Tài liệu Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cổ phần phân lân hàm rồng-thanh hoá

TIỂU LUẬN: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá Lời nói đầu Sự chuyển đổi nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, sang cơ chế thị trường và cùng với sự đa dạng hoá các thành phần kinh tế, đã ra đời các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Để đảm bảo cho các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, hoàn thiện một bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tượng của nó là những người lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý, những người làm công việc chuẩn bị và điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng trong những năm qua trước những yêu cầu của tình hình mới, trước sức ép của cạnh tranh trên thị trường, Công ty đã có những bước tiến đáng kể trong việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý. Song đây là một công việc được coi là rất phức tạp mà Công ty lại mới tiến hành cổ phần hoá, nên việc tổ chức bộ máy quản lý còn chưa được hoàn thiện, nhất là chưa thử thách qua thời gian. Vì vậy muốn hoàn thiện nó phải có sự quyết tâm lớn của tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Xuất phát từ thực tiễn, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng, tôi đã đi sâu tìm hiểu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty và mạnh dạn đề xuất “Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá” làm đề tài luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn này bao gồm 3 phần như sau: Phần I: Một số lý luận cơ bản về tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý. Phần II: Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng. Phần III: Một số ý kiện nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng. Phần I Một số lý luận cơ bản về tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý. 1.Một số khái niệm cơ bản về quản lý và lao động quản lý. 1.1 Khái niệm, thực chất, vai trò, chức năng của quản lý. 1.1.1 Khái niệm Quản lý là một hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của đời sống con người. ở đâu con người tạo lập nên nhóm xã hội là ở đó cần đến quản lý. Về nội dung thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không hẳn giống nhau. Nhưng có một quan điểm được nhiều người đồng tình nhất: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. Chủ thể quản lý Mục tiêu Khách thể quản lý Đối tượng bị quản lý Sơ đồ 1: Sơ đồ logic của khái niệm quản lý. 1.1.2 Thực chất của quản lý Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản lý, quản lý chính là sư kết hợp được mọi sự nỗ lực của con người trong hệ thống và việc sử dụng tốt các của cải vật chất thuộc phạm vi sở hữu của hệ thống để đạt tới mục đích chung của hệ thống và của riêng từng cá nhân một cách khôn khéo và có hệu quả nhất. ở đây có sự hiệp tác và phân công lao động, có sự tham gia lao động của mọi người thì qui mô lớn hay nhỏ cũng đều cần có sự quản lý nhằm có được năng suất lao động chung cao hơn, đạt được mục tiêu đã đề ra với xã hội phí thấp nhất. Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người và tập thể con người hoạt động trong cùng một hệ thống. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. 1.1.3 Vai trò của quản lý. Quản lý nói chung cũng như quản lý kinh tế nói riêng có những vai trò hết sức quan trọng. Cụ thể: - Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động của một hệ thống. Việc tổ chức công tác quản lý một cách có khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động và nâng cao năng suất lao động. - Việc làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động phát huy được khả năng sáng tạo của mình. Trong môi trường làm việc với một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp, chặt chẽ, bảo đảm được sự cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm cho người lao động, thì người lao động sẽ ý thức được rõ hơn những quyền lợi và trách nhiệm của họ; giúp cho người lao động yên tâm công tác và tận tâm cống hiến hết khả năng của mình cho công việc. Qua đó tạo nên một hệ thống mạnh, phát huy được những ưu điểm của hệ thống, đưa hệ thống đạt tới những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất. 1.1.4 Chức năng của quản lý. Có thể nói chức năng của quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng và khách thể quản lý. Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là cần thiết, nếu không có chức năng quản lý thì không thể hình dung được quá trình quản lý và nội dung của quá trình ấy trong một hệ thống nhất định. Việc phân tích quá trình quản lý, xét về mặt chức năng quản lý là cơ sở để xác định khối lượng công việc theo từng chức năng, xác định rõ lượng cán bộ quản lý cần có để đảm nhiệm chức năng ấy, và cuối cùng để hình thành cơ cấu bộ máy quản lý. Muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực thì không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng quản lý. Căn cứ vào nội dung của quá trình quản lý, quản lý được chia ra làm 5 chức năng:  Dự kiến: Doanh nghiệp thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một kế hoạch nhất định, bằng một chương trình hành động nhằm xác định rõ ba vấn đề cơ bản của quá trình sản xuất: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào?  Tổ chức: Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những cái gì cần thiết cho hoạt động của nó.  Phối hợp: Làm cho đồng điệu giữa tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao.  Chỉ huy: Khi tất cả mọi công việc đã được chuẩn bị sẫn sàng, muốn làm cho nó hoạt động đều đặn thì đó là nhiệm vụ của chỉ huy.  Kiểm tra: Xem xét lại tất cẩ các công việc về số lượng và chất lượng xem có đúng, có phù hợp với kế hoạch không. 1.2 Một số vấn đề về lao động. Lao động là hoạt động có mục đích của con người tác động vào giới tự nhiên, biến đổi giới tự nhiên nhằm thoả mãn nhu cầu của mình. Như vậy, lao động là điều kiện tất yếu để tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Lao động chính là quá trình sử dụng sức lao động. Sức lao động là năng lực lao động của con người, gồm toàn bộ thể lực và trí lực của con người. Sức lao động là yếu tố tích cực nhất, hoạt động nhất và cách mạng nhất trong quá trình lao động. Quá trình lao động đồng thời là quá trình sử dụng sức lao động. Về mặt vật chất, quá trình lao động là sự kết hợp tác động giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: lao động, đối tượng lao động và công cụ lao động. Về mặt xã hội, quá trình lao động được thể hiện ở sự phát sinh các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau trong lao động, hình thành nên tính chất tập thể, tính chất xã hội của lao động. 1.3 Lao động quản lý trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Ta có thể hiểu lao động quản lý là tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc lao động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không. Hoạt động của lao động quản lý mang tính chất gián tiếp bởi lẽ nó phải thông qua hệ thống tổ chức, thông qua tập thể mà tác động vào sản xuất. Nhờ có hoạt động lao động quản lý mà các chức năng quản lý được thực hiện, làm cho nó trở thành một quá trình. 1.3.1 Phân loại lao động quản lý. a. Theo vai trò của lao động quản lý đối với việc thực hiện các chức năng của quản lý, lao động quản lý được chia thành:  Cán bộ lãnh đạo: Là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo, bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, quản đốc, phó quản đốc, trưởng, phó các phòng ban... trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của cán bộ lãnh đạo là: + Xây dựng hệ thống thành một khối thống nhất, đoàn kết và có chất lượng cao. + Dẫn dắt hệ thống và tập thể dưới quyền hoàn thành tốt những nhiệm vụ đặt ra cho hệ thống. Hoạt động lao động của cán bộ lãnh đạo là thực hiện các công việc chủ yếu trong quá trình quản lý mà vấn đề cốt lõi là các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó.  Chuyên gia: Là những lao động quản lý không thực hiện những chức năng lãnh đạo trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn như cán bộ kinh tế, kĩ thuật viên, cán bộ làm công tác nghiên cứu... Nhiệm vụ của chuyên gia là: Nghiên cứu hoàn thiện và đưa vào áp dụng những phương pháp sản xuất mới, những qui trình công nghệ, những định mức kinh tế kĩ thuật cũng như các hình thức và phương pháp tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và tổ chức quản lý một cách khoa học.  Nhân viên thực hành kĩ thuật: Là những lao động quản lý thực hiện những công việc đơn giản, thường xuyên, lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin- kĩ thuật và phục vụ, bao gồm: + Các nhân viên làm công tác hạch toán và kiểm tra: Kĩ thuật viên kiểm định đo lường, nhân viên giao nhận viết hoá đơn, nhân viên kế toán, thanh toán, thủ kho, thủ quĩ... + Các nhân viên làm công tác hành chính: kĩ thuật viên đánh máy, sao chụp, nhân viên văn thư, lưu trữ... + Các nhân viên làm công tác phục vụ: Trực điện thoại, bảo vệ, lái xe, tạp vụ... b. Theo vai trò của lao động quản lý đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất, lao động quản lý được chia thành:  Nhân viên quản lý kĩ thuật: Là những người được đào tạo ở các trường kĩ thuật, hoặc đã được rèn luyện trong sản xuất có trình độ kĩ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp làm công tác kĩ thuật trong doanh nghiệp, bao gồm: Phó giám đốc,các trưởng, phó phòng phụ trách về kĩ thuật, các kĩ thuật viên, nhân viên làm việc ở các phòng ban kĩ thuật.  Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: Giám đốc hay phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên ở phòng kế toán, phòng kinh doanh ...  Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, quản trị hành chính,văn thư đánh máy, bảo vệ, tạp vụ, lái xe... Sự phân loại lao động quản lý theo các tiêu thức trên có ý nghĩa quan trọng đối với việc nghiên cứu và đánh giá cơ cấu tỷ lệ về số lượng và chất lượng của đội ngũ lao động quản lý so với những đặc điểm, qui mô và loại hình sản xuất của doanh nghiệp. Như vậy với các loại lao động quản lý khác nhau lại có nội dung lao động khác nhau. 1.3.2 Nội dung của lao động quản lý. Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau do đó có nội dung lao động rất khác nhau. Sự khác nhau đó là do sự khác nhau về tính chất các chức năng quản lý qui định. Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các loại lao động đều được hợp thành từ các yếu tố thành phần sau đây:  Yếu tố kĩ thuật: Thể hiện ở sự thực hiện công việc mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn như: Thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế và áp dụng các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động ...  Yếu tố tổ chức hành chính: Thể hiện sự thực hiện các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm tra và đánh giá công việc.  Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc như: Suy nghĩ, tìm tòi, phát minh ra các kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hoàn thành công việc.  Yếu tố thực hành giản đơn: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc đơn giản được thực hiện theo các qui định, hướng dẫn có sẵn như công việc có liên quan đến thu nhập và xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ.  Yếu tố hội họp và sự vụ: Thể hiện ở sự tham gia các cuộc họp về chuyên môn hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục. Năm yếu tố trên đều có mặt ở nội dung lao động của các lao động quản lý nhưng với tỷ trọng khác nhau và làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau. 1.3.3 Đặc điểm của lao động quản lý. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc và mang nhiều đặc tính sáng tạo. Đây là đặc điểm cơ bản, nó quyết định những đặc điểm khác. Vì vậy, yêu cầu đối việc tổ chức lao động của lao động quản lý là phải tập trung tư tưởng, độc lập làm việc, yêu cầu về bố trí nơi làm việc hợp lý, yêu cầu về điều kiện làm việc như tiếng ồn, ánh sáng...  Hoạt động lao động quản lý mang đặc tính tâm lí xã hội cao: Đặc điểm này đòi hỏi các biện pháp lao động khoa học phải tạo ra những môi trường lao động thoải mái, dễ chịu, tạo ra bầu không khí trong các tập thể lao động cũng như phải chú ý đến những giới hạn về tâm lí- xã hội trong tổ chức lao động.  Hoạt động lao động của lao động quản lý là thu nhận và biến đổi các thông tin để phục vụ mục đích quản lý ở các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Những thông tin kinh tế đã được xử lý hay chưa được xử lý chính là kết quả hoạt động của lao động quản lý. Mặt khác, thông tin là phương tiện hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các hoạt động quản lý bởi vì nhờ có thông tin mà lao động quản lý nhận được những hiểu biết, tư liệu cần thiết để giải quyết nhiệm vụ. Do đó yêu cầu phải tổ chức tốt công tác thông tin, trang bị đầy đủ những phương tiện để thu nhận và xử lý thông tin, cất giữ và truyền tin.  Hoạt động lao động quản lý nhìn chung có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật chất trực tiếp. Do đặc điểm này nên hoạt động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá và định mức chính xác. Đòi hỏi khi tiến hành tổ chức lao động phải có các phương pháp nghiên cứu, phương án tổ chức phù hợp và các định mức phù hợp.  Hoạt động lao động quản lý mang tính chất năng động và tính trách nhiệm cao. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu với tổ chức lao động là phải chú trọng bồi dưỡng tuyển chọn cán bộ, xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong phân công lao động quản lý. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 2.1 Khái niệm. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn xác định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống. Cơ cấu tổ chức quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của hệ thống. 2.2 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau:  Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống.  Tính linh hoạt: bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xẩy ra trong hệ thống cũng như ngoài môi trường.  Tính tin cậy: bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong hệ thống.  Tính kinh tế: bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.  Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn được nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống kình địch hoặc thường xuyên theo dõi giám sát nhau. 2.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý.  Đặc điểm của cơ chế quản lý. Bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp của cơ chế quản lý. Đó là sự ảnh hưởng tới quá trình hình thành hệ thống các mục tiêu, các phương án sản xuất, các hình thức kinh doanh, việc bố trí các bộ phận quản lý, các phương thức tác động của lãnh đạo tới nhân viên trong một hệ thống, điều này xuất phát từ những chính sách, chủ trương, đường lối do cơ chế quản lý quy định bắt buộc cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích nghi, phải được bố trí, sắp xếp cho phù hợp với những ràng buộc của cơ chế quản lý.  Tính chất và đặc điểm của sản xuất. Các thành phần kinh tế, các ngành kinh tế khác nhau tất yếu dẫn đến đặc điểm của sản xuất kinh doanh cũng khác nhau. Mặt khác, giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành nhưng có quy mô sản xuất và trình độ công nghệ khác nhau thì bộ máy quản lý cũng khác nhau. Điều này khẳng định tính chất và đặc điểm của sản xuất quy định hình thức tổ chức bộ máy quản lý.  Mức độ cơ sở vật chất kĩ thuật. Khi có một cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, quy mô lớn, áp dụng công nghệ tiên tiến thì bộ máy quản lý phải được bố trí theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ phù hợp với điều kiện thực tế, tránh gây lãng phí. Ngược lại, trong tình trạng cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, thiếu thốn, quy mô nhỏ... thì bộ máy quản lý cần phải được tổ chức sao cho thích hợp với điều kiện thực tế mà vẫn đảm bảo có hiệu quả.  Mối quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị quản lý và khả năng kiểm tra của người lãnh đạo. Yếu tố này sẽ quy định quy mô của bộ máy quản lý, ảnh hưởng tới việc hình thành các bộ phận của nó với số phòng ban, số lượng nhân viên và bao nhiêu cấp lãnh đạo phụ trách. Tóm lại, khi tiến hành xây dựng một cơ cấu cần phải xem xét, cân nhắc tính toán hài hoà giữa các yếu tố trên sẽ giúp cho hoạt động quản lý có hiệu quả. 2.4 Các nguyên tắc tổ chức quản lý.  Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống. Phương hướng và mục đích của một hệ thống sẽ chi phối cơ cấu của hệ thống. Nếu một hệ thống mục tiêu, phương hướng của nó có quy mô có lớn thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô tương ứng.  Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công, phân nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo các nhóm chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện nguyên tắc này cần phải tuân thủ các yêu cầu cụ thể sau: + Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành viên của hệ thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng máy chung của hệ thống. + Cơ cấu tổ chức được phân phối dựa theo nhiệm vụ được giao chứ không phải theo phạm vi công việc phải thực hiện.Rõ ràng, chỉ có giao nhiệm vụ một cách cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm kém thì hệ thống mới có thể tồn tại và phát triển tốt.  Nguyên tắc thích nghi và linh hoạt với môi trường. Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo sao cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để mọi cán bộ quản lý ở các cấp thấp phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.  Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả. Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ và các điều khiển của người lãnh đạo. Cần tuân thủ các yêu cầu sau: + Cơ cấu tổ chức quản lý phải là cơ cấu hợp lý nhất, bảo đảm chi phí cho các hoạt động nhỏ nhất, mà kết quả chung thu được của hệ thống là lớn nhất trong khả năng có thể. + Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ: làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình. Các cán bộ quản lý phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, phải có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cả hệ thống từ đó hình thành các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong hệ thống. + Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy mô hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ. 2.5 Các kiểu cơ cấu cơ bản. Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm khác nhau và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định. 2.5.1 Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, gồm có một cấp trên và một số cấp dưới, toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của cả hệ thống. Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến. Người lãnh đạo hệ thống Người lãnh đạo tuyến 1 Các nhân viên cấp dưới Người lãnh đạo tuyến 2 Các nhân viên cấp dưới - Ưu điểm: Kiểu cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền. - Nhược điểm: Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia với trình độ cao về từng mặt quản lý; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị và cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin phải đi đường vòng theo kênh đã quy định. 2.5.2 Cơ cấu chức năng. Kiểu cơ cấu này lần đầu tiên được áp dụng với lãnh đạo các mảng công việc của các đảng phái chính trị và chế độ đốc công của các doanh nghiệp. Sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản lý ngày càng lớn. Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đầu các phân hệ được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo cao nhất của hệ thống, mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu chức năng. Người lãnh đạo hệ thống Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B Các cấp dưới - Ưu điểm: thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo cao nhất của hệ thống. - Nhược điểm: Người lãnh đạo hệ thống phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản lý lớn, người lãnh đạo hệ thống khó có thể nào phối hợp được tất cả mệnh lệnh của họ. Dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 2.5.3 Cơ cấu trực tuyến-chức năng. Để khắc phục nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu liên hiệp (trực tuyến-chức năng) được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi hệ thống. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo chức năng A Các nhân viên cấp dưới Bộ phận tham mưu Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến Các nhân viên cấp dưới Đây là một loại hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra. Truyền mệnh lệnh theo tuyến được qui định. Người lãnh đạo các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến. - Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. - Nhược điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Ngoài ra có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hạn và quan điểm. Trên đây là ba kiểu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu chính thức, cơ cấu theo khách hàng... Xã hội ngày càng phát triển dẫn đến sự biến đổi mạnh mẽ trong các đơn vị. Sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá cao, đồi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động của tổ chức là một tất yếu. Vì vậy hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý làm cho hiệu quả quản lý lao động cao hơn. 2.6. Quá trình hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý. 2.6.1 Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. Để đáp ứng được nhu cầu của sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ, mà vẫn có hiệu lực quản lý cao là một đòi hỏi tất yếu. Ta biết rằng bộ máy quản lý là những khâu, những cấp được tổ chức ra phù hợp với đặc điểm kinh tế, kĩ thuật của từng doanh nghiệp để giúp thủ trưởng doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Chính bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý trong doanh nghiệp. Bộ máy quản lý tạo ra sức mạnh khi nó phù hợp với nhu cầu thực tiễn, còn khi không phù hợp nó lại trở thành nhân tố kìm hãm sự phát triển. Để có được sức mạnh đó cần hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm sử dụng hợp lý, có kế hoạch lao động của cán bộ công nhân viên quản lý để đảm bảo chức năng quản lý của người lãnh đạo. Đồng thời hoàn thiện bộ máy quản lý làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản lý, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế kĩ thuật của doanh nghiệp nhằm phát huy điểm mạnh và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay, trong quá trình phát triển của nền kinh tế thị trường một doanh nghiệp có thể đứng vững được khi công tác tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phải đạt hiệu quả. Đặc biệt quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. Ta có thể hiểu chuyên, tinh là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc; gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ, chi tiết, thành phần không rườm rà, cồng kềnh, không thừa và có tỷ trọng nhỏ; có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Như vậy việc làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ góp phần tiết kiệm chi phí quản lý, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây chính là điểm rõ nhất của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.6.2 Hoàn thiện sự phân công, phân cấp trong bộ máy quản lý điều hành doanh nghiệp. Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất - kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản lý theo những qui tắc thống nhất từ trên xuống dưới. Trong bộ máy quản lý điều hành của doanh nghiệp thì người đứng đầu doanh nghiệp (giám đốc) là người được giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, là người chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp. Ngoài ra để có thời gian tập trung vào những vấn đề lớn, có tính chiến lược, Giám đốc nên giao quyền chỉ huy, phụ trách một mảng công việc nào đó cho các cấp phó của mình.Tuỳ theo qui mô và đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp mà bố trí số lượng phó giám đốc để giúp giám đốc chỉ huy và điều hành công việc. Toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán theo qui định hiện nay được giao cho kế toán trưởng có vị trí như một phó giám đốc. Bên cạnh phân công nhiệm vụ để bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả phải gắn quyền lợi, lợi ích cũng như trách nhiệm của từng bộ phận, từng con người. Đây cũng là một trong những chức năng hết sức quan trọng của người lãnh đạo. Một vấn đề vừa có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn là trong việc phân công phụ trách, cần qui định giới hạn tối đa số lượng các phòng chức năng, các bộ phận trực thuộc một chức danh quản lý. Chúng ta cần hiểu rằng các phòng chức năng đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Đó là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế, kĩ thuật, hành chính được phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc (và các phó giám đốc) chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận kinh doanh cũng như cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp dược tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng.Việc tổ chức các phòng chức năng cần được tiến hành theo các bước sau đây: +Thứ nhất, phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị. Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song, do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào qui mô, đặc điểm kinh tế, kĩ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vào ba chức năng có liên hệ mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng. Như vậy sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách. +Thứ hai, tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời, phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo hoặc có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ đã lập đó, từng phòng chức năng xây dựng nội qui công tác của phòng mình nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn chung của cả phòng cũng như riêng cho từng người trong phòng. +Thứ ba, tính toán xác định số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ, vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý. 2.6.3 Hoàn thiện công tác tổ chức lao động trong bộ máy quản lý. Tổ chức lao động khoa học của người lãnh đạo là việc sắp xếp, sử dụng có hiệu quả thời gian làm việc của người lãnh đạo; biết việc nào bản thân phải làm, việc nào có thể giao cho người khác,việc nào phải làm ngay, việc nào có thể trì hoãn lại, biết nghỉ ngơi trong quá trình làm việc để đầu óc minh mẫn và có sức làm việc lâu dài, tránh sai lầm, ùn việc, sót việc. Biết lường hết mọi việc có thể xảy ra trong chức trách của mình, biết ước lượng thời gian cần thiết để giải quyết mỗi công việc đó. Mặt khác, để hoàn thiện bộ máy quản lý cần phải tổ chức khoa học lao động quản lý; đó là quá trình hoàn thiện tổ chức thực hiện bằng cách áp dụng những thành tựu khoa học kĩ thuật nhằm thúc đẩy quá trình quản lý đạt kết quả càng cao với chi phí càng giảm, đồng thời sự mệt nhọc, phát huy tính chủ động sáng tạo của cán bộ, nhân viên quản lý.Tổ chức khoa học lao động quản lý là đảm bảo sử dụng có kế hoạch hợp lý thời gian lao động của từng cán bộ, nhân viên quản lý, bảo đảm sự phối hợp ăn khớp, nhịp nhàng giữa các thành viên, khai thác năng lực chuyên môn, trí sáng tạo của mỗi người. Nhờ đó mà tác động vào hệ thống quản lý làm cho nó hoạt động tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. 2.6.4 Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ. Phải thường xuyên đề ra được nội dung chương trình học tập, hình thức tổ chức đào tạo và đối tượng đào tạo phù hợp. Không ngừng nâng cao trình độ cho cán bộ trong hệ thống đồng thời tiến hành đào tạo công nhân viên, cán bộ mới, trẻ để tương lai có một đội ngũ cán bộ quản lý đông đảo, có năng lực chuyên môn vững vàng đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.