp nh»m hoµn thµnh nhiÖm vô chÝnh do ®ã mµ n¶y sinh tæ chøc. VËy, tæ chøc ®-îc hiÓu lµ sù liªn kÕt nh÷ng c¸ nh©n, nh÷ng qu¸ tr×nh, nh÷ng ho¹t ®éng trong hÖ thèng nh»m thùc hiÖn nh÷ng môc ®Ých ®Ò ra cña hÖ thèng dùa trªn c¬ së c¸c nguyªn t¾c vµ quy t¾c qu¶n trÞ. Qu¶n lý: §ã lµ sù t¸c ®éngcã h-íng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t-îng qu¶n lý, nh»m duy tr× ho¹t ®éng cña hÖ thèng sö dông mét c¸ch tèt nhÊt mäi tiÒm n¨ng s½n cã, c¸c c¬ héi ®Ó ®-a hÖ thèng ®Õn môc tiªu ®· ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i tr-êng. Qua kh¸i niÖm trªn ta thÊy: 4 Qu¶n lý ®-îc tiÕn hµnh trong mét tæ chøc hoÆc mét nhãm nhÊt ®Þnh trong x· héi. Tøc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý chØ tån t¹i trong mét nhãm ng-êi. Qu¶n lý gåm c«ng viÖc chØ huy t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng ng-êi kh¸c thùc hiÖn c«ng viÖc vµ ®¹t môc ®Ých cña c¶ nhãm. Vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp ®Òu nh»m thùc hiÖn mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. §Ó thùc hiÖn ®-îc nh÷ng môc tiªu ®ã, mçi doanh nghiÖp ®ßi hái ph¶i cã lùc l-îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn. Lùc l-îng nµy chÝnh lµ lùc l-îng qu¶n lý doanh nghiÖp vµ h×nh thµnh nªn bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Nh-ng ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt, ¨n khíp trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh th× trong doah nghiÖp ph¶i cã ng-êi ®iÒu hµnh trùc tiÕp chØ ®¹o lùc l-îng qu¶n lý, thùc hiÖn nhiÖm vô bè trÝ, s¾p xÕp sao cho phï hîp víi mçi nh©n viªn qu¶n lý vµo tõng nhiÖm vô cã thÓ ®¶m b¶o sù phèi kÕt hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn trong c¬ cÊu nh»m khai th¸c tèi -u tiÒm n¨ng chuyªn m«n, trÝ s¸ng t¹o cña mçi ng-êi trong viÖc thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu ®· ®Ò ra nh- n¨ng suÊt, chÊt l-îng, doanh thu, lîi nhuËn… Nh- vËy, mçi doanh nghiÖp nÕu nh- kh«ng cã mét bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng mét lùc l-îng nµo cã cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc. Ng-îc l¹i, kh«ng mét qu¸ tr×nh tæ chøc nµo l¹i cã thÓ thùc hiÖn ®-îc nÕu nh- kh«ng cã bé m¸y qu¶n lý. 2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña doanh nghiÖp. a. C¬ cÊu tæ chøc. §ã chÝnh lµ h×nh thøc tån t¹i cña tæ chøc, nã nãi lªn sù s¾p ®Æt theo trËt tù nµo ®ã cña bé phËn cña tæ chøc cïng c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng. Trong néi bé tæ chøc tån t¹i hai mèi liªn hÖ chñ yÕu gi÷a c¸c yÕu tè cÊu thµnh nªn tæ chøc, ®ã lµ: - Mèi liªn hÖ däc cña tæ chøc cÊp trªn vµ cÊp d-íi. 5 - Mèi liªn hÖ ngang cña c¸c yÕu tè ngang cÊp. C¬ cÊu tæ chøc trùc tiÕp quyÕt ®Þnh hÖ thèng chØ huy vµ m¹ng l-íi th«ng suèt trong tæ chøc. Do ®ã, c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp lµ hÕt søc quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ nh÷ng môc tiªu cña tæ chøc. Tãm l¹i, c¬ cÊu tæ chøc lµ mét kÕt cÊu ph©n tÇng líp tõ trªn xuèng d-íi thÓ hiÖn h×nh thøc l·nh ®¹o theo h×nh chãp, ®øng ®Çu lµ ng-êi l·nh ®¹o cao nhÊt sau ®ã ®Õn c¸c bé phËn l·nh ®¹o thÊp h¬n cho ®Õn tÇng cuèi cïng. Do cã nhiÒu nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc nªn viÖc tæ chøc c¬ cÊu cña tæ chøc ph¶i hÕt søc hîp lý, xö lý x¸c ®¸ng mèi quan hÖ gi÷a c¸c cÊp cña tæ chøc vµ møc ®é qu¶n lý. CÇn cã sù ph©n ®Þnh râ rµng gi÷a quyÒn h¹n chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c cÊp trong tæ chøc nh»m ph¸t huy hiÖu suÊt cña c¸c c¸ nh©n tõ ®ã lµm lîi cho viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c nãi chung. b. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. Tæng hîp c¸c bé phËn kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®-îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®-îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, tõng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ thùc hiÖn môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp ®-îc gäi lµ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tæ chøc cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ h×nh thøc ph©n c«ng lao ®éng trong lÜnh vùc qu¶n trÞ, nã cã t¸c ®éng ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu tr¸ch nhiÖm cña mçi ng-êi trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt, mÆt kh¸c nã cã t¸c ®éng tÝch cùc trë l¹i ®Õn viÖc ph¸t triÓn s¶n xuÊt. c. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Bao gåm tËp hîp nh÷ng ng-êi cã tr×nh ®é cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô râ rµng trong qu¸ tr×nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng qu¶n lý doanh nghiÖp. 3. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi tæ chøc qu¶n lý. 6 Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu sau: a. TÝnh tèi -u. Gi÷a c¸c kh©u vµ c¸c cÊp qu¶n lý ( kh©u qu¶n lý ph¶n ¸nh c¸ch ph©n chia chøc n¨ng qu¶n lý theo chiªï ngang, cÊp qu¶n lý l¹i thÓ hiÖn sù ph©n chia chøc n¨ng qu¶n lý theo chiÒu däc) ®Òu thiÕt lËp nh÷ng mèi liªn hÖ hîp lý víi sè l-îng cÊp qu¶n lý Ýt nhÊt trong hÖ thèng cho nªn c¬ cÊu qu¶n lý mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô môc ®Ých ®Ò ra cña doanh nghiÖp. b. TÝnh linh ho¹t. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong hÖ thèng còng nh- ngoµi m«i tr-êng. c. TÝnh tin cËy. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña mäi th«ng tin ®-îc xö lý trong hÖ thèng, nhê ®ã ®¶m b¶o sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. d. TÝnh kinh tÕ. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ph¶i sö dông víi chi phÝ qu¶n lý thÊp nhÊt nh-ng ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Tiªu chuÈn xem xÐt yªu cÇu nµy lµ mèi t-¬ng quan gi÷a chi phÝ dù ®Þnh bá ra vµ kÕt qu¶ sÏ thu vÒ. e. TÝnh bÝ mËt. Trong giai ®o¹n hiÖn nay, sù khèc liÖt trong c¹nh tranh cña c¬ chÕ thÞ tr-êng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i kiÓp so¸t chÆt chÏ th«ng tin mang tÝnh chiÕn l-îc. §iÒu ®ã ®ßi hái gi÷ g×n ®-îc néi dung ho¹t ®éng cña mçi bé phËn vµ cña c¶ bé m¸y, chèng sù rß rØ mÊt c¾p th«ng tin do c¸c ®èi thñ c¹nh tranh lu«n cã sù k×nh ®Þch vµ th-êng xuyªn theo dâi b¸m s¸t nhau trªn th-¬ng tr-êng. 7 4. Nh÷ng nh©n tè ¶nh h-ëng tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Môc ®Ých cña viÖc ph©n tÝch c¸c yÕu tè ¶nh h-ëng tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ nh»m t×m ra mét m« h×nh tæ chøc qu¶n lý gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ cña doanh nghiÖp. Kh«ng mét yÕu tè riªng lÎ nµo cã thÓ quyÕt ®Þnh m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty, mµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty chÞu ¶nh h-ëng cña nhiÒu yÕu tè vµ c¸c yÕu tè nµy l¹i thay ®æi tïy theo tõng tr-êng hîp. a. NhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. HiÖn nay, mét ®iÒu ®-îc chÊp nhËn chung lµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ hai mÆt kh«ng thÓ t¸ch rêi nhau trong c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp. Chendler ®· tiÕn hµnh nghiªn cøu nhiÒu doanh nghiÖp lín ë Hoa Kú nh-: Dupond, Scars, Standart Oil,... ®· ®i ®Õn kÕt luËn lµ khi cã sù thay ®æi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cÊp c«ng ty th× bé m¸y qu¶n lý còng ph¶i thay ®æi theo. Lý do chÝnh khiÕn c¸c c«ng ty ph¶i thay ®æi bé m¸y qu¶n lý lµ v× bé m¸y qu¶n lý cò g©y ra sù kÐm hiÖu qu¶ trong viÖc phÊn ®Êu ®¹t ®-îc nh÷ng nhiÖm vô cña c«ng ty khi cã sù thay ®æi trong s¶n xuÊt kinh doanh . Tuy nhiªn, kh«ng ph¶i bao giê còng cã sù thay ®æi vÒ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh còng cã sù thay ®æi b¾t buéc cña bé m¸y qu¶n lý. Song, c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu ®Òu ñng hé ý t-ëng bé m¸y qu¶n lý cÇn ®i kÌm theo nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. b. Quy m« vµ ®é phøc t¹p cña doanh nghiÖp. Ban l·nh ®¹o ph¶i nghiªn cøu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý sao cho cã thÓ qu¶n lý ®-îc toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp cã quy m« cµng lín vµ phøc t¹p th× c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp còng cµng nhiÒu vµ phøc t¹p. Do ®ã bé m¸y qu¶n lý cµng ph¶i ®-îc tæ chøc mét c¸ch hîp lý, sao cho vÉn ®¶m b¶o qu¶n lý ®-îc toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp mµ vÉn ®¶m b¶o bé m¸y qu¶n lý kh«ng bÞ cång kÒnh vµ qu¸ phøc t¹p vÒ c¬ cÊu. 8 c. §Þa bµn ho¹t ®éng. ViÖc më réng ®Þa bµn ho¹t ®éng hoÆc ph©n t¸n ®Þa bµn ho¹t ®éng còng ®ßi hái cã sù bè trÝ l¹i lao ®éng nãi chung vµ lao ®éng qu¶n lý nãi riªng, do ®ã sÏ dÉn ®Õn sù xuÊt hiÖn cña mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý míi. Nh- vËy, sù thay ®æi ®Þa bµn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp còng ¶nh h-ëng ®Õn bé m¸y qu¶n lý. d. C«ng nghÖ. §Æc ®iÓm chung vµ møc ®é phøc t¹p cña c«ng nghÖ mµ doanh nghiÖp ®ang sö dông cã thÓ ¶nh h-ëng ®Õn viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Cô thÓ lµ c¸c doanh nghiÖp chó träng ®Õn c«ng nghÖ cao th× th-êng cã ®Þnh møc qu¶n lý thÊp, bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®-îc bè trÝ sao cho t¨ng c-êng kh¶ n¨ng cña doanh nghiÖp vµ cã thÓ thÝch øng kÞp thêi tr-íc sù thay ®æi nhanh chãng cña c«ng nghÖ. C¸c doanh nghiÖp khai th¸c c«ng nghÖ míi th-êng cã xu h-íng sö dông c¸n bé cã tr×nh ®é häc vÊn cao vµ cã kinh nghiÖm vÒ kü thuËt, c¸c c¸n bé qu¶n lý cã chñ tr-¬ng ®Çu t- cho c¸c dù ¸n h-íng vµo hËu thuÉn vµ viÖc duy tr× søc m¹nh vÒ c«ng nghÖ cña doanh nghiÖp, hÖ thèng c¬ cÊu tæ chøc phï hîp víi hÖ thèng c«ng nghÖ vµ ®¶m b¶o sù phèi hîp mét c¸ch chÆt chÏ trong viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn kinh doanh vµ c«ng nghÖ. e. Møc ®é phøc t¹p cña m«i tr-êng kinh doanh. Møc ®é phøc t¹p cña m«i tr-êng kinh doanh còng cã ¶nh h-ëng tíi bé m¸y tæ chøc qu¶n lý. Trong ®iÒu kiÖn m«i tr-êng kinh doanh æn ®Þnh th× c¸c doanh nghiÖp còng cã mét bé m¸y qu¶n lý æn ®Þnh, trong ®ã viÖc ®-a ra c¸c quyÕt ®Þnh th-êng mang tÝnh tËp trung víi nh÷ng chØ thÞ, nguyªn t¾c cøng r¾n, ®Òu cã thÓ qu¶n lý tèt. Ng-îc l¹i, nh÷ng doanh nghiÖp cã ®-îc thµnh c«ng trong m«i tr-êng kinh doanh thay ®æi nhanh chãng th-êng ph¶i tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cã mèi liªn hÖ g¾n bã h÷u c¬, trong ®ã viÖc ra quyÕt ®Þnh cã tÝnh chÊt ph©n t¸n víi c¸c thÓ lÖ mÒm máng linh ho¹t, c¸c phßng ban cã sù liªn kÕt chÆt chÏ víi nhau vµ víi c¸c tæ ®éi ®a chøc n¨ng. f. C¬ së kü thuËt cña ho¹t ®éng qu¶n lý vµ tr×nh ®é cña c¸n bé qu¶n lý. 9 Nh©n tè nµy ¶nh h-ëng rÊt lín tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Khi c¬ së kü thuËt cña ho¹t ®éng qu¶n lý (m¸y vi tÝnh, ®iÖn thäai…) ®Çy ®ñ hiÖn ®¹i, tr×nh ®é cña c¸n bé qu¶n lý cao cã thÓ ®¶m nhiÖm ®-îc nhiÒu c«ng viÖc th× nã sÏ gãp phÇn gi¶m ®-îc c¸n bé qu¶n lý trong bé m¸y qu¶n lý. C¸c c¸n bé qu¶n lý theo ph-¬ng c¸ch truyÒn thèng th-êng thÝch sö dông nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo kiÓu truyÒn thèng nh- tæ chøc bé m¸y, qu¶n lý theo bé phËn chøc n¨ng vµ Ýt khi vËn dông c¸c h×nh thøc tæ chøc míi kh¸c nh- tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo m« h×nh ma trËn. C¸c c¸n bé qu¶n lý theo phong c¸ch truyÒn thèng còng thÝch sù kiÓm so¸t tËp trung, do ®ã hä th-êng kh«ng thÝch nh÷ng m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý mang tÝnh ph©n t¸n, cµng nhiÒu nh©n viªn h¬n. g. Th¸i ®é cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn. Th¸i ®é cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn còng ¶nh h-ëng ®Õn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. C«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é häc vÊn cao vµ ®· qua ®µo t¹o th-êng rÊt cã ý thøc víi c«ng viÖc ®-îc giao vµ hä cã thÓ hoµn thµnh tèt khèi l-îng c«ng viÖc cña m×nh. Nh- vËy, sÏ kh«ng cÇn nhiÒu lao ®éng qu¶n lý ®Ó ®«n ®èc chØ huy hä lµm viÖc vµ sè l-îng lao ®éng trong bé m¸y qu¶n lý ®-îc tinh gi¶m. Tuy nhiªn, còng cã nh÷ng c¸n bé c«ng nh©n viªn cã th¸i ®é lµm viÖc thiÕu tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, th-êng kh«ng hoµn thµnh c«ng viÖc ®-îc giao, ®èi víi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn nh- vËy th× cÇn ph¶i cã ®ñ lao ®éng qu¶n lý ®Ó ®«n ®èc, kiÓm so¸t c«ng viÖc cña hä. §iÒu ®ã lµm t¨ng sè l-îng c¸n bé qu¶n lý trong doanh nghiªp. B - Mét sè m« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c¸c hÖ thèng ®· h×nh thµnh nh÷ng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý kh¸c nhau. Mçi kiÓu chøa ®ùng nh÷ng ®Æc ®iÓm, -u ®iÓm, nh-îc ®iÓm vµ ®-îc ¸p dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ nhÊt ®Þnh. 1. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn (®-êng th¼ng) §©y lµ c¬ cÊu tæ chøc ®¬n gi¶n nhÊt, trong ®ã cã mét cÊp trªn vµ mét sè cÊp d-íi. Toµn bé vÊn ®Ò ®-îc gi¶i quyÕt theo mét kªnh liªn hÖ ®-êng th¼ng. 10 CÊp l·nh ®¹o trùc tiÕp ®iÒu hµnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ sù tån t¹i cña hÖ thèng. C¬ cÊu nµy ®-îc ¸p dông phæ biÕn cuèi thÕ kû 19 trong nh÷ng doanh nghiÖp nhá, s¶n phÈm kh«ng phøc t¹p, tÝnh chÊt s¶n xuÊt liªn tôc. C¬ cÊu nµy dùa trªn nguyªn t¾c “Thèng nhÊt chØ huy trong mäi ho¹t ®éng" theo häc gi¶ H.FASOL, ®-êng trùc tuyÕn cÇn ph¶i thèng nhÊt, mét ng-êi, mét thñ tr-ëng. §Æc ®iÓm c¬ b¶n cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ theo trùc tuyÕn: CÊp trªn l·nh ®¹o trùc tiÕp cÊp d-íi, cÊp d-íi tiÕp nhËn, chÊp hµnh chØ thÞ, mÖnh lÖnh cña cÊp trªn. C¸c mèi liªn hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc ®-îc thùc hiÖn theo ®-êng th¼ng (ng-êi thõa hµnh mÖnh lÖnh chØ nhËn lÖnh qua mét cÊp trªn trùc tiÕp vµ chØ thi hµnh theo lÖnh cña ng-êi ®ã th«i). + ¦u ®iÓm: - §¬n gi¶n, râ rµng do thèng nhÊt chØ huy. - Kh¶ n¨ng t¸ch biÖt râ rµng c¸c ký hiÖu. - Cã hiÖu qu¶ khi gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn. + Nh-îc ®iÓm: - Kh«ng cã sù ph©n c«ng hîp lý, kh«ng cã sù ®iÒu hµnh theo chiÒu ngang. - DÔ ®i ®Õn ®éc ®o¸n do c¸ nh©n ra quyÕt ®Þnh. - §ßi hái ng-êi l·nh ®¹o ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn, tæng hîp ®ång thêi kh«ng tËn dông ®-îc sù gióp ®ì cña c¸c chuyªn gia cã tr×nh ®é cao vÒ tõng mÆt qu¶n trÞ vµ khi cÇn thiÕt liªn hÖ gi÷a hai thµnh viªn cña c¸c tuyÕn th× th«ng tin ph¶i ®i ®-êng vßng. 11 Thñ tr-ëng c¬ quan Ng-êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn 1 Ng-êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn 2 Ng-êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn 3 C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 2. C¬ cÊu chøc n¨ng. C¬ cÊu chøc n¨ng ®Çu tiªn ®-îc ¸p dông víi thñ lÜnh c¸c m¶ng c«ng viÖc cña c¸c ®¶ng ph¸i chÝnh trÞ vµ chÕ ®é ®èc c«ng cña c¸c doanh nghiÖp, sau ®ã ®-îc øng dông réng r·i vµ phï hîp víi khèi l-îng c«ng t¸c qu¶n lý ngµy cµng lín. Nh÷ng vô qu¶n lý ®-îc ph©n c«ng cho c¸c ®¬n vÞ riªng biÖt theo c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ h×nh thµnh nªn nh÷ng ng-êi ®øng ®Çu c¸c ph©n hÖ ®-îc chuyªn m«n ho¸ chØ ®¶m b¶o chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. Mèi liªn hÖ gi÷a c¸c nh©n viªn trong hÖ thèng rÊt phøc t¹p. nh÷ng ng-êi thõa hµnh nhiÖm vô ë cÊp d-íi nhËn mÖnh lÖnh ch¼ng nh÷ng tõ ng-êi l·nh ®¹o cao nhÊt cña hÖ thèng mµ cßn c¶ tõ nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o ë c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau. (nguyªn t¾c nµy do Taylor ®Ò xuÊt vµ ¸p dông trong tæ chøc lao ®éng khoa häc ë c¸c xÝ nghiÖp cña m×nh) + ¦u ®iÓm: -Thu hót ®-îc c¸c chuyªn gia vµo c«ng t¸c l·nh ®¹o, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n mét c¸ch thµnh th¹o h¬n. -Gi¶m bít g¸nh nÆng tr¸ch nhiÖm qu¶n lý cho ng-êi l·nh ®¹o cao nhÊt cña hÖ thèng. + Nh-îc ®iÓm: Ng-êi l·nh ®¹o hÖ thèng ph¶i phèi hîp ho¹t ®éng cña nh÷ng ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng nh-ng do khèi l-îng c«ng t¸c qu¶n lý, ng-êi l·nh ®¹o c¶ hÖ thèng khã cã thÓ phèi hîp ®-îc tÊt c¶ c¸c mÖnh lÖnh cña hä nªn dÔ dÉn tíi 12 t×nh tr¹ng cÊp d-íi cïng lóc ph¶i thi hµnh nhiÒu mÖnh lÖnh. Thªm vµo ®ã lµ sù kh«ng duy tr× ®-îc tÝnh kû luËt, kiÓm tra phèi hîp. M« h×nh nµy phï hîp víi xÝ nghiÖp lo¹i nhë hoÆc ®¬n vÞ hµnh chÝnh sù nghiÖp. L·nh ®¹o doanh nghiÖp Chøc n¨ng 1 Chøc n¨ng 2 Chøc n¨ng 3 CÊp d-íi CÊp d-íi CÊp d-íi C¬ cÊu chøc n¨ng : 3. C¬ cÊu trùc tuyÕn - tham m-u. VÉn lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn, nh-ng l·nh ®¹o ®· cã bæ sung thªm mét bé phËn tham m-u gióp viÖc. §©y lµ mét h×nh thøc qu¶n lý kÕt hîp gi÷a sù chØ huy trùc tiÕp cña c¸c cÊp l·nh ®¹o hµnh chÝnh trong xÝ nghiÖp vµ sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn chøc n¨ng c¸c cÊp. + ¦u ®iÓm: C¬ cÊu nµy vÉn dÔ dµng thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng nh-ng b-íc ®Çu ®· biÕt khai th¸c kiÕn thøc cña c¸c chuyªn gia gióp viÖc. + Nh-îc ®iÓm: Tèc ®é ra quyÕt ®Þnh th-êng chËm v× cã thªm nhiÒu ng-êi ®Ó bµn khiÕn l·nh ®¹o ph¶i c©n nh¾c l©u h¬n. cho nªn kiÓu c¬ cÊu nµy cã ph¹m vi sö dông kh«ng lín l¾m, nã chØ dïng cho hÖ thèng cã ph¹m vi hÑp. 13 C¬ cÊu trùc tuyÕn tham m-u L·nh ®¹o Tham m-u CÊp d-íi 4. C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng. M« h×nh nµy kÕt hîp gi÷a chØ huy trùc tiÕp cña c¸c cÊp l·nh ®¹o hµnh chÝnh trong xÝ nghiÖp vµ sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña c¸c bé phËn chøc n¨ng do ®ã võa gi÷ ®-îc -u ®iÓm cña c¸c c¬ c¸u trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng ®ång thêi kh¾c phôc ®-îc nh-îc ®iÓm cña tõng c¬ cÊu riªng lÎ. Theo c¬ cÊu nµy ng-êi l·nh ®¹o ®-îc sù gióp ®ì cña c¸c phßng ban chøc n¨ng trong viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ h-íng dÉn kiÓm tra. MÖnh lÖnh ®-îc truyÒn theo h-íng quy ®Þnh. Ng-êi l·nh ®¹o c¸c phßng ban kh«ng trùc tiÕp ra quyÕt ®Þnh cho ng-êi thõa hµnh ë c¸c tuyÕn. + ¦u ®iÓm: Ph¸t huy ®-îc n¨ng lùc chuyªn m«n cña c¸c bé phËn chøc n¨ng, ®ång thêi vÉn ®¶m b¶o quyÒn chØ huy cña hÖ thèng trùc tiÕp. + Nh-îc ®iÓm: Do cã qu¸ nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nªn l·nh ®¹o ph¶i tæ chøc häp hµnh nhiÒu, g©y c¨ng th¼ng vµ l·ng phÝ thêi gian. Thªm vµo ®ã lµ sù m©u thuÉn trong néi bé cã thÓ x¶y ra do kh«ng thèng nhÊt quyÒn h¹n vµ quan ®iÓm. 14 L·nh ®¹o doanh nghiÖp L·nh ®¹o tuyÕn 1 CÊp d-íi CÊp d-íi Tham m-u L·nh ®¹o chøc n¨ng L·nh ®¹o chøc n¨ng CÊp d-íi CÊp d-íi L·nh ®¹o tuyÕn 2 CÊp d-íi CÊp d-íi C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng: Ngoµi nh÷ng c¬ cÊu ®· tr×nh bµy ë trªn, hiÖn nay cßn tån t¹i mét sè m« h×nh tæ chøc qu¶n lý kh¸c nh- c¬ cÊu ma trËn, c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu phi chÝnh thøc… X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn dÉn tíi sù thay ®æi m¹nh mÏ trong c¸c ®¬n vÞ. Sù ph¸t triÓn nµy g¾n liÒn víi sù chuyªn m«n ho¸ cao ®ßi hái pg¶i cã sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn trong qu¸ tr×nh tæ chøc ho¹t ®éng. V× vËy, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc lµ mét ®iÒu tÊt yÕu. II - Lao ®éng qu¶n lý 1. Lao ®éng qu¶n lý, sù ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý. a. Lao ®éng qu¶n lý Kh¸i niÖm:lao ®éng qu¶n lý ®-îc hiÓu lµ tÊt c¶ nh÷ng ng-êi lao ®éng ho¹t ®éng trong bé m¸y qu¶n lý vµ tham gia vµo thùc hiÖn c¸c ch¸c n¨ngqu¶n lý. 15 Theo C. Mac “lao ®éng qu¶n lý lµ mét d¹ng lao ®éng ®Æc biÖt cña ng-êi lao ®éng s¶n xuÊt, ®Ó hoµn thµnh nh÷ng chøc n¨ng s¶n xuÊt kh¸c nhau cÇn ph¶i cã qu¸ tr×nh ®ã” Doanh nghiÖp lµ mét hÖ thèng ®-îc t¹o bëi hÖ thèng bé phËn lµ hÖ thèng qu¶n lý vµ hÖ thèng bÞ qu¶n lý. HÖ thèng qu¶n lý bao gåm hÖ thèng c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, hÖ thèng c¸c bé phËn qu¶n lý (phßng, ban) vµ nh÷ng c¸n bé nh©n viªn lµm viÖc trong ®ã. HÖ thèng bÞ qu¶n lý lµ hÖ thèng s¶n xuÊt bao gåm c¸c ph©n x-ëng, bé phËn s¶n xuÊt vµ toµn bé l-c l-îng lao ®éng, vËt tm¸y mãc vµ ph-¬ng tiÖn s¶n xuÊt vµ ph-¬ng ph¸p c«ng nghÖ ®-îc bè trÝ vµ sö dông trong ®ã. Sù t¸c ®éng cña hÖ thèng qu¶n lý lªn hÖ thèng bÞ qu¶n lý trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña mét doanh nghiÖp ®-îc th«ng qua qu¸ tr×nh ho¹t ®éng lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm viÖc trong bé m¸y qu¶n lý vµ nh÷ng ng-êi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Trong doanh nghiÖp, lao ®éng qu¶n lý bao gåm nh÷ng ng-êi lao ®éng ho¹t ®éng trong bé m¸y qu¶n lý vµ nh÷ng ng-êi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, ®ã lµ: Ban gi¸m ®èc, l·nh ®¹o phßng ban..c¸c nh©n viªn lµm viÖc trong trong c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ mét sè ng-êi phôc vô kh¸c. Lao ®éng qu¶n lý ®ãng vai trß quan träng bëi v× nã ¶nh h-ëng rÊt lín ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña toµn bé doanh nghiÖp. b. Sù ph©n lo¹i qu¶n lý. + Theo chøc n¨ng, vai trß cña hä ®èi víi qu¶n lý toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy lao ®éng qu¶n lý ®-îc ph©n chia thµnh nh©n viªn qu¶n lý kü thuËt, nh©n viªn qu¶n lý kinh tÕ vµ nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh. -Nh©n viªn qu¶n lý kü thuËt: lµ ng-êi ®-îc ®µo t¹o t¹i c¸c tr-êng kü thuËt hoÆc ®· qua thùc tÕ cã tr×nh ®é kü thuËt t-¬ng ®-¬ng, ®-îc cÊp trªn cã thÈm quyÒn thõa nhËn b»ng v¨n b¶n ®ång thêi lµ ng-êi trùc tiÕp chØ ®¹o hoÆc 16 trùc tiÕp lµm c«ng t¸c kü thuËt. §ã lµ gi¸m ®éc, phã gi¸m ®èc, qu¶n ®èc phô tr¸ch kü thuËt, kü s-, kü thuËt viªn, nh©n viªn... ë c¸c phßng ban. -Nh©n viªn qu¶n lý kinh tÕ: Lµ nh÷ng ng-êi lµm c«ng t¸c l·nh ®¹o, tæ chøc, qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh- gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh, kÕ to¸n tr-ëng, c¸n bé c«ng nh©n viªn... c«ng t¸c t¹i c¸c phßng ban kÕ ho¹ch, tµi chÝnh, kÕ to¸n, cung tiªu… -Nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh: Lµ nh÷ng ng-êi lµm c«ng t¸c tæ chøc nh©n sù, thi ®ua khen th-ëng, qu¶n trÞ kinh doanh, v¨n th- l-u tr÷, b¶o vÖ.. + Theo vai trß ®èi víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý. Lao ®éng qu¶n lý ®-îc chia thµnh: - C¸n bé l·nh ®¹o: Lµ nh÷ng ng-êi lao ®éng qu¶n lý trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng l·nh ®¹o bao gåm: Gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, c¸c tr-ëng phã phßng ban trong bé m¸y qu¶n lý. §©y lµ nh÷ng ng-êi chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp ®Õn c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - C¸c chuyªn gia: lµ nh÷ng ng-êi lao ®éng qu¶n lý trùc tiÕp thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc chuyªn m«n bao gåm c¸c c¸n bé kinh tÕ, kü thuËt viªn, nh÷ng nhµ khoa häc... §©y lµ lùc l-îng tham m-u cho l·nh ®¹o trong viÖc ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - Nh©n viªn thùc hµnh kü thuËt: ®©y lµ c¸c c¸n bé qu¶n lý thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc gi¶n ®¬n bao gåm c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c h¹ch to¸n kiÓm tra nh- nh©n viªn kiÓm ®Þnh, kÕ to¸n, thñ quü, thñ kho, c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c v¨n th-, b¶o vÖ, l¸i xe…nhiÖm vô cña hä lµ tiÕp nhËn vµ xö lý th«ng tin ban ®Çu, truyÒn tíi n¬i nhËn còng nh- n¬i chuÈn bÞ vµ gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc hµnh chÝnh ®èi víi c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c nhau cña l·nh ®¹o doanh nghiÖp. Nh- vËy, mét doanh nghiÖp muèn thùc hiÖn tèt chøc n¨ng qu¶n lý ®ßi hái ph¶i cã sù phèi hîp nhÞp nhµng cña c¶ ba lo¹i ho¹t ®éng trªn. MÆt kh¸c, sù ph©n lo¹i nµy gióp cho doanh nghiÖp tæ chøc ®-îc bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu qu¶ h¬n. 17 2. Néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n lý. C¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý kh¸c nhau cã nhiÖm vô lao ®éng kh¸c nhau do ®ã cã néi dung lao ®éng rÊt kh¸c nhau. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù kh¸c nhau nµy lµ do tÝnh chÊt chøc n¨ng qu¶n lý quy ®Þnh. Tuy nhiªn, néi dung lao ®éng cña tÊt c¶ c¸c lo¹i lao ®éng ®Òu ®-îc hîp thµnh tõ c¸c yÕu tè thµnh phÇn sau: - YÕu tè kü thuËt: thÓ hiÖn ë sù thùc hiÖnc¸c c«ng viÖc mang tÝnh chÊt thiÕt kÕ vµ mang tÝnh chÊt chuyªn m«n nh- thiÕt kÕ, øng dông s¶n phÈm míi ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ ¸p dông c¸c ph-¬ng ph¸p míi nh»m c¶i tiÕn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, tæ chøc lao ®éng… - YÕu tè tæ chøc hµnh chÝnh:thÓ hiÖn ë c¸c c«ng viÖc nh»m tæ chøc thùc hiÖn c¸c ph-¬ng ¸n thiÕt kÕ, c¸c quyÕt ®Þnh nh- lËp kÕ ho¹ch, h-íng dÉn c«ng viÖc, ®iÒu chØnh kiÓm tra viÖc thùc hiÖn vµ ®¸nh gi¸ c«ng viÖc. - YÕu tè s¸ng t¹o: thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc nh- t- duy, suy nghÜ, t×m tßi, ph¸t minh vÊn ®Ò míi, c¸ch thøc míi ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. - YÕu tè thùc hµnh ®¬n gi¶n: thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®¬n gi¶n ®-îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh, h-íng dÉn cã s½n nh- c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn thu thËp xö lý th«ng tin, truyÒn tin vµ c¸c c«ng viÖc phôc vô… - YÕu tè héi häp vµ sù vô: thÓ hiÖn ë sù tham giavÒ c¸c cuéc häp vÒ chuyªn m«n hoÆc ra quyÕt ®Þnh gi¶i quyÕt c«ng viÖc mang tÝnh thñ tôc. Nh÷ng yÕu tè trªn ®Òu cã mÆt trong n«i dung cña c¸c lao ®éng qu¶n lý song tû träng kh¸c nhauvµ lµm cho néi dung lao ®éng cña hä còng kh¸c nhau. 3. §Æc ®iÓm cña lao ®éng qu¶n lý. a. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng lao ®éng trÝ ãc mang nhiÒu ®Æc tÝnh s¸ng t¹o. Lao ®éng trÝ ãc lµ lao ®éng c¬ b¶n nhÊt trong ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý nãi chung. §Æc tr-ng nµy t¹o ra tÝnh phøc t¹p trong c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh 18 møc lao ®éng trong lÜnh vùc qu¶n lývµ nã ®Æt ra nh÷ng nhu cÇu cÇn ®-îc l-u ý trong qu¸ tr×nh tæ chøc lao ®éng qu¶n lý c¸c lo¹i. Lao ®éng trÝ ãc ®-îc ®Þnh nghÜa:®ã lµ sù tiªu hao søc lao ®éng d-íi t¸c ®éng chñ yÕu vÒ kh¶ n¨ng trÝ tuÖ vµ thÇn kinh t©m lý ®èi víi con ng-êi trong qu¸ tr×nh lao ®éng. Do ®ã ho¹t ®éng qu¶n lý mang tÝnh s¸ng t¹o nhiÒu h¬n so víi ho¹t ®éng ch©n tay. Nã thÓ hiÖn: - S¸ng t¹o ®éc lËp:t¹o ra nh÷ng kiÕn thøc, tri thøc míi. - S¸ng t¹o trong ph¹m vi nhiÖm vô ®· ®-îc quy ®Þnh tr-íc,s¸ng t¹o vÒ c¸ch thøc thùc hiÖn c«ng viÖc. b. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng mang tÝnh t©m lý x· héi cao. Do lµ lo¹i lao ®éng trÝ ãc nªn ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý ®Æt ra c¸c yªu cÇu cao vÒ yÕu tè tinh thÇn vµ t©m lý ®èi víi ng-êi lao ®éng. §ã lµ kh¶ n¨ng nhËn biÕt kh¶ n¨ng thu nhËn th«ng tin vµ c¸c phÈm chÊt t©m lý cÇn thiÕt kh¸c. §ång thêi trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt nhiÖm vô lao ®éng qu¶n lý c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i thùc hiÖn nhiÒu mèi quan hÖ giao tiÕp qua l¹i víi nhau. Do ®ã yÕu tè t©m lý x· héi ®ãng vai trß quan träng trong ho¹t ®éng lao ®éng ¶nh h-ëng tíi qu¸ tr×nh chÊt l-îng c«ng viÖc, nhiÖt t×nh hay tiÕn tr×nh lµm viÖc…thªm vµo ®ã lµ do ®èi t-îng qu¶n lý lµ ng-êi lao ®éng vµ tËp thÓ lao ®éng nªn ®ßi hái ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý ph¶i mang tÝnh t©m lý x· héi gi÷a nh÷ng ng-êi lao ®éng víi nhau. c. Th«ng tin kinh tÕ võa lµ ®èi t-îng lao ®éng – kÕt qu¶ lao ®éng võa lµ ph-¬ng tiÖn lao ®éng cña lao ®éng qu¶n lý. Trong qu¸ tr×nh lao ®éng qu¶n lý, ®èi t-îng lao ®éng qu¶n lý kh«ng ph¶i lµ c¸c yÕu tè vËt chÊt th«ng th-êng mµ lµ c¸c th«ng tin kinh tÕ. Khi c¸c th«ng tin kinh tÕ ch-a ®-îc xö lý lµ ®èi t-îng cña lao ®éng qu¶n lý cßn nh÷ng th«ng tin ®· ®-îc xö lý chÝnh lµ kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng lao ®éng cña hä. MÆt kh¸c, th«ng tin kinh tÕ lµ ph-¬ng tiÖn ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý. 19 d. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý cã néi dung ®a d¹ng, khã x¸c ®Þnh vµ kÕt qu¶ lao ®éng kh«ng biÓu hiÖn d-íi d¹ng hiÖn vËt mét c¸ch trùc tiÕp. §©y lµ mét ®Æc ®iÓm næi bËt cña ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý vµ lµ mét khã kh¨n cho c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng. Do néi dung c«ng viÖc ®a d¹ng, khã x¸c ®Þnh vµ kÕt qu¶ lao ®éng kh«ng biÓu hiÖn d-íi d¹ng vËt chÊt trùc tiÕp nªn ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng lao ®éng khã theo dâi, khã ®¸nh gi¸ vµ khã ®Þnh møc nªn tiÕn hµnh tæ chøc lao ®éng cÇn cã nh÷ng ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu, ph-¬ng ¸n tæ chøc phï hîp, c¸c d¹ng møc lao ®éng phï hîp. e. Ho¹t ®éng lao ®éng qu¶n lý lµ c¸c th«ng tin c¸c t- liÖu phôc vô cho viÖc h×nh thµnh vµ thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Do vËy, ®ßi hái tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i cao. TÝnh chÊt c«ng viÖc cña lao ®éng qu¶n lý lµ phøc t¹p vµ ®a d¹ng nªn c¸n bé c«ng nh©n viªn còng cÇn n¨ng ®éng, s¸ng t¹o trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt nhiÖm vô. §Æc ®iÓm nµy dÉn tíi yªu cÇu ®Æc biÖt khi tuyÓn chän vµ båi d-ìng c¸n bé c«ng nh©n viªn, l-u ý khi ®Þnh møc lao ®éng vµ yªu cÇu x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n trong ph©n c«ng lao ®éng. 4. Yªu cÇu ®èi víi lao ®éng qu¶n lý. Do ®Æc tr-ng cña ho¹t ®éng qu¶n lýlµ lao ®éng trÝ ãc mang tÝnh chÊt phøc t¹p, ®a d¹ng cho nªn lao ®éng qu¶n lý cÇn cã nh÷ng phÈm chÊt t-¬ng øng. §ã lµ: - Lao ®éng qu¶n lý lµ lo¹i lao ®éng cã tr×nh ®é cao, kiÕn thøc chuyªn m«n v÷ng vµng. Cã nh- vËy míi gióp cho lao ®éng qu¶n lý thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch tèt ®-îc, ®¸p øng ®-îc c¸c yªu cÇu c«ng viÖc. - Lao ®éng qu¶n lý lµ nh÷ng ng-êi cã ®Çu ãc quan s¸t vµ n¾m ®-îc c¶ c¸i tæng qu¸t vµ c¸c chi tiÕt ®Ó tæ chøc cho hÖ thèng mµ m×nh ho¹t ®éng. CÇn ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc m×nh ph¶i lµm g× vµ lµm nh- thÕ nµo. 20 - §èi víi n¨ng lùc tæ chøc cÇn ph¶i biÕt tiÕp cËn víi con ng-êi, chan hoµ, cëi më, ch©n thµnh vµ trung thùc. §ång thêi cÇn ph¶i th¸o v¸t, cã s¸ng kiÕn vµ kh«ng chÞu bã tay tr-íc mäi khã kh¨n. - D¸m chÞu tr¸ch nhiÖm ®èi víi c«ng viÖc m×nh lµm. - Cã ý trÝ vµ quyÕt t©m trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c, l-êng tr-íc ®-îc c¸c t×nh huèng cã thÓ x¶y ra vµ t×m ra gi¶i ph¸p gi¶i quyÕt vÊn ®Ò mét c¸ch ®ungs ®¾n, tËn dông tèt thêi c¬. - Cã ph-¬ng ph¸p t- duy khoa häc ®Ó quan s¸t, ph©n tÝch vµ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò: + Nh¹y c¶m víi c¸i míi + Cã t- duy hÖ thèng. + BiÕt dïng ®óng ng-êi ®óng viÖc + CÇn ph¶i dòng c¶m nhËn sai lÇm, rót kinh nghiÖm trong c«ng t¸c khi m¾c ph¶i. + Cã c¸ch lµm viÖc khoa häc, hîp lý vµ hiÖu qu¶ trong qu¸ tr×nh lµm viÖc - Trong c«ng t¸c cÇn thÓ hiÖn sù quan t©m gióp ®ì mäi ng-êi ®Ó t¹o nªn bÇu kh«ng khÝ t©m lý tho¶i m¸i nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c chung cña ®¬n vÞ. - Cuèi cïng, tuyÖt ®èi phôc tïng quyÕt ®Þnh cña cÊp trªn. cè g¾ng trong c«ng viÖc ®-îc giao. Nghiªn cøu tham kh¶o ®Ò nghÞ cÊp trªn gi¶i quyÕt nh÷ng kh©u nh÷ng bé phËn...ch-a hîp lý vµ ch-a hiÖu qu¶. Tãm l¹i, trong tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, ng-êi l·nh ®¹o cÇn xem xÐt tØ mØ c«ng viÖc còng nh- nh÷ng phÈm chÊt vµ kh¶ n¨ng cña c¸n bé sÏ ®-îc giao c«ng viÖc ®ã ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng kh«ng ®óng ng-êi, ®óng viÖc g©y thiÖt h¹i do kh«ng ®¶m b¶o hiÖu qu¶ c«ng viÖc. 21