Tài liệu Một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học

MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với trách nhiệm là một cán bộ quản lí, tôi đã ý thức rất rõ về vai trò quan trọng của công tác kiểm tra nội bộ trường học (KTNBTH). Kiểm tra được xem là một chức năng của nhà quản lý nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa quá trình hoạt động của khách thể với mục tiêu mà nhà quản lý đã lựa chọn. Trong nhà trường, đó là sự xem xét các hoạt động có phù hợp với kế hoạch, tiêu chuẩn, có phù hợp với các yêu cầu sư phạm đặt ra hay không. Do đó, trong các kế hoạch thanh tra hàng năm, tôi luôn chú trọng đến việc hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt công tác kiểm tra nội bộ như: hướng dẫn các tổ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, và kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận trong trường. Có thể nói ngay là, trong công tác quản lý của người hiệu trưởng, ở bất cứ khâu nào có sự lơi lỏng kiểm tra thì ở đó có thể xảy ra sai sót, tiêu cực. Từ những suy nghĩ trên, bản thân tôi nhận thấy thật cần thiết nhìn nhận lại một cách toàn diện về mặt lý luận lẫn thực tiễn công tác KTNBTH, một mặt là để đúc kết kinh nghiệm thực hiện trong thời gian qua; mặt khác soi rọi các kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tiễn để trong thời gian tới có thể thực hiện tốt hơn công việc này. Đây là lý do thôi thúc để tôi lựa chọn đề tài: Một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học. 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 2.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng của đề tài quan tâm đến là công tác KTNBTH, cụ thể là việc xây dựng kế hoạch, triển khai tổ chức thực hiện và kết quả thực hiện công việc kiểm tra của người hiệu trưởng, trước hết là của bản thân tôi trong quá trình làm công tác quản lý nhiều năm qua. Đó là các hoạt động kiểm tra tài chính, tài sản, kiểm tra chuyên môn, kiểm tra việc thực hiện các cuộc vận động trong năm học,…Sản phẩm của nó cũng sẽ trở thành đối tượng nghiên cứu của đề tài, mà thường là các kế hoạch, hồ sơ sổ sách có liên quan,… và cả kết quả, thành quả, những kinh nghiệm mà công tác KTNB đã đem đến cho đơn vị. - Tìm hiêu một số kiến thức lý luận về công tác quản lý nói chung và công tác KTNB nói riêng. - Đúc kết những kinh nghiệm về công tác KTNBTH mà bản thân tôi đã thực hiện trong nhiều năm ở cương vị quản lý. - Đánh giá lại kết quả của công việc (những thành quả đạt được cũng như những gì chưa đạt được, kể cả những sai sót, hạn chế). - Rút ra những bài học kinh nghiệm, những biện pháp, cách thức cụ thể giúp cho một người hiệu trưởng có thể thực hiện tốt công tác KTNB ở đơn vị mình. Ngoài ra, mục đích của người viết khi đặt ra vấn đề này cũng mong muốn nhận được sự nhận xét, góp ý, trao đổi của thầy cô và đồng nghiệp để có thể đánh giá được một cách khách quan những suy nghĩ và việc làm của bản thân. 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Ngoài những thao tác cơ bản như quan sát, sưu tầm, lập luận theo các hướng quy nạp, diễn dịch, đề tài của chúng tôi chủ yếu sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp phân tích, miêu tả. - Phương pháp đối chiếu. - Phương pháp mô hình hóa. - Phương pháp thống kê, phân loại. 2 CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC 1.1.1. Khái niệm Kiểm tra, theo đúng ý nghĩa ngôn từ của nó, đó là việc “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” một đối tượng nào đó [2,tr.504]. Kiểm tra được xem là một trong những chức năng của nhà quản lý. Theo Henry Fayol: “Quản lý – nghĩa là dự kiến, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và kiểm tra” [7,tr.2]. Như vậy, người quản lý ở bất kỳ cấp nào, cương vị nào cũng phải thực hiện công tác kiểm tra để biết rõ kế hoạch, mục tiêu đã đề ra trong thực tế đã đạt đến đâu; từ đó có thể có những can thiệp kịp thời. Kiểm tra nội bộ trường học, theo tác giả Trần Thị Tuyết Mai, “là hoạt động xem xét và đánh giá các hoạt động giáo dục, điều kiện dạy học, giáo dục trong phạm vi nội bộ nhà trường nhằm mục đích phát triển sự nghiệp giáo dục nói chung, phát triển nhà trường, phát triển người giáo viên và học sinh nói riêng”[6,tr.109]. Nói một cách chung nhất, KTNBTH chính là công tác tự kiểm tra của người hiệu trưởng tại đơn vị mình quản lý. Đó là việc hiệu trưởng giám sát, kiểm tra tất cả hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ trường học được quy định trong Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác kiểm tra Mục đích của kiểm tra chính là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” [2,tr.504]. Về mặt này, cũng có thể xem kiểm tra là một hệ thống phản hồi với các thông tin ngược giúp cho nhà quản lý tìm ra các sai lệch và thực hiện sự điều chỉnh để đạt được kết quả mong muốn, như trong sơ đồ sau: 3 Kết quả thực tế Kết quả sau kiểm tra Đo lường kết quả So sánh với chuẩn Xác định sai lệch Thực hiện điều chỉnh Kế hoạch điều chỉnh Phân tích nguyên nhân Hình 1.1: Sơ đồ hệ thống thông tin phản hồi trong công tác kiểm tra Trong sơ đồ trên, ta thấy khá rõ mục đích và ý nghĩa của công tác kiểm tra. Đối tượng kiểm tra chính là một kết quả thực tế. Đối tượng đó được đo lường trên cơ sở đối chiếu với chuẩn quy định. Nếu không có sai lệch, đó là một thành phẩm; nếu có sai lệch, đối tượng phải thực hiện điều chỉnh để kết quả cuối cùng là một thành phẩm đạt chuẩn. Chính qua kiểm tra mới phát hiện sai sót, ngăn chặn quy trình (có sai sót), can thiệp điều chỉnh (chỉ ra nguyên nhân) để hạn chế tổn thất, đem đến lợi ích tối đa mà nhà quản lý mong muốn. Sơ đồ trên cũng giúp ta hình dung được phần nào vị trí, vai trò của công tác kiểm tra trong chu trình quản lý. 1.1.3. Vị trí, vai trò của công tác kiểm tra nội bộ trường học Quyết định 478/QĐ ngày 11/3/1993 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống thanh tra giáo dục và đào tạo đã cho ta thấy rõ vị trí, vai trò của công tác KTNBTH, đó là: - Hiệu trưởng các trường, thủ trưởng các cơ sở giáo dục, đào tạo trong ngành có trách nhiệm sử dụng bộ máy quản lý và các cán bộ trong đơn vị để kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ phận thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý của mình. - Phòng đào tạo (hoặc phòng giáo vụ) các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề giúp hiệu trưởng tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy 4 - Hiệu trưởng các trường phổ thông, các trường và các cơ sở giáo dục mầm non tổ chức kiểm tra định kỳ các giáo viên của trường. 1.1.4. Nội dung của công tác kiểm tra nội bộ trường học Nội dung của công tác KTNBTH được xác định trên cơ sở nội dung thanh tra nhà trường của cơ quan quản lý giáo dục cấp trên. Tại quyết định 478 nói trên, đó là: “Kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ phận thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý của mình”. Thực tiễn giáo dục trong nhà trường phổ thông hiện nay rất phong phú, đa dạng. Từ đó, người hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra toàn diện các hoạt động và các điều kiện, các phương tiện hoạt động của đơn vị. 1.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC HIỆN NAY 1.2.1. Về mặt nhận thức Hầu hết đội ngũ cán bộ quản lý, nhất là hiệu trưởng, chưa thấy rõ tầm quan trọng của công tác KTNBTH, xem KTNB chỉ là một thao tác hỗ trợ cho việc nắm bắt các hoạt động diễn ra trong nhà trường. Từ đó, đương nhiên là người hiệu trưởng cũng không thể nhận thức rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác KTNBTH. 1.2.2. Về mặt hoạt động Từ nhận thức thiếu sót như trên, công tác KTNB ở các trường hiện nay thể hiện khá nhiều bất cập trong hoạt động. Cụ thể là: - Không xây dựng được kế hoạch KTNB. Việc kiểm tra, xem xét không được thực hiện thường xuyên mà chỉ theo một số vụ việc khi cần. - Bản thân người hiệu trưởng khi tiến hành xem xét, rà soát các vụ việc cũng không đặt mình vào vai trò của một người kiểm tra (với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ) mà chỉ xem như đang thực thi các công việc hành chính thường ngày. 5 - Hoạt động kiểm tra đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch nhưng trong thực tế lại thường được thực hiện một cách phiến diện và rất chủ quan. - Kết quả kiểm tra không bao quát, không kiểm soát được hết các hoạt động, đặc biệt là với những vụ việc phát sinh. Hồ sơ kiểm tra không đầy đủ, không lưu trữ cẩn thận. Các kết luận không công khai, không có kế hoạch điều chỉnh sai sót dẫn đến nhiều hoạt động trong nhà trường còn sai sót, nhiều nguồn lực, tài nguyên còn lãng phí, thất thoát. 6 MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG 2.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH NHÀ TRƯỜNG Trường THPT Tôn Đức Thắng mới được thành lập vào năm 2005, là một ngôi trường nằm ở vùng sâu vùng xa của huyện Tân Phú. Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên trong năm học 2012-2013 là 73 người được biên chế thành 8 tổ. Đội ngũ quản lý gồm 1 hiệu trưởng, 3 phó hiệu trưởng. Nhà trường có những thuận lợi và khó khăn sau: Thuận lợi: - Nhà trường được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và chính quyền địa phương. - Đội ngũ giáo viên trẻ năng động và nhiệt tình trong công việc. Nề nếp ngày càng được củng cố tốt hơn. Chất lượng học tập ngày một cao hơn. - Nhà trường có đầy đủ hệ thống phòng làm việc, phòng học và phòng chức năng, thiết bị thực hành góp phần nâng cao chất lượng dạy và học. - Nhà trường được sự phối hợp và hỗ trợ tích cực của Hội Phụ huynh học sinh, các tổ chức đoàn thể địa phương và các Mạnh Thường Quân. Khó khăn: - Đội ngũ giáo viên trẻ, thâm niên nghề còn ít nên chất lượng, kết quả giảng dạy của nhà trường còn khiêm tốn. - Chất lượng tuyển sinh đầu vào thấp nên ảnh hưởng nhiều tới chất lượng giảng dạy. - Đời sống kinh tế của nhân dân 5 xã khu vực học sinh cư trú còn nhiều khó khăn nên ảnh hưởng rất lớn đến điều kiện và tinh thần học tập của các em học sinh, đó còn là một trong những nguyên nhân cơ bản khiến học sinh bỏ học. - Một bộ phận phụ huynh học sinh không thật quan tâm đến việc học tập của con em mình nên ảnh hưởng lớn đến chất lượng học tập của học sinh. 7 2.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC 2.2.1. Nâng cao nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác kiểm tra nội bộ trường học Trước hết, người hiệu trưởng cần quán triệt sâu sắc mục đích, ý nghĩa của công tác KTNB trong đơn vị mình. Công tác KTNB phải được xem là một công việc tất yếu, một nhiệm vụ thường xuyên của người hiệu trưởng để nâng cao hiệu lực quản lý. Từ đó, hiệu trưởng phải nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác KTNB. “Tư tưởng không thông mang bình đông cũng nặng”, câu nói dân gian ấy đã khẳng định sức mạnh của nhận thức trước khi bắt tay vào bất cứ công việc gì. Ý thức về sự cần thiết phải thực hiện công tác KTNB là yếu tố mang tính tiên quyết nhưng chưa đủ để đảm bảo cho hiệu quả của công việc này. Bước tiếp theo là, người hiệu trưởng cần nắm vững các quy định đối với công tác KTNB. Những quy định này thường được nêu rõ trong các văn bản chỉ đạo của ngành cấp trên. Một việc cũng hết sức quan trọng là người hiệu trưởng cần tuyên truyền sâu rộng cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên - đặc biệt là cho những cộng sự được phân công kiểm tra - hiểu rõ tầm quan trọng của công việc này. Lợi ích của việc tuyên truyền không chỉ là để cho mọi người cùng biết, mà còn để mọi người cùng giám sát, kiểm tra các hoạt động. Việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức của cá nhân, tổ chức trong nhà trường có thể thực hiện dưới nhiều hình thức thông báo, niêm yết,…Nhưng đừng quên là phải thể hiện ngay trong mục đích, yêu cầu của kế hoạch hoạt động. 2.2.2. Xây dựng kế hoạch hoạt động Kế hoạch KTNB là một bộ phận hữu cơ trong kế hoạch chung của nhà trường. Quy trình để xây dựng kế hoạch KTNB có thể theo các bước như sau: 2.2.2.1. Xây dựng chuẩn Chuẩn chính là thước đo để so sánh, đánh giá các hoạt động diễn ra trong thực tế. Chuẩn trong các trường học hiện nay đã được ngành cấp trên quy định rõ trong các văn 8 2.2.2.2. Xây dựng lực lượng Xây dựng lực lượng hay nói cách khác là xây dựng nguồn nhân lực, những con người trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra. Trong một trường học, cần sử dụng những ai để tham gia vào công tác KTNB? Trước hết, phải xác định đây là công việc của chính người hiệu trưởng. Hiệu trưởng là người xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện và giám sát, đôn đốc việc thực hiện. Hiệu trưởng cũng là người trực tiếp kiểm tra một số vụ việc. Mặt khác, đối tượng kiểm tra trong trường học rất đa dạng, với nhiều chuyên môn khác nhau; cho nên hiệu trưởng cần căn cứ vào tình hình nhân sự hiện có, căn cứ vào nhiệm vụ kiểm tra để điều động một số lực lượng cùng tham gia. Kinh nghiệm cho thấy, sự thành công của bất cứ một hoạt động nào trong nhà trường đều tùy thuộc rất lớn vào sự tham gia đông đảo của nhiều cá nhân, tổ chức. Xác định cụ thể ai, tổ chức, bộ phận nào tham gia vào công việc cụ thể nào là do người hiệu trưởng dự tính nhưng cũng cần lấy ý kiến rộng rãi để huy động và phát huy được tối đa các nguồn lực của mình. Điều này còn thể hiện tính dân chủ trong công việc này. Thông thường, phải căn cứ vào vai trò, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân để có được sự phân công hợp lý. Điều cốt yếu là phải đảm bảo được sự tương thích giữa lực lượng kiểm tra với đối tượng kiểm tra. Một vài gợi ý như sau: Đối tượng kiểm tra Lực lượng kiểm tra Kiểm tra hồ sơ công chức Văn thư Kiểm tra tài chính Kế toán, thủ quỹ, thanh tra nhân dân Kiểm tra công tác thư viện GV thư viện, văn thư Kiểm tra công tác thiết bị GV thiết bị, thư viện, kế toán Kiểm tra dạy thêm học thêm Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng Thanh tra sư phạm giáo viên Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng Kiểm tra việc thực hiện các cuộc Ban chỉ đạo vận động … … Hiệu trưởng có thể thành lập một số ban, tổ nghiệp vụ trong nhà trường để tập hợp những cá nhân có cùng năng lực, cùng chức năng, nhiệm vụ như: ban chỉ đạo (các cuộc vận động, các phong trào), ban tuyển sinh, ban kiểm kê tài sản, v.v. để tạo được lực lượng hùng hậu hơn. Một kế hoạch tốt là kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả tổ chức 9 2.2.2.3. Hoạch định các công việc cụ thể Đây là phần trọng tâm trong quy trình xây dựng kế hoạch. Nói chung, các hoạt động giáo dục diễn ra trong nhà trường đều có thể trở thành đối tượng được kiểm tra. Căn cứ vào các hoạt động này, người hiệu trưởng hoạch định ra từng công việc cụ thể cần kiểm tra và xác lập phần nội dung của kế hoạch. Có thể xác lập nội dung kiểm tra theo nhiều cách khác nhau: - Theo trình tự thời gian: + Tháng 7: kiểm tra công tác tuyển sinh đầu cấp + Tháng 8: kiểm tra các điều kiện CSVC chuẩn bị cho năm học mới + Tháng 9: kiểm tra hồ sơ học sinh + Tháng 10: kiểm tra tài chính quý III + Tháng 11: … - Theo nội dung sự việc: kiểm tra tài chính, tài sản; kiểm tra thư viện, thiết bị; kiểm tra công tác văn thư hành chính; thanh tra sư phạm giáo viên v.v. - Theo khách thể thực hiện: kiểm tra giáo viên, kiểm tra học sinh v.v. - Theo chủ thể thực hiện: tự kiểm tra (của hiệu trưởng, của các giáo viên, các bộ phận); hiệu trưởng kiểm tra các giáo viên, các bộ phận; kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận v.v. - Theo mức độ, tính chất sự việc: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề v.v. - Theo phương thức thực hiện: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, v.v. Việc phân chia nội dung kiểm tra theo nhiều hình thức như vậy là nhằm xác định rõ đặc điểm của từng loại hoạt động, từ đó người kiểm tra có thể thực hiện đúng kỹ thuật tác nghiệp, vừa đảm bảo được yêu cầu kiểm tra vừa tránh được nhiều hạn chế như: chủ quan, lãng phí,…Cần lưu ý là phân chia theo cách nào cũng phải đảm bảo đầy đủ nội 10 2.2.2.4. Phân bố thời gian Dù chọn lựa kiểu loại nội dung kiểm tra nào, trong kế hoạch vẫn phải xác định rõ thời gian thực hiện. Tùy theo kế hoạch tuần, tháng, hay năm học mà định rõ khoảng thời gian thích hợp. Thời gian nhiều hay ít cũng tùy thuộc vào tính chất của đối tượng cần kiểm tra. Không có thời gian, kế hoạch sẽ đóng băng, nghĩa là sẽ không có tiến trình thực hiện. Thời gian không rõ ràng, không hợp lý chẳng những dẫn đến khả năng lãng phí mà có khi còn khiến cho kế hoạch bị bế tắc. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt cần có thời gian “mở” – nghĩa là có thể thực hiện “trong khoảng” để tránh bị động khi có việc phát sinh đột xuất khách quan, ngoài dự kiến. 2.2.2.5. Chuẩn bị các điều kiện vật chất Trong khi lập kế hoạch, người ta thường chỉ chú ý đến thời gian, nội dung, đối tượng thực hiện. Các điều kiện vật chất tạo thuận lợi cho việc tiến hành kế hoạch lại ít được quan tâm. Người hiệu trưởng cần có tầm nhìn về vấn đề này, căn cứ vào từng loại công việc để chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết. Đây là yếu tố góp phần rất lớn cho kế hoạch được khả thi. Một số phương tiện tối thiểu cần có để đảm bảo cho hoạt động tiến hành là: kinh phí, quỹ thời gian, ấn phẩm, thiết bị, các văn bản hướng dẫn, bố trí phòng làm việc, phòng hội họp v.v. Nói chung, quy trình đề nghị như trên chỉ mang tính gợi ý, chung nhất. Trong thực tế, khi tiến hành xây dựng kế hoạch có nhiều cách thức khác nhau tùy theo điều kiện ở từng đơn vị. Kế hoạch kiểm tra nộ bộ ở trường chúng tôi hằng năm được xây dựng trên cơ sở tổng hợp, điều chỉnh từ kế hoạch kiểm tra của các hiệu phó, các tổ trưởng, các bộ phận (theo mẫu chung). 2.2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch 11 2.2.3.1. Triển khai kế hoạch Kế hoạch khi đã xây dựng hoàn chỉnh cần được triển khai trong toàn đơn vị, triển khai đến từng đối tượng một cách cụ thể dưới nhiều hình thức: phổ biến trong cuộc họp cơ quan, niêm yết trên bảng thông báo, gửi đến từng tổ trưởng,…Cần quán triệt cho từng cá nhân, bộ phận hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác kiểm tra nội bộ và mục đích, yêu cầu của từng công việc. Tránh gây tâm lý hoang mang, lo sợ cho các đối tượng được kiểm tra cũng như tâm lý quan trọng hóa của chủ thể thực hiện kiểm tra. Từ đó có thể xây dựng được thái độ tích cực hợp tác của đôi bên. Không được triển khai qua loa, đại khái với quan niệm là tất cả đã thể hiện trên văn bản. Không chỉ phổ biến nội dung những công việc cần làm. Hiệu trưởng cần xác định rõ phương thức thực hiện, định hướng cách thức thực hiện và lưu ý các vấn đề khác như: thời gian tiến hành, các phương tiện,… Làm như vậy sẽ góp phần rất lớn vào sự thành công của kế hoạch. 2.2.3.2. Tổ chức các hoạt động kiểm tra Hàng tháng, hiệu trưởng tiến hành kiểm tra hoặc chỉ đạo cá nhân, bộ phận tiến hành kiểm tra các nội dung theo kế hoạch. Trong khi tiến hành kiểm tra một công việc nào đó, một cá nhân nào đó, tùy theo tính chất sự việc, chủ thể kiểm tra có thể thực hiện các phương pháp, cách thức sau: a) Kiểm tra hồ sơ, tài liệu Kiểm tra hồ sơ, tài liệu giúp ta nắm bắt những hoạt động đã thực hiện, thu thập các số liệu, hình dung tiến trình làm việc của đối tượng. Hồ sơ, tài liệu chung nhất của cá nhân, tổ chức, bộ phận trong nhà trường thường là các loại sau: - Văn bản chỉ đạo: các loại công văn đến của ngành cấp trên, các văn bản quy định của đơn vị,… có liên quan đến hoạt động giáo dục trong đơn vị. 12 - Tài liệu ghi nhớ các hoạt động như: biên bản, danh sách, báo cáo,… Các loại hồ sơ, tài liệu của từng bộ phận được cũng quy định chi tiết theo đặc trưng chuyên môn riêng. Chẳng hạn, ở bộ phận tài vụ có: sổ tài sản, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ tạm ứng, các lệnh chi, chứng từ gốc,… Hồ sơ chuyên môn của giáo viên có: giáo án, sổ dự giờ, sổ chủ nhiệm, sổ điểm, sổ tích lũy chuyên môn v.v. Hiện nay nhiều hồ sơ tài liệu được thực hiện, lưu trữ trên máy tính theo các chương trình phần mềm chuyên biệt. Người kiểm tra cũng cần có những hiểu biết trong lĩnh vực này để kiểm tra kỹ lưỡng và nắm bắt được thông tin đầy đủ, chính xác hơn. Khi kiểm tra cần chú ý đến tính pháp lý, tính khoa học của các loại hồ sơ. Hồ sơ phải được sắp xếp, lưu trữ khoa học. Các nội dung trong hồ sơ phải đúng đắn, phù hợp. Ví dụ: Thể thức văn bản đi phải đảm bảo các quy định theo thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; các loại chứng từ mệnh lệnh (phiếu thu, phiếu chi), chứng từ thực hiện (hóa đơn, bảng kê,…) phải theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính v.v. b) Phỏng vấn đối tượng Phỏng vấn là phương pháp có nhiều ưu điểm trong việc nắm bắt đặc điểm đối tượng vì tính công khai, trực tiếp, tức thời. Phương pháp này còn giúp cho người phỏng vấn có thể thu thập được nhiều nhất, nhanh nhất thông tin từ phía người được phỏng vấn. Nội dung phỏng vấn có thể đề cập đến tất cả các vấn đề liên quan đến đối tượng nhưng thường là những gì chưa rõ, cần biết thêm sau khi đã nghe báo cáo, xem xét hồ sơ. Sự thành công của phỏng vấn tùy thuộc vào năng lực của người kiểm tra: những hiểu biết trong lĩnh vực chuyên môn, sự khéo léo, tế nhị, kỹ năng giao tiếp ngôn ngữ (đặc biệt là khả năng đặt câu hỏi dẫn dắt). Ngoài ra, sự hỗ trợ của các phương tiện ghi chép, ghi âm, chụp hình, quay camera,…trong khi phỏng vấn sẽ cho ta nhiều tư liệu tham khảo có giá trị rất cao. c) Điều tra, khảo sát 13 Phương pháp này đòi hỏi sự đầu tư công phu (chọn lựa hệ thống câu hỏi, cân nhắc từ ngữ diễn dạt,…) nhưng sẽ cho ta một kết quả có giá trị cao. Đặc biệt khi những thông tin thu thập được vừa xoáy sâu vào bản chất vấn đề vừa mở rộng đến nhiều đối tượng khảo sát. Từ đó, các kết luận có độ tin cậy cao. Dưới đây là một mẫu điều tra khi chúng tôi khảo sát khả năng soạn giảng của giáo viên. BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ GIÁO ÁN Họ và tên giáo viên:……………………………………………………………… Dạy môn/lớp: …………………………………………………………………… Mức độ đạt Có Không Chưa Ghi được ( + ) có ( - ) đầy đủ chú Nội dung đánh giá () 1- Có thông tin cơ sở ban đầu (ngày, lớp dạy…) 2- Có đề cập các mục tiêu cần đạt 3- Các mục tiêu dựa trên nhu cầu của HS 4- Mỗi mục tiêu đề cập đến 1 hành vi 5- Có điều kiện và phương pháp đạt để đạt được mục tiêu 6 - Có phân bố thời gian 7 - Có phần mở đầu (giới thiệu vào bài) 8 - Phần giới thiệu có cung cấp thông tin và định hướng học tập 9- Có phương pháp 10- Phương pháp phù hợp để đạt mục tiêu 11- Có tạo cơ hội để học sinh tích cực hoạt động 12- Có đưa ra những câu hỏi chính 13 - Có đưa ra những câu hỏi phụ 14- Có trình tự giảng dạy theo từng bước 14 16-Tóm tắt gồm các nội dung chính của bài 17- Có hoạt động đánh giá (củng cố) 18- Có phương pháp đánh giá phù hợp mục tiêu 19- Có nguồn tài liệu tham khảo 20- Có thông tin bổ sung (rút kinh nghiệm) Những nội dung khảo sát trên cũng có thể được thực hiện dưới hình thức các câu hỏi tự luận như: - Thầy (cô) tự đánh giá tiết dạy vừa xong như thế nào? Có đạt được mục tiêu đề ra hay không? - Các phương tiện và phương pháp sử dụng trong tiết dạy có phù hợp và phát huy được tác dụng không? - Sau khi dạy bài này, thầy (cô) thấy có cần bổ sung thêm phần nào? Cần tài liệu tham khảo nào khác không? v.v. Rất nhiều hoạt động trong nhà trường đều có thể được khảo sát qua những mẫu điều tra như vậy. d) Tham dự hoạt động Tham dự hoạt động để nắm bắt được những vấn đề quan tâm là một phương pháp kiểm tra tích cực. Chỉ khi trực tiếp tham gia vào các hoạt động trong trường học, người kiểm tra mới đối chiếu được thực tế với các số liệu, báo cáo, trình bày. Đây là phương pháp được sử dụng khá nhiều trong các cuộc thanh tra, kiểm tra như: thăm lớp, dự giờ, tham gia các hoạt động ngoại khóa,… e) Quan sát Phương pháp quan sát được xem là phương pháp quan trọng nhất của kiểm tra. Hoạt động quan sát của người kiểm tra luôn đặt vào các chủ điểm nhất định; trong khi các đối tượng được quan sát thường tồn tại một cách tự nhiên, khách quan. Vì thế, các kết luận có thể mang tính chính xác cao. Trong khi thực hiện nhiệm vụ, người kiểm tra có thể quan sát tất cả các hoạt động trong nhà trường; quan sát cách bố trí, sử dụng cơ sở vật chất; quan sát cảnh quan môi 15 Nói chung, để có một cái nhìn toàn diện, chính xác, người kiểm tra cần tiến hành đồng thời nhiều biện pháp thích hợp. Chẳng hạn, để đánh giá chất lượng giáo dục đạo đức trong một trường học, không chỉ căn cứ vào kết quả xếp loại hạnh kiểm gần nhất của học sinh mà cần xem xét thêm các hồ sơ chủ nhiệm, quan sát các hoạt động học tập, vui chơi, để ý đến thái độ, hành vi của học sinh trong quan hệ với mọi người v.v. 2.2.3.3. Đôn đốc, giám sát Đây là thao tác không thể thiếu trong quá trình tiến hành kế hoạch kiểm tra. Với vai trò là người tổ chức và chỉ đạo kiểm tra, hiệu trưởng nhà trường phải thường xuyên giám sát việc thực hiện kế hoạch, có những biện pháp đôn đốc nhằm thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch đạt kết quả cao nhất. Như đã nói sự thành công của kế hoạch tùy thuộc nhiều vào các lực lượng tham gia kiểm tra, cho nên cần đôn đốc, giám sát từ việc theo dõi, nhắc nhở cho đến điều chỉnh, uốn nắn những sai lệch; đôn đốc bằng lời và cũng có thể bằng những phiếu nhắc việc. Theo thiển ý của chúng tôi, đôn đốc, nhắc nhở không phải là một biện pháp mệnh lệnh hành chính. Trong thực tế, có rất nhiều hoạt động giáo dục diễn ra trong một năm học, không phải ai cũng có thể nhớ hết những việc cần làm (dù là kế hoạch đã được niêm yết lâu dài). Cho nên, việc nhắc nhở là để giúp nhau nhớ thực hiện đúng kế hoạch. Tuy vậy, đối với những trường hợp trì trệ, người hiệu trưởng cũng cần có phiếu nhắc việc để tăng tính nghiêm minh trong thực thi nhiệm vụ. 2.2.3.4. Thu thập kết quả Bước cuối cùng trong tiến trình thực hiện kiểm tra là việc thu thập các kết quả kiểm tra để xử lý. Tùy theo tính chất công việc, mức độ quan trọng của vụ việc mà hồ sơ thu thập có độ dày/mỏng khác nhau. Hồ sơ đơn giản có thể chỉ gồm bản báo cáo, biên bản làm việc và các tài liệu chứng cứ kèm theo (nếu có). Hiện nay, nhiều tài liệu ghi nhớ 16 2.2.4. Sử dụng kết quả kiểm tra Sau khi kiểm tra, công việc của người hiệu trưởng không chỉ dừng ở việc thu thập kết quả. Kết quả đó phải được sử dụng để đem đến hiệu quả tích cực cho các hoạt động của đơn vị. Những công việc cần tiếp tục làm là: - Đối chiếu kết quả thực hiện với kế hoạch đặt ra. - Đối chiếu các kết quả kiểm tra so với chuẩn. - Đánh giá, nhận xét đối tượng (kết luận kiểm tra) - Công khai, báo cáo kết luận kiểm tra. - Điều chỉnh, uốn nắn những sai lệch (bằng các hành động cụ thể) - Khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật (hoặc đề nghị cấp trên xử lý). - Bổ sung các nội dung, hồ sơ còn thiếu sót. - Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ một cách đầy đủ, khoa học. 2.2.5. Một số biện pháp bổ trợ Trong khi tiến hành các công việc kiểm tra, ngoài những biện pháp chuyên môn phải thực hiện, nhà quản lý cần kết hợp với một số biện pháp bổ trợ để mọi việc có thể đạt kết quả cao nhất. Một số biện pháp thường dùng như sau: 2.2.5.1. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp Giao tiếp là hoạt động thường ngày của con người. Trong giao tiếp người ta truyền tải những thông tin cần thiết. Sự thành công của hoạt động giao tiếp tùy thuộc rất lớn vào kỹ năng giao tiếp của các bên. Công tác KTNB không chỉ đơn thuần tiếp xúc với hồ sơ, giấy tờ mà phần nhiều là trao đổi với con người. Do vậy, biết lắng nghe, trò chuyện, tạo được sự tin cậy nơi người khác,…là một ưu thế góp phần rất lớn vào sự thành công của người kiểm tra. 2.2.5.2. Rèn luyện kỹ năng tạo lập văn bản 17 Trong quản lý hành chính hiện nay, nhất là ở trường học, nhiều văn bản đã được quy trình hóa, mẫu mã hóa tạo nhiều thuận lợi cho công việc. 2.2.5.3. Thiết lập một hệ thống biểu mẫu Biểu mẫu là những văn bản theo mẫu lập sẵn để thống kê về một nội dung nào đó. Trong công tác quản lý, sử dụng các biểu mẫu để thông tin hai chiều là một phương thức rất hiệu quả, vừa chính xác, rõ ràng vừa nhanh chóng, tiết kiệm. Thông qua biểu mẫu, nhà quản lý có thể truyền đạt các yêu cầu của công việc và đồng thời kiểm soát được mức độ thực hiện công việc. Hiện nay, hầu như trong tất cả các cơ quan, trường học, công ty, xí nghiệp,…đều sử dụng nhiều biểu mẫu trong các công việc quản lý hành chính, kế toán thống kê, chuyên môn nghiệp vụ v.v. Ở đây không thể trình bày hết các biểu mẫu sử dụng trong nhà trường, một số biểu mẫu có liên quan đến công tác kiểm tra nội bộ trường học chúng tôi đã sử dụng có hiệu quả như sau: - Mẫu kế hoạch: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG KẾ HOẠCH KIỂM TRA NỘI BỘ Năm học: …………… THỜI GIAN NỘI DUNG KIỂM TRA ĐỐI TƯỢNG KIỂM TRA Tháng 9/2012 … NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH 18 NGƯỜI THỰC HIỆN - Mẫu phiếu nhắc việc: SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 02/PNV Tân Phú, ngày 11 tháng 12 năm 2012 PHIẾU NHẮC VIỆC Kính gửi: - Thầy Lê Văn Hùng Bí thư Đoàn Trường THPT Tôn Đức Thắng Căn cứ kế hoạch kiểm tra công tác Đoàn trường học học kỳ I năm học 2012-2013; Căn cứ tinh thần thống nhất trong cuộc họp hội đồng sư phạm nhà trường ngày 09/12/2012; Đề nghị thầy Lê Văn Hùng nộp toàn bộ hồ sơ sổ sách công tác Đoàn trường và các nội dung đáp ứng theo yêu cầu của đoàn kiểm tra tại thông báo số 04/TB-LT ngày 07/12/2012 của Huyện Đoàn Tân Phú. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như trên (thực hiện) - Lưu (văn thư) Đây là mẫu để đôn đốc, nhắc nhở các cá nhân, bộ phận tích cực thực hiện kiểm tra nhiệm vụ đã phân công theo kế hoạch. - Mẫu yêu cầu báo cáo kết quả kiểm tra: SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tân Phú, ngày 21 tháng 11 năm 2012 V/v Đề nghị báo cáo kết quả kiểm tra nội bộ tháng 11/2012 Kính gửi: Phó Hiệu trưởng …………………. Căn cứ kế hoạch kiểm tra nội bộ tháng 11/2012, đề nghị đ/c báo cáo kết quả công tác kiểm tra nội bộ theo các nội dung sau: 1. Thanh tra sư phạm GV: Nguyễn Thị Thuỷ, Lê Thị Thảo Linh, Phạm Thị Hiền 2. Công tác phụ đạo, bồi dưỡng học sinh. 3. Tự kiểm tra việc triển khai thực hiện các kế hoạch đầu năm học. 19 Hạn chót gửi báo cáo về hiệu trưởng là ngày 04/12/2012 HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: -Như trên (thực hiện) -Lưu. - Mẫu kiểm tra thu phí đầu năm: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG TỔNG HỢP THU PHÍ ĐẦU NĂM HỌC 2012-2013 ĐỒ P.hiệu PHHS BHYT BHTN T.dục CSVC Học phí 5,000 99,000 88,000 60,000 55,000 10,000 60,000 TS học sinh Số HS đã đóng (theo DS thu) 1078 1078 1078 1078 1078 1078 1078 giảm 30000: 55hs 1006 miễn 60000: 6hs 1053 662 1078 TỔNG CỘNG 1078 giảm 50%:67hs Số HS chưa đóng Tổng số tiền THỦ QUỸ KẾ TOÁN HIỆU TRƯỞNG Đây là mẫu đề nghị bộ phận tài vụ báo cáo kết quả tự kiểm tra việc thu phí đầu năm học. Mẫu này thường được kèm theo các loại hồ sơ khác như: danh sách thu, đơn miễn giảm v.v. 20