Tài liệu Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty tnhh thương mại huy phát.

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TM Huy Phát, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô cũng như các cán bộ tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Phan Kim Chiến đã dạy dỗ, chỉ bảo em trong suốt quá trình thực tập. Em cũng xin chân thành cảm ơn các các bộ tại công ty TNHH TM Huy Phát đã tạo điều kiện cho em thực tập tại công ty trong suốt thời gian qua. Sinh Viên Vương Thị Thoả Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU. ................................................................................................. 1 CHƢƠNG I- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ......................................................................................................... 3 I - MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN................................................... 3 1. Khái niệm tổ chức. ................................................................................ 3 2. Khái niệm về tổ chức quản lý. .............................................................. 4 3. Vai trò của tổ chức quản lý. .................................................................. 5 4. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. ................................................................ 6 5. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. ......................................... 6 5.1. Chiến lược. ................................................................................... 6 5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức. .................................................................................................... 8 5.3. Công nghệ..................................................................................... 8 5.4. Thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao và trình độ của đội ngũ nhân viên....................................................................................................... 9 5.5. Môi trường.................................................................................. 10 6. Phân loại cơ cấu tổ chức. .................................................................... 10 II - Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. ....................................... 12 1. Sự kết hợp giữa tổng hợp hoá và chuyên môn hoá những chức năng nhiệm vụ công việc. ................................................................................ 12 2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận. ................................................................................................................. 14 2.1.Mô hình tổ chức đơn giản. .......................................................... 14 2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. .................................. 15 2.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, khách hàng, địa dư. .. 16 2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược....................... 17 2.5.Mô hình tổ chức ma trận. ............................................................ 19 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn. .......................................................................... 20 3.1.Khái niệm..................................................................................... 20 3.2.Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức. .................................. 20 4. Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý. .................................................................................................... 23 4.1. Cấp quản lý và tầm quản lý. ...................................................... 23 4.2.Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý....................... 24 5. Phân bố quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức............................................................................... 27 5.1. Các khái niệm. ............................................................................ 27 5.2. Mức độ phân quyền trong tổ chức. ............................................ 28 6. Phối hợp các bộ phận trong tổ chức. .................................................. 29 6.1. Vai trò của công tác phối hợp. ................................................... 29 6.2. Các công cụ phối hợp. ............................................................... 30 III- Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức. ............................................... 33 1. Vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy. ........................... 33 2. Nôi dung phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức. .................................. 34 CHƢƠNG II- THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI HUY PHÁT ....................................... 37 I - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. ............................................. 37 1. Lịch sử hình thành công ty TNHH thương mại Huy Phát. ................. 37 2. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. ........................................... 38 3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. ......................... 38 4. Chiến lược phát triển của công ty. ...................................................... 40 5. Giới thiệu về sản phẩm của công ty. ................................................... 40 II - CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY HIỆN NAY ........................ 41 1. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay. ................................... 41 2. Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo và các phòng ban. ................. 42 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 2.1. Nguyên tắc chung. ...................................................................... 42 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. ................................. 43 3.Phân tích ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức quản lý của công ty. .... 49 3.1. Ưu điểm. ..................................................................................... 49 3.2. Nhược điểm................................................................................. 50 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại. ................................................ 51 CHƢƠNG III- MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI HUY PHÁT. ........ 54 I – MỤC ĐÍCH VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN. .................... 54 1. Mục đích.............................................................................................. 54 2. Phương hướng. .................................................................................... 54 II – MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC. ........................................................................................................ 55 1. Sắp xếp lại các phòng ban trong bộ máy. ........................................... 55 2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. ............................................................................ 56 3. Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho nhà lãnh đạo. ................................... 59 4. Chế độ đãi ngộ hợp lý . ....................................................................... 60 5. Tăng cường sự phân quyền trong tổ chức. .......................................... 62 III- XÂY DỰNG MÔ HÌNH MỚI. .......................................................... 62 1. Bộ phận công đoàn. ............................................................................. 63 2. Trợ lý giám đốc. .................................................................................. 64 IV – ĐIỀU KIỆN THỰC THI CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CƠ CẤU TỔ CHỨC MỚI VỚI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI HUY PHÁT. ......................................................................................................... 64 1. Điều kiện để thực thi giải pháp. .......................................................... 64 2. Các kiến nghị đối với công ty. ............................................................ 65 KẾT LUẬN. ................................................................................................... 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. .................................................... 68 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến Luận văn tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GĐ: Giám đốc. NXB: Nhà xuất bản. PGS.TS: Phó giáo sư. Tiến sĩ. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn. TM: Thương mại. VN: Việt Nam. WTO: Tổ chức thương mại thế giới. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 1 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến LỜI MỞ ĐẦU. Việt Nam là một quốc gia có xuất phát điểm thấp, tuy nhiên nhiều năm gần đây, với sự nỗ lực của cả nước, nền kinh tế đã có những chuyển biến rõ rệt và có xu hướng ngày càng phát triển. Đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế là hàng loạt các công ty, các doanh nghiệp trẻ ra đời ngày càng nhiều. Hệ thống hàng hoá, sản phẩm ngày càng đa dạng, lượng hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng. Điều này khẳng định sự mở cửa, mở rộng lưu thông với nước ngoài là một quyết định rất đúng đắn. Hiện nay, số lượng quốc gia Việt Nam đặt mối quan hệ ngày càng nhiều, những nước đặt quan hệ như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản,… Càng ngày thì mối quan hệ của chúng ta với các nước ngày càng gần gũi hơn và từ đó hiệu quả kinh tế ngày càng cao hơn. Kết quả là hàng loạt các doanh nghiệp trong đó có các doanh nghiệp tư nhân ra đời. Các doanh nghiệp tư nhân này trong đó chiếm phần lớn là các doanh nghiệp tư nhân thương mại và hiện nay các doanh nghiệp này ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, dựa trên việc phân tích và tổng hợp những thế mạnh và điểm yếu của mình mà doanh nghiệp lựa chọn con đường kinh doanh cho bản thân. Không như hệ thống các doanh nghiệp nhà nước, hệ thống doanh nghiệp tư nhân hoạt động rất năng động. Đặc biệt những công ty loại hình thương mại, luôn phải trao đổi, mua bán với nước ngoài thì sự năng động là một yếu tố rất quan trọng và cần thiết có. Công ty TNHH thương mại Huy Phát là một công ty với số năm hoạt động còn là số nhỏ, tuy nhiên với hoạt động của mình, hàng năm vẫn luôn đóng góp phần thu nhập vào nền kinh tế quốc dân. Nhận biết được thế mạnh của mình, công ty TNHH thương mại Huy Phát đã xác định lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của mình là chuyên các loại vòng bi công nghiệp, Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 2 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến các thiết bị vệ sinh. Công ty là một công ty hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực nhưng lĩnh vực hoạt động chính được công ty chú trọng là kinh doanh các loại vòng bi công nghiệp. Tong quá trình thực tập ở công ty TNHH thương mại Huy Phát, em thấy được cơ cấu tổ chức của công ty đã có những ưu điểm nhưng nền kinh tế thì luôn biến động và do vậy cơ cấu tổ chức của công ty cần phải đáp ứng được yêu cầu của sự biến động đó. Chính vì vậy mà em đã lựa chọn đề tài là: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cho công ty TNHH thương mại Huy Phát”. Kết cấu bản luận văn bao gồm 3 chương như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức quản lý. Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại Huy Phát. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH thương mại Huy Phát. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Kim Chiến đã trực tiếp hướng dẫn và luôn chỉ bảo em trong quá trình em làm chuyên đề này. Do kiến thức còn có những hạn chế, em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô để em có thể hoàn thiện hơn bài của mình cũng như nâng cao kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn! Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 3 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến CHƢƠNG I- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I - MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN. 1. Khái niệm tổ chức. Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong đời sống hàng ngày đặc biệt là trong các cơ quan đoàn thể. Nhưng để có thể định nghĩa một cách chuẩn xác về tổ chức thì rất khó bởi vì bản thân nó là một từ có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Có rất nhiều nhà tâm lý học đã nghiên cứu và đưa ra những khái niệm khác nhau về tổ chức, mỗi khái niệm của các nhà tổ chức khác nhau lại mang những sắc thái cũng như những đặc điểm khác nhau. Điển hình như hai nhà tâm lý quản lý T.D. Mooney và A.C. Reiley cho rằng “ Tổ chức là một hình thức tổ hợp của những người có mục đích chung. Một tổ chức quần thể muốn đạt được mục tiêu một cách hiệu quả thì mỗi người làm mỗi việc khác nhau, nhưng phải dựa trên nguyên tắc hiệp đồng hợp tác”1 . Tổ chức được hình thành nhằm mang lại sự hoạt động hiệu quả cho tổ chức và mang lại sự thuận tiện cho người lãnh đạo trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh cũng như quản lý nguồn nhân lực của mình. Khi quy mô của tổ chức càng lớn thì đồng thời công việc của các nhà quản lý cũng tăng lên và yêu cầu các nhà quản lý phải có những phương pháp cũng như kinh nghiệm để giải quyết các công việc. Trên thực tế thì khái niệm về tổ chức rất đa dạng và được sử dụng linh hoạt. Dưới đây là khái niệm tiêu biểu về tổ chức: Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 1 4 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến Gaston, lãnh đạo và quản lý-Một nghệ thuật, NXB Chính trị quốc gia, HN năm 1994, trang 15 Mỗi tổ chức được hình thành dựa trên việc hợp tác của nhóm người hay nhóm bộ phận, phân hệ trong đó người dẫn đầu có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, dẫn đường và chỉ ra xu hướng phát triển tổ chức của mình. Xét về bản chất của tổ chức thì tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Như vậy, xét về nguồn gốc tạo ra năng suất lao động cao chính là việc người lãnh đạo xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý và hướng tổ chức hoạt động hiệu quả. Trong công tác tổ chức, những yêu cầu cơ bản là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận trong tổ chức. Từ đó tìm ra phương pháp kết hợp giữa các bộ phận để tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động. Như vậy đối với những tổ chức hoạt động với quy mô lớn, phức tạp thì công việc tổ chức của các nhà quản lý ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp hơn. 2. Khái niệm về tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý là tập hợp các cá nhân riêng lẻ cùng làm việc trong bộ phận quản lý nhằm hướng tới những mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chức quản lý khi được xây dựng phải đảm bảo những yêu cầu nhất định sau: - Tính tối ưu: Tổ chức quản lý được đưa ra phải thoả mãn yêu cầu tính tối ưu, đó chính là mô hình hợp lý nhất, mang lại sự hiệu quả cao nhất cho tổ chức. Điều này thể hiện bằng hiệu quả thực tế, đó chính là kết quả doanh thu hàng tháng, hàng quý hay hàng năm mà công ty nhận được. - Tính linh hoạt: Đó là việc cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích nghi với bất kỳ sự thay đổi nào khác của môi trường xung quanh. Môi trường là một yếu tố không cố định, luôn thay đổi vì vậy, muốn hiệu quả thì tổ chức Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 5 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến quản lý cũng phải luôn biến đổi cho phù hợp với mội trường, thích hợp với môi trường. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được tính kinh tế nghĩa là chi phí quản lý không được quá cao, yêu cầu sự tính toán kỹ lưỡng cuả các nhà quản lý về sự cân đối giữa chi phí và kết quả và từ đó mới đưa ra kết luận về việc sử dụng tổ chức quản lý nào, sử dụng như thế nào. - Tính uy tín: Tổ chức quản lý phải mang lại sự tin cậy cao, thông tin phải hoàn toàn chính xác nhằm mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của tổ chức. Tổ chức quản lý phải thoả mãn được các tính chất trên thì sẽ đạt được hiệu quả tối ưu cho tổ chức. Tuy nhiên không phải tổ chức quản lý cuả doanh nghiệp nào cũng thoả mãn các tính chất trên hoặc sẽ thoả mãn ở những mức độ nhất định. 3. Vai trò của tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý được điều hành dưới đội ngũ của những người lãnh đạo trong công ty. Những người này có vai trò dẫn đường, chỉ đạo hướng đi cho cả một tổ chức và vạch ra chiến lược phát triển phù hợp. Trong một tổ chức, sự đoàn kết và làm việc của mọi người tạo ra thành quả lao động. - Vai trò dẫn đường: Tổ chức quản lý có vai trò tiên phong, dẫn đường cho tổ chức hoạt động. Có thể nói nó có vai trò rất quan trọng và có tầm quyết định đến hoạt động của tổ chức. - Vai trò của tổ chức quản lý như một kim chỉ nam, chỉ hướng hành động cho cả một tập thể, cả một tổ chức. Tổ chức này luôn tìm ra những điểm mới, những điểm phù hợp nhất để áp dụng vào tổ chức của mình. Hướng tổ chức tiến tới sự phù hợp nhất và theo kịp sự biến đổi của thời đại. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 6 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 4. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Xét theo mối quan hệ của các thành viên trong bộ máy thì có thể chia cơ cấu tổ chức thành hai loại đó là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức. Có rất nhiều nhà tâm lý quản lý đưa ra các khái niệm về cơ cấu tổ chức, dưới đây em xin đưa ra khái niệm mà mọi người hay dùng: Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận (các đơn vị và cá nhân ) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới các mục tiêu đã xác định.1 Với mỗi tổ chức thì cơ cấu tổ chức của nó lại khác nhau, có quy mô khác nhau, tính chất khác nhau và dẫn đến là những khái niệm về nó cũng khác nhau. Tuỳ theo tính chất, quy mô, mức độ hoạt động và quan niệm của các nhà lãnh đạo thì cơ cấu của tổ chức sẽ được quyết định xây dựng với những mô hình khác nhau. 5. Các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức. Như đã xét ở trên, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào rất nhiều những yếu tố khác nhau, không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định đến cơ cấu của một tổ chức, ngược lại cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố cả bên trong tổ chức hay bên ngoài môi trường. Mức độ tác động của các yếu tố khác nhau là khác nhau, chính các yếu tố này cũng làm cho cơ cấu tổ chức biến đổi và yêu cầu nhà quản lý phải có biện pháp ngiên cứu sự ảnh hưởng của các yếu tố từ đó tìm ra hướng hoàn thiện cho tổ chức mình. 5.1. Chiến lược. Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai yếu tố không thể tách rời, chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chiến lược quyết định bước phát triển cho tổ Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 7 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến chức về tương lai, chọn ra định hướng phát triển phù hợp, cơ cấu tổ chức thể hiện sự áp dụng của chiến lược và cơ cấu tổ chức biến đổi khi có sự biến đổi 1 Giáo trình khoa học quản lý tập 2, NXB Khoa học kỹ thuật, HN năm 2002, tr7. về mặt chiến lược. Nếu như một công ty có chiến lược phát triển mở rộng về quy mô thì yêu cầu cơ cấu tổ chức phải được lựa chọn theo hướng mở rộng. Ngược lại, một công ty có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức theo hướng phân chia nhiệm vụ rõ ràng thì yêu cầu công ty đó phải xây dựng lên hướng chiến lược mở rộng. Điều này càng thể hiện mối quan hệ mật thiết giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức trong một tổ chức. Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo sự tương thích với chiến lược thường trải qua các bước sau: - Xây dựng chiến lược mới, khi tiến hành xây dựng chiến lược yêu cầu ban lãnh đạo phải xét tất cả các điều kiện của tổ chức cũng như các điều kiện môi trường bên ngoài. Các điều kiện bên trong tổ chức như là nguồn nhân lực, tài sản, đội ngũ nhân viên, cũng như các mối quan hệ của từng thành viên trong tổ chức. Xét về điều kiện môi trường bên ngoài thì các yếu tố là chính sách của nhà nước, các đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển của thế giới,... - Nảy sinh các vấn đề quản lý trong tổ chức, yêu cầu cần có các biện pháp giải quyết những vấn đề quản lý phát sinh. - Cơ cấu tổ chức mới thích hợp hơn và được áp dụng trong tổ chức. - Đạt được thành tích mong đợi khi chiến lược mang lại hiệu quả cao. Khi tổ chức thay đổi chiến lược cũng có nghĩa là tổ chức đó phải xem xét lại sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức của mình với chiến lược phát triển của công ty. Khi phát hiện ra điểm không phù hợp có nghĩa là tổ chức đó phải thay đổi một trong hai, chiến lược hoặc cơ cấu tổ chức của mình. Một tổ chức Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 8 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến tồn tại sự không phù hợp giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức thì sẽ không thể phát triển được. Một chiến lược được xây dựng, để xem xét hiệu quả của chiến lược thì chúng ta có thể xem xét qua hiệu quả tác động của cơ cấu tổ chức mang lại cho công ty vì cơ cấu tổ chức có mối liên hệ trực tiếp với chiến lược của công ty. 5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức. Xuất phát từ các nghiên cứu khoa học cũng như thực tế cho thấy quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp đa ngành, đa lĩnh vực hay có thể là cơ cấu nhân sự lớn thường có mức độ chuyên môn hoá cao, sử dụng những tiêu chuẩn, hình thức cao hơn nhưng mức độ tập trung thấp hơn. Đối với các tổ chức nhỏ, thực hiện những hoạt động đơn giản, không quá phức tạp thì mức độ tập trung thấp hơn. Những tổ chức có quy mô nhỏ thường sử dụng những loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản hoặc không quá phức tạp, còn những tổ chức lớn thường sử dụng những mô hình phức tạp hơn, yêu cầu cần phải có sự tính toán kỹ lưỡng. Cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào hoạt động của tổ chức, tổ chức đó có thể là hoạt động đơn ngành, đơn lĩnh vực hoặc có thể là hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực. Lấy ví dụ như một công ty hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng, chủng loại, như vậy khi đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức yêu cầu cần phải có từng bộ phận sản xuất quản lý từng loại sản phẩm. 5.3. Công nghệ. Mỗi tổ chức sử dụng những loại hình công nghệ khác nhau và mức độ tân tiến của công nghệ cũng là khác nhau. Do đó mức độ tác động của công nghệ đối với từng tổ chức là khác nhau. Cơ cấu tổ chức hiện tại phải đảm bảo sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và tạp khả năng thích nghi trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Nhưng trên thực tế, cơ cấu tổ chức và công Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 9 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến nghệ thường không phù hợp với nhau mà luôn có sự khác biệt, cơ cấu tổ chức luôn phát triển sau công nghệ làm ảnh hưởng đến sự áp dụng công nghệ vào trong tổ chức. Công nghệ luôn là một yếu tố biến động rất nhanh, thay đổi nhanh chính vì vậy mà yêu cầu sự thay đổi nhanh chóng của cơ cấu tổ chức nhưng trên thực tế thì cơ cấu tổ chức không thể biến đổi nhanh như vậy. Nó cần có một qua trình nghiên cứu và áp dụng thực tiến. Một tổ chức khi nghiên cứu và áp dụng công nghệ vào thực tiễn cần phải có những điều kiện nhất định, đó chính là điều kiện về nguồn nhân lực, điều kiện về xu hướng phát triển cũng như việc nhận thức của các cấp quản lý. 5.4. Thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao và trình độ của đội ngũ nhân viên. Thái độ của nhà lãnh đạo có tác động đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo quyết định đến cơ cấu tổ chức, họ sẽ suy sét dựa trên cơ sở của những gì doanh nghiệp có và chưa có, dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng tuỳ vào sự nhận thức của các nhà quản lý, có thể chia thành nhà quản lý theo xu hướng cổ điển và nhà quản lý theo xu hướng hiện đại. Những nhà quản lý theo xu hướng cổ điển thường hướng mô hình tổ chức của mình theo chức năng chứ ít khi áp dụng những mô hình tổ chức ma trận hay mô hình tổ chức theo mạng lưới như những nhà quản lý hiện đại. Khi xét đến các mô hình sử dụng các nhà quản lý cần phải xem xét các điều kiện, các nhân tố ảnh hưởng, một trong những nhân tố đó là nguồn nhân lực. Một tổ chức có chất lượng nguông nhân lực cao thường có mô hình tổ chức mở và nguồn lực thấp thì có xu hướng thích những mô hình nhỏ, đóng. Như vậy sẽ có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Các cấp quản lý thường xuy xét mức độ nguồn lực cũng như cơ cấu nguồn lực của mình để xây dựng lên cơ cấu tổ chức. Không những thế, họ dựa trên sở thích của bản thân, đương nhiên sở thích của họ không quá mức xa rời thực tế Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 10 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến để xây dựng nlên mô hình không tưởng. Có những người thích cơ cấu tổ chức mạng lưới nhưng có những người lại thích cơ cấu tổ chức ma trận,... 5.5. Môi trường. Môi trường là một yếu tố động, các tính chất của môi trường như tích cực hay tiêu cực, tính ổn định hay phức tạp của môi trường có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường thuận lợi, đa dạng về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định thì tổ chức thường có cấu trúc cơ học. Ngược lại trong điều kiện môi trường không thuận lợi, khan hiếm nguồn lực, không đồng nhất, phi tập trung và biến động thì cơ cấu tổ chức cần có những biện pháp hoặc những phương án thay đổi cho phù hợp. Môi trường là một yếu tố không ổn định, chính vì vậy cơ cấu tổ chức yêu cầu cần phù hợp và biến đổi theo sự biến động của môi trường. Cần có sự nghiên cứu của ban lãnh đạo công ty trong quá trình ra quyết định xây dựng mô hình cơ cấu công ty. Trong điều kiện hiện nay, Việt Nam đang trong tiến trình hoà nhập vào xu hướng phát triển của thế giới do đó môi trường hoạt động của các doanh nghiệp có sự thay đổi trong đó có cả những yếu tố thuận lợi cũng như những yếu tố khó khăn nhất định. Các doanh nghiệp cần có những nghiên cứu và từ đó tìm ra được xu hướng phát triển hợp lý cho doanh nghiệp mình. 6. Phân loại cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức được phân chia thành hai loại: cơ cấu tô chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức. Ở các tổ chức khác nhau, cơ cấu tổ chức được sử dụng là khác nhau, điều này dựa trên các yếu tố bên trong của tổ chức và chiến lược mà tổ chức đặt ra. - Cơ cấu tổ chức chính thức: Là tổng hợp các bộ phận, phân hệ (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 11 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến những cấp, những khâu khác nhau, nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định3. Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ và mục đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Cơ cấu tổ chức chính thức nhưng không được sử dụng hầu hết trong các doanh nghiệp mà ngoài cơ cấu tổ chức chính thức thì còn có cơ cấu tổ chức không chính thức. - Cơ cấu tổ chức không chính thức: là toàn bộ các cuộc giao lưu, tiếp xúc giữa các cá nhân trong tổ chức, sự tác động qua lạicũng như mối quan hệ giữa các cá nhân hay sự tác động theo nhóm tập thể, ngoài phạm vi chuẩn của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức không xác định và luôn thay đổi, nó có ảnh hưởng, tác động đến doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức không chính thức luôn tồn tại và phát triển cùng với cơ cấu tổ chức chính thức trong tổ chức. Cơ cấu không chính thức tồn tại chỉ ra chỗ yếu của tổ chức và cần có biện pháp khắc phục và yêu cầu người lãnh đạo phải có một nghệ thuật quản lý đặc biệt. Người lãnh đạo thường xuyên phải nghiên cứu cơ cấu chính thức, thúc đẩy sự phát triển và tìm tòi nghiên cứu ra những cơ cấu tốt hơn, phù hợp hơn với tổ chức của mình. Cơ cấu tổ chức không chính thức hiện nay không chỉ là mối quan hệ đơn thuần của các thành viên trong tổ chức mà còn là mối quan hệ của cá nhân, tổ chức với các nhà cung cấp và các đối thủ trên thị trường. Tuỳ vào tính chất của tổ chức mà cơ cấu tổ chức chính thức hay không chính thức sẽ được sử dụng. Đôi khi hai loại cơ cấu tổ chức này được kết hợp trong cùng một tổ chức yêu cầu ban lãnh đạo trong công ty cần có những giải pháp kết hợp hiệu quả để đạt được mục đích mong đợi. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 12 II - Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. 1. Sự kết hợp giữa tổng hợp hoá và chuyên môn hoá những chức năng nhiệm vụ công việc. - Tổng hợp hoá: xảy ra khi nhiều công việc, nhiều chức năng mang tính độc lập tương đối được thực hiện bởi một người, một bộ phận hay một phân hệ. Tổng hợp hoá có những ưu điểm và những hạn chế nhất định, cụ thể như sau: Ưu điểm Nhược điểm - Giúp người lao động dễ dàng - Tuy cùng với những ưu điểm nêu tiếp xúc với sự thay đổi từ môi trên nhưng mặt khác, tổng hợp hoá trường bên ngoài, dễ dàng có làm cho con người khó có thể nâng những giải pháp đối phó với sự cao kiến thức cũng như trình độ tay thay đổi đó. - Kích thích khả năng sáng tạo nghề cho người lao động. - Tổng hợp hoá đi đôi với việc khó của con người, nâng cao sự năng khăn cho những người quản lý trong động, ham học hỏi đồng thời tăng việc quản lý, điều hành nhân sự do cường sự đoàn kết giữa mọi người nguồn lực đảm nhiệm nhiều công trong công ty. việc khác nhau cùng vào một thời gian. Để tiến hành tổng hợp hoá cho người lao động thành công thì yêu cầu cần tập trung nâng cao kỹ năng cho người lao động, điều này yêu cầu cả bên quản lý nhân sự cũng như cả đối với bản thân người lao động. Mặt khác, nâng cao kỹ năng cho người lao động, đa dạng hoá kỹ năng cho họ, yêu cầu cần làm là xác định đâu là kỹ năng cần tập trung, đâu là công việc chính của họ. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 13 - Chuyên môn hoá: xảy ra khi một hoặc một số công việc, nhiệm vụ, chức năng có mối quan hệ tương đồng được thực hiện bởi một người, một bộ phận, một phân hệ. Chuyên môn hoá cũng giống như tổng hợp hoá, nó cũng có những ưu, nhược điểm riêng: Ưu điểm - Công tác đào tạo người lao Nhược điểm - Khả năng thích nghi của người động trở lên dễ dàng hơn do chỉ lao động trước những biến động của tập trung đào tạo vào một chuyên môi trường kém hơn. ngành. - Dễ gây nên tình trạng người Người lao động dễ dàng lao động có cảm giác nhàm chán nâng cao kiến thức cho bản thân. - - với công việc, gây sao nhãng công Năng suất lao động tăng cao việc do vậy năng suất lao động có hơn nhờ sự phân công, phân chia thể bị giảm sút. rõ ràng công việc cho mỗi người. - - Tình trạng mất đoàn kết giữa Việc quản lý nguồn nhân lực những người lao động hay giữa trở nên dễ dàng. những người lao động với tổ chức có thể nảy sinh. Chuyên môn hoá trong tổ chức được áp dụng trong doanh nghiệp làm cho năng suất của từng khâu trong công việc được nâng cao, tuy nhiên do mỗi người phụ trách một khâu công việc nên khi người nào đó vì lý do nào đó mà không thể hoàn thành công việc của mình thì sẽ làm ảnh hưởng đến cả quán trình công việc. Chính vì vậy, để thực hiện chuyên môn hoá có kết quả cao, cần kết hợp giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 14 2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận. Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Trong thực tế, những bộ phận được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số mô hình tổ chức tiêu biểu nhất: 2.1.Mô hình tổ chức đơn giản. - Đây là mô hình tổ chức đơn giản nhất, trong tổ chức này không tồn tại các bộ phận mà người lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo tất cả các thành viên trong tổ chức. Người lãnh đạo được quy định thực hiện những công việc cụ thể. Ưu điểm - Dễ dàng cho người quản lý trong công tác quản lý nhân viên. Nhược điểm - Có thể dẫn đến trường hợp người quản lý lạm dụng chức quyền để vi phạm tới lợi ích chung của tổ chức. - Công việc của người quản lý trở nên nặng nề hơn do không có ai có thể chia sẻ công việc. - Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với những tổ chức rất nhỏ như: hộ kinh doanh cá thể, trang trại,… Những tổ chức mà đội ngũ nhân viên rất ít và không có các phòng ban nào. Đối với mô hình này, chủ tổ chức không qía mất nhiều thời gian trong việc quản lý nhân viên của mình. Tuy nhiên mô hình tổ chức chỉ mới dừng lại ở mức độ đơn giản, thô xơ. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 15 2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. - Là mô hình trong đó các bộ phận trong tổ chức được hình thành trong đó những thành viên trong tổ chức được phân chia lĩnh vực hoạt động theo cùng một chức năng hay lĩnh vực cụ thể. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ngày nay cũng được sử dụng nhiều trong các tổ chức, nó giúp cho tổ chức xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận với từng chức năng cụ thể. Cũng như những mô hình khác, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng bộc lộ những ưu điểm nhưng mặt khác cũng tồn tại những hạn chế. Ưu điểm - Hiệu quả tác nghiệp cao nếu Nhược điểm - Khi xây dựng chiến lược nhiệm vụ được diễn ra đều đặn từng cũng như khi đề ra các chỉ tiêu, ngày. - thường xảy ra những mâu thuẫn Sử dụng triệt để và phát huy giữa các đơn vị chức năng. hiệu quả cao những ưu điểm của chuyên môn hoá ngành nghề. - phòng ban dẫn đến việc kém hiệu - Hạn chế việc phát triển kỹ Đơn giản hoá việc đào tạo giúp năng của cán bộ quản lý. nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc của mình. - Thiếu sự phối hợp giữa các Phát huy được hiệu quả của quả trong công việc. chức năng hoạt động chính. - - - Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cách nhìn quá hẹp ở cán bộ Tạo điều kiện kiểm tra của cấp quản lý. cao nhất, công cụ của việc kiểm tra sẽ - Kém trong việc nhận khuyết là các đợt kiểm tra định kỳ hàng điểm của các cá nhân dễ dẫn đến tháng, hàng quý và có thể là hàng việc đổ trách nhiệm cho cấp quản năm. - lý. Tiêu chí nghề nghiệp và tư cách Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47